Sistema de contabilidad

Autor: Ramón E. Ynfante

Contabilidad

21-01-2008

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La implementación de un sistema de contabilidad dentro de una empresa es fundamental, ya que este es la herramienta que permite llevar un control de las negociaciones mercantiles y financieras y además de satisfacer la imperante necesidad de información para así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de los recursos.

I n t r o d u c c i ó n

Muchas personas todavía creen que la contabilidad es una técnica de recopilación de información y solo basa sus fundamentos en un proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la información de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa.

Pero esto no es verdad, la contabilidad es mucho más que eso, se constituye en la actualidad como una de las herramientas fundamentales del desarrollo de las organizaciones.

La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados económicos que obtiene la empresa agrupando y comparando resultados, también planifica y recopila los procedimientos a seguir en función del control y el cumplimiento de los objetivos empresariales, además registra y clasifica las operaciones de la empresa, para así informar los hechos económicos en forma pertinente, permitiendo ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos todo bajo control y supervisión del contador es por todos estos motivo la importancia de un sistema de contabilidad.

Constitución de la Empresa
Careimy S . A.
Nace con la iniciativa del Sr. Roberto Marte de incursionar en área de turismo especialmente en la prestación de servicio específicamente de alojamiento.
Careimy S. A. es una empresa prestadora de servicios turístico en el área de hotelería fundada el día 1 de mayo del 2007, la cual se rige por los estatutos ya aprobador por las leyes dominicanas sobres entidades de esta naturaleza.

Esta empresa ubicada en el proyecto turístico de Playa Dorada Puerto Plata, Republica Dominicana, teléfono 809-320-2223 fax 809-320-2224, pagina web: careimysa.com.do. Cuenta con una expansión física de edificaciones de 40,000 mt², dividida en tres edificios, que suman un total de 406 habitaciones en una área de 70,000 mt² de terreno.
Constituida por tiempo indefinido dando comienzo de sus operaciones en la fecha anteriormente mencionada. Los ejercicios sociales serán anuales, comenzando el día primero de Enero y terminando el treinta y uno de Diciembre de cada año, con excepción del primero que empezará el día de la constitución finalizando el treinta y uno de Diciembre siguiente.
El capital social se fija en pesos dominicanos, moneda de curso legal.
De la junta de dirección el Sr. Mate es el presidente y único dueño de esta empresa, el mismo será responsable en las tomas de decisiones. Existe un personal de gerentes departamentales dirigido por un gerente general, el cual depende directamente del mandato del Sr. Marte.
Todos contratos y acuerdos de negociaciones son llevados a cabo por la administración de la gerencia, pero deberá ser aprobada y valida por el Sr. Marte.

Sistema de Contabilidad

El departamento de contabilidad es el área de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la información financiera, para la toma de decisiones.
En la actualidad la contabilidad es la herramienta que mejor muestra la realidad económica de las empresas, es por ello que su correcta implementación dentro de las organizaciones es de vital importancia para la toma de decisiones en todo lo referente a su actividad productiva.
En este contexto la creación de un buen sistema contable surge de la necesidad de información por parte de todos los actores que componen el todo empresarial, ya que este sistema debe estar estructurado y hecho para clasificar todos los hechos económicos que ocurren en el negocio.
Es así que, la implementación de sistemas en contabilidad, se constituye en la base para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa.
El sistema de contabilidad dentro de una organización, se constituye como una estructura ordenada y coherente mediante la cual se recoge toda la información necesaria de una entidad como resultado de sus actividades operacionales, valiéndose de todos los recursos que la actividad contable le provee y que al ser presentados a los directivos y accionistas le permitirán tomar las decisiones operativas y financieras que le ayuden a la gestión del negocio.

Lista de chequeo

En esta ocasión por requerimiento del gerente general de la empresa Careimy S. A. asistimos, a sus instalaciones para hacer el levantamiento de lugar para el desarrollo e implantación de un sistema de contabilidad.
A través de entrevista al personal que tendrá la responsabilidad del manejo de las
actividades financiera de la empresa, evaluando todos los requerimientos necesarios para facilitar el agilizamiento de las informaciones financieras.
En esta visita tomamos los siguientes datos a cerca de la empresa.
Nombre de la empresa o razón social: Careimy S. A.
RNC: 105001058
Ubicación: Complejo Turístico de Playa Dorada, Puerto Plata
Rep. Dom.
Telefono: 809-320-2223, fax 809-320-2224
Actividad comercial: Empresa de servicio
Cantidad de empleados: 305 empleados
Capital social: 200,000,000.00 pesos
Datos general: Careimy S. A. es una empresa prestadora de
servicios turístico en el área de hotelería fundada el día 1 de mayo del 2007.
Esta empresa ubicada en el proyecto turístico de Playa Dorada Puerto Plata, Republica Dominicana, teléfono 809-320-2223 fax 809-320-2224, pagina web: careimysa.com.do. Cuenta con una expansión física de edificaciones de 40,000 mt², dividida en tres edificios, que suman un total de 406 habitaciones en una área de 70,000 mt² de terreno.
Concepto de Catálogo de Cuentas
Es el índice o instructivo, donde, ordenada y sistemáticamente, se detallarán todas las cuentas aplicables en la contabilidad de una negociación o empresa, proporcionando los nombres y, en su caso los números de las cuentas”.
Es importante al establecer un catálogo de cuentas, para un manejo adecuado de éste, que se acompañe de una guía que detalle los movimientos que afectarán a cada una de las cuentas contenidas en el mismo.
La elaboración de este catálogo puede ser de forma numérica, numérica decimal,
alfabética, numérica alfabética o alfanumérica; todo esto dependerá siempre de las necesidades de la negociación o empresa, y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignara un número en forma ordenada para su fácil manejo y control.
Careimy S. A.

CATALOGO DE CUENTAS

Código Nombre de la cuenta Origen
1 ACTIVOS
10 Activos Corrientes Débito
101 Efectivo Caja & Banco Débito
1010 Efectivos Débito
101000 Caja General Débito
101001 Caja Chica Débito
1011 Bancos Débito
101100 Banco de Reservas Débito
101101 Banco Popular Débito
102 Documentos & Cuentas por Cobrar
1020 Cuentas por Cobrar
102100 Cuentas por Cobrar, Clientes Débito
102101 Cuentas por Cobrar, Funcionarios
102102 Cuentas por Cobrar, Empleados
102109 Otras Cuentas por Cobrar
1021 Documentos por Cobrar Débito
102100 Documentos por Cobrar, Clientes
102109 Otros documentos por Cobrar Débito
1030 Inventarios
103000 Inventarios Alimentos Débito
103001 Inventarios Bebidas Débito
103002 Inventarios Suministros Débito
104 Otros Activos Corrientes
1040 Seguros Débito
104000 Seguros Pagado pro Anticipados Débito
11 Activos Fijos
110 Activos Fijos Tangible
1101 Propiedad Planta & Equipos Débito
110100 Terreno Débito
110101 Edificios Débito
110102 Mobiliarios & Equipos de Oficina Débito
110103 Equipos de transporte Débito
110199 Otros Activos Tangible Débito
1102 Depreciación Activos Fijos Tangible Débito
110201 Depreciación Acumulada Edificios Débito
110202 Depreciación Acumulada Mobiliarios & Equipos de Oficina Débito
110203 Depreciación Acumulada Equipos de Transporte Débito
110199 Depreciación Acumulada Otros Activos Débito
120 Activos fijo Intangible
120000 Patentes Débito
120001 Franquicia Débito
1201 Depreciación Activos fijo Intangible
120100 Depreciación Patentes
120101 Depreciación Franquicia
2 PASIVOS
20 Pasivos Corrientes Crédito
201 Documentos & Cuentas por Pagar Crédito
2010 Documentos por Pagar Crédito
2010000 Documentos por Pagar Crédito
2010001 Intereses por Pagar Crédito
2010002 Sobre Giro Bancarios Crédito
2011 Cuentas por Pagar Crédito
201100 Cuentas por pagar Proveedores Crédito
201101 Cuentas por Pagar Funcionarios Crédito
201102 Cuentas por Pagar Empleados Crédito
201103 ITBIS por Pagar Crédito
201199 Otras Cuentas por Pagar Crédito
2012 Retenciones por Pagar Crédito
201200 Impuesto Sobre la Renta Salariados Crédito
201201 Seguro Familiar de Salud Crédito
201202 Seguro Complementario Crédito
201203 AFP Descuento Empleados Crédito
201204 ITBIS Crédito
201205 ITBIS de Terceros Crédito
201206 ITBIS Adelantado por Servicios Crédito
2013 Gastos Acumulados por Pagar Crédito
201300 Auditoria externa Crédito
201301 AFP Descuento Patronal Crédito
201302 Agua Crédito
201303 Electricidad Crédito
201304 Teléfono Crédito
201305 Sueldos y Salarios Crédito
201306 Regalía Pascual Crédito
201307 Vacaciones Crédito
201308 Cesantía Crédito
201309 Bonificación Crédito
3 CAPITAL
30 Capital Contable Crédito
3010 Capital Contable Crédito
301000 Capital Autorizado Crédito
301001 Acciones por Emitir Crédito
301002 Rectificativa Año Anterior Crédito
301003 Reserva Legal Crédito
301004 Utilidades sin Distribuir Crédito
301005 Ganancia y/o Perdida Año Corriente Crédito
4 INGRESOS
40 Ingresos Débito
4010 Ingresos Débito
401000 Habitaciones Crédito
401001 Alimentos Débito
401002 Bebidas Débito
401003 Banquetes Crédito
401004 Teléfono Crédito
401005 Lavandería Crédito
401099 Otros Ingresos
5 COSTOS Débito
50 Costos Débito
501 Costos Débito
5010 Costos de Ventas Débito
501000 Alimentos Débito
501001 Bebidas Débito
501002 Teléfono Débito
501003 Lavandería Débito
501099 Otros Costos Débito
6 GASTOS
601 Gastos Operacionales Débito
6010 Nominas & Gastos Relacionados Débito
601000 Sueldos & Salarios Débito
601001 Seguro Patronal Débito
601002 Beneficios Empleados Débito
601003 Teléfonos Débito
601004 Dietas Débito
601005 Publicidad Débito
601006 Comunicación Débito
601007 Reparación y Mantenimiento Vehículos Débito
601008 Regalía Pascual Débito
601009 Vacaciones Débito
601010 Cesantía Débito
601011 Bonificación Débito
601012 Viáticos Débito
601013 Comisiones Débito
601014 Seguros Médicos Débito
601015 Almuerzo Débito
601016 Adiestramiento Débito
601017 Materiales de Oficina Débito
601099 Otros Débito
602 Gastos Generales & Administrativos
6020 Nominas & Gastos Relacionados Débito
602000 Sueldos & Salarios Débito
602001 Seguro Patronal Débito
602002 Beneficios Empleados Débito
602003 Teléfonos Débito
602004 Dietas Débito
602005 Publicidad Débito
602006 Comunicación Débito
602007 Reparación y Mantenimiento Vehículos Débito
602008 Regalía Pascual Débito
602009 Vacaciones Débito
602010 Cesantía Débito
602011 Bonificación Débito
602012 Viáticos Débito
602013 Comisiones Débito
602014 Seguros Médicos Débito
602015 Almuerzo Débito
602016 Adiestramiento Débito
602017 Materiales de Oficina Débito
602018 Prestaciones Laborales Débito
602019 Transporte Débito
602020 Agua Débito
602021 Basura Débito
602022 Seguros Generales Débito
602023 Seguros de Vehículos Débito
602024 Material de Oficina Débito
602025 Suministros de Oficina Débito
602026 Depreciaciones Débito
602027 Combustible y Lubricantes Débito
602028 Reparación Equipos de Oficina Débito
602029 Reparación Mobiliario de Oficina Débito
602030 Mantenimiento de Equipos de Transporte Débito
602031 Mantenimiento Edificios Débito
602032 Donaciones Débito
602099 Otros Débito
603 GASTOS FINANCIEROS
603000 Gastos de Capital Débito
603001 Interese por pagar Débito

DESCRIPCIÓN Debito Crédito
1010 Efectivo
Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una empresa para cubrir sus inmediatas obligaciones.
Se considera como efectivo las partidas del activo circulante que se mencionan a continuación:

Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria aceptación en el país, con las limitaciones que la Ley impone, de acuerdo a lo especificado en la Ley del Banco Central y la Ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras.

Depósitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor de la Empresa.
Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de gerencia, cheques de viajeros, giros postales y telegráficos y otros instrumentos de crédito de cobro inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la Empresa. Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la Banca Nacional.

Se debita: por los ingresos de dinero en moneda de curso legal o correspondientes de:

Cobranzas
Extracciones de cuentas bancarias
Retiro en efectivo por vencimiento de plazo fijo
Se acredita: por los egresos de dinero en moneda de curso legal correspondientes de:
Pagos
Depósitos en cuentas bancarias.

101000 Caja General

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Es una cuenta de saldo deudor, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.
Se debita con los cheques y dinero en efectivo que recibe la empresa.
Se acredita cuando se hace el depósito de cheque o efectivo en el Banco.

1011 Bancos

Es valor nominal del efectivo propiedad de la empresa depositado en instituciones financieras.
Estas cuentas pueden ser, cuentas de ahorro y las cuentas corrientes. Tienen saldo deudor.
Se debita cada vez que la empresa envía un deposito de efectivo o cheque, al banco o por los intereses ganado.
Se acredita cuando se emite un cheque o por los intereses cobrado por el banco por el servicio que este ofrece.

1020 Cuentas por Cobrar

Activo Circulante exigible, comprende las cantidades por cobrar en cuenta abierta a los deudores por operaciones propias del negocio, las cuentas por cobrar a los accionistas funcionarios o empleados.

Se debita cada vez que un cliente contrae una deuda con la empresa.
Se acredita cada vez que el cliente paga o hace abonos de su deuda que tiene con la empresa.

Por Cobrar Representa el importe de las cuentas de clientes por cuyos importes se han aceptado como garantía colateral letras de cambio u otros documentos crediticios, que se convertirán en efectivo en un término superior a un año.
Comprenden entre otros, los préstamos otorgados y las obligaciones de otras entidades.

Las transacciones en esta cuenta deben sustentarse en la emisión o cobro de estos instrumentos de pago, debiendo mantenerse un riguroso control sobre las fechas de emisión y vencimiento de cada uno, a fin de ejercitar en su caso las acciones legales que la tenencia de la misma permite, si fuere necesario.
Por los documentos que se admitan como respaldo de las ventas realizadas.
Por los documentos que se admitan como respaldo de las cuentas por cobrar a largo plazo.

Por los cobros efectuados antes del término de largo plazo.

Al protestarse el efecto dentro de los días establecidos para dicho acto (al negarse el girado a su aceptación o a su pago).

Por la reclasificación de las cuentas que correspondan, al final de cada ejercicio económico, que se transfieren a Efectos, Cuentas y Partidas por Cobrar a Corto Plazo.

1030 Inventarios

El inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes. Se convierte en efectivo dentro del ciclo operacional de la empresa, por lo que se considera como un activo corriente. Los inventarios están constituidos por los bienes de una entidad que se destinan a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como son la materia prima,
la producción en proceso, los artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancía o las refacciones para el mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones.

Por la adquisición de materias primas y materiales.

Por sobrantes detectados

Por recepción de materias primas y materiales que habían sido reclamados a los suministradores.

Por devoluciones al almacén de materias primas y materiales que habían sido extraídos para el proceso de productivo.

Por devoluciones al almacén de materiales que habían sido extraídos para el consumo no productivo.

Por la salida del almacén con destino al consumo productivo.
Por la salida del almacén con destino al consumo no productivo.
Por faltantes, roturas, averías o mermas detectadas.
Por devoluciones a los proveedores.

104000

Seguros Pagados por Anticipados

Representan desembolsos pagados por adelantado, que deben ser absorbidos en partes alícuotas por los costos o gastos de períodos posteriores, no superiores a un año.

Por los gastos en que se incurren.

Por la proporción que se incluye en los gastos o costos de períodos posteriores.

110 Activo Fijo

Tangible

Representan propiedades físicamente tangibles que han de utilizarse por un período largo en las operaciones regulares de la entidad y que normalmente no se destinan a la venta. Estos activos, con excepción del terreno, se trasladan su valor paulatinamente, durante su vida útil, a la producción de bienes y a la prestación de servicios.

Por la compra de AFT por
Reposición.
Por sobrantes de Activos Fijos Tangibles.
Por la recepción del traspaso de AFT de otra entidad.
Por los avalúos que implican aumentos en los valores actuales de los activos fijos tangibles, en sociedades o emperras.

Por el traspaso de AFT a otra entidad.
Por las bajas definitivas de los AFT – cuando la depreciación acumulada es menor que su valor inicial.
Por las bajas definitivas de los AFT – cuando la depreciación acumulada es igual que su valor inicial.
Por las ventas de los AFT – cuando se vende por su valor actual.
Por las ventas de los AFT – cuando se vende por encima de su
valor actual.
Por las ventas de los AFT – cuando se vende por debajo de su valor actual.
Por las bajas por faltantes.
Baja por pérdida por desastres.
Por los avalúos que implican disminución en los valores actuales de los activos fijos tangibles, en una empresa.

1102

Depreciación fijo Tangible

Estas cuentas se corresponden con la pérdida del valor que sufren los Activos Fijos Tangibles y que se registra en ellas, debido al desgaste ocasionado por el uso normal o extraordinario durante los períodos que presten servicios o participen en la producción o a su obsolescencia tecnológica.

Por la baja de los Activos Fijos tangibles por desastres.
Por la baja definitiva del Activo Fijo
Tangible, cuando la depreciación acumulada es igual que su valor inicial.
Por la baja definitiva del Activo Fijo
Tangible, cuando la depreciación acumulada es menor que su valor inicial.
Por la venta del Activo Fijo Tangible, cuando se vende por su valor actual.
Por la venta del Activo Fijo Tangible, cuando se vende por encima de su valor actual.

Por el traspaso de Activo Fijo Tangible a otra entidad.
Por la baja del AFT por pérdida por desastres.
Por la venta del Activo Fijo Tangible, cuando se vende por debajo de su valor actual.
Por las tasas de depreciación del Activo Fijo Tangible para reposición.
Por la recepción de Activos Fijos
Tangibles traspasado de otra entidad.

120 Activo Fijo

Intangible

Comprenden los bienes no materiales que se poseen por las entidades para llevar a cabo las actividades operativas. Su característica fundamental es que no adoptan forma corpórea y sólo son visibles en el instrumento legal que justifica el derecho a su usufructo.

Los Activos Intangibles se registran sólo si se ha tenido que pagar algún costo de adquisición o desarrollo para obtenerlos. En algunos casos se amortizan, lo que equivale a recuperar lo por los pagos efectuados por estos bienes, excepto en los arrendamientos con opción de compra en que se debitan por el importe de la deuda del principal o de éste más los intereses.

Por su valor inicial al darse de baja.
Al finalizar el contrato de la marca de fábrica y del nombre comercial.
invertido mediante su absorción como costos o gastos.
Incluyen entre otros, patentes, marcas de fábricas, nombres comerciales, franquicias, propiedad intelectual, arrendamiento financiero con opción de compra, programas computacionales, etc.

1203 Depreciación

Fijo Intangible

Se registra en estas cuentas la pérdida de valor que sufren ciertos Activos Fijos Intangibles, por el vencimiento del tiempo establecido como término de su usufructo.

Por la baja de los Activos Fijos Intangibles.
Al finalizar el contrato de la marca de fábrica y del nombre comercial.
Por el cargo sistemático de la proporción de su valor a costos o gastos del período.

2010 Documentospor Pagar

Representa la ascendencia de las obligaciones a pagar a terceros por las cuales se han extendido o están respaldadas por letras de cambio u otros documentos crediticios.

Comprenden, entre otros, las letras de cambio y los pagarés recibidos y aceptados de suministradores.

El control y registro de las operaciones que se contabilicen en esta cuenta debe basarse indefectiblemente en los documentos suscritos por la entidad que la obliguen jurídicamente, de acuerdo a lo estipulado en la legislación vigente, al pago de los importes convenidos en la forma y plazos acordados.

Por los pagos de los documentos señalados anteriormente.
Al conocerse del Protesto del efecto por pagar.
Por los documentos aceptados.
Al final de cada año se transferirá el valor de la letra o pagaré, cuando éstos se
deban al año siguiente.

2011 Cuentas por pagar
Representan los importes pendientes de pago a proveedores por operaciones corrientes a corto plazo, independientemente que su pago se efectúe previa o posteriormente a la recepción o aceptación de las mercancías, materiales, servicios recibidos, etc.

Comprende los importes pendientes por mercancías suministradas debidamente recepcionadas, o servicios prestados por los proveedores de acuerdo con los convenios o contratos suscritos, así como los gastos de transportación y otros derivados de la manipulación de las mercancías.

Por los pagos efectuados o realizados.
Por la aceptación de letras de cambio
por la deuda contraída a corto plazo.
Por devoluciones a los proveedores aceptados por éstos.
Por ajustes a los importes previamente facturados por los proveedores por
acuerdo entre las partes.
Por las notas de créditos emitidas por el proveedor, por las reclamaciones
efectuadas.
Por la recepción de productos o servicios acreditados a cuentas por pagar, cuyo pago lo originó un pago anticipado que por vencimiento del plazo (más de 30 días) se pasa a la cuenta de Depósitos y Fianzas.
Por la cancelación de Cuentas por Pagar a Proveedores con Cuentas por
Cobrar a Clientes.
Por las obligaciones contraídas al efectuar las compras de productos.
Por los servicios recibidos de terceros.
Por el traslado de la parte de la deuda a pagar a largo plazo por el arrendamiento el próximo año.
Si al finalizar el contrato de arrendamiento el activo fijo se adquiere por un valor de tasación mayor que su valor actual en Libros, se registrará la diferencia.
Contabilizando los trabajos recibidos por la reparación general.
Por gastos incurridos por compras a terceros a diferir en un corto plazo.
Por gastos de operaciones corrientes incurridas por compras a terceros a diferir a un largo plazo.

2012 Retenciones por Pagar

Se registran en estas cuentas los importes de las retenciones efectuadas a partir de los salarios a los trabajadores, en virtud de las disposiciones legales establecidas.
Por el pago a las entidades o beneficiarios de las mismas.
Por el registro de la nómina por pagar, creando la provisión para vacaciones y las obligaciones con el presupuesto.
Por el registro de la Nómina de Vacaciones.
Por el registro de la Nómina de Seguridad Social por invalidez parcial y jubilación.

1213

Gastos
Acumulados por Pagar

Comprenden, al final de cada período económico, los gastos incurridos que se encuentran en proceso de pago e incluyen conceptos tales como: rentas, intereses, igualas, comisiones de ventas o cobros, fletes, almacenaje, primas de seguros, servicio de energía, teléfono, gas, agua, etc.

En los casos donde no se hayan recibido los importes reales de los mismos, se deben hacer estimaciones de gastos que se realizan por la entidad, a fin de computar correctamente los gastos que correspondan a cada período mensual. Esta cuenta se ajusta al gasto real en el momento de realizar los pagos y/o registrar la obligación a partir de los documentos recibidos.
Por los pagos efectuados.
Por la cancelación de las estimaciones realizadas una vez que se han recibido
las cuentas reales.
Por las estimaciones efectuadas.
Por la acumulación de los gastos incurridos en el período en proceso de pago.
Cuando el estimado realizado el año anterior es inferior al gasto real facturado.

301000 Capital Social
Autorizado

Representa el importe total del Capital en Acciones Autorizado a la entidad según su escritura Pública de Constitución o Acta de incorporación. Esta cuenta se mantiene con su valor original, salvo que se modifique el Capital en Acciones de la entidad por Acuerdo de la Asamblea General de Accionistas debidamente legalizado.
Por disminución del Capital en Acciones.
Por el total del Capital en acciones autorizado a la entidad.
Por el aumento del Capital en Acciones.

301001

Acciones por emitir
Representa el saldo en acciones de la empresa pendiente de vender a los futuros accionistas.

Se crea por el total del Capital Autorizado y se va rebajando en la medida en que se venden las acciones. Igualmente se rebaja por el importe de los bonos convertidos a acciones en los casos en que este tipo de operación se realice.
Por el importe del capital en acciones autorizado a la entidad en su creación.
Por el aumento del Capital enAcciones.
Por la venta y cobro de acciones, es decir por su puesta en circulación.
Por disminución del Capital en Acciones.
Por la conversión de Bonos enAcciones.
Simultáneamente, al entregar las acciones suscritas pagadas.

Al entregar acciones de fundadores a los organizadores de la empresa.
Al registrar la venta de contado de acciones por un valor superior a su valor
nominal.

Al contabilizar la venta de acciones por un valor inferior a su valor nominal.

4010 Ingresos

Comprenden los importes, por las entregas a clientes, de productos terminados, trabajos efectuados, servicios prestados y mercancías adquiridas para este fin.
Por la cancelación de esta cuenta al final del período contable.

Por el precio de venta de las mercancías entregadas.

Al recibirse aceptada la Letra de Cambio o el pagaré a corto plazo por la
venta realizada.

Al recibirse aceptada la Letra de Cambio o el Pagaré a largo plazo por la
venta realizada.

5010 Costos de Ventas

Incluyen los costos de las producciones terminadas, servicios prestados, trabajos ejecutados y mercancías vendidas, entregadas a los clientes.

Los débitos a estas cuentas se efectúan a costo real, aunque durante el mes pueden registrarse las entregas a costo planificado o a precio fijo de registro, siempre que se efectúen los ajustes correspondientes al final del mes, para registrar dichos importes al costo real.

En el caso de las ventas de mercancías que se controlan en inventario a precios de venta a la población, pueden debitarse incluyendo en sus costos los importes de los descuentos comerciales y del Impuesto de Circulación, siempre que dichos importes se disminuyan al final de cada mes.

Por la venta de mercancías y fijando el coto.

Por ajustes de precio por disminución de la Mercancía para la Venta.
Por ajuste de precios por aumento de la Mercancía para la Venta
Por la devolución de mercancías para la venta, y la disminución
del costo.

Los saldos de esta cuenta se cancelan, al final del año, contra la cuenta de resultado.

601 Gastos
Operacionales

Es toda aquella erogación que llevan a cabo los entes económicos para adquirir los medios necesarios en la realización de sus actividades de producción de bienes o servicios, ya sean públicos o privados.

Estos se debitan cuan son consumidos
Se acreditan para el cerrar esta cuentas

603 Gastos

Financieros
Comprenden los gastos en que se incurran, relacionados con las operaciones financieras.

Incluyen, entre otros, conceptos tales como: intereses, gastos y comisiones bancarias pagados, por gastos por fluctuaciones de las tasas de cambio, multas, sanciones, morosidad e indemnizaciones, descuentos por pronto pago y bonificaciones concedidas a los clientes y cancelación de cuentas por cobrar, cuando no se ha creado la provisión correspondiente.

Contabilizando los Gastos de Comisiones y Servicios Bancarios
Registrado en el Estado de Cuentas del Banco
Al descontarse en Banco la Letra de Cambio, antes de su vencimiento.
Mensualmente se registran los intereses sobre efectos por pagar devengados.
Por los gastos de los intereses y fijando la obligación de los intereses por el préstamo recibido del Banco.
Se acredita par el cierre de esta cuenta.
Control Interno sobre las cuentas por pagar

CUENTAS POR PAGAR

Son obligaciones de pago que deben hacerse en el futuro y que se originan en la compra de bienes y servicios a crédito, obtención de préstamos, retenciones, etc.

CONTROLES INTERNOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR

1) Las requisiciones, ordenes de compras de bienes y servicios, que dan origen a las cuentas por pagar deben estar aprobadas por el incúmbete superior jerárquico.
2) Las requisiciones y órdenes de compra que le dan origen, deben estar prenumeradas de
imprenta, y utilizadas en rigurosa secuencia numérica.
3) Deben estar segregadas las funciones de compra, recepción y registro de las cuentas por
pagar.
4) La mercancía recibida debe ser rigurosamente examinada, para determinar si hay faltantes, y se informará al departamento de compra de tal situación.
5) Las facturas se enviarán directamente al departamento de contabilidad y se registrarán de
inmediato las cuentas por pagar.
6) Auditoria interna supervisará en todos los casos, que se comparen las facturas contra las órdenes de compras y los reportes de recepción que dan origen a las cuentas por pagar.
7) Tanto la factura como la orden de compra deben ser canceladas en el mismo momento en que se efectúa el pago de la deuda.
8) Los estados de cuentas de los proveedores deben ser revisados y conciliados con los saldos del departamento de contabilidad.
9) Los cheques para saldar estas cuentas serán registrados, con un concepto claro que explique los desembolsos.
10) Todas las cuentas por pagar deben registrarse antes de efectuar el pago.
11) Se deben atender las solicitudes de confirmación de cuentas por pagar.
12) Se debe preparar una relación mensual de cuentas por pagar con sus respectivos comprobantes y conciliarla con la cuenta control.
13) Es responsabilidad del incúmbete de mayor jerarquía, el encargado del área financiera, y el auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.

Las cuentas por cobrar se originan por la venta de los productos de la organización o por la venta de determinada clase de servicio, el establecimiento de las mismas esta enfocado hacia el elemento originador de la cuneta por cobrar y al correspondiente soporte del embarque del producto o la ejecución del servicio, es necesario asegurarse de que las cuentas por cobrar han sido debidamente registradas.

CONTROLES INTERNOS CUENTAS POR COBRAR

1) El otorgamiento de crédito a clientes, funcionarios y empleados se efectuará sobre la base de las políticas establecidas por la institución.
2) Debe habilitarse una cuenta auxiliar para cada cliente, funcionario y empleado.
3) Deben realizarse arqueos periódicos de los documentos al cobro, para conciliarlos con los libros de contabilidad.
4) Las autorizaciones para descargo de cuentas malas, deben ser aprobadas en atención a las normas contables y leyes que existen para tales fines.
5) Auditoria interna enviará estado de cuentas con regularidad a todos los deudores e investigará todas las partidas reportadas con discrepancias.
6) Todos los cheques de clientes o relacionados que sean devueltos por falta de provisión de fondos se anotarán en un registro especial con los detalles que identifiquen a quienes los emitieron: fecha, nombre del emisor, banco girado, importe, etc. además una columna de “observaciones” para cualquier detalle adicional.
7) No se recibirán cheques personales, o de empresas que les hayan devuelto cheques en dos ocasiones anteriores sin ninguna explicación o justificación válida.
8) El Departamento de Contabilidad, deberá registrar las devoluciones de cheques con las notas de débito bancarias recibidas, realizando un asiento deudor a la cuenta de cheques devueltos por el monto del mismo, y deberá pasar el departamento de cobros para la gestión de su cobranza en efectivo inmediatamente se reciba.
9) No se otorgarán créditos a empleados que tengan menos de tres (3) meses trabajando en la institución.
10) Es responsabilidad del incúmbete de mayor jerarquía, el encargado del área financiera y del auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.

Control Interno Sobre Inventarios

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las empresas exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen.

1) Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.
2) Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
3) Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.
4) Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.
5) Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
6) Comprar el inventario en cantidades económicas.
7) Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.
8) No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Flujograma de Efectivo, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar

C o n c l u s i ó n

En este trabajo aprendimos mucho más acerca de los sistemas de contabilidad,
además también aprendimos como elaborar e implementar un sistema de contabilidad en una empresa, así, como elaborar todo los diferentes tipos formularios y reportes usados en la información financiera.
Pudimos darnos cuenta la importancia que tiene un sistema de contabilidad dentro de cualquier entidad que lleve registros financieros, sin importar su naturaleza.

Nota: Es probable que en esta página web no aparezcan todos los elementos del presente documento.  Para tenerlo completo y en su formato original recomendamos descargarlo desde el menú en la parte superior

Ramón E. Ynfante

Contralor de Costos.

Gran Ventana Beach Resort

careimyarrobahotmail.com

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"Si tú tienes una manzana y yo tengo una manzana e intercambiamos las manzanas, entonces tanto tú como yo seguiremos teniendo una manzana. Pero si tú tienes una idea y yo tengo una idea e intercambiamos ideas, entonces ambos tendremos dos ideas"
George Bernard Shaw
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