Incidencia de la contratación económica en la empresa de muebles GEDEMAX

Autor: Ing. Benedicto E. Ríos García y Lic. Ana Iris Aguilera Carralero

Otros conceptos de finanzas

28-01-2009

Entre los objetivos económicos más importantes de cualquier empresa se puede encontrar, garantizar el crecimiento sostenido de sus niveles de utilidades, para ello no es suficiente producir y vender, en la actualidad el desarrollo tecnológico posibilita la realización de transacciones comerciales desde cualquier parte del planeta, a cualquier escala y en un tiempo mínimo.

Por estas razones cobra fuerza la contratación económica, documento elaborado antes de la realización de las operaciones que refleja los acuerdos de las partes involucradas y garantiza ante instituciones nacionales o internacionales el cumplimiento de los mismos.

Este trabajo se realizó en la Empresa de Muebles GEDEMAX y el mismo tiene como propósito, evaluar e identificar el comportamiento de la contratación económica en la misma a partir de la revisión de esta actividad y analizar en qué medida ésta afecta el resultado económico de la organización.

Durante la elaboración del trabajo se consultó bibliografía relacionada con el tema objeto de estudio, se efectuaron consultas a especialistas del territorio reconocidos en esta materia y se realizaron análisis que revelan el incumplimiento de las cláusulas del contrato económico y su impacto en el resultado económico de la Empresa.

El trabajo realizado contiene elementos importantes que pueden contribuir al perfeccionamiento de la actividad de contratación económica, provee de argumentos para posteriores análisis y con ello conseguir decisiones que permitan revertir la actual situación financiera.

INTRODUCCIÓN

La contratación económica es una actividad de alcance universal. Las empresas lo emplean ante la realización de transacciones comerciales sin discriminar tipo o magnitud de las mismas. El contrato es considerado un fenómeno económico consistente en una acción voluntaria de los interesados donde se pone de manifiesto de mutuo acuerdo bajo qué condiciones se realizará un negocio.

El Estado cubano exige a los empresarios el desarrollo de las relaciones comerciales sobre la base de contratos que definan de mutuo acuerdo las condiciones para la realización de las operaciones comerciales y sirva de instrumento jurídico ante los órganos competentes cuando tenga lugar el incumplimiento de lo que en él se establece.

Este trabajo se desarrolló en la Empresa de Muebles GEDEMAX, que se dedica a la fabricación y comercialización de muebles con destino a las inversiones del turismo, las tiendas de recuperación de divisas, los Programas de la Revolución y demás instituciones del país.

El mismo tiene como objetivo valorar el proceso de contratación económica en la empresa de muebles GEDEMAX a partir de la revisión de esta actividad y analizar en que medidas se afecta el resultado económico de la organización.

En la elaboración de este trabajo se utilizó bibliografía actualizada sobre el tema y se revisaron algunos trabajos similares realizados en otra empresa del país. Como técnicas de investigación para la recopilación de datos se utilizó la entrevista a especialistas de la empresa y de otras instituciones de la provincia, la revisión de documentos y la observación a todo el proceso de contratación.

La utilización de la información que revela este trabajo puede contribuir al perfeccionamiento de la actividad de contratación económica de la Empresa y con ello a revertir en alguna medida el efecto negativo que hoy provocan aspectos que aquí se analizan.

DESARROLLO

1.1 Fundamento Teórico

El contrato económico, es el medio jurídico mediante el cual se establecen las relaciones económicas patrimoniales, de cooperación y de índole no patrimoniales, entre las organizaciones económicas que operan en la economía nacional. El contrato económico, más que un instrumento formal, es una relación jurídica, un acuerdo de voluntades, del que surgen derechos y obligaciones, entre dos o más sujetos económicos. El establecimiento de relaciones económicas patrimoniales, a través de contratos económicos (incluidas las que respondan a pedidos centralizados por el estado), deberá servir de base para que las organizaciones económicas establezcan para si, un plan económico real, respaldado jurídicamente.

Los contratos, influyen en el cumplimiento del plan y su incumplimiento, por alguna de las partes, incide en los resultados económicos de las organizaciones; en la observancia de la calidad requerida para los productos y/o servicios; en la disciplina tecnológica, etc., para lograr todo lo anterior, tendrán que existir las garantías legales, para la efectividad de la responsabilidad contractual.

El establecimiento de contratos económicos, por las organizaciones económicas, y el uso de todo lo que se deriva de esta institución, constituye una necesidad de los sujetos económicos, que evita las formalidades y por ello, tiene que ser parte importante del sistema económico. Es una institución autónoma, que depende, una vez concertado, sólo de la voluntad de las partes contratantes.

1.2 Características fundamentales de la contratación económica

1. Todas las entidades con personalidad jurídica y las unidades empresariales de base, expresamente autorizadas a firmar contratos por la organización que las crea, que se encuentran aplicando el perfeccionamiento empresarial, están obligadas a materializar sus relaciones a través de contratos económicos de diferentes tipos (servicios, suministros, laborales, compraventa, seguro, arrendamiento, consignación, ejecución de obras, transporte, etc.).

2. El objeto del contrato debe elaborarse de forma tal, que aparezcan claramente formuladas las prestaciones que lo conforman y los requisitos que deben reunir éstas para su cumplimiento.

3. El punto de partida de la producción de bienes y servicios, en la gestión empresarial será la demanda concretada en relaciones contractuales.

4. Deberán establecerse rangos de aprobación, que permitan la descentralización de esta actividad, con un nivel de aprobación más ágil, sobre todo, en nuevas inversiones.

5. Otorgar autonomía a las partes en el establecimiento de las cláusulas del contrato, buscando sobre todo, se cumplan los términos de entrega y la calidad en este orden, se establecen formas de pago y plazos de entrega, mutuamente ventajosos, que permitan se desarrolle la iniciativa entre las partes y la seriedad en el cumplimiento de las obligaciones, siempre y cuando existan las garantía legales para esta actividad.

6. En este sentido, pueden establecerse determinadas garantías bancarias y préstamos para producciones; penalizaciones por incumplimiento de los parámetros de calidad u otras causas o bonificaciones por prontas entregas, que permitan lograr una mayor eficiencia.

7. En caso de incumplimiento deberá proveerse de facultades para negociar o conciliar determinadas medidas y/o indemnizaciones y reservar la vía judicial, establecida como ultima alternativa. De utilizarse esta, deberá asegurarse la efectividad de sus actos.

8. Para las contrataciones mercantiles internacionales, se deberá mantener centralizada esta facultad en las entidades autorizadas.

El contrato de compraventa es el documento más importante que se utiliza en el comercio, dando lugar a la transmisión de la propiedad, la posesión o tenencia y al uso y disfrute de los bienes. Surge mediante el consentimiento de dos personas naturales o jurídicas, bilateralmente porque es un documento firmado por dichas personas y delimita la responsabilidad de ambos.

Los contratos son oneroso porque dan lugar a costos y gastos que son amparados monetariamente, conmutativo porque existen dos responsabilidades y obligaciones mutuas y traslativo de dominio porque lleva implícito la transmisión de propiedad. Al cerrarse una negociación, ante todo se debe tener en cuenta que los parámetros de las ofertas aceptadas deben aparecer íntegros en la letra del contrato, estableciendo entre sus principales cláusulas:

Los sujetos, el objeto y las causas que da nacimiento al contrato.
La facultad de los sujetos en la firma del contrato, así como sus señas particulares como son la personalidad, domicilio y generalidades de cada uno.
Requisitos que debe reunir al objeto tales como: bienes, muebles, o inmuebles, etc.
Los precios, la forma y modo de pago, la moneda.
Los riesgos, gastos y responsabilidades durante la entrega y transportación de los bienes, los cuales se deben pactar, teniendo en cuenta que el riesgo cae sobre el propietario de la mercancía o producto
Una cláusula que se debe pactar siempre es la fuerza mayor caso fortuito, por la importancia que tiene en la ejecución de un contrato definir cuando los incumplimientos son intencionales y cuando no.

2.1 La Contratación Económica en la Empresa de Muebles GEDEMAX

En la Empresa se realizan diferentes tipos de contratos, entre ellos aparecen los contratos de empleo, servicios, suministros y de compra ventas.

El contrato da la posibilidad a ambas partes de acordar todos los detalles relacionados con la operación comercial: se precisan derechos, obligaciones, responsabilidades, se acuerdan términos, condiciones y plazos para el cumplimiento de todas las obligaciones de las partes. El contrato recoge también forma, medios y oportunidad de pago.

Para realizar este trabajo se revisaron 35 contratos de Compra Venta firmados por GEDEMAX durante el año 2008, estos representan un 25% del total de contratos firmados en ese período. Se observó, en la mayoría de los casos que los contratos cumplen con las exigencias en materia de contratación, los mismos recogen los aspectos que técnicamente debe contener un documento de este tipo. Se conoció también que en la Empresa no se efectúan ventas si previamente no se ha elaborado un contrato que ampare esa operación comercial.

Algunos aspectos que se evidenciaron durante la revisión efectuada:

- En la cláusula de lugar y condiciones de la entrega no siempre se fijan los horarios, los sitios, lugares de destinos y bajo que circunstancia se efectuará la entrega.

- En la cláusula que define la calidad del producto debe consignarse la responsabilidad que asume el comprador por haber sometido al producto a uso o prácticas no compatibles con las características del mismo.

- Cuando se definen las formas de pago se debe especificar si los pagos serán fraccionados, el instrumento de pago que se utilizará, se deben fijar los porcientos de recargo en caso de mora.

- Según los contratos revisados no se emplean otros instrumentos de pagos que distintos al cheque nominativo (letras de cambio, transferencia) que pudieran facilitar el cobro de la producción vendida.

Durante el intercambio realizado con los especialistas de la Dirección de Economía se pudo conocer que la Empresa de Muebles GEDEMAX atraviesa por una difícil situación financiera, por esa razón se solicitaron los Estados Financieros y se comprobó la veracidad de la información revelada por los especialistas.

En la revisión del Expediente Único de Auditoria se observó también que en varias ocasiones los auditores actuantes reflejan las indisciplinas en la gestión de cobros y pagos dado el monto elevado que existe en cuentas por cobrar.

Ante esta situación se retomaron nuevamente los contratos y se detectó que la cláusula de los contratos que se incumple con mayor frecuencia es la relacionada con las formas y condiciones de pago. En ella se definen los día de crédito otorgado por el suministrador al cliente para el pago de los productos entregados, que como regla no deben ser más de 30 días. Los incumplimientos reiterados por parte de los clientes ocasionan una grave situación financiera a la Empresa.

2.2 Efecto negativo en el Resultado económico de la Empresa.

Los Estados Financieros revelan que al cierre del primer trimestre del 2008 la Empresa cierra con un total de 2127.5 MP en cuentas por cobrar y de ellas 1749.5 MP fuera de término, con un ciclo de cobro a más de 60 días y la disponibilidad de efectivo en $ 0.18 cuando el valor óptimo está entre $ 0.30 y $ 0.40, lo que revela la imposibilidad de cumplir las obligaciones a corto plazo pues el dinero resultante de su gestión aparece en cuentas por cobrar.

Esta situación trae como resultado:

o Falta de liquidez.
o Incumplimiento de las obligaciones contraídas con proveedores de materias primas.
o Atraso en los suministros a falta de disponibilidad de efectivo oportunamente.
o Necesidad de solicitar créditos al banco para la compra de materias primas.
o Incremento de pago por concepto de interés.
o Penalizaciones.
o Gastos adicionales asociados a la gestión de cobro.

2.3 Medidas adoptadas por la Empresa.

La Empresa ha adoptado una serie de medidas en función de resolver el problema creado, entre ellas están:

- La conciliación de las cuentas por cobrar fuera de término con los clientes deudores, estableciendo el compromiso de pago.

- La negociación de la deuda con la dirección de las empresas deudoras.

- El análisis de la situación financiera en los Consejos de Dirección.

- La presentación de cada negocio al Comité de Contratación para su análisis antes de la firma del contrato.

Se pudo constatar que la empresa elabora los contratos con todos sus elementos ante cada operación comercial, mantiene una información financiera actualizada que le permite realizar análisis, trazar estrategias y emprender acciones para el cobro de sus ventas.

2.4 Otras observaciones realizadas.

Si la empresa no cambia su estrategia para resolver los problemas que se presentan en relación con las cuentas por cobrar, la situación financiera se puede tornar insostenible, se incrementarán los gastos por pago de intereses, por interrupciones en los procesos productivos, por incumplimiento con otros clientes, etc.

La información financiera actual refleja que las gestiones realizadas no son suficientes, es evidente que la dirección general de la empresa ha obviado los instrumentos legales establecidos en el país para aplicarlos en casos como este.

El submayor de las cuentas por cobrar indica que existen un total de 40 clientes con deudas fuera de término, sin embargo, las reclamaciones realizadas solo se han presentado ante las propias empresa deudores o su organismo superior, no aparece en ningún caso una demanda legal ante el tribunal correspondiente. Tal situación refleja insuficiencias y falta de efectividad en las gestiones realizadas.

La empresa esta ejecutando innumerables acciones en función de cobrar sus ventas, sin embargo, la mayoría de estas son mucho más costosas que la aplicación de los instrumentos legales vigentes. No se trata de limitar o desaprovechas todas las acciones de carácter operativo que se efectúan en función del cobro, pero los resultados en la gestión indican que hay que acudir a otras vías de solución para resolver esta problemática.

Los contratos económico que se elaboran en la empresa presentan las insuficiencias detectadas en la revisión, ya señaladas anteriormente, pero a pesar de ello, las condiciones pactadas en los mismos pueden garantizan a través de un proceso legal ante los tribunales la recuperación del efectivo que hasta hoy está en manos de algunos cliente.

CONCLUSIONES

1.- Se viola reiteradamente la cláusula de condiciones y forma de pago que aparece en los contratos económicos.

2.- El incumplimiento en la cláusula señalada provoca la difícil situación financiera que atraviesa la Empresa.

3.- Las gestiones realizadas por la Empresa para el cobro de sus ventas son insuficientes.

4.- No se hace uso del contrato como instrumentos legal para reclamar el ante los tribunales por el incumplimiento de las condiciones pactadas en el mismo.

BIBLIOGRAFÍA

1. Bayos Sardiñas M. y Benítez Miranda A., Diccionario de Términos Económicos.

2. Colectivo de autores. Derecho de Contratos. TI ; I Edición.

3. Código de Comercio de la República de Cuba.

4. Moreno, Las Finanzas en las Empresas, Editado por el Ministerio de Educación Superior.

5. Pérez G. Luis y Rodríguez F. Félix, Análisis de la Situación Financiera de la Empresa. Editorial Pueblo y Educación 1986.

Ing. Benedicto E. Ríos García

Especialista en actividades económicas.

Lic. Ana Iris Aguilera Carralero.

Especialista en actividades económicas.

katiahmarrobault.edu.cu 

Cuba. Las Tunas.

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