Gestión del conocimiento en la empresa. Ensayo

Resumen

En el siguiente artículo se podrán encontrar las definiciones que ayudarán a comprender de una forma más clara cómo es que funciona la Gestión del Conocimiento en la Empresa, cuál es su importancia empresarial así como cuáles pueden ser sus barreras, cuáles pueden ser las diferencias de una empresa tradicional contra una que conoce sus recursos y la información que posee.

En este artículo se podrá encontrar de igual manera la metodología que se puede seguir para desarrollar un plan de Gestión del Conocimiento, cuáles son sus fases, los instrumentos para lograr la gestión, cómo se ha dado la gestión en los cambios culturales.

Introducción

La gestión del conocimiento es una disciplina que puede ayudar a mejorar el desempeño de una organización gracias a que en ésta se encontrarán los datos y la información de una empresa, logrando que se tenga el conocimiento de cuál es la situación de la empresa, como es que se puede mejorar, etc. Todo esta información tiene que ser comunicada al personal que trabaja dentro del organización para que estén conscientes de que es lo que necesita la empresa, así como también es importante la información que puedan brindar los trabajadores desde su nivel hacia un nivel más alto.

El uso de la gestión del conocimiento se ha convertido en una estrategia fundamental para poder seguir manteniendo una empresa a flote en este nuevo mundo globalizado en donde las relaciones empresariales internacionales cada vez son más complicadas

Definiciones

Gestión

Es la acción de gestionar y administrar una actividad profesional destinado a establecer los objetivos y medios para su realización, a precisar la organización de sistemas, con el fin de elaborar la estrategia del desarrollo y a ejecutar la gestión del personal.

Asimismo en la gestión es muy importante la acción, porque es la expresión de interés capaz de influir en una situación dada. (Vilcarromero Ruiz, 2015)

Conocimiento

El proceso en virtud del cual la realidad se refleja y reproduce en el pensamiento humano; dicho proceso está condicionado por las leyes del devenir social y se halla indisolublemente unido a la actividad práctica. (Rosental&Iudin, 1973)

Aprendizaje

Proceso por medio del cual la persona se apropia del conocimiento, en sus distintas dimensiones: conceptos, procedimientos, actitudes y valores. (Angel Perez, 2015)

Las experiencias, modifican a las personas. Los intercambios con el medio, modifican las conductas. Por lo tanto, las conductas se darán en función de las experiencias del individuo con el medio. Dichos aprendizajes, permite cambios en la forma de pensar, de sentir, de percibir las cosa, producto de los cambios que se producen en el SN. Por lo tanto los aprendizajes nos permitirán adaptarnos al entorno, responder a los cambios y responder a las acciones que ichos cambios producen. (Duce, 2015)

Dato

La mayoría de los autores asumen que el investigador desempeña un papel activo respecto a los datos: el dato es el resultado de un proceso de elaboración, es decir, el dato de reconstruirlo. (Gil Flores, 1997)

Información

Son todos aquellos datos que a través de diferentes transportes por ejemplo un mensaje desde un trasmito oración receptor utilizando cierto lenguaje que se pueda descifrar entre los dos ya sea escrito, oral, gestual etc. Son acomodados de manera sistemática para otorgar un significado y generar conocimiento.

Gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento tiene perspectivas tácticas y operativas, es más detallado que la gestión del capital intelectual y se centra en la forma de dar a conocer y administrar las actividades relacionadas con el conocimiento como su creación, captura, transformación y uso. Su función es planificar, implementar y controlar todas las actividades relacionadas con el conocimiento y los programas requeridos para la administración efectiva del capital intelectual. (Wiik, 1997)

Las fases del ciclo de la gestión del conocimiento integradas

Este ciclo es cuando se procesan todos los datos para convertirlos posteriormente en información. Está compuesto por 3 etapas:

  • Captura y/o creación del conocimiento
  • Difusión y/o trasmisión del conocimiento
  • Adquisición y aplicación del conocimiento

Se considera como objetivo de la gestión del conocimiento que se pueda identificar al conocimiento dentro y fuera de la organización. Dentro de la organización quien posee el conocimiento son las personas, quienes tienen la libertad de transmitir ese conocimiento sin barreras.

Al “codificar el conocimiento” se busca facilitar la fase de difusión del conocimiento de forma explícita.

Se tienen dos etapas del ciclo de la gestión del conocimiento:

  • Etapa de identificación y captura, en esta se evalúa, selecciona y codifica el conocimiento.
  • Etapa de difusión o diseminación del conocimiento, en esta se transmite.

La codificación del conocimiento va muy de la mano de la diseminación y en algunos casos tiene lugar al mismo tiempo.

Para que esta transferencia sea eficiente debemos contar con incentivos, redes, repositorios y medios adecuados que permitan transferir el conocimiento y el saber hacer o “know how”.

Gestión del conocimiento en la empresa. Ensayo
Gestión del conocimiento en la empresa. Ensayo

Fuente: Knowledge Management in theory and practice by Kimiz Dalkir

Estos repositorios donde se almacena el conocimiento en distintos formatos constituyen parte de la memoria de la organización.

Cuando esta memoria se activa, llegamos a la última fase o etapa del proceso de la gestión del conocimiento, donde se adquiere y aplica el conocimiento. Si nos fijamos detenidamente en la figura de arriba, veremos tres acciones entre las fases que son de vital importancia:

  • Assess: literalmente significa evaluar y supone elegir que piezas del conocimiento dentro y fuera de la organización son de valor para nuestro activo y deben ser incorporadas para su difusión.
  • Contextualize: el conocimiento seleccionado debe ser difundido y diseminado a las personas correctas dentro de la organización e incorporado a esta. Esta es la misión de la contextualizan. Aquí se preparan los formatos del conocimiento (codifican) y se ponen a disposición de la gente adecuada.
  • Update: o Actualizar… como en todo ciclo debemos volver al principio y repetir el proceso. En este caso se trata de actualizar nuestro conocimiento sobre un tema específico o bien adquirir nuevo conocimiento para desarrollar nuevas habilidades profesionales. (Archanco, 2015)

Instrumentos para la gestión del conocimiento

Las herramientas que se mencionan a continuación son necesarias para que el proceso de Gestión del Conocimiento funcione como un sistema para administrar la información, de manera estratégicamente ordenada.

  • El clima organizacional: La empresa ha de generar competencias a partir de poner a disposición de los empleados y colaboradores la información necesaria, de tomar conciencia de la importancia del conocimiento, de su incorporación al producto o servicio como factor de diferenciación frente a los competidores. Una alineación de esfuerzos para implicarse, colaborar con los demás miembros de la empresa, y compartir sus conocimientos como una forma de desarrollo profesional y con el ánimo de contribuir al logro de un ambiente de trabajo agradable.
  • Herramientas: Instrumentos que integren tecnologías y sistemas, con una amplia cobertura y capacidad de soporte, para garantizar el flujo de información y de conocimientos cuando se necesite. La estructura debe ser sencilla y clara, y de fácil acceso para compartir información y conocimientos, y para estimular la comunicación de los miembros de la organización.
  • Sistematización de la información y el conocimiento: Procesamiento de datos y tratamiento de la información y el conocimiento para su conservación y para facilitar la interacción de los usuarios. Dentro de estas herramientas están desde la organización básica por categorías, árbol, carpetas, bases de datos etc.; hasta las Intranets con roles definidos, plataformas de trabajo en grupo, comunidades virtuales, foros de discusión, blogs, tablones de anuncios, video-conferencias, brainstorming, mapas conceptuales, entre otros.
  • Procesos y procedimientos: Estructuras y mecanismos de la empresa que contemplen la calidad y la mejora continua, como es la estandarización y definición de procesos y procedimientos. Las funciones empresariales han de adaptarse a la nueva estructura, y las nuevas formas de organización han de permitir un flujo inmediato de conocimientos relacionados con el negocio (Clarena Martínez, 2015)

Metodología para la Gestión del Conocimiento

Etapas del enfoque metodológico

  1. Definir el negocio en términos de conocimiento.
  2. Identificar aquellos empleados que promueven conocimientos que le brindan ventajas competitivas a la organización.
  3. Convertir el conocimiento generado por los empleados de alto desempeño en información: Clasificarla, almacenarla, distribuirla y hacerla accesible.
  4. Identificar las competencias (habilidades, destrezas) que permiten a los empleados de alto desempeño utilizar la información de manera inteligente.
  5. Promover el cambio en la cultura organizacional para que los empleados compartan el conocimiento. (Dalkir, 2005)

La importancia de la gestión del Conocimiento en la empresa

Al apoyar la estrategia empresarial la gestión del conocimiento adquiere importancia, al contar con una estructura que de paso a la comunicación que a la vez permita la asimilación de la tecnología para adaptarse al cambio.

Mediante el proceso de identificación, medición y explotación del conocimiento de los recursos con los que cuenta una empresa parte la Gestión del Conocimiento.

  1. Generación: creación y adquisición de conocimiento.
  2. Estructuración: acumulación y organización del conocimiento para ponerlo a disposición de los interesados.
  3. Transmisión e intercambio de conocimientos sin restricciones, en tiempo real, y su posterior aplicación.

Otras mejoras que se dan al implementar la gestión del conocimiento en la empresa son:

  1. Mejorar los canales de distribución
  2. Mejores equipos de trabajo
  3. Mejores relaciones con clientes, proveedores, empleados etc…

Lo más relevante de la Gestión del Conocimiento es que permite tener una organización que se adapta fácilmente a las cambiantes circunstancias empresariales del entorno.

Factores que intervienen en la Gestión del conocimiento:

  • La información: Utilizada en el contexto de las TIC y transmitida a través de redes de personas y tecnológicas en tiempo real. La característica es el incremento acelerado de las conexiones en red, amplia cobertura y capacidad para soportar gran cantidad de información. Para la empresa implica la adaptación de las tecnologías existentes dependiendo de las necesidades, de la oferta y la demanda de estos servicios de información.
  • El conocimiento: Relacionado con el proceso intelectual de las personas. Se convierte en un nuevo factor de producción de la economía al utilizarlo para producir bienes y servicios, para alcanzar los objetivos de la empresa e incrementar la productividad. El conocimiento requiere renovación y mejora continua (aprendizaje). Una vez asimilado es necesario transformar este conocimiento y difundirlo para evitar que se desaproveche, a través de diversos medios, redes de personas, de las TICs.
  • Aprendizaje e innovación: Aprovechar, comunicar y conseguir cambios a partir del conocimiento, y de hacer un uso inteligente de la información. El “learning by doing” hace que aumente la eficiencia y las habilidades, que se revierta en mejoras en el uso “learning by using” y que genere interacción “learning by interacting”. (Clarena Martinez, 2015)

Barreras a la gestión del conocimiento en la empresa:

Gran parte de las barreras para implantar la gestión del conocimiento en la empresa tienen que ver con la gestión del cambio y la ausencia de un modelo valido que aplicar.

Las principales barreras para la implementación de una gestión del conocimiento en la empresa se determinan por:

  • Las personas y su resistencia a los cambios derivadas de la cultura organización
  • La falta de ejemplos prácticos que sirvan de guía a otras organizaciones
  • El tamaño de la organización

La Gestión del Conocimiento y el Cambio cultural

Se encuentran diferencias relevantes entre las organizaciones tradicionales y las “maduras” en el uso de la gestión del conocimiento, a continuación se presenta una tabla comparativa de las Organizaciones tradicionales y las Organizaciones conscientes del conocimiento.

Gestión del conocimiento en la empresa. Ensayo
Gestión del conocimiento en la empresa. Ensayo

Conclusiones

Cuando se utiliza la gestión del conocimiento dentro de una organización o empresa da una gran importancia para poder mantener latente el conocimiento de la información que posee la empresa, de esta manera también se crea una conciencia dentro de los trabajadores para que compartan la información que poseen, aunado a esto para que la transmitan de forma adecuada de manera que pueda ser valiosa para la organización, ya que muchas veces los trabajadores son los que poseen más información de la empresa, incluso más que los directivos ya que son los que están viviendo de frente lo que pasa en la organización.

Referencias

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Zúñiga Montalvo Melissa. (2015, marzo 30). Gestión del conocimiento en la empresa. Ensayo. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/gestion-del-conocimiento-en-la-empresa/
Zúñiga Montalvo, Melissa. "Gestión del conocimiento en la empresa. Ensayo". GestioPolis. 30 marzo 2015. Web. <http://www.gestiopolis.com/gestion-del-conocimiento-en-la-empresa/>.
Zúñiga Montalvo, Melissa. "Gestión del conocimiento en la empresa. Ensayo". GestioPolis. marzo 30, 2015. Consultado el 9 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/gestion-del-conocimiento-en-la-empresa/.
Zúñiga Montalvo, Melissa. Gestión del conocimiento en la empresa. Ensayo [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/gestion-del-conocimiento-en-la-empresa/> [Citado el 9 de Diciembre de 2016].
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