Grupos formales e informales vs Equipos de trabajo

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Grupos Formales e Informales
Vs
Equipos de Trabajo
Por: Josué Pacheco Ortiz
Introducción
El hombre es un ser social que necesita mantener contactos en la empresa, los
grupos y equipos de trabajo sustituyen cada vez más al trabajador individual que
toma decisiones y ordena, los grupos asumen decisiones con más riesgo y
aprenden con más rapidez.
Las organizaciones requieren normalmente grupos y equipos de trabajo
multidisciplinares para desarrollar los procesos productivos, los cuales utilizan una
tecnología que evoluciona a un ritmo rápido y son cada día más complejos.
El trabajo en equipo ha supuesto un cambio organizativo amplio, pues ha influido
en aspectos como la dirección, la motivación, comunicación y participación, de
hecho, es una de las técnicas de motivación laboral más empleada.
El temor al rechazo que algunas personas tienen es una de las razones más
frecuentes para no participar en los grupos y equipos y para no tomar iniciativas.
Grupos de Trabajo
Un grupo de trabajo son dos o más individuos que trabajan en forma independiente
para alcanzar un objetivo global y pueden o no trabajar uno al lado del otro en el
mismo departamento. (LosRecursosHumanos, 2009)
Grupo Formal
Es el que define la estructura de la organización, mediante ciertas asignaciones de
trabajo en las que se establecen actividades, en los grupos formales, las metas de
la organización estipulan las conductas que se pueden observar y se dirigen a
alcanzarlas.
Los grupos formales son creados deliberadamente por los gerentes y tienen la
responsabilidad de ejecutar determinadas tareas para ayudar a la organización a
conseguir sus metas.
El tipo más prevaleciente de grupo formal en la organización es el grupo de mando,
el cual incluye al gerente y a sus subordinados. La estructura formal de las
organizaciones consta de una serie de grupos de mando que se entremezclan. Los
gerentes pertenecen a los grupos de mando constituidos por ellos y sus
subordinados, y simultáneamente pertenecen a grupos de mando compuestos de
sus colegas y de ejecutivos de nivel superior.
Los grupos formales pueden ser permanentes o temporales. Los grupos de trabajo
permanente, o grupos de mando en la estructura vertical, aparecen en los
organigramas como departamentos, divisiones o equipos, estos grupos se crean
oficialmente con el fin de desempeñar una función específica continua. En contraste,
los grupos de trabajo temporales son grupos de tarea creados específicamente para
resolver un problema o desempeñar una tarea definida; se deshacen una vez que
el propósito asignado se ha cumplido.
Grupo Informal
Son alianzas que no están estructuradas de manera formal ni determinadas por la
organización. Estos son formaciones naturales en un entorno laboral y se presentan
como respuesta a la necesidad de contacto social.
Los grupos informales surgen cada vez que la gente se reúne e interactúa de
manera periódica. Tales grupos se desarrollan dentro de la estructura organizativa.
Emergen sin una designación oficial por parte de la organización. Se forman
espontáneamente y se basan en las relaciones personales o intereses especiales,
y sin ningún aval organizacional específico. Normalmente se encuentran dentro de
la mayoría de los grupos formales. Los grupos informales le ayudan a menudo a las
personas a realizar su trabajo. A través de su red de relaciones interpersonales,
tienen el potencial de agilizar el flujo del trabajo, pues las personas se ayudan entre
ellas en formas que las líneas de autoridad fórmales no proporcionan.
Características de los Grupos
1. Antecedentes. Se refieren a ciertos factores que los grupos pueden tener o
no tener. Algunos componentes de dichos antecedentes son: el que un grupo
se reúna por primera vez o que se haya reunido con anterioridad; la claridad
que tengan los miembros acerca de las finalidades del grupo o de alguna
reunión; la clase de personas que componen al grupo, su experiencia, su
papel, el tipo de jerarquía que prevalece, etc.
2. Esquema o patrón de participación. Esta propiedad está determinada por
la dirección de las relaciones existentes dentro del grupo y por el grado de
participación de los miembros en los asunto grupales. Las relaciones
mencionadas pueden ser unidireccionales, es decir, de la autoridad hacia los
demás integrantes, bidireccionales, o sea, cuando el jefe se dirige a los
individuos del grupo y éstos a su vez se comunican con el jefe; o, también
multidireccionales, que se da cuando todas las personas se comunican unas
con otras. Por otro lado, se considera que mientras mayor es la participación
de los individuos hacia el logro de los objetivos comunes, hay un menor grado
de resistencia a los cambios y, también, es mayor la productividad y la
satisfacción personal.
3. Comunicación. Es el proceso a través del cual es posible la transmisión de
ideas, sentimientos o creencias entre las personas; hace posible la
comprensión no solo entre individuos, sino también entre grupos sociedades,
naciones, etc. La comunicación puede ser verbal y no verbal: la primera viene
determinada con la utilización del lenguaje oral o escrito, y es la que se utiliza
con mayor frecuencia; la segunda se refiere al uso de cualquier otro recurso
como posturas, silencios, gestos faciales, etc.
La comunicación de grupo se divide en comunicación intergrupo, cuando se
establece entre dos o más grupos e intragrupo, que es la comunicación que
prevalece entre los miembros de un mismo grupo.
4. Cohesión. Es el campo total de fuerzas motivantes que actúan sobre los
miembros para mantenerlos en el grupo. Este campo total de fuerzas
motivantes está determinado por diversos factores humanos tales como la
estimación hacia otros integrantes del grupo, la admiración profesional, las
perspectivas de aprendizaje, el sentido de proteccionismo y muchos otros
más.
5. Atmósfera. Se refiere a la disposición de ánimo o sentimientos que se
encuentran difundidos dentro del grupo. Afecta la espontaneidad de los
miembros ya que, generalmente, la conducta del individuo está más o menos
determinada por la forma en que percibe la atmósfera. La atmósfera de un
grupo s encuentra menos condicionada por factores internos y externos.
Entre los primeros se incluyen la comunicación, los aspectos emocionales de
los integrantes, el tipo de dirección, la propia estructura organizacional, etc.
Entre los factores externos se pueden mencionar, entre otros la imagen del
grupo, las oportunidades de desarrollo y la aceptación del grupo en la
sociedad.
6. Normas. Son las reglas que rigen la conducta de los individuos, del grupo
que en conjunto forman lo que se denomina código. El objetivo de las normas
es propiciar una estructura estable en pro del logro de los objetivos
planeados. Las normas pueden ser implícitas y explicitas.
7. Patrón Sociométrico. Este se puede definir como las relaciones de amistad
o antipatía que existen entre los miembros de todo el grupo. Tiene una gran
influencia dentro de las actitudes grupales ya que afecta la atmósfera, la
comunicación, etc. El patrón sociométrico está íntimamente ligado con el
grado de cohesión existente entre los integrantes de los grupos.
8. Estructura y organización. Todo grupo tiene una estructura para su
organización visible y otra para la invisible. La primera se refiere a la división
del trabajo a la ejecución de las tareas especiales. La segunda se refiere a
convenios no reglamentados o implícitos basados en criterio tales como
influencia, antigüedad, poder, habilidades y otros.
9. Procedimientos. Son los medios utilizados para lograr los objetivos. Al
hacer la selección de los procedimientos, debe tomarse en cuenta cierta
flexibilidad que permita actuar cuando se produzcan ciertos cambios
imprevistos. Por otro lado, dichos procedimientos deben estar adaptados a
las condiciones y al tipo de trabajo de cada grupo.
10. Metas. Son los fines hacia los que se dirigen las actividades del grupo. Las
metas deben estar relacionadas, en cierto grado, con las necesidades de
intereses individuales para que éstas y las necesidades del grupo se
satisfagan en forma razonable. Las metas deben estar bien definidas y ser
comunicadas a todos los miembros, con el fin de que estos sepan a donde
va.
11. Papeles o roles. Otra propiedad que se puede incluir es la de que todos los
miembros de un grupo desempeñan roles o funciones. (Polilibros, s.f.)
Etapas del desarrollo de un grupo
1. Formación
Se caracteriza por una gran cantidad de incertidumbre sobre el propósito,
estructura y liderazgo del grupo. Sus miembros "prueban el agua" para
determinar cuáles tipos de comportamiento son aceptables. Esta etapa
termina cuando los miembros piensan de sí que son parte de un grupo.
2. Tormenta
Es la del conflicto al interior del grupo. Los miembros aceptan la existencia
del grupo pero se resisten a las limitantes que éste impone a la individualidad.
Además, hay conflicto acerca de quién controlará el grupo. Cuando esta
etapa termina, hay una jerarquía relativamente clara de liderazgo dentro del
grupo.
3. Normalización
La tercera etapa es en la que se desarrollan relaciones cercanas y el grupo
demuestra cohesión. Existe un sentido fuerte de identidad y camaradería en
grupo. Esta etapa de normalización termina cuando la estructura del grupo
se solidifica y éste ha asimilado un conjunto común de expectativas que
define lo que constituye el comportamiento correcto de sus miembros.
4. Desempeño
En este punto, la estructura es funcional aceptada por completo. La energía
del grupo se ha transferido de conocer y entenderse uno al otro, a llevar a
cabo la tarea de que se trate.
5. Terminación
Para los grupos de trabajo permanentes, el desempeño es la última etapa
desarrollo. Sin embargo, para los comités temporales, equipos, fuerzas de
tarea grupos similares que tienen una labor específica por cumplir, hay una
etapa de terminación. En ésta, el grupo se prepara para la desbandada, el
alto rendimiento en su trabajo ya no es su prioridad principal sino que la
atención se dirige a terminar las actividades. En esta etapa las respuestas
de los miembros del grupo varían, al nos están elogiando los logros del grupo,
otros se encuentran deprimidos por pérdida de camaradería y amistad
ganadas durante la vida del grupo. (Weebly, s.f.)
Equipos de trabajo
Es un pequeño grupo de personas con habilidades complementarias que están
comprometidos con un objetivo en común y una forma de trabajo que sostiene la
responsabilidad de cada uno. La mejor medida de un equipo es entre 7 y 12
individuos. Los equipos de más personas requieren de mayor estructura y soporte,
los equipos más pequeños a menudo tienen dificultades cuando alguno de sus
miembros se ausenta.
Los miembros tienen habilidades y competencias que complementan el propósito
del equipo. No todos los miembros tienen las mismas habilidades pero juntos son
mejores que la suma de sus partes.
En los equipos, los miembros comparten roles y responsabilidades y están
constantemente desarrollando nuevas habilidades para mejorar el desempeño del
equipo.
El equipo identifica y alcanza consensos sobre sus objetivos y como los llevarán
adelante. El equipo identifica y alcanza consensos sobre sus objetivos y como los
llevarán adelante.
El equipo sostiene la responsabilidad de sus miembros. Cuando experimentan
algún conflicto con uno de sus miembros, hablan directamente con ese individuo en
vez de hablar con el supervisor. Cuando un miembro no trabaja dentro del nivel
requerido, el equipo soluciona el problema. (LosRecursosHumanos, 2009)
Ventajas de los equipos
Más motivación. Los equipos satisfacen necesidades de rango superior. Los
miembros de un equipo de trabajo tienen la oportunidad de aplicar sus
conocimientos y competencias y ser reconocidos por ello, desarrollando un
sentimiento de autoeficacia y pertenencia al grupo.
Mayor compromiso. Participar en el análisis y toma de decisiones compromete con
las metas del equipo y los objetivos organizacionales.
Más ideas. El efecto sinérgico que se produce cuando las personas trabajan juntas
tiene como resultado la producción de un mayor número de ideas que cuando una
persona trabaja en solitario.
Más creatividad. La creatividad es estimulada con la combinación de los esfuerzos
de los individuos, lo que ayuda a generar nuevos caminos para el pensamiento y la
reflexión sobre los problemas, procesos y sistemas.
Mejora la comunicación. Compartir ideas y puntos de vista con otros, en un
entorno que estimula la comunicación abierta y positiva, contribuye a mejorar el
funcionamiento de la organización.
Mejores resultados. Cuando las personas trabajan en equipo, es indiscutible que
se mejoran los resultados. (Cervera, 2014)
Características de los equipos de alto rendimiento
Liderazgo. Los líderes deben ser entrenadores. El buen liderazgo hace posible que
los empleados realicen su trabajo con orgullo. Los líderes no hacen las cosas a su
gente; hace las cosas con su gente. Ellos escuchan. Ellos y ellas se ganan el respeto
de los demás. Tienen un profundo conocimiento que les permite dirigir. Un líder
adecuado debe tener la visión de hacia dónde va la organización. El líder debe ser
capaz de comunicar a su equipo las metas de la organización, para que los
esfuerzos se dirijan hacia la dirección correcta.
Metas específicas, cuantificables. Sin una meta, no hay equipo. ¿Por qué es
importante para un equipo tener un propósito, una meta? Porque ayuda a sus
miembros a saber hacia dónde van. Les proporciona una dirección. Un equipo
tendrá más probabilidad de alcanzar el éxito en la medida en que todos sus
componentes conozcan y comprendan su propósito y metas. Si existe confusión o
desacuerdo, el éxito del equipo será más difícil de conseguir.
Respeto, compromiso y lealtad. El respeto mutuo entre los miembros del equipo
y los líderes, es otra característica de los equipos eficaces. También existirá
disposición a hacer un esfuerzo extra si está presente la lealtad y el compromiso
con las metas.
Comunicación eficaz. Son numerosas las investigaciones que demuestran que
este es el problema principal que perciben los empleados actualmente. El líder y los
miembros del equipo deben intercambiar información y retroalimentación. Deben
preguntar: ¿Cómo lo estoy haciendo?. ¿Qué es correcto y qué es incorrecto?.
¿Cómo lo puedo hacer mejor?. ¿Qué necesitas para hacer mejor el trabajo?.
Aprender durante el camino. ¿Hay progreso?. ¿Cómo lo estamos haciendo? Debe
obtenerse retroalimentación sobre el resultado del trabajo realizado por el equipo.
Esta retroalimentación permitirá rectificar cuando se detecte que no se está en la
dirección correcta. Por otra parte, el líder del equipo deberá reconocer los esfuerzos
realizados, alabar cuando se está trabajando bien y redirigir cuando no es así.
Pensamiento positivo. Permitir que las ideas fluyan libremente. Ninguna idea debe
ser criticada. Las nuevas ideas son bienvenidas y asumir riesgos debe ser valorado
y estimulado. Los errores deben ser vistos como oportunidades de crecimiento y
aprendizaje, no como ocasiones para la censura y la reprensión.
Reconocimiento. El reconocimiento es una clave para la motivación. La otra es el
reto, el desafío. El reconocimiento puede ser tan simple como una expresión verbal
del tipo: “Bien hecho”. O tener la oportunidad de presentar los resultados a la
dirección, o una mención del trabajo realizado por el equipo hecha al resto de la
organización, una carta de felicitación,… En definitiva, el equipo debe ser
reconocido por sus esfuerzos y resultados. (Cervera, 2014)
Etapas del desarrollo de un equipo
1. Formación. Durante esta primera fase, los componentes del grupo “tantean”
las normas del equipo e intentan definir los límites de sus tareas.
2. Agitación. En esta segunda etapa, aparecen fricciones y maniobras para
situar la posición que cada uno tendrá en el equipo, lo que provocará
respuestas emocionales.
3. Normalización. El tercer momento representa un momento para el cambio
en el que se desarrolla la interdependencia dentro del grupo, mostrando los
miembros buena voluntad para expresar sus opiniones e ideas
constructivamente.
4. Realización. En la etapa final, el grupo comienza a aplicar su sentido de
unidad en la ejecución de las tareas, desarrollando soluciones y efectuando
progresos reales.
Diferencia entre Equipo y Grupo
Equipo
Liderazgo compartido
El equipo decide, discute y realiza un verdadero trabajo en conjunto
La finalidad del equipo la decide el mismo equipo
Responsabilidad individual y grupal compartida
El producto del trabajo es grupal
La medición de la performance es directa por la evaluación del producto del
trabajo
El equipo discute y realiza reuniones para resolver problemas
Grupo
Hay un sólo líder
El líder decide, discute y delega
La finalidad del grupo es la misma que la misión de la organización
Responsabilidad individual
El producto del trabajo es individual
Se mide la efectividad indirectamente (por ej. impacto sobre el negocio de
c/individuo, etc.)
Las reuniones son propuestas por el líder
Conflictos
Los conflictos en toda organización se presentan frecuentemente, esto es normal
pues donde hay personas que interactúan e intercambian ideas siempre van a haber
discrepancias, todos somos diferentes y complejos. Aquel que diga que en su
organización no los tiene, algo está pasando y lo más probable es que su
crecimiento se esté frenando por que las personas no están involucrados en
desarrollo de la misma, o no quieren realizar aportes ni intercambios de información
con sus compañeros de labores para lograr los objetivos del equipo y la
organización.
Los conflictos actúan como catalizador para mejorar los desempeños de las
personas y por ende de las organizaciones. La administración moderna, debe
enfocarse en lograr que los conflictos se conviertan en fuerzas impulsoras positivas,
en conclusión, el objetivo no es que desaparezcan en las organizaciones, sino que
se sepa cómo manejarlos a partir del conocimiento de las personas del entorno, sus
motivaciones, percepciones, habilidades y sentimientos que parte por el
conocimiento de uno mismo. Es decir basarse en los conceptos de inteligencia
emocional, como parte del accionar dentro de los equipos de trabajo. (Amoros, s.f.)
Conclusión
La idea de trabajo en equipo es una idea que existe desde el momento en que el
ser humano comena vivir en sociedades y requirió para ello la colaboración de
todos los miembros de una comunidad. En la actualidad, el concepto está muy
relacionado con las dinámicas de trabajo grupal de diferentes ámbitos y áreas como
el laboral, el estudiantil, incluso el familiar. La importancia del trabajo en equipo
surge entonces por el hecho de que se considera que mientras más personas se
aboquen de manera comprometida en la realización de una actividad, mejores y
más efectivos serán los resultados.
Es muy común encontrar la idea de trabajo en equipo especialmente en los ámbitos
laborales en los que grupos de varias personas pueden armarse con objetivos
específicos, en algunos casos siendo estos grupos temporales y otras veces
permanentes. El objetivo del trabajo en equipo es poner más capacidades,
inteligencias, ideas y destreza al servicio de una tarea o actividad, de modo tal que
por el mismo hecho de compartir esa actividad los resultados se den de manera
más rápida y sólida.
Referencias
Amoros, E. (s.f.). Obtenido de http://www.eumed.net/libros-gratis/2007a/231/67.htm
Cervera, A. (2014). Obtenido de http://www.grandespymes.com.ar/2011/08/23/los-equipos-de-
trabajo-caracteristicas-ventajas-desarrollo-y-tipologia/
LosRecursosHumanos. (28 de 09 de 2009). Obtenido de
http://www.losrecursoshumanos.com/diferencias-entre-grupo-de-trabajo-y-equipo-de-
trabajo/
Polilibros. (s.f.). Obtenido de
http://148.204.211.134/polilibros/portal/polilibros/P_Terminados/PsicosocIndu/PSICOIN
D/doc/Unidad%20II/Unidad2_Sec1_2.htm
Weebly. (s.f.). Obtenido de http://cursoco.weebly.com/etapas-de-desarrollo-de-un-grupo.html
Este Artículo fue elaborado por Ing. Josué Pacheco Ortiz, bajo auspicio del Maestro
Fernando Aguirre y Hernández, de la materia Fundamentos de Ingeniería
Administrativa, de la Maestría en Ingeniería Administrativa, del Instituto Tecnológico
Nacional de México, Campus Orizaba. Y apoyado bajo beca Conacyt.
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ORIZABA
DIVISIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN
. . .
MAESTRÍA EN INGENIERÍA ADMINISTRATIVA
. . .
FUNDAMENTOS DE INGENIERÍA ADMINISTRATIVA
. . .
TEMA:
GRUPOS FORMALES E INFORMALES
Vs
EQUIPOS DE TRABAJO
. . .
PRESENTA:
ING. JOSUÉ PACHECO ORTIZ
ORIZABA, VER. OCTUBRE 2016
Contenido
Introducción ............................................................................................................. 3
Grupos de Trabajo .................................................................................................. 3
Características de los Grupos ................................................................................. 5
Etapas del desarrollo de un grupo ........................................................................... 8
Equipos de trabajo .................................................................................................. 9
Ventajas de los equipos ........................................................................................ 10
Características de los equipos de alto rendimiento ............................................... 11
Etapas del desarrollo de un equipo ....................................................................... 12
Diferencia entre Equipo y Grupo ........................................................................... 13
Conflictos............................................................................................................... 13
Conclusión............................................................................................................. 14
Referencias ........................................................................................................... 15

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Pacheco Ortiz Josue. (2016, octubre 19). Grupos formales e informales vs Equipos de trabajo. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/grupos-formales-e-informales-vs-equipos-trabajo/
Pacheco Ortiz, Josue. "Grupos formales e informales vs Equipos de trabajo". GestioPolis. 19 octubre 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/grupos-formales-e-informales-vs-equipos-trabajo/>.
Pacheco Ortiz, Josue. "Grupos formales e informales vs Equipos de trabajo". GestioPolis. octubre 19, 2016. Consultado el 6 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/grupos-formales-e-informales-vs-equipos-trabajo/.
Pacheco Ortiz, Josue. Grupos formales e informales vs Equipos de trabajo [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/grupos-formales-e-informales-vs-equipos-trabajo/> [Citado el 6 de Diciembre de 2016].
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