Libros y registros vinculados a asuntos tributarios vigentes a partir de 2009, Perú

Normas Legales

• Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT – Publicada el 30 de diciembre de 2006

Resolución de Superintendencia que establece las normas referidas a libros y registros vinculados a asuntos tributarios.

• Resolución de Superintendencia N° 230-2007/SUNAT – Publicada el 15 de diciembre de 2007

Modificación de la Resolución de Superintendencia que establece las normas referidas a libros y registros vinculados a asuntos tributarios.

• Resolución de Superintendencia N° 239-2008/SUNAT – Publicada el 31 de diciembre de 2008

Modificación de la Resolución de Superintendencia que estableció las normas referidas a libros y registros vinculados a asuntos tributarios.

La SUNAT, mediante la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT y modificatorias, se han establecido disposiciones relacionadas con los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, las cuales están vigentes a partir del 1 de enero de 2007, integrando así en un solo cuerpo legislativo las normas vigentes sobre la materia.

Las disposiciones para el tratamiento tributario de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios están referidas a:

• El procedimiento para la autorización de los mismos.
• La forma en la cuál deberá ser llevados.
• Los plazos máximos de atraso.
• La perdida o destrucción de los mismos.
• La contabilidad completa – vigente a partir del 2009.
• La información mínima contenida en ellos, así como los formatos que la integran – vigente a partir del 2009.

Las disposiciones referidas a la contabilidad completa, así como la utilización de los formatos que debe contener cada libro o registro entraron en vigencia a partir del 1 de enero de 2009.

Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios serán los libros de actas, los libros y registros contables u otros libros y registros exigidos por las leyes, reglamentos o Resolución de Superintendencia que se señalan a continuación:

Legalización de los Libros y Registros

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios serán legalizados por los notarios o, a falta de éstos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario.

Tratándose de las provincias de Lima y Callao, la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.

Los notarios o jueces, según corresponda, colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos y procederán a sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas.

Tanto los notarios como los jueces llevarán un registro cronológico de las legalizaciones que otorguen.

Importante:

La autorización del Libro de Planillas será de acuerdo a lo dispuesto por el Decreto Supremo N° 001-98-TR y normas modificatorias.

Contenido de la constancia

La constancia a ser colocada en la primera hoja de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios contaran con la siguiente información:

1. Número de legalización asignado por el notario o juez, según sea el caso;
2. Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del deudor tributario, según sea el caso;
3. Número de RUC;
4. Denominación del libro o registro;
5. Fecha de la incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso;
6. Número de folios de que consta;
7. Fecha y lugar en que se otorga; y,
8. Sello y firma del notario o juez, según sea el caso.

Registro de las legalizaciones.

En el registro cronológico de las legalizaciones que se otorguen se indicará:

• El número de la legalización.
• Los Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del deudor tributario.
• El número de RUC.
• La denominación del libro o registro que se ha legalizado.
• Fecha de la incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso.
• El número de folios de que consta.
• La fecha en que se otorga la legalización.

En ningún caso el número de legalización, folios o de registros podrá contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras.

Oportunidad de la legalización

Los libros y registros deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas.

Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros, de una misma denominación, se deberá tener en cuenta:

1. Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditación se efectuará con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o registro.
2. Tratándose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior.
3. Tratándose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deberá presentar la comunicación que se ha establecido para ese efecto.

Importante:

Tratándose del libro de planillas, la legalización se regirá por lo dispuesto en el Decreto Supremo N° 001-98-TR y normas modificatorias.

Los libros o registros llevados en forma manual que hubieran sido incautados por autoridad competente, bastará para la legalización del segundo y siguientes libros y registros, la presentación del documento en el que conste la referida diligencia.

De producirse, de ser el caso, la devolución de los libros o registros incautados a que se refiere el párrafo anterior, el deudor tributario no podrá realizarse en ellos anotación alguna debiendo procederse a su cierre inmediato

Comunicación de la pérdida o destrucción

Los deudores tributarios que hubieran sufrido la pérdida o destrucción por siniestro, asalto y otros, de los libros y registros, documentos y otros antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionados con ellas, respecto de tributos no prescritos, deberán comunicar tales hechos a la SUNAT dentro del plazo de quince (15) días hábiles establecido en el Código Tributario.

Dicha comunicación deberá contener el detalle de los libros, registros, documentos y otros antecedentes mencionados en el párrafo anterior, así como el período tributario y/o ejercicio al que corresponden éstos. Adicionalmente, cuando se trate de libros y registros vinculados a asuntos tributarios, se deberá indicar la fecha en que fueron legalizados, el número de legalización, además de los apellidos y nombres del notario que efectuó la legalización o el número del Juzgado en que se realizó la misma, si fuera el caso.

En todos los casos se deberá adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia presentada por el deudor tributario respecto de la ocurrencia de los hechos materia de este artículo.

Importante:

La perdida o destrucción aplicable a los documentos a los que se hace referencia en el Reglamento de Comprobantes de Pago, se les aplicará el procedimiento dispuesto en dicho Reglamento.

Empaste de los libros y registros

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas deberán empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable, debiéndose efectuar, como máximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros o registros.

Cuando el número de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte (20), el empaste podrá comprender dos (2) o más ejercicios gravables, debiéndose efectuar, como máximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aquél en que se reunieron veinte (20) hojas sueltas o continuas.

Los empastes deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas de manera visible.

Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominación, que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio del que se trate, podrán emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente.

De realizarse el empaste en varios tomos, cada uno incluirá como primera página una fotocopia del folio que contenga la legalización del libro o registro al que corresponde.

Forma de llevado de los libros y registros

Los libros y registros que se encuentren obligados a llevar, deberán:

1. Contar con datos de cabecera:
2. Contener el registro de las operaciones:

1. 1. En orden cronológico o correlativo, salvo que por norma especial se establezca un orden pre-determinado.
   2. De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni señales de haber sido alteradas.
   3. Utilizando el Plan Contable General vigente en el país.
   4. Totalizando sus importes por cada folio,  columna o cuenta contable hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable, según corresponda.

Lo indicado no será exigible a los libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, en los cuales la totalización se efectuará finalizado el período o ejercicio.

1. 1. En moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones previstas por el Código Tributario.

1. Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que correspondan.
2. Contener folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios, salvo disposición legal en contrario.
3. Tratándose del Libro de Inventarios y Balances, deberá ser firmado al cierre de cada período o ejercicio gravable, según corresponda, por el deudor tributario o su representante legal, así como por el Contador Público Colegiado o el Contador Mercantil responsables de su elaboración.

NOTA:

Datos de cabecera

1. Denominación del libro o registro.
2. Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada.
3. Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste.

Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, bastará con incluir estos datos en el primer folio de cada período o ejercicio.

En el Libro de Ingresos y Gastos, bastará con incluir como datos de cabecera los señalados en el literal a) y b).

Empleo del Plan Contable General

Se emplearán cuentas contables desagregadas como mínimo a nivel de los dígitos establecidos en dicho plan, salvo que por aplicación de las normas tributarias deba realizarse una desagregación mayor.

La utilización del Plan Contable General vigente en el país no será de aplicación en aquellos casos en que, por ley expresa, los deudores tributarios se encuentren facultados a emplear un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar distinto, en cuyo caso deberán utilizar estos últimos.

Los deudores tributarios que opten por llevar a partir del 2009 su contabilidad de acuerdo con el Plan Contable General Empresarial deberán adecuar los formatos y los nombres de las cuentas, divisionarias y sub divisionarias del Plan Contable General Revisado con las cuentas, subcuentas, divisionarias y sub divisionarias equivalentes.

Totalización de los importes en los folios.

Los totales acumulados en cada folio, serán trasladados al folio siguiente precedidos de la frase «VAN». En la primera línea del folio siguiente se registrará el total acumulado del folio anterior precedido de la frase «VIENEN». Culminado el período o ejercicio gravable, se realizará el correspondiente cierre registrando el total general.

De no realizarse operaciones en un determinado período o ejercicio gravable, se registrará la leyenda «SIN OPERACIONES» en el folio correspondiente.

Importante:

Lo dispuesto, no será de aplicación para:

1. i) El Libro de Actas de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada, regulado en la Ley de la EIRL.
2. ii) El Libro de Actas de la Junta General de Accionistas, regulado en la Ley General de Sociedades.

iii) El Libro de Actas del Directorio, regulado en la Ley General de Sociedades

1. iv) El Libro de Matrícula de Acciones, regulado en la Ley General de Sociedades.
2. v) El Libro de Planillas, regulado por el Decreto Supremo N° 001-98-TR y normas modificatorias.

Modificación de la denominación o razón social

El deudor tributario que modifique su denominación o razón social deberá comunicar a la SUNAT dicho cambio, conforme lo establecido en el Reglamento de la ley del RUC, Resolución de Superintendencia Nº 210-2004/SUNAT y normas modificatorias, y podrá optar por:

1. Continuar utilizando los libros y registros vinculados a asuntos tributarios con la denominación o razón social anterior hasta que se terminen, para registrar las operaciones siguientes al acuerdo de modificación de denominación o razón social. En este caso, se deberá consignar adicionalmente mediante algún medio mecanizado, computarizado o un sello legible, la nueva denominación o razón social, sin superponerse a la anterior.
2. Abrir nuevos libros y registros vinculados a asuntos tributarios. En este caso, para solicitar al notario o juez de paz letrado la legalización de los libros y registros u hojas sueltas o continuas con la nueva denominación o razón social, deberá acreditarse haber cerrado los libros y registros u hojas sueltas o continuas no utilizados que fueron legalizados con la anterior denominación o razón social.