EL PLAN DE COMPRAS: UNA HERRAMIENTA GERENCIAL EN EL SECTOR PÚBLICO

Autor: Héctor Julio Garzón Vivas

Otros conceptos y herramientas de contabilidad y finanzas

23-08-2007

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Mirar el plan de compras como una herramienta de gestión administrativa efectiva para el uso racional y estratégico de los recursos de los sectores públicos.

OBJETIVOS

Convertir el Plan de Compras en una herramienta de gestión administrativa efectiva para el uso racional y estratégico de los recursos públicos. Desarrollar habilidades y competencias para su programación, elaboración, ejecución control y evaluación, dentro de un marco de gerencia efectiva. Comprender que el Plan de Compras es un elemento que está integrado al Presupuesto; al sistema contable y financiero; al Plan de Acción Institucional. Concientizar sobre la necesidad de realizar las compras - llámese contratación pública -, con ética y responsabilidad social. Actualizar los conceptos y el uso de tecnologías administrativas e informáticas para la administración integral del Plan de Compras.

TEMAS A DESARROLLAR: MARCO NORMATIVO EL PLAN DE COMPRAS, UNA HERRAMIENTA GERENCIAL ELABORACIÓN  PROCEDIMIENTO REQUERIMIENTOS PREVIOS MÉTODOS Y TÉCNICAS DE PROYECCIÓN POLÍTICAS DE COMPRAS ESTRUCTURA DEL PLAN DE COMPRAS CONSOLIDACIÓN Y APROBACIÓN EJECUCIÓN CRONOGRAMA SELECCIÓN DE PROVEEDORES (POLÍTICAS) OUTSOURSING CONTRATACIÓN CONTROL Y EVALUACIÓN REGISTRO INFORMES MODIFICACIONES EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS PLAN DE COMPRAS Y EL SGC PLAN DE COMPRAS Y EL MECI ETICA EN LAS COMPRAS ESTATALES.

MARCO NORMATIVO La normatividad relacionada con el tema del Plan de Compras, como muchos otros temas, en el estado es bastante extensa: NORMAS - PLAN DE COMPRAS\\NORMAS SICE.doc La Constitución Política. Por ej. El art. 209, que establece los principios de la función administrativa: igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. La ley anual de presupuesto y su decreto reglamentario. La Ley 598 de 2003 “por la cual se crean el Sistema de Información para la Vigilancia de la contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso común en la Administración Pública “ La Resolución 5313 de 2002, “Por la cual se establece la organización y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR.”. Resolución 5314 de 2002. “Por la cual se adopta el CUBS” Decreto 3512 de 2003: “Por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la ley 598 de 2000”.

....MARCO NORMATIVO Igualmente están todas las normas presupuestales dentro del marco del Estatuto compilado en el Decreto 111/1996. Así como las relacionadas, como por ejemplo la ley 819/03, sobre presupuesto y transparencia fiscal. Las normas de contratación administrativa. Ley 80 de 1993, y demás normas que la complementan o la reglamentan. Las normas de austeridad en el gasto público. Ej. Decretos 1737, 1738 de 1998, y demás que los modifican o complementan. Normas específicas de la Procuraduría General de la Nación: Decreto - 262 de 2000: “Por el cual se modifican la estructura y la organización de la Procuraduría General de la Nación y del Instituto de Estudios del Ministerio Público; el régimen de competencias interno de la Procuraduría General; se dictan normas Para su funcionamiento; se modifica el régimen de carrera de la Procuraduría General de la Nación, el de inhabilidades e incompatibilidades de sus servidores y se regulan las diversas situaciones administrativas a las que se encuentren”. Normas de control fiscal, ej. Ley 42 de 1993. Resolución de Rendición de cuentas. Normas disciplinarias.

EL PLAN DE COMPRAS, UNA HERRAMIENTA GERENCIAL Por qué decimos que el Plan de compras es una herramienta gerencial, en la administración pública Procuraduría: Hay que verlo como un instrumento que le permite al Estado cumplir con su misión (ver art. 2 de la C.P). La forma como está relacionado con el Plan de Desarrollo; Plan Operativo de Inversiones y el Presupuesto Anual. Además en él se deben reflejar la Misión, los Objetivos, las políticas, las estratégias, el Plan de acción de la entidad pública respectiva. Pertinencia y coherencia. Es un instrumento de programación y planificación, que se convierte en una herramienta para apoyar el control de gestión. Desde el punto de vista de la economía es un vital elemento de política económica, pues el Estado colombiano contrata cerca de $40 billones al año. En concordancia con lo anterior le permite al Estado realizar  parte de su función redistributiva pues todas las empresas privadas están en igualdad de condiciones de participar en el proceso.

......EL PLAN DE COMPRAS, UNA HERRAMIENTA GERENCIAL Contribuye efectivamente a realizar una correcta y  oportuna ejecución del presupuesto, pues además de formar parte para su proyección, durante la vigencia fiscal se convierte en un elemento para su seguimiento. Es un instrumento para medir la efectividad administrativa  de una institución u organismo público, en este caso de la Procuraduría.

ELABORACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS PROCEDIMIENTO: La resolución 5313/02 de la CGR, en su art. 24 prescribe que “Las entidades Estatales, sin excepción alguna, desde el mes de marzo de cada año fiscal, iniciarán la construcción del Plan de Compras de que tratan los artículos anteriores, cuyo proyecto deberá estar finalizado el 30 de Junio del año fiscal anterior al de su vigencia”. Además indica los mínimos pasos: Revisión de las existencias de los diferentes bienes que posee - la entidad. Análisis de las necesidades reales de cada Entidad Estatal y - sus diferentes dependencias. Identificación de los bienes y servicios que requieren certificación de calidad, de conformidad con las normas jurídicas sobre la materia. ENTREGA DEL PLAN DE COMPRAS. “A más tardar el 31 de - enero de cada año fiscal y después de realizar el ajuste señalado en el artículo 26 de la presente resolución, los representantes legales de las entidades entregarán en medio electrónico el plan de compras ajustado, según los requerimientos que establezca la Contraloría General de la República”. Anexo 01 Circular Externa CGR - FORMATO PLAN DE COMPRAS.xls.

.....ELABORACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS REQUERIMIENTOS PREVIOS Se recomienda que cada entidad internamente disponga de un procedimiento, el cual incluya el cronograma para la elaboración del P.C. EJEMPLO PROCEDIMIENTO ELAB PLAN DE COMPRAS pa-050.doc Una de las actividades iniciales es que a través de una comunicación interna se remita el Formato para levantar las necesiades. Con este deben darse las instrucciones y lineamientos a seguir para determinarlas. Ej. Tener en cuenta qué bienes servicios se van a adquirir con cargo al presupuesto de funcionamiento – Gastos Generales- y cuales por inversión (art. 22 Rln 5313 02). RESOLUCIÓN 5313 DE 2002 - SICE CGR.pdf Deben codificarse los bienes según el Catalogo Único de Bienes y Servicios, CUBS:RESOLUCIÓN NÚMERO 5314 ADOPTA EL CUBS.doc; Se puede consultar por internet: www.sice-cgr.gov.co 1- BIENES 2- SERVICIOS 3- OBRAS PÚBLICAS A su vez clasificar (codificar) los bienes y servicios que adquieren usualmente las entidades clasificar del Estado, en tipos, clases, subclases, grupos y atributos. AL DÍA DE HOY HAY ALGO MÁS DE 1.5 MILLONES DE ITEMS. Esta proyección de necesidades debe prever las actividades normales y extraordinarias de la entidad - dependencia. Se deben tener en cuenta las normas relacionadas con austeridad en el gasto. Ej. Tope de crecimiento de los gastos. Si no se cuenta con un software especializado, por lo menos debe contarse con una hoja electrónica. Las necesidades deben suscribirse / validarse por el Jefe o Responsable del área.

MÉTODOS Y TÉCNICAS DE PROYECCIÓN Existen diferentes métodos o técnicas de proyección. Su uso depende de la disponibilidad de recursos tanto tecnológicos como humanos y financieros de que se disponga. FORMAT DE PEDIDO DEPEND - PLAN DE NECESIDADES 2005.x PARA DETERMINAR CANTIDADES: Consumos históricos (promedio; regresión) Número de funcionarios: Calcular el consumo por cada  funcionario. Movimientos de planta de personal (supresión de cargos??) Cantidad de público / población a atender. En caso de tener almacén, que en principio no se recomienda, utilizar el método de la Cantidad Económica de Pedido Deben tenerse en cuenta los Inventarios Inicial y Final PARA LOS PRECIOS: Consultar el SICE (www.sice-cgr.gov.co) Indicadores económicos: Preveer tasa de cambio; tasa de inflación Estudio preliminar del mercado  Tener en cuenta normas de austeridad para fijar el tope de los gastos y su máximo crecimiento.

POLÍTICAS DE COMPRAS Basados en nuestra experiencia se recomienda establecer las siguientes políticas: Comprar siempre productos originales Realizar contratos de outsourcing ó proveeduría (tercerización) En la medida de lo posible, exigir certificados de calidad ISO.... Establecer previamente los requisitos que se van a exigir a los contratistas: experiencia; capacidad técnica; personal calificado; certificados de exclusividad; tiempos de entrega; garantía de calidad, etc. Por ejemplo en la compra de equipos solicitar garantía de mantenimiento y suministros. Realizar al año máximo dos compras. Sin embargo, es preferible realizar un solo proceso para el año, con entregas periódicas a la entidad. Si bien no es obligatorio tener un registro de proveedores, es bueno tener al menos identificados tres o cinco proveedores con cada grupo de bienes a comprar. Ejercer una permanente labor de supervisión y control a la ejecución de los contratos y en especial a la calidad de los bienes. El área de compras debe estar en permanente comunicación con el almacén, presupuesto y/o financiera. Tenga un cronograma para su ejecución y control. Si lo puede integrar a la estructura del P.C. mejor. Revise su avance permanentemente. Este cronograma debe estar sujeto a los procedimientos administrativos, presupuestales y legales respectivos.

ESTRUCTURA DEL PLAN DE COMPRAS Con base en la norma de carácter presupuestal se debe definir la estructura del P.C. EJEMPLO - PLAN DE COMPRAS INCO 2004.xls En cuanto sea posible se debe establecer una concordancia entre la nomenclatura del SICE – PGCP – PRESUPUESTO. Se llama la atención en el sentido de que el SICE, exige la presentación del P.C en dos componentes (art. 22 de la Rsln. 5313 02). Gastos de funcionamiento y Gastos de inversión, según se vayan a financiar. plan_compras_2005 PROCURADURIA.xls.

CONSOLIDACIÓN Y APROBACIÓN Una vez consolidada, es decir cuando ya se hayan determinado y cargado las cantidades por cada dependencia la información, por parte del área administrativa responsable, el P.C, se debe valorizar, esto es expresar de manera monetaria el plan. EJEMPLO - PLAN DE COMPRAS INCO 2004.xls Debe tenerse en cuenta las cifras aprobadas en el presupuesto incial y luego sus posteriores modificaciones. Apenas esté consolidado y valorizado, se tramita la  aprobación por parte del Representante Legal o en quien se haya delegado esta función. No olvidar que debe registrarse en el SICE antes del 31 de enero de la vigencia actual.

EJECUCIÓN DEL P.C CRONOGRAMA: Se deben acatar los procedimientos establecidos en las normas de contratación (Ley 80 de 1993 y sus normas complementarias y reglamentarias. EJEMPLO - PLAN DE COMPRAS INCO 2004.xls Si no ha ejecutado su P.C., antes del mes de agosto, .... Ya le cogió la tarde!!!. Ver requisitos / procedimientos de Ley 80 de 1993 y Decreto 2170 de 2002. SELECCIÓN DE PROVEEDORES  Deben seguirse los parámetros establecidos en las normas sobre contratación y las políticas de compras antes señaladas. En la confección de los términos de referencia o pliegos de condiciones se deben establecerse parámetros rigurosos, pero no imposibles, para los potenciales oferentes. OUTSOURCING: Ventajas: Mejora la eficiencia administrativa; en el caso de los bienes ahorra inconvenientes por pérdida de bienes en bodega. Desventajas: Costos; el estar “amarrado a un proveedor por periodos hasta de una año. Se requiere una plena concientización de todas las áreas.

CONTROL Y EVALUACIÓN REGISTRO  Debe estar registrado en el SICE (ver formato) Deben realizarse los registros en la medida que se vaya ejecutando el P.C. INFORMES: Informes internos (de avance, de ejecución presupuestal....) Informes a la CGR – Entes de control EJEMPLO - PLAN DE COMPRAS INCO 2004.xls Veedurías ciudadanas MODIFICACIONES: Según las modificaciones a las partidas presupuestales que lo sustentan. Cambio de objetivos y/o programación de la institución y/o proyectos. Requiere de aprobación del ordenador del gasto.

.....CONTROL Y EVALUACIÓN EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS Evaluación por parte de los organismos de control: Contralorías Evaluación por parte de las dependencias. Ej. Control interno; Informes de austeridad del gasto; áreas administrativas. Algunos aspectos de la evaluación de la gestión en la ejecución de P.C: Tipos de indicadores Eficiencia: Valor ej P.C / No. De funcionarios Costo promedio del bien Xi Eficacia: Ejecución real del P.C / Valor total presupuestado. Total o por sub rubros Participación del P.C / Gastos de funcionamiento Otros: Análisis vertical (variación entre periodos) Análisis horizontal (participación % por rubros, ítems)) Calidad de los bienes: No. De defectuosos / No. Total de bienes No. De funcionarios atendidos No. De personas atendidas (público)

.....CONTROL Y EVALUACIÓN % de ejecución de contratos ( en tiempo??; en valor??; en cantidad??)  Evaluar los proveedores/contratistas: Calidad del bien o servicio;  tiempos de entrega; atención de reclamos; cumplimiento de garantías. Distorsión de precios de compra contratación: Precios reales de  compra / Precios referencia - RUPR ó Precios de mercado (u otras entidades del Estado) UNA VEZ SE OBTENGAN LOS RESULTADOS DE LAS  EVALUACIONES, SE DEBEN TOMAR LAS MEDIDAS CORRECTIVAS: En procedimientos; mejorar formatos; capacitación al personal involucrado; etc. RESOLUCIÓN 5772 DE 2006:  RESOLUCIÓN ORGÁNICA 5772 DE 2006 CGR PROCESO AUDITOR SICE.doc

PLAN DE COMPRAS Y EL SGC 7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 7.4.1 Proceso de adquisición de bienes y servicios La entidad debe asegurarse de que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, términos de referencia o en las disposiciones aplicables. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto y/o servicio adquirido debe depender de su impacto sobre: a) la realización del producto y/o prestación del servicio, o b) el producto y/o servicio final. La entidad debe evaluar y seleccionar a los proveedores con base en una selección objetiva y en función de su capacidad para suministrar productos y/o servicios de acuerdo con los requisitos definidos previamente por la entidad. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación de los proveedores. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria derivada de estas (véase el numeral 4.2.4). NOTA Selección objetiva se refiere a aquella selección en la cual la escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. 7.4.2 Información para la adquisición de bienes y servicios La información descrita en los pliegos de condiciones, términos de referencia o en las disposiciones aplicables del producto y/o servicio por adquirir, debe incluir, cuando sea apropiado: a) requisitos para la aprobación del producto y/o servicio, procedimientos, procesos y equipos, b) requisitos para la calificación del personal, y c) requisitos del sistema de gestión de la calidad. La entidad debe asegurarse de la adecuación de los requisitos para la adquisición de bienes y servicios especificados, antes de comunicárselos al proveedor. 7.4.3 Verificación de los productos y/o servicios adquiridos La entidad debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto y/o servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones, términos de referencia o en las disposiciones aplicables. Cuando la entidad o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las instalaciones del proveedor, la entidad debe establecer en los pliegos de condiciones, términos de referencia o en las disposiciones aplicables las especificaciones para la verificación pretendida y el método para la aceptación del producto y/o servicio. Héctor Julio Garzón Vivas - 23/08/07 18 cienciasempresariales@cenda.edu.co

PLAN DE COMPRAS Y EL MECI Tener en cuenta los:  PRINCIPIOS: Autorregulación;  Autocontrol; autogestión ESTRUCTURA:  Subsistemas  Componentes  Elementos  Héctor Julio Garzón Vivas - 23/08/07 19 cienciasempresariales@cenda.edu.co

ETICA EN LAS COMPRAS ESTATALES SEGÚN INFORME DEL BANCO MUNDIAL: CERCA DEL 60% DE LOS  PROCESOS CONTRACTUALES ESTÁN VICIADOS DE CORRUPCIÓN. EN EL PAÍS SE PIERDEN ANUALMENTE, ALREDEDOR DE $5 BILLONES POR CORRUPCIÓN. (CGR) EL 30% DEL PGN, SE PIERDE POR INEFICIENCIA (ej. compras no  necesarias). ESTO ES CERCA DE $27 billones. EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL COLOMBIA SE ENCUENTRA EN  EL PUESTO 57 ENTRE LOS MÁS CORRUPTOS. EL DAÑO QUE LE HACE AL DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL LA  POCA TRANSPARENCIA EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS. EXISTEN ESTUDIOS QUE DEMUESTRAN LA CORRELACIÓN ENTRE (+CORRUPCIÓN = +SUBDESARROLLO). LEY 734 DE 2002, CÓDIGO ÚNICO DISCIPLINARIO (Ver Nls. 29 ss. art.  48. FALTAS Gravísimas) Ley 734 de 2002 (CódigoÚnicoDisciplinario).doc VER: COMPROMISOS DE ETICA PÚBLICA Y PRIVADA EN PROCESOS  DE CONTRATACIÓN. COMPROMISOS - FORO ETICA DE LO PUBLICO.pdf.

LA RESPONSABILIDAD DEL FUNCIONARIO PÚBLICO No es una tarea fácil, pero es una actividad que si la  hacemos bien, reporta satisfacción y sobretodo contribuye a mejorar la vida en nuestra sociedad No basta con aportar solo un “granito de arena”.  Cuidado ¡Esto podría convertirse en arenal!. Lo que cada uno debe aportar son todos sus valores y facultades, en la medida que los posea. AL FINAL DEL CAMINO NO NOS QUEDA MÁS  REMEDIO QUE SER ÉTICOS Y HONESTOS..... ES MEJOR EMPEZAR DE UNA VEZ!!!!

MIL GRACIAS POR SU ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN!!!

Hasta otra oportunidad y felices compras!!!

 

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Héctor Julio Garzón Vivas

Economista Industrial – Magister en economía

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