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Gestión de materiales y su clasificación

LOS MATERIALES Y SU CLASIFICACIÓN
1. Introducción
Los materiales o suministros son los elementos básicos que se transforman en
productos terminados a través del uso de la mano de obra y de los costos
indirectos de fabricación en el proceso de producción.
Los costos de los materiales puede ser directos o indirectos, los materiales
directos son aquellos que pueden identificarse con la producción de un artículo
terminado, que pueden asociarse fácilmente al producto y que representan un
costo importante del producto terminado. Ej: el acero utilizado en la fabricación de
automóvil.
Los materiales indirectos son los demás materiales o suministros involucrados en
la producción de un rtículo que no se clasifican como materiales directos. Ej: el
pegamento que se emplea en la fabricación de muebles. Los materiales indirectos
son considerados como costos indirectos de fabricación.
2. La contabilización de los Materiales
Compra de Materiales
La mayoría de los fabricantes cuentan con un departamento de compras cuya
función es hacer pedidos de materias primas y suministros necesarios para la
producción. El gerente del departamento de compra es responsable de garantizar
que los artículos pedidos reúnan los estándares de calidad establecidos por la
compañía que se adquieran al precio más bajo y se despachen a tiempo.
Requisición de compra
Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para
informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o
suministros. Las requisiciones de compra están generalmente impresa según las
especificaciones de cada compañía, la mayor parte de los formatos incluye:
- Numero de requisición
- Nombre del departamento o persona que solicita
- Cantidad de artículos solicitados
- Identificación del número de catálogo
- Descripción del artículo
- Precio unitario
- Precio total
- Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados
- Costo total de requisición
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Firma autorizada.
Orden de compra
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados
artículos a un precio onvenido. La solicitud también especifica los términos de
pago y de entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y
presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben
acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de
suministrar control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:
- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
- Número de orden de compra
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Términos de entrega y de pago
- Cantidad de artículos solicitados
- Número de catálogo
- Descripción
- Precio unitario y total
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la
orden
- Firma autorizada
El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de
contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el
departamento de compras.
Informe de Recepción
Cuando se despachan los artículos ordenados, el departamento de recepción los
desempaca y los cuenta. Se revisan los artículos par tener la seguridad de que no
estén dañados y cumplan con las especificaciones de la orden de compra y de la
lista de empaque. Luego el departamento de recepción emite un informe de
recepción. Este formato contiene
- Nombre del proveedor
- Número de orden de compra
- Fecha en que se recibe el pedido,
- Cantidad recibida
- Descripción de los artículos
- Diferencia con la orden de compra ( artículos dañados )
- Firma autorizada
El original lo guarda el departamento de recepción. Las copias se envían al
departamento de compra y al departamento de cuentas por paga, las copias
también se envían al departamento de contabilidad y al empleado de almacén que
inició la requisición de compra, además se adjunta una copia de los materiales que
van al almacén.
3. Salida de los Materiales
La persona encargada del almacén es responsable del adecuado
almacenamiento, protección y salida de todos los materiales bajo su custodia. La
salida debe ser autorizada por medio de un formato de requisición de materiales,
preparado por el gerente de producción o por el supervisor del departamento.
Cada formato de requisición de materiales indica el número de orden o el
departamento que solicita los artículos, la cantidad, la descripción, el costo unitario
y el costo total de los artículos despachados.
El costo que figura en el formato de requisición de materiales es la cantidad que
se carga a producción por los materiales utilizados. El cálculo del costo total de los
materiales entregados parece relativamente simple: el costo unitario de un artículo
se multiplica por la cantidad comprada. La cantidad se determina con la facilidad a
partir del formato de requisición de materiales; sin embargo, determinar el costo
unitario de los materiales despachado no es tan simple en periodos de inflación o
deflación.
Sistemas de contabilización de materiales enviados a producción e inventario final
de materiales.
Contabilización mendiante el sistema de inventario periódico
En un sistema de inventario periódico, la compra de materiales se registra en una
cuenta titulada "compra de materias primas". Si existe un inventario inicial de
materiales, éste se registra en una cuenta separada llamada "inventario inicial de
materiales". Las compras más el inventario final de materiales, debe realizarse un
conteo físico de los materiales todavía disponibles al final del periodo. Algunos
métodos comúnmente utilizados para determinar el valor del inventario final y el
costo de los materiales utilizados en el sistema de inventario periódico son:
4. Método de identificación específica
Es el método más simple pero también el que demanda más tiempo ara
determinar el costo de los materiales utilizados y el costo del inventario final. Este
método requiere mantener un registro del precio de compra de cada unidad
específica y de la cantidad de unidades específicas usadas. El costo de los
materiales utilizados se calcula multiplicando la cantidad usada por el precio
específico de cada material.
Costo promedio simple
Mediante este método, los diversos precios de compra se suman y esta suma se
divide por la cantidad total de compras para determinar el costo promedio por
unidad.
Fecha Costo Unitario
Inventario inicial 1/1 RD$ 10
5/1 40
10/1 11
-----------
61 promedio simple =
RD$ 61 / 3 = 20.33
El inventario final de materiales se calcula multiplicando la de unidades disponibles
al final de periodo por el promedio simple.
Costo promedio ponderado
Este promedio se obtiene multiplicando primero cada precio de compra por la
cantidad de unidades de cada compra. La suma de los resultados se divide luego
por la cantidad de unidades disponibles para usar. El inventario final de materiales
se calcula multiplicando el número de unidades disponibles al final del periodo, por
el costo promedio ponderado por unidad.
Primeros en entrar, primeros en salir ( PEPS )
El método PEPS de costeo de inventario se basa en la premisa de que los
primeros artículos comprados son los que primero se despachan.
Mediante este método, el inventario final estaría compuesto de los materiales
recibidos al final, y los precios, por tanto, reflejarían los costos actuales. Para
calcular el costo de los materiales usados, se trabaja a partir del inventario inicial
de materiales o de la primera compra y se avanza en el tiempo. Para calcular el
inventario final de materiales, se trabaja a partir de la compras más recientes y se
retrocede con el tiempo.
Últimos en entrar, primeros en salir ( UEPS )
El método UEPS supone que los últimos materiales recibidos son los primeros que
se utilizan. Por lo tanto, el inventario final refleja los precios de los primeros
materiales recibidos. Con el UEPS, el costo de los materiales usados refleja
exactamente los costos corrientes, la determinación del ingreso debe ser más
precisa porque los costos corrientes se enfrentan con el ingreso corriente. En
algunos caso, este método también se adhiere al concepto de flujos de materiales.
El costo de los materiales utilizados se calcula tomando primero la última compra y
luego retrocediendo. El inventario final de los materiales se calcula a partir del
inventario inicial de los materiales o de la primera compra y se trabaja hacia
delante.
El principal defecto del método de inventario periódico es que el costo de los
materiales usados no puede determinarse sin un conteo físico del inventario final
de materiales, el cual puede ser costoso y demandar
mucho tiempo.
Contabilización mediante el sistema de inventario perpetuo
En el sistema de inventario perpetuo, la compra se registra en una cuenta llamada
"inventario de materiales". Si existe un inventario inicial de materiales, también
debe registrarse como un débito en la cuenta de inventario de materiales. Cuando
se utilizan los materiales, la cuenta de inventario de materiales se acredita por el
costo de los materiales usados con un correspondiente débito e n la cuenta de
inventario de trabajo en proceso. El resultado final es que el costo de los
materiales usados se carga a producción en el momento en que se emplean los
materiales, y el saldo de la cuenta de inventario de materiales muestra el costo de
los materiales disponibles para usar.
5. Método identificación perpetuo
El costo de los materiales usados y el inventario final de materiales se calcula
multiplicando las unidades usadas o disponibles por el costo específico de cada
unidad o todavía disponible.
Costo promedio simple
En el método de inventario periódico, todos los costos de diferentes compras se
suman en conjunto al final de cada periodo. Esta suma se divide pro el número de
compras para determinar el costo promedio simple por unidad. Cuando se utiliza el
sistema de inventario perpetuo, este cálculo debe efectuarse después de cada
compra; esta técnica usualmente se conoce como "promedio móvil simple".
Costo promedio ponderado
El costo promedio ponderado se calcula después de cada compra dividiendo el
costo total de los materiales disponibles por el número total de unidades
disponibles.
Comparación de los métodos de inventario PEPS y UEPS
La mayor utilidad bruta se genera al calcular el inventario con el método PEPS, en
tanto que la menor utilidad bruta resulta cuando se emplea el método UEPS. El
método PEPS genera un inventario final de materiales más alto; el método UEPS
produce el inventario final de materiales más bajo. La diferencia entre la utilidad
bruta obtenida con el método Peps versus el Ueps sería exactamente igual a la
diferencia entre los dos inventario finales de materiales y el costo de los materiales
usados.
Costo o Mercado más bajo ( CMMB )
Esta regla establece que al inventario final de materiales debe asignarse el costo
histórico o el valor de mercado corriente, dependiendo de cuál sea más bajo. El
valor de mercado corriente se defíne como el costo de emplazo de un artículo o
cuánto le costaría hoy a la firma comprar un artículo de inventario.
6. Registro del costo de materiales en el libro diario
El sistema de inventario perpetuo se utiliza por la mayor parte de las empresas
manufactureras medianas y grandes; este sistema suministra mejor control y
mayor información que un sistema de inventario periódico.
Cuando los materiales se adquieren, se realiza un débito a la cuenta de inventario
de materiales. Cuando los materiales directos se emplean en producción , debe
hacerse un asiento para cargar el costo de los materiales al inventario de trabajo
en proceso. El costo de los materiales indirectos se debita al control de costos
indirectos de fabricación.
Los materiales directos se debitan al inventario de trabajo en proceso porque
representan un elemento importante del costo de un producto y los indirectos en
general representan cantidades insignificantes y / o no son directamente
atribuibles a un producto y en consecuencia se cargan al control de costos
indirectos de fabricación.
7. Mano de obra
Es el esfuerzo físico o mental que se emplea en la elaboración de un producto. El
costo de la mano de obra es el precio que se paga por emplear los recursos
humanos. La compensación que se paga a los empleados que trabajan con la
producción representa el costo de la mano de obra de fabricación. Esta puede
clasificarse en :
Mano de obra directa es la que se involucra de manera directa en la producción de
un artículo terminado, que fácilmente puede asociarse al producto y que
representa un costo de mano de obra importante en la producción de dicho
artículo. La mano de obra directa se considera un costo primo y a la vez un costo
de conversión. La mano de obra indirecta es el trabajo de fabricación que no se
asigna directamente a un producto; además no se considera relevante determinar
el costo de la mano de obra indirecta con relación a la producción. La mano de
obra indirecta es considerada entrelos costos indirectos de fabricación.
Costos incluidos en la mano de obra
El principal costo de la mano de obra son los jornales que se pagan a los
trabajadores de producción. Los jornales son los pagos que se hacen sobre una
base de horas, días o piezas trabajadas. Los sueldos son pagos fijos hechos
regularmente por servicios gerenciales o de oficina.
Contabilización de la mano de obra
La contabilización de la mano de obra por parte de un fabricante usualmente
comprende tres actividades: control de tiempo, cálculo de la nómina total y
asignación de los costo a la nómina.
Control de tiempo
Para tener un control exacto de esto la mayoría de las empresas utilizan dos
documentos llamados tarjeta de tiempo y la boleta de trabajo.
Una tarjeta de tiempo (tarjeta de reloj) la inserta el empleado varias veces cada
día: al llegar, al salir a almorzar, al tomar un descanso y cuando termina de
trabajar. Las boletas de trabajo las preparan diariamente los empleados para cada
orden. Las boletas de trabajo indican el número de horas trabajadas, una
descripción del trabajo realizado y la tasa salarial del empleado.
8. Calculo de la nómina total
La principal función del departamento de nómina es calcular la nómina total,
incluidas la cantidad bruta ganada y la cantidad neta por pagar a los empleados
después de las de las deducciones. El departamento de nómina distribuye la
nómina y lleva registros de los ingreso de los empleados, tasa salarial y
clasificación de empleo.
Asignación de los costos de nómina
Con las tarjetas de tiempo y las boletas de trabajo como guía, el departamento de
contabilidad de costos debe asignar los costos totales de la nómina. El costo total
de la nómina para cualquier periodo debe ser igual a la suma de los costos de la
mano de obra asignados a las órdenes de trabajo
individuales, departamentales o producción .
Registro de los costos de mano de obra en el Libro de Diario
Por lo general, las nóminas se preparan semanal, quincenal o mensualmente. Los
sueldos brutos para un individuo se determinan multiplicando las horas indicadas
en las tarjetas de tiempos por la tasa por hora, más cualquier bonificación o tiempo
extra. Los asientos del libro diario par registrar la nómina y los pasivos
relacionados por las cantidades retenidas se elaboran en cada periodo de la
nómina. Usualmente los gastos de nómina del empleador y las distribuciones del
costo de la nómina se registran en el libro diario al final del mes.
Problemas especiales relacionados con la contabilización de la mano de
obra
La contabilización de la mano de obra incluye problemas especiales que no se
presentan en la contabilización de los materiales como son los impuestos al
empleado, impuestos y costos por beneficios extraordinarios al empleador,
bonificación por horas nocturnas o dominicales, sobretiempo, tiempo ocioso,
salario mínimo garantizado y planes de incentivos.
9. Impuesto al empleado
A los empleadores se les exige por ley retener, dos ítemes: impuestos federales,
estatales y locales sobre el ingreso y los impuestos de seguridad social. Los
impuestos FICA ( federal insurance contributions act ) están diseñados para
ofrecer a los empleados alguna cantidad de ingreso a su retiro. Los empleadores
remiten al gobierno, sobre una base trimestral o con mayor frecuencia, los
impuestos sobre la renta de los empleados y los impuestos FICA retenidos, lo
mismo que la participación del patrono en los impuestos de nómina.
Impuestos al empleador y costos por beneficios sociales
A los empleadores se le exige en la actualidad igualar la contribución del
empleado para seguridad social (FICA) y además pagar los impuestos federales
por desempleo FUTA (federal unemployment tax act) y el seguro estatal por
desempleo, que aquí se denomina SUI. El impuesto FUTA / SUI se cargan sólo a
los empleadores hasta un límite máximo sobre las ganancias totales brutas de los
empleados sujetos a impuesto. El propósito del FUT / SUI es suministrar fondos
que puedan utilizarse para pagar los beneficios de desempleo a los empleados en
caso de terminación del trabajo.
En general, los empleados de la fábrica tienen derecho a que se les pague
vacaciones después de un periodo inicial de empleo. El tiempo de vacaciones se
basa en la duración del empleo. El pago de las vacaciones no debe cargarse al
trabajo en proceso cuando un empleado está en vacaciones. Un empleado
contribuye a la producción sólo cuando está en el trabajo. Para el pago de los días
festivos, la cantidad de la acumulación dependerá de las cláusulas del contrato de
mano de obra o de las políticas de personal de la compañía, la cantidad de
festivos pagados generalmente varía de 8 a 11 durante un año. La contabilización
del pago de festivos se maneja casi de la misma manera como el pago de
vacaciones.
Bonificaciones por horas nocturnas o dominicales
Esta bonificación por horas nocturnas o dominicales o diferencial por turno debe
cargarse al control de costos indirectos de fabricación, en vez de hacerlo al trabajo
en proceso, y distribuirla en todas las unidades producidas.
Bonificación por Sobretiempo ( tiempo extra )
La bonificación por sobretiempo representa las horas de tiempo extra multiplicadas
por la tarifa de bonificación. La tarifa de bonificación por tiempo extra por lo
general es alguna fracción de la tarifa regular. El tiempo extra comúnmente se
conoce como tiempo y medio porque la mayor parte de las horas de tiempo extra
trabajadas se pagan a la tarifa regular más una bonificación equivalente a la mitad
de la misma.
10. Tiempo ocioso
El tiempo ocioso se genera cuando los empleados no tienen trabajo por realizar,
pero se les paga por su tiempo. Por ejemplo, cuando se establece un nuevo
trabajo en la producción, es posible que algunos trabajadores temporalmente no
tengan nada que hacer. Si su ocio es normal para el proceso de producción y no
puede evitarse, el costo del tiempo ocioso podría cargarse al control de costos
indirectos de fabricación. Si el tiempo ocioso se debió a negligencia o ineficiencia,
éste podría cargarse a una cuenta de perdida.
Salario mínimo garantizado y planes de incentivos
Cuando los pagos a un empleado se basan sólo en la cantidad de unidades
producidas, se dice que se le pagará a una tarifa de trabajo a destajo. Muchos
empleadores pagarán un sueldo mínimo, pero los empleados pueden ganar más si
producen más.
Los planes de incentivos varían en forma y en aplicación. Dos planes comúnmente
usados son el Gnatt Plan, con una tarifa de bonificación se aplica sólo a la
cantidad total de piezas producidas por encima de la cantidad estándar de
unidades y el Taylor System, una tasa de bonificación se aplica a la cantidad total
de piezas producidas tan pronto se alcanza el estándar.
Antes de adoptar un plan de incentivos, la gerencia debe examinar los posibles
efectos negativos. Los planes de incentivos requieren mantenimiento de registros
adicionales, generando un incremento en los costos de oficina. Para que los
planes de incentivos se consideren exitosos, los incrementos en los costos totales
de la nómina deben compensarse por incrementos en la producción y en las
ventas.
Costos Indirectos de Fabricación
Estos costos hacen referencia al grupo de costos utilizados para acumular los
costos indirectos de manufactura ( se excluyen los gastos de venta, generales y
administrativos porque son costos no relacionados con la manufactura ). Los
siguientes son ejemplos de costos indirectos de fabricación:
1- Mano de obra indirecta y materiales indirectos
2- Calefacción , luz y energía para la fábrica
3- Arrendamiento del edificio de fábrica
4- Depreciación del edificio y de equipo de fábrica
5- Mantenimiento del edificio y del equipo de fábrica
6- Impuestos a la propiedad sobre el edificio de fábrica
Los costos indirectos de fabricación se dividen en tres categorías con base en su
comportamiento con respecto a la producción esto son:
Costos indirectos de fabricación variables.
El total de los costos indirectos de fabricación variables cambia en proporción
directa al nivel de producción. Se define como el intervalo de actividad dentro del
cual los costos fijos totales y los costos variables por unidad permanecen
constantes; es decir, cuanto más grande sea el conjunto de unidades producidas,
mayor será el total de costos indirectos de fabricación variables.
Costos indirectos de fabricación fijos
El total de los costos indirectos de fabricación fijo permanece constante dentro del
rango relevante, independientemente de los cambios en los niveles de producción
dentro de ese rango. Los impuestos a la propiedad, la depreciación y el
arrendamiento del edificio de fábrica son ejemplos de costos indirectos de
fabricación fijos.
Costos indirectos de fabricación mixtos
Estos costos no son totalmente fijos ni totalmente variables en su naturaleza.
Estos deben finalmente separarse de componentes fijos y variables para
propósitos de planeación y control. Los arrendamientos de camiones para la
fábrica y el servicio telefónico de fábrica y los salarios de los supervisores y de los
inspectores de fábrica son ejemplos de costos indirectos de fabricación mixtos.
Costos Real versus Costeo normal de Costos indirectos de
Fabricación
En un sistema de costos reales, los costos del producto sólo se registran cuando
éstos se incurren. Por lo general esta técnica se acepta para el registro de
materiales directos y de mano de obra directa. Los costos indirectos de
fabricación, debido a que son un elemento indirecto del costo del producto, no
pueden asociarse en forma fácil o conveniente a una medida que éstos se
incurren con una excepción: los costos indirectos de fabricación se aplican a la
producción con base en los insumos reales multiplicados por una tasa
predeterminada de aplicación de costo indirectos de fabricación.
Los dos factores claves para determinar la tasa de aplicación de los costos
indirectos de fabricación para un periodo son: nivel estimado de producción y los
costos indirectos de fabricación estimado Determinación de las tasas de aplicación
de los costos indirectos de fabricación
Las tasas de aplicación de los costos indirectos se fijan en dólares por unidad de
actividad estimada en alguna base. No hay reglas absolutas para determinar qué
base usar como la actividad del denominador.
Sin embargo, debe haber una relación directa entre la base y los costos indirectos
de fabricación. Además, el método utilizado para determinar la tasa de aplicación
de los costos indirectos de fabricación debe ser más sencillo y el menos costoso
de calcular y aplicar. Una vez estimados los costos indirectos de fabricación
totales escogida la base, debe estimarse el nivel de capacidad normal con el fin de
calcular la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación, cuya fórmula,
que es la misma independientemente de la base escogida.
Costos indirectos de fabricación estimados
Una vez que se determina el nivel de producción estimado, una compañía debe
desarrollar algunos procedimientos para obtener un estimativo satisfactorio de los
costos indirectos de fabricación. Por lo general se prepara un presupuesto de los
costos indirectos de fabricación estimado para el periodo siguiente.
Costos indirectos de fabricación aplicados
Después de determinar la tasa de aplicación de los costos indirectos de
fabricación, suelen aplicarse a la producción los costos indirectos de fabricación
estimados, según una base progresiva a medida que los artículos se fabrican, de
acuerdo con la base usada ( es decir, como un porcentaje de los costos de los
materiales directos o del costo de mano de obra directa o sobre la base de las
horas de mano de obra directa, horas - máquina o unidades producidas).
Costos indirectos de fabricación reales
Por lo general, se incurre diariamente en los costos indirectos de fabricación
reales y se registran en forma periódica en los libros mayor, general y auxiliares. El
uso de los libros auxiliares permite un mayor grado de control sobre los costos
indirectos de fabricación a medida que se pueden agrupar las cuentas
relacionadas.
Contabilización de los costos indirectos de fabricación reales
Los cargos de los costos indirectos de fabricación provienen de muchas fuentes,
como las siguientes:
1- Facturas. Cuentas recibidas de proveedores u organizaciones de servicios.
2- Comprobantes. Facturas pagadas.
3- Acumulaciones. Ajustes por cuentas como servicios acumulados por pagar.
4- Asientos de ajuste al final del año. Ajustes por cuentas como
depreciación y gastos de amortización.
Las compañías manufactureras comúnmente utilizan una hoja de costos indirectos
de fabricación departamentales para el análisis de los costos indirectos de
fabricación.
Registro de los costos indirectos de fabricación en el Libro Diario
Los asientos en el libro diario para registrar los costos indirectos de fabricación
mediante un sistema de costeo por órdenes de trabajo o mediante un sistema de
costeo por procesos son básicamente los mismos. La principal diferencia es que
con un sistema de costeo por órdenes de trabajo los costos indirectos de
fabricación aplicados se acumulan por órdenes de trabajo, y con el otro sistema
éstos se acumulan por departamento.
Documento aportado por: Amauris Rafael Germán Polanco

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Germán Polanco Amauris Rafael. (2001, junio 30). Gestión de materiales y su clasificación. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/gestion-de-materiales-y-su-clasificacion/
Germán Polanco, Amauris Rafael. "Gestión de materiales y su clasificación". GestioPolis. 30 junio 2001. Web. <http://www.gestiopolis.com/gestion-de-materiales-y-su-clasificacion/>.
Germán Polanco, Amauris Rafael. "Gestión de materiales y su clasificación". GestioPolis. junio 30, 2001. Consultado el 23 de Mayo de 2015. http://www.gestiopolis.com/gestion-de-materiales-y-su-clasificacion/.
Germán Polanco, Amauris Rafael. Gestión de materiales y su clasificación [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/gestion-de-materiales-y-su-clasificacion/> [Citado el 23 de Mayo de 2015].
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