Control interno de mercancías en una cadena extrahotelera

El presente trabajo se desarrolló en la Cadena Extrahotelera X, encaminada a la problemática del control interno, En las unidades y puntos de ventas donde se realizan en muchos de ellos, la introducción de mercancía, la cual ocasiona afectación económica a la empresa y se deteriora la imagen de la empresa y la moral de los trabajadores dotando al personal que se dedica a la realización de inspecciones y al control interno, de la herramienta adecuada que le permita identificar de forma directa y rápida, los subterfugios que se utilizan para la introducción de mercancía.

Introducción

Nuestro país se encuentra inmerso en la lucha por alcanzar el desarrollo de la economía y para lograrlo, los esfuerzos propios son la pieza angular en todo el diseño y la ejecución de la política económica; y esta no se puede materializar sin el fortalecimiento del control económico y administrativo en las entidades, además se debe lograr la máxima transformación y calidad de la información económica administrativa.

Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tienen que preparar los procedimientos integrales, los cuales forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control, autocontrol y objetivos que propicien el cumplimiento de la función empresarial.

El sistema de control interno además de ser una política de gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa en el camino de modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.

El surgimiento del Control Interno tiene una vieja e interesante historia. Algunos estudiosos afirman que la necesidad del control está unida al nacimiento de la Contabilidad, por lo que podemos plantear que la función contable es también una función de control. Se encuentran evidencias de control en civilizaciones tan antiguas como las de China, Babilonia, Grecia y Egipto. Los dirigentes de estas civilizaciones usaban la contabilidad para conocer el costo de la mano de obra y de los materiales usados en la construcción de estructuras de las grandes pirámides.

El ritmo del desarrollo de los sistemas de control interno aumentó durante la Revolución Industrial, cuando las economías de los países desarrollados comenzaron la producción a mediana y gran escala de bienes. Hasta ese momento el precio de las mercancías se había fijado sobre la base de lo que el gerente pensaba era su costo, pero la mayor competencia exigió de los comerciantes adoptar sistemas de control más sofisticados e integrales que respondieran a los intereses de los dueños.

Por mucho tiempo el alcance del sistema de Control Interno estuvo limitado a las áreas económicas, se hablaba de Control Interno y se tenía la cultura de que era inherente a las actividades de contabilidad y finanzas; el resto de las áreas operacionales y de hecho sus trabajadores no se sentían involucrados. No todos los directivos de las organizaciones veían en el sistema de Control Interno un instrumento de gestión capaz de ser utilizado para lograr la eficiencia y eficacia de las operaciones que se habían propuesto.

Las funciones de control interno, tal y como se manifiestan desde inicios de la década del noventa, eran prácticamente desconocidas hace unos cien años. Sin embargo queda claro que algunas medidas de control implementadas en algún momento por los hombres de negocios antiguos han sido descriptas en la historia de la humanidad. Siendo cierto la afirmación de collin y Valín al manifestar que la noción de control interno es tan antigua como la contabilidad. Hay información de que en 1280 el PAPA Nicolás II hacia levantar por su notario un duplicado de todos las recaudaciones y de los pagos. Con el fin de verificar la exactitud y el rigor del trabajo de sus propios administradores.

Los romanos cumplían en aquella época tan antigua unos de los requisitos inherentes a todo sistema de control interno, como el de la división de las responsabilidades.

Mientras que la autorización de los gastos y de los impuestos era de responsabilidad del senado romano, los fondos eran custodiados por los administradores de la asamblea legislativa.

Durante varios años, al consultar a diferentes autores sobre la definición de control interno, hemos apreciado cierta falta de uniformidad a pesar de que en la mayoría de los casos se ha tomado como referencia la definición de control dada por los organismos con reconocida autoridad en la materia entre los que se encuentran el (AICPA) la definición de control que da la AICPA ha pasado por diversas revisiones evolucionando y ganando en profundidad en cada una de ella veamos a continuación diferentes definiciones sobre control interno antes de llegar en las cercanías del advenimiento del nuevo siglo: Fowler Newton define el control interno como * el conjunto de elementos, normas y procedimiento destinados a lograr a través de una efectiva planificación, ejecución y control del ejercicio eficiente de la gestión para el logro de lo fines de la organización.

Por sus partes Holmes considera el control interno como una función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos y ofrecer seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización. Estos objetivos han de lograrse mediante los controles de procedimientos internos de las empresas. Gómez Morfin define: el control interno comprende el plan de organización de todos los métodos y procedimientos que informa coordinadas se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos , verificar la responsabilidad y confiabilidad de su información financiera , promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia a las políticas pesquitas por la administración.

Esta definición ha sido asumida por los institutos de auditores internos de México. La definición clásica de 1947 del AICPA ha sido una de las más ampliamente aceptadas y dice: El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos coordinados que se adoptan en el seno de un negocio para salvaguardar los activos , comprobar la exactitud y fiabilidad de los asientos contables , procurar la eficiencia operativa y alentar la observación de las políticas ejecutivas prescritas un….. Sistema se extiende más allá de las materias relacionadas directamente con las funciones de los departamentos de contabilidad y finazas.

Queda claro que desde la definición de 1947 los autores han reconocido que el control interno se extiende más allá de las funciones de los departamentos de finanzas y contabilidad. En estas y cada una de las definiciones posteriores se cubre el control interno contable y administrativo y dejan espacio para que otros elementos de la dirección compartan con el control interno el rol de alcanzar los niveles de economía eficiencia y eficacia deseados. En la publicación SIAS, núm. 1 (1983) del Instituto Of. Internal Auditores se define…” es toda acción llevada a cavo por la dirección para favorecer la posibilidad de que objetivos y metas establecidos sean alcanzadas.

La dirección planifica, organiza y dirige la ejecución de las acciones suficientes para proporcionar razonable seguridad de que los objetivos y metas se logren. Así, el control es la consecuencia de una apropiada planificación, organización y dirección por parte de la gerencia “.En la revisión de 1963 del AICPA, en su Statement on auditing procederé AICPA núm. 33(SAP num. 33) se define el control interno como: “El control interno comprende el plan de organización y los métodos adoptados en una empresa para salvaguardar sus activos, comprobar la corrección de sus registros de contabilidad, promover la eficiencia operacional y fomentar las normativas empresariales establecida.”

Esta definición es más amplia al considerarlo el medio para que la administración obtenga la protección, control e información necesaria para dirigir la empresa eficazmente como dice el instituto Censores Jurados De Cuentas de España.

En Cuba se define el Control Interno por el Ministerio de Finanzas y Precios como el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal se una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes:

• Confiabilidad de la Información
• Eficiencia y Eficacia de las Operaciones
• Control de los recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad.
• Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas, establecidas.

El control interno que está establecido en todas las empresas, juega un papel fundamental, cuando se le da cabal cumplimiento, con el objetivo de evitar afectación económica, violaciones e indisciplinas que deterioran la imagen del lugar y la moral de los trabajadores.

En las unidades de La Empresa Extrahotelera X, las cuales están diseminadas por todo el territorio, se propicia la introducción de mercancía, para su comercialización ilícita, por ello, es primordial dominar las acciones u omisiones de los trabajadores, para llevar a cabo esta actividad.

Desarrollo

Posibles Violaciones Con La Caja Registradora

Está reglamentado que en las unidades y puntos de ventas de la Empresa X, se realicen las operaciones de ventas en cajas registradoras, las cuales contribuyen a lograr un mejor control interno. No obstante se pueden cometer toda una serie de violaciones, con el objetivo de vulnerar este sistema, entre los que se destacan.

• Colocar la caja registradora en una posición que no salga el comprobante de la cinta auditora que se le entrega al cliente, con el objetivo de no dejar la evidencia de lo que registró en la caja ante el cliente.
• Al notar la presencia del controlador, el dependiente va rápidamente a la caja registradora y realiza alguna operación, sin haber cliente, lo cual indica que en ese momento registró en caja los productos dejados de pasar. El controlador debe ir de inmediato a la caja y ver el comprobante de la cinta para chequear los productos reflejados. Si no sale el comprobante, hay que ir a la cinta auditora interior y comprobar cuál fue la operación registrada y la hora en la que se ejecutó.
• No introducir en la caja registradora los productos vendidos, con el objetivo de introducirlos posteriormente.
• Realizar devoluciones de productos en la caja registradora, sin haberlos vendidos en ese momento.
• Realizar operaciones en la caja registradora sin haber vendido ningún producto. Hay que tener presente que todas las operaciones que se realizan en la caja, son recogidas en la cinta auditora, con el número de orden y la hora. Esta cinta auditora es la que hay que revisar al concluir el turno de trabajo, por contadoras o administradores.

Posibles Violaciones Cuando No Existen Cajas Registradoras

Cuando en las instalaciones no existen cajas registradoras, por alguna causa, el director de la empresa, elabora un documento, autorizando las ventas, para lo cual hay que habilitar un talonario que se debe entregar por las contadoras a los dependientes o administradores, con todos los datos legales que recoge el control interno.

En estos talonarios, se pueden producir toda una serie de acciones u omisiones, con el objetivo de facilitar la introducción de mercancía, tales como:

1. No situar el número de folio consecutivo en el modelo.
2. Registrar la mercancía vendida en hojas sueltas, sin ningún control.
3. Dejar líneas en blanco en los modelos, al reflejar las ventas de los productos, para si llega algún control sorpresivo, reflejar en esas líneas, mercancía que no anotaron en el momento de la venta.
4. No reflejar la mercancía que venden en el momento en que lo hacen, pretextando que se les olvidó.
5. No reflejar en línea descendente uniformemente las ventas de algunos productos, para si llega algún control, de forma rápida agregar el producto dejado de vender, ejemplo: 4 cerveza Bucanero 4.00 cuc, si ha dejado de anotar la venta de 40 cervezas, solo tiene que agregar de forma rápida el número 4 en cada lugar o sea, 44 cervezas, 44.00 cuc.
6. No reflejar la suma del total de la nota, cuando esta se termina, con el fin de agregar nuevos productos, en el momento deseado, ya que generalmente, en las unidades no se venden productos por grandes cantidades.
7. Le dan de baja a productos ya vendidos y reflejados en la nota
8. Saltan los números consecutivos que tienen los talonarios, para desaparecer las ventas de mercancía que convenga y luego pretextan que el consecutivo estaba saltado de un número a otro.
9. Intercalan en el número consecutivo del talonario, uno que no tiene numeración y en el mismo reflejan las ventas deseadas y ponen como pretexto que fue sin numeración.
10. No reflejar en el talón de los productos vendidos y si son sorprendidos por los controladores, plantean el pretextos del olvido.
11. No reflejarla venta en el talonario, de las cervezas dispensadas, con el objetivo de reponer el tonel, cuando se termina de vender.

Aspectos A Verificar En La Unidad

Es importante que el controlador llegue de forma sorpresiva a la instalación y observe rápidamente las acciones y los movimientos que realizan los dependientes, con el fin de detectar las posibles violaciones cometidas del control interno. De inmediato tiene que sacar la cinta de la caja registradora, para poder realizar el arqueo y apoderarse del talonario de venta. Esta acción neutraliza la enmienda que quieran realizar los dependientes.

1. Sacar la cinta de la caja registradora, donde aparece el total de las ventas y de cada producto.
2. Realizar el arqueo de la caja, sin tener contacto con el efectivo y desglosando las cantidades de billetes y monedas. Comparar después con el total vendido. Si va a realizar un segundo conteo, por descuadre, hay que tener presente que pueden retirar efectivo o colocarlo, de forma ágil, por parte del dependiente.
3. Hay que revisar si el Inventario Para la Venta (IPV) tiene folio, si tiene el consecutivo, si está firmado y aprobado.
4. Hay que contar la mercancía vendida, la que está en existencia y la reflejada en el IPV. Hay que tener presente que las cajas de bebidas pueden estar incompletas y que en las estibas de cajas de cervezas, pueden faltar algunas en su interior.
5. Hay que controlar si el número de lote de la mercancía, coincide con el recogido en el control. Cuando existe mercancía que no está controlada, es una evidencia de su introducción. La mercancía debe ser controlada a través del No. lote por el administrador, para evitar que el dependiente pueda reflejar números de lotes, de mercancía que haya introducido, como ha ocurrido. Esta introducción de mercancía, solo se detecta, cuando se controlan las facturas del producto recibido en la unidad, con la cantidad reflejada en el control de lote.

Violaciones Que Se Cometen Con Productos Comestibles.

1. No utilizar los modelos establecidos para realizar su venta
2. Modelos pedido A sin el folio consecutivo
3. No llenar el pedido A cuando se atiende al cliente
4. No coincidencia del producto reflejado en el pedido A, en el original y la copia.
5. Agregar productos en el modelo A, después de vendido.

Cuando se inspecciona la instalación, de inmediato hay que apoderarse del pedido A y verificar si se ha violado algunos de los aspectos antes reflejados.

Cuando se comprueba el pesaje de los productos en existencia, hay que tener presente la merma por descongelación y que alguna cantidad de productos, puede ser retirada del lugar, sin que el controlador se percate.

Hay que realizar una minuciosa observación y revisión de los posibles lugares donde se pueda ocultar alguna mercancía.

Hay que observar si se consume algún producto por clientes, que no estén en IPV, así como la verificación del gramaje del producto que se oferta

Otros Aspectos A Tener En Cuenta

La introducción de mercancía en las unidades se produce de varias formas.

1. El propio dependiente la lleva a la unidad en su mochila, cuando va a recibir el turno.
2. Se guarda la mercancía en lugar cercano a la unidad y en dependencia a como se vayan desarrollando las ventas, le piden a sus colaboradores que le lleven determinada cantidad, en mochilas, cajas u otros.
3. El dependiente, en ocasiones, con algún pretexto se ausenta de la unidad, para ir a comprar determinada mercancía, que luego introduce.
4. En ocasiones hay personas que van a la unidad y le ofertan al dependiente, determinada cantidad de productos.

El enfrentamiento a esta indisciplina, debe ser sistemático y enérgico, por todos los factores de la empresa, realizando controles profundos y preparando al personal que los va a realizar, para que se obtengan resultados positivos.

La realización del trabajo preventivo profiláctico por todos los factores de la empresa y el trabajo hombre a hombre, debe ser priorizado por la dirección de la empresa con vista a evitar en lo posible, los males que esto provoca. En la batalla contra la introducción de mercancía juega un papel importante la presencia de los directivos en las unidades, la mayor cantidad de tiempo posible y en los horarios más factibles, así como realizar controles sorpresivos a las ventas, arqueo de caja y conteo de los productos, lo que en muchas ocasiones no se realiza.

Los indicios reflejados, han sido producto al trabajo directo realizado en las unidades durante varios años y las diversas comprobaciones efectuadas en diferentes horarios de día y de noche, donde se han detectado introducción de mercancía y muchas más que se han frustrado, por la acción directa.

Conclusiones

El trabajo del controlador es fundamental para enfrentar estas indisciplinas y evitar el daño que se ocasiona a la empresa.

Bibliografía

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2- Manual del sistema Nacional de Contabilidad. (finanzas al día).
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5- Holmes, a, w., 1970. Auditoía (principios y procedimientos), UTEHA, México
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9- Almela, b, 1983, control auditoria internos, colegio de economistas de España.
10- Ministerio de Finanzas y precios, Resolución 297, 2003 “ definiciones del Control interno”
11- Indicaciones del Director de la Empresa Extrahotelera X.