Formatos de documentos comerciales

Formatos de documentos comerciales
Índice
1. Carta comercial
2. Informe
3. Actas
4. Memorándum
5. Ensayo
6. Circular
7. Solicitud
8. Bibliografía
1. Carta comercial
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o
bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o
confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales.
Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de
información y de publicidad.
A diferencia de cartas las personales, las cartas comerciales poseen un esquema más
rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta
y el cierre.
El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete,
lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto
de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una
introducción, un núcleo y una conclusión.
En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al
destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el
núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma,
nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el mero de éstos. Además es posible añadir posdata o
indicar si se envían copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este “estilo bloque”
es la manera general de componer una carta.
Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los
tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s)
señora(s)’. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades
correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con
‘usted’ o ‘ustedes’.
Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido
por el nombre del otro destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación
‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta
tiene la autorización de la persona responsable.
Ejemplo:
Santiago, 14 de junio de 2003
Manuel Montt 367
A la atención del Sr. H. Riveros
SANTIAGO DE CHILE
Asunto: Invitación a charla
Distinguido Cliente:
Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizará el día 21 de junio de
2003, a las 15 hs. en nuestro auditórium, que brindará el reconocido autor de varios libros
sobre management, el señor Tom Peters.
La charla consistirá en los siguientes tópicos: “el saber escuchar”, “escuchar no es r”,
“¿en qué consiste escuchar?” y “saber escuchar = más productividad”.
Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos clientes, es por ello, que esperamos
contar con su presencia.
Saludo a Ud. Atentamente,
Pamela A. Ritchie
Gerente General
Ritchie S.R.L.
Teléfono: 2-3345896 Carlos Silva, 1188
Fax: 2- 3345125 Santiago de Chile
2. El informe
El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiere una cierta
investigación y reunión de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma.
Para redactar un documento de este tipo se puede responder al siguiente esquema de
preguntas:
1. ¿Qué es lo que se investiga exactamente?
2. ¿Por qué?
3. ¿Según qué método?
4. ¿Cuáles son los resultados?
5. ¿Cuáles son las conclusiones?
De éstas resultan en una estructura básica fija para un informe de investigación:
1. Introducción (entre otras la delimitación del objeto de investigación)
2. Descripción del problema
3. Manera de trabajo
4. Resultados
5. Conclusión
Los informes generalmente, y sobre todo en las empresas, son confidenciales. Tienen
carácter formal, objetivo y claro, para que el lector pueda comprenderlos, especialmente si
son informes de tipo técnico.
Si también incluye anexos, éstos deben ir al final del informe, excepto cuando deben
ilustrar lo que se está diciendo, como por ejemplo, una tabla de estadísticas.
Ejemplo:
Introducción
En este informe se trata de comprobar que escuchar no es igual a oír, ya que el primero
es un fenómeno biológico y el segundo pertenece al dominio del lenguaje, siendo un
factor preponderante la interpretación.
Descripción del problema
Si examinamos detenidamente la comunicación, nos daremos cuenta que ella descansa,
principalmente, no en el hablar sino en el escuchar, éste es el factor fundamental del
lenguaje.
El hablar efectivo sólo se logra cuando es seguido de un escuchar efectivo. Por lo tanto, el
escuchar es lo que dirige todo el proceso de la comunicación.
Cuando escuchamos, generamos un mundo interpretativo, escuchar es oír más
interpretar.
Manera de trabajo (Metodología)
Oír es un fenómeno biológico, se le asocia a la capacidad de distinguir sonidos en
nuestras interacciones con un medio (que puede ser otra persona).
Oír es la capacidad biológica que poseen algunas especies vivas de ser gatilladas por
perturbaciones ambientales en forma tal que generen el dominio sensorial llamado sonido.
Determinadas perturbaciones ambientales generan, en algunos organismos, lo que
llamamos el fenómeno del oír. Los organismos que pertenecen a una misma especie
comparten la misma estructura biológica son gatillados, normalmente, de una manera
similar por una misma perturbación.
Escuchar es un fenómeno totalmente diferente. No hay escuchar si no hay involucrada
una actividad interpretativa, aún cuando no haya sonidos.
Por ejemplo, “escuchamos” los gestos, las posturas del cuerpo en la medida en que
seamos capaces de atribuirles un sentido. También el cine mudo podemos escuchar
cuando no hay sonidos.
Resultado
El escuchar efectivo ha llegado a adquirir la máxima prioridad, desde nuestra vida
personal hasta en los negocios, por ejemplo, Tom Peters enfatiza que una de las
principales razones del bajo rendimiento del managment norteamericano es el hecho de
que el administrador no escucha a sus empleados, ni a sus clientes, ni lo que está
sucediendo en el mercado.
El acto de escuchar está basado en la apertura mental, en aceptar que los otros son
diferentes de nosotros. El respeto mutuo es esencial para poder escuchar.
Conclusión
El escuchar ha llegado a ser un asunto de vital importancia para asegurar no sólo la
comunicación efectiva y el éxito personal, sino la convivencia misma.
3. Actas
Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión
y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se
escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se
exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también por
los estatutos de la empresa o asociación.
Un acta está constituida por:
encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación
lugar, fecha, hora de comienzo y terminación
lista de asistentes
resumen ordenado de los debates realizados
visto bueno y firma del presidente
firma del secretario
En la página siguiente un ejemplo:
Acta de la reunión de la comisión directiva del Club de Debate
Asistentes:
Sra. D. Pamela Ritchie, presidente, Sr. D. Carlos Diez, Sr. D. Pedro Benítez, Sr. D.
Enrique Parra, Sr. D. Julio Aguirre, Sr. D. Daniel Echeverría, Sr. D. Roberto Castro,
secretario.
Fecha: 15 de junio de 2003
Hora de Comienzo: 16 hs.
Hora de terminación: 17.30 hs.
Lugar: Comuna Providencia, Santiago de Chile
Desarrollo de la reunión:
Se abre la sesión con el siguiente orden del día:
1. Discusión sobre la diferencia entre escuchar y oír.
2. Discusión sobre el escuchar y su relación con los negocios.
1. Se abre la discusión sobre el primer punto:
El Sr. D. Pedro Benítez explica la diferencia biológica entre escuchar y oír.
El Sr. D. Enrique Parra se muestra de acuerdo con el Sr. Benítez.
Sometido a votación, se decide:
a) Encargar la publicación de lo discutido al Sr. Echeverría
El Sr. D. Carlos Diez pide que se haga constar en el acta su voto en contra de la
discusión, fundándose en el motivo siguiente: Escuchar y oír son sinónimos por lo tanto
no ve el motivo de tal discusión.
2. Se abre la discusión del segundo punto.
Por unanimidad se decide postergar el tratamiento de este punto hasta la próxima reunión
que será el 22 de junio de 2003.
La Presidenta El Secretario
Visto Bueno y firma Firma
4. Memorándum
Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos
de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación,
instrucción, disposición, etc. Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes
partes: el nombre de la persona a quien va dirigido, el nombre del remitente, la fecha, el
asunto, el texto y la firma del remitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun
cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones
en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.
Hay empresas que mandan a imprimir sus formatos de memorándum de acuerdo con sus
necesidades, con un encabezamiento especial organizado generalmente de la siguiente
forma:
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxx
MEMORÁNDUM
PARA:
DE:
FECHA
ASUNTO:
Ejemplo:
Ritchie S.R.L.
Memorándum
Para: Jefe de RR.HH. Enrique González
De: G.G. Pamela Ritchie
Fecha: 15 de junio de 2003
Asunto: Escuchar a los empleados
El conocido gurú del management, Tom Peters, enfatizó que una de las principales
razones del bajo rendimiento del managment norteamericano es el hecho de que el
manager no escucha a sus empleados.
Por lo tanto recomiendo a Ud. escuchar todas las sugerencias y propuestas de nuestros
empleados para un mejor funcionamiento de nuestra empresa.
Saludos a Ud. Atentamente
Pamela Ritchie
Gerente General
5. Ensayo
Es el género que desarrolla un tema o una tesis elaborados por el autor desde una
perspectiva netamente personal y que exige la participación del lector, incitándolo a
pensar por cuenta propia.
Cualquier tema puede ser motivo de un ensayo: conocimientos y experiencias del autor,
razonamientos propios o ajenos, observación directa de la realidad, siempre que el
desarrollo sea original y subjetivo.
Según cada autor, el ensayo puede ser corto o largo, pero generalmente todos presentan
un esquema como el siguiente:
Introducción: sobre qué trata el ensayo y porqué es importante el tema.
Desarrollo: se explica el tema central del ensayo.
Conclusión: Resume lo dicho anteriormente.
Ejemplo en la siguiente página:
Ensayo sobre el escuchar: la dimensión activa de la comunicación.
No hay escuchar si no hay involucrada una actividad interpretativa. Aquí reside el aspecto
activo del escuchar.
Cuando escuchamos, no solamente escuchamos las palabras que se hablan; también
escuchamos las acciones implícitas en el hablar. Puesto que somos capaces de escuchar
posibilidades de acción, también podemos atribuir sentido, también podemos atribuir
sentido a acciones que aún no han sido ejecutadas. Cuando hacemos esto hablamos de
“inquietudes”. Cuando escuchamos, por lo tanto, escuchamos las inquietudes de las
personas. Escuchamos el porqué las personas realizan las acciones que realizan. Esto es
lo que nos permite escuchar que alguien desea hacerse rico cuando dice que quiere
dedicarse a los negocios.
Cuando escuchamos no somos receptores pasivos de lo que se está diciendo. Por el
contrario, somos activos productores de historias. Para ello debemos permitir que los
otros hablen, pero también hacerles preguntas, que nos permitirán comprender los
hechos, emitir juicios bien fundados y elaborar historias coherentes.
Al alejarnos del supuesto de que el escuchar es pasivo, podemos ahora observar el
escuchar como una acción a realizar, como una acción que puede ser diseñada y como
una acción que se basa en competencias específicas que podemos aprender.
6. Circular
Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual
exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse
en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la
constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de
viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan,
pero puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación
comercial.
El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente:
Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa
o institución.
Circular : se coloca debajo del membrete, indica el número asignado
administrativamente a esa circular en particular.
Materia/Asunto: debajo de “Circular N°”, es una breve referencia sobre lo que
trata la circular.
Lugar, fecha de emisión.
De: Indicación de quien envía la circular
A: Indicación de a quien se envía.
Cuerpo: El contenido de la misma
Frase de despedida
Nombre, apellido y cargo
Ejemplo en la siguiente página:
CIRCULAR: 15
ASUNTO: Charla de Tom Peters
SANTIAGO, 19 de junio de 2003
DE: GERENTE GENERAL
A: GERENTES DE ÁREAS
Debido a la visita del prestigioso asesor norteamericano en nuestra empresa, deseo
invitarlos a la charla que nos ofrecerá en nuestro salón auditorium el día 21 de junio de
2003, sobre los siguientes tópicos: “el saber escuchar”, “escuchar no es oír”, “¿en qué
consiste escuchar?” y “saber escuchar = más productividad”.
Saludo a Uds. Atentamente.
Pamela A. Ritchie
Gerente General
Ritchie S.R.L.
Teléfono: 2-3345896 Carlos Silva, 1188
Fax: 2- 3345125 Santiago de Chile
7. Solicitud
La solicitud es una comunicación escrita que se propone formular un pedido, a fin de
conseguirlo en un futuro inmediato o mediato dirigida a las actividades o entidades para
conseguir algo que la ley nos concede.
La introducción: Se busca el camino que relaciona al emisor con el receptor, a través de la
identificación de la persona: natural, jurídica, grupo o entidad que detrás de un propósito
abre la comunicación.
Cuerpo: Comprende la exposición de un hecho, antecedente o explicación, mediante la
cual el emisor contrata la atención del receptor y lo invita a compartir mentalmente la
veracidad de las afirmaciones con documentos o certificados; depende del caso.
Conclusión: Consiste en el cierre de la solicitud, con el agradecimiento, propio de la
cortesía del emisor
El agradecimiento debe hacerse con la realidad del tiempo posible de la respuesta; esto
es con un verbo en futuro, porque vendrá la respuesta siempre en futuro. Cabria incluir en
este aspecto, la expresión final “ATENTAMENTE”, después de la cual se firma y se
rubrica, señal de asumir la responsabilidad sobre el escrito.
Ejemplo en la página siguiente:
Solicitud
Ref.: SOLICITA LIBRO “ANTOLOGÍA DEL LENGUAJE”
Santiago 19 de junio de 2003
Pamela Ritchie, alumna de Universidad Mayor, Rut: 29.558.621-4, soltera,
respetuosamente expone:
Debido a mi interés en el tema sobre el hablar y el escuchar en la comunicación humana,
solicito el libro “Antología del lenguaje” de Rafael Echeverría, a vuestra biblioteca, para
una mejor información sobre el tema mencionado.
Por tanto, solicito la inclusión de dicho libro en vuestro catálogo.
ATENTAMENTE, a la SEÑORA DIRECTORA DE BIBLIOTECAS.
Pamela A. Ritchie
7. Bibliografía
www.monografías.com
www.worldwritting.com
www.google.com.ar
Dolores Comas de Guembe, Matilde Domínguez de Bauzá y otros,
Introducción literaria III, Ed. Estrada, Buenos Aires, 4ed. 1984.
Por: Pamela Ritchie

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Ritchie Pamela. (2003, octubre 2). Formatos de documentos comerciales. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/formatos-de-documentos-comerciales/
Ritchie, Pamela. "Formatos de documentos comerciales". GestioPolis. 2 octubre 2003. Web. <http://www.gestiopolis.com/formatos-de-documentos-comerciales/>.
Ritchie, Pamela. "Formatos de documentos comerciales". GestioPolis. octubre 2, 2003. Consultado el 5 de Julio de 2015. http://www.gestiopolis.com/formatos-de-documentos-comerciales/.
Ritchie, Pamela. Formatos de documentos comerciales [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/formatos-de-documentos-comerciales/> [Citado el 5 de Julio de 2015].
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