Gerencia del conocimiento y gestión tecnológica

LA GERENCIA DEL CONOCIMIENTO Y LA GESTIÓN
TECNOLÓGICA
Introducción
Las empresas están comenzando a darse cuenta de la importancia de "saber qué es lo que
saben" y de hacer el mejor uso de este conocimiento(1). El conocimiento está siendo
reconocido como el más importante activo de la empresa, como el "único recurso
económico significativo"(2) y por lo tanto se están haciendo esfuerzos por definir cómo
adquirirlo, representarlo, retenerlo y administrarlo.
Dentro del objeto de la administración y gerencia del conocimiento está lo que la empresa
sabe sobre sus productos, procesos, mercados, clientes, empleados, etc., y sobre el cómo
combinar estos elementos para hacer a una empresa competitiva. En este aspecto, esta
disciplina parece replicar al objetivo de la Gestión Tecnológica, pero por ser de mayor
alcance parece contenerla.
En el presente ensayo se pretende examinar las definiciones, alcances y objetivos de la
Gerencia del Conocimiento y llegar a una conclusión en cuanto a su relación con la Gestión
Tecnológica. ¿Qué conceptos de la gerencia del conocimientos son útiles para lograr la
selección, adquisición, transferencia, asimilación y generación de tecnología? ¿Cómo
pueden dichos conceptos ser aplicados en el contexto de las empresas que se enfrentan a las
presiones de la globalización y la competitividad.
Definiciones, similitudes y contrastes
El conocimiento y su administración Existen múltiples definiciones de datos, información y
conocimiento, de las cuales se presentan dos, que a juicio del autor, son relevantes para el
propósito de este ensayo.
En el artículo "Knowledge Management: a Strategic Agenda"(3), los autores presentan la
siguiente definición que permite comprender la relación entre estos tres conceptos:
"La información está compuesta de datos y hechos organizados, el conocimiento consiste
en verdades y creencias, perspectivas y conceptos, juicios y expectativas, metodologías y
'know-how'".
David B. Harris(5) presenta otra definición que ayuda a comprender los diferentes niveles en
los que se encuentran los tres:
"El nivel más bajo de los hechos conocidos son los datos. Los datos no tienen un
significado intrínseco. Deben ser ordenados, agrupados, analizados e interpretados. Cuando
los datos son procesados de esta manera, se convierten en información. La información
tiene una esencia y un propósito. Cuando la información es utilizada y puesta en el contexto
o marco de referencia de una persona, se transforma en conocimiento. El conocimiento es
la combinación de información, contexto y experiencia."
Por otra parte, existen variadas formas de concebir lo que se conoce como Gerencia del
Conocimiento. Un estudio realizado por los investigadores Paul Quintas, Paul Lefrere y
Geoff Jones y presentado en el artículo "Knowledge Management: a Strategic Agenda"(3),
revela que al hacer una búsqueda en más de 100 sitios de Internet que mencionaban
aspectos de la Gerencia del Conocimiento, se encontró una gama de intereses, perspectivas
y asuntos relacionados, entre los que figuran:
El conocimiento como capital económico u organizacional.
Enfoques de ingeniería que pretenden mejorar el uso de la información en apoyo de los
procesos de manufactura.
Aspectos de computación y medios de conocimiento.
Estudios organizacionales desde el punto de vista antropológico, de biología evolutiva,
sociología, etc.
Epistemología, aprendizaje, psicología del conocimiento etc.
Aspectos de definición y clasificación desde el punto de vista de inteligencia artificial,
ciencia de la información, lingüística, filosofía, etc.
Sitios sobre recursos humanos que mencionan categorías de trabajo como Director de
Capital Intelectual, Director de Capital de Conocimiento, así como otros trabajos
tradicionales tales como Director de Información, Bibliotecario de Investigación y
Desarrollo etc.
No obstante, con el fin de proponer una definición con un enfoque heurístico, el artículo
define la Gerencia del Conocimiento así:
"Gerencia del Conocimiento es el proceso de administrar continuamente conocimiento de
todo tipo para satisfacer necesidades presentes y futuras, para identificar y explotar recursos
de conocimiento tanto existentes como adquiridos y para desarrollar nuevas
oportunidades."
Ann Macintosh(1) propone como definición la siguiente:
"La Gerencia del Conocimiento envuelve la identificación y análisis del conocimiento tanto
disponible como el requerido, la planeación y control de acciones para desarrollar activos
de conocimiento con el fin de alcanzar los objetivos organizacionales."
Las dos definiciones anteriores reconocen en el conocimiento un recurso importante que
debe adquirirse, clasificarse, conservarse y explotarse para lograr los objetivos de la
organización y hallar nuevas oportunidades. También coinciden en que la Gerencia del
Conocimiento es un proceso, el cual debe formar parte de las actividades cotidianas de una
organización.
Por qué es importante Según Macintosh, el ambiente competitivo que se vive en la
década de los ‘90 ha hecho crítica la calidad del conocimiento que las
empresas aplican a sus procesos claves de negocio.
En cualquier empresa, la cadena de suministros depende del conocimiento que se tenga
sobre materias primas, planeación, manufactura, distribución, etc. Asimismo, el desarrollo
de nuevos productos requiere conocimiento sobre las necesidades de los consumidores,
nuevos descubrimientos científicos, nueva tecnología, mercadeo, etc.
El reto de aplicar el conocimiento en una empresa para crear ventajas competitivas se hace
aún más desafiante debido a:
El mercado es cada vez más competitivo, lo que demanda mayor innovación en los
productos. Debido a esto, el conocimiento debe desarrollarse y ser asimilado cada vez con
mayor rapidez.
Las empresas están organizando sus negocios enfocando sus esfuerzos en crear mayor
valor para sus clientes. Las funciones del personal de administración se han ido reduciendo,
así como los mismos niveles administrativos. Existe la necesidad de reemplazar la manera
informal en la que se gerenciaba el conocimiento en las funciones administrativas por
métodos formales dentro de procesos de negocios orientados al cliente.
La presión de la competencia está reduciendo el tamaño de los grupos de empleados
que poseen el conocimiento de la empresa.
Se requiere tiempo para adquirir conocimiento y lograr experiencia a partir de él. Los
empleados cada vez tienen menos tiempo para hacer esto.
Está creciendo la tendencia dentro de los empleados de retirarse cada vez más temprano
en su vida laboral o de aumentar su movilidad entre empresas, lo cual ocasiona que el
conocimiento se pierda.
Existe la necesidad de manejar cada vez mayor complejidad en empresas pequeñas y
con operaciones transnacionales.
Cambios en la dirección estratégica de la empresa pueden causar pérdida de
conocimiento en una área específica. Una decisión posterior que retome la orientación
anterior puede requerir ese conocimiento, pero el empleado que lo posee puede ya no estar
en la empresa.
Por qué es un reto El conocimiento es un activo intangible, volátil y difícil de concretar
y retener.
En el mismo artículo, Macintosh menciona que existen muchos problemas asociados con
encontrar los activos de conocimiento requeridos y luego ser capaz de utilizarlos de una
manera eficiente y con una relación costo-beneficio apropiada. Para manejar
adecuadamente las dificultades asociadas al manejo y administración del conocimiento, las
empresas necesitan:
Tener un lenguaje uniforme y estandarizado a lo largo de la empresa, que asegure que el
conocimiento se entiende correctamente.
Ser capaz de identificar, modelar y representar explícitamente su conocimiento.
Compartir y reutilizar su conocimiento entre diferentes aplicaciones por varios tipos de
usuarios. Esto implica ser capaz de compartir las fuentes de conocimiento existentes y
también las que haya en el futuro.
Algunos métodos y herramienta enfocadas a la ingeniería del conocimiento permiten, desde
hace algún tiempo, resolver el problema del uso del conocimiento de la empresa. Estos
métodos proporcionan procedimientos estrictos de diseño y construcción de aplicaciones
basadas en conocimiento. También existen herramientas que ayudan en la captura,
modelamiento, validación, verificación y mantenimiento del conocimiento para desarrollar
dichas aplicaciones. Sin embargo, estas herramientas no dan apoyo al proceso de
gerenciamiento del conocimiento corporativo.
Con todo y eso, Macintosh opina que las técnicas que existen actualmente para modelar el
conocimiento y dar apoyo a su uso, junto con las técnicas tradicionales de gerencia,
proporcionan un punto de partida para llevar a cabo la gerencia del conocimiento en una
empresa.
Principios de Gerencia del Conocimiento
El profesor Thomas H. Davenport, de la Universidad de Texas(4), enfoca la gerencia del
conocimiento desde un punto de vista pragmático al describir diez principios generales para
el gerenciamiento del conocimiento, los cuales, una vez comprendidos por una
organización, pueden servir de base para generar estrategias y tácticas detalladas. Los diez
principios expuestos por Davenport son:
1. Gerenciar el conocimiento es costoso:
El conocimiento es un activo, pero su administración efectiva requiere inversiones en otros
activos. Existen muchas actividades particulares en la gerencia del conocimiento que
requieren inversiones y esfuerzo, algunas de ellas son:
Captura del conocimiento, por ejemplo: creación de documentos y transferencia de
documentos a un sistema computarizado.
Adicionar valor al conocimiento mediante edición, compactación,
empaquetamiento, etc.
Desarrollar formas de categorización del conocimiento y categorizar nuevas
contribuciones de conocimiento.
Desarrollar infraestructura y aplicaciones de tecnología de información para la
distribución del conocimiento.
Educar a los empleados en la creación, uso y formas de compartir el conocimiento.
Aunque pocas firmas han calculado el costo de la gerencia del conocimiento, existen
algunos estimativos: Robert Buckman, de Buckman Laboratories, estima que su firma gasta
el 7% de sus ingresos en gerencia del conocimiento. McKinsey and Company esperan
llegar a la meta de invertir el 10% de sus ingresos en desarrollo y gerencia de su capital
intelectual.
Sin embargo, mientras gerenciar el conocimiento es costoso, la reflexión obvia es que no
hacerlo es más costoso aún. ¿Cuál es el costo de la ignorancia? ¿Cuánto le cuesta a una
organización olvidar lo que sus empleados clave saben, el no poder contestar
oportunamente las preguntas de sus clientes, o tomar decisiones inapropiadas basadas en un
conocimiento insuficiente?
2. La gerencia efectiva del conocimiento requiere soluciones híbridas de gente y
tecnología.
A pesar de los avances en la inteligencia artificial, no puede decirse aún que se tenga una
máquina que pueda reemplazar a los humanos completamente. Los hechos demuestran que
las organizaciones que desean una efectiva gerencia de su conocimiento, requieren una alta
dosis de esfuerzo humano. Los humanos son muy buenos para ciertos tipos de actividades,
los computadores lo son para otras.
Los humanos son costosos y malhumorados, pero se acomodan mejor en ciertos aspectos
del manejo del conocimiento. Cuando se busca entender el conocimiento, interpretarlo en
un contexto amplio, combinarlo con otros tipos de información, o sintetizar varias formas
no estructuradas de conocimiento, los humanos son la mejor opción.
Los computadores y los sistemas de comunicación, por otra parte, son buenos para otro tipo
de tareas, por ejemplo para la captura, transformación y distribución de conocimiento
altamente estructurado que cambia rápidamente. Los computadores se están haciendo cada
vez más útiles en realizar las mismas tareas sobre conocimiento menos estructurado, tal
como texto e imágenes. Dada esta mezcla de habilidades, se requiere construir ambientes
de gerencia de conocimiento "híbridos" en los que se utilice tanto a personas como a
computadores de manera complementaria.
Cuando se están compilando bases de datos de conocimiento organizacional, se requiere
incluir apuntadores a personas. Por ejemplo, en GM Huges Electronics, durante el trabajo
de definición de las mejores prácticas de reingeniería de procesos, se capturó en la base de
datos el conocimiento combinado de computadoras y personas. Cada entrada de conceptos
y prácticas se envió a un editor, quien definió su utilidad y relevancia. Estos conceptos y
prácticas se describían de manera concisa para captar el interés del lector e incluían el
nombre y número telefónico de una persona que podía describirla en detalle. El uso de esta
base de datos está creciendo y consolidándose, y cada director de división se preocupa
porque su división se encuentre bien representada en la base de datos.
3. La gerencia del conocimiento es altamente política.
No es para nadie un secreto que "el conocimiento es poder" y, por lo tanto, no sorprende
que la gerencia del conocimiento tenga un trasfondo altamente político. Si el conocimiento
está asociado con el poder, el dinero y el éxito, entonces también está asociado con intrigas,
"lobbying" y tratos velados.
¿Qué significa la política alrededor del conocimiento para una gerencia del conocimiento
efectiva? Algunos gerentes despreciarán la política alegando que ellos solos pueden
encontrar la solución. Pero un gerente del conocimiento astuto debe reconocer y cultivar la
política. El hará lobby para lograr el uso y la valoración del conocimiento, hará negocios
entre quienes tienen el conocimiento y quienes lo utilizan, cultivará la opinión de ciertos
líderes de gran influencia para que sean quienes adopten las propuestas nuevas sobre
gerencia del conocimiento. Al nivel más alto, tratará de moldear la manera como se
gobierna el conocimiento para su mejor utilización en la organización.
4. La gerencia del conocimiento requiere gerentes del conocimiento.
Los recursos clave de un negocio como el trabajo y el capital, tienen funciones
organizacionales dedicadas a su administración y gerencia. El conocimiento no puede ser
bien gerenciado hasta que algún grupo en la empresa tengan la clara responsabilidad de
hacer ese trabajo. Dentro de las tareas que ese grupo puede llevar a cabo está el recolectar y
categorizar el conocimiento, establecer una infraestructura orientada al conocimiento y
monitorear el uso del conocimiento.
Varias firmas de servicios profesionales ya tienen definidos roles de "Gerencia del
Conocimiento": McKinsey, Andersen Consulting, Ernst & Young, Price Waterhouse, A. T.
Kearney, Hewlett Packard y Buckman Laboratories, entre otros.
La función de Gerencia del Conocimiento pudiera inspirar resentimiento y preocupación en
una organización si buscara ensamblar y controlar todo el conocimiento. El objetivo de la
gerencia del conocimiento debe ser solamente el de facilitar la creación, distribución y uso
del conocimiento por otras personas. Además los gerentes de conocimiento no deben dar a
entender por sus palabras o acciones que son más "instruidos" o que poseen más
conocimiento que ningun otro en la organización. De hecho, un gerente de conocimiento de
Hewlett Packard sostiene que la cualidad más importante para este rol es no ser egoísta.
5. La gerencia del conocimiento brinda más beneficios a partir de "mapas" que a
partir de modelos, más a partir de mercados que a partir de jerarquías.
Existe la tentación en la gerencia del conocimiento de crear un modelo jerárquico o
arquitectura del conocimiento similar a la Propedia de la Enciclopedia Británica, la cual
gobierna la colección y categorización del conocimiento. Sin embargo, la mayoría de las
organizaciones han tenido mejores resultados dejando que el "mercado" del conocimiento
actúe mediante sencillamente proveer y ubicar el conocimiento que sus clientes parecen
querer. La dispersión del conocimiento tal como se describe en un mapa puede ser ilógica,
pero es más útil para un usuario que un modelo hipotético de conocimiento que sea bien
entendido por sus creadores, pero que tal vez nunca se llegue a implantar completamente.
La ubicación del conocimiento organizacional es la actividad individual que probablemente
más influye en que haya mayor acceso al mismo.
Dejar que el "mercado" funcione quiere decir que los gerentes de conocimiento tratan de
hacer el conocimiento tan atractivo y accesible como sea posible y luego observan qué tipo
de conocimiento es solicitado y con qué términos específicos. La compañía Teltech, que
administra una red de conocimiento de expertos en la ciudad de Mineapolis, ha observado
que casi nunca los clientes que llaman para solicitar asesoría utilizan los mismos términos
que utilizan los expertos para describir su trabajo. La función de conectar las necesidades
del cliente con la experticia disponible, se realiza por medio de un sistema de búsqueda y
recuperación en línea diseñado por Teltech, llamado "knowledgescope". Este sistema es un
"mapa", diccionario o libro de sinónimos de más de 30.000 términos técnicos. El sistema es
mantenido por varios ingenieros de conocimiento que trabajan a tiempo completo.
Cada término tiene un significado principal y varios sinónimos. El objetivo de Teltech es
que en la base de datos figuren los términos que utilizan los clientes para describir sus
necesidades. Para hacerlo, diariamente los ingenieros de conocimiento reciben una lista de
términos que no tuvieron una búsqueda exitosa en la base de datos. Muchas de las
búsquedas infructuosas se deben a errores de escritura, pero algunos son nuevos términos o
sinónimos que se agregan a la base de datos.
Hasta hace poco la forma como Teltech modelaba el conocimiento era de manera jerárquica
en vez de basada en diccionario de sinónimos. Su base de datos anterior era llamada "Tech
tree" y tenía varias ramas de conocimiento tales como científico, técnico, médico, químico,
etc. Sin embargo, tanto los clientes como los analistas de Teltech encontraban difícil
navegar a través del árbol y los nuevos términos tendían a quedar ubicados a niveles
inapropiados dentro del árbol. Teltech ha encontrado que el enfoque de diccionario de
sinónimos es mucho más satisfactorio. Dicho enfoque ha producido un mapa de
conocimiento en vez de un modelo del mismo.
6. Compartir y utilizar conocimiento con frecuencia son acciones no naturales.
Si mi conocimiento es un recurso valioso, ¿por qué debo yo compartirlo? Si mi trabajo es
crear conocimiento, ¿por qué debería yo poner en peligro mi empleo al utilizar el
conocimiento de otro en vez del mío?... Algunas veces nos sorprendemos cuando el
conocimiento no se comparte o no se utiliza, pero se podría ejercer mejor la función de
gerentes de conocimiento si se reconociera que la tendencia natural es la de esconder
nuestro conocimiento y mirar con sospecha a los demás. Para poner nuestro conocimiento
en un sistema y buscar el conocimiento de otros se necesita no solamente tratar sino,
además, conducir un gran esfuerzo motivador para lograr ese objetivo.
Si un gerente del conocimiento está consciente de este principio, no debe dar por hecho que
el conocimiento se comparta. No debería asumir que con instalar Lotus Notes,
automáticamente cambiará la actitud de los usuarios y comenzarán a compartir, o que hacer
la información disponible necesariamente hace que la gente la utilice. Debemos estar
conscientes de que compartir y utilizar el conocimiento y la información, tiene que ser una
acción motivada a través de premios, evaluación de desempeño, compensación, etc.
Hay algunas firmas que están comenzando a evaluar y recompensar a su personal por
compartir y utilizar el conocimiento. Lotus Development, ahora una división de IBM, tiene
definido que el 25% del total de la evaluación de desempeño de sus empleados de soporte a
clientes, está dado por el compartir el conocimiento. Buckman Laboratories hace una
mención de sus 100 mayores "compartidores" de conocimiento, en una reunión anual
especial. ABB evalúa a sus gerentes en base no solo al resultado de sus decisiones sino
también al conocimiento e información aplicados en su proceso de toma de decisiones.
7. La gerencia del conocimiento significa mejorar los procesos del negocio que se
basan en conocimiento.
Es importante direccionar y mejorar el proceso genérico de la gerencia del conocimiento,
pero donde el conocimiento es generado, utilizado y compartido intensivamente es en unos
pocos y específicos procesos del negocio que se basan en conocimiento. Los procesos
específicos varían en cada firma e industria, pero de todas maneras incluyen investigación
de mercado, diseño y desarrollo de productos, y aun hasta procesos transaccionales tales
como configuración de órdenes y precios. Si se reconoce que se deben hacer mejoras reales
en la gerencia del conocimiento, también se deben hacer mejoras en los procesos clave del
negocio.
8. El acceso al conocimiento es sólo el principio.
Si el acceso al conocimiento fuera suficiente, habría largas filas a la entrada de las
bibliotecas. El acceso es importante, pero la gerencia exitosa del conocimiento también
requiere atención y compromiso. Se dice que la atención es el dinero efectivo de la era de la
información.
Para que los consumidores o clientes del conocimiento presten atención al conocimiento,
deben llegar a ser más que receptores pasivos. Se puede lograr un contacto más estrecho
con el conocimiento al tener que resumirlo o reportarlo a otros, utilizando juegos basados
en roles y juegos basados en el uso del conocimiento, y recibiendo el conocimiento por
contacto estrecho con los proveedores del mismo. Esto es particularmente importante
cuando el conocimiento que se va a recibir es tácito, tal como Ikurijo Nanaka lo ha descrito.
Algunas firmas ya han empezado a ayudar a sus gerentes y empleados a involucrarse con el
conocimiento. Jane Linder, gerente de información, investigación de mercado y planeación
estratégica de Polaroid Corportation, trabaja con el presidente de la división de soporte para
crear "juegos de guerra" para entrenar y ejercitar a gerentes de división y profesionales. Los
participantes estudian investigaciones de mercado y luego asumen roles como competidores
o como representantes de ventas de Polaroid frente a los clientes. Los ejercicios orientados
al mercadeo han tenido gran éxito y ahora Polaroid está planeando utilizar este mismo
enfoque para otros tipos de conocimiento. Toyota y Nissan han enviado a sus diseñadores
de autos a los Estados Unidos para recibir conocimiento tácito confraternizando con
segmentos particulares de sus clientes.
9. La gerencia del conocimiento nunca termina.
Los gerentes del conocimiento pueden sentir que si pudieran poner el conocimiento de su
organización bajo control, su trabajo estaría hecho. Sin embargo, las tareas de la gerencia
del conocimiento son de nunca acabar. Tal como ocurre con la gerencia de personal o
financiera, nunca llega el momento en que se pueda decir que el conocimiento está
completamente administrado o gerenciado.
Una razón por la cual la gerencia del conocimiento no termina, es que las categorías del
conocimiento requerido siempre están cambiando. Nuevas tecnologías, enfoques
administrativos, asuntos de regulación, inquietudes de los clientes, siempre están
apareciendo. Las compañías cambian sus estrategias, estructuras organizacionales,
productos y enfatizan el servicio. Los nuevos gerentes y profesionales tienen nuevas
necesidades de conocimiento.
Este cambio rápido en el ambiente del conocimiento significa que las firmas no deberían
gastar mucho tiempo en modelar un área particular de conocimiento. Mientras transcurre el
tiempo para terminar, pudiera ser que las necesidades hayan cambiado completamente. En
vez de esto, las descripciones de ambiente de conocimiento pudieran ser una solución
rápida, aunque no perfecta, y sólo tan extensa como su uso lo requiera.
10. La gerencia del conocimiento requiere un contrato de conocimiento.
No es claro en muchas organizaciones quién es el dueño o quién tiene el derecho de uso del
conocimiento de sus empleados. ¿Es comprado o alquilado?; ¿es todo el conocimiento en la
cabeza del empleado propiedad del empleador?; ¿qué hay del conocimiento almacenado en
archivadores o discos de computador?; ¿qué hay del conocimiento de los consultores,
mientras están prestando el servicio?; o ¿los empleados de una firma de outsourcing?.
Pocas firmas tienen políticas que tengan en cuenta estos asuntos.
Muchas organizaciones han retenido el conocimiento de sus empleados (al menos el que
han desarrollado entre los 5 y 9 años) como propiedad de la corporación. Si embargo,
muchos cambios han hecho ese enfoque más difícil. Los empleados cambian con más
frecuencia a nuevos empleos y organizaciones, la distinción entre la vida del trabajo y la
vida del hogar es menos acentuada, hay más trabajadores de "contingencia". De cualquier
manera, pocas firmas han hecho un buen trabajo para extraer y documentar el conocimiento
de sus empleados en el pasado. Si el conocimiento está llegando a ser un recurso más
valorado en las organizaciones, debemos prestar más atención a los aspectos legales de la
gerencia del conocimiento. Posiblemente el mayor problema en aumentar los aspectos
legales de la gerencia del conocimiento será el aumento del número de abogados que
requieran. La rama de la propiedad intelectual es el campo de mayor crecimiento en la
profesión legal y crecerá aún más rápido.
2.1.4. Objetivos y actividades relacionadas con la Gerencia del Conocimiento Basados en la
definición de la gerencia del conocimiento como un proceso que debe apoyar a la empresa
en la búsqueda de una posición competitiva y nuevas oportunidades, Quintas y otros(3),
proponen una serie de objetivos y actividades que se deben cumplir dentro de la gerencia
del conocimiento de una empresa:
Objetivos:
Formular una estrategia de alcance organizacional para el desarrollo, adquisición y
aplicación del conocimiento.
Implementar estrategias orientadas al conocimiento buscando el apoyo de los
estamentos influyentes de la empresa.
Promover el mejoramiento continuo de los procesos del negocio, enfatizando la
generación y utilización del conocimiento.
Monitorear y evaluar los logros obtenidos mediante la aplicación del conocimiento.
Actividades:
Divulgación del conocimiento (por ejemplo, lecciones aprendidas, mejores prácticas,
etc.) para que todos los miembros de la organización puedan utilizar el conocimiento en el
contexto de sus actividades diarias.
Asegurarse que el conocimiento está disponible en el sitio donde es más útil para la
toma de decisiones.
Asegurarse que el conocimiento está disponible donde lo necesitan los procesos del
negocio.
Facilitar la efectiva y eficiente generación de nuevo conocimiento (por ejemplo,
actividades de investigación y desarrollo, aprendizaje a partir de casos históricos etc.)
Apoyar la adquisición de conocimiento de fuentes externas y desarrollar la capacidad de
asimilarlo y utilizarlo.
Asegurarse que el nuevo conocimiento está disponible para aquellas personas en la
organización que realizan actividades basadas en ese nuevo conocimiento (por ejemplo,
distribución de las lecciones aprendidas).
Asegurarse que toda persona en la organización sabe dónde se encuentra disponible el
conocimiento en la empresa.
Las actividades propuestas tienen influencia sobre diferentes niveles y funciones
organizacionales. Para que la gerencia del conocimiento tenga éxito, se deben combinar
estas acciones con otras llevadas a cabo en diferentes partes de la organización y deben
guardar coherencia entre sí. Los autores mencionados recalcan la necesidad de armonizar
las acciones de la gerencia del conocimiento con los siguientes componentes de la
organización:
Estructura y cultura organizacional: debe promoverse la creación de estructuras que
faciliten el crecimiento de "comunidades con intereses afines", por ejemplo, grupos de
profesionales que se relacionen informalmente debido a que se enfrentan a problemas
comunes para los cuales buscan solución, constituyéndose a mismos en una fuente y
depósito de conocimiento.
Administración de personal: se requiere sincronizar programas de entrenamiento,
desarrollo, selección y reclutamiento, retención, ubicación, diseño de funciones, cambio
cultural y motivación hacia la participación y creatividad, y la administración de todos los
tipos de contratos de trabajo.
Procesos del negocio: es necesario generar proyectos de innovación de procesos y
reingeniería tanto para hacer cambios radicales como para mantener el mejoramiento
continuo.
Aplicación de tecnología: se debe tener a disposición herramientas que permitan
realizar mapas de conceptos, bases de datos orientadas a objetos y con características
multimediales, inteligencia artificial orientada a la adquisición de conocimiento, a la
representación del mismo, al soporte en toma de decisiones, a la minería de datos y a la
difusión del conocimiento.
Los aspectos descritos anteriormente son, solamente, un breve recuento de lo que abarca la
gerencia del conocimiento. No obstante, el autor considera que son suficientes para llevar a
cabo el análisis de este proceso frente a la gestión tecnológica.
La Tecnología y su gestión
Tal como ocurre con los datos, la información y el conocimiento, existen múltiples
definiciones de lo que es la tecnología. El diccionario Larouse dice que la tecnología es:
“El estudio y uso de la ciencia para propósitos prácticos”.
Una definición más técnica la presentan Philip A. Roussel y otros(6). Estos autores dicen
que:
"La tecnología es la aplicación del conocimiento científico e ingenieril a la obtención de un
resultado práctico (...) Tecnología es el proceso que capacita a una empresa para decir:
‘Nosotros sabemos cómo aplicar la ciencia/ingeniería a...’ (...) La tecnología es lo que fija
al producto, o al proceso, la ciencia y la ingeniería"
A su vez, la gestión tecnológica podría definirse como:
"La actividad organizacional mediante la cual se define e implanta la tecnología necesaria
para lograr los objetivos y metas del negocio en rminos de calidad, efectividad, adición de
valor y competitividad".
Taxonomía de la tecnología
Cuando se habla de tecnología, existen varios términos asociados a ella que le imprimen
diferentes connotaciones, dependiendo de su origen, su importancia relativa o la forma en
la que se encuentra representada.
Puede hablarse, por ejemplo de:
Tecnología dura: la que se considera incorporada a máquinas, equipos, plantas de
proceso, etc.
Tecnología blanda: la que se refiere a metodologías, procedimientos, estilos de
administración, etc.
Tecnología incorporada: la que se encuentra haciendo parte de un equipo o máquina.
Tecnología desincorporada: la que se encuentra descrita en documentos tales como
planos, manuales, patentes, etc.
Tecnología medular: la que se considera central, indispensable o crítica para un negocio
en particular.
Tecnología complementaria: la que no se considera medular, pero que se requiere para
lograr los objetivos de un negocio específico.
No siempre es fácil saber qué de lo que posee una empresa es tecnología, y aún s difícil
clasificarla dentro de uno de los grupos descritos anteriormente. Puede existir la tendencia a
confundir la tecnología que una empresa utiliza con el producto que comercializa o la
función que desempeña. No obstante, partiendo de la definición de Philip(6), es claro que la
tecnología es el conocimiento que la empresa tiene sobre cierta área de la ciencia o
ingeniería y que le permite obtener productos o servicios y comercializarlos.
Estadios de la gestión tecnológica en una empresa
Durante el tiempo de existencia de una empresa y dependiendo del grado de presión al que
se vea sometida por el entorno (competencia, globalización de mercados, ciclo de vida de
los productos, etc.), la empresa pasa por una serie de estadios o etapas que se tipifican, de
acuerdo con el grado de asimilación que la empresa logra de la tecnología en la cual se basa
su negocio. Dichos estadios son descritos por Francisco Javier Mejía(7) y son:
Independencia completa
Independencia relativa
Creatividad incipiente
Independencia
Autosuficiencia
Excelencia
Las empresas exitosas y competitivas a nivel mundial, son las que alcanzan y se mantienen
en el estadio de la excelencia. Muchas empresas no logran pasar por todos los estadios, sino
que se quedan estancadas en alguno de ellos o desaparecen cuando se encuentran en los
primeros debido a que dejan de ser rentables en un mercado globalizado.
En muchas ocasiones, el estancamiento de las empresas ocurre cuando no logran asimilar o
apropiar tecnología que han adquirido mediante la compra de equipos o por asistencia
técnica recibida. El grado de asimilación de una tecnología específica en una empresa es
sencillamente el grado de conocimiento y entendimiento que sus empleados logran acerca
de ella. En buena parte, esto depende del grado de educación del personal, de la actitud de
la gerencia hacia la aceptación de nuevas ideas, de los esquemas de comunicación que se
usan en la empresa, de la importancia que se da a la capacitación y entrenamiento, etc.
La dificultad que se presenta en la asimilación de la tecnología se debe a que, por lo
general, no se entiende el proceso de asimilación como uno de enseñanza-aprendizaje. No
se tienen en cuenta los elementos que este proceso requiere para que tenga éxito.
Actividades de la gestión tecnológica
Cuando se describe la gestión tecnológica, normalmente se mencionan algunas actividades
tales como:
Prospección
Selección
Negociación
Adquisición
Adaptación
Modificación
Generación (Innovación)
En cada una de ellas está implícito el aprender por parte de los empleados de la empresa.
Frecuentemente los ejecutivos de las empresas aprueban inversiones en "tecnología", sin
tener en cuenta que deben estar acompañadas con inversiones no menos importantes en el
proceso de asimilación de la misma. Esto implica crear las condiciones apropiadas para que
sus ingenieros y técnicos conozcan, entiendan y aprendan a utilizarla de la manera más
productiva. Cuando no se da la suficiente atención a este asunto, es decir, cuando se pasa
por alto que se trata de un proceso de transferencia de conocimiento, la tecnología
adquirida (equipos, software, etc.) es subutilizada o mal utilizada y la productividad de la
empresa no mejora y en algunos casos, hasta empeora.
Relación entre Gestión Tecnológica y Gerencia del Conocimiento
Puesto que la tecnología es "conocimiento aplicado", no es de extrañar que los principios y
actividades descritos para la gerencia del conocimiento, sean aplicables a la gestión de la
tecnología. No obstante, en la práctica no siempre se reconoce este hecho, lo que lleva a
pobres resultados y fracasos en tareas de transferencia de tecnología.
Similitudes En la definición tanto de la gerencia del conocimiento como en la de la gestión
tecnológica, se observa concordancia en que juntas estas actividades buscan alcanzar los
objetivos del negocio por medio de obtener y administrar el conocimiento o la tecnología
que la empresa requiere para ser competitiva.
Las razones por las que se han desarrollado tanto la gerencia del conocimiento, como la
gestión tecnológica, son las mismas: la empresa debe ser competitiva y enfrentarse a las
presiones de un entorno cambiante y globalizado.
Contrastes ¿Es la gestión tecnológica parte de la gerencia del conocimiento, o es la gerencia
del conocimiento un aspecto a tener en cuenta en la gestión tecnológica? Para responder a
esta pregunta se pueden considerar los siguientes argumentos:
Según las definiciones comúnmente aceptadas, la tecnología es "conocimiento
aplicado".
Los principios de la gerencia del conocimiento toman en cuenta las condiciones que
tienen que darse para que el conocimiento se adquiera, se difunda, se utilice y se genere en
la empresa, basándose en el proceso de aprendizaje y la innovación. Estos principios,
frecuentemente se pasan por alto en la gestión de tecnología por creer que no son
necesarios o por no entender su impacto en los resultados de la gestión.
La gestión de tecnología se basa en la premisa de que la tecnología se vuelve obsoleta y
debe ser reemplazada, con lo que lecciones aprendidas en el pasado, sencillamente se dejan
de un lado. La gerencia del conocimiento pretende mantener y reutilizar el conocimiento
adquirido sobre la base de que el conocimiento no se hace obsoleto.
Si los gerentes de las empresas enfocaran la adquisición de tecnología como un proceso
de aprendizaje empresarial, serían menos propensos a menospreciar los presupuestos
destinados a la capacitación y entrenamiento de sus trabajadores, y en cambio recibirían
mayor productividad.
Reflexión
La gestión de tecnología debe verse con nuevos ojos. Debe haber un cambio de paradigma
que haga posible verla no como el proceso para lograr la mejor adquisición de maquinaria,
software o implementación de estrategias o modelos administrativos, sino como el proceso
por el cual se ayuda a la empresa a adquirir el conocimiento necesario para lograr liderazgo
en su negocio.
Los ejecutivos dedicados a la gestión tecnológica deben ser instruidos en la teoría del
aprendizaje y poco a poco convertirse en gerentes del conocimiento.
Conclusiones
1. La gestión tecnológica hace parte de la gerencia del conocimiento.
2. El enfoque de la gestión tecnológica como un proceso de aprendizaje empresarial, y
su adaptación a los principios de la gerencia del conocimiento, puede mejorar el índice de
éxito en las actividades de transferencia y asimilación de tecnología.
Referencias
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de los Andes, Bogotá, Abril 18 de 1997.
Aportado por: Hernando Zorrilla (Ecopetrol), Programa de Gestión Tecnológica,
Universidad de Los Andes
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- Licenciatura en RR.HH. Universidad de Champagnat. (2002, julio 13). Gerencia del conocimiento y gestión tecnológica. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/gerencia-del-conocimiento-y-gestion-tecnologica/
- Licenciatura en RR.HH., Universidad de Champagnat. "Gerencia del conocimiento y gestión tecnológica". GestioPolis. 13 julio 2002. Web. <http://www.gestiopolis.com/gerencia-del-conocimiento-y-gestion-tecnologica/>.
- Licenciatura en RR.HH., Universidad de Champagnat. "Gerencia del conocimiento y gestión tecnológica". GestioPolis. julio 13, 2002. Consultado el 29 de Julio de 2015. http://www.gestiopolis.com/gerencia-del-conocimiento-y-gestion-tecnologica/.
- Licenciatura en RR.HH., Universidad de Champagnat. Gerencia del conocimiento y gestión tecnológica [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/gerencia-del-conocimiento-y-gestion-tecnologica/> [Citado el 29 de Julio de 2015].
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