Herramientas de la planeación administrativa

1. Introducción

El presente trabajo muestra las herramientas más usadas para la planeación de una empresa, describe las herramientas (FODA, MANUALES, DIAGRAMAS DE FLUJO, DIAGRAMAS DE GANTT, ANÁLISIS DE RED PERT, CPM, ÁRBOL DE DECISIÓN). También se muestran sus características de cada una y como pueden emplearse en la planeación. Cada una de estas herramientas ayuda en gran manera desde la metodología de FODA que estudia la situación interna como externa de la empresa, los manuales que describen y ayudan al empleado a conocer la empresa como sus reglas y políticas, los diagramas de flujo para poder formular nuestro proyecto y darle una dirección y una retroalimentación, los diagramas de Gantt para darle tiempo a cada una de las actividades a realizar, el análisis de red PERT para determinar los tiempos dados a las actividades y la mejor secuencia  del proceso, CPM para determinar el tiempo crítico y el árbol de decisiones para secuenciar las actividades y darles prioridad a las mas importantes.

2. Herramientas de planeación

Las técnicas o herramientas de planeación, ayudan al administrador o ejecutivo a tomar las decisiones más adecuadas de acuerdo al proyecto en el que se esté trabajando, aumentando su desempeño.

Conceptos de algunos autores:

  • Las herramientas de planeación llamadas también técnicas de planeación, son aquellas que auxilian al ejecutivo, administrador o empresario para efectuar el proceso de planeación con bases científicas, lógicas y racionales (Münch Galindo, 1999).
  • Son las que permiten al pequeño empresario a tomar las decisiones de una forma más racional, ayudándolo en lo posible a hacer más efectiva su planeación (Anzola Rojas, 2001).
Herramientas de planeación
Herramientas de planeación

2.1 Análisis Foda

Conocida como matriz de FODA o en ingles SWOT, es una metodología que estudia tanto la situación externa como interna de una empresa, así puede ver como puede ser competitiva en su mercado y ver las características internas que tiene que tener, con esta metodología se pueden detectar sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

2.2 Manuales

Los manuales deben ser de fácil comprensión, pueden venir en diferentes presentaciones como  folletos, libros, carpetas, entre muchos otros.

Los manuales más usuales son los siguientes:

  • Manual de objetivos y políticas: contiene los objetivos que se quieren alcanzar tanto a corto como largo plazo, las reglas y políticas de la empresa.
  • Manuales departamentales: contienen todas las reglas y políticas aplicables en cada departamento.
  • Manual del empleado o de bienvenida: contiene todo lo que le interesa como lo que tiene que saber un empleado cuando ingresa a una empresa.
  • Manuales de organización: contiene una síntesis de la descripción de los puestos y las reglas.

2.3 Diagrama de flujo

Muestra los procedimientos detallados que se deben de seguir en un proceso o en la planeación de la empresa, expresa gráficamente las distintas operaciones, estableciendo una secuencia cronológica.

Diagrama de flujo
Diagrama de flujo

Principales símbolos:

Diagrama de flujo
Diagrama de flujo

2.4 Diagramas o grafica de GANTT

Uno de los mayores aportes de Henry L. Gantt, nos sirven para poder mostrar los tiempos que utilizaremos para diferentes tareas o proyectos en una línea de tiempo. Es  una gráfica de barras que horizontalmente nos da los tiempos  y verticalmente ponemos las actividades que se realizaran.

Diagramas o grafica de GANTT
Diagramas o grafica de GANTT

Ventajas de utilizar la gráfica de Gantt

  • Requiere un nivel mínimo de planificación
  • Son eficaces en la etapa inicial de la planificación

2.5 Análisis de Red Pert

Fue desarrollada por la armada de los Estados Unidos de Norte América en 1957. Es una herramienta cuantitativa de planeación y control, le permite al administrador contar con un modelo de optimización con el cual se puede tener la solución óptima de un proceso o tarea, sirve para programar por adelantado un proyecto y calcular el tiempo que se empleara en dicho proyecto. Es un instrumento muy valioso para la toma de decisiones, como para la gestión de proyectos.

Algunas características son:

  • Permite identificar las actividades y la duración específica de cada una de ellas
  • Determina cual es la mejor secuencia del proceso
  • Construir diagramas de red
  • Determinar la trayectoria critica
Análisis de Red Pert
Análisis de Red Pert

Para poder ilustrar la carta de Gantt y malla de Pert, es importante identificar las distintas actividades del proceso y sus tiempos.

Análisis de Red Pert
Análisis de Red Pert

Con esta información se puede ilustrar la Carta de Gantt

Teniendo la carta de Gantt se puede realizar la Malla de Pert

Análisis de Red Pert
Análisis de Red Pert

2.6 CPM (Método de ruta crítica)

El CPM es idéntico en metodología y concepto al PERT, la única diferencia entre ellos es el método por medio del cual se realizan los estimados de tiempo para los procesos, es un proceso administrativo de planeación, ejecución, programación  y control de cada una de las actividades de un proyecto que debe desarrollarse con un costo optimo y un dentro de un tiempo crítico.

CPM (Método de ruta crítica)
CPM (Método de ruta crítica)

2.7 Árbol de decisión

Representa en forma secuencial acciones y condiciones, muestra que condiciones son más importantes y ponerlas en primer lugar y así sucesivamente, muestra la relación que existe entre cada condición, modela funciones discretas, son construidos atreves de la descripción narrativa de un problema.

Árbol de decisión
Árbol de decisión

3. Conclusiones

La planeación nos ayuda a mejorar una empresa en gran manera ya que nos lleva en una dirección y con ella podemos seguir una ruta, al crear una planeación las técnicas mencionadas como FODA, Manuales, Diagramas de flujo, Diagrama de Gantt, PERT, CPM, Árbol de decisiones, cada una de estas herramientas nos ayudan en gran manera a formular nuestra planeación y saber qué es lo que queremos, como queremos efectuarlo y los tiempos necesarios.

4. Bibliografía

  • Anzola Rojas, S. (2001). Administración de pequeñas empresas. México: MacGraw Hill.
  • Hitt, M. (1999). Administración Estratégica. Thomson Paraninfo.
  • Münch Galindo, L. (1999). Fundamentos de Administración. México: Trillas.

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Jiménez Nieto Enrique. (2013, noviembre 14). Herramientas de la planeación administrativa. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/herramientas-de-la-planeacion-administrativa/
Jiménez Nieto, Enrique. "Herramientas de la planeación administrativa". GestioPolis. 14 noviembre 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/herramientas-de-la-planeacion-administrativa/>.
Jiménez Nieto, Enrique. "Herramientas de la planeación administrativa". GestioPolis. noviembre 14, 2013. Consultado el 3 de Septiembre de 2015. http://www.gestiopolis.com/herramientas-de-la-planeacion-administrativa/.
Jiménez Nieto, Enrique. Herramientas de la planeación administrativa [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/herramientas-de-la-planeacion-administrativa/> [Citado el 3 de Septiembre de 2015].
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