Gestión del conocimiento en el entorno empresarial

Introducción

Las condiciones del entorno empresarial hoy en día, donde la alta complejidad y la fuerte competitividad se imponen, están convirtiendo a la gestión del conocimiento en la empresa, en un elemento fundamental para asegurar la sostenibilidad en el tiempo de los negocios y empresas del mundo.

La globalización de las relaciones comerciales, la crisis mundial, el desarrollo tecnológico y la aparición de sectores de rápido crecimiento, hacen que la habilidad para obtener información y transformarla en un conocimiento útil que pueda ser rápidamente incorporado en la organización para después, ponerlo en práctica, sea la mejor ventaja con la que jugar frente a la competencia y el reto de atender mejor a los clientes.

¿Qué entendemos por gestión del conocimiento?

Es el proceso mediante el cual la empresa u organización facilita la trasmisión de información y habilidades a los trabajadores, de una manera sistémica y eficiente. Es importante aclarar que las informaciones y habilidades no necesariamente deben estar exclusivamente dentro de la empresa, sino que pueden estar o generarse fuera de ella.

Estos son algunos conceptos de gestión del conocimiento:

  • La gestión del conocimiento es el área dedicada a la dirección de las tácticas y estrategias requeridas para la administración de los recursos humanos intangibles en una organización (Brooking, 1996).
  • La gestión del conocimiento es la función que planifica, coordina y controla los flujos de conocimiento que se producen en la empresa en relación con sus actividades y su entorno con el fin de crear unas competencias esenciales (Bueno, 1999)
  • La gestión del conocimiento tiene perspectivas tácticas y operativas, es más detallado que la gestión del capital intelectual y se centra en la forma de dar a conocer y administrar las actividades relacionadas con el conocimiento como su creación, captura, transformación y uso. Su función es planificar, implementar y controlar todas las actividades relacionadas con el conocimiento y los programas requeridos para la administración efectiva del capital intelectual (Wiig, 1997).

La Gestión del conocimiento implica ir mucho más allá que un mero sistema informático o plan de formación. Es esencial para favorecer una estructura empresarial innovadora y eficiente. Si el conocimiento fluye y se trasmite de manera correcta en la organización, este solo puede crecer.

Ciclo de la gestión del conocimiento

Este ciclo está formado por todas aquellas fases por las que pasan los datos, o bien  la información antes de convertirse en información de valor para la empresa, en las palabras de Kahili Gibran “Un poco de conocimiento que actúa es infinitamente más valioso que mucho conocimiento ocioso”, el ciclo de la gestión del conocimiento está compuesto por tres fases o etapas:

  • Captura y/o creación del conocimiento
  • Difusión y/o trasmisión del conocimiento
  • Adquisición y aplicación del conocimiento

Uno de los principales objetivos del ciclo o proceso de la gestión del conocimiento es identificar y localizar el conocimiento dentro y fuera de la organización. Este contenido o conocimiento de valor debe ser plasmado de forma explícita para ser trasmitido, algo altamente complejo y que solo puede realizarse parcialmente.

A este intento de plasmar el conocimiento de forma explícita es lo que se denomina “codificación del conocimiento” y es lo que facilita la fase o etapa de difusión o diseminación.

  • La identificación y captura donde se evalúa, selecciona y codifica el conocimiento valido
  • La difusión o diseminación del conocimiento que es donde se transmite

Para que esta transferencia sea eficiente debemos contar con incentivos, redes, repositorios y medios adecuados que permitan transferir el conocimiento y el saber hacer o “know how”.

Knowledge Management in theory and practice by Kimiz Dalkir
Knowledge Management in theory and practice by Kimiz Dalkir

Knowledge Management in theory and practice by Kimiz Dalkir

De alguna manera estos repositorios donde se  almacena el conocimiento en distintos formatos constituyen parte de la memoria de la organización.

Cuando esta memoria se activa, llegamos a la última fase o etapa del proceso de la gestión del conocimiento, donde se adquiere y aplica el conocimiento. Si nos fijamos detenidamente en la figura de arriba, veremos tres acciones entre las fases que son de vital importancia:

  • Assess: literalmente significa evaluar y supone elegir que piezas del conocimiento dentro y fuera de la organización son de valor para nuestro activo y deben ser incorporadas para su difusión.
  • Contextualize: el conocimiento seleccionado debe ser difundido y diseminado a las personas correctas dentro de la organización e incorporado a esta. Esta es la misión de la contextualizan. Aquí se preparan los formatos del conocimiento (codifican) y se ponen a disposición de la gente adecuada.
  • Update: o Actualizar… como en todo ciclo debemos volver al principio y repetir el proceso. En este caso se trata de actualizar nuestro conocimiento sobre un tema especifico o bien adquirir nuevo conocimiento para desarrollar nuevas habilidades profesionales.

Importancia de la gestión del conocimiento en las empresas

Introducir la gestión del conocimiento en la empresa, tiene la virtud de transformar poco a poco nuestras estructuras rígidas en elementos más flexibles, capaces de dotar a la empresa de la cintura necesaria para trasformar amenazas en oportunidades.

Los motivos que explican esta correlación se deben a que una correcta gestión del conocimiento en la empresa facilita una gestión más eficiente de elementos clave como:

  • la información interna y  externa en la organización
  • la innovación empresarial
  • la creación de rutinas organizativas más  eficaces
  • la coordinación entre los distintos niveles organizativos
  • la rápida incorporación y asimilación de nuevas capacidades a los equipos

Todo esto contribuye a crear procesos, productos y modelos de negocio más exitosos, estableciendo rutinas en la organización que permiten:

  • Mejorar los canales de distribución
  • Mejores equipos de trabajo
  • Mejores relaciones con clientes, proveedores, empleados etc…

Lo más importante de la gestión del conocimiento es que nos permite contar con una organización adaptativa a las circunstancias cambiantes del entorno.

La gestión del conocimiento y el cambio cultural

Cada vez que se pretende introducir un cambio en la Cultura Organizacional, existen una serie de factores que pueden suponer un obstáculo, y en se hace más patente en el caso de la Gestión del Conocimiento al tratarse de una cuestión intangible, encontrándose diferencias importantes entre organizaciones tradicionales y maduras en el uso de la gestión del conocimiento.

Comparación entre Organizaciones Tradicionales y Organizaciones conscientes del Conocimiento
Comparación entre Organizaciones Tradicionales y Organizaciones conscientes del Conocimiento

Comparación entre Organizaciones Tradicionales y Organizaciones conscientes del Conocimiento.

La gestión del conocimiento en las pymes

La gestión del conocimiento es una disciplina nacida a principios de los años 90 en grandes organizaciones, que fueron las primeras en darse cuenta de la necesidad de capturar y poner en valor el conocimiento que generaban y primeras también en disponer de los medios para hacer algo al respecto. Para esto se implementaron sistemas informáticos como los repositorios de conocimiento y de estructuras organizativas como las comunidades de práctica que, desde entonces, han ido evolucionando de la mano de los cambios tecnológicos y sociales.

Entre estos cambios tecnológicos y sociales se encuentra uno que nos interesa en especial: el acceso masivo de las personas y las pymes a Internet, la tecnología que está desencadenando cambios sólo comparables en su alcance a los causados por la máquina de vapor. Precisamente por ese poder disruptivo, las pymes que no usan Internet en su beneficio pueden verse en peligro de extinción. El usar   Internet en su beneficio significa, entre otras cosas, usarla para la generación continua de conocimiento relevante para seguir vendiendo y creando empleo en el mercado. Ya no se trata de algo sólo al alcance de grandes organizaciones. La gestión del conocimiento está al alcance de la pyme y la pyme la necesita, pues la gran mayoría de personas en el mercado laboral son  trabajadores del conocimiento.

Tal como tiene sentido en la pyme hoy, gestionar el conocimiento no va tanto de transmitir a otro un saber que ya se tiene como de asegurar la generación constante de nuevos saberes, la clave para esto es la creación de bucles de realimentación dentro y fuera de la pyme.

Al referirnos a “dentro” implica a socios, empleados y colaboradores y “Fuera” implica a clientes, proveedores y competidores, es decir, el mercado.

Para hacerlo, hay varios enfoques válidos. Uno que por su simplicidad me parece especialmente útil es del consultor canadiense  Harold Jarche. Delimita tres tipos de  actividades de las  personas  que, concatenadas y realizadas de forma continua, dan como resultado la generación continua del conocimiento:

  • Observar y filtrar.
  • Dar sentido.
  • Compartir.
La gestión del conocimiento en las pymes
La gestión del conocimiento en las pymes
  1. Observar y filtrar: Capturar de forma consciente conversaciones e información útiles para la persona y el negocio en que la persona está implicada. Las actividades imprescindibles son la selección de fuentes de información y su seguimiento sistemático, la gestión de enlaces y las búsquedas, tanto las automatizadas como las imaginativas.
  2. Dar sentido: Añadir valor a las piezas de información seleccionadas en el primer paso. Las actividades más comunes son la comprobación de si una fuente es fiable o no, la preparación de resúmenes de artículos (o libros, charlas, vídeos) y la expresión de opiniones y visiones propias acerca de cosas que hayamos oído, visto, leído o experimentado. En este paso de la gestión del conocimiento es necesario que todas las personas que forman la pyme se conviertan en creadores.
  3. Compartir: Tras las actividades realizadas en los primeros dos pasos, estaremos listos para la creación de esos bucles de realimentación que comentamos antes. Lo podemos hacer, por ejemplo, poniendo a disposición de otras personas o directamente en abierto los enlaces que guardamos y los contenidos propios que creemos. Su difusión en medios sociales es, cómo no, otra forma muy efectiva de invitar a otros a reflexionar y comentar y así recibir su opinión.

Conclusión

La implementación de la gestión del conocimiento es muy importante para las empresas para preservar y contribuir al conocimiento evolutivo de las organizaciones, ya sea externa o interna la información que es utilizada de forma adecuada para la empresa es de gran valor, el problema latente es que las habilidades o información es transmitida por las personas, lo cual usualmente es un problema, se tiene que trabajar fuertemente en la misión y objetivos organizacionales para que no exista esa “envidia” para compartir la información.

Referencias bibliográficas

  • BROOKING, A. (1996): Intellectual Capital Core Asset for Third Millennium Enterprise, ed. esp. (1997), Paidós Empresa, Madrid.
  • WIIG, K. (1997): “Integrating Intellectual Capital and Knowledge Management”, Long Range Planning, vol. 30, no. 3, pp. 399-405.
  • BUENO, E. (1999): “Gestión del conocimiento, aprendizaje y capital intelectual”, Boletín del Club Intelect, no. 1, enero. Madrid.

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González Enríquez Rafael Ernesto. (2013, diciembre 4). Gestión del conocimiento en el entorno empresarial. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/gestion-del-conocimiento-en-el-entorno-empresarial/
González Enríquez, Rafael Ernesto. "Gestión del conocimiento en el entorno empresarial". GestioPolis. 4 diciembre 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/gestion-del-conocimiento-en-el-entorno-empresarial/>.
González Enríquez, Rafael Ernesto. "Gestión del conocimiento en el entorno empresarial". GestioPolis. diciembre 4, 2013. Consultado el 3 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/gestion-del-conocimiento-en-el-entorno-empresarial/.
González Enríquez, Rafael Ernesto. Gestión del conocimiento en el entorno empresarial [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/gestion-del-conocimiento-en-el-entorno-empresarial/> [Citado el 3 de Diciembre de 2016].
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