El presupuesto basado en actividades, herramienta de gestión empresarial

Autor: Lic. Aydil Orama Véliz

Presupuestos

20-11-2008

En la Contabilidad de Gestión, existen un grupo de herramientas basadas en las actividades que juegan un papel crucial en la toma de decisiones gerenciales, entre ellos se encuentra el Sistema de Costos y Gestión ABC/ABM y el Presupuesto ABB.

Se puede afirmar que la aplicación eficiente de un presupuesto en una empresa, permite obtener información contable fluida y veraz; por lo que este artículo se ha dedicado a realizar un estudio sobre los fundamentos teóricos del Presupuesto como herramienta de Gestión Empresarial y de sus doctrinas conceptuales, a partir de los diferentes criterios de autores internacionales y nacionales que abordan dicha temática, sugiriéndolo como sistema óptimo para controlar y manejar efectivamente los costos, gastos e ingresos de una organización.

Introducción

El mundo actual se caracteriza por estar en constante variación y ser el punto de convergencia de factores como: globalización e internacionalización de los mercados, creciente incertidumbre del entorno, aumento notable de la competencia y de una demanda cada vez más selectiva, utilización de la calidad como estrategia competitiva de diferenciación, incremento en la diversidad de productos ofrecidos al mercado y predicción y control de los presupuestos.

Todo esto ha conllevado a que las empresas alcancen una nueva cultura organizativa tratando de adaptarse a las nuevas condiciones que les rodea con el fin de aumentar sus posibilidades comerciales.

Las empresas cubanas, también enroladas en este entorno hostil han utilizado el control presupuestario como una herramienta importante para gestionar la informaciones útiles, basándose en que los presupuestos son un elemento de planificación y control expresado en términos económicos financieros dentro del marco de un plan estratégico, capaz de promover la integración en las diferentes áreas que tenga el sector público.

El ABB, es considerado en la actualidad, dentro de la gestión empresarial, como una herramienta para tener éxito en el uso adecuado de la información para la toma de decisiones internas y externas.

El Presupuesto Basado en Actividades pudiera adaptarse y adoptarse por cualquier empresa, pero el grado de generalización es bajo en la mayoría de los países que son pioneros en esta poderosa herramienta de gestión (Estados Unidos de América, Canadá, Australia, Francia, España y Japón).

Su ejecución es más fácil en aquellas empresas u organizaciones que tengan importantes recursos financieros y que utilicen el Sistema de Costos y Gestión ABC/ABM que basa su operatoria también en las actividades.

En Cuba, aún no se conocen casos de implementación del Sistema ABB, aunque es de señalar que se han acelerado las investigaciones al respecto para su introducción futura, mayormente en las empresas turísticas.

Se hace imprescindible perfeccionar el sistema de presupuesto vigente, para obtener un dominio efectivo de dónde se producen los gastos y cómo se disminuyen los costos, sin afectar la calidad del producto terminado o el servicio prestado; así como gestionar con la mayor eficiencia posible los recursos que se emplean en el proceso productivo. Pero una de las grandes limitaciones radica en la falta de conocimiento sobre las bases conceptuales presupuestarias y el surgimiento del presupuesto como un instrumento de control.

Para ello se ha realizado este artículo con el objetivo de realizar un estudio sobre los fundamentos teóricos del Presupuesto ABB como herramienta de Gestión Empresarial sus doctrinas conceptuales a partir de los diferentes criterios de autores internacionales y nacionales que abordan dicha temática.

El Presupuesto como herramienta de Gestión Empresarial

La definición de presupuesto ha sido desarrollada por autores que han investigado sobre su necesidad como herramienta de y para la gestión de cualquier empresa. Dos de ellas son:
Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un período determinado y bajo ciertas condiciones, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia aplicados a cada centro de responsabilidad de la organización. (Ramírez Padilla, 1997).

La presupuestación es la formulación en términos numéricos de planes para un período futuro dado. Así, los presupuestos son estados de resultados anticipados, ya sea en términos financieros -como los presupuestos de gastos e ingresos y de capital- o no financieros -como los presupuestos de mano de obra directa, materiales, volumen de ventas físicas o unidades de producción- (Koontz y Weihrich, 1998).

De las conceptualizaciones anteriores se pueden entonces derivar que los objetivos de un presupuesto son: 1) planear sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en dinero y volúmenes, en un período determinado, 2) controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa y medir los resultados cuantitativos, cualitativos, 3) fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la organización para lograr el cumplimiento de las metas previstas y, 4) coordinar los diferentes centros de costo y relacionar las actividades de la organización.

A decir de Ramírez Padilla (1997) y Calderón Neyra (2002), los presupuestos se pueden clasificar según su flexibilidad, según el período que cubran, según el campo de aplicabilidad en la empresa, según el sector en el cual se utilicen, según su contenido, según su reflejo en los Estados Financieros, según las finalidades que pretende, por programas, de base cero y basado en las actividades.

Este último es el que nos compete y se basa en el análisis y configuración de un programa de tareas, actividades y consiguientemente procesos, con el fin de lograr mayor eficiencia, por medio de la mejora continua y la eliminación de aquellas actividades que no generan valor añadido . Por ello se evidencia su relación con otras herramientas de gestión basadas en las actividades como se describe a continuación.

Fundamentos doctrinales del ABB y su relación con el ABC/ABM y la Planeación Estratégica
“El Presupuesto Basado en Actividades –ABB-, conlleva a la aplicación de los mismos principios del ABC/ABM por lo que cualquier empresa que emplee este último debe ser capaz de implantar un sistema ABB con relativa facilidad".

El análisis de las estrategias organizacionales, en primer lugar, constituye un elemento importante del proceso ABB dado que permite establecer la relación o los vínculos adecuados dentro del proceso de planeación estratégica e igualmente ayuda a formalizar el marco teórico dentro del cual se va a desarrollar el Sistema ABC/ABM.

La combinación del costeo y de la administración basada en las actividades es lo que algunos autores (Amat, Castelló, Lizcano, Ripoll y Tamarit) denominan Sistema de Costos y Gestión basado en Actividades -ABC/ABM-, que “…surge con la finalidad de mejorar el cálculo y la gestión de cualquier objetivo de costo”.

El Sistema de Costos Basado en las Actividades basa su operatoria en una adecuada identificación de las actividades de una empresa, y en un sistema de cálculo e imputación progresiva de los costos a través de estas.

Los elementos de costo se reparten entre todas las actividades con el objeto, tanto de conocer el costo de las mismas, como de controlarlo en el tiempo. Son dichas actividades las que vierten posteriormente sus costos a los distintos objetivos de costo, que pueden ser no sólo los productos de la empresa, sino otros objetivos, como los clientes, las líneas de producto, los mercados , entre otros. Según este sistema el costo final de los productos se calcula por agregación de los costos de aquellas actividades que generan valor y han intervenido en su proceso de producción.

El Sistema ABC/ABM se fundamenta en una hipótesis básica: las distintas actividades que se desarrollan en la empresa son las que consumen los recursos y las que originan los costos, no los productos.

Por tanto, se utilizarán los mismos, así como los datos sobre sus rendimientos –ABM- para poder realizar eficazmente las estrategias de las organizaciones.

Sin embargo, seleccionar las actividades no es tarea fácil, por lo que resulta necesario primeramente definirlas.

Para Castelló (1994), una actividad es un conjunto de actuaciones o tareas que tienen como objetivo la aplicación, al menos a corto plazo, de un añadido de valor a un objeto, o de permitir añadir este valor.

Según Amat, Castelló y Soldevila (2002), una actividad es un conjunto de tareas que generan costos y que están orientadas a la obtención de output para elevar el valor añadido de una organización y se ejecutan para satisfacer necesidades de clientes ya sean externos o internos.
La autora de esta investigación considera que una actividad es un conjunto de actuaciones o tareas que han de tener como objetivo la atribución de valor añadido a un objeto, o al menos, permitir añadir este valor de cara al cliente.

El valor puede definirse como “…la suma de los beneficios que el cliente recibe menos los costos percibidos por él al adquirir y usar un producto o servicio” . También es definido como “…varios procesos singulares que forman una cadena cuando agrupan todos los cumplimientos de tareas en un sistema delimitado, independientemente de los sujetos que ejecutan las tareas”.

Para poder identificar las actividades se pueden clasificar siguiendo el criterio definido por Blanco (2000):

1. Actividades que generan valor añadido que incrementa el interés del cliente hacia el producto o servicio.

2. Actividades que no generan valor añadido que pueden eliminarse en un plazo de tiempo razonable, y pueden o no ser necesarias para poder realizar aquellas que sí otorgan valor añadido.

Las actividades también se relacionan en conjuntos, los que forman el total de los procesos productivos, que son ordenados de forma secuencial y simultánea, para así obtener los diferentes estados de costo que se acumulan en la producción y el valor que agregan a cada proceso.

Los procesos se definen como toda la organización racional de instalaciones, maquinaria, mano de obra, materia prima, energía y procedimientos para conseguir el resultado final.

El análisis de los costos conlleva a descomponer los objetivos de la empresa en planes de actuación específicos basados en las actividades desde el diseño hasta la distribución de los productos o servicios, y a determinar dónde puede ser aumentado el valor añadido para el cliente y dónde puede aplicarse una reducción de los costos.

Por lo tanto se puede relacionar el costo de las actividades con cualquier objetivo de costo como se modela en la Figura 1.

Figura 1.Relación del costo de las actividades con cualquier objetivo de costo.

Fuente: elaboración propia a partir de la bibliografía consultada.

Las decisiones tácticas y operativas organizacionales exigen realizar un proceso de planificación a corto plazo para establecer los objetivos concretos y los medios relativos al ciclo de explotación. Estos objetivos quedan plasmados en los presupuestos en la medida que dicha planificación se va estableciendo.

Según criterios y experiencias de Cooper y Kaplan (1998), diversas organizaciones han llegado a desilusionarse con sus sistemas presupuestarios argumentando que toman mucho tiempo en prepararlos, son muy costosos y muchas veces no agregan valor a la empresa. En esta frustración, las mismas han abandonado el proceso de presupuestación. Sin embargo, la solución ha sido el Sistema ABB. (Díaz González, 2005).

Con el advenimiento de sistemas de base de datos potentes y de bajos precios este tipo de presupuesto ha permitido la reducción de costos, la mejor utilización de recursos y el mayor alcance de objetivos estratégicos.

Su nombre en lenguaje anglosajón es Activity Based Budgeting y mediante él se establece las estimaciones de costo vinculadas a las actividades que deben ser acometidas para producir y vender los productos o servicios, por tanto el Sistema ABB se constituye así como una lógica progresión metodológica a partir del Sistema ABC/ ABM.

Por ello es importante apreciar el criterio de Garbey (2002) cuando expresa que el costeo basado en las actividades es solo parte de un sistema integrado por el presupuesto basado en las actividades y la gestión basada en actividades.

John Antos, en su artículo The New Frontier in Budget en el 2004, planteó que el ABB es una técnica para aumentar la exactitud de previsiones financieras y la comprensión de los directivos.

Este autor establece que este sistema va enfocado a: 1) conocer lo requerimientos del cliente, 2) obtener metas y estrategias de la organización o del departamento, 3) cambiar productos e incorporar otros, 4) cambiar procesos en el negocio y, 5) aumentar en eficiencia y efectividad.

Según Díaz González (2005) sus ventajas son evidentemente palpables: 1) analiza detalladamente los productos o servicios antes de ser ejecutados, 2) puede rápidamente y con gran exactitud producir modelos basados en los niveles de actividad, 3) ayuda a determinar qué actividades son requeridas para producir los productos o servicios y qué recursos deben ser presupuestados en la ejecución de las mismas, 4) refleja la previsión de los directivos financieros para conocer si las estrategias planificadas han variado con la ejecución real y 5) estima los recursos a utilizar teniendo muy en cuenta el output a obtener y los factores que causan los costos -inductores- de las actividades a ejecutar.

Al estudio de los sistemas de gestión basados en las actividades le es inherente el análisis de la cadena del valor. Por tanto en el siguiente epígrafe se abordará la relación de esta con el ABB.

Conclusiones

1. La revisión bibliográfica corrobora el por qué de la necesidad de avanzar en la práctica empresarial con relación al auge de los nuevos sistemas de gestión y costo, obteniéndose resultados que aportan un nivel de desarrollo superior desde el punto de vista conceptual de especialistas de épocas diferentes, en la ciencia Contabilidad de Gestión.

2. Definir claramente el concepto de presupuesto, su planeación e importancia, así como identificar los diversos tipos que existen, darán la pauta para su mejor aplicación y para comprenderlo y valorarlo como parte del proceso administrativo dentro de la planificación estratégica, siendo un útil instrumento para predecir el rumbo de la organización en base a supuestos que le permitan abrir el camino al éxito corporativo y empresarial.

3. El presupuesto ABB es una herramienta que se utiliza con el propósito de controlar y manejar efectivamente los gastos e ingresos en una empresa, por esto se hace imprescindible la clasificación de las partidas que avalan las cuentas de dicho presupuesto.

4. De la misma manera, se conoció que el ABB requiere del conocimiento de los procesos y de la estructura de los productos, a través de una definición apropiada de las actividades.

5. El Presupuesto Basado en Actividades da la posibilidad de desarrollar ventajas competitivas a las organizaciones, que utilicen esta herramienta de gestión empresarial conjuntamente con los Sistemas de Gestión y Costos basados en las Actividades (ABC/ABM).

Bibliografía

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Lic. Aydil Orama Véliz

Graduada de Licenciatura en Contabilidad y Finanzas en la Universidad de Matanzas “Camilo Cienfuegos”, de la provincia de Matanzas, Cuba, curso 2005-2006. Se desempeña como profesora del Departamento de Contabilidad y Finanzas de dicha institución donde imparte las asignaturas Administración Financiera Gubernamental I y II y Administración Financiera Operativa pertenecientes a la disciplina de Finanzas. Culminó estudios de Inglés y Portugués en la Escuela de Idiomas “Federico Engels” de Matanzas y actualmente cursa el idioma italiano. Ha cursado los postgrados de “Elementos de Contabilidad”, “Gestión de la Calidad”, “Sistema de Calidad”, “Marketing Estratégico“, “Contabilidad de Costos”, “Didáctica” y “Gestión Logística”. En estos momentos realiza una Maestría en Gestión Turística. Participó en la III Convención Científica Internacional CIEMPRESTUR 07 como ponente de la investigación titulada “El Sistema de Calidad, diagnóstico y planificación”. Ocupa actualmente el cargo de presidenta de la Asociación Nacional de Economistas de Cuba en la Facultad Industrial – Economía, de la universidad antes mencionada.

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