Garantía del Órgano de Control Institucional en las entidades del Estado en Perú

LA GARANTÍA DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL EN LAS
ENTIDADES DEL ESTADO, CASO PERÚ.
AUTOR: DOCTOR DOMINGO HERNÁNDEZ CELIS
JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA:
En este trabajo en primer lugar se ha identificado la problemática existente en la misión
institucional, sobre dicha problemática se han formulado las posibles soluciones a través
de las hipótesis; luego se ha establecido los propósitos que persigue el trabajo por
intermedio de los objetivos. Todos estos elementos se han formado en base a las variables
e indicadores de la investigación. Todo lo anterior tiene el sustento en una metodología de
investigación que identifica el tipo, nivel y diseño de investigación, la población y
muestra a aplicar; así como también las técnicas e instrumentos para recopilar, analizar e
interpretar la información.
JUSTIFICACIÓN TEÓRICA:
El Órgano de Control Institucional (OCI) constituye la unidad especializada responsable
de llevar a cabo el control gubernamental, con la finalidad de promover la correcta y
transparente gestión de los recursos y bienes de la entidad, cautelando la legalidad y
eficiencia de sus actos y operaciones, así como el logro de sus resultados, mediante la
ejecución de labores de control. Las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control
deben contar con un OCI, cuya responsabilidad de implantación e implementación recae
en el Titular de la entidad. El OCI deberá tener una capacidad operativa que le permita
dar cumplimiento a las funciones establecidas. El OCI, ejerce el control interno posterior
a los actos y operaciones de la entidad sobre la base de los lineamientos y cumplimiento
del Plan Anual de Control. El OCI, efectúa auditorías a los estados financieros y
presupuestarios de la entidad, así como a la gestión de la misma, de conformidad con los
lineamientos que emita la Contraloría General. Ejecuta las labores de control a los actos y
operaciones de la entidad que disponga la Contraloría General. Cuando estas labores de
control sean requeridas por el Titular de la entidad y tengan el carácter de no
programadas, su ejecución se efectuará de conformidad con los lineamientos que emita la
Contraloría General. El OCI, ejerce el control preventivo en la entidad dentro del marco
de lo establecido en las disposiciones emitidas por la Contraloría General, con el
propósito de contribuir a la mejora de la gestión, sin que ello comprometa el ejercicio del
control posterior. El OCI, Remite los Informes resultantes de sus labores de control tanto
a la Contraloría General como al Titular de la entidad y del sector, cuando corresponda,
conforme a las disposiciones sobre la materia. Actúa de oficio cuando en los actos y
operaciones de la entidad se adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de
incumplimiento, informando al Titular de la entidad para que se adopten las medidas
correctivas pertinentes. Recibe y atiende las denuncias que formulen los servidores,
funcionarios públicos y ciudadanía en general, sobre actos y operaciones de la entidad,
otorgándole el trámite que corresponda a su mérito, conforme a las disposiciones emitidas
sobre la materia. El OCI, efectúa el seguimiento de las medidas correctivas que
implemente la entidad como resultado de las labores de control, comprobando y
calificando su materialización efectiva, conforme a las disposiciones de la materia.
JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA:
Este trabajo podrá ser aplicado en las entidades públicas del Perú, toda vez que lo que se
busca es lograr la misión institucional.
IMPORTANCIA:
La importancia está dada por el hecho de sacarle provecho a los elementos que disponen las
entidades sin mayores costos, con eficiencia, efectividad y en mejora continua. Asimismo,
porque permite plasmar el proceso de investigación científica y los conocimientos y
experiencia profesional.
TRATAMIENTO DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL:
Analizando a Aldave y Meniz (2013)1, la Ley No. 27785 - Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, establece
1 Aldave Uriarte Juan y Meniz Roque Julio (2013) Control y auditoría gubernamental.
Lima. EDIGRABER.
las normas que regulan el ámbito, organización, atribuciones y funcionamiento del
Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República como
ente técnico rector de dicho Sistema. El Sistema Nacional de Control es el
conjunto de órganos de control, normas, métodos y procedimientos estructurados e
integrados funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del
control gubernamental en forma descentralizada. Su actuación comprende todas
las actividades y acciones en los campos administrativo, presupuestal, operativo y
financiero de las entidades y alcanza al personal que presta servicios en ellas,
independientemente del régimen que las regule. El Sistema está conformado por
los siguientes órganos de control: La Contraloría General, como ente técnico
rector; todas las unidades orgánicas responsables de la función de control
gubernamental de las entidades públicas; las sociedades de auditoría externa
independientes, cuando son designadas por la Contraloría General y contratadas,
durante un periodo determinado, para realizar servicios de auditoría en las
entidades: económica, financiera, de sistemas informáticos, de medio ambiente y
otros.
El ejercicio del control gubernamental en las entidades del sector público, se
efectúa bajo la autoridad normativa y funcional de la Contraloría General, la que
establece los lineamientos, disposiciones y procedimientos técnicos
correspondientes a su proceso, en función a la naturaleza y/o especialización de
dichas entidades, las modalidades de control aplicables y los objetivos trazados
para su ejecución. Dicha regulación permitirá la evaluación, por los órganos de
control, de la gestión de dichas entidades y sus resultados. La Contraloría General,
en su calidad de ente técnico rector, organiza y desarrolla el control gubernamental
en forma descentralizada y permanente, el cual se expresa con la presencia y
accionar de los órganos de control en cada una de las entidades públicas de los
niveles central, regional y local, que ejercen su función con independencia técnica.
Son atribuciones del Sistema Nacional de Control: i) Efectuar la supervisión,
vigilancia y verificación de la correcta gestión y utilización de los recursos y
bienes del Estado, el cual también comprende supervisar la legalidad de los actos
de las instituciones sujetas a control en la ejecución de los lineamientos para una
mejor gestión de las finanzas públicas, con prudencia y transparencia fiscal,
conforme a los objetivos y planes de las entidades, así como de la ejecución de los
presupuestos del Sector Público y de las operaciones de la deuda pública; ii)
Formular oportunamente recomendaciones para mejorar la capacidad y eficiencia
de las entidades en la toma de sus decisiones y en el manejo de sus recursos, así
como los procedimientos y operaciones que emplean en su accionar, a fin de
optimizar sus sistemas administrativos, de gestión y de control interno; iii)
Impulsar la modernización y el mejoramiento de la gestión pública, a través de la
optimización de los sistemas de gestión y ejerciendo el control gubernamental con
especial énfasis en las áreas críticas sensibles a actos de corrupción administrativa;
iv) Propugnar la capacitación permanente de los funcionarios y servidores públicos
en materias de administración y control gubernamental. Los objetivos de la
capacitación estarán orientados a consolidar, actualizar y especializar su formación
técnica, profesional y ética. Para dicho efecto, la Contraloría General, a través de
la Escuela Nacional de Control, o mediante Convenios celebrados con entidades
públicas o privadas ejerce un rol tutelar en el desarrollo de programas y eventos de
esta naturaleza. Los titulares de las entidades están obligados a disponer que el
personal que labora en los sistemas administrativos participe en los eventos de
capacitación que organiza la Escuela Nacional de Control, debiendo tales
funcionarios y servidores acreditar cada dos años dicha participación. Dicha
obligación se hace extensiva a las Sociedades de Auditoría que forman parte del
Sistema, respecto al personal que empleen para el desarrollo de las auditorías
externas; v) Exigir a los funcionarios y servidores públicos la plena
responsabilidad por sus actos en la función que desempeñan, identificando el tipo
de responsabilidad incurrida, sea administrativa funcional, civil o penal y
recomendando la adopción de las acciones preventivas y correctivas necesarias
para su implementación. Para la adecuada identificación de la responsabilidad en
que hubieren incurrido funcionarios y servidores públicos, se deberá tener en
cuenta cuando menos las pautas de: identificación del deber incumplido, reserva,
presunción de licitud, relación causal, las cuales serán desarrolladas por la
Contraloría General; vi) Emitir, como resultado de las acciones de control
efectuadas, los informes respectivos con el debido sustento técnico y legal,
constituyendo prueba pre-constituida para el inicio de las acciones administrativas
y/o legales que sean recomendadas en dichos informes; vii) En el caso de que los
informes generados de una acción de control cuenten con la participación del
Ministerio Público y la Policía Nacional, no corresponderá abrir investigación
policial o indagatoria previa, así como solicitar u ordenar de oficio la actuación de
pericias contables; viii) Brindar apoyo técnico al Procurador Público o al
representante legal de la entidad, en los casos en que deban iniciarse acciones
judiciales derivadas de una acción de control, prestando las facilidades y/o
aclaraciones del caso, y alcanzando la documentación probatoria de la
responsabilidad incurrida.
Según la Hernández (2013)2, el control gubernamental consiste en la supervisión,
vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención
al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los
recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de
los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de
administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la
adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes. El control
gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y
2 Hernández Celis, Luis Domingo (2013) Control interna y auditoria gubernamental. Lima.
Universidad de San Martín de Porres.
permanente. El control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea
y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad
que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y
eficientemente. Su ejercicio es previo, simultáneo y posterior. El control interno
previo y simultáneo compete exclusivamente a las autoridades, funcionarios y
servidores públicos de las entidades como responsabilidad propia de las funciones
que le son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las actividades de la
organización y los procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos,
manuales y disposiciones institucionales, los que contienen las políticas y métodos
de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección. El control
posterior es ejercido por los responsables superiores del servidor o funcionario
ejecutor, en función del cumplimiento de las disposiciones establecidas, así como
por el órgano de control institucional según su plan anual de control, evaluando y
verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y bienes del Estado,
así como la gestión y ejecución llevadas a cabo, en relación con las metas y
objetivos trazadas; así como de los resultados obtenidos. Es responsabilidad del
Titular de la entidad fomentar y supervisar el funcionamiento y confiabilidad del
control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición
de cuentas, propendiendo a que éste contribuya con el logro de la misión y objetivos
de la entidad a su cargo. El Titular de la entidad está obligado a definir las políticas
institucionales en los planes y/o programas anuales que se formulen, los que serán
objeto de las verificaciones.
Se entiende por control externo, el conjunto de políticas, normas, métodos y
procedimientos técnicos, que compete aplicar a la Contraloría General u otro órgano
del sistema por encargo o designación de ésta, con el objeto de supervisar, vigilar y
verificar la gestión, la captación y el uso de los recursos y bienes del Estado. Se
realiza fundamentalmente mediante acciones de control con carácter selectivo y
posterior. En concordancia con sus roles de supervisión y vigilancia, el control
externo podrá ser preventivo o simultáneo, cuando se determine taxativamente por la
Ley del Sistema Nacional de Control o por normativa expresa, sin que en ningún
caso conlleve injerencia en los procesos de dirección y gerencia a cargo de la
administración de la entidad, o interferencia en el control posterior que corresponda.
Para su ejercicio, se aplicarán sistemas de control de legalidad, de gestión,
financiero, de resultados, de evaluación de control interno u otros que sean útiles en
función a las características de la entidad y la materia de control, pudiendo realizarse
en forma individual o combinada. Asimismo, podrá llevarse a cabo inspecciones y
verificaciones, así como las diligencias, estudios e investigaciones necesarias para
fines de control.
Analizando a Rodríguez (2013)3, el control gubernamental, se lleva a cabo en el
marco de los siguientes principios:
1) La universalidad, entendida como la potestad de los órganos de control para
efectuar, con arreglo a su competencia y atribuciones, el control sobre todas
las actividades de la respectiva entidad, así como de todos sus funcionarios y
servidores, cualquiera fuere su jerarquía;
2) El carácter integral, en virtud del cual el ejercicio del control consta de un
conjunto de acciones y técnicas orientadas a evaluar, de manera cabal y
completa, los procesos y operaciones, materia de examen en la entidad y sus
beneficios económicos y/o sociales obtenidos, en relación con el gasto
generado, las metas cualitativas y cuantitativas establecidas, su vinculación
con políticas gubernamentales, variables exógenas no previsibles o
controlables e índices históricos de eficiencia;
3) La autonomía funcional, expresada en la potestad de los órganos de control
para organizarse y ejercer sus funciones con independencia técnica y libre de
influencias. Ninguna entidad o autoridad, funcionario o servidor público, ni
3 Rodríguez Urbano, Ana Apolonia (2013) Principios y proceso del control gubernamental.
Lima. EDIGRABER.
terceros, pueden oponerse, interferir o dificultar el ejercicio de sus funciones
y atribuciones de control;
4) El carácter permanente, que define la naturaleza continua y perdurable del
control como instrumento de vigilancia de los procesos y operaciones de la
entidad;
5) El carácter técnico y especializado del control, como sustento esencial de su
operatividad, bajo exigencias de calidad, consistencia y razonabilidad en su
ejercicio; considerando la necesidad de efectuar el control en función de la
naturaleza de la entidad en la que se incide;
6) La legalidad, que supone la plena sujeción del proceso de control a la
normativa constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su actuación;
7) El debido proceso de control, por el que se garantiza el respeto y
observancia de los derechos de las entidades y personas, así como de las
reglas y requisitos establecidos;
8) La eficiencia, eficacia y economía a través de los cuales el proceso de
control logra sus objetivos con un nivel apropiado de calidad y óptima
utilización de recursos;
9) La oportunidad, consistente en que las acciones de control se lleven a cabo
en el momento y circunstancias debidas y pertinentes para cumplir su
cometido;
10)La objetividad, en razón de la cual las acciones de control se realizan sobre
la base de una debida e imparcial evaluación de fundamentos de hecho y de
derecho, evitando apreciaciones subjetivas;
11)La materialidad, que implica la potestad del control para concentrar su
actuación en las transacciones y operaciones de mayor significación
económica o relevancia en la entidad examinada;
12)El carácter selectivo del control, entendido como el que ejerce el Sistema en
las entidades, sus órganos y actividades críticas de los mismos, que denoten
mayor riesgo de incurrir en actos contra la probidad administrativa;
13)La presunción de licitud, según la cual, salvo prueba en contrario, se reputa
que las autoridades, funcionarios y servidores de las entidades, han actuado
con arreglo a las normas legales y administrativas pertinentes;
14)El acceso a la información, referido a la potestad de los órganos de control
de requerir, conocer y examinar toda la información y documentación sobre
las operaciones de la entidad, aunque sea secreta, necesaria para su función;
15)La reserva, por cuyo mérito se encuentra prohibido que durante la ejecución
del control se revele información que pueda causar daño a la entidad, a su
personal o al Sistema, o dificulte la tarea de este último;
16)La continuidad de las actividades o funcionamiento de la entidad al efectuar
una acción de control;
17)La publicidad, consistente en la difusión oportuna de los resultados de las
acciones de control u otras realizadas por los órganos de control, mediante los
mecanismos que la Contraloría General considere pertinente;
18)La participación ciudadana, que permita la contribución de la ciudadanía en
el ejercicio del control gubernamental;
19)La flexibilidad, según la cual, al realizarse el control, ha de otorgarse
prioridad al logro de las metas propuestas, respecto de aquellos formalismos
cuya omisión no incida en la validez de la operación objeto de la verificación,
ni determinen aspectos relevantes en la decisión final. Los principios antes
indicados son de observancia obligatoria por los Órganos de Control
Institucional y pueden ser ampliados o modificados por la Contraloría
General, a quien compete su interpretación.
Según Bravo (2013)4, la Ley de Control de las Entidades Públicas - Ley 28716 -
Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, establece que las Entidades del
Estado deben implementar obligatoriamente sistemas de control interno en sus
4 Bravo Cervantes, Miguel (2013) Control interno gubernamental. Lima. Editorial San
Marcos.
procesos, actividades, recursos, operaciones y actos institucionales, orientando, su
ejecución al cumplimiento de los siguientes objetivos: i) Promover y optimizar la
eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las operaciones de la entidad, así
como la calidad de los servicios públicos que presta; ii) Cuidar y resguardar los
recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de pérdida, deterioro, uso
indebido y actos ilegales, así como, en general, contra todo hecho irregular o
situación perjudicial que pudiera afectarlos; iii) Cumplir la normatividad aplicable a
la entidad y sus operaciones; iv) Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la
información; v) Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales; vi)
Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos de rendir
cuenta por los fondos y bienes públicos a su cargo y/o por una misión u objetivo
encargado y aceptado.
Según la citada Ley, son obligaciones del jefe de la entidad y funcionarios de la
entidad, relativas a la implementación y funcionamiento del control interno: i)
Velar por el adecuado cumplimiento de las funciones y actividades de la entidad y
del órgano a su cargo, con sujeción a la normativa legal y técnica aplicables; ii)
Organizar, mantener y perfeccionar el sistema y las medidas de control interno,
verificando la efectividad y oportunidad de la aplicación, en armonía con sus
objetivos, así como efectuar la auto evaluación del control interno, a fin de
propender al mantenimiento y mejora continua del control interno; iii) Demostrar y
mantener probidad y valores éticos en el desempeño de sus cargos, promoviéndolos
en toda la organización iv) Documentar y divulgar internamente las políticas,
normas y procedimientos de gestión y control interno, referidas, entre otros aspecto;
v) Disponer inmediatamente las acciones correctivas pertinentes, ante cualquier
evidencia de desviaciones o irregularidades; vi) Implementar oportunamente las
recomendaciones y disposiciones emitidas por la propia entidad (informe de auto
evaluación), los órganos del Sistema Nacional de Control y otros entes de
fiscalización que correspondan; vii) Emitir las normas específicas aplicables a su
entidad, de acuerdo a su naturaleza, estructura y funciones, para la aplicación y/o
regulación del control interno en las principales áreas de su actividad administrativa
u operativa, propiciando los recursos y apoyo necesarios para su eficaz
funcionamiento.
Mediante la Resolución de Contraloría General 459-2008-CG, el Contralor
General aprueba el Reglamento de los Órganos de Control Institucional. Dicho
Reglamento tiene por objeto regular la actuación de los Órganos de Control
Institucional (OCI) en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, la
vinculación de dependencia administrativa y funcional de dichos órganos y de su
Jefe con la Contraloría General de la República, sus funciones, obligaciones y
atribuciones, así como las obligaciones de los Titulares de las entidades, respecto del
OCI. El Reglamento tiene por finalidad fortalecer la labor de los Órganos de Control
Institucional y contribuir con el correcto ejercicio del control gubernamental. Las
normas contenidas en el Reglamento son de cumplimiento obligatorio para las
entidades a que se refiere el artículo de la Ley 27785, Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, con
excepción de las entidades señaladas en el literal g); así como para los Órganos de
Control Institucional de dichas entidades, sean éstas de carácter sectorial, regional,
institucional o se regulen por cualquier otro ordenamiento organizacional, de
conformidad con el artículo 13° literal b) de la
Ley del Sistema Nacional de Control. El ejercicio del control gubernamental, a
través del Órgano de Control Institucional, se sustenta en los Principios enunciados
en el artículo de la Ley del Sistema Nacional de Control. En las entidades sujetas
al Sistema Nacional de Control, son responsables que el control gubernamental
cumpla con sus fines y metas: a) El Titular, los servidores y funcionarios de la
entidad, responsables de la implantación y funcionamiento del control interno, así
como de su confiabilidad, conforme a la Ley de Control Interno de las Entidades del
Estado y la Ley del sistema Nacional de Control. b) El Jefe del Órgano de Control
Institucional, quien tiene a su cargo el ejercicio del control interno posterior a que se
refiere el artículo 7° de la Ley del Sistema Nacional de Control, así como el externo
que ejerce por encargo de la Contraloría General de la República, según el artículo
8° de la Ley del Sistema Nacional de Control.
El OCI constituye la unidad especializada responsable de llevar a cabo el control
gubernamental en la entidad, con la finalidad de promover la correcta y transparente
gestión de los recursos y bienes de la entidad, cautelando la legalidad y eficiencia de
sus actos y operaciones, a como el logro de sus resultados, mediante la ejecución
de labores de control. Las entidades sujetas al Sistema deben contar con un OCI,
cuya responsabilidad de implantación e implementación recae en el Titular de la
entidad. La omisión o incumplimiento de la implantación e implementación del OCI
constituyen infracción sujeta a la potestad sancionadora de la Contraloría General.
Excepcionalmente, la Contraloría General podrá autorizar, únicamente por razones
presupuestales u otras debidamente sustentadas, que una entidad se mantenga
transitoriamente sin OCI, condicionada a que algún órgano del Sistema ejerza el
control posterior sobre ella, y/o se prevea una auditoria externa anual. Para fines
exclusivos de un desempeño independiente del control gubernamental, el OCI se
ubica en el mayor nivel jerárquico de la estructura de la entidad. Sin perjuicio del
cumplimiento de su obligación funcional con la Contraloría General, el Jefe del OCI
informa directamente al Titular de la entidad sobre los requerimientos y resultados
de las labores de control inherentes a su ámbito de competencia.
El Jefe del OCI deberá proponer la estructura orgánica del OCI a su cargo al Titular
de la entidad en el que ejerce sus funciones, para lo cual deberá tener en cuenta la
naturaleza, composición y alcances de la misma, así como el volumen y complejidad
de sus operaciones, debiendo remitir previamente la propuesta a la Contraloría
General para la conformidad correspondiente. El OCI deberá tener una capacidad
operativa que le permita dar cumplimiento a las funciones establecidas en este
Reglamento y en la normativa correspondiente. Los OCI deberán estar conformados
por personal multidisciplinario seleccionado en relación con los objetivos y
actividades que realiza la entidad. Es responsabilidad del Jefe del OCI cautelar el
cumplimiento de los requisitos mínimos que debe cumplir el personal conformante
del OCI, entre los cuales se encuentran: a) Contar con experiencia y/o capacitación
en control gubernamental, o en administración pública o materias afines a la gestión
de las organizaciones; b) Ausencia de impedimento o incompatibilidad para laborar
al servicio del Estado (Declaración Jurada); c) En el caso que cuente con Título
Profesional, deberá contar con Colegiatura y Habilitación, de conformidad con las
normas del Colegio Profesional respectivo al que pertenezca y según la naturaleza
de la función lo requiera; d) No tener vínculo de parentesco dentro del cuarto grado
de consanguinidad y segundo de afinidad, o por razón de matrimonio, con quienes
realicen funciones de dirección en la entidad, así como, con aquellos que tienen a su
cargo la administración de bienes o recursos públicos, aun cuando éstos hayan
cesado en sus funciones en los últimos dos (02) años (Declaración Jurada). El Jefe
del OCI tiene la facultad de requerir la asignación de personal para el OCI
conjuntamente con la presentación del perfil y requisitos mínimos del postulante,
independientemente de la modalidad contractual o laboral que asumirá este personal.
Es de indicar, que el Jefe del OCI podrá considerar otros requisitos que deberá
cumplir el personal del OCI, necesarios para el cumplimiento de las labores de
control en la entidad, además de los consignados precedentemente. Asimismo, el
Jefe del OCI tiene la facultad de observar en forma debidamente fundamentada, al
personal rotado o asignado al OCI que no reúne el perfil y requisitos para efectuar la
labor de control. El Jefe del OCI, en virtud de la dependencia funcional con la
Contraloría General, tiene la obligación de ejercer el cargo con sujeción a la
normativa, así como a los lineamientos que emita la Contraloría General en materia
de control gubernamental, dando cumplimiento a las funciones, obligaciones y
responsabilidades que resulten inherentes al ámbito de su competencia. Por la
dependencia administrativa, el Jefe del OCI es designado y separado por la
Contraloría General, y asimismo, objeto de supervisión y evaluación en el
desempeño de sus funciones, conforme a este Reglamento y demás normativa
vigente, independientemente del vínculo laboral y/o contractual que tengan con la
Contraloría General o con la entidad. El profesional de la Contraloría General
designado como Jefe del OCI, se encuentra sujeto al régimen laboral,
remuneraciones y beneficios, conforme a lo dispuesto en los artículos 36° y 37° de
la Ley del Sistema Nacional de Control. Los Jefes de OCI que mantengan vínculo
laboral o contractual con la entidad se sujetan a las normas del régimen laboral o
contractual y demás disposiciones aplicables en ésta, sin perjuicio de la autonomía
funcional inherente a la labor de control y de la evaluación de desempeño funcional
que corresponde a la Contraloría General.
El OCI será conducido por el funcionario que haya sido designado o reconocido
como Jefe de OCI por la Contraloría General, con quien mantiene una vinculación
de dependencia funcional y administrativa conforme a lo dispuesto por el artículo
18° de la Ley. En tal sentido, el Jefe del OCI tiene la obligación de dar cuenta a la
Contraloría General del ejercicio de sus funciones. Los OCI ejercerán sus funciones
en la entidad con independencia funcional y técnica respecto de la administración de
la entidad, dentro del ámbito de su competencia, sujeta a los principios y
atribuciones establecidos en la Ley y a las normas emitidas por la Contraloría
General. El personal del OCI no participa en los procesos de gerencia y/o gestión de
la administración. El Jefe del OCI comunicará oportunamente a la Contraloría
General y al Titular de la entidad, los casos de afectaciones a la autonomía de dicho
Órgano, en forma debidamente fundamentada. Los actos u omisiones de cualquier
autoridad, funcionario, servidor público o terceros que interfieran o impidan el
desarrollo de las funciones inherentes al control gubernamental, constituyen
infracción sujeta a la potestad sancionadora de la Contraloría General, conforme a lo
previsto en el inciso c) del artículo 42º de la Ley del Sistema Nacional de Control. El
Titular de la entidad como responsable de promover el control gubernamental a
nivel institucional tiene las siguientes obligaciones respecto del OCI: a) Implantar e
implementar una unidad orgánica denominada “Órgano de Control Institucional”; b)
Ubicar al OCI en el mayor nivel jerárquico de la estructura de la entidad; c) Aprobar
cuando corresponda y de acuerdo a las disposiciones vigentes, la estructura orgánica
propuesta por el Jefe del OCI en coordinación con la Contraloría General, así como,
con opinión de la Contraloría General en caso de variación, de acuerdo a la
normativa aplicable; d) Adecuar las disposiciones referentes a las funciones del OCI
previstas en el Reglamento de Organización y Funciones de la entidad, a las
disposiciones contenidas en el Reglamento; e) Aprobar la clasificación y número de
los cargos asignados al Órgano de Control Institucional, en coordinación con la
Contraloría General, en caso de variación, de acuerdo a la normativa aplicable; f)
Cautelar y garantizar la apropiada asignación de los recursos humanos, económicos
y logísticos necesarios para el cumplimiento de las funciones del OCI. En el caso del
personal, necesariamente se deberá cumplir con el perfil profesional elaborado por el
Jefe del OCI, g) Asegurar que el OCI cuente con presupuesto anual y capacidad
operativa para el cumplimiento de sus funciones, h) Coberturar las plazas del
Cuadro para Asignación de Personal; i) Garantizar que los servidores y funcionarios
de la entidad proporcionen la información requerida por el OCI, en forma oportuna,
para el cumplimiento de sus funciones; j) Velar por que el OCI tenga la autonomía
técnica y funcional que le permita cumplir sus funciones sin interferencias ni
limitaciones; k) Asegurar que el personal del OCI participe en eventos de
capacitación; l) Informar a la Contraloría General los casos de fallecimiento o
renuncia del Jefe del OCI, cuando éstos tengan dependencia laboral o contractual
con la entidad, a efectos de las acciones que correspondan; m) Otras que establezca
la Contraloría General.
El Jefe del OCI no está sujeto a mandato del Titular de la entidad respecto al
cumplimiento de funciones o actividades inherentes y conexas a la labor de control
gubernamental. Es responsabilidad del Jefe del OCI administrar la unidad asignada a
su cargo, sujetándose a las políticas y normas de la entidad. El Jefe del OCI deberá
mantener coordinación permanente con el Titular de la Entidad, especialmente en los
aspectos siguientes: a) La implantación y funcionamiento del control interno en la
entidad, de conformidad con la normativa aplicable; b) En la formulación y
ejecución del Plan Anual de Control; c) La ejecución de labores de control no
programadas que solicite el Titular de la entidad; d) Informar situaciones de riesgo
para la entidad que se observe en el ejercicio del control preventivo; e) Informar
cualquier falta de colaboración de los servidores y funcionarios de la entidad, o el
incumplimiento de la Ley o del Reglamento.
Son funciones del Órgano Control Institucional las siguientes: a) Ejercer el control
interno posterior a los actos y operaciones de la entidad sobre la base de los
lineamientos y cumplimiento del Plan Anual de Control a que se refiere el artículo
de la Ley del Sistema Nacional de Control, así como el control externo a que se
refiere el artículo de la Ley del Sistema Nacional de Control, por encargo de la
Contraloría General; b) Efectuar auditorias a los estados financieros y
presupuestarios de la entidad, así como a la gestión de la misma, de conformidad
con los lineamientos que emita la Contraloría General; c) Ejecutar las labores de
control a los actos y operaciones de la entidad que disponga la Contraloría General.
Cuando estas labores de control sean requeridas por el Titular de la entidad y tengan
el carácter de no programadas, su ejecución se efectuará de conformidad con los
lineamientos que emita la Contraloría General, d) Ejercer el control preventivo en la
entidad dentro del marco de lo establecido en las disposiciones emitidas por la
Contraloría General, con el propósito de contribuir a la mejora de la gestión, sin que
ello comprometa el ejercicio del control posterior; e) Remitir los Informes
resultantes de sus labores de control tanto a la Contraloría General como al Titular
de la entidad y del sector, cuando corresponda, conforme a las disposiciones sobre la
materia; f) Actuar de oficio cuando en los actos y operaciones de la entidad se
adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de incumplimiento,
informando al Titular de la entidad para que se adopten las medidas correctivas
pertinentes; g) Recibir y atender las denuncias que formulen los servidores,
funcionarios públicos y ciudadanía en general, sobre actos y operaciones de la
entidad, otorgándole el trámite que corresponda a su mérito, conforme a las
disposiciones emitidas sobre la materia, h) Formular, ejecutar y evaluar el Plan
Anual de Control aprobado por la Contraloría General, de acuerdo a los
lineamientos y disposiciones emitidas para el efecto; i) Efectuar el seguimiento de
las medidas correctivas que implemente la entidad como resultado de las labores de
control, comprobando y calificando su materialización efectiva, conforme a las
disposiciones de la materia; j) Apoyar a las Comisiones que designe la Contraloría
General para la ejecución de las labores de control en el ámbito de la entidad.
Asimismo, el Jefe del OCI y el personal de dicho Órgano colaborarán, por
disposición de la Contraloría General, en otras labores de control, por razones
operativas o de especialidad; k) Verificar el cumplimiento de las disposiciones
legales y normativa interna aplicables a la entidad por parte de las unidades
orgánicas y personal de ésta; I) Formular y proponer a la entidad, el presupuesto
anual del OCI para su aprobación correspondiente; m) Cumplir diligente y
oportunamente con los encargos y requerimientos que le formule la Contraloría
General; n) Cautelar que la publicidad de los Informes resultantes de sus acciones de
control se realice de conformidad con las disposiciones de la materia; o) Cautelar
que cualquier modificación del Cuadro para Asignación de Personal, así como de la
parte correspondiente del Reglamento de Organización y Funciones, relativos al OCI
se realice de conformidad con las disposiciones de la materia; p) Promover la
capacitación permanente del personal que conforma el OCI, incluida la Jefatura, a
través de la Escuela Nacional de Control de la Contraloría General o de cualquier
otra Institución universitaria o de nivel superior con reconocimiento oficial en temas
vinculados con el control gubernamental, la Administración Pública y aquellas
materias afines a la gestión de las organizaciones; q) Mantener ordenados,
custodiados y a disposición de la Contraloría General durante diez (10) años los
informes de control, papeles de trabajo, denuncias recibidas y los documentos
relativos a la actividad funcional de los OCI, luego de los cuales quedan sujetos a las
normas de archivo vigentes para el sector público. El Jefe del OCI adoptará las
medidas pertinentes para la cautela y custodia del acervo documental; r) Cautelar
que el personal del OCI cumplimiento a las normas y principios que rigen la
conducta, impedimentos, incompatibilidades y prohibiciones de los funcionarios y
servidores públicos, de acuerdo a las disposiciones de la materia; s) Mantener en
reserva la información clasificada obtenida en el ejercicio de sus actividades; t)
Otras que establezca la Contraloría General.
Los Órganos de Control Sectorial del Poder Ejecutivo y los Órganos de Control
Regional de los Gobiernos Regionales, tienen como ámbito de control a su propia
organización ministerial y regional, respectivamente. Los Órganos de Control
Sectorial y Regional, por disposición de la Contraloría General, podrán ejecutar o
apoyar en las labores de control a realizarse en las entidades comprendidas en su
sector o región, respectivamente. En el caso de los Órganos de Control de las
Municipalidades Provinciales y Distritales, éstos circunscribirán sus labores de
control a su propia entidad. La Contraloría General, cuando lo estime pertinente,
podrá disponer que el Órgano de Control Provincial o Distrital ejecute o apoye en
las labores de control a realizarse en otras Municipalidades Provinciales, Distritales
o empresas municipales, de ser el caso. La Contraloría General es el órgano
competente para resolver los casos de conflicto de competencia entre los Órganos de
Control Sectorial, Regional o Local.
Los Órganos de Control Sectorial y Regional, además de las funciones propias que
les corresponde cumplir a nivel institucional realizarán las funciones siguientes: a)
Coordinar en lo que corresponde con los OCI de las entidades y órganos
desconcentrados comprendidos en el sector o región, para efectos de formular el
Plan Anual de Control, la atención de denuncias, uniformizar criterios para la
ejecución de las labores de control, entre otros, con la finalidad de contribuir a un
desarrollo óptimo y uniforme del control gubernamental; b) Integrar y consolidar la
información referida al funcionamiento, desempeño, limitaciones u otros, de los OCI
de las entidades comprendidas en el sector o región, respectivamente, cuando la
Contraloría General lo disponga; c) Informar a la Contraloría General sobre
cualquier aspecto relacionado con los OCI de las entidades comprendidas en el
sector o región, respectivamente, que pueda afectar su funcionamiento, así como los
referentes al desempeño funcional de los Jefes de OCI, a fin de ser evaluado por la
Contraloría General, d) Emitir el Informe Anual al Consejo Regional, conforme a las
disposiciones emitidas por la Contraloría General.
Los OCI se abstendrán de realizar o intervenir en funciones y actividades inherentes
al ámbito de competencia y responsabilidad de la administración y gestión de la
entidad. En concordancia con ello, y sin que esta enumeración tenga carácter
limitativo, se encuentran impedidos de: a) Realizar labores de control que tengan
como objetivo verificar denuncias, quejas, reclamos u otros aspectos referidos a la
relación laboral de los funcionarios y servidores de la entidad, b) Sustituir a los
servidores y funcionarios de la entidad en el cumplimiento de sus funciones; c)
Visar, refrendar o emitir documentos como requisito para aprobación de actos u
operaciones propios de la administración, con excepción de los actos propios del
Órgano de Control, d) Efectuar toma de inventario y registro de operaciones, y
participar en las acciones de seguridad o protección de bienes, propias de la labor de
la administración; e) Participar como miembro de los Comités Especiales de
Contrataciones y Adquisiciones, de acuerdo a las disposiciones vigentes; f) Otros
que sean determinados por la normativa respectiva.
La designación del Jefe del OCI es competencia exclusiva y excluyente de la
Contraloría General y se efectúa mediante Resolución de Contraloría publicada en el
Diario Oficial El Peruano. La designación se sujeta a lo dispuesto por el artículo 19º
de la Ley del Sistema Nacional de Control, y se efectúa a través de las siguientes
modalidades: a) Por Concurso Público de Méritos, convocado por la Contraloría
General, a nivel nacional, regional o local, según corresponda, el cual podrá
comprender a una o más entidades. La convocatoria se publicará en el Diario Oficial
El Peruano y en uno de circulación nacional. Dicho proceso podrá efectuarse con la
participación de empresas consultoras especializadas en evaluación y selección de
personal, de considerarse conveniente; b) Por designación directa del personal
profesional de la Contraloría General, de acuerdo a las disposiciones que sobre el
particular dicte la Contraloría General; c) Por traslado, en la oportunidad que la
Contraloría General considere conveniente y de acuerdo a las disposiciones que
dicte sobre el particular. Para asumir el cargo de Jefe de OCI, cualesquiera sea la
forma de designación, se deben cumplir los siguientes requisitos: a) Ausencia de
impedimento o incompatibilidad para laborar al servicio del Estado (Declaración
Jurada); b) Contar con Título Profesional, así como Colegiatura y Habilitación en el
Colegio Profesional respectivo, cuando corresponda; c) Experiencia comprobable no
menor de cinco (05) años en el ejercicio del control gubernamental o en la auditoria
privada; d) No haber sido condenado por delito doloso con resolución firme; e) No
haber sido sancionado administrativamente por una entidad con suspensión por más
de treinta (30) días, así como, no haber sido destituido o despedido durante los
últimos cinco (05) años antes de su postulación (Declaración Jurada); f) No
mantener proceso judicial pendiente con la entidad o la Contraloría General, con
carácter preexistente a su postulación, derivado del ejercicio de la función pública en
general (Declaración Jurada); g) No haber sido separado definitivamente del
ejercicio del cargo debido al desempeño deficiente o negligente de la función de
control, durante los últimos dos años contados desde que la Resolución de
Contraloría correspondiente quedó firme o causó estado; h) No tener vínculo de
parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad, o por
razón de matrimonio, con funcionarios y directivos de la entidad o con aquellos que
tienen a su cargo la administración de bienes o recursos públicos, aun cuando éstos
hayan cesado en sus funciones en los últimos dos (02) años (Declaración Jurada); i)
No haber desempeñado en la entidad actividades de gestión en funciones ejecutivas
o de asesoría en los últimos cuatro (04) años (Declaración Jurada); j) Capacitación
acreditada por la Escuela Nacional de Control de la Contraloría General de la
República u otras instituciones en temas vinculados con el control gubernamental o
la administración pública, en los últimos dos (02) años; k) Otros que determine la
Contraloría General, relacionados con la función que desarrolla la entidad. La
Contraloría General podrá efectuar la verificación posterior de la información que se
presente. Los Jefes de OCI designados por la Contraloría General, ejercerán sus
funciones en las entidades por un período de tres (03) años. Excepcionalmente, y por
razones debidamente fundamentadas, calificadas de conformidad con los
procedimientos que se emitan al respecto, podrá permanecer por un periodo menor a
los tres (03) años o, de ser el caso, un tiempo mayor en la entidad, el cual no deberá
exceder de cinco (05) años.
El traslado de los Jefes de OCI se considerará, fundamentalmente los siguientes
criterios: a) Razones de índole familiar del Jefe del OCI y/o afectaciones en su
salud, b) Información referida a evaluaciones u otros aspectos de los Jefes de OCI,
c) Información referente al desempeño funcional del Jefe del OCI; d) Presupuesto
asignado y otros aspectos de las Entidades a donde se trasladará al Jefe de OCI. Los
traslados efectuados en aplicación de los criterios prescritos en los literales b) y c) se
efectuarán sin perjuicio de las acciones complementarias que correspondan.
La Contraloría General de la República (2007), esta entidad a través de sus
diferentes unidades orgánicas u órganos desconcentrados ejerce supervisión
permanente sobre el funcionamiento del OCI, así como del cumplimiento de las
funciones que le han sido asignadas por el Reglamento y demás disposiciones sobre
la materia. La Contraloría General evalúa a través de sus diferentes unidades
orgánicas u órganos desconcentrados, los actos funcionales del OCI conforme lo
señalado en el Reglamento y demás disposiciones sobre la materia, que para el
efecto se emitan. La entidad no podrá evaluar los actos funcionales del OCI, por lo
que, de considerar que se está ejerciendo la función de control de manera negligente
y/o insuficiente, debe proceder a remitir la documentación pertinente a la
Contraloría General para la correspondiente evaluación. Las formas de evaluación
de la actuación funcional del OCI se efectuarán de acuerdo a las disposiciones que
sobre el particular dicte la Contraloría General, las cuales son: a) Evaluación del
desempeño: Se refiere a la verificación y evaluación objetiva y sistemática, de los
actos, acciones y resultados producidos por el Jefe del Órgano de Control
Institucional así como del personal técnico y especializado, en el ejercicio del
control gubernamental, conforme a las normas, procedimientos y principios que
regulan el ejercicio del control gubernamental; b) Verificación Sumaria: Se refiere a
la verificación de una queja, hecho, o irregularidad de carácter significativo contra
los intereses del Estado o aspecto específico referente a la actuación de un Jefe de
Órgano de Control Institucional que signifique o implique una actuación negligente
en el ejercicio de sus funciones; actividad que deberá efectuarse en un plazo
sumario. Las formas de evaluación se desarrollarán en estricta observancia de los
principios que rigen el control gubernamental consignados en la Ley del Sistema
Nacional de Control, y en especial, de los de oportunidad, materialidad, legalidad,
licitud, razonabilidad, proporcionalidad, objetividad, veracidad, así como, del debido
proceso. La Contraloría General podrá disponer, como una medida preventiva y
temporal, la suspensión de la función de control del Jefe del OCI, al inicio o durante
la ejecución de cualquiera de las formas de evaluación previstas en el Reglamento,
cuando se aprecien indicios de una grave inconducta funcional que amerite tal
suspensión. La suspensión de la función de control del Jefe del OCI, se efectúa
mediante Resolución de Contraloría y se podrá mantener hasta la culminación de la
evaluación en la que se encuentra incurso. Dicha medida es susceptible de ser
impugnada vía recurso de reconsideración, dentro del quinto (05) día hábil de
notificada. La evaluación del OCI se efectuará teniendo en cuenta los criterios
siguientes: a) Cumplimiento del Plan Anual de Control y sus niveles de eficiencia,
eficacia y economía; b) Calidad de los Informes resultantes de las labores de control;
c) Calidad de las recomendaciones formuladas para mejorar o corregir las
situaciones que impliquen deficiencias en la gestión de la entidad, así como,
acciones realizadas por el Jefe del OCI a efectos de la verificación y seguimiento de
la implementación de recomendaciones; d) Adecuada conducta funcional y
capacitación del Je/fe del OCI y su personal, en los términos establecidos por las
normas de la materia que rigen su accionar, así como la capacidad gerencial en la
conducción del OCI; e) Relación con el Ente Técnico Rector: actitud proactiva,
óptimo nivel de coordinación con la Contraloría General, asistencia y nivel de
compromiso con las actividades institucionales de la CGR, de corresponder.
Por otro lado a efectos de determinar la gravedad de las deficiencias funcionales
detectadas, se tendrán en cuenta los siguientes criterios: a) Naturaleza de la
deficiencia: Implica determinar si la deficiencia detectada, resulta de un
incumplimiento a un aspecto esencial al ejercicio de las funciones del Jefe de OCI;
b) Intencionalidad: Identificar si la deficiencia detectada, por acción u omisión, es
producto de una actuación dolosa; c) Daño o riesgo potencial: Implica advertir si la
deficiencia detectada ha ocasionado algún perjuicio o riesgo potencial económico o
administrativo a la entidad, generado como consecuencia directa de su acción u
omisión; d) Reiterancia: Significa verificar las veces en que se ha incurrido en la
deficiencia detectada; e) Reconocimiento del Jefe del OCI de la infracción cometida
y actitud de enmienda antes que sea detectada. Si como resultado de la evaluación
realizada, se determina que el Jefe del OCI ha desempeñado su función de control de
manera deficiente, teniendo en cuenta los principios de razonabilidad y
proporcionalidad, se recomendará la adopción de alguna de las siguientes medidas:
a) La separación definitiva de la función de Jefe de OCI, la cual será aplicable
cuando las deficiencias detectadas revistan gravedad, de conformidad con lo
previsto en el artículo 34º y los Principios estipulados en el artículo 31º del
Reglamento; b) El inicio del procedimiento sancionador, si el Jefe de OCI tiene
vínculo laboral con la entidad, conforme a la normativa aplicable; c) Amonestación
verbal o escrita al Jefe de OCI, si este es personal de la Contraloría General. De
adoptarse las acciones b) o c), éstas serán registradas en la Contraloría General. El
resultado de la evaluación realizada al personal técnico y especializado del OCI, en
el ejercicio del control gubernamental se hará de conocimiento del Titular de la
entidad, quien adoptará las acciones que estimen pertinentes, de acuerdo a su
competencia. Para dicha evaluación se tendría en consideración los criterios
señalados en los artículos 33º y 34º del Reglamento en lo que resulte aplicable. La
separación definitiva de la función de Jefe del OCI se efectúa por la Contraloría
General de manera exclusiva y excluyente, conforme al artículo 19º de la Ley del
Sistema Nacional de Control. Dicha separación sólo podrá ser dispuesta por causal
expresamente prevista en el Reglamento. Son causales para la separación definitiva
del Jefe del OCI las siguientes: a) La determinación del desempeño deficiente en la
ejecución de las labores de control, conforme el Informe de evaluación al
desempeño funcional del Jefe del OCI y/o de verificación sumaria, b) Incurrir en
forma sobreviniente en el incumplimiento de cualquiera de los requisitos
establecidos en los literales a), d) y e) del artículo 25º del Reglamento. La
calificación deficiente del desempeño funcional del Jefe del OCI conlleva a su
separación definitiva de la función de control, estando referida esta medida
exclusivamente a la separación del cargo. Los informes emitidos por la Contraloría
General en los que se haya determinado la separación definitiva del jefe del OCI
serán remitidos a los Titulares de las entidades de las que éstos dependen
laboralmente, a efectos que adopten las acciones que estimen pertinentes, de acuerdo
a sus competencias. La separación definitiva será dispuesta por Resolución de
Contraloría, y deberá encontrarse debidamente motivada, de acuerdo a la normativa
de la materia. La Resolución de separación será notificada personalmente al Jefe de
OCI en el lugar que haya comunicado como domicilio, salvo que durante la
evaluación hubiese señalado un domicilio distinto en el cual se le deberá efectuar la
notificación correspondiente. En caso de existir negativa a recibir dicha notificación
por parte del Jefe del OCI, se dejará constancia del hecho en Acta, teniéndose por
bien notificado. En caso de no encontrar al Jefe del OCI, se procederá a dejar
constancia de ello en Acta, y colocará un aviso en el domicilio, indicando la nueva
fecha en que se hará efectiva la notificación. Si no se pudiera entregar directamente
la notificación en la nueva fecha, se dejará debajo de la puerta un Acta
conjuntamente con la notificación, con lo cual se agota el procedimiento. Contra la
referida Resolución cabe recurso impugnativo dentro del plazo de quince (15) días
hábiles posteriores a su notificación. Con la Resolución que resuelve el recurso
impugnativo queda agotada la vía administrativa, previa notificación de la
Resolución mediante el procedimiento previsto. La Resolución que declara la
separación definitiva por evaluación desfavorable podrá ser publicada en el Boletín
de Normas Legales del Diario Oficial El Peruano una vez que quede firme o cause
estado. En los casos de separación definitiva, de culminación del encargo o de
suspensión de la función de control, el Jefe del OCI tiene la obligación de hacer
entrega documentada del cargo al funcionario o servidor que determine la
Contraloría General, dentro del plazo de diez (10) días hábiles siguientes a la fecha
de notificación del acto respectivo, salvo que por razones debidamente sustentadas
se autorice una ampliación del plazo. La Contraloría General, en los casos que
resulte necesario, podrá disponer que el Titular de la entidad designe al funcionario o
servidor que reciba la entrega del cargo.
El encargo de la Jefatura del OCI procede en tanto no se efectúe la designación
del Jefe del OCI por la Contraloría General, así como, en los casos previstos en el
Reglamento. Procede efectuar el encargo de la Jefatura del OCI en los casos
siguientes: a) Por razones de vacancia; b) En los casos de ausencia del Jefe del OCI
por licencia, vacaciones, permisos u otros supuestos, cualesquiera fuera su
naturaleza, otorgados conforme a Ley; c) Por otras razones que la Contraloría
General considere justificadas. El encargo se efectúa por cualquiera de las
siguientes formas: a) Por Resolución de Contraloría a un profesional con vínculo
laboral con la Contraloría General y que reúna los requisitos establecidos en el
artículo 25º del Reglamento; b) Por Resolución de Contraloría se podrá disponer la
encargatura de las funciones de un OCI, a un Jefe de OCI que estuviere en el
ejercicio del cargo en otra entidad bajo el ámbito del Sistema Nacional de Control,
c) Mediante disposición expresa del Titular de la entidad, se procederá a disponer la
encargatura del OCI a un profesional, que reúna los requisitos establecidos en el
artículo 25º del Reglamento, en los casos previstos en los literales a) y c) del artículo
47º; d) El Jefe del OCI en los casos previstos en el literal b) del artículo 47º,
propondrá al Titular de la entidad a la persona que ejercerá temporalmente sus
funciones, la cual debe reunir los requisitos establecidos en el artículo 25º del
Reglamento, debiendo el Titular de la entidad, formalizar la propuesta. El Titular de
la entidad, en los casos de los literales c) y d) deberá comunicar a la Contraloría
General el encargo efectuado. Cada encargatura tendrá una duración no mayor de
dos (02) años, según el régimen laboral aplicable. La encargatura del OCI concluye
por la ocurrencia de los siguientes hechos: 1. Designación del Jefe del OCI por la
Contraloría General, 2. Cumplimiento del período previsto en el artículo precedente;
3. Resultado desfavorable de la evaluación efectuada al Jefe encargado del OCI
realizado mediante una verificación sumaria. Las entidades se sujetarán al
cumplimiento de las siguientes disposiciones: 1. Solamente se podrá efectuar la
encargatura de la Jefatura del OCI a personal con relación laboral o contractual con
la entidad. 2. El encargo de la Jefatura del OCI, opera a partir de la formalización de
la encargatura por parte del Titular. La Contraloría General tiene la facultad de
efectuar las verificaciones que considere pertinentes y de constatarse que el encargo
no fue llevado a cabo conforme al procedimiento antes indicado, o en el caso que se
determinara alguna incompatibilidad sobreviniente de conformidad con lo
establecido en el literal b) del artículo 38º, que impida que el encargado continúe en
el ejercicio del cargo, se procederá a dejar sin efecto la encargatura y recomendará
las acciones correctivas pertinentes. 3. Cualquier acción de personal que implique
desplazamiento, variación o conclusión en la situación laboral o contractual del
encargado de la Jefatura del OCI será comunicada previamente a la Contraloría
General, para su evaluación y aprobación respectiva, en el caso que resulte
procedente. El Titular se encuentra en la obligación de dar cumplimiento a esta
disposición y de responder ante la Contraloría General por su inobservancia.
Interpretando al IAI-España (2013)5, la efectividad del Órgano de Control
Institucional se concreta en el marco del enfoque COSO sobre el control interno;
dicho control es un instrumento de gestión que se utiliza para proporcionar una
garantía razonable del cumplimiento de los objetivos establecidos por el titular o
funcionario designado. La estructura de control interno es el conjunto de los planes,
métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud del Dirección, que
posee una institución para ofrecer una garantía razonable de que se cumplen los
siguientes objetivos: (i) Promover las operaciones metódicas, económicas, eficientes
y eficaces así como los productos y servicios con calidad, de acuerdo con la misión
de la institución (ii) Preservar los recursos frente a cualquier pérdida por despilfarro,
abuso, mala gestión, error y fraude (iii) Respetar las leyes, reglamentaciones y
directivas de la Dirección, y, (iv) Elaborar y mantener datos financieros y de gestión
fiables presentados correcta y oportunamente en los informes. El Informe COSO
incorporó en una sola estructura conceptual los distintos enfoques existentes en el
ámbito mundial y actualizó los procesos de diseño, implantación y evaluación del
control interno. Asimismo, define al control interno como un proceso que constituye
un medio para lograr un fin, y no un fin en mismo. También señala que es
ejecutado por personas en cada nivel de una organización y proporciona seguridad
razonable para la consecución de los siguientes objetivos: (i) eficacia y eficiencia en
las operaciones, (ii) confiabilidad en la información financiera, y (iii) cumplimiento
de las leyes y regulaciones. Este control debe ser construido dentro de la
infraestructura de la entidad y debe estar entrelazado con sus actividades de
operación.
Se indica que el control interno está compuesto por cinco componentes
interrelacionados: (i) ambiente de control, (ii) evaluación de riesgos, (iii)  
actividades de control, (iv) información y comunicación, y (v) monitoreo 
(supervisión).
5 Instituto de Auditores Internos de España-Coopers & Lybrand SA. (2013) Los nuevos conceptos del
control interno – Informe COSO. Madrid. Ediciones Días de Santos SA.
En septiembre del 2004, el COSO emite el documento “Gestión de Riesgos
Corporativos -
Marco Integrado”, promoviendo un enfoque amplio e integral en empresas y
organizaciones gubernamentales. Asimismo este enfoque amplía los componentes
propuestos en el Control Interno Marco Integrado a ocho componentes a saber: (i)
ambiente interno, (ii) establecimiento de objetivos, (iii) identificación de eventos,
(iv) evaluación de riesgos, (v) respuesta a los riesgos, (vi) actividades de control,
(vii) información y comunicación, y (viii) supervisión.
Las Normas de Control Interno, constituyen lineamientos, criterios, métodos y
disposiciones para la aplicación y regulación del control interno en las principales
áreas de la actividad administrativa u operativa de las entidades, incluidas las
relativas a la gestión financiera, logística, de personal, de obras, de sistemas de
información y de valores éticos, entre otras. Se dictan con el propósito de promover
una administración adecuada de los recursos en las entidades. Los titulares,
funcionarios y servidores de cada entidad, según su competencia, son responsables
de establecer, mantener, revisar y actualizar la estructura de control interno en
función a la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones. Asimismo, es
obligación de los titulares, la emisión de las normas específicas aplicables a su
entidad, de acuerdo con su naturaleza, estructura, funciones y procesos en armonía
con lo establecido en el presente documento. Las Normas de Control Interno se
fundamentan en criterios y prácticas de aceptación general, así como en aquellos
lineamientos y estándares de control.
Las Normas de Control Interno tienen como objetivo propiciar el fortalecimiento de
los sistemas de control interno y mejorar la gestión pública, en relación a la
protección del patrimonio y al logro de los objetivos y metas institucionales. En este
contexto, los objetivos de las Normas de Control Interno son: i) Servir de marco de
referencia en materia de control interno para la emisión de la respectiva normativa
institucional, así como para la regulación de los procedimientos administrativos y
operativos derivados de la misma; ii) Orientar la formulación de normas específicas
para el funcionamiento de los procesos de gestión e información gerencial en las
entidades; iii) Orientar y unificar la aplicación del control interno en las entidades.
Es un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una
entidad, diseñado para enfrentar a los riesgos y para dar seguridad razonable de que,
en la consecución de la misión de la entidad, se alcanzarán los siguientes objetivos
gerenciales: (i) Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las
operaciones de la entidad, así como la calidad de los servicios que presta (ii) Cuidar
y resguardar los recursos y bienes contra cualquier forma de pérdida, deterioro, uso
indebido y actos ilegales, así como, en general, contra todo hecho irregular o
situación perjudicial que pudiera afectarlos (iii) Cumplir la normatividad aplicable a
la entidad y a sus operaciones (iv) Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la
información (v) Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales (vi)
Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores de rendir cuentas por los
fondos y bienes a su cargo o por una misión u objetivo encargado y aceptado.
El sistema de control interno al conjunto de acciones, actividades, planes, políticas,
normas, registros, organización, procedimientos y métodos, incluyendo la actitud de
las autoridades y el personal, organizados e instituidos en cada entidad, para la
consecución de los objetivos institucionales que procura. Asimismo, sus
componentes están constituidos por: (i) El ambiente de control, entendido como el
entorno organizacional favorable al ejercicio de prácticas, valores, conductas y
reglas apropiadas para el funcionamiento del control interno y una gestión
escrupulosa (ii) La evaluación de riesgos, que deben identificar, analizar y
administrar los factores o eventos que puedan afectar adversamente el cumplimiento
de los fines, metas, objetivos, actividades y operaciones institucionales (iii) Las
actividades de control gerencial, que son las políticas y procedimientos de control
que imparte el titular o funcionario que se designe, gerencia y los niveles ejecutivos
competentes, en relación con las funciones asignadas al personal, con el fin de
asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad (iv) Las actividades de
prevención y monitoreo, referidas a las acciones que deben ser adoptadas en el
desempeño de las funciones asignadas, con el fin de cuidar y asegurar
respectivamente, su idoneidad y calidad para la consecución de los objetivos del
control interno (v) Los sistemas de información y comunicación, a través de los
cuales el registro, procesamiento, integración y divulgación de la información, con
bases de datos y soluciones informáticas accesibles y modernas, sirva efectivamente
para dotar de confiabilidad, transparencia y eficiencia a los procesos de gestión y
control interno institucional (vi) El seguimiento de resultados, consistente en la
revisión y verificación actualizadas sobre la atención y logros de las medidas de
control interno implantadas, incluyendo la implementación de las recomendaciones
formuladas en sus informes (vii) Los compromisos de mejoramiento, por cuyo
mérito los órganos y personal de la administración institucional efectúan
autoevaluaciones para el mejor desarrollo del control interno e informan sobre
cualquier desviación deficiencia susceptible de corrección, obligándose a dar
cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones que se formulen para la mejora
u optimización de sus labores.
La adecuada implantación y funcionamiento sistémico del control interno en las
entidades exige que la administración institucional prevea y diseñe apropiadamente
una debida organización para el efecto, y promueva niveles de ordenamiento,
racionalidad y la aplicación de criterios uniformes que contribuyan a una mejor
implementación y evaluación integral. En tal sentido, se considera que son
principios aplicables al sistema de control interno: (i) el autocontrol, en cuya virtud
todo funcionario y servidor debe controlar su trabajo, detectar deficiencias o
desviaciones y efectuar correctivos para el mejoramiento de sus labores y el logro de
los resultados esperados; (ii) la autorregulación, como la capacidad institucional
para desarrollar las disposiciones, métodos y procedimientos que le permitan
cautelar, realizar y asegurar la eficacia, eficiencia, transparencia y legalidad en los
resultados de sus procesos, actividades u operaciones; y (iii) la autogestión, por la
cual compete a cada entidad conducir, planificar, ejecutar, coordinar y evaluar las
funciones a su cargo con sujeción a la normativa aplicable y objetivos previstos para
su cumplimiento. La organización sistémica del control interno se diseña y establece
institucionalmente teniendo en cuenta las responsabilidades de dirección,
administración y supervisión de sus componentes funcionales, para lo cual en su
estructura se preverán niveles de control estratégico, operativo y de evaluación.
El enfoque moderno establecido por el COSO, señala que los componentes de la
estructura de control interno se interrelacionan entre y comprenden diversos
elementos que se integran en el proceso de gestión. Por ello en el presente
documento, para fines de la adecuada formalización e implementación de la
estructura de control interno en todas las entidades se concibe que ésta se organice
con base en los siguientes cinco componentes: a. Ambiente de control; b. Evaluación
de riesgos; c. Actividades de control gerencial; d. Información y comunicación; e.
Supervisión, que agrupa a las actividades de prevención y monitoreo, seguimiento
de resultados y compromisos de mejoramiento. Dichos componentes son los
reconocidos internacionalmente por las principales organizaciones mundiales
especializadas en materia de control interno y, si bien su denominación y elementos
conformantes pueden admitir variantes, su utilización facilita la implantación
estandarizada de la estructura de control interno en las entidades contribuyendo
igualmente a su ordenada, uniforme e integral evaluación por los órganos de control
competentes.
El control interno es efectuado por diversos niveles jerárquicos. Los funcionarios,
auditores internos y personal de menor nivel contribuyen para que el sistema de
control interno funcione con eficacia, eficiencia y economía. El titular, funcionarios
y todo el personal de la entidad son responsables de la aplicación y supervisión del
control interno, así como en mantener una estructura sólida de control interno que
promueva el logro de sus objetivos, así como la eficiencia, eficacia y economía de
las operaciones.
Para contribuir al fortalecimiento del control interno en las entidades, el titular o
funcionario que se designe, debe asumir el compromiso de implementar los criterios
que se describen a continuación: i) Apoyo institucional a los controles internos: El
titular, los funcionarios y todo el personal de la entidad deben mostrar y mantener
una actitud positiva y de apoyo al funcionamiento adecuado de los controles
internos. La actitud es una característica de cada entidad y se refleja en todos los
aspectos relativos a su actuación. Su participación y apoyo favorece la existencia de
una actitud positiva; ii) Responsabilidad sobre la gestión: Todo funcionario público
tiene el deber de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el público por los
fondos o bienes públicos a su cargo o por una misión u objetivo encargado y
aceptado; iii) Clima de confianza en el trabajo: El titular y los funcionarios deben
fomentar un apropiado clima de confianza que asegure el adecuado flujo de
información entre los empleados de la entidad. La confianza permite promover una
atmósfera laboral propicia para el funcionamiento de los controles internos, teniendo
como base la seguridad y cooperación recíprocas entre las personas así como su
integridad y competencia, cuyo entorno retroalimenta el cumplimiento de los
deberes y los aspectos de la responsabilidad; iv) Transparencia en la gestión: La
transparencia en la gestión de los recursos y bienes, con arreglo a la normativa
respectiva vigente, comprende tanto la obligación de la entidad de divulgar
información sobre las actividades ejecutadas relacionadas con el cumplimiento de
sus fines así como la facultad del público de acceder a tal información, para conocer
y evaluar en su integridad, el desempeño y la forma de conducción de la gestión; v)
Seguridad razonable sobre el logro de los objetivos del control interno. La estructura
de control interno efectiva proporciona seguridad razonable sobre el logro de los
objetivos trazados. El titular o funcionario designado de cada entidad debe
identificar los riesgos que implican las operaciones y, estimar sus márgenes
aceptables en términos cuantitativos y cualitativos, de acuerdo con las
circunstancias.
Una estructura de control interno no puede garantizar por misma una gestión
eficaz y eficiente, con registros e información financiera íntegra, precisa y confiable,
ni puede estar libre de errores, irregularidades o fraudes. La eficacia del control
interno puede verse afectada por causas asociadas a los recursos humanos y
materiales, tanto como a cambios en el ambiente externo e interno. El
funcionamiento del sistema de control interno depende del factor humano, pudiendo
verse afectado por un error de concepción, criterio, negligencia o corrupción. Por
ello, aun cuando pueda controlarse la competencia e integridad del personal que
aplica el control interno, mediante un adecuado proceso de selección y
entrenamiento, estas cualidades pueden ceder a presiones externas o internas dentro
de la entidad. Es más, si el personal que realiza el control interno no entiende cual es
su función en el proceso o decide ignorarlo, el control interno resultará ineficaz.
Otro factor limitante son las restricciones que, en términos de recursos materiales,
pueden enfrentar las entidades. En consecuencia, deben considerarse los costos de
los controles en relación con su beneficio. Mantener un sistema de control interno
con el objetivo de eliminar el riesgo de pérdida no es realista y conllevaría a costos
elevados que no justificarían los beneficios derivados. Por ello, al determinar el
diseño e implantación de un control en particular, la probabilidad de que exista un
riesgo y el efecto potencial de éste en la entidad deben ser considerados junto con
los costos relacionados a la implantación del nuevo control. Los cambios en el
ambiente externo e interno de la entidad, tales como los cambios organizacionales y
en la actitud del titular y funcionarios pueden tener impacto sobre la eficacia del
control interno y sobre el personal que opera los controles. Por esta razón, el titular o
funcionario designado debe evaluar periódicamente los controles internos, informar
al personal de los cambios que se implementen y respetar el cumplimiento de los
controles dando un buen ejemplo a todos.
AMBIENTE DE CONTROL
Interpretando al IAI-España (2013)6, el componente ambiente de control define el
establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de buenas
prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de
6 Instituto de Auditores Internos de España-Coopers & Lybrand SA. (2013) Los nuevos conceptos del
control interno – Informe COSO. Madrid. Ediciones Días de Santos SA.
la entidad y generar una cultura de control interno. Estas prácticas, valores,
conductas y reglas apropiadas contribuyen al establecimiento y fortalecimiento de
políticas y procedimientos de control interno que conducen al logro de los objetivos
institucionales y la cultura institucional de control. El titular, funcionarios y demás
miembros de la entidad deben considerar como fundamental la actitud asumida
respecto al control interno. La naturaleza de esa actitud fija el clima organizacional
y, sobre todo, provee disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el
comportamiento del personal en su conjunto. Este componente comprende: Filosofía
de la Dirección; Integridad y los valores éticos; Administración estratégica;
Estructura organizacional; Administración de recursos humanos; Competencia
profesional; Asignación de autoridad y responsabilidades; Órgano de Control
Institucional. La calidad del ambiente de control es el resultado de la combinación
de los factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo de éstos
fortalecerá o debilitará el ambiente y la cultura de control, influyendo también en la
calidad del desempeño de la entidad.
Filosofía de la Dirección: La filosofía y estilo de la Dirección comprende la
conducta y actitudes que deben caracterizar a la gestión de la entidad con respecto
del control interno. Debe tender a establecer un ambiente de confianza positivo y de
apoyo hacia el control interno, por medio de una actitud abierta hacia el aprendizaje
y las innovaciones, la transparencia en la toma de decisiones, una conducta orientada
hacia los valores y la ética, así como una clara determinación hacia la medición
objetiva del desempeño, entre otros.
Integridad y valores éticos: La integridad y valores éticos del titular, funcionarios y
servidores determinan sus preferencias y juicios de valor, los que se traducen en
normas de conducta y estilos de gestión. El titular o funcionario designado y demás
empleados deben mantener una actitud de apoyo permanente hacia el control interno
con base en la integridad y valores éticos establecidos en la entidad.
Administración estratégica: Las entidades requieren la formulación sistemática y
positivamente correlacionada con los planes estratégicos y objetivos para su
administración y control efectivo, de los cuales se derivan la programación de
operaciones y sus metas asociadas, así como su expresión en unidades monetarias
del presupuesto anual.
Estructura organizacional: El titular o funcionario designado debe desarrollar,
aprobar y actualizar la estructura organizativa en el marco de eficiencia y eficacia
que mejor contribuya al cumplimiento de sus objetivos y a la consecución de su
misión.
Administración de los recursos humanos: Es necesario que el titular o funcionario
designado establezca políticas y procedimientos necesarios para asegurar una
apropiada planificación y administración de los recursos humanos de la entidad, de
manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia
y vocación de servicio a la comunidad.
Competencia profesional: El titular o funcionario designado debe reconocer como
elemento esencial la competencia profesional del personal, acorde con las funciones
y responsabilidades asignadas.
Asignación de autoridad y responsabilidad: Es necesario asignar claramente al
personal sus deberes y responsabilidades, así como establecer relaciones de
información, niveles y reglas de autorización, así como los límites de su autoridad.
Órgano de Control: La existencia de actividades de control interno a cargo de la
correspondiente unidad orgánica especializada denominada Órgano de Control
Institucional, que debe estar debidamente implementada, contribuye de manera
significativa al buen ambiente de control.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Interpretando al IAI-España (2013)7, el componente evaluación de riesgos abarca el
proceso de identificación y análisis de los riesgos a los que esexpuesta la entidad
para el logro de sus objetivos y la elaboración de una respuesta apropiada a los
7 Instituto de Auditores Internos de España-Coopers & Lybrand SA. (2013) Los nuevos conceptos del
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mismos. La evaluación de riesgos es parte del proceso de administración de riesgos,
e incluye: planeamiento, identificación, valoración o análisis, manejo o respuesta y
el monitoreo de los riesgos de la entidad. La administración de riesgos es un proceso
que debe ser ejecutado en todas las entidades. El titular o funcionario designado
debe asignar la responsabilidad de su ejecución a un área o unidad orgánica de la
entidad. Asimismo, el titular o funcionario designado y el área o unidad orgánica
designada deben definir la metodología, estrategias, tácticas y procedimientos para
el proceso de administración de riesgos. Adicionalmente, ello no exime a que las
demás áreas o unidades orgánicas, de acuerdo con la metodología, estrategias,
tácticas y procedimientos definidos, deban identificar los eventos potenciales que
pudieran afectar la adecuada ejecución de sus procesos, así como el logro de sus
objetivos y los de la entidad, con el propósito de mantenerlos dentro de margen de
tolerancia que permita proporcionar seguridad razonable sobre su cumplimiento. A
través de la identificación y la valoración de los riesgos se puede evaluar la
vulnerabilidad del sistema, identificando el grado en que el control vigente maneja
los riesgos. Para lograr esto, se debe adquirir un conocimiento de la entidad, de
manera que se logre identificar los procesos y puntos críticos, así como los eventos
que pueden afectar las actividades de la entidad. Dado que las condiciones,
económicas, tecnológicas, regulatorias y operacionales están en constante cambio, la
administración de los riesgos debe ser un proceso continuo.
Establecer los objetivos institucionales es una condición previa para la evaluación de
riesgos: Los objetivos deben estar definidos antes que el titular o funcionario
designado comience a identificar los riesgos que pueden afectar el logro de las metas
y antes de ejecutar las acciones para administrarlos. Estos se fijan en el nivel
estratégico, táctico y operativo de la entidad, que se asocian a decisiones de largo,
mediano y corto plazo respectivamente. Se debe poner en marcha un proceso de
evaluación de riesgos donde previamente se encuentren definidos de forma adecuada
las metas de la entidad, así como los métodos, técnicas y herramientas que se usarán
para el proceso de administración de riesgos y el tipo de informes, documentos y
comunicaciones que se deben generar e intercambiar. También deben establecerse
los roles, responsabilidades y el ambiente laboral para una efectiva administración
de riesgos. Esto significa que se debe contar con personal competente para
identificar y valorar los riesgos potenciales. El control interno solo puede dar una
seguridad razonable de que los objetivos de una entidad sean cumplidos. La
evaluación del riesgo es un componente del control interno y juega un rol esencial
en la selección de las actividades apropiadas de control que se deben llevar a cabo.
La administración de riesgos debe formar parte de la cultura de una entidad. Debe
estar incorporada en la filosofía, prácticas y procesos de negocio de la entidad, más
que ser vista o practicada como una actividad separada. Cuando esto se logra, todos
en la entidad pasan a estar involucrados en la administración de riesgos. Este
componente comprende: Planeamiento de la gestión de riesgos; Identificación de los
riesgos; Valoración de los riesgos; Respuesta al riesgo.
Planeamiento de la administración de riesgos: Es el proceso de desarrollar y
documentar una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar
los riesgos que puedan impactar en una entidad impidiendo el logro de los objetivos.
Se deben desarrollar planes, métodos de respuesta y monitoreo de cambios, así como
un programa para la obtención de los recursos necesarios para definir acciones en
respuesta a riesgos.
Identificación de los riesgos: En la identificación de los riesgos se tipifican todos los
riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la entidad debido a factores
externos o internos. Los factores externos incluyen factores económicos,
medioambientales, políticos, sociales y tecnológicos. Los factores internos reflejan
las selecciones que realiza la administración e incluyen la infraestructura, personal,
procesos y tecnología.
Valoración de los riesgos: El análisis o valoración del riesgo le permite a la entidad
considerar cómo los riesgos potenciales pueden afectar el logro de sus objetivos. Se
inicia con un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan
decidido evaluar. El propósito es obtener la suficiente información acerca de las
situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, tiempo, respuesta y
consecuencias.
Respuesta al riesgo: La administración identifica las opciones de respuesta al riesgo
considerando la probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al riesgo y su
relación costo-beneficio. La consideración del manejo del riesgo y la selección e
implementación de una respuesta son parte integral de la administración de los
riesgos.
ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
Interpretando al IAI-España (2013)8, el componente actividades de control gerencial
comprende políticas y procedimientos establecidos para asegurar que se están
llevando a cabo las acciones necesarias en la administración de los riesgos que
pueden afectar los objetivos de la entidad, contribuyendo a asegurar el cumplimiento
de estos. El titular o funcionario designado debe establecer una política de control
que se traduzca en un conjunto de procedimientos documentados que permitan
ejercer las actividades de control. Los procedimientos son el conjunto de
especificaciones, relaciones y ordenamiento sistémico de las tareas requeridas para
cumplir con las actividades y procesos de la entidad. Los procedimientos establecen
los métodos para realizar las tareas y la asignación de responsabilidad y autoridad en
la ejecución de las actividades. Las actividades de control gerencial tienen como
propósito posibilitar una adecuada respuesta a los riesgos de acuerdo con los planes
establecidos para evitar, reducir, compartir y aceptar los riesgos identificados que
puedan afectar el logro de los objetivos de la entidad. Con este propósito, las
actividades de control deben enfocarse hacia la administración de aquellos riesgos
que puedan causar perjuicios a la entidad. Las actividades de control gerencial se
dan en todos los procesos, operaciones, niveles y funciones de la entidad. Incluyen
un rango de actividades de control de detección y prevención tan diversas como:
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procedimientos de aprobación y autorización, verificaciones, controles sobre el
acceso a recursos y archivos, conciliaciones, revisión del desempeño de operaciones,
segregación de responsabilidades, revisión de procesos y supervisión. Para ser
eficaces, las actividades de control gerencial deben ser adecuadas, funcionar
consistentemente de acuerdo con un plan y contar con un análisis de costo-beneficio.
Asimismo, deben ser razonables, entendibles y estar relacionadas directamente con
los objetivos de la entidad. Este componente comprende: Procedimientos de
autorización y aprobación; Segregación de funciones; Evaluación costo-beneficio;
Controles sobre el acceso a los recursos o archivos; Verificaciones y conciliaciones;
Evaluación de desempeño; Rendición de cuentas; Revisión de procesos, actividades
y tareas; Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC).
Procedimientos de autorización y aprobación: La responsabilidad por cada proceso,
actividad o tarea organizacional debe ser claramente definida, específicamente
asignada y formalmente comunicada al funcionario respectivo. La ejecución de los
procesos, actividades, o tareas debe contar con la autorización y aprobación de los
funcionarios con el rango de autoridad respectivo.
Segregación de funciones: La segregación de funciones en los cargos o equipos de
trabajo debe contribuir a reducir los riesgos de error o fraude en los procesos,
actividades o tareas. Es decir, un solo cargo o equipo de trabajo no debe tener el
control de todas las etapas clave en un proceso, actividad o tarea.
Evaluación costo-beneficio: El diseño e implementación de cualquier actividad o
procedimiento de control deben ser precedidos por una evaluación de costo-
beneficio considerando como criterios la factibilidad y la conveniencia en relación
con el logro de los objetivos, entre otros.
Controles sobre el acceso a los recursos o archivos: El acceso a los recursos o
archivos debe limitarse al personal autorizado que sea responsable por la utilización
o custodia de los mismos. La responsabilidad en cuanto a la utilización y custodia
debe evidenciarse a través del registro en recibos, inventarios o cualquier otro
documento o medio que permita llevar un control efectivo sobre los recursos o
archivos.
Verificaciones y conciliaciones: Los procesos, actividades o tareas significativos
deben ser verificados antes y después de realizarse, así como también deben ser
finalmente registrados y clasificados para su revisión posterior.
Evaluación de desempeño: Se debe efectuar una evaluación permanente de la
gestión tomando como base regular los planes organizacionales y las disposiciones
normativas vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual deficiencia o
irregularidad que afecte los principios de eficiencia, eficacia, economía y legalidad
aplicables.
Rendición de cuentas: La entidad, los titulares, funcionarios y servidores públicos
están obligados a rendir cuentas por el uso de los recursos y bienes, el cumplimiento
misional y de los objetivos institucionales, así como el logro de los resultados
esperados, para cuyo efecto el sistema de control interno establecido deberá brindar
la información y el apoyo pertinente.
Documentación de procesos, actividades y tareas: Los procesos, actividades y tareas
deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado desarrollo de
acuerdo con los estándares establecidos, facilitar la correcta revisión de los mismos
y garantizar la trazabilidad de los productos o servicios generados.
Revisión de procesos, actividades y tareas: Los procesos, actividades y tareas deben
ser periódicamente revisados para asegurar que cumplen con los reglamentos,
políticas, procedimientos vigentes y demás requisitos. Este tipo de revisión en una
entidad debe ser claramente distinguido del seguimiento del control interno.
Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones: La
información de la entidad es provista mediante el uso de Tecnologías de la
Información y Comunicaciones (TIC). Las TIC abarcan datos, sistemas de
información, tecnología asociada, instalaciones y personal. Las actividades de
control de las TIC incluyen controles que garantizan el procesamiento de la
información para el cumplimiento misional y de los objetivos de la entidad,
debiendo estar diseñados para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades
mientras la información fluye a través de los sistemas.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Interpretando al IAI-España (2013)9, se entiende por el componente de información
y comunicación, los métodos, procesos, canales, medios y acciones que, con
enfoque sistémico y regular, aseguren el flujo de información en todas las
direcciones con calidad y oportunidad. Esto permite cumplir con las
responsabilidades individuales y grupales. La información no solo se relaciona con
los datos generados internamente, sino también con sucesos, actividades y
condiciones externas que deben traducirse a la forma de datos o información para la
toma de decisiones. Asimismo, debe existir una comunicación efectiva en sentido
amplio a través de los procesos y niveles jerárquicos de la entidad. La comunicación
es inherente a los sistemas de información, siendo indispensable su adecuada
transmisión al personal para que pueda cumplir con sus responsabilidades. Este
componente, comprende: Funciones y características de la información; Información
y responsabilidad; Calidad y suficiencia de la información; Sistemas de información;
Flexibilidad al cambio; Archivo institucional; Comunicación interna; Comunicación
externa
Funciones y características de la información: La información es resultado de las
actividades operativas, financieras y de control provenientes del interior o exterior
de la entidad. Debe transmitir una situación existente en un determinado momento
reuniendo las características de confiabilidad, oportunidad y utilidad con la finalidad
que el usuario disponga de elementos esenciales en la ejecución de sus tareas
operativas o de gestión.
Información y responsabilidad: La información debe permitir a los funcionarios y
servidores públicos cumplir con sus obligaciones y responsabilidades. Los datos
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pertinentes deben ser captados, identificados, seleccionados, registrados,
estructurados en información y comunicados en tiempo y forma oportuna.
Calidad y suficiencia de la información: El titular o funcionario designado debe
asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia, pertinencia y oportunidad de la
información que se genere y comunique. Para ello se debe diseñar, evaluar e
implementar mecanismos necesarios que aseguren las características con las que
debe contar toda información útil como parte del sistema de control interno.
Sistemas de información: Los sistemas de información diseñados e implementados
por la entidad constituyen un instrumento para el establecimiento de las estrategias
organizacionales y, por ende, para el logro de los objetivos y las metas. Por ello
deberá ajustarse a las características, necesidades y naturaleza de la entidad. De este
modo, el sistema de información provee la información como insumo para la toma
de decisiones, facilitando y garantizando la transparencia en la rendición de cuentas.
Flexibilidad al cambio: Los sistemas de información deben ser revisados
periódicamente, y de ser necesario, rediseñados cuando se detecten deficiencias en
sus procesos y productos. Cuando la entidad cambie objetivos y metas, estrategia,
políticas y programas de trabajo, entre otros, debe considerarse el impacto en los
sistemas de información para adoptar las acciones necesarias.
Archivo institucional: El titular o funcionario designado debe establecer y aplicar
políticas y procedimientos de archivo adecuados para la preservación y conservación
de los documentos e información de acuerdo con su utilidad o por requerimiento
técnico o jurídico, tales como los informes y registros contables, administrativos y
de gestión, entre otros, incluyendo las fuentes de sustento.
Comunicación interna: La comunicación interna es el flujo de mensajes dentro de
una red de relaciones interdependientes que fluye hacia abajo, a través de y hacia
arriba de la estructura de la entidad, con la finalidad de obtener un mensaje claro y
eficaz. Asimismo debe servir de control, motivación y expresión de los usuarios.
Comunicación externa: La comunicación externa de la entidad debe orientarse a
asegurar que el flujo de mensajes e intercambio de información con los clientes,
usuarios y ciudadanía en general, se lleve a cabo de manera segura, correcta y
oportuna, generando confianza e imagen positivas a la entidad.
Canales de comunicación: Los canales de comunicación son medios diseñados de
acuerdo con las necesidades de la entidad y que consideran una mecánica de
distribución formal, informal y multidireccional para la difusión de la información.
Los canales de comunicación deben asegurar que la información llegue a cada
destinatario en la, cantidad, calidad y oportunidad requeridas para la mejor ejecución
de los procesos, actividades y tareas.
SUPERVISIÓN
Interpretando al IAI-España (2013)10, el sistema de control interno debe ser objeto
de supervisión para valorar la eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y
permitir su retroalimentación. Para ello la supervisión, identificada también como
seguimiento, comprende un conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a
los procesos y operaciones de la entidad, con fines de mejora y evaluación. Dichas
actividades se llevan a cabo mediante la prevención y monitoreo, el seguimiento de
resultados y los compromisos de mejoramiento. Siendo el control interno un sistema
que promueve una actitud proactiva y de autocontrol de los niveles organizacionales
con el fin de asegurar la apropiada ejecución de los procesos, procedimientos y
operaciones; el componente supervisión o seguimiento permite establecer y evaluar
si el sistema funciona de manera adecuada o es necesaria la introducción de
cambios. En tal sentido, el proceso de supervisión implica la vigilancia y evaluación,
por los niveles adecuados, del diseño, funcionamiento y modo cómo se adoptan las
medidas de control interno para su correspondiente actualización y
perfeccionamiento. Las actividades de supervisión se realizan con respecto de todos
los procesos y operaciones institucionales, posibilitando en su curso la identificación
de oportunidades de mejora y la adopción de acciones preventivas o correctivas.
10 Instituto de Auditores Internos de España-Coopers & Lybrand SA. (2013) Los nuevos conceptos del
control interno – Informe COSO. Madrid. Ediciones Días de Santos SA.
Para ello se requiere de una cultura organizacional que propicie el autocontrol y la
transparencia de la gestión, orientada a la cautela y la consecución de los objetivos
del control interno. La supervisión se ejecuta continuamente y debe modificarse una
vez que cambien las condiciones, formando parte del engranaje de las operaciones
de la entidad. Comprende lo siguiente: Prevención y monitoreo; Monitoreo oportuno
del control interno; Reporte de deficiencias; Seguimiento e implantación de medidas
correctivas; Autoevaluación; Evaluaciones independientes.
Prevención y monitoreo: El monitoreo de los procesos y operaciones de la entidad
debe permitir conocer oportunamente si éstos se realizan de forma adecuada para el
logro de sus objetivos y si en el desempeño de las funciones asignadas se adoptan
las acciones de prevención, cumplimiento y corrección necesarias para garantizar la
idoneidad y calidad de los mismos.
Monitoreo oportuno del control interno: La implementación de las medidas de
control interno sobre los procesos y operaciones de la entidad, debe ser objeto de
monitoreo oportuno con el fin de determinar su vigencia, consistencia y calidad, así
como para efectuar las modificaciones que sean pertinentes para mantener su
eficacia. El monitoreo se realiza mediante el seguimiento continuo o evaluaciones
puntuales.
Reporte de deficiencias: Las debilidades y deficiencias detectadas como resultado
del proceso de monitoreo deben ser registradas y puestas a disposición de los
responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección.
Implantación y seguimiento de medidas correctivas: Cuando se detecte o informe
sobre errores o deficiencias que constituyan oportunidades de mejora, la entidad
deberá adoptar las medidas que resulten más adecuadas para los objetivos y recursos
institucionales, efectuándose el seguimiento correspondiente a su implantación y
resultados. El seguimiento debe asegurar, asimismo, la adecuada y oportuna
implementación de las recomendaciones producto de las observaciones de las
acciones de control.
Autoevaluación: Se debe promover y establecer la ejecución periódica de
autoevaluaciones sobre la gestión y el control interno de la entidad, por cuyo mérito
podrá verificarse el comportamiento institucional e informarse las oportunidades de
mejora identificadas. Corresponde a sus órganos y personal competente dar
cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones derivadas de la respectiva
autoevaluación, mediante compromisos de mejoramiento institucional.
Evaluaciones independientes: Se deben realizar evaluaciones independientes a cargo
de los órganos de control competentes para garantizar la valoración y verificación
periódica e imparcial del comportamiento del sistema de control interno y del
desarrollo de la gestión institucional, identificando las deficiencias y formulando las
recomendaciones oportunas para su mejoramiento.
BIBLIOGRAFÍA
1) Aldave Uriarte Juan y Meniz Roque Julio (2013) Control y auditoría
gubernamental. Lima. EDIGRABER.
2) Bravo Cervantes, Miguel (2013) Control interno gubernamental. Lima.
Editorial San Marcos.
3) Hernández Celis, Luis Domingo (2013) Control interna y auditoria
gubernamental. Lima. Universidad de San Martín de Porres.
4) Instituto de Auditores Internos de España-Coopers & Lybrand SA. (2013)
Los nuevos conceptos del control interno Informe COSO. Madrid.
Ediciones Días de Santos SA.
5) Rodríguez Urbano, Ana Apolonia (2013) Principios y proceso del control
gubernamental. Lima. EDIGRABER.

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Hernández Celis Domingo. (2016, marzo 22). Garantía del Órgano de Control Institucional en las entidades del Estado en Perú. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/garantia-del-organo-control-institucional-las-entidades-del-estado-peru/
Hernández Celis, Domingo. "Garantía del Órgano de Control Institucional en las entidades del Estado en Perú". GestioPolis. 22 marzo 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/garantia-del-organo-control-institucional-las-entidades-del-estado-peru/>.
Hernández Celis, Domingo. "Garantía del Órgano de Control Institucional en las entidades del Estado en Perú". GestioPolis. marzo 22, 2016. Consultado el 7 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/garantia-del-organo-control-institucional-las-entidades-del-estado-peru/.
Hernández Celis, Domingo. Garantía del Órgano de Control Institucional en las entidades del Estado en Perú [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/garantia-del-organo-control-institucional-las-entidades-del-estado-peru/> [Citado el 7 de Diciembre de 2016].
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