Las herramientas de planeación administrativa

Introducción

Es común que dentro de las empresas en la administración, el punto de la planeación es de los más importantes ya que se presenta el desafío de conocer ¿cómo van a afrontar la competencia de la globalización de la economía? Una técnica fundamental para poder responder exitosamente a esa pregunta es la planeación y la administración estratégica.

La planeación es un factor sumamente importante sobre la cual parten todas las organizaciones para poder determinar los éxitos o fracasos que se hayan obtenido resultado de la planeación, ya que analiza la situación actual y se definen las estrategias.

Cualquier empresa que no cuenta con algún tipo de formalidad en su sistema de planeación y de estrategias administrativas para poder alcanzar los objetivos planteados, se expone a un desastre inevitable.

Consideramos que para la utilización de toda esta teoría es necesario adaptar la misma a las condiciones de nuestra organización y trabajar por una aplicación de acuerdo a la necesidad de la misma organización.

Conceptualización (Wershingroup, 2012).

Planeación

La planeación es lo primero que se debe de hacer en un proceso administrativo para poder partir de un problema, se analizan y se crean planes, programas, cursos de acción de las estrategias o actividades para poder lograr los objetivos para obtener resultados exitosos.

Las herramientas de planeación son indispensables ya que son aquellos recursos que tenemos para definir, analizar y crear planes dentro de una problemática.

Las herramientas de planeación

Estas herramientas tienden a mejorar el trabajo del administrador en la toma de decisiones, ya que busca la alternativa más adecuada a la situación que se presenta, aumentando la productividad y desempeño laboral.

Las herramientas de planeación evalúan:

Análisis del entorno: Se analizan por medio de la información en detalle una serie de variables, situaciones o condiciones que afecta o pueden implicar positiva o negativamente el desarrollo de una empresa en el presente o futuro.

El competidor: Este factor es importante para ver que hace y como sus acciones afectan el enfoque de la organización por medio de los competidores.

Escenario: emplea una gama de técnicas para investigar, recoger ideas y escribir historias, en su intento de plasmar en forma narrativa todos aquellos eventos que definan los terrenos competitivos del futuro.

Pronóstico: Predicciones de resultados positivos que nos pueden ayudar a tener una referencia del comportamiento de ciertas acciones.

En la planeación hay muchas herramientas, algunas más aplicadas que otras debido a que conlleva a mejores resultados.

El tiempo de planeación depende de los objetivos planeados, tenemos tres tipos diferentes de planeación de acuerdo al tiempo de la proyección que son los siguientes:

  1. La planeación a corto plazo generalmente es de un año.
  2. La planeación a mediano plazo es de uno a tres años.
  3. La planeación a largo plazo es de más de tres años.

Herramientas de planeación más aplicadas

Análisis FODA

Análisis FODA es un acróstico que indica las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas externas que pueden influenciar en el logro de nuestros objetivos.

Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y que le permite tener una posición frente a las demás empresas. Son los recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, etc.

Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos y favorables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.

Debilidades: son factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia, habilidades que no se poseen, recursos de los que se carece, etc.

Amenazas: son situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.

Es una herramienta que permite conformar un diagnóstico de la situación actual del objeto de estudio que permite tomar decisiones acordes con políticas y objetivos.(Matriz FODA, 2011).

Teoría de probabilidad

La teoría de probabilidades se ocupa de asignar un cierto número a cada posible resultado que pueda ocurrir en un experimento aleatorio, con el fin de cuantificar dichos resultados y saber su suceso más probable. Es el uso de estadística para analizar patrones previsibles anteriores y reducir el riesgo en planes futuros, que se puede aplicar dentro de la organización de las empresas.

Análisis de Red PERT

Es una herramienta cualitativa de planificación y control, para hacer un modelo de optimización que tenga la solución optima de una secuencia de actividades en el tiempo para finalizar el plan de acción, permite la comparación del tiempo de lo planeado con lo real.

La red de PERT programa un proyecto por adelantado y calcular el tiempo necesario para su finalización.

Benchmarking

Herramienta para encontrar las mejores características, procesos, y servicios del producto que sea posible, a efecto de usarlos como parámetro para mejorar los productos, procesos y servicios de la propia empresa. Normalmente se compara la empresa contra el líder de la industria para darle valor a la comparación.

Diagrama de Flujo

Es una herramienta que representa gráficamente un proceso, ofrece una descripción visual de actividades involucradas en un proceso mostrando la secuencia y facilitando la comprensión de cada actividad con las demás.

Cada paso del proceso es representado por un símbolo. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indicar la dirección del flujo del proceso.

Beneficios del Diagrama de Flujo

  • Facilita el estudio y aplicación de acciones que refieren a tiempo y costos.
  • Obtención de una visión transparente del proceso.
  • Facilita la identificación de los clientes.
  • Proporciona un método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje común.
  • Constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de control y medición de los procesos, así como de los objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a cabo.
  • Permite definir los límites de un proceso. (Pleguezuelos, 1990).
Símbolos y significado utilizados en un Diagrama de flujo
Símbolos y significado utilizados en un Diagrama de flujo

Tabla 1. Símbolos y significado utilizados en un Diagrama de flujo

Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es un gráfico de barras horizontales que muestra la duración que dedicamos a cada una de las tareas en un proyecto concreto, siendo especialmente útil para mostrar la relación que existe entre el tiempo dedicado a una tarea y la carga de trabajo que supone. Estos diagramas se utilizan para organizar metas en el tiempo. Los gráficos están diseñados para mostrar los puntos de referencia que se deben cumplir para alcanzar el objetivo general en un período específico. Además de proveer una visualización las tareas que son requeridas los diagramas de Gantt son utilizados para mostrar dónde recae la responsabilidad de alcanzar los diversos puntos de referencia.

Beneficios

Crear un diagrama de Gantt completo provee una devolución significativa en inversión para los propietarios de negocios. Esto se debe a que al planear por completo y establecer responsabilidades todas las partes involucradas sabe precisamente que se espera de ellos y cuando se requiere que alcancen dichas expectativas. (Vallejo, 2012).

Manuales

Los manuales son documentos que permiten la coordinación y comunicación y permite registrar y documentar en forma ordenada y sistémica la información de una organización.

Existen diversos tipos de manuales, de entre los cuales los más usuales son:

  • Manual de operaciones.
  • Manuales departamentales.
  • Manuales de calidad.
  • Manuales de organización.

Programación lineal

Es un enfoque de solución de problemas elaborado para ayudar a tomar decisiones. Es un modelo matemático que resuelve un problema indeterminado, formulado a través de ecuaciones lineales, optimizando una función lineal denominada función objetivo.

En el ambiente de negocios actual, pueden encontrarse gran cantidad de aplicaciones La función objetivo define la cantidad que se va a maximizar o minimizar en un modelo de programación lineal. Las restricciones limitan o reducen el grado en que puede perseguirse el objetivo.

Las variables son las entradas controlables en el problema.

Para resolver un problema de programación lineal es recomendable seguir ciertos pasos que son:

  1. Entender el problema a fondo.
  2. Describir el objetivo
  3. Describir cada restricción.
  4. Definir las variables de decisión
  5. Escribir el objetivo en función de las variables de decisión.
  6. Escribir las restricciones en función de las variables de decisión. (Galeon.com Hispavista, 2004).

Líneas de espera

Es una técnica en estadística inferencial y conoce el tiempo de permanencia en líneas de espera así como con el tiempo de servicio y compara el costo de una cola que espera recibir atención contra el costo de atender esa cola. En cada situación lo que se pretende es minimizar costos como por ejemplo los bancos, supermercados, autolavados, etc.

Simulación

La simulación de procesos es una de las herramientas cual se utiliza para representar un proceso mediante otro que lo hace mucho más simple e entendible y que por medio de un software de computadora permite la construcción de un modelo de un sistema en base a uno de la vida real. Esta simulación es en algunos casos casi indispensable, se utiliza en la etapa de diseño para auxiliar en el logro o mejoramiento de un proceso o diseño o bien a un sistema ya existente para explorar algunas modificaciones.

Ejemplo de simulación con ProModel
Ejemplo de simulación con ProModel

Ejemplo de simulación con ProModel

Conclusión

Quienes tienen la responsabilidad de dirigir las organizaciones deben procurar adelantarse a los cambios futuros del entorno y diseñar planes y estructuras flexibles que permitan la adaptación, la innovación y enfrentar cualquier situación no prevista.

La planeación va apoyada en herramientas las cuales determinarán el impacto de su estrategia a través del análisis de factores internos y externos, diagnosticando el entorno sobre su negocio, reconocerán lo importante al llevar a cabo su proceso estratégico y definirán competencias estratégicas para su organización.

El objetivo de las técnicas de la planeación formula en que el administrador las utilice, y tome las decisiones pertinentes acorde a la situación del medio y de la organización en donde se actúe. Éstas técnicas sirven para obtener un panorama general del proceso de la planeación estratégica, mediante el manejo de herramientas y técnicas que nos permitan realizar planes de negocios y adaptar estrategias al entorno competitivo y económico en que se desenvuelve su empresa.

Bibliografía

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Córdoba Ana Karen. (2014, mayo 20). Las herramientas de planeación administrativa. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/herramientas-planeacion-administrativa/
Córdoba, Ana Karen. "Las herramientas de planeación administrativa". GestioPolis. 20 mayo 2014. Web. <http://www.gestiopolis.com/herramientas-planeacion-administrativa/>.
Córdoba, Ana Karen. "Las herramientas de planeación administrativa". GestioPolis. mayo 20, 2014. Consultado el 4 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/herramientas-planeacion-administrativa/.
Córdoba, Ana Karen. Las herramientas de planeación administrativa [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/herramientas-planeacion-administrativa/> [Citado el 4 de Diciembre de 2016].
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