Gestión de compras

Gestión de compras
Contenido
UNIDAD 1. APROVISIONAMIENTO Y COMPRAS ...................................................................... 2
EL FLUJO DE LOS MATERIALES ........................................................................................... 2
QUE TAREAS SON NECESARIAS PARA ORGANIZAR UN SERVICIO DE
APROVISIONAMIENTO ........................................................................................................... 3
DEFINICIÓN DEL CONCEPTO DE APROVISIONAMIENTO .................................................. 4
QUE SE APROVISIONA EN LA EMPRESA ............................................................................ 4
QUE OBJETIVOS PERSIGUE LA FUNCIÓN APROVISIONAMIENTO. ................................. 5
QUE PUNTOS IMPORTANTES CONSIDERA LA FUNCIÓN APROVISIONAMIENTO .......... 5
COMO DETERMINA LAS NECESIDADES DE LA EMPRESA UN ENCARGADO DE
ABASTECIMIENTO .................................................................................................................. 6
COMO COORDINA EL ENCARGADO DE ABASTECIMIENTO CON OTROS NIVELES DE
LA EMPRESA ........................................................................................................................... 6
LA FUNCIÓN COMPRAS ......................................................................................................... 7
FUNCIONES QUE CUMPLEN LAS COMPRAS ...................................................................... 7
COMPLEJIDAD DE LA GESTION COMPRAS: FACTORES ................................................... 9
IMPACTO QUE TIENE LA GESTION DE COMPRAS EN EL CUMPLIMIENTO DE LOS
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA DE MATERIALES .............................. 10
PRINCIPAL OBJETIVO BUSCADO EN LA GESTION DE COMPRAS ................................. 10
OBJETIVOS ESPECIFICOS DE LA GESTION COMPRAS................................................... 11
RESPONSABILIDADES BASICAS DE LA GESTION COMPRAS ........................................ 11
ACTIVIDADES DEL GESTOR DE COMPRAS ...................................................................... 12
FORMAS DE COMPRAR ....................................................................................................... 12
ETAPAS DE LA DECISIÓN DE COMPRA ............................................................................. 14
TÉCNICAS DE COMPRA ....................................................................................................... 15
UNIDAD 2. INTEGRACION DEL AREA DE COMPRAS EN LA ADMINISTRACION LOGISTICA
DE MATERIALES - LA COMPRA JIT - NIVEL DE CENTRALIZACION DE LAS COMPRAS .... 16
NUEVAS TENDENCIAS DE LA POLÍTICA DE COMPRAS ................................................... 16
INTEGRACION DEL ÁREA DE COMPRAS EN EL PROCESO GLOBAL DE LA
ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA DE MATERIALES ............................................................... 17
RELACIONES CON EL PROVEEDOR .................................................................................. 19
LAS COMPRAS JIT ................................................................................................................ 20
CARACTERÍSTICAS DE LAS COMPRAS JIT ....................................................................... 20
METAS DE LAS COMPRAS JIT ............................................................................................. 21
PREOCUPACIONES DEL PROVEEDOR ACERCA DEL JIT ................................................ 23
NIVEL DE CENTRALIZACION DE LAS COMPRAS .............................................................. 24
UNIDAD 3. EL CICLO DE COMPRAS ........................................................................................ 30
EMISIÓN Y RECIBIMIENTO DE LAS REQUISICIONES DE COMPRAS. ............................ 30
ANÁLISIS DE LAS REQUISICIONES DE COMPRAS ........................................................... 32
Análisis del valor ..................................................................................................................... 34
Ingeniería del valor.................................................................................................................. 34
Ejemplos Típicos ..................................................................................................................... 34
SELECCIÓN DE PROVEEDORES ........................................................................................ 35
COLOCACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA ....................................................................... 37
ACOMPAÑAMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA ............................................................. 39
RECIBIMIENTO DE LOS MATERIALES, INSUMOS O SUB-CONTRATOS OBJETO DE LA
ORDEN DE COMPRA ............................................................................................................ 40
UNIDAD 4. EL LOTE ECONOMICO DE COMPRAS ................................................................. 42
EL COSTO DE LAS FUNCIONES COMPRAS Y ALMACENAMIENTO ................................ 42
EL LOTE ECONÓMICO DE COMPRAS. ............................................................................... 43
LA RENTABILIDAD DE UN SERVICIO DE APROVISIONAMIENTOS ................................. 43
Determinación de la cadencia de aprovisionamiento y del Lote económico de Compra ....... 45
Descripción
Este modulo comprende en su primera sesión un estudio de lo que es el servicio de
aprovisionamiento y la función compras. En la segunda sesión se revisa la forma como
se integra el area de compras en la administracion logistica de materiales, como son
las politicas actuales de compras y las relaciones con los proveedores, la compra JIT y
el nivel de centralizacion de las compras En la tercera sesión se lleva a cabo una
revisión del proceso de compras, el mismo es acompañado de una visión estratégica a
seguir en este proceso, las formas como llevar a cabo negociaciones en el proceso de
compra, la forma como evaluar y homologar a los proveedores, el seguimiento de las
compras y los pedidos, la recepción, etc. para finalizar en la última sesión estudiando
la forma de calcular un lote económico de compra
Objetivos
o Brindar al participante conocimientos prácticos que le permitan gestionar en forma
eficiente las compras que se realizan en su organización y el tratar
adecuadamente a los proveedores en función de las necesidades de las
operaciones o los objetivos comerciales propuestos.
o Comprender la importancia de la gestión de compras en el diseño del flujo físico
de materiales en la empresa
o Conocer técnicas de mejoramiento del proceso de compras, considerando su
aplicación en la optimización de la función, mediante el análisis de técnicas de
planificación, pronóstico de la demanda, modelos de aprovisionamiento y
contratos de suministros aplicados a materias primas, insumos y productos
terminados
Metodología
Clase expositiva (Aprendizaje Significativo por Recepcion), debate.
UNIDAD 1. APROVISIONAMIENTO Y COMPRAS
o El Flujo de los materiales
APROVISIONAMIENTO
o Que tareas son necesarias para organizar un servicio de aprovisionamiento
o Calculo de necesidades
o Compras
o Almacenamiento
o Definición del concepto de aprovisionamiento
o Que se aprovisiona en la empresa
o Que objetivos persigue la función aprovisionamiento.
o Que puntos importantes considera la función aprovisionamiento
o Como determina las necesidades de la empresa un encargado de
abastecimiento
o Como coordina el encargado de abastecimiento con otros niveles de la
empresa
COMPRAS
o Funciones que cumplen las compras
o Complejidad de la Gestión de Compras; Factores
o Impacto que tiene la Gestión de Compras en el cumplimiento de los objetivos
de la Administración Logística de Materiales.
o Principal objetivo buscado en la Gestión de Compras
o Objetivos específicos de la Gestión de Compras
o Responsabilidades básicas de la Gestión de Compras
o Actividades del Gestor de Compras.
o Formas de comprar.
o Etapas de la decisión de compra.
o Técnica de compras.
EL FLUJO DE LOS MATERIALES
La siguiente figura representa esquemáticamente el flujo de los materiales en el
proceso de operaciones.
Compras
Lanzamiento
Suministro
Previsión demanda
Pedidos
ENTRADA
Materias
Primas
Proceso de Fabricación
Productos
Terminados
Clientes
Productos en
Proceso
Rechazos,
desperdicios,
mermas, etc.
Gestión Aprovisionamiento
Gestión Fabricación
Gestión Clientes
Como puede apreciarse, existen 3 niveles de gestión de los materiales bien
diferenciados que son:
a) Gestión aprovisionamiento (materias primas y piezas del exterior).
b) Gestión fabricación (materiales en curso de fabricación y stocks intermedios).
c) Gestión servicio a clientes (productos terminados)
Estos conceptos están relacionados entre sí de la siguiente forma:
En función de la demanda prevista hay que establecer un sistema de
aprovisionamiento de materias primas, que permita realizar los lanzamientos a
fabricación que garanticen un suministro regular a los clientes, de tal manera que el
inventario total de materiales en los almacenes y en curso de fabricación sea mínimo,
incluidos los stocks intermedios que las fases de producción exijan.
QUE TAREAS SON NECESARIAS PARA ORGANIZAR UN SERVICIO DE
APROVISIONAMIENTO
Es importante no confundir los términos aprovisionar y comprar; hay que distinguir que
la función de aprovisionamiento tiene un carácter más amplio dentro del que se
encuentra el concepto de compra.
Para organizar un servicio de aprovisionamiento hay que considerar las siguientes
tareas:
a) Calculo de necesidades
b) Compra
c) Almacenamiento
CALCULO DE NECESIDADES
Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el
funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período
de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto
Lo que se requiere para el funcionamiento se calcula de la siguiente manera:
1. La Empresa proyecta o estima las ventas para el periodo (generalmente un año,
aunque dependiendo el caso puede ser semestral, mensual, etc.). Es decir dentro
de esta actividad se debe considerar al factor tiempo
2. En función de las ventas proyectadas se calcula las necesidades de
abastecimiento de Materias primas e insumos, Materiales indirectos, Repuestos,
Productos terminados y Otros de servicio general que permitan alcanzar la
proyección de ventas estimada. El cálculo de las necesidades se materializa con
los pedidos o la requisición
3. Hay que tener en cuenta que las necesidades de abastecimiento para una
empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad,
necesidades iniciales y necesidades para proyecto.
COMPRA
Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las
cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a
destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente
ALMACENAMIENTO
Este implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos los artículos del
almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se producen
o reciben hasta que se necesitan o entregan
Los principales aspectos de esta actividad son:
o Control de la exactitud de sus existencias
o Mantenimiento de la seguridad
o Conservación de los materiales
o Reposición oportuna
DEFINICIÓN DEL CONCEPTO DE APROVISIONAMIENTO
El aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a una empresa
de todo el material necesario para su funcionamiento.
o Aprovisionamiento es la acción y efecto de aprovisionar
o Aprovisionar es abastecer
o Significa de proveer de cosas necesarias
QUE SE APROVISIONA EN LA EMPRESA
Lo que se aprovisiona en la empresa depende si esta es:
o Empresa comercial
o Empresa Industrial
o Empresa de servicios
En la empresa comercial
En la empresa industrial
En la empresa de servicios
o Productos terminados
o Otros de servicio general
o Materias primas e insumos
o Materiales indirectos
o Repuestos
o Productos terminados
o Otros de servicio general
o Materias primas e insumos
o Materiales indirectos
o Repuestos
o Productos terminados
o Otros de servicio general
QUE OBJETIVOS PERSIGUE LA FUNCIÓN APROVISIONAMIENTO.
Los objetivos que persigue la función aprovisionamiento son:
a) Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios
para el funcionamiento de la organización
b) Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel
mínimo
c) Mantener unas normas de calidad adecuadas
d) Buscar y mantener proveedores competentes
e) Normalizar los elementos que se adquieren
f) Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible
g) Mantener la posición competitiva de la organización
h) Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos
administrativos sean los mas bajos posibles
QUE PUNTOS IMPORTANTES CONSIDERA LA FUNCIÓN
APROVISIONAMIENTO
La función aprovisionamiento considera los siguientes puntos importantes:
o Las previsiones en un plan general
o Los plazos en los casos particulares
Las previsiones en un plan general
En la mayor parte de las organizaciones los aprovisionamientos consumen
aproximadamente entre el 20% y 50% de los ingresos totales de la compañía en
mercadería y servicios
Cuando una organización gasta cantidades tan grandes de sus ingresos en una sola
área es importante que se reciba una buena compensación por los fondos
comprometidos
Por ejemplo este podría ser el caso en una empresa tipo:
El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las compras, actúa como
un poderoso estímulo para racionalizar el abastecimiento
%
Ingreso por ventas
100
( - ) Costo de la mano de obra directa
(10)
( - ) Costo de los materiales directos
(40)
( = ) Margen de Contribución
50
( - ) Costos y gastos fijos
(20)
( = ) Resultado antes de impuestos
30
COMO DETERMINA LAS NECESIDADES DE LA EMPRESA UN
ENCARGADO DE ABASTECIMIENTO
La labor del Encargado de aprovisionamiento debe orientarse a buscar la máxima
utilización y conservación de los abastecimientos.
Estos se obtienen mediante el entrenamiento y la aplicación continua de una serie de
normas hasta la conservación, el mantenimiento, la recuperación y la correcta
distribución de todos los artículos utilizados por la empresa
En lo que se refiere al cálculo de necesidades el encargado de abastecimiento debe
considerar la política de la empresa para definir sobre los siguientes puntos
a) Emplear en la producción materiales extranjeros o nacionales
b) Tener o no almacenada la materia prima a emplearse o los artículos que se
produzcan
c) Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado o crédito
También debe considerar:
a) La capacidad económica o financiera de la empresa (Para determinar mayores
o menores niveles de abastecimiento, de consumo o reserva)
b) La capacidad instalada de la empresa y el nivel de utilización de la misma
c) La mano de obra disponible
d) El nivel de las instalaciones
COMO COORDINA EL ENCARGADO DE ABASTECIMIENTO CON OTROS
NIVELES DE LA EMPRESA
Para determinar las necesidades, el gerente de abastecimiento debe coordinar con
diferentes niveles, debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras
dependencias de la empresa
Para este efecto el encargado de abastecimiento coordina principalmente con:
a) El Gerente de Producción
b) El Gerente de Logística
c) El Jefe de Compras
d) El Gerente de Comercialización
e) Contabilidad
o Con el Gerente de Producción para determinar:
a) Los productos que se van a requerir para las operaciones de producción en el
volumen previsto
b) La periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder
determinar cuándo colocar los pedidos
c) La calidad y el tipo de cada artículo o material a adquirirse
o Con el Gerente de Logística para determinar:
a) Cantidad de artículos que se encuentran con mucho stock
b) Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artículo
c) Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos
d) Equipo y material necesario para el mantenimiento
e) Nuevo equipo y material para operar en los almacenes
o Con el Jefe de Compras para definir:
a) Forma de mantener la continuidad de abastecimiento
b) La calidad adecuada de los artículos a adquirirse
c) Localización de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros
o Con el Gerente de Comercialización para
a) Proporcionar datos sobre planificación de los artículos terminados
b) Fechas necesarias de cada uno de ellos
o Con la persona encargada de contabilidad con el propósito de conocer
a) Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de la
empresa.
b) La conciliación que se efectúa en los inventarios
c) Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios
LA FUNCIÓN COMPRAS
Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las
cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a
destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente. Es decir, la
función de compra “tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa
necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de
tiempo, calidad y precio.”
La compra ha dejado de ser una actividad más para convertirse en un elemento
estratégico de la organización. La práctica de la estrategia de compra es asegurar que
la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y
servicios, al mejor valor total.
FUNCIONES QUE CUMPLEN LAS COMPRAS
La función de compras ha ido evolucionando desde las aportaciones tradicionales de
obtener los mejores precios, calidad exigida, servicio necesario, etc., a funciones más
avanzadas tales como la innovación y prospección de nuevos mercados,
subcontratación de técnicas irrealizables por la empresa, participación en el desarrollo
de productos, tareas que exigen cada vez más una mayor tecnificación de los
compradores.
Hoy se puede resumir las funciones que cumplen las compras en las siguientes:
a) Función adquisición
b) Función apoyo a las operaciones
Función adquisición
La primera función se refiere a la adquisición por parte de la empresa de
a) Materias Primas e Insumos.
b) Materiales Indirectos
c) Repuestos, Maquinarias, equipos, herramientas, mobiliario, etc
d) Útiles de Oficina
e) Otros necesarios a la operación de la empresa
Función apoyo a las operaciones
La segunda función es la de prestar apoyo a las operaciones de la empresa. En ese
sentido, actúa en los mites de la organización con su ambiente, y procura manipular
ese ambiente, a fin de adquirir y controlar las fuentes de aprovisionamiento necesarias
al mantenimiento del proceso de operaciones.
Esto funciona de la siguiente manera:
o Una empresa típica obtiene de sus proveedores materiales, componentes y
productos que están destinados a revenderse
o Los materiales o materias primas e insumos son transportados físicamente
por una instalación industrial, y se les va agregando valor conforme son
transformados.
o Luego son transportados a través de una red de distribución física para
agregarles valor en tiempo
El siguiente gráfico contiene dos flujos
Flujo de materiales con valor agregado
Empresa Industrial
Proveedores
Compras
Manufactura
Distribución
Física
Clientes
Flujo de información sobre requerimientos
o Un flujo va de los proveedores a los clientes, y refleja el valor agregado.
o Otro flujo va de los clientes a los proveedores, y es un flujo de información
COMPLEJIDAD DE LA GESTION COMPRAS: FACTORES
Llevar a cabo las compras cada vez se hace más complejo, debido a la naturaleza y
diversidad de los productos o servicios objetos de adquisición, sin dejar de tener en
cuenta el dinamismo del entorno económico, los cambios tecnológicos y las crecientes
exigencias de calidad.
La complejidad de la gestión de compras depende, entre otros, de los siguientes
factores:
a. Volumen de compras y pedidos anuales
b. Entorno en el que se desarrolla la función.
o Entorno industrial
o Entorno de servicios
Entorno industrial
En este entorno de búsqueda de materias primas y componentes, cuya calidad y
precio hay que concertar de antemano para no encarecer el proceso de fabricación,
teniendo que seleccionar en todo caso los fabricantes idóneos de estos productos en
términos de flexibilidad, calidad, fiabilidad y precio; la función de compras es
generalmente manejada por un agente de compras quien posee la autoridad legal para
ejecutar contratos en nombre de la empresa. En una empresa grande, el agente de
compras puede también tener personal que incluye compradores y despachadores.
A su vez, dentro de un entorno fabril, no es lo mismo fabricar para stocks de pedidos
repetitivos que fabricar sobre pedido o desarrollo de productos referidos a
especificaciones de ingeniería, en los cuales tanto lo productos requeridos como los
suministradores están cambiando constantemente.
En las empresas manufactureras, la función de compras esrespaldada por planos
de ingeniería y especificaciones, documentos de control de calidad y actividades de
pruebas, que evalúan los artículos comprados.
Entornos de servicios.
En estos entornos de adquisición de productos terminados y homologados por el
mercado, el papel de las compras es menos importante. Sin embargo, en otros
servicios como el transporte y restaurantes, la función de compras es crítica.
En el segmento servicios mayoristas o detallistas, las compras se realizan a través de
un comprador que es responsable de la venta y de los márgenes de beneficio de la
mercadería comprada. Los compradores, normalmente, deben confiar en el
comportamiento histórico del proveedor o en las clasificaciones estándares.
Una empresa que decide comprar un producto en lugar de hacerlo, debe gestionar una
función de compras. La gestión de compras tiene en cuenta numerosos factores, tales
como los costos de inventario y de transporte, la disponibilidad de suministro, la
eficacia en las entregas y la calidad de los proveedores.
IMPACTO QUE TIENE LA GESTION DE COMPRAS EN EL CUMPLIMIENTO
DE LOS OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA DE
MATERIALES
La Gestión de Compras tiene impacto en el cumplimiento de los objetivos de la
administración logística de materiales al:
a) Mejorar la calidad de los productos
b) Minimizar el costo total de las compras
c) Reducir inventarios
Así ejerce influencia en las utilidades globales
Sabemos que en el beneficio total de la empresa influyen entre otros conceptos los
siguientes
a) El comprar a precios bajos.
b) El producir con bajos costos de transformación
c) El vender con elevados márgenes
De ahí la importancia de la Gestión de Compras, que debe contribuir a los resultados
finales de la empresa, obteniendo los precios de los materiales más reducidos
posibles, que permitan mantener las exigencias de cantidad, calidad y plazo
PRINCIPAL OBJETIVO BUSCADO EN LA GESTION DE COMPRAS
Uno de los principales objetivos buscados es:
o Lograr costos totales mínimos en las operaciones y en las adquisiciones
El concepto de costo total se ha estudiado por años, los ejecutivos de logística saben
muy bien que, en determinadas situaciones, es preferible pagar altos precios en el
transporte y equilibrar el aumento en costos con ahorros en otras áreas de la
operación.
o Los ejecutivos en manufactura entienden el análisis del costo total de los
intercambios y así lo entienden también los profesionales de compras
En los últimos años se ha hecho más obvio que efectuando interfaces e
interrelacionando todas las partes del proceso de administración logística de
materiales se pueden lograr intercambios de costos más grandes que si se buscan
reducciones dentro de cada área de operación
o Las concesiones o intercambios que se acuerdan entre las áreas de
manufactura, distribución física y compras, si se equilibran apropiadamente,
dan mejores resultados que cuando se intentan soluciones dentro de cada
área
OBJETIVOS ESPECIFICOS DE LA GESTION COMPRAS
Para cumplir sus objetivos, la función de compras consta también de actividades
netamente diferenciadas que podríamos resumir como:
o Estudio de fuentes de suministro (Análisis del mercado), para:
Mantener la continuidad del abastecimiento
Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y
materiales
o Selección de proveedores.
o Control de las especificaciones de calidad requeridas, incluyendo empaquetado,
presentación, etc (gestión de la calidad de la compra )Estas especificaciones suelen
estar dictaminadas o bien por un departamento técnico (entorno industrial) o bien
por el departamento de marketing (entorno comercial)
o La gestión de precios, para conseguir compras lo más económicas posibles, implica
el pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada
o La gestión de plazos y condiciones de entregas, para conseguir máxima fiabilidad,
flexibilidad y reducción de los tiempos de entrega.
o El seguimiento y control de todas las operaciones realizadas en todos los acuerdos
y condiciones establecidos por el proveedor.
o La venta de los productos sobrantes y obsoletos, para evitar pérdidas económicas.
o Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios
para la empresa;- Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando
calidad adecuada
o Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación
o Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la
permanente capacitación del personal; y, mantener informado al gerente de
logística o gerente general acerca de la marcha del departamento
RESPONSABILIDADES BASICAS DE LA GESTION COMPRAS
Las responsabilidades básicas de la gestión de compras son:
o Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta los programas.
o Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad requeridas.
o Obtener los productos necesarios al costo total más bajo posible, dentro de las
condiciones y plazos de entrega requeridos.
o Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, así como de las coyunturas o
las tendencias que sean del interés de la organización.
ACTIVIDADES DEL GESTOR DE COMPRAS
Para cumplir sus responsabilidades el gestor de compras debe realizar las siguientes
actividades:
a) Búsqueda y evaluación de proveedores: Constituye una de las actividades más
importantes de la función de compras, tendente a tener una calificación de los
proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a nuestra empresa, lo
que constituye un punto de partida para las futuras relaciones comerciales con
ellos.
b) Mantenimiento de un archivo actualizado de productos , con sus características
técnicas , códigos de identificación , suministradores , precios y condiciones de
entrega y pago
c) Negociación permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de entrega,
en función de las previsiones de compra y calificación del proveedor.
d) Previsión de compras, en su aspecto tanto técnico como económico y financiero.
e) Planificación de pedidos por artículo y proveedor, determinando los volúmenes
de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.
f) Preparación de órdenes de compras, lanzamiento de pedidos y seguimiento de
los mismos hasta su recepción y control de la calidad, en el caso que lo requiera.
g) Solventar discrepancias en la recepción del producto.
h) Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad
FORMAS DE COMPRAR
En cualquier empresa, no todas las compras se llevan a cabo siguiendo idénticos
procesos.
Son factores determinantes de la forma de realizar la adquisición de bienes:
a. La actividad habitual desarrollada por la empresa,
b. La importancia de la empresa dentro del contexto del mercado (poder de compra)
c. El tipo de artículo a adquirir,
d. La significatividad de la compra,
e. La situación geográfica del proveedor,
f. Las características del vendedor, etc.
Se puede considerar que, se podrá actuar más coherentemente, si se tienen definidas
de forma independiente:
1. Las compras normales
2. La adquisición de elementos denominados menores
3. Los bienes importados
4. Las incorporaciones de bienes del activo fijo
No obstante, es razonable pensar que se debe efectuar en ciertos casos, por ejemplo,
la adquisición de un elemento que se puede encasillar dentro de lo que se denomina
compra normal, pero que se toman pautas particulares de algunas de la tres restantes
formas de comprar mencionadas. (Klein, Miguel J. 1994)
Compras normales
Se ubican dentro de esta forma de comprar, las materia primas a incorporase en un
proceso productivo y en otros bienes o elementos representativos de una erogación de
carácter general identificada con el área de producción, comercialización o
administración.
Habitualmente, se trata de elementos sobre los cuales se posee información relativa a
la cantidad máxima, mínima y al punto de pedido.
Resumiendo, se puede decir que abarca aquellos elementos de consumo repetitivo
para el desenvolvimiento habitual de la empresa. (Klein, Miguel J. 1994)
Adquisición de elementos menores
Los elementos menores son aquellos que son necesarios para el desenvolvimiento de
la empresa pero se precisan solo en un momento determinado, como por ejemplo una
pieza de repuesto, un libro contable, etc.
La compra de estos elementos, por ser de escaso monto se realiza generalmente
empleando un fondo fijo. Incluso, esas operaciones de compra se hacen por una
cantidad limitada.
No es conveniente centralizar este tipo de compras a un solo departamento. Lo más
conveniente es que el responsable del sector que necesite un bien de este tipo realice
la compra. (Klein, Miguel J. 1994)
Compras en el exterior
Existe una marcada diferencia en la forma de actuar entre una compra local y aquella
efectuada en el exterior.
Cuando se importan bienes deben contemplarse particularidades vinculadas con el
vendedor, el flete, los seguros de cambio y transporte, entre otros. Se debe prestar
especial atención a la calidad de los bienes a comprar. También es de tener en cuenta
lo relativo a lo de la moneda empleada en la operación, haciendo hincapié en el riesgo
que surge desde que el producto se embarca o sale del depósito del proveedor hasta
la llegada al país del comprador.
Las compras efectuadas en el exterior se realizan frecuentemente en un volumen más
considerable que para las compras locales, para abaratar los costes de mercadería,
fletes, etc. También, suele tratarse de bienes de elevado precio y por tal motivo las
precauciones a tomar deben ser más estrictas. (Klein, Miguel J. 1994)
Compras de bienes del activo fijo
Se caracteriza por tratarse de elementos que no requieren de una reposición
permanente. Incluye redados, maquinarias, motores, herramientas, instalaciones,
inmuebles, etc.
En virtud de que el desembolso en estas operaciones es, en general, de importancia,
se solicita para la autorización de la misma la conformidad de un alto representante de
la empresa, como la del gerente general o la persona que lo sustituye en caso de
ausencia o imposibilidad de aquel, o en ultima instancia, del directorio se trata de una
adquisición de gran envergadura. (Klein, Miguel J. 1994)
ETAPAS DE LA DECISIÓN DE COMPRA
Las principales etapas del proceso de decisión de compra son las siguientes:
1) Reconocimiento de la necesidad. El proceso de compra comienza cuando el
comprador reconoce la necesidad de adquirir un producto o servicio a partir de
reconocer una diferencia entre el estado deseado y el estado real existente. Esta
necesidad puede surgir por impulsos externos o internos.
2) Búsqueda de información. En esta etapa el comprador debe acopiar toda la
información que considera necesaria para fundamentar sus análisis y la toma de
decisiones. Esta información está relacionada con la definición de los proveedores
posibles, información sobre los parámetros de las ofertas de cada proveedor, las
características y exigencias de los consumidores de la empresa, características
del objeto de aprovisionamiento y otras informaciones relacionadas con el
mercado y la empresa.
3) Formación de alternativas. A partir de la información recopilada el comprador
determinará las alternativas de compra ante las que se enfrenta, caracterizando a
cada una de las alternativas con aquellos parámetros relevantes.
4) Evaluación de alternativas. El comprador en cada compra determina cuáles son
los principales criterios de selección. A partir de esta definición se evalúa de
acuerdo a dichos criterios cada alternativa y sobre la base de la ponderación de
los distintos criterios se llega a una evaluación integral de cada alternativa para
llegar a seleccionar la que es más conveniente para la empresa.
5) Decisión de compra. Considerando la evaluación anterior y el esquema de
fuerzas de los actores de la compra se llega a la decisión de compra que
contempla un conjunto de parámetros tales como: el proveedor, la cantidad a
comprar, el valor de la compra, forma de pago, sujeto de la transportación, lugar
de entrega, fecha de entrega, características del producto, envase y embalaje a
utilizar y otros elementos.
6) Ejecución de la compra. Esta etapa comprende el conjunto de acciones para
ejecutar la decisión de compra tomada anteriormente. Esta etapa tiene una gran
importancia ya que en la misma es que se logra la materialización de la compra y
requiere de una atención esmerada para ejecutar la compra ajustándose a los
parámetros que conforman la decisión de compra.
7) Monitoreo postcompra. Luego de ejecutada la compra debe mantenerse un
monitoreo del producto o servicio durante todo el ciclo de consumo o uso con vista
a detectar posibles fallos que puedan ser objeto de reclamación, a como
aumentar la información sobre la marca correspondiente, lo cual es de mucha
utilidad en próximas compras. (Gómez, Martha I. Acevedo, José A. 1998)
TÉCNICAS DE COMPRA
Una vez tomada la decisión de compra se pueden utilizar diversas técnicas para
realizarlas:
a) Pedidos abiertos: es un contrato de compra de ciertos artículos del proveedor.
No es una autorización para enviar algo. El suministro sólo se hace a partir de la
recepción de un documento acordado, que puede ser una petición de suministro o
un lanzamiento de suministro.
b) Compra sin factura: en un entorno de compras sin facturas hay, generalmente,
un único proveedor de todas las unidades de un producto concreto.
c) Pedidos electrónicos y transferencia de fondos: las órdenes electrónicas y las
transferencias de fondos reducen las transacciones en papel. Los pedidos
electrónicos no sólo pueden reducir el papeleo, sino que también acelera el plazo
de adquisición. El intercambio electrónico de datos (EDI) es un formato estándar
de transferencia de datos para la comunicación informatizada entre las
organizaciones. Por ejemplo, con EDI los datos para un pedido de compras (del
pedido, fecha de entrega, cantidad, número de partes, número del pedido de
compra, dirección) están dispuestos en el formato estándar EDI.
d) Compra sin inventario: el proveedor mantiene el inventario en lugar del
comprador. Los inventarios en consignación son una opción relacionada.
e) Estandarización: el departamento de compras debe hacer importantes esfuerzos
para incrementar los niveles de estandarización.
UNIDAD 2. INTEGRACION DEL AREA DE COMPRAS EN
LA ADMINISTRACION LOGISTICA DE MATERIALES -
LA COMPRA JIT - NIVEL DE CENTRALIZACION DE LAS
COMPRAS
o Nuevas Tendencias de la Política de Compras
o Integración del área de compras en el proceso global de la Administración
Logística de Materiales.
o Administración de suministros.
o Catalogo de requerimientos
o Sensibilidad
o Las compras justo a tiempo JIT
o Relaciones con el proveedor
o Características de las compras JIT
o Metas de las compras JIT
o Preocupaciones del proveedor acerca del JIT
o Nivel de centralización de las compras
o Que relaciones tiene el subsistema de compras con los demás
subsistemas.
o Posición alternativa en el organigrama.
o Como se aclara la posición alternativa
o El Principio del Interés
o El Análisis ABC
o Que es compra centralizada
o Que es compra descentralizada
o Que es compra mixta
NUEVAS TENDENCIAS DE LA POLÍTICA DE COMPRAS
Hoy en día las nuevas tendencias logísticas han cambiado sustancialmente este
esquema, fijando unas nuevas prioridades que en conjunto resultan más beneficiosas
para la empresa.
De acuerdo con estas tendencias, el esquema de prioridades serían las siguientes:
a) Calidad concertada.
b) Tiempo de entrega.
c) Flexibilidad ante el cambio en los pedidos.
d) Precios y condiciones de pago.
Este nuevo pensamiento da lugar al fomento de la llamada relación de cofabricación,
mediante la selección de determinados proveedores denominados cofabricantes, con
los cuales se mantiene una relación en virtud de la cual no se compra el producto sino
más bien su capacidad de fabricación ;en el sentido de que se crea un compromiso
mutuo, basado en una transparencia informativa , sobre todo en lo concerniente a
previsiones de compras y capacidad de fabricación con objeto de garantizar , por parte
del comprador , un determinado volumen de compras a cambio de conseguir del
proveedor un máximo de flexibilidad en los suministros con reducción de los tiempos
de entrega y precio del producto.
En definitiva, bajo este concepto el fabricante - colaborador es un eslabón más dentro
de la cadena logística de la empresa.
INTEGRACION DEL ÁREA DE COMPRAS EN EL PROCESO GLOBAL DE
LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA DE MATERIALES
Las ideas esenciales para integrar el área de compras en el proceso global de la
administración logística de materiales son:
a) Administración de suministros.
b) Catalogo de requerimientos
c) Sensibilidad
Administración de suministros.
La idea en la administración de suministros es que, al comprar, las empresas buscan,
identifican y aprovechan oportunidades para obtener ventajas competitivas de largo
plazo mediante compras efectivas
La administración de suministros se basa en la especificación cuidadosa de los
requerimientos actuales y futuros por parte del área de manufactura para diseñar una
red de proveedores
La administración de suministros requiere una perspectiva más amplia de los
requerimientos que la que tradicionalmente ha primado en el área de compras
o Es necesario obtener datos precisos respecto de la existencia y accesibilidad
de los proveedores, sus tiempos de entrega rectores, sus antecedentes de
cumplimiento y sus niveles de calidad.
o También es necesario entender las relaciones entre productividad, costo y
precio. (Al conocer el porcentaje que representan los costos fijos del proveedor
en el precio de compra, el comprador puede estimar el impacto que tienen los
cambios de volumen en los costos y las utilidades)
o Se requiere información referente a la capacidad de cada proveedor y el
volumen de sus negocios.
o Deben estimarse la capacidad global de los proveedores y los recursos de
ingeniería y de manufactura con los que cuentan, así como la tecnología que
emplean
o Es necesario conocer sus sistemas logísticos para buscar respuestas a
preguntas como:
o ¿Dónde están ubicados sus puntos de producción?.
o ¿Cómo transportan sus productos?
o ¿Quien es el propietario de los medios de transporte?
o Con un conocimiento completo de tales capacidades se puede decidir el
número apropiado de proveedores y minimizar los costos totales de los fletes
o Todos los datos anteriores se necesitan para tener un enfoque propositivo en el
área de compras
El concepto de administración de suministros es diferente al concepto tradicional de
compras, el cual se enfocaba a comprar lo que fuera necesario para apoyar un
programa maestro de producción bastante inflexible
La administración de suministros requiere que, mediante la organización de las
compras se determine que proveedores están mejor ubicados para
o Ofrecer ventajas competitivas de largo plazo.
o Calcular cuantos proveedores son los apropiados.
o Cuando se deben colocar los pedidos y para cuanto tiempo
La red de proveedores debe “manejarse” con los recursos del comprador para
coordinar los requerimientos internos y externos y lograr los más altos niveles de
cumplimiento
Si se toma en cuenta que del 40 al 60% de los costos de los bienes que se venden
son pagos a proveedores, el área de compras ofrece una oportunidad para lograr
ventajas competitivas
Es también una interrelación clave por la forma en que se organiza y por la
información que se transfiere entre la empresa que compra y su red de proveedores
o La administración de suministros es un concepto clave en la búsqueda de
ventajas competitivas mediante la utilización efectiva de los proveedores
Catálogo de requerimientos
La programación JIT requiere entregas más frecuentes y en lugares precisos, no solo
en la planta, sino en el lugar exacto de la planta donde se usan los productos.
Para esto se requiere información más precisa con respecto a cantidad, tiempo de
entrega y ubicación
Además, tanto el comprador como el vendedor necesitan intercomunicarse más
estrechamente que antes
Los proveedores necesitan aportar información sobre sus tiempos rectores y el
comprador debe aportar la información completa sobre sus requerimientos a la red de
proveedores lo más pronto posible
Para hacer un catálogo de requerimientos debe haber más apertura en las relaciones
de negocios entre el comprador y el vendedor.
Esto requiere intercambio de información por dos vías entre compradores y
proveedores
Mediante sistemas de procesamiento de datos, los compradores y los proveedores se
entrelazaran cada vez más para intercambiar información sobre la situación de sus
respectivos negocios
Sensibilidad
Para cumplir los objetivos globales de la administración logística de materiales se
requiere más sensibilidad en la red de proveedores
Debido a los cambios frecuentes en los requerimientos de los clientes y al
acortamiento del ciclo de vida de los productos, la sensibilidad en la red de
proveedores es lo más difícil de conseguir.
Estos factores, junto con las promociones publicitarias, hacen que se requieran
cambios más frecuentes de productos y cantidades
Los proveedores necesitan adaptarse a los requerimientos cambiantes de las
empresas que les compran
Esto lo pueden lograr mediante la distribución JIT o mediante sistemas para controlar
los cambios que les permitan hacer modificaciones en sus diseños o en sus
especificaciones
Cada vez, más los proveedores serán evaluados sobre la base de la habilidad que
tengan para reaccionar ante la necesidad de incrementar la productividad
Las reducciones de costos por la vía de la productividad pueden generar
disminuciones en los precios, lo que a su vez incrementa los márgenes de utilidad
En el futuro, debido a la necesidad de incrementar las intercomunicaciones, serán
pocos los proveedores que elijan una empresa
Los proveedores seleccionados deberán contar con los recursos financieros y
administrativos para mantenerse al a en los cambios de tecnología, manufactura y
prácticas de negocios
RELACIONES CON EL PROVEEDOR
Ver al proveedor como a un adversario es contraproductivo. Las relaciones cercanas y
a largo plazo con unos pocos proveedores son una mejor forma. Una buena relación
con el proveedor es aquella en la que éste está comprometido a ayudar al comprador
a mejorar su producto y ganar pedidos. Los proveedores pueden ser una fuente de
ideas sobre nueva tecnología, materiales y procesos. Las compras son un modo de
transmitir esta información a la gente apropiada en la organización.
Además, las buenas relaciones incluyen aquellas en las que el comprador es
comprometido a mantener informado al proveedor de posibles cambios en el producto
y en el programa de producción.
La función de compras y los proveedores deben desarrollar relaciones mutuamente
ventajosas.
LAS COMPRAS JIT
En el flujo tradicional de materiales a través del proceso de transformación, el material
que entra se retrasa en la recepción y en la inspección de entrada, el trabajo en
proceso se detiene en numerosas estaciones de trabajo; y los productos terminados
se almacenan en el inventario de bienes terminados.
Por estos motivos las compras JIT están enfocadas a
o La reducción del desperdicio que se presenta en la recepción y en la
inspección de entrada
o También reducen el exceso de inventario, la calidad baja y los retrasos
El desperdicio esta presente en virtualmente todos los procesos de producción, y una
buena adquisición es una función vital en la eliminación del desperdicio cuando se
trabaja con la técnica JIT.
o Por cada momento que se guarda el material debe añadirse valor, y a cada
movimiento de material se le debe añadir valor
CARACTERÍSTICAS DE LAS COMPRAS JIT
Las compras JIT presentan características de acuerdo a si están relacionadas con
a) Proveedores
b) Cantidades
c) Calidad
d) Embarques
Características de las compras JIT de acuerdo a su relación con proveedores
a) Pocos proveedores
b) Proveedores cercanos
c) Grupos de proveedores remotos
d) Repetir negocios con los mismos proveedores
o Uso activo del análisis para permitir que los proveedores deseables puedan
ser/permanezcan competitivos en los precios.
o Los concursos de cotizaciones limitadas, en su mayoría, a los nuevos números de
parte.
o La planta compradora se resiste a la integración vertical y a la subsecuente
eliminación de proveedores.
o Los proveedores son motivados, a su vez, a extender sus compras justo a tiempo a
su proveedores
Características de las compras JIT de acuerdo a su relación con cantidades
a) Tasa de salida constante (un prerrequisito deseable).
b) Entregas frecuentes en lotes pequeños.
c) Acuerdo contractuales a largo plazo
d) Papeleo mínimo
o Las cantidades entregadas varían de entrega a entrega pero están fijas para el
termino total del contrato
o Poco o ningún permiso de rebasar o disminuir las cantidades recibidas
o Se motiva a los proveedores a empacar en cantidades exactas
o Se motiva a los proveedores a reducir sus tamaños de lotes de producción (o
almacenar material no liberado)
Características de las compras JIT de acuerdo a su relación con la calidad
a) Mínimas especificaciones del producto impuestas al proveedor
b) Los proveedores auxiliares deben cumplir los requerimientos de calidad
c) Relaciones cercanas entre la gente de aseguramiento de calidad del
comprador y del proveedor
d) Se motiva a los proveedores a utilizar diagramas de control del proceso en
lugar de inspección de lotes por muestreo
Características de las compras JIT de acuerdo a su relación con el embarque
a) Programación de la carga de entrada
b) Ganar control mediante el empleo de embarque propio de la compañía o
contratado, almacenamiento y trailer para la consolidación/almacén de la carga
donde sea posible, en lugar de utilizar transportistas comunes
METAS DE LAS COMPRAS JIT
Las metas de las compras JIT son:
a) La eliminación de las actividades innecesarias
b) Eliminación del inventario en planta
c) Eliminación del inventario en transito
d) Mejora de la calidad y confiabilidad
La eliminación de las actividades innecesarias
Por ejemplo, la actividad de recepción y la actividad de la inspección de entrada son
innecesarias bajo justo a tiempo.
Si el personal de compras ha sido efectivo en la selección y desarrollo de los
proveedores, los artículos comprados se pueden recibir sin un conteo formal,
inspección y los procedimientos de pruebas
Para hacer bien este trabajo, el personal de compras requiere del soporte de otros
sectores de la función de operaciones
Producción puede contribuir si proporciona:
o Programas exactos, estables.
o Tiempos de entrega adecuados para los cambios de ingeniería que se deban
realizar
o Tiempo para desarrollar proveedores éticos
Eliminación del inventario en planta
Virtualmente no es necesario el inventario de materias primas si los materiales que
cumplen los estándares de calidad se entregan donde y cuando son necesarios
El inventario de materias primas es necesario únicamente si hay un motivo para creer
que el abasto no es confiable
De la misma manera, las partes o los componentes para procesar en algún nivel
intermedio deben enviarse en lotes pequeños directamente al departamento que los
utiliza, de acuerdo a las necesidades
La reducción o la eliminación del inventario permite que los problemas con otros
aspectos en el proceso productivo se observen y se corrijan
El inventario tiende a esconder los problemas
Eliminación del inventario en transito
Los departamentos modernos de compra señalan que el inventario en transito se
puede reducir mediante la estimulación de sus proveedores y de los que son
prospectos a localizarse cerca de la planta
o Mientras mas corto sea el flujo de material y dinero en la “tubería” de los
recursos, se requerirá menos inventario
Otra forma de reducir el inventario en transito es contar con un inventario a
consignación.
o Bajo un convenio de asignación, el proveedor mantiene la propiedad del
inventario.
Mejora de la calidad y confiabilidad
Hay una mejora al reducir el número de proveedores y al incrementar las
responsabilidades a largo plazo en los mismos
Para obtener un mejoramiento en la calidad y en la confiabilidad, los vendedores y los
compradores deben tener un entendimiento y confianza mutua
Para lograr entregas sólo cuando sean necesarias y en las cantidades exactas,
también se requiere de calidad perfecta, o como se le conoce, de cero defectos.
Y desde luego, tanto el proveedor como el sistema de entregas deben ser excelentes
PREOCUPACIONES DEL PROVEEDOR ACERCA DEL JIT
El área de adquisición trabaja con el personal de producción y los proveedores para
construir una organización que soporte el JIT y se sobreponga a las inquietudes que
puedan tener los proveedores acerca del JIT
o Una ejecución satisfactoria de la compras JIT requiere que estas
preocupaciones se resuelvan
Las preocupaciones del proveedor incluyen
o Deseo de diversificación
o Programación pobre del cliente
o Cambios de Ingeniería
o Aseguramiento de la calidad
o Tamaño de lotes pequeños
o Proximidad
Deseo de diversificación
o Muchos proveedores no desean atarse a contratos de largo plazo con un solo
cliente.
o La percepción de los proveedores es que existe un menor riesgo al tener varios
clientes
Programación pobre del cliente
o Muchos proveedores tienen poca fe en la habilidad del comprador para reducir
las ordenes y poder alcanzar una suave programación coordinada
Cambios de Ingeniería
o Los frecuentes cambios de ingeniería con tiempos de entrega demasiado
cercanos para que los proveedores preparen el herramental y realicen cambios
en los procesos causan estragos en el JIT
o El personal de compras debe encontrar caminos para aislar a sus prospectos de
proveedores en el sistema JIT de stos cambios
Aseguramiento de la calidad
o La producción “cero defectos” no se considera realista por muchos proveedores
Tamaño de lotes pequeños
o Los proveedores a menudo tienen procesos que estan diseñados para tamaños
de lotes grandes.
o Ven en la entrega frecuente al cliente de pequeños lotes una forma de trasmitir
los costos de mantenimiento de inventario al proveedor
Proximidad
o Dependiendo de la localización del cliente, las entregas frecuentes del proveedor
en pequeños lotes se pueden ver como económicamente prohibitivas.
El departamento de compras puede tener que conseguir el apoyo de su propio
personal de producción para ayudar a los proveedores a rebasar las objeciones
mencionadas
o No hay duda de que aquellas empresas que aún no desarrollan proveedores
justo a tiempo pronto tendrán una desventaja distintiva
o Para aquellos que permanecen escépticos del empleo del JIT, se puede
mencionar que prácticamente cada restaurante en el mundo lleva a cabo el JIT,
con el mínimo soporte del personal
NIVEL DE CENTRALIZACION DE LAS COMPRAS
Qué relaciones tiene el subsistema de compras con los demás subsistemas.
El subsistema de compras interactúa con los otros subsistemas de la organización,
dentro de estos se destacan los de planeación, operaciones, marketing, contabilidad,
ingeniería, control de stocks, recepción de materiales, entre otros
Sector que necesita el
o los artículos
Almacén
Sector de
Compras
Proveedor
Contabilidad
Almacén
Compras
Contabilidad
Recibimiento
Inspección de
recibimiento
Proveedor
Stock de
materia prima
Requisición de
compras
Orden de compra
Materia
Prima
Relatorio de
recibimiento &
Inspección
Factura
Cheque
Materia
Prima
Sector que
necesita el o
los artículos
Posición alternativa en el organigrama.
La pregunta que normalmente nos hacemos es la función compras bajo qué Dirección
departamental está
o Algunos piensan que debe estar bajo la Dirección Administrativa, otros bajo la
Dirección Comercial, otros bajo la Dirección de Operaciones o Producción, etc.
o En esta etapa la vamos a considerar como posible bajo alguina de estas
Direcciones y así lo representamos en el organigrama, para pasar a continuación
a esclarecer cual es su verdadera posición en el organigrama de la empresa
Como se aclara la posición alternativa
Para aclarar la verdadera posición de la función lo que tenemos que hacer es revisar
los conceptos siguientes
o El Principio del Interés.
o El Análisis ABC
El Principio del Interés
El principio del interés afirma que el administrador que tenga más interés por una
actividad debe recibirla
o El principio del interés, así como las consideraciones de competencia, debe ser
usados con discreción, porque pueden crear distensiones, ya que se prestan
fácilmente a interpretaciones subjetivas y rivalidades personales
Administración
DIRECTORIO
Gerente General
Compras
Producción
Compras
Compras
Compras
Comercialización
Veamos como puede darse esta situación: Siguiendo este principio el sector de
compras debería estar subordinado al Departamento de:
o Comercialización, porque según este departamento, ellos tienen el interés de
velar por la buena calidad de lo que se compra y será vendido, ya que son ellos
los que trataran directamente con los clientes y ofrecerán los productos.
o Producción, porque según este departamento, ellos tienen el interés de velar
por la buena calidad de lo que se compra y será fabricado porque compras de
materiales de baja calidad o no correctas, les acarreará problemas de
producción, productividad y altos costos.
o Administración, porque según este departamento, ellos tienen el interés de
velar por la compra a precios adecuados, dado que ellos serán los que tendrán
que pagar por las mismas y son los únicos que conocen la realidad financiera y
posibilidades de pago de la empresa
o Gerencia, no es raro que el propio Gerente ejecute personalmente las compras
más importantes (materia prima por ejemplo), porque tiene el máximo interés
en que el precio sea el menor posible
Ese mismo principio puede también ser invocado para atribuir al sector de compras
apenas las compras productivas, tales como materias primas y embalajes, y dejar por
ejemplo: a cargo de mantenimiento la compra de piezas de repuestos, a cargo de
ingeniería la adquisición de maquinarias, a cargo de contabilidad o de administración
la adquisición de impresos, por cuenta del restaurante la adquisición de alimentos, etc.
Este principio hace que el jefe de compras este directamente subordinado al Gerente,
porque ninguno tiene más interés que las compras sean efectuadas al menor precio
posible
El principio del interés es reforzado por el hecho de que el administrador que más
depende de cierta actividad se torna más eficiente en ella
Es evidente que el jefe del restaurante será el más capacitado para comprar alimentos
que el jefe de compras, porque carne, verduras y frutas difícilmente podrán ser
compradas con especificaciones rigurosas, como si puede hacerse con otros
materiales
El Análisis ABC
El análisis ABC divide los ítems que se compran en 3 clasificaciones basadas en el
volumen anual de compra en unidades monetarias.
Los artículos clase A son aquellos en los que el volumen anual de compras en
unidades monetarias es alto. Tales artículos pueden representar aproximadamente el
15% de la totalidad de artículos que se compran en la empresa, pero representan del
70 al 80% del costo total de la compra
Los artículos clase B son aquellos en los que el volumen anual de compras en
unidades monetarias es mediano. Tales artículos pueden representar
aproximadamente el 30% de la totalidad de artículos que se compran en la empresa,
pero representan del 15 al 25% del costo total de la compra
Los artículos clase C son aquellos en los que el volumen anual de compras en
unidades monetarias es bajo. Tales artículos pueden representar aproximadamente el
5% de la totalidad de artículos que se compran en la empresa, pero representan
aproximadamente el 55% del costo total de la compra.
Que es compra centralizada
Se refieren a que las compras se deban realizar solamente a través de un solo
departamento o encargado de compras
Ventajas
Obtención de mayores descuentos con los proveedores, debido
a la compra de cantidades mas elevadas.
Calidad uniforme de los materiales y otros adquiridos.
Mayor especialización de los agentes compradores
Posibilidad de extensa estandarización de las directrices y
procedimientos de compras.
Desventajas
o El ambiente centralizado es poco flexible y menos sensible a
las necesidades locales de procesos operacionales
geográficamente dispersos
Que es compra descentralizada
Se refieren a que las compras no se realicen a través de un solo departamento o
encargado de compras, sino que existan varios responsables según sea lo que se
necesite comprar.
o Como existen materiales e insumos de menor valor que no
justifican el centralizar sus adquisiciones a través de un único
departamento de compras, se ha demostrado su eficiencia en
varios tipos de empresa
Aunque existe la probabilidad de que la mayoría de las organizaciones aun mantengan
departamentos de compras centralizados
Que es compra mixta
Las desventajas se pueden remediar atribuyendo a un departamento central (Gerencia
por ejemplo)la responsabilidad por la adquisición de materiales y otros de elevado
valor monetario global, y a los departamentos periféricos la compra de los ítems de
menor valor global (Gerencias Departamentales y Jefes de sección)
Una clasificación ABC de los ítems de compra serviría de base para atribuir las
diversas responsabilidades de adquisición
De esta manera estaríamos alivianando la carga de trabajo del departamento de
compras, sin perder el aspecto más importante, cual es el control
UNIDAD 3. EL CICLO DE COMPRAS
o Introducción
o Emisión y recibimiento de las requisiciones de compra (RC).
o Análisis de las requisiciones de compras.
o Selección de proveedores.
o Colocación de la Orden de Compra. (OC).
o Acompañamiento de la Orden de Compra.
o Recibimiento de los materiales, insumos o subcontratos objeto de la orden de
compra.
Introducción
El ciclo de compras comprende las siguientes etapas:
1. Emisión y recibimiento de las requisiciones de compra (RC).
2. Análisis de las requisiciones de compras.
3. Selección de proveedores.
4. Colocación de la Orden de Compra. (OC).
5. Acompañamiento de la Orden de Compra.
6. Recibimiento de los materiales, insumos o subcontratos objeto de la orden de
compra.
EMISIÓN Y RECIBIMIENTO DE LAS REQUISICIONES DE COMPRAS.
Hay que tener en cuenta si las compras se realizan en forma:
a) Centralizada
b) Descentralizada
c) Mixta
Si se adopto que las actividades de compra y almacenamiento estén
descentralizadas, esto significa que:
cuando un sector de la empresa tiene necesidad de algún material
cualesquiera sea, debe manejar o tener autonomía para comprar directamente
y autosatisfacer sus necesidades.
También significa que:
1. Todos los materiales deben estar en un gran almacén.
2. Cuando un sector de la empresa tiene necesidad de algún material
cualesquiera sea, debe solicitar el mismo al almacén.
3. El almacén debe atender los pedidos de los diversos sectores de la
empresa.
4. El almacén debe llevar a cabo una gestión de stocks, de manera que
llegado a cierto nivel debe solicitar a compras la reposición de los artículos
consumidos. Dicho pedido de reposición tiene que hacerlo mediante una
solicitud de requisición de compra, que el documento a usar para estos
fines.
5. La preparación de dicha solicitud de requisición de compra por parte del
almacén es la emisión de la misma.
6. La recepción de la solicitud de compra por parte del sector de compras es
lo que se refiere al recibimiento de la requisición de la compra.
Formulario de requisiciones de compra
El almacén deberá contar con un formulario de requisiciones de compra, en el
mismo deben constar los siguientes datos:
1. Nombre exacto del producto a ser comprado, especificaciones adicionales.
2. Eventual marca o proveedor preferido y motivo de la preferencia.
3. Aplicación o sector al que se destina.
4. Stock actual y stock mínimo y stock máximo.
5. Fechas indicadas para las entregas parciales o para la entrega.
6. Quien hace el pedido.
7. Firma del Jefe de Almacén y sector para que firme la aprobación el Jefe de
Compras.
8. El Sector de Compras debe completar los siguientes datos:
Fecha, cantidad y precio final de la compra anterior.
Datos relativos a la competencia del proveimiento.
Motivos para la aprobación de determinado proveedor.
Especificaciones de compra.
Las especificaciones de compra son de cuatro tipos fundamentales:
1. Especificaciones nacionales.
2. Especificaciones internacionales.
3. Especificaciones convencionales por asociaciones particulares.
4. Especificaciones adoptadas por la empresa dominante en el mercadeo, o
monopolios o fabricantes lideres en calidad.
Una empresa cuando compra prefiere encontrar productos bien especificados,
a fin de evitar errores costosos resultantes de compras inexactas.
También en competencia, es más fácil comprar productos bien especificados.
A la tendencia antigua de comprar productos sobre nombres comerciales, se
sobrepone la nueva de comprar lo que estuviere claramente especificado.
Por ejemplo:
El nombre comercial patentado de un analgésico antitermico es Aspirina,
pero su compuesto es ácido acetilsalicilico.
El insecticida denominado DDT (marca registrada), tiene como compuesto
diclorodifeniltricloroexana.
Las especificaciones deben ser guardadas de acuerdo con el producto, en
ficharios, o entonces el fichario debe hacer referencia al libro y a la página
donde se encuentra la especificación.
En principio todas las especificaciones deben ser guardadas en el sector de
compras, también en el almacén y en el sector donde se originó el
pedido.
Circulación de las requisiciones
Las requisiciones que se originan en el almacén deben ser hechas en un
original y dos copias.
Las requisiciones que se originan en las secciones o departamentos deben ser
hechas en un original y tres copias.
La requisición del almacén tiene su segunda copia archivada por orden
numérico en el propio almacén, y el original y la primera copia van hacia el
departamento de compras. En el original se verifica y aprueba la autorización
del proveimiento.
La primera copia es archivada en el departamento de compras, junto con el
pedido, para el acompañamiento del pedido. La sección de acompañamiento
puede trabajar con un sistema tipo kardex.
Después que llega del proveedor, la primera copia es archivada en orden
numérico, y el pedido mandado con el histórico, al archivo catastro de
proveedores.
La mayoría de las empresas archivan las requisiciones durante 6 a 12
meses, en archivo vivo y de 2 a 5 años en archivo muerto, antes de su
incineración o disposición como papel usado.
ANÁLISIS DE LAS REQUISICIONES DE COMPRAS
Modernamente este análisis es efectuado, siguiendo los principios de:
Análisis del Valor (Valuer Analysis)
Ingeniería del Valor (Valuer Engineering)
El concepto de valor
Valor es, el grado de utilidad o aptitud de las cosas, para satisfacer las
necesidades o proporcionar bienestar o deleite.
o También se dice que es una cualidad de las cosas, en virtud de la cual se da
por poseerlas cierta suma de dinero o equivalente.
o O también que es el alcance de la significación o importancia de una cosa,
acción, palabra o frase.
El concepto de valor posee tres objetivos principales:
1. Reducir los costos relevantes.
2. Despertar la conciencia de costos.
3. Mejorar la cooperación interdepartamental, teniendo en vista la reducción de
costos.
Tales conceptos han sido aplicados con éxito en las áreas de compras y servicios,
aunque son igualmente aplicables a actividades tales como propaganda,
contabilidad y otros.
Surgido en los Estados Unidos en 1.947, el concepto de valor ha sido aplicado en
Proyectos Militares y Programas Aerospaciales de ese país y de la Gran Bretaña,
contribuyendo para mejorar el grado de confianza (reliabity) funcional de tales
proyectos y programas.
El concepto global depende del desarrollo y aplicación de una actitud de desafío y
de evaluación crítica de todos los elementos de costos asociados a los
componentes, productos y servicios considerados. A través del entrenamiento
específico, se despierta la necesaria conciencia de costos y se enseña a los
administradores y el personal staff, a considerar los varios elementos de un
producto sobre los puntos de vista de costo y desempeño. Esta es la diferencia
entre el concepto de valor y las demás formas organizados de reducción de
costos, donde costo y desempeño son analizados separadamente.
La siguiente formula ayuda a esclarecer mejor el concepto:
Valor =
Estilo, desempeño y confiabilidad (reliability)
Costo
El valor se puede aumentar de las siguientes 2 maneras:
1. Manteniendo constante la calidad y disminuyendo el costo.
2. Mejorando la calidad y manteniendo constante el costo.
Se consigue muchas veces mejorar la calidad con reducción en los costos.
Un punto es fundamental:
La calidad y el desempeño deberán ser por lo menos mantenidos, cuando se
procura reducir los costos. En otras palabras, el valor debe ser siempre
aumentado.
Causas de costos elevados
Son causas de costos elevados las siguientes:
1. El proyecto de cualquier producto, al buscarse una solución de compromiso
entre los requisitos de funcionalidad, método de fabricación, grado de
confianza y otros.
2. Las presiones ejercidas sobre el coordinador del proyecto y desarrollo, en el
sentido de cumplir plazos de entrega inviables, de mantener los costos del
proyecto dentro de límites aceptables, de realizar los proyectos con los
recursos de fabricación existentes, de satisfacer los requisitos del cliente y aun
poder vender el producto con determinado margen de utilidad.
3. Las personas de diversos sectores, como compras, fabricación, proyectos; por
falta de una coordinación eficaz y de una comprensión adecuada del objetivo
común, esas personas acaban dando origen a otros costos, al considerarse
aisladamente varios factores que deberían estar relacionados e interpretados
en forma conjunta.
Análisis del valor e Ingeniería del valor.
El concepto de valor puede estar dividido en dos categorías de aplicaciones:
1. Análisis del valor
2. Ingeniería del valor
Alisis del valor
El objetivo del análisis del valor, es aumentar el valor de productos o servicios
existentes a través de desafíos y principios, materiales, métodos y componentes
adoptados y el desarrollo de mejores alternativas de menores costos.
Ingeniería del valor
Es el término empleado cuando la empresa, en la fase de proyecto, actúa de
modo a evitar que costos innecesarios sean gravados posteriormente. De ese
modo, se procura asegurar el valor máximo cuando el proyecto aun se encuentra
en el papel.
Ejemplos Típicos
A continuación se presenta algunos ejemplos de la lógica utilizada al aplicarse el
concepto de valor.
1. Los componentes de un producto pueden clasificarse en dos categorías:
primarios y secundarios.
Por ejemplo:
En una determinada industria que fabrica productos metálicos, las laminas
son los componentes primarios y los pernos o tuercas de articulación los
componentes secundarios.
En una determinada empresa de servicios hospitalarios, los componentes
primarios serán la cama, atención del médico, enfermera, y
medicamentos; mientras que los componentes secundarios serán los
alimentos, el servicio de lavandería y la limpieza del ambiente.
En la fase preliminar del análisis, la identificación de los componentes
siguiendo la clasificación expuesta contribuye a ordenar el pensamiento
del analista, pasando este a concentrar su atención en los componentes
de mayor importancia para la operación del producto.
2. Las tolerancias de fabricación deben ser analizadas con el máximo cuidado.
Solamente deberán ser especificadas aquellas tolerancias
comprobadamente esenciales al funcionamiento del producto. Tolerancias
innecesariamente ajustadas contribuyen a aumentar el costo de fabricación.
3. Los costos de procesamiento de ciertos materiales pueden compensar, los
elevados costos iniciales cuando aun se encontraban en el estado de
materia prima. Por ejemplo: aunque relativamente caro como materia prima
el aluminio cuesta menos por unidad de volumen después de procesado que
otros materiales mas baratos en el estado de materia prima.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Lo primero que tienen en cuenta las empresas para seleccionar a sus
proveedores es el volumen de compra, para ello se efectúa según sea el caso:
o Averiguación de precios.
o Cotización escrita
o Concurso de precios
o Licitación
Cualesquiera sea la modalidad, se selecciona un proveedor evaluándolo en
cuanto a:
a) Calidad
b) Precios
c) Plazos de entrega
d) Servicios proporcionados.
Evaluación de proveedores y de la empresa
En esta etapa normalmente existe un proceso de evaluación tanto de los
proveedores, así como de la empresa
La técnica de evaluación de proveedores y de la propia empresa, a ser descrita,
viene siendo utilizada en el sentido de juzgar y registrar el desempeño de ambos.
La evaluación se aplica a varios factores, con exclusión del precio. El punto de
partida, es una inspección inicial, a ser posteriormente actualizada, por revisiones
periódicas.
Los factores considerados respecto al
proveedor son:
Los factores considerados respecto a la
empresa son:
El desempeño en calidad.
La corrección y rapidez demostrada en el
procesamiento de la documentación de compras.
El desempeño en plazos de entrega.
La reacción eficiente al acompañamiento de las
ordenes de compra, sea este acompañamiento
efectuado por teléfono o personalmente
Cada empresa atribuirá su propia escala de valores a los diversos aspectos del
desempeño de sus respectivos proveedores.
Calidad y plazo de entrega
2/3 de los puntos
Otros factores
1/3
Plazo de entrega
El plazo de entrega puede ser de evaluación objetiva en algunos casos a saber:
o Cuando falta el producto y es posible calcular el perjuicio que esa falta
causaría.
o Cuando se compra por ejemplo un equipo nuevo y es posible calcular el lucro
adicional que se daría por el funcionamiento de la unidad a ser comprada, si
esta fuese entregada en el plazo mas corto
La eficiencia de entrega de un determinado proveedor en un determinado periodo
puede calcularse a través de la relación entre el número de ordenes de compra de
ese periodo, cuyos plazos de entrega fueron cumplidos y el número total de
ordenes de compra colocadas en el periodo considerado.
Eficiencia de entrega =
Número de ordenes de compra de ese periodo,
cuyos plazos de entrega fueron cumplidos
Número total de ordenes de compra colocadas en el
periodo considerado
Ejemplo:
Si solicitamos 20 pedidos de un determinado producto durante un determinado
mes a un proveedor y encontramos que de ese total de pedidos, 15 fueron
atendidos en su tiempo normal y 5 se entregaron en forma retrasada, la
eficiencia de entrega del proveedor sería de 75%.
Otra alternativa sería calcular la relación entre el atraso total de todas las
ordenes de compra del periodo y el total de plazos de entrega dados por el
proveedor en el periodo considerado.
También podríamos haber tomado las 5 ordenes que sufrieron retraso y por
diferencia encontrar la eficiencia de entrega. (20 5 = 15; 15/20 * 100 = 75%).
En las alternativas de medida de la eficiencia de la entrega, se puede considerar
también el tamaño o el valor de las ordenes de compra.
Otra forma de evaluación del proveedor.
La evaluación del proveedor se puede expresar, numéricamente por medio de una
escala de puntos, o convertida a un precio hipotético a ser sumado al precio de
contado.
Ejemplo:
Una evaluación de un 75% podría corresponder a un incremento del 5% en el
precio contado.
Recomendación
Se recomienda comunicar a los proveedores nuestra apreciación respecto a su
evaluación, para que estos puedan mejorar su desempeño.
Por motivos obvios, se acostumbra repartir una compra muy abultada entre dos
o más proveedores.
Condiciones de pago.
Se evalúa también las condiciones de pago exigidas por el proveedor, las más
comunes son:
1. Pago por adelantado.
2. Pago a la vista
3. Pago a X días de la entrega
4. Pago con x% de descuento a la vista.
5. Pago con X% de descuento a X días
Garantías
La garantía que el proveedor debe dar a la empresa puede ser:
a) Garantía de calidad.
b) Garantía de funcionamiento simple
c) Garantía de desempeño.
d) Garantía valida por periodo determinado.
e) Garantía de devolución.
f) Garantía global.
COLOCACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA
La rutina normal de compra es modificada cuando se trata de:
a) Items singulares de gran valor monetario (máquinas por ejemplo).
b) Pequeñas compras.
c) Items de demanda continua.
Items singulares de gran valor monetario
En este caso, el procedimiento mas común es el contrato considerando el
proyecto, construcción e instalación de la máquina considerada. En general, se
obtienen cotizaciones de varios proveedores. El periodo de negociación es
normalmente largo.
Pequeñas compras
En este caso, lo que más se usa es el sistema de cuenta corriente de los
proveedores respectivos, definiéndose a priori, un cierto limite un techo para tales
cuentas.
Items de demanda continua
En este caso, se acostumbra comprar cantidades para un periodo completo de
planeamiento (por ejemplo, trimestre, semestre, etc.). De esta manera se reduce
el número de Ordenes de compra, y por lo tanto su costo total de procesamiento,
más allá de si se podrán obtener mejores descuentos, debido a las mayores
cantidades envueltas.
La colocación de las Ordenes de Compra se ven enormemente influenciadas por:
a) Negociaciones de precio y condiciones.
b) Compras por reciprocidad.
c) Compras especulativas.
d) Comisiones.
e) Presentes.
Negociaciones de precio y condiciones
Las negociaciones son hechas por el comprador y el vendedor, procurando el
comprador Jefe, guardar reservas por si es necesario, presionar al superior del
vendedor.
El comprador eficiente, consigue cerrar negocios condicionando el pago a un
plazo mayor de que el concedido a su competidor y, aun al precio antiguo.
Compras por reciprocidad
Debe la preferencia del proveimiento ser dada a empresas que sean de
nuestros clientes mas importantes o de sus familias.
Este procedimiento se llama compra por obligación mutua o por reciprocidad.
Se justifica cuando hay igualdad de condiciones y hasta cuando el precio del
proveedor así beneficiado es un poco mas elevado que otros, de tal manera
que el intercambio y una compensación de facturación, puedan cubrir parte de
los gastos extras.
En el caso de que hubiera imposición superior de comprar de este o aquel
proveedor en cualquier circunstancia, el costo adicional sobre la oferta más
barata, debe ser contabilizado como gasto de venta.
Caso delicado surge cuando la empresa es sociedad de varios accionistas y
alguno de ellos exigen este tipo de relaciones por existir entre ellos y la
empresa proveedora ciertos tipos de vínculos comerciales. El comprador
deberá asegurarse en ese caso la aprobación específica de quien o quienes
realmente dirigen la empresa.
Compras especulativas
Se llama compra especulativa a la compra hecha mas allá de la cantidad normal
capaz de ser usada por la empresa dentro de un periodo razonable y hecha con la
doble finalidad de asegurar proveimiento futuro para el trabajo diario de la
empresa y obtener lucro en caso de subida de precio.
La compra especulativa, es contraria al buen funcionamiento de un departamento
de compras de una empresa. El comprador tiene exclusivamente la obligación de
servir a la empresa dentro de sus líneas y sus objetivos productivos normales, en
consecuencia, cuando previene alzas de precios, deberá consultar con sus
superiores y debe asegurarse un proveimiento adecuado.
En la presentación de una propuesta de compra para el futuro deberá mostrar
que:
El consumo es de tantas unidades por periodo de tiempo.
El costo del dinero en otras alternativas, resultaría en determinadas ventajas
que podría incluso determinar.
El almacenamiento y el seguro costarán X unidades monetarias.
Habrá o no habrá riesgos de deterioramiento o vencimiento, perdida, hurto,
etc.
Basados en esos datos y previniendo determinada tasa de inflación y
encarecimiento, el comprador propondrá, entonces, la adquisición de X unidades
de mercaderías “m” para “n” meses de consumo, con lo que la empresa lucrara
“tantas” unidades monetarias.
Comisiones
El Comprador, el Jefe, el Gerente, reciben frecuentemente de los vendedores,
ofertas de comisiones sobre los pedidos que autorizan ¿Qué deben hacer ellos en
esas circunstancias?. A nuestro punto de vista, deben pedir que dicha comisión,
sea descontada del precio de la mercadería y providenciar anotando ese
descuento en la ficha catastral del proveedor.
Presentes
Presentes de fin de año, son recibidos por los compradores de las diferentes
empresas con naturalidad, agendas, lapiceras y otros análogos son los más
usados como presentes.
En estos casos los compradores deben poner a disposición de los Directores
de la Empresa dichos presentes, quienes así lo redistribuirán a su mejor
parecer.
En el caso de que los presentes ya fueren con nombres de los compradores
destinatarios, los compradores de la Empresa deben decidir la no aceptación
de tales presentes, que en estos casos, suelen ser Whiskys y otros productos
de cierto valor.
Este tipo de medida suele surtir efecto un año, al año siguiente dichos
presentes son entregados en las residencias de los encargados de compras.
Los compradores indagados, nada hablarán sobre el monto de los presentes
que reciben por año, pero si declararan que los presentes nunca deciden las
compras.
ACOMPAÑAMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA
La actividad de seguimiento o acompañamiento de las ordenes de compra,
requiere calificación y experiencia considerable, y no puede ser desarrollada como
tarea de tiempo parcial.
Los especialistas en seguimiento deben ser personas con grandes
conocimientos del área de la empresa y deben conocer perfectamente y
comprender sus necesidades.
Su misión será considerar los requisitos de cada orden y verificar las
informaciones presentadas por el proveedor.
Sus informes deberán ser precisos e imparciales.
A los especialistas en seguimiento cabra tomar todas las medidas necesarias
para que los plazos de entrega sean cumplidos.
Control del recorrido y relacionamiento con los clientes
El concepto clave de la Ingeniería de Entrega es encarar el control del recorrido
de las ordenes de compra y de las ordenes de servicio a ejecutar como un
proceso continuo.
De ahí la idea de un departamento centralizado, que deberá cuidar todas las
actividades de acompañamiento externo e interno. Es indudable, que el moderno
concepto de ingeniería de entrega emerge del abordaje de sistemas, siendo
visible la preocupación de abarcar el flujo de pedidos de venta, de ordenes de
producción y compras en un todo único, para efectos de control.
Los departamentos o sectores tradicionales de relacionamiento con el cliente, en
general aptos a prestar las informaciones solicitadas, no tiene con todo, ninguna
influencia directa sobre el recorrido de las ordenes colocadas en los proveedores
o en la propia empresa. La combinación de las funciones de control del recorrido y
de relación con el cliente sobre un mismo departamento, el de ingeniería de
entrega, aunque ungido a los moldes convencionales, constituye una solución de
elevada eficiencia.
RECIBIMIENTO DE LOS MATERIALES, INSUMOS O SUB-CONTRATOS
OBJETO DE LA ORDEN DE COMPRA
El ciclo de compras se cierra con el recibimiento de los materiales y otros que
fueron objetos de la orden de compra colocada. En esta etapa, cumple función
importante, la inspección del recibimiento. Si la orden de compra fuese aceptada
por la inspección, el almacén recibirá los materiales, y la contabilidad podrá, acto
continuo emitir el cheque de pago, según las condiciones acordadas.
Ingeniería de la entrega (Delivery Engineering)
Los detalles del sistema de evaluación se trata en este punto. Al poseer una lista
del tipo mencionado, el agente comprador entra en contacto con él o los
proveedores indicados, el objetivo sería el obtener cotizaciones de precios y
plazos de entrega.
El cumplimiento de los plazos de entrega, constituye siempre una especie de
desafío para cualquier empresa. En general envuelve la coordinación sistemática
de los esfuerzos de varios sectores, de la propia empresa y de los proveedores.
El cumplimiento de los plazos de entrega se verá facilitado si se reconoce dos
factores relevantes:
a) La responsabilidad total por mantener el ritmo de entrega de la empresa debe
ser asignada a una función centralizada.
b) El ritmo de entrega de una empresa cualquiera, depende fundamentalmente
del ritmo de entrega de sus proveedores. De esta forma, el acompañamiento
eficiente de las ordenes de compra de la empresa es la medida principal que
le asegurara cumplir sus propios plazos de entrega.
Deberá reunir las siguientes actividades:
1. Cotización de plazos de entrega viables, en respuesta a la consulta de
clientes.
2. Control del recorrido de las Ordenes de Compra colocadas en proveedores
y/o subcontratistas.
3. Control del recorrido de los pedidos de ventas colocados en el departamento
de producción de la empresa.
4. Evaluación del desempeño de proveedores y de la empresa, respecto a los
plazos de entrega
5. Buscar subcontratistas siempre que el departamento de producción no pueda
cumplir los plazos de entrega.
6. Elaborar relatorios del desempeño de entrega, enviándolos al Gerente
General.
7. Relacionamiento con los clientes de la empresa.
Posición en el Organigrama de la función Ingeniería de la Entrega
Esta nueva función, organizada de manera centralizada y ocupa la posición, un
tanto revolucionaria indicada en la siguiente figura
Gerente General
Jefe de Compras
Gerente de Ingeniería de
Entrega
Gerente de
Producción
Compras
Evaluación de
proveedores
Acompañamiento
interno
Acompañamiento
externo
Relaciones con los
clientes
PCP
Ingeniería de
Producción
UNIDAD 4. EL LOTE ECONOMICO DE COMPRAS
o El costo de las funciones compras y almacenamiento
o El Lote económico de Compras
o La rentabilidad de un servicio de aprovisionamiento
EL COSTO DE LAS FUNCIONES COMPRAS Y ALMACENAMIENTO
A partir de los datos de años precedentes, es posible, establecer previsionalmente, los
presupuestos correspondientes a los servicios “compras” y “almacenamiento”. El total
de cada presupuesto no tiene ninguna significación en el plano precio de costo. Se
hace necesario referir este total a las unidades de obra.
En lo que se refiere a la función compras, parece necesario orientar hacia la idea
de pedido, ya que el aspecto prospección es demasiado difícil de centrar. Una
primera aproximación global puede consistir en relacionar el presupuesto de
compras al número total de pedidos que se espera durante el año. A este sistema
se le ha objetado que los pedidos no representan siempre la misma cantidad de
trabajo.
En lo concerniente a la función de almacenamiento, es evidente que la unidad de
obra puede variar según los materiales o productos de que se trate: el valor, el
peso, el volumen, etc.
En la práctica se tiene en cuenta el valor medio del stock, pues la parte económica del
costo (inversión, depreciación) es función del valor.
Un calculo de costo previsional podría representarse de la siguiente forma:
NATURALEZA DE LOS GASTOS
COMPRAS
ALMACEN
Sueldos
120.000
60.000
Materiales consumibles
10.000
Seguros (robo, incendio)
150.000
Transportes
25.000
Electricidad
5.000
4.000
Suministros de oficina
10.000
6.000
Gastos diversos
5.000
Amortizaciones
35.000
70.000
TOTAL
200.000
300.000
TIPO DE UNIDAD DE OBRA
PEDIDO
VALOR MEDIO DEL STOCK
Número de unidades de obra
400
10.000.000
Costo de la unidad de obra
500
3%
EL LOTE ECONÓMICO DE COMPRAS.
El problema del lote económico de compra puede ser explicado en términos simples
de la siguiente manera:
Supongamos que el abastecimiento de determinado stock de material comprado
deba ser hecho a razón de 12.000 unidades/año. ¿Será necesario hacer una sola
compra anual de 12.000 unidades?. ¿O dos compras de 6.000 cada una?. ¿O
cuatro compras de 3.000 cada una?. En otras palabras cual será la frecuencia de
las compras.
Como se puede observar, las alternativas son, teóricamente en número infinito. En
la práctica, hay limitaciones tanto en uno como en otro sentido. No sería práctico
por ejemplo comprar diariamente. Por otro lado, la cantidad a comprar para todo el
año dependerá también de la capacidad de almacenamiento de la empresa.
Entre estos dos extremos, existe un gran número de alternativas. Es preciso,
adoptar un criterio para una toma de decisión en cuanto al tamaño del lote
económico a comprar. El concepto del lote económico de compra es un criterio que
permite la selección de una de estas alternativas.
El lote económico de compra es aquel que hace mínimo los costos de compra y de
mantener el stock.
Los costos de compra son aquellos en que incurrimos para llevar a cabo el proceso
de compra.
Los costos para mantener el stock son todos aquellos en que la empresa incurre
por el hecho de tener almacenado el material. El principal de ellos es el costo del
interés de remuneración por el capital invertido en el stock. Hay muchos otros,
como los seguros, la obsolescencia, el hurto, el deterioramiento, etc. En muchos
de los casos ellos son pequeños comparados con el costo del interés del capital.
Aproximadamente se estima que el interés anual del capital promedia el 36%, tasa
a la que se suma en forma porcentual los seguros, la obsolescencia, el hurto, el
deterioramiento, etc., que podríamos estimar en un 4% más, lo que haría una tasa
de posesión estimada para el país de 40%.
Para simplificar la deducción de la fórmula del lote económico de compra, vamos a
considerar que el costo para mantener el stock es la tasa de posesión. Esta tasa
se aplica naturalmente al valor medio del capital invertido en el stock, este valor
será el valor medio, pues el stock varía entre los valores mínimo y máximo.
LA RENTABILIDAD DE UN SERVICIO DE APROVISIONAMIENTOS
Como sabemos los aprovisionamientos comprenden dos servicios: “compras” y
“almacenamientos” y la búsqueda de la rentabilidad va a consistir en encontrar un
equilibrio óptimo en la utilización de ambos servicios.
Para conseguir dicha rentabilidad veremos sucesivamente:
El aspecto económico del problema,
Determinación de la cadencia de aprovisionamiento
Los límites de este tipo de cálculo
El aspecto económico del problema
Podemos decir de forma muy general, que cuanto más pedidos se pasen a lo largo de
un ejercicio, es decir, cuanto más fraccionados sean los pedidos, menor será el stock
medio. A la inversa, si los pedidos son pocos y de mucha cuantía, el stock medio será
más elevado.
Para una materia prima concreta “M”, supondremos un consumo anual igual a C. La
empresa puede pasar un pedido al año, en cuyo caso, el gráfico del Stock será como
sigue:
Stock
C
C/2 Stock medio
Supongamos ahora que la empresa pasa dos pedidos al año, para este mismo
material. El gráfico se convierte en:
Stock
C
C/2 Stock medio
C/4
Si llamamos N al número de pedidos por año tendremos que el Stock medio será
Este gráfico:
No tiene en cuenta el
Stock de seguridad.
Supone un consumo
regular.
El Stock medio es C/2.
Este gráfico:
No tiene en cuenta el
Stock de seguridad.
Supone un consumo
regular.
El Stock medio es C/4.
1 año
Tiempo
6
meses
Tiempo
N
STOCK MEDIO
1
C/2N = C/2*1 = C/2
2
C/2N = C/2*2 = C/4
Donde N corresponde a la cadencia de aprovisionamiento, que es el número anual
de pedidos para un material o grupo de materiales determinados.
Vemos ya esbozado el problema, a medida que aumenta N, aumenta el número de
pedidos y con ello el costo total de pasar pedidos, y por el contrario disminuye el
Stock medio, con la consiguiente disminución del costo de posesión del Stock.
Determinación de la cadencia de aprovisionamiento y del Lote económico
de Compra
Cualesquiera que sea el valor dado a N, la empresa soporta un costo de pedidos y un
costo de almacenaje. Evidentemente tiene interés en que la suma de ambos costos
sea mínima.
El costo de un pedido, se establece por la siguiente relación:
Costo de un pedido =
Total del presupuesto de compras
Número de pedidos de compra
La tasa de posesión se define desde un punto de vista contable:
Tasa Contable =
Total de l presupuesto del almacén * 100
Valor medio del Stock
Para que esta tasa sea completa hay que añadirle:
El costo financiero de la inversión que representa el Stock.
El costo de la depreciación del Stock (obsolescencia, cambio de modas, cambio de
fabricaciones)
Aproximadamente se estima que el interés anual del capital promedia el 36%, tasa
a la que se suma en forma porcentual los seguros, la obsolescencia, el hurto, el
deterioramiento, etc., que podríamos estimar en un 4% más, lo que haría una tasa
de posesión estimada para el país de 40%.
Ejemplo
Supongamos que la cantidad de consumo anual (Q) de un determinado material es de
12.000 unidades y que el precio promedio de compra estimado para el año es de 250
c/u. Si se sabe que la gestión de compra por cada vez que hacemos un pedido esta
estimada en 30.000 y que la tasa de posesión es de 36%. Hallar el valor y la cantidad
del lote económico de compra.
Tenemos:
N
Cantidad de Pedidos por año
CP
Costo de hacer un pedido por año
C
Valor del consumo anual (cantidad * precio unitario)
SM
Valor del Stock medio (C/2N)
CA
Costo de almacenamiento (SM * Tasa de posesión)
CT
Costo total (CP + CA)
Construimos la siguiente tabla:
N
CP
C
SM
CA
CT
1
30.000
3.000.000
1.500.000
540.000
570.000
2
60.000
750.000
270.000
330.000
3
90.000
500.000
180.000
270.000
4
120.000
375.000
135.000
255.000
5
150.000
300.000
108.000
258.000
6
180.000
250.000
90.000
270.000
7
210.000
214.286
77.143
287.143
8
240.000
187.500
67.500
307.500
9
270.000
166.667
60.000
330.000
10
300.000
150.000
54.000
354.000
11
330.000
136.364
49.090
379.090
12
360.000
125.000
45.000
405.000
En la tabla podemos observar lo siguiente:
1. Cuando compramos una sola vez para todo el año nuestro costo de compra es
mínimo, pero nuestro costo de almacenamiento es máximo.
2. En la media que compramos mas veces durante el año, nuestro costo de compra
se hace cada vez más alto, pero nuestro costo de almacenamiento se va
reduciendo.
3. El costo total comienza a disminuir hasta llegar a un punto en el que nuevamente
comienza a elevarse.
4. La cantidad de veces al año que conviene comprar estará dada por el costo total
que sea mínimo; en este caso para N = 4 nos da el costo total mínimo que sería
255.000.
5. En este punto el costo de pedido debe ser igual al costo de almacenamiento, en
este ejercicio no es el punto exacto N = 4 , sino 4 y fracción.
Veamos una forma de calcular N
En el punto de intersección tenemos que:
Costo de pedido = Costo de almacenamiento
N * CP = (C/2N) * T
Despejamos N
N = CT / 2 CP
Reemplazando los datos tenemos N = 4,24
Observaciones
1. Cuando sale N con fracción hay que redondear.
2. No es recomendable que N tome valores menores a ¡, esto significaría comprar
para más de un año.
3. Si la política de pago de la empresa es de hacer efectivo el pago a proveedores
una vez al mes, el N recomendable es 12.
De donde:
Cantidad a consumir durante el año = 12.000 unidades
Valor de compra durante el año = 3.000.000 (12.000 * 250)
El lote económico será
LE = 12.000 / 4 = 3.000 unidades
LE = 3.000.000 / 4 = 750.000
SIGNIFICADO O INTERPRETACION DE N
Tipo de Consumo
Significado de N
No Regular ni uniforme
Compras por periodos regulares
Compras por cantidades constantes
Compras por periodos regulares
Significa que se puede comprar diferentes cantidades pero para un mismo periodo
regular de tiempo.
Compras por cantidades constantes
Significa comprar siempre la misma cantidad aunque puede que no sea para ser
consumido en periodos iguales de tiempo
Autor:
Carlos Antonio Portal Rueda
INGENIERO INDUSTRIAL
Asunción Paraguay

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Portal Rueda Carlos Antonio. (2011, junio 21). Gestión de compras. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/gestion-de-compras/
Portal Rueda, Carlos Antonio. "Gestión de compras". GestioPolis. 21 junio 2011. Web. <http://www.gestiopolis.com/gestion-de-compras/>.
Portal Rueda, Carlos Antonio. "Gestión de compras". GestioPolis. junio 21, 2011. Consultado el 4 de Septiembre de 2015. http://www.gestiopolis.com/gestion-de-compras/.
Portal Rueda, Carlos Antonio. Gestión de compras [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/gestion-de-compras/> [Citado el 4 de Septiembre de 2015].
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