Fundamentos teóricos, metodológicos y organizativos de la presupuestación

Autor: Lic. Yuvy Martínez Pérez

Presupuestos

15-05-2008

La presupuestación como parte del proceso de planificación empresarial y concretamente como forma que adopta la planificación anual de la empresa tiene gran importancia para el desempeño empresarial. Además la presupuestación, entendida como parte de la planificación anual de la empresa, es el documento donde se cuantifican y garantizan los recursos necesarios para alcanzar los objetivos y estrategias de la proyección a más largo plazo de la empresa (planeación estratégica). Así la elaboración del presupuesto de la empresa en sus diferentes apartados permite cuantificar los objetivos y metas de la actividad productiva, económica y financiera de la empresa, para el año planificado; lo cual resulta de mucha utilidad para la dirección y administración de la actividad empresarial; y su desglose en periodos menores de tiempo, que contribuye al control y la toma de acciones para las correcciones en caso de desviaciones con respecto a los planificado.

Introducción

Aunque siempre ha sido una necesidad y preocupación de la gestión empresarial, es a partir de la segunda mitad del siglo XX que la planificación ha sufrido una fuerte evolución para convertirse conjuntamente con la organización en elementos básicos de la implantación de la estrategia empresarial. Así los objetivos estratégicos y estrategias empresariales necesitan concretarse en planes corrientes, donde se cuantifiquen las tareas y los recursos necesarios para su ejecución y el cumplimiento de las metas.

Esta planeación anual de la empresa, incluso con un menor horizonte de planificación, donde se cuantifica la actividad productiva, económica y financiera de la empresa para el periodo planificado, se identifica como la presupuestación. Así este plan de acción cuantitativo que abarca todas las fases de operaciones y financiamiento, constituye un importante documento donde toma cuerpo con mayor grado de detalle la planificación empresarial para el apoyo de la administración y el control de la actividad económica de la organización.

1 – CONCEPTO, OBJETIVOS Y TAREAS DE LA PRESUPUESTACION.
1.1 Concepto de presupuesto

La literatura especializada recoge varias las definiciones sobre presupuesto, planteadas por diferentes autores, en las cuales pueden apreciarse elementos comunes. Entre estas definiciones destacan las siguientes.
­ Un presupuesto es un artificio que permite a la dirección planear y controlar las actividades de una empresa de modo que puedan realizarse sus objetivos en cuanto a ganancias y servicios. (L. P. Alford, John R. Bangs y George R. Hagemann, Manual de la Producción).
­ El presupuesto es un plan de acción cuantitativo y auxiliar de la administración y el control y abarca todas las fases de las operaciones (ventas, producción, distribución, financiamiento). (Charles T. Horgren, La Contabilidad de Costos en la Dirección de Empresas).
­ Un presupuesto es primordialmente el esquema de un plan proyectado de acción de una empresa, para un período definido. (Theodore Lang, Manual del Contador de Costos).
­ Un presupuesto es un plan financiero comprensivo que anticipa la ruta esperada para ejecutar las metas financiera y operacional de una organización. (Walter B. Meigs, Robert F. Meigs y Wai P. Lam, Accounting de Basis for Business Decisions).
­ El presupuesto es el informe que se prepara antes del inicio del período económico y que detalla los planes por el importe de las ventas y el nivel de los costos anticipados para todas las secciones de la empresa. (Shane Moriarity y Carl P. Allen, Cost Accounting).
­ El presupuesto es un estimado cuidadosamente preparado de las condiciones futuras de los negocios. (John J. W. Neuner, Contabilidad de Costos, Principios y Práctica).
Entonces, el presupuesto de la empresa es el documento donde se cuantifican las acciones a desarrollar para cumplimentar los objetivos del periodo planificado y por medio del cual se asignan responsabilidades y realiza el control de la ejecución de las acciones.

1.2 Objetivos de la presupuestación

La presupuestación en la empresa persigue objetivos específicos de gran significación en la proyección del desempeño empresarial, los cuales pueden agruparse como se expone a continuación:

a) Planear y predecir. Determinar las normas o políticas de acción, el planeamiento detallado de la futura actuación y la preparación de las mejores estimaciones posibles ante las influencias externas sobre la organización.
b) Coordinar. Asegurar que la entidad será operada como un conjunto unificado y no simplemente como un grupo de unidades organizativas separadas.
c) Controlar. Controlar la ejecución de las acciones a partir de la asignación de responsabilidades y la medición de los resultados, con el fin de alcanzar las metas proyectadas.

1.3 Tareas de la presupuestación

En la presupuestación, como parte del proceso de planificación económica en la empresa, para cumplimentar sus objetivos se realizan una serie de tareas identificadas con la preparación del presupuesto, su elaboración y posterior administración. Entre las tareas de la presupuestación tenemos las siguientes:

a) Tareas relacionadas con la preparación del presupuestos
­ Definición del comité de presupuestos de la empresa, elaboración y publicación del manual de presupuestos, determinación del periodo de presupuestación y otras.
b) Tareas relacionadas con la elaboración del presupuesto en sus diferentes componentes:
­ Definir la concepción de partida del presupuesto y la elaboración de cada unos de ellos: presupuesto de ventas, de producción, requerimientos materiales, de mano de obra, costos, financiero, etc.
c) Tareas relacionadas con la administración del presupuesto:
­ Control de la ejecución del presupuesto, su rectificación cuando sea necesarios y la proyección de acciones para su cumplimiento.
2 – IMPORTANCIA, VENTAJAS Y LIMITACIONES DE LA PRESUPUESTACION.

2.1 Importancia de la presupuestación

La presupuestación como parte del proceso de planificación empresarial y concretamente como forma que adopta la planificación anual de la empresa tiene gran importancia para el desempeño empresarial.

Así la elaboración del presupuesto de la empresa en sus diferentes apartados permite cuantificar los objetivos y metas de la actividad productiva, económica y financiera de la empresa, para el año planificado; lo cual resulta de mucha utilidad para la dirección y administración de la actividad empresarial; y su desglose en periodos menores de tiempo, que contribuye al control y la toma de acciones para las correcciones en caso de desviaciones con respecto a los planificado.
Pero además la presupuestación, entendida como parte de la planificación anual de la empresa, es el documento donde se cuantifican y garantizan los recursos necesarios para alcanzar los objetivos y estrategias de la proyección a más largo plazo de la empresa (planeación estratégica).

Recordar que la planeación estratégica de la empresa, como planificación a más largo plazo, se concreta en los presupuestos anuales, trimestrales, mensuales, etc., por lo que esta planificación perspectiva de la empresa donde se trazan los objetivos y estrategias más importantes para la organización, que requiere de su concreción y cuantificación en periodos más cortos de tiempo, donde se garanticen los recursos necesarios para alcanzarlas, encuentra en los presupuestos una excelente opción.

2.2 Ventajas de la presupuestación

Entonces la presupuestación tiene una serie de ventajas para la gestión empresarial, por cuanto un sistema presupuestario bien diseñado y ejecutado proporciona una disciplina que coloca a la planeación empresarial anual a la vanguardia, como una responsabilidad principal de las diferentes subdivisiones de la empresa. En detalle las ventajas de la presupuestación son:

1. Muestra con antelación las metas a alcanzar por la entidad, asociadas a los resultados productivos, de gasto, financieros: estados financieros pronosticados, de resultado, situación y cambios en la Posición Financiera.
2. Coordina las actividades de la empresa y propende a la colaboración de todos.
3. Facilita el control mediante la delegación de autoridad y la asignación de responsabilidades.
4. Permite verificar los resultados obtenidos sobre la marcha, advirtiéndose a tiempo las desviaciones del objetivo propuesto y la toma de acciones para su corrección.
5. Muestra con antelación los posibles éxitos y fracasos de la organización.

2.3 Limitaciones de los presupuestos

La presupuestación a pesar de su importancia y ventajas que reporta para el desempeño empresarial como documento de proyección y cuantificación de las acciones productivas, económicas y financieras de la empresa para cumplimentar sus metas, tiene sus limitaciones y exigencias. Las principales limitaciones y exigencias de la presupuestación en la empresa pueden agruparse de la siguiente manera:

a) La preparación del presupuesto se basa en pronósticos de las condiciones futuras, en datos estimados basados en el criterio de directivos y especialistas al interpretar la información disponible. Por consiguiente el éxito de un presupuesto depende de la validez de la información disponible y la inteligencia y habilidad de los directivos y especialistas al planificar.
b) Las operaciones de la organización pueden depender de factores que hagan difícil pronosticar y planear un presupuesto, por ejemplo: la estación, los pedidos especiales o algún otro factor análogo; y como el ejercicio de los presupuestos suele abarcar meses y hasta el año, las empresas cuyas operaciones dependen de factores inciertos tienen que guiarse por el principio de flexibilidad al confeccionar un presupuesto.
c) Una vez que ha sido aprobado el presupuesto, tiene que administrarse y ejecutarse adecuadamente para que tenga éxito. No puede que el presupuesto funcione automáticamente y mucho menos que sustituya a la administración.
d) Es necesario un tiempo razonable para preparar y llevar a la práctica un presupuesto, a menudo es prolongado el tiempo necesario para que una empresa implante un sistema presupuestario, instruya a su personal y haga que funcione como es debido.

3-REQUISITOS DE LA PRESUPUESTACION Y RELACION CON LA CONTABILIDAD Y ESTADISTICA.

3.1 Requisitos de la presupuestación.

Para el éxito en la preparación de un sistema de presupuestación y sobre todo para su implementación y funcionamiento adecuado, deben estar presentes una serie de aspectos que se denominan requisitos de la presupuestación, entre los cuales cabe mencionar los siguientes:

a) Una organización empresarial responsable en la que estén definidas y desarrolladas la autoridad y la responsabilidad.
b) Normas mercantiles bien definidas.
c) Un suministro adecuado de información y datos pertinentes con el fin de preparar las estimaciones presupuestarias.
d) Un plan definido para la administración del presupuesto después que se haya establecido.
e) Un sistema de contabilidad general bien ideado y completo, organizado para proporcionar la información básica y para preparar las comparaciones de los resultados de un período económico a otro.
f) Un sistema de costos apropiado, controlado por los libros generales de la contabilidad.
g) Una clasificación de las cuentas del mayor general y de los mayores de costos y auxiliares que se utilizarán para clasificar las estimaciones del presupuesto.
h) Registro permanente del inventario de materias primas y materiales, la producción terminada y en proceso y la maquinaria e instalaciones.
i) Un programa de los informes generales semanales o mensuales y de los gastos departamentales y de los estados financieros mensuales.

3.2 Relación presupuestación, contabilidad, estadística.

Como hemos vistos entre los requisitos y exigencias de la presupuestación destaca sobremanera disponer de una buena base de datos e información respecto al desempeño de la economía en periodos anteriores, información que proporcionan la contabilidad y el sistema estadístico de la empresa.
Por otro lado, al proyectar las cifras sobre producción, costos y otros indicadores de la gestión económica de la empresa, la pronosticación brinda las medidas para las comparaciones y análisis contables y estadísticos.

Así la presupuestación utiliza la contabilidad y la estadística en función de las proyecciones para el futuro, ya que significa una planeación minuciosa por adelantado de todas las funciones de una empresa.

Conclusiones

1- La elaboración del presupuesto como parte del proceso de planificación empresarial en sus diferentes apartados permite cuantificar los objetivos y metas de la actividad productiva, económica y financiera de la empresa, para el año planificado.
2- El presupuesto es un documento que resulta de mucha utilidad para la dirección y administración de la actividad empresarial; y su desglose en periodos menores de tiempo, que contribuye al control y la toma de acciones para las correcciones en caso de desviaciones con respecto a lo planificado.

Bibliografía:

Guillespie, Cecil. Costes Standard y Contabilidad Marginal / Cecil Guillespie.-- La Habana: Instituto Cubano del Libro, 1971.-- 388 p.
Horngren, Charles T. La Contabilidad de Costos en la Dirección de Empresas / Charles T. Horngren.--Cuba: Edición Revolucionaria. Instituto del Libro, 1971.-- 916 p.
Lang, Theodore. Manual del Contador de Costos / Theodore Lang.-- México: Unión Tipográfica Editorial Hispano Americana (UTEHA), 1958.--1558 p.
Neuner, John J. W. Contabilidad de Costos, Principios y Práctica / John J.W. Neuner.--México: Unión Tipográfica Editorial Hispano Americana (UTEHA), 1973.-- 959 p.

Lic. Yuvy Martínez Pérez

Licenciada en Economía, Perfil Empresarial.

Profesora de Economía Política.

Universidad Carlos Rafael Rodríguez de Cienfuegos, Cuba.

yumartinezarrobaucf.edu.cu

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