Gestión de documentos según las normas ISO. Presentación

GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
Ing. Odalis García Payo
Ing. Julio C. Sánchez Valencia
INTRODUCCIÓN
La Gestión de Documentos potencia todas
las áreas de la organización para utilizar más
eficazmente la información basada en
documentos, a la vez que permite una mejor
localización y recuperación de los mismos.
Cuando hablamos de gestión documental
nos estamos refiriendo a la aplicación de la
tecnología y también de los procedimientos
que van a permitir la gestión y la unificación de
la información que es generada por la
organización
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 2
Beneficios de la gestión
documental:
Permite establecer un espacio que es
compartido entre la empresa y el cliente.
Incrementa considerablemente el valor
informativo de la empresa.
Evita que se dupliquen las tareas como
también los tiempos que se tarda en la
búsqueda de la información interna de la
organización.
También incrementa la calidad de servicio y
la productividad dentro de la empresa.
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 3
Gestión documental
En la definición más simple y más
auténtica del término, es un sistema
utilizado para gestionar
documentos, cualquiera sea el
formato en que se encuentren
sistematizados
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 4
Documento
Según el concepto de Michael Buckland:
Un contenedor de información, es decir,
aquello que hace posible organizar,
presentar y gestionar información
relativa a un hecho, una persona o una
temática determinada.
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 5
Documento
Según la NC-ISO 9000:2005, 3.7.2:
Es información (datos que poseen
significado) y su medio de soporte,
ejemplo Registro (3.7.6), especificación
(3.7.3), procedimiento documentado,
plano, informe, norma.
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 6
Documento
NOTA 1: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico,
fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.
NOTA 2: Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y
registros, se denominan "documentación".
NOTA 3: Algunos requisitos (3.1.2) (por ejemplo, el requisito de ser legible) están
relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos
diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por
revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable).
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 7
Antecedentes
Herramientas manuales básicas:
Libros de registro, las carpetas, archivadores,
cajas y estanterías en que se guardan los
documentos de papel (y más tarde los
audiovisuales y los documentos en soportes
magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex
que permiten hacer referencias cruzadas y una
larga lista de técnicas de recuperación de
información mediante sistemas de codificación
y clasificación
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 8
Antecedentes
En los años 60 del siglo XX
Se crean programas de bases de datos
conocidos como MARC (Machine Readable
Cataloguing) o Catalogación leíble por
computador.
Bases de datos, procesadores de textos y
otras aplicaciones ofimáticas, y archiveros
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 9
SISTEMAS DE GESTIÓN
EMPRESARIAL CON SOPORTE
DOCUMENTAL
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 10
Sistemas de Gestión Empresarial
a) Sistema de gestión de la calidad, conforme a lo establecido en la norma NC ISO
9001: 2008.
b) Sistema de gestión para la competencia de los laboratorios de calibración,
conforme a lo establecido en la norma NC ISO IEC 17025: 2005.
c) Sistema de gestión para la competencia de los órganos de inspección, conforme a
lo establecido en la norma NC ISO IEC 17020: 1999
d) Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, conforme a lo establecido
en la norma NC 18001: 2005.
e) Sistema de gestión integrado para la competencia del capital Humano, conforme a
lo establecido en la norma NC 3001: 2005
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 11
Sistemas de Gestión Empresarial
f) Sistema de gestión ambiental, conforme a lo establecido
en la norma NC ISO 14001: 2004.
g) Sistema control interno conforme a lo establecido en la
resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios.
h) Manual para la Dirección y Organización Técnica de la
Producto (en el MINBAS).
i) Perfeccionamiento Empresarial conforme a lo
establecido en
Decreto-Ley 252 del Consejo de Estado Sobre la continuidad
y fortalecimiento del Sistema de Dirección y Gestión
Empresarial Cubano.
Decreto-Ley 281 del Consejo de Ministro Reglamento para la
implantación y consolidación del Sistema de Dirección y
Gestión Empresarial Estatal
f) Sistema de gestión energético, conforme a lo establecido
en la norma NC ISO 50001: 2011
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 12
Normativa
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 13
Relación entre las normas respecto a la Documentación de los Sistemas
NC ISO 9001:2008 NC ISO 14001:2004 NC 18001: 2004
4.2 Requisitos de la
Documentación 4.4.4 Documentación del
SGA 4.4.4 Documentación del
SST
4.2.1 Generalidades 4.4.5 Control de
Documentos 4.4.5 Control de
Documentos
4.2.2 Manual de la Calidad
4.2.3 Control de
Documentos
4.2.4 Control de los
Registros
Reglas para la Elaboración
Primera regla: Realismo
Segunda regla: Evitar el exceso de detalle
Tercera regla: Usar gráficos y diagramas de flujo
Cuarta regla: Usar referencias a otros documentos
Quinta regla: Utilizar modelos cuando sea apropiado
Sexta regla: Aprovechar la documentación ya existente
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 14
NC ISO 9001: 2008
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 15
4
FORMULARIOS
Y REGISTROS
FORMULARIOS EN BLANCO
FORMULARIOS CON
INFORMACIÓN (REGISTROS)
POLÍTICA DE CALIDAD
IMPLEMENTACIÓN DE LAS
POLÍTICAS (FUNCIONES
OPERATIVAS)
APLICACIÓN DE LAS
FUNCIONES OPERATIVAS
TRIANGULO DE DOCUMENTACIÓN EN UN SISTEMA DE CALIDAD BASADO EN NORMAS ISO 9000
DOCUMENTACIÓN
REVISABLE
1
MANUAL
2
PROCEDIMIENTOS
3
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
NC ISO 9001: 2008
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 16
4.2.1 Generalidades
EXTENSIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN “
Tamaño de la organización
Tipo de actividades
Complejidad de los procesos
Interacción de los procesos
Competencia del personal
Errores Frecuentes
1.Subestimar la importancia del compromiso de la
alta dirección
2.El manual interminable
3.Asignar equivocadamente la responsabilidad del
proyecto
4.Permitir que la participación degenere en el caos
5.Copiar impunemente lo que han hecho otras
empresas
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 17
Errores Frecuentes
6.La verborrea inútil
7.Sucumbir ante la "calidad - ficción"
8.Exagerar el volumen de la
documentación
9.Los circuitos de aprobación y
distribución
10.Dejar toda la tarea en manos de un
asesor
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 18
ETAPAS DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
Documentación
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 19
Etapas identificadas
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 20
1. Determinación de las necesidades
de documentación
Objetivo: Determinar los tipos de documentos que deben existir en la organización para
garantizar que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones
controladas.
Tareas: 1. Estudiar las Normas que rigen los Sistemas de Gestión aplicados en la
organización.
2. Estudiar regulaciones específicas del sector.
3. Determinar los tipos de documentos que deben existir
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 21
Tipos de documentos
Así tenemos que usualmente las organizaciones tendrán que contar con:
Carpeta Legal
Manuales de Procedimientos
Procedimientos generales y específicos
Plan de Prevención
Expediente de Acciones de Control
Registros
Además podrán existir otros documentos como:
Planes de inspección y ensayo.
Expedientes maestros de los productos
Informes
Planos
Dibujos, esquemas
Etiquetas
Certificados
Prospectos
Reglamentos
Facturas
Tarjetas de almacenamiento
Modelos
Instrucciones
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 22
2. Diagnóstico de la situación de la
documentación
Objetivo: Conocer la situación de la documentación en la organización comparando lo
que existe con las necesidades determinadas en la etapa anterior
Tareas: 1. Elaborar la guía para el diagnóstico
2. Ejecutar el diagnóstico
3. Elaborar y presentar el informe de diagnóstico
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 23
3. Diseño del sistema documental
Objetivo: Establecer todos los elementos generales necesarios para la elaboración del
Sistema Documental.
Tareas: 1. Definir la jerarquía de la documentación.
2. Definir autoridad y responsabilidad para la elaboración de la documentación a cada
nivel.
3. Definir estructura y formato del Manual.
4. Determinar los procesos de la documentación.
5. Establecer el flujo de la documentación.
6. Confeccionar el Plan de elaboración de doc.
7. Planificar la capacitación del personal implicado
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 24
Determinar los procesos de la
documentación
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 25
Gestión de la documentación técnica
Utilización de la documentación
Planificación de la elaboración
Entradas: información sobre la necesidad de documentación y la posibilidad real de
satisfacer esta necesidad.
Salidas: Plan de elaboración de documentos
Procesos unitarios:
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 26
Determinación
de las
necesidades de
documentación
Asignación de
responsabilidades
y recursos
Determinación
de prioridades
Elaboración
y aprobación
del Plan
Elaboración
Entradas: Plan de elaboración de documentos
Salidas: Proyecto de documento
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 27
Búsqueda de
información
actualizada
Confección del
draff del
documento
Revisión y
corrección por
el elaborador
Revisión
Entradas: Proyecto de documento
Salidas: Proyecto de documento corregido y listo para aprobar
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 28
Recepción del
draff por la
persona
designada
Revisión e
información de los
resultados al
elaborador
Acuerdo entre
el elaborador y
el que revisa
Corrección
del draff de
documento
Aprobación
Entradas: Proyecto de documento revisado
Salidas: Documento aprobado
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 29
Revisión del
draff por la
persona
designada
Revisión final y
comunicación de
los resultados al
elaborador
Identificación
Entradas: Documento aprobado.
Salidas: Documento identificado con un código.
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 30
Recepción del
documento
Asignación del
código
Registro del
código
asignado
Reproducción
Entradas: Documento aprobado e identificado.
Salidas: Documento reproducido en el número de copias necesarias.
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 31
Recepción del
documento
Determinación del
número de copias
necesarias
Reproducción
del documento
Colocación
de las firmas
y cuños
pertinentes
Registro de
reproducción
Distribución
Entradas: Documento a distribuir.
Salidas: Documento distribuido en las áreas.
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 32
Recepción del
documento
Entrega del
documento a las
personas
autorizadas
Registro de
entrega
Archivo
Entradas: Documento a archivar.
Salidas: Documento archivado.
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 33
Recepción del
documento
Colocación en el
archivo
Actualización
del índice de
archivo
Comprobación
Entradas: Documento vigente.
Salidas: Documento comprobado.
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 34
Revisión del
documento
vigente
Comprobación de
la adecuación del
documento
Decisión sobre
modificar, derogar o
mantener vigente
Modificación
Entradas: Documento vigente.
Salidas: Documento modificado.
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 35
Recepción de
la solicitud de
modificación
Aprobación de la
solicitud por
personal
competente
Ejecución de la
modificación
Derogación
Entradas: Documento obsoleto.
Salidas: Documento derogado y/o destruido.
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 36
Recepción del
documento
obsoleto
Archivo de una
copia en archivo
histórico
Destrucción
del documento
derogado
Actualización
del registro
de Control de
Documentos
Consulta
Entradas: Solicitud de consulta.
Salidas: Documento devuelto al archivo.
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 37
Solicitud de
consulta
Aprobación
de la solicitud
Recuperación
del documento Consulta Devolución
Liberación (para los registros)
Entradas: Registros llenos.
Salidas: Registros revisados.
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 38
Recepción del
registro lleno
Comprobación de
los datos y
revisión
Solución de los
problemas
detectados
Emisión de
notificación
de liberación
4. Elaboración de la
documentación.
Objetivo: Elaborar, revisar y aprobar todos los documentos a cada nivel.
Tareas:
1. Capacitar al personal implicado.
2. Elaborar los procedimientos generales.
3. Elaborar Manuales
4. Elaborar otros documento según Plan.
5. Revisar y aprobar todos los documentos
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 39
Implantación del Sistema Documental
Objetivo: Poner en práctica lo establecido en los documentos elaborados.
Tareas:
1. Definir el cronograma de implantación.
2. Distribuir la documentación a todos los implicados
3. Determinar las necesidades de capacitación y actualizar el plan de
capacitación
4. Poner en práctica lo establecido en los documentos.
5. Recopilar evidencia documentada de lo anterior
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 40
Mantenimiento y mejora
Objetivo: Mantener la adecuación del sistema a las necesidades de la organización a
través de la mejora continua.
Tareas:
1. Realizar auditorías internas para identificar oportunidades de mejora.
2. Implementar acciones correctivas y preventivas tendientes a eliminar no
conformidades en la documentación.
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 41
Estructura de los Procedimientos
Generales según NC ISO 10013
Partes Carácter Contenido
Objetivo Obligatorio Definirá el objetivo del procedimiento
Alcance Obligatorio Especificará el alcance de la aplicación del procedimiento
Responsabilidades Obligatorio Designará a los responsables de ejecutar y supervisar el
cumplimiento del procedimiento
Términos y definiciones Opcional Aclarará de ser necesario el uso de términos o definiciones no
comunes aplicables al procedimiento.
Procedimiento Obligatorio Describirá en orden cronológico el conjunto de operaciones
necesarias para ejecutar el procedimiento.
Requisitos de documentación Obligatorio Relacionará todos los registros que deben ser completados durante la
ejecución del procedimiento.
Referencias Obligatorio Referirá todos aquellos documentos que hayan sido consultados o se
mencionen en el procedimiento
Anexos Opcional Incluirá el formato de los registros, planos, tablas o algún otro
material que facilite la comprensión del procedimiento.
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 42

Compártelo con tu mundo

Escrito por:

Cita esta página
García Payo Odalis. (2012, mayo 2). Gestión de documentos según las normas ISO. Presentación. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/gestion-de-documentos-segun-normas-iso-presentacion/
García Payo, Odalis. "Gestión de documentos según las normas ISO. Presentación". GestioPolis. 2 mayo 2012. Web. <http://www.gestiopolis.com/gestion-de-documentos-segun-normas-iso-presentacion/>.
García Payo, Odalis. "Gestión de documentos según las normas ISO. Presentación". GestioPolis. mayo 2, 2012. Consultado el 31 de Julio de 2015. http://www.gestiopolis.com/gestion-de-documentos-segun-normas-iso-presentacion/.
García Payo, Odalis. Gestión de documentos según las normas ISO. Presentación [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/gestion-de-documentos-segun-normas-iso-presentacion/> [Citado el 31 de Julio de 2015].
Copiar
Imagen del encabezado cortesía de jjay69 en Flickr