Cumpliendo orientación del Director General de la Empresa Eléctrica Las Tunas, se procedió a ejecutar la Auditoría de referencia según la Orden de Trabajo No. 08/2007, siendo objeto de revisión las operaciones realizadas con cierre 30 de Noviembre de 2007.
Los objetivos de la auditoria:
1. Comprobar que los saldos que a parecen en los estados financieros del
Efectivo en Caja y Banco reflejen razonablemente las operaciones
efectuadas y las existencias reales que mantiene la unidad de efectivos
y valores en Caja así como la correcta aplicación del manual de
procedimiento de Caja y Banco.
El alcance de la auditoría abarcó las operaciones realizadas en el
período 1 al 30 de Noviembre de 2007, así como los asientos contables
con cierre 30 de Noviembre del 2007.
Verificándose entre otras las Circulares y Resoluciones establecidas para las distintas actividades como son
• Resolución 324/94 del BNC “Regulaciones bancarias sobre el
depósito, extracción, tenencia y control del efectivo en Moneda
Nacional”.
• Circular AE-5-97, sobre la cuantía de las dietas en Moneda Nacional.
• Carta Circular AE 35/97 del MINBAS sobre Resolución No. 44-97, del
M.F.P., sobre faltantes y sobrantes de medios económicos.
• Clasificador de cuentas UNE 2007 y uso y contenido de las mismas.
• Manual de Finanzas al Día/ SNC.
• Normas Generales de Contabilidad.
• Manual de Procedimientos. SNC. Actividad Financiera MINBAS.
Se aplico el programa establecidos en el Manual de Auditoria de la UNE
del Sistema de Aseguramiento a la Calidad para la temática, en las
comprobaciones se aplicaron las Normas Internas de Auditoria.
El trabajo se realizó por muestras, mediante la aplicación de técnicas
de muestreo aleatorio, a las operaciones, registros y controles
correspondientes. Los resultados obtenidos fueron comunicados a los
dirigentes, funcionarios, trabajadores, Sindicato y PCC
CONCLUSIONES:
Teniendo en cuenta que las deficiencias detectadas en el Control Interno
Contable y Administrativo son de menor gravedad y de fácil solución y no
determinan en los resultados de la entidad y la contabilidad es un
reflejo fiel de los hechos económicos, a partir de la razonabilidad que
muestran los saldos de las cuentas revisadas, se evalúa La Oficina
Central de Aceptable partiendo de los resultados obtenidos.
A continuación relacionamos los señalamientos más significativos:
• Existen 2 dietas con pagos indebidos de un total 25 para un 8%. Por un
importe de $ 4.00cup.
• Existen documentos que carecen de firmas en la casilla de aprobado
(Modelos de Reembolso y Conciliación Bancaria ) y otros con deficiencias
en su confección (expediente de ingreso Comedor y Cafetería ).
RESULTADOS:
EFECTIVO EN CAJA Y BANCO.
En verificación efectuada a esta temática se pudieron cumplimentar los
objetivos propuestos, al comprobarse los siguientes aspectos: Se
efectuaron Arqueos a los distintos fondos, no detectándose diferencias e
irregularidades en el manejo de los mismos; Fondo Para Pagos Menores y
Fondo para Cambio.
Se revisaron las Actas de Responsabilidad de la cajera sobre la custodia
del efectivo, Actas de Autorización y Aprobación de fondos, además de
los reembolsos del período analizado, el control de anticipos a
justificar y Pagos Menores, así como los depósitos en caja por los
diferentes conceptos. Por otra parte se comprobaron los Estados de
Cuenta, Conciliación Bancaria y los Registros de Cheques, la realización
de arqueos sorpresivos y de fin de mes. Se comprobó el 100 % de las
cuentas asociadas a este subsistema, las cuales presentan saldos
razonables.
Los Saldos de las cuentas se corresponden con los arqueos realizados a
fin de mes.
Deficiencias detectadas:
• En revisión efectuada a los arqueos sorpresivos se detecto que no se
detallan los nombres de las personas que realizan los mismos (custodio y
Especialista de Contabilidad) así como no relacionan al dorso los vales
para pagos menores y dietas pendientes a rembolsar, no se realizan
arqueos sorpresivos de todos los valores en caja (cheques por entregar).
• En chequeo efectuado a los reembolsos del mes de noviembre se comprobó
que estos modelos carecen de firma en las casillas revisado y aprobado,
existen varias dietas relacionadas fuera del orden consecutivo según la
fecha.
• Se detecto la dieta No 724 del reembolso No 22 que pertenece a Juan C
Pascual con un importe de $ 370.50 del día 14-11-07 viaje a Ciudad de la
Habana por cuatros días que al dorso no se le detallo el desglose del
gasto.
• Existen 2 dietas con pagos indebidos de $ 2.00 cada una en el desayuno
para un total de $ 4.00 pues se pago con hora de salida 9:00 a.m. las
mismas pertenecen a Adelzo Zayas y Juan Tamayo ambas con un importe
total de $15.50.
• Se detecto la dieta No 717 que pertenece a Francisco Moreno del día
07-11-07 que presenta enmiendas.
• En revisión efectuada a los ingresos de comedor y cafetería se detecto
que todos los modelos de liquidación de efectivo carecen de número de
orden consecutivo.
• En el expediente de ingreso de comedor y cafetería del día 29-11-07
existe descuadre entre el desglose de efectivo y el total de documentos
liquidados por in importe de $7.00.
• En revisión efectuada a las conciliaciones bancarias se detecto que no
son aprobadas por el Jefe del Área de Contabilidad.
RECOMENDACIONES:
Efectuar la revisión de los reembolsos y conciliaciones bancarias por un
periodo de hasta tres meses anteriores a la fecha de la Auditoría.
Aplicarle el decreto LEY 92 (Responsabilidad material) a los
responsables de los pagos indebidos de las dietas.
Revisar los expedientes del ingreso de Comedor cafetería correspondiente
al año 2007 y aplicar lo establecido en el Manual de Procedimiento.
GENERALIDADES
De existir inconformidad con la evaluación otorgada debe establecer
reclamación por escrito al área de Auditoría de la UNE en un plazo no
mayor de 20 días después de recibir copia del informe, de acuerdo a lo
establecido en la Resolución No. 322 del 2003 del Ministerio de
Auditoría y Control.
De acuerdo con la Resolución No 103/04 del Ministerio de Auditoría y
Control la entidad deberá informar al área de Auditoría de la UNE, en un
término no mayor de 30 días a partir de la fecha de recepción del
informe, el plan de medidas elaborado para erradicar las deficiencias
detectadas.
Por otra parte de acuerdo a lo establecido en Decreto Ley 159, capítulo
V, artículo 14 se debe discutir en el Consejo de Dirección de la entidad
el resultado de la auditoría, siendo el máximo dirigente de la misma el
responsable de adoptar las medidas necesarias para erradicar las
deficiencias consignadas.
Queremos hacer llegar nuestro agradecimiento a todos los trabajadores,
especialistas y dirigentes de la Empresa por el apoyo y la facilidad
brindada para obtener la documentación requerida, lo que permitió llevar
a cabo el cumplimiento de nuestro trabajo.
