Gestión del conocimiento mediante un sitio web para empleados

Propuesta de Portal B2E
como herramienta para la Gestión del
Conocimiento en las Empresas
Desarrollado por:
Claudia Leticia Villatoro, Raquel Urías, Carlos Sibrían y José Velásquez
Presentado como tarea del curso de Gestión del Conocimiento
Antecedentes de la Empresa y Conceptualización del
Proyecto de GC
La empresa WebInside que
se dedica a prestar servicios
de Internet, afronta la
necesidad de innovar para
mantener su posicion en el
mercado.
Por el momento la situacion
de la empresa se resume
como sigue:
Los clientes no estan
proporcionando ninguna
retroalimentacion
Plan de marketing debil
Personal de la empresa en
general desmotivado
Modulo 4 Tarea 3 Grupo 4.
Conceptualizacion del
Proyecto de GC
La propuesta del proyecto de
Gestion del Conocimiento e
Innovacion consiste en crear
un espacio en el que los
empleados compartan
continuamente sus
experiencias así como el
conocimiento que poseen e
interactuen entre si para
fomentar la creatividad entre
ellos y mejorar el desarrollo
de la empresa.
Objetivos del P
royecto de GC implementando un
portal B2E
Objetivo General
Proporcionar a WebInside de un portal y otras herram ientas para impulsar la
Gestion de Conocimiento entre los empleados, a fin de lograr una m ayor y mejor
form acion, que permita a la empresa mantener y mejorar su ventaja
competitiva.
Objetivos Especificos del portal de Em pleados
Proporcionar a los empleados un punto de acceso para que esten enterados de
todas la informacion y noticias relativa a la em presa, al mismo tiem po ellos
puedan hacer llegar sus inquietudes o sugerencias.
Permitir a los empleados la gestion automatica de procesos con Recursos
Humanos (solicitud de vacaciones, papelería, etc).
Reducir costos administrativos por medio de la automatizacion de procesos
(tanto de TH como gestiones propias del cargo).
Impulsar la gestion de conocimiento proporcionando puntos de acceso a los
activos de conocimiento a todos los empleados.
Proporcionar herram ientas que facilitan la comunicacion directa (mensajería,
correo, etc).
Contribuir a aumentar la form acion de los empleados por medio de herram ientas
para form acion a distancia (e_learning).
Ofrecer un punto unico para el acceso a las aplicaciones de la empresa (ERP,
CRM, etc).
Modulo 4 Tarea 3 Grupo 4.
Beneficios para WebInside
Reduccion de costos asociados al
proceso de Recursos Hum anos, al Manejo del correo electronico interno,
mensajería y otros servicios de
manera integrada.
1. 5.
proveer opciones automatizadas
de gestion de tram ites entre el
empleado y Recursos Humanos. Prom over el conocim iento y
aprendizaje por medio de opciones
como foros, comunidades de interes,
utilizacion de bibliotecas virtuales.
6.
Reduccion de errores y redundancias:
los datos quedan en manos de cada
trabajador asegurando la
actualizacion correcta de los datos.
2.
Fomenta la creatividad de los
empleados a traves de la interaccion
con los empleados de las diferentes
areas de la empresa.
7.
Permite la com unicacion constante e
integral: hay un punto unico de
contacto donde los empleados
pueden conocer inm ediatamente las
ultim as noticias de la em presa.
3.
Prom over la innovacion por m edio de
buzones de sugerencias virtuales,
grupos de trabajo, etc.
8.
Permite al empleado la gestion
remota de responsabilidades propias
del cargo, por ejemplo para el caso
de un empleado del area de
inventarios: autorizaciones de
ordenes de compra, liberaciones de
pedido, etc.
4.
Integracion virtual entre los
empleados de diferentes zonas por
medio del punto de contacto.
9.
Plataforma para la formacion online.
10.
Equipo de trabajo propuesto
Modulo 4 Tarea 3 Grupo 4.
AREAS INVOLUCRADAS PRINCIPALES REPONSABILIDADES
Alta Direccion Brindar las herramientas necesarias para la implementacion del proyecto de
gestion del conocimiento (apoyo, recursos).
Monitorear el desempeño de los empleados a traves del portal.
Jefe de personal Coordinador del Proyecto
Estudio del entorno
Construir perfiles de entrada y salida de puestos
ldentificacion de procesos de RH para su automatizacion dentro del portal
Jefe de marketing. Diseño de productos, contenidos y necesidades de conocimiento
Mapas de conocimiento
Gestor del conocimiento lmpulsar el proyecto, asegurando que de acuerdo a los modelos de GC se
desarrolle
Monitorear desde la alta direccion la implementacion del Plan de Gestion del
Conocimiento.
Soporte Tecnico Seleccion de herramientas tecnicas, evaluacion y puesta en marcha
Se asegura que el portal funcione correctamente y brinda soporte para un
mejor funcionamiento cuando es requerido al igual que soporte tecnico
preventivo.
Comunicacion Preparacion de planes de comunicacion y responsable de que todos los
empleados esten debidamente informados del proyecto
Preparacion, publicacion de contenidos
Fases del proceso de implementación
Desarrollo e
Implementaci6n Evaluaci6n y
Perm anencia
Inicio Diagnostico
Inicio
Identificaci6n de la necesidad
Definici6n de objetivos del proyecto, presentaci6n del proyecto y equipos
Diagnostico
Evaluar el grado de madurez de la GC en la Empresa
Desarrollo e Implantaci6n
Identificaci6n, Creaci6n, Almacenamiento y Distribuci6n del Conocimiento
Implementaci6n del portal de Empleados y otras herram ientas tecnol6gicas
Creaci6n del piloto
Evaluaci6n y Perm anencia
Evaluaci6n peri6dica del grado de madurez de la GC en la empresa
Propuesta de Indicadores (BSC)
Modulo 4 Tarea 3 Grupo 4.
Propuesta d
estrategia definidas.
conformado (lider,
del conocimiento).
Gestor de
invitados y
reunion de
DlAGNOSTlCO
facilitadores de la
(cultura, procesos,
el Plan de Implementación
Fases: Inicio y Diagnostico.
FASE Actividad Objetivo Acciones Herramientas Responsable
s Tiempos Indicador de
Proyecto
lNlClO Creacion del
proyecto de
Gestion de
Conocimiento
apoyado en un
portal B2E
Definicion de la
mision, vision y
estrategia del
proyecto BE2
Establecimiento del
proyecto,
asignacion de
recursos.
ldentificacion de
Conocimiento.
lnformar a la
empresa de la
creacion de
proyecto
(presentacion del
equipo, beneficios,
etc).
Reuniones. Lluvia
de ideas. Caso
de negocio.
Reunion de
lanzamiento.
Plan de comunicacion
interna (ver anexo 1).
Alta Direccion 1 mes Mision, Vision y
Equipo del proyecto
integrantes, gestor
Empleados
asistencia a la
lanzamiento.
Diagnosticar el
grado de
madurez
(estado) de la
GC en la
empresa
Realizar un
diagnostico que
permita conocer el
estado actual del
conocimiento en la
empresa
Seleccionar una
metodología para
diagnosticar los
gaps de
conocimiento
tecnología, RH).
Realizar el
diagnostico
(agrupando por
área los
resultados).
Cuestionarios .
estandarizados (KM
Diagnostic).
Entrevistas.
Grupos de discusion.
Gestor del
conocimiento
1 mes Estado de la GC.
Barreras y
GC identificadas.
Modulo 4 Tarea 3 Grupo 4.
Propuesta d
MPLEMENTAClON
identificados por
aprendidas.
personal.
procesos
procesos mejorados
procesos y
el Plan de Implementación.
Fases: Desarrollo e Implementación – parte 1
FASE Actividad Objetivo Acciones Herramientas Responsable
s Tiempos Indicador de
Proyecto
DESARROLLO E ldentificacion
de
conocimiento
ldentificar que
contenidos han de
ser mostrados y
compartidos con el
personal de la
empresa
Reuniones entre
departamentos para
identificar los
requerimientos de
publicacion y
autogestion.
Reuniones de
integracion entre
áreas para definir
los procesos a
automatizar por
medio del portal
Mapas de
Conocimiento.
Lecciones
Tormenta de ldeas.
Entrevistas con
Liderado por Gestor
del conocimiento
2 meses Cantidad de
Requerimientos
área.
l
l
DESARROLLO E
MPLEMENTAClON Crear
conocimiento
Descubrir como se
crea el
conocimiento en la
empresa
Reuniones para
discutir y proponer
procesos que
integran varios
departamentos en
la empresa
(ejemplo:
aprobaciones de
solicitudes de
credito – las debe
recibir el área de
atencion al cliente,
etc.), al final se
espera tener los
flujos de trabajo a
automatizar.
Programacion de
talleres donde cada
área expone sus
procesos.
Mapas de
Conocimiento.
Diagramas de Flujo.
Foros.
Tormenta de ideas.
Videoconferencias.
Documentos de
procedimientos.
Equipo del proyecto 2 meses Cantidad de
levantados por
área.
Cantidad de
por área.
Modulo 4 Tarea 3 Grupo 4.
Propuesta d
MPLEMENTAClON
requerimientos.
el Plan de Implementación.
Fases: Desarrollo e Implementación – parte 2
FASE Actividad Objetivo Acciones Herramientas Responsable
s Tiempos Indicador de
Proyecto
DESARROLLO E
Almacenamiento
del conocimiento
Construir los
activos de
conocimiento : el
portal de
empleados, para
facilitar su
reutilizacion en la
empresa
Adquisicion de
software e
infraestructura
necesaria para el
portal de
Empleados, incluye
además del portal el
equipamiento a los
empleados de
computadoras
Definicion de
Procesos,
Contenidos para la
publicacion
Aprobacion de
Flujos de trabajo
(gestiones con RH y
propias de dada
área) aprobados
para su
incorporacion al
portal
Proceso de compra
de software
(licitacion, seleccion,
compra, implantacion
del mismo). Anexo 2
muestra la
arquitectura del
proyecto, definicion
de contenido y diseño
de capa de
presentacion.
Documento de
Equipo del proyecto,
actividad liderada por
el representante de
informática
4 meses Portal
implementado.
Empleados con
computadora versus
total de empleados
l
Modulo 4 Tarea 3 Grupo 4.
Propuesta d
MPLEMENTAClON
Asistencia de
círculos de
Cantidad de
realizadas por help
lndicador de
foros.
propuestas y/o
resueltos.
gestiones
portal B2E, visitas
lndicador de
de comunicacion
el Plan de Implementación.
Fases: Desarrollo e Implementación – parte 3
FASE Actividad Objetivo Acciones Herramientas Responsable
s Tiempos Indicador de
Proyecto
DESARROLLO E Compartir y
Utilizar el
conocimiento
Transferir el
conocimiento a
donde se necesita,
en el momento y
lugar adecuados
Puesta en marcha
del portal de
empleados (ver
anexo 4).
Creacion de
círculos de
conocimiento,
comunidades
aprendizaje.
Promocion de
intranet
Creacion de
HelpDesk
Definicion de piloto
de salida (fechas,
áreas, etc)
Portal, lntranet.
Círculos de
conocimiento.
Foros.
lntranet.
Plan de
Comunicacion
interna.
Plan de capacitacion
En el portal :
utilizacion de
opciones de
autogestion y
gestiones de recursos
humanos.
Manuales de usuario
Equipo del proyecto
liderada por el gestor
del conocimiento
3 meses lndicador de uso del
portal.
empleados a
conocimiento.
atenciones
desk.
participacion en
Cantidad de ideas
problemas
Cantidad de
realizadas por el
ala intranet, etc.
desarrollo del plan
interna.
l
Modulo 4 Tarea 3 Grupo 4.
Propuesta d
PERMANENClA
Resultados
proceso de
para la
GC
conocimientos,
productos, etc
financieros
el Plan de Implementación.
Fases: Evaluación y Permanencia
FASE Actividad Objetivo Acciones Herramientas Responsable
s Tiempos Indicador de
Proyecto
Evaluar
periodicamente
el estado de la
GC en al
empresa
Asegurar que la
Gestion del
Conocimiento es el
marco de trabajo
permanente para la
operativa de los
procesos de la
empresa
Definicion de
indicadores y su
frecuencia de
medicion.
Verificar
periodicamente si la
GC es el marco de
trabajo para los
procesos de la
empresa.
Divulgar resultados
de la evaluacion
Proponer ajustes si
hay desviaciones
Set de indicadores de
GC.
Cuestionarios
estandarizados (KM
Diagnostic).
Entrevistas.
Grupos de discusion.
Lluvia de ideas.
Balance Scored Card
(ver anexo 3).
Plan de
Comunicacion
Gestor del
Conocimiento,
Recursos Humanos
Cada 6 meses Set de indicadores
planteados y
metodología de
evaluacion definida
periodicos del
evaluacion.
Cantidad de ajustes
permanencia de la
lncremento de
ideas, proyectos,
lncremento
productos de la
aplicacion del
conocimiento.
EVALUACN Y
Modulo 4 Tarea 3 Grupo 4.
Factores críticos de éxito y Conclusiones
FACTORES CRI TI COS DE
ÉXITO
Una Cultura empresarial
orientada al conocimiento
Las soluciones tecnol6gicas que
se utilicen deben estar
alineadas con la direcci6n
estrategica de la empresa y
realizarse desde el punto de
vista del usuario
Adecuada infraestructura
tecnica e institucional
Respaldo de la Alta Direcci6n
nculo con el valor econ6mico
Objetivos claros
Personal Motivado
posici6n en el m ercado. Particularmente un
Conocimiento en una empresa, pues permite a los
bien realizar gestiones propias de su puesto.
que se constituye com o la plataforma para la
naturaleza, es necesario contar con el apoyo total
orientada al conocimiento así como tambien
necesario para llevarlo a cabo.
Modulo 4 Tarea 3 Grupo 4.
CONCLUSIONES
El im plementar un proyecto de Gesti6n de
Conocimiento permite a la em presa formar el
personal necesario para mantener y mejorar su
proyecto de GC no solo se refiere a implem entar
una herramienta tecnol6gica, sino que existen una
serie de actividades que deben desarrollar para en
realidad gestionar los activos intangibles de la
empresa.
El portal de empleados es una excelente
herram ienta para apoyar la Gesti6n del
empleados reunirse en un punto unico y
mantenerse informados así com o tam bien acceder
a servicios de areas como Recursos Humanos o
Adicionalmente uno de los beneficios principales es
formaci6n y capacitaci6n remota.
Para llevar a buen exito un proyecto de esta
de la Alta Direcci6n, prom oviendo una cultura
proporcionando tanto recursos y el tiempo
Anexo 1. Plan de comunicación
Modulo 4 Tarea 3 Grupo 4.
Accn Responsable Período Indicadores/Entregable de
Proyecto
Objetivo: Utilizar la comunicacn como un medio para divulgar al personal de la empresa la informacn y beneficios del proyecto
B2E.
Evento de lanzamiento del proyecto
(opciones presencial y remota
disponible por video conferencia)
Comunicacion e imagen 1 mes Evento realizado, N. de asistentes
Bolen electronico de lanzamiento :
Descripcion del proyecto, equipo
de trabajo, beneficios
Comunicacion, RH 1 vez Boletines distribuidos
Creacion de espacio en la intranet para
publicar las noticias relevantes
del proyecto y descripcion en
general (objetivos, beneficios,
calendario, equipo de trabajo, etc)
Comunicacion, RH Cada vez que haya
alguna avance
significativo
Noticia publicada, N. de lectores
Eventos informativos
(videoconferencias) con el
proposito de mostrar el
funcionamiento del equipo de
trabajo
Comunicacion, RH Cada mes Videoconferencias distribuida, N.
de visitantes
Crear un espacio en la intranet de
preguntas (los empleados
proponen) y respuestas en torno
al proyecto
Comunicacion, RH Cada mes Preguntas realizadas por
empleados
Anexo 2. Propuesta de A
rquitectura
Descripción de las capas
Capa de presentacion, presenta el sistema al usuario (las
captura la informacion del usuario dando un mínimo de proceso
conocimiento.
Capa de gestion de conocimiento, es donde residen los
usuario y se envían las respuestas tras el proceso. Esta capa
solicitudes y presentar los resultados, y con la capa de datos,
Capa de almacenamiento, es donde residen los datos. Esta
realizan todo el almacenamiento de datos, reciben solicitudes
capa de negocio.
AUTO GESTION
Aprobacion de solicitudes de
Pedidos de materiales de
GESTIONES RECURSOS HUMANOS
Solicitud de Vacaciones
Consulta de ficha de empledo y solicitud
Comunidades virtuales
Productos y Servicios
Directorio de Empleado
Paginas Amarillas
Servicio Social
Anexo 2. Definición de Contenidos
COMUNICACIÓN
Mision y Vision de la empresa
Mensaje de la presidencia
Estructura (organigrama)
Banner de noticias urgentes
Noticias en general
Proyectos en ejecucion de modificaciones
Cumpleañeros Solicitud de constancias de renta,
isss, etc
Solicitud de tramites Seguro Medico
Consulta de procesos
Evaluacion de Desempeño
Eventos de la Empresa Gestion de permisos, ausencias
Chat con Recursos Humanos
Galeria de Imagenes
HERRAMIENTAS
Biblioteca de Procesos, Mejores
practicas Correo
Agenda de tareas
Mensajeria Instantanea
De acuerdo al puesto apareceran las
transacciones, por ejemplo : Plan de Carrera
Autorizaciones de solicitudes
Carga de archivos (facturas, Capacitaciones programadas
ordenes, etc) Aula Virtual
clientes, etc Publicacion de mensajes
publicos
oficina
Acceso a aplicaciones : Documentos Personales
- ERP, CRM, etc.
paginas del portal por ejemplo), le comunica la informacion y
Esta capa se comunica únicamente con la capa de gestion de
programas que se ejecutan, se reciben las peticiones del
se comunica con la capa de presentacion, para recibir las
para solicitar al gestor de base de datos para almacenar o
recuperar datos de el.
formada por uno o mas gestores de bases de datos que
de almacenamiento o recuperacion de informacion desde la
Anexo 2. Diseño de ca
mero de
autoservicio atendidas.
INTELECTUAL
FINANCIERAS
Anexo 3. Propuesta de BSC
MEDIDAS DE USO MEDIDAS ORIENTADAS
AL EMPLEADO
mero de visitas al sitio Cantidad de gestiones de
(por tipo de usuario, tipo autoservicio solicitadas.
de contenido). Cantidad de gestiones de
contribuciones. (por tipo Cantidad de atenciones
de usuario, tipo de de helpdesk (atendidas,
contenido). resueLtas, por tipo de
mero de ítems usuario, por tipo de
solicitados. consulta, etc).
MEDIDAS DE CAPITAL MEDIDAS
% de aportaciones Disminucion de costos
implantadas. por gestiones (propias del
Cantidad de conocimiento empleado, con recursos
tacito a explicito. humanos).
Nivel de competencia Disminucion de costos
alcanzando frente al nivel por papel.
inicial. Incremento de la
Cantidad de errores rentabilidad por
disminuidos. aplicacion de nuevos
Satisfaccion de los conocimientos.
empleados. Gastos por capacitacion.
pa de presentación
Árbol de Navegación
principal
Página Principal y Com unicación
Herram ientas
Gestiones con RH
Anexo 4. Plan de acción puesta en marcha del portal B2E.
Accn Responsable Período Indicadores/Entregables de
Proyecto
Objetivo: Puesta en marcha del portal de Empleados en WebInside como herramienta tecnológica para el proyecto de Gestn de
Conocimiento.
Conformacion de equipo tecnico de
trabajo
TI 1 mes Equipo de trabajo
Preparacion de documento de terminos
de referencia y presupuesto
TI 2 meses Terminos de referencia
preparados
Proceso de publicacion, evaluacion y
seleccion de productos para el
portal
Equipo de trabajo 1 mes Producto seleccionado
Adquisicion de la infraestructura
(equipos, servidores, licencias,
etc)
TI, Compras 2 meses Cantidad de equipos comprados e
instalados
Analisis y Diseño. Ajustes al producto de
acuerdo a las necesidades de la
empresa (publicacion de
contenido, habilitacion de
herramientas de mensajería, chat,
etc)
Equipo de trabajo, proveedor 3 meses Cantidad de ajustes realizados
Pruebas al producto : de funcionalidad,
tecnicas y de escenarios
Equipo de trabajo, proveedor 2 meses Cantidad de pruebas por tipo y
resultado
Capacitacion de usuario final y tecnica Equipo de trabajo, proveedor, areas
de la empresa
2 meses Cantidad de empleados
capacitados versus total de
empleados, cantidad de
Liberacion del producto y disposicion al
personal de la empresa
Equipo de trabajo 1 mes Cantidad de visitas al portal,
cantidad de atenciones
servidas, etc

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Villatoro Ayala Claudia Leticia. (2010, noviembre 9). Gestión del conocimiento mediante un sitio web para empleados. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/gestion-del-conocimiento-mediante-un-sitio-web-para-empleados/
Villatoro Ayala, Claudia Leticia. "Gestión del conocimiento mediante un sitio web para empleados". GestioPolis. 9 noviembre 2010. Web. <http://www.gestiopolis.com/gestion-del-conocimiento-mediante-un-sitio-web-para-empleados/>.
Villatoro Ayala, Claudia Leticia. "Gestión del conocimiento mediante un sitio web para empleados". GestioPolis. noviembre 9, 2010. Consultado el 29 de Agosto de 2015. http://www.gestiopolis.com/gestion-del-conocimiento-mediante-un-sitio-web-para-empleados/.
Villatoro Ayala, Claudia Leticia. Gestión del conocimiento mediante un sitio web para empleados [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/gestion-del-conocimiento-mediante-un-sitio-web-para-empleados/> [Citado el 29 de Agosto de 2015].
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