SISTEMAS DE CONTABILIDAD DE COSTOS CON SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ERP

Autor: Carlos E. Muñoz R.

Costos

12-03-2008

Podemos realizar algunas preguntas con el fin de aumentar el interés en el tema antes de resumir el desarrollo de este trabajo, para tener una idea general:

¿Cuál es la utilidad real de la contabilidad de costos?, ¿Cuál es el objetivo de que en las empresas de hoy se trabaje en función de una Gerencia estratégica de costos?

En el desarrollo de este informe revisaremos la importancia de implementar un sistema de costos autónomo del sistema contable central, por la ayuda que nos brinda para controlar el principal ítem de gasto de la operación de la empresa.

Luego explicaremos porque se hace necesario implementar tecnologías de información - tales como sistemas administrativos ERP - para alcanzar eficiencia en el manejo y control de costos, hasta llegar a la habilitación de un Balance Score Card que se alimentará directamente del ingreso de los documentos de compra y su efecto inmediato sobre los resultados de la empresa.

Todo esto con el objeto de que el Directorio y la Gerencia conozcan de la forma más rápida toda la información necesaria para tomar las decisiones correspondientes para alinear a la empresa con la consecución de los objetivos propuestos.

Es decir, como operan las tecnologías de información para hacer más eficiente la operación de la empresa hoy.

OBJETIVOS

Este trabajo presenta las principales razones que llevan a una empresa a invertir en sistemas ERP, a controlar la contabilidad de costos en forma separada del módulo central, enfocarla hacia la perspectiva de gestión dado el principal ítem que significa para obtener el éxito.

También se explicará como se determinan los principales ítems de costos: Operaciones, Mano de Obra y de Administración y Ventas

Como se integra esta información al módulo de contabilidad única.

El objetivo que el sistema de costos ayuda a lograr, ¿encaja estratégicamente con la finalidad global de la empresa?

Como se generan los informes contables, de resultados y financieros de la empresa, en las fechas y períodos determinados por la misma empresa

Como se compara esta información con las proyecciones y presupuestos generados para conocer si estos resultados son los esperados

Como se pone a disposición de la Gerencia y Directorio de la Empresa esta información a través de los medios tecnológicos disponibles.

INTRODUCCIÓN

Para introducirnos en el tema profundamente, buscaremos conocer y aclarar a continuación 2 conceptos: el de Contabilidad de Costos y el de sistemas ERP.

CONTABILIDAD DE COSTOS

El costo se define como el valor sacrificado para producir y/o adquirir bienes o servicios mediante la reducción de los propios activos o al incurrir en pasivos en el momento en que se obtienen los beneficios esperados.

Los mandos altos, la gerencia y la administración, con la información suministrada se enfrentan constantemente con diferentes situaciones que afectan directamente el funcionamiento de la empresa, por lo tanto es de vital importancia para el proceso de toma de decisiones conocer ésta información de una manera clara, rápida y eficaz, esto hace que en la actualidad la contabilidad de costos tome gran relevancia frente a las necesidades de los usuarios de la información.

La información requerida por la empresa se puede encontrar en el conjunto de operaciones diarias, expresada de una forma clara en la contabilidad de costos, de la cual se desprende la evaluación de la gestión administrativa y gerencial convirtiéndose en una herramienta fundamental para la consolidación de las entidades.

Debido a esta última explicación es que las empresas hoy deben al menos estudiar la posibilidad de implementar tecnologías de información para ayudar al control de estas operaciones diarias.

SISTEMAS ERP

La Planificación de Recursos de la Empresa (más conocida como ERP por sus siglas en inglés “Enterprise Resource Planning”) son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de administración, producción y de los aspectos de distribución de una compañía comprometida en la producción y/o comercialización de bienes o servicios.

Su historia se remonta desde la década del ’60, desde esa fecha se han sucedido muchos cambios radicales en el manejo de la información de cada organización empresarial, por aquel entonces, las empresas recién comenzaban a emplear los primeros paquetes de software de gestión, diseñados principalmente para el manejo de inventarios.

Diez años después, se acoplaron los sistemas de Planificación de Requerimientos de Materiales (denominados según sus siglas en inglés MRP, “Material Requirement Planning”), que asistían en la planificación de las necesidades en cuanto a materias primas y componentes en las industrias manufactureras.

Luego en los años ‘80, el concepto siguió evolucionando hasta abarcar la gestión de las actividades de producción y distribución, y se lo conoció como Planificación de Recursos de Fabricación, pero cuando su alcance se extendió a otras áreas críticas de la empresa tales como finanzas, recursos humanos, compras, ventas, etc., fue recién el momento en el cual se estableció el término de Planificación de Recursos de la Empresa, más conocido como ERP.

Los ERP están funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los departamentos que están involucrados en la operación y/o producción están integrados en un sólo sistema, además de la manufactura o producción, incluyendo la administración estratégica.
Los ERP integran todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de "disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo"

FUNDAMENTOS

A continuación les indicaremos los fundamentos principales por lo cual creemos necesario realizar este trabajo, indicando tan sólo un par de preguntas:

¿La contabilidad tradicional cumple con su función de informar a las personas encargadas de dirigir, para que estos cumplan los objetivos planteados por el negocio y la empresa actualmente?

La respuesta es simple: NO

¿Se hace necesario implantar un sistema de costos?

¿Es necesario invertir actualmente en tecnologías de información?

La respuesta nuevamente es simple: SÍ

¿Esta acción aumenta las posibilidades de alcanzar el Objetivo-Empresa para el cual se seleccionó?

Evidentemente que para lograr éxito en la consecución de objetivos las empresas están obligadas a implementar tecnologías de información disponibles en el mercado actual y trabajar en función de los resultados que esta genera.

DESARROLLO

¿Donde se ubica la Contabilidad de Costos?

La Contabilidad Financiera junto a la Contabilidad de Gestión constituyen las dos ramas más importantes de la Contabilidad, surgidas ambas de la necesidad de especialización y cumplimiento de fines claramente definidos en la cada empresa.

La Contabilidad Financiera

Esta se interesa principalmente en los Estados Financieros para uso externo por parte de los inversionistas, acreedores, analistas financieros, agencias gubernamentales y otros grupos interesados en la rentabilidad y sus resultados.

La Contabilidad de Gestión

Es una parte de la contabilidad que tiene por objeto la captación, medición, registro, valoración y control de la circulación interna de valores de la empresa, con el objeto de suministrar información para la toma de decisiones sobre la producción, formación interna de precio de costo y sobre la política de precios de ventas y análisis de los resultados, mediante el contraste con la información que revela el mercado de factores y productos, basándose en las leyes técnicas de producción, las leyes sociales de organización y las leyes económicas de mercado.
La Contabilidad de Gestión no solo abarca la toma de decisiones interna de la empresa, sino que también es utilizada para el análisis externo de la empresa acerca de su comportamiento con respecto al entorno competitivo.
La Contabilidad de Costos es una rama de la Contabilidad de Gestión que se relaciona fundamentalmente con la acumulación y el análisis de la información de costos para el uso interno por parte de los gerentes, en la valuación de inventarios, la planeación, el control y la toma de decisiones.
Es además la que sintetiza y registra los costos de las diferentes unidades de negocio - ya sean productores de bienes o de servicios - y comerciales de una empresa, con el fin de que puedan medirse, controlarse e interpretarse los resultados de cada uno de ellos, a través de la obtención de costos unitarios y totales en progresivos grados de análisis y correlación.

CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS

Mencionaremos los principales criterios de clasificación para los costos en la empresa:

 Con relación a los períodos de contabilidad: gastos anticipados, corrientes y diferidos.
 Con relación a los elementos que lo forman: costos de producción, de distribución y de administración.
 Con relación a la forma de concentración: costos por órdenes de trabajo o por procesos.
 Con relación al volumen de producción: costos fijos, variables y mixtos.
 Con relación a la producción: costo primo y costo de conversión.
 Con relación a su posible asignación: costos directos e indirectos.
 Con relación al grado de control: costos controlables y no controlables

ELEMENTOS BÁSICOS EN LA CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS

En algunos casos los elementos del costo se entienden y se trabajan de la misma manera, sólo se diferencian en la forma de presentar la información analizada, pero vemos que siempre aparecen y se distinguen 2 grandes grupos:

- Costos de Producción

- Costos de Administración y Ventas

A continuación presentamos en detalle la explicación de cada uno de ellos:

Costos de Producción:

Son aquellos gastos en los cuales se incurre de manera directa e indirecta durante el proceso de transformación de las materias primas y materiales indirectos en productos terminados, también se le reconoce como a la suma de los tres elementos del costo:

+ Materiales Directos (MD)
+ Mano de Obra directa (MOD)
+ Costos Indirectos de Fabricación (CIF)

Gastos de Administración y Ventas:

Son los que se originan en la operación, dirección y control de una compañía.

Al detallar este último grupo existe una serie de subclasificaciones que depende de la dirección de la compañía darles una categorización, a continuación indicamos algunos ejemplos y en algunos casos la explicación de algunos de ellos:

Mano de Obra Indirecta y Sueldos del Personal, en este caso puede llegar hasta el personal de publicidad, pero como lo mencionado anteriormente, depende de la decisión de la Gerencia y/o Directorio.

Gastos Fijos que correspondan al área de la empresa en donde funcionan las oficinas administrativas (arriendo, patentes, servicios básicos, etc.).

Útiles y papelería consumidos en las dependencias administrativas, tales como Tesorería (egresos, cheques, comprobantes, etc.), Contabilidad (Libros de Compra-Venta, Mayores y Auxiliares, Análisis de Cuentas, etc.), Auditoria Interna, Gerencia General, Abastecimiento, etc.).

Gastos de Distribución y/o Ventas: Es el costo que se genera en el proceso de ventas, partiendo con el producto terminado hasta la entrega del producto desde la empresa hasta el cliente, como por ejemplo: comisiones por ventas, fletes, combustible de los vehículos de reparto, los gastos de mantenimiento de dichos vehículos, arrendamiento de vehículos para el reparto de los productos vendidos, etc.

Gastos Financieros: Se relacionan con la obtención de fondos para la operación de la empresa, incluyen los intereses que se pagan por los préstamos y los gastos incurridos en el proceso de solicitud y aprobación de créditos para la compañía.

OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

Tomando la producción como aspecto fundamental y lo explicado anteriormente, presentamos a continuación los principales objetivos que debe cumplir la Contabilidad de Costos:

Servir de base para la determinación de los precios de los productos o servicios.
Clasificar los gastos de acuerdo a su naturaleza y origen.
Evaluar la eficiencia en cuanto al uso de los recursos materiales, financieros y de la fuerza de trabajo, que se emplean en la actividad.
Analizar los gastos y su comportamiento, con respecto a las normas establecidas para la producción en cuestión.
Analizar los costos de cada subdivisión estructural de la empresa, a partir de los Presupuestos de gastos que se elaboren para ella.
Analizar la posibilidad de reducción de gastos, les recordamos que la reducción sistemática del costo de producción es una de las fuentes de acumulación de datos de cuya base dependen los ritmos de ampliación y de la reproducción y la posterior elevación del nivel de vida material de la empresa (crecimiento).
Facilitar la valoración de posibles decisiones a tomar, que permitan la selección de aquella variante, que brinde el mayor beneficio con el mínimo de gastos.

CALCULO DE LOS COSTOS REALES DE VENTAS

La determinación del costo real de ventas reviste gran importancia para la Dirección de la Empresa, ya que les permite determinar la ganancia de la empresa, además de calcular los valores monetarios de los inventarios de las materias primas, la producción en proceso y producción terminada, establecer o demostrar la rentabilidad de los listados de precios de venta, planificar la producción en concordancia con el nivel de la actividad prevista para un periodo de operaciones, controlar los insumos en el proceso de producción y tomar decisiones para nuevas alternativas de producción y ventas.

En la gran mayoría de las empresas la determinación del costo real de ventas se calcula mediante la siguiente formula:

(+) INVENTARIO INICIAL DEL PERÍODO (TANTO DE MATERIAS PRIMAS COMO DE PRODUCTOS EN PROCESO Y TERMINADOS).

(+) INGRESOS Y COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS DURANTE EL PERÍODO.

(-) INVENTARIO FINAL DEL PERÍODO (TANTO DE MATERIAS PRIMAS COMO DE PRODUCTOS EN PROCESO Y TERMINADOS).

(=) COSTO REAL DE VENTAS

(En detalle anexo 1 se muestran informes de ejemplo tanto de gastos por consumos como de resultados operacionales de un periodo determinado)

A continuación les indicaremos en detalle el concepto y la utilización de cada uno de estos términos, y su relación y manejo bajo ambiente ERP

INVENTARIO

El inventario es el conjunto bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes y/o servicios para su posterior comercialización.

A menudo es uno de los activos más grandes existentes en una empresa, este aparece en el Balance General en el grupo de activos circulantes.

En el Estado de Resultados, el inventario final se resta del costo de mercaderías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercaderías vendidas durante un periodo determinado.

El inventario comprende, además de las materias primas, los productos en proceso y los productos terminados o mercaderías para la venta, los materiales, los repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios, empaques y envases, además de los inventarios en tránsito.

Controlar y contabilizar de forma eficiente la valorización de los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad, porque la venta del inventario es el corazón del negocio.

Bajo esta última premisa, debemos tener claro que debemos determinar obligatoriamente los siguientes parámetros si deseamos tener una buena base de información para un sistema contable bajo ambiente ERP:

Repasemos nuevamente el concepto de sistemas de costos, sus objetivos y agreguemos unas ideas nuevas:

Los sistemas de costo son un conjunto de métodos, normas y procedimientos, que rigen la planificación, determinación y análisis del costo, así como el proceso de registro de los gastos de una o varias actividades productivas en una empresa

Dentro de este último concepto, los objetivos de un Sistema de Costo, se encuentran los relacionados a continuación:

a) Fijar pautas a las que se someten los procedimientos de asignación de los costos, tales como:
• Asignar una cuenta contable a cada artículo por cada línea de negocio (en caso de tener más de una en la empresa) y asignar correctamente a la unidad de negocio al cual pertenecen.

b) Determinar los criterios a aplicar en la distribución y prorrateo de los gastos.
• Determinar correctamente los costos de los artículos en proceso y los artículos terminados para ese período.

c) Establecer la oportunidad o fecha en que deben ser calculados los costos, las modalidades de cálculo, las bases que se pueden utilizar, como tienen que ser tratados ciertos costos, forma de determinar los costos totales y unitarios, así como la metodología para la generar los presupuestos de costos y determinación de estándares.
• Definición de ciclos de inventario por unidad de negocio (Por cada ciclo de inventario se efectúa un inventario físico).

Esta información permitirá realizar las siguientes operaciones en un sistema contable:

• Contabilización automática de los costos de inventario:

• Permite efectuar el traspaso automático de productos tanto entre las diferentes unidades de negocio de la misma empresa, como entre las áreas de negocio de empresas diferentes.

(En ambos casos el sistema genera los documentos legales pertinentes ya sea Guías de Despacho o Facturas; o al revés).

Ingreso de Productos al Inventario

• El ingreso de mercaderías, en un sistema contable ERP se efectúa en cada unidad de negocio, y se registran posiblemente tanto los valores informados por el Proveedor (según las Guías o Facturas recepcionadas), como los valores registrados según el control de la recepción en bodegas y el contrato vigente con el proveedor según el propio sistema.

(En el punto siguiente se revisará la opción de ingreso de contratos de precios por proveedor y período en un sistema contable ERP)

• La diferencia calculada al ingresar ambos registros, dan origen a diferentes tipos de contabilizaciones y generan en forma automática procedimientos, como por ejemplo requerir del proveedor Notas de Crédito por diferencia en el precio cobrado como por control de peso y/o cantidad.

VALORIZACIÓN DE LA MANO DE OBRA

Es el esfuerzo físico o mental empleado para la elaboración de un producto.

Es aquella directamente involucrada en la fabricación de un producto terminado que puede asociarse a este con facilidad

De todas maneras depende de la decisión de la Gerencia incorporar este costo a la valorización del producto y de los inventarios, lo más correcto es que así sea, ya que forma parte de los llamados costos primos.

Existe una variedad de formulas para controlar e incorporar, por ejemplo, para la producción en serie forma parte de los costos variables, dependiendo íntegramente del volumen su importancia en el costo final de la producción.

Profundizar en este punto no es razón de este informe por lo que sólo lo nombraremos.

CONTRATOS DE PRECIOS

En un sistema ERP multi-empresa cuyo objetivo es el de llevar un control respecto a los diferentes ítems de cobro que componen los contratos de compras y/o servicios que establezca la empresa con sus acreedores.

Estos contratos pueden ser formales (contratos de arriendo de bienes raíces, contratos de compra vía leasing financiera, contratos de mantención de equipos, etc.) o pueden ser informales (gastos de servicios básicos, TV-cable, etc.).

A continuación indicaremos en detalle la forma de cálculo de un contrato de arriendo de bienes raíces y los conceptos sugeridos para este tipo de control:

Información básica:

Ítem Contrato : Código del Ítem de Contrato.
Debe corresponder a alguno de los definidos a continuación en cuadro siguiente.
Proveedor : RUT de el emisor de la factura/boleta en que se acreditará el cobro del ítem.
Tipo Moneda : Código de la moneda en la cual se valoriza el ítem.
Día de Cambio : Día del mes, para el cual debe utilizarse el factor de conversión del tipo de moneda codificado a pesos.
Día Factura : Día del mes, en que debiese llegar el cobro del ítem

• Para cada Ítem de Contrato indicado a continuación, existen datos específicos para su forma de cálculo, y otros que son comunes a todos ellos:

Valor Fijo : Corresponde a un valor fijo a aplicar en uno o más meses, sujeto a condiciones de reajuste o descuento a aplicar en uno o más meses.
Este valor puede especificarse en diferentes monedas (Peso, Dólar, UF, etc.)
Porcentaje sobre ventas : Tiene diferentes formas de operar, que varía según la definición del contrato, a continuación revisaremos unos ejemplos:

Con ítem de referencia:

Consiste en especificar el ítem que se utilizará para calcular el porcentaje de ventas.
El método de cálculo es el siguiente:
Valor Cobrado = (% sobre Venta Neta) – (Ítem referenciado, por ejemplo, Valor Fijo)

Con valor (Ventas de equilibro):

Consiste en aplicar el porcentaje a la diferencia de la Venta neta con las Ventas de equilibrio.
Existe la posibilidad de aplicar un porcentaje distinto cuando las ventas netas sean menores a las Ventas de equilibrio.
El método de cálculo es el siguiente:
• Si la venta neta es mayor a las Ventas de equilibrio:
Ítem Arriendo = x % sobre (Venta Neta – Ventas de Equilibrio)
• Si la venta neta es menor a las Ventas de equilibrio y mayor al límite inferior:
Ítem Arriendo = y % sobre (Venta Neta – Límite inferior)
• Si la venta neta es menor al límite inferior:
Ítem Arriendo = 0
Ítem de Pago : Consiste en comparar un ítem de arriendo contra un cierto límite de modo que sobre la diferencia se aplica el porcentaje indicado.
Existen dos procedimientos de cálculo dependiendo de si se usa solo el Limite Inferior o si se usa tanto el Limite Inferior como el Superior
Control por Rango : Consiste en la definición de un rango valido para el ítem, de esta forma al ingresar el documento de pago (factura o boleta), el sistema validará que el monto este dentro del rango especificado, generalmente se utiliza para servicios básicos.
Porcentaje de Gastos Comunes : Consiste en la definición de un porcentaje a pagar sobre el total de gastos comunes informados.

INTERACCIÓN CON EL MÓDULO ÚNICO DE CONTABILIDAD

El Sistema de Control de Contratos interactúa de manera automática con otros módulos, destacándose por ejemplo los siguientes:

 En el Sistema de Control de Pagos, validación automática de Facturas o Recibos de Arriendo, de acuerdo a las condiciones establecidas.

 Contabilización automática de los gastos, de acuerdo a las cuenta asociadas a cada Ítem de Gasto.

(En detalle anexo 2 se muestran informes de ejemplo para Ingreso de Ítem de Gasto (Arriendo + Servicios) por Local, ingreso de Contrato de Arriendo con recargo en Valor Mínimo según calendario y Consulta de Ítem de Gasto Proyectados v/s Gastos Reales por Local)


A continuación se grafica el traspaso de la información desde los módulos de control de costos al sistema único contable:

CONTROL DE GASTOS

En un sistema contable bajo ambiente ERP se permite, e inclusive es una de sus principales virtudes, controlar los costos de diferentes maneras, destacándose principalmente las siguientes:

CONTROL PRESUPUESTARIO

El control presupuestario, es un proceso que permite evaluar la actuación y el rendimiento o resultado obtenido en cada centro de negocio, para ello se establecen las comparaciones entre las realizaciones y los objetivos iniciales recogidos en los presupuestos, a las que suele denominarse variaciones o desviaciones.

Los presupuestos y el control son por tanto procesos complementarios dado que estos definen los objetivos previstos, los cuales tienen valor cuando exista un plan que facilite su consecución, mientras que la característica definitoria del control presupuestario es la comparación entre la programación y la ejecución, debiéndose realizar de forma metódica y regular.

El eje fundamental del control presupuestario se centra en la información necesaria acerca del nivel deseado de rendimiento, el nivel real y la desviación, además es necesaria la acción para poner en marcha los planes y modificar las actividades futuras.

El control presupuestario, por tanto, va mucho más allá de la mera localización de una variación.

(En detalle anexo 3 se muestra una consulta BSC para mostrar diferencias en los resultados reales versus presupuestos).

La implantación de un mecanismo de control a través del presupuesto supone comparar los resultados con los correspondientes programas, y si no coinciden deberán analizarse las causas de tales diferencias. En este contexto, pues, para ejercer un control eficaz deben realizarse las siguientes consideraciones:

 Todo lo que ha sido objeto de una programación debe ser objeto de control.
 Toda desviación entre programas y ejecución del presupuesto tiene un motivo que hay que analizar y que puede deberse a un fallo en la programación, un defecto en la ejecución o a ambas razones.
 Toda desviación debe ser asignada a un responsable concreto, lo que requerirá llevar a cabo un análisis minucioso de dicha desviación.
 Las desviaciones pueden exigir medidas de corrección; es decir, el fin último del control presupuestario no es transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver las deficiencias que se han producido y sugerirles las acciones correctoras a emprender.

CONTROL SOBRE COSTOS TEÓRICOS

El control de costos con base en costos teóricos mediante formulación del sistema es capaz de comparar los costos teóricos (según receta) contra los costos reales, obtenidos desde el sistema de control de costos.

Permite efectuar la definición de recetas para los distintos productos comercializados, obteniendo el costo de insumos requeridos de acuerdo a la formulación de cada receta.

El módulo también podría efectuar las solicitudes de compra o solicitud de despacho a los proveedores, con base en una proyección de insumos requeridos para una proyección de venta.

CARACTERÍSTICAS DEL REGISTRO DE RECETAS:

Registro de las componentes de una receta con las instrucciones de preparación.

También podría considerar el registro de la imagen del producto terminado asociado a la receta a fin de facilitar las instrucciones de preparación.

El sistema considera el que una receta está compuesta por uno o más ingredientes, y que un ingrediente puede ser a su vez ser una receta en si.

El sistema incorpora el manejo de precios de venta de receta diferenciados por unidad de negocio, permitiendo diferenciar recetas por líneas de negocio.

(En detalle anexo 4 se muestra un informe de ejemplo para Ingreso y consulta de recetas, para efectos de calcular diferencias en los resultados)

BENEFICIOS DE UN SISTEMA ERP

A continuación se describen las virtudes y capacidades de manejar un sistema de costos con sistemas ERP:

• Registro y actualización eficaz de información
Cada sistema ERP, permite obtener la información actualizada “on line”, por lo que cualquier registro erróneo – o inesperado – de información es detectado inmediatamente (nótese que utilizamos el término “eficaz” por la rapidez con la cual se detecta la información, lo que no significa que esta sea eficiente).

• Flexibilidad para elaboración de consultas:
El sistema permite el efectuar una amplia variedad de consultas, de forma tal que las consultas pueden incorporar diferentes criterios de búsqueda y ordenamiento.

• Capacidad de exportar información:
Todas y cada una de las consultas e informes que conforman el sistema, disponen de la funcionalidad de exportar a planillas electrónicas (como por ejemplo: MS-Excel), documentos de texto (como PDF o Microsoft Word) o ambiente web (HTML y otros)

• Envío de informes por correo electrónico.
Directamente desde la ventana de impresión de informes, estos pueden ser impresos, ser generados como archivo de texto o ser enviados por correo electrónico.

• Impresión remota a través de Internet:
En el caso de usuarios conectados en modalidad web, el sistema es capaz de reconocer las impresoras locales que el usuario tenga definidas.

• Auditoria de transacciones:
Registro de un “log” de transacciones (por usuario, fecha, hora, etc.), en las cuales por cada opción que ejecute el usuario, el sistema registra dicho evento. Este registro puede ser consultado a objeto de auditar el acceso al sistema por parte de los usuarios.

• Seguridad: manejo de usuarios y roles:
El Sistema maneja su propio esquema de seguridad el cual complementa los niveles de seguridad de la base de datos y permite la definición de perfiles de acceso a cada una de las opciones de menú.

• Definición de privilegios complementarios:
Cada módulo implementa niveles de seguridad adicionales, relativos a la función que desempeña cada usuario. Es así como es posible restringir usuario por ente contable, por oficina de tesorería, etc.

LIMITACIONES DE UN SISTEMA ERP

A continuación se describen algunas de las limitaciones y principales desventajas de implementar un sistema ERP:

• Alto costo de implementación:
Generalmente junto con la compra del software y licencias de programas básicos propiamente tal, también se debe considerar actualizaciones de hardware y complejas redes de datos

• Adaptación de procesos administrativos:
A pesar de la flexibilidad que demuestran estos sistemas, generalmente se debe llegar a consensos en cuanto a la adaptación de algunos procesos operacionales para cumplir con el registro de los eventos contables.

• Cambios en procesos de selección de personal
Es obligación de las empresas que habilitan ERP implementar procesos de selección que incluyan una alta motivación a utilizar tecnologías de información.

• Dependencia única de proveedor
Se debe elegir un producto en particular, por lo que luego la mantención y actualizaciones quedan “amarradas” a este proveedor único, debiendo aceptar sus condiciones.

CONCLUSIONES

Como conclusión podemos desarrollar la siguiente idea:

La necesidad de implantar sistemas administrativos de gestión de costos apunta única y exclusivamente a mejorar la información para el uso de quienes deben determinar los cursos de acción en cada Empresa, para lo cual el siguiente concepto explicado a continuación, y ya indicado anteriormente lo grafica claramente:

Los sistemas administrativos son una herramienta de administración de empresas que muestra continuamente cuándo una compañía y sus empleados alcanzan los resultados perseguidos por la estrategia.

Es un método para medir las actividades de una compañía en términos de su visión y estrategia, que proporciona a los administradores una mirada abarcativa de las prestaciones del negocio.

El concepto de Cuadro de Mando Integral (o Balanced Store-Card, BSC por sus siglas en inglés) fue presentado en el año 1992, en base a un trabajo realizado para una empresa de semiconductores (La empresa en cuestión sería Analog Devices Inc.).

Sus autores, Kaplan y Norton, plantean que el CMI es un sistema de administración o sistema administrativo (Management System), que va más allá de la perspectiva financiera con la que los gerentes acostumbran evaluar la marcha de una empresa.

También es una herramienta que ayuda a la compañía a expresar los objetivos e iniciativas necesarias para cumplir con la estrategia.

El CMI sugiere que veamos a la organización desde cuatro perspectivas, cada una de las cuales debe responder a una pregunta determinada:

• Del cliente (Customer) – ¿Cómo nos ven los clientes?
• Interna del Negocio (Internal Business) – ¿En que debemos sobresalir?
• Innovación y Aprendizaje (Innovation and Learning) – ¿Podemos continuar mejorando y creando valor?
• Financiera (Financial) – ¿Cómo nos vemos a los ojos de los accionistas?

La información que puede obtener y utilizar la empresa, según cuál sea su naturaleza, puede ser válida para unos u otros Cuadros de mando.

Obviamente la Contabilidad de Costos forma parte importante para la conformación del último punto indicado.

Cada vez consta, con más fuerza, la preocupación de las empresas por contar con unos sistemas organizados, ágiles y fluidos de comunicación entre todos los niveles de responsabilidad.
Dicha comunicación se debe dar a través de los canales que se establezcan y hagan posible que el personal, por medio del conocimiento claro de los temas que les afectan, pueda sentirse más involucrado en sus quehaceres diarios.

CONSIDERACIONES FINALES

ADAPTÁNDOSE A LOS CAMBIOS

¿Por qué en las empresas de hoy se pone énfasis en la revisión constante y fomentar el ambiente de control?

Anteriormente, un sistema de control era eficiente por un largo período de tiempo, por lo tanto, la función del auditor interno era solamente analizar las partidas y cuentas generadas por las transacciones diarias en un ambiente de control estable.

La lucha de las empresas para sobrevivir es provocada por una vorágine de cambios (tecnológicos, preferencias de los consumidores, características de los mercados, expectativas de los dueños, entre otras causas), y las reacciones de las empresas ante estas nuevas realidades, a su vez, provocan también modificaciones en los procesos administrativos aplicados (implantando nuevas tecnologías, actuando sobre los procesos productivos asimilando los cambios de sus consumidores, etcétera), por lo tanto, un ambiente de control efectivo hoy, puede convertirse en obsoleto mañana.

Los sistemas de control y de auditoria interna deben identificar las necesidades de modificarlo a medida que las circunstancias lo requieran.

A si mismo, los profesionales de la contabilidad deben estar a la altura de estos desafíos y retro-alimentarse de estos sistemas tal cual ellos lo hacen, de manera de ser capaces de cumplir requerimientos y adaptarse a ideas como la siguiente:

AUDITORÍA INTERNA "PREVENTIVA"

Las empresas hoy se orientan principalmente a prevenir y, en segundo término, a aumentar la eficiencia y eficacia de la administración y operación.

Se analizan los procedimientos empleados, los hechos ocurridos y el marco interno y externo en que se desenvuelve la empresa con la finalidad de proponer mejoras.

La prevención se obtiene a través del mejoramiento del ambiente de control interno, proponiendo nuevas herramientas o mejorando las existentes, es decir, se intenta que los procesos dificulten al máximo la concreción de ilícitos o errores a través del establecimiento de un control previo a que se haga efectivo el daño patrimonial.

Se colabora en la mejora de la eficiencia y eficacia con que opera la organización a través de la realización de estudios y análisis de los procesos.

Si bien el tema de eficiencia no es su foco principal, se realiza una primera aproximación, tendiente a economizar recursos e incrementar su calidad.

Si se determina que resulta necesario un estudio profundo de la situación, se debe asignar a especialistas y en algunos casos externalizar aquellos servicios de las materias las cuales se detectan falencias.

BIBLIOGRAFÍA

Sitios Web:

GESTIOPOLIS
http://www.gestiopolis.com

“Contabilidad de Costos”
Yusneidys Paz Ramírez – Octubre del 2007

“Naturaleza de la Contabilidad de Costos”
Jorge Montao J. – Octubre del 2006

MONOGRAFÍAS
http://www.monografias.com

“Presupuestos”
Johanna Córdova – Mayo del 2005

“De la Contabilidad Financiera a la Contabilidad de Costos”
Eliécer Castiñeira López / Yaima Brito Ibarra – Junio del 2006


WIKIPEDIA
http://www.es.wikipedia.org

“Planificación de Recursos Empresariales”
“Cuadro de Mando Integral”

ANEXOS

Anexo 1:

(En detalle anexo 1 se muestran informes de ejemplo tanto de gastos por consumos como de resultados operacionales de un periodo determinado)

Anexo 2:

En detalle anexo 2 se muestran informes de ejemplo para Ingreso de Ítems de Gasto (Arriendo + Servicios) por Local, ingreso de Contrato de Arriendo con recargo en Valor Mínimo según calendario y Consulta de Ítems de Gasto Proyectados v/s Gastos Reales por Local

Anexo 3.

(En detalle anexo 3 se muestra una consulta BSC para mostrar diferencias en los resultados reales versus presupuestos)

Anexo 4.

(En detalle anexo 4 se muestra un informe de ejemplo para Ingreso y consulta de recetas, para efectos de calcular diferencias en los resultados).

Carlos E. Muñoz R.

2004–2007 Egresado Contabilidad General, título y mención en trámite.

1992–1995 Universidad de Santiago de Chile Tercer año de Contador Público y Auditor.

c_munoz_rarrobahotmail.com

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