El informe de auditoría interna

El Informe constituye la etapa final del proceso de Auditoria, en el mismo se recogen todos los hallazgos detectados y el soporte documental para sustentar el dictamen emitido. Este Informe es escrito siempre para terceros que constituyen los clientes, independientemente del tipo de Auditoria que se realice, de ahí la importancia concedida al mismo y a los requerimientos que debe cumplir. En este Capítulo se establecen criterios para la presentación de los mismos.

La auditoría interna, definida por el Ministerio de Auditoría y Control como:
“un proceso sistemático, practicado por los auditores de conformidad con normas y procedimientos técnicos establecidos, consistente en obtener y evaluar objetivamente las evidencias sobre las afirmaciones contenidas en los actos jurídicos o eventos de carácter técnico, económico, administrativo y otros, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones, las disposiciones legales vigentes y los criterios establecidos.” (1)

La Auditoría Interna es aquella que se practica como instrumento de la propia administración encargada de la valoración independiente de sus actividades.

Constituye por ende una actividad estratégica ya que por medio de su eficaz accionar permite reducir pérdidas, entre las que se encuentran: gastos del auditor, costos e improductividades del auditado. Su producto se ve revelado a través de los informes y recomendaciones.

Miranda, considera como la más simple definición “un Informe es una presentación objetiva e imparcial de los hechos”. (2)

Esencialmente un Informe es más o menos un documento oficial que presenta los hechos para la información de determinados usuarios interesados. Este resume investigaciones y análisis y los hechos pueden llevar a conclusiones y Recomendaciones que representan una cuidadosa y considerada opinión. Requiere por tal razón de una cuidadosa y exacta presentación, ya que la información que proporciona puede determinar futura acción.

Los hechos deben ser exactos y completos, fáciles de localizar y además necesitan ser interpretados, porque estos informes deben ser claros, precisos, oportunos y eficientes en cuanto al uso de recursos.

Los directivos a los cuales van dirigidos tales informes disponen cada día de menos tiempo, o para decirlo de otra manera para una misma cantidad de tiempo tienen cada día una mayor demanda de actividades. Ante ésta situación, los auditores internos se ven en la imperiosa necesidad de ser, como antes se expresó, claros, concisos, oportunos y aprovechar al máximo los recursos.

Meigs, sobre la importancia del informe del auditor expresa “la preparación del informe de auditoría constituye el último paso de los necesarios para completar el examen”. (3) es “la expresión de un dictamen independiente y experto es el servicio más importante y valioso que presta la profesión de auditoría”. (4)

¿Cómo lograr lo antes expuesto?

Cambiando radicalmente la manera de hacer y exponer las observaciones y recomendaciones. Ya no hay tiempo ni recursos para destinar a la preparación de tediosos y largos informes, como así tampoco dedicar excesiva cantidad de tiempo en la lectura y análisis de los informes por parte de los directivos o funcionarios a los cuales van dirigidos.

Los auditores deben redactar sus informes con el mayor cuidado y consideración. El informe es el único aspecto del trabajo del auditor que el ve el público y es probable que por este informe se juzgue la competencia del auditor y del mismo derive su responsabilidad legal. Al rendir el informe de auditoría se está confiando en una opinión respaldada por su reconocida pericia en contabilidad y en auditoría, así como haber llevado a cabo la auditoría de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, pues éstas proporcionan amplios criterios para redactar informes.

Los informes deben acoplarse: en a la hora de su diseño, al diseño del proceso de controles, inspecciones y papeles de trabajo, extrayendo de los papeles de trabajo los resultados y observaciones, y las mismas pueden ser volcadas directamente a las Notas Memorias ( Resúmenes) y de éstas al Informe.

Ahora bien, ¿qué características deben tener dichos informes?

El informe parte de los resúmenes de los temas y de las Actas de Notificación de los Resultados de Auditoría (parciales) que se vayan elaborando y analizando con los auditados, respectivamente, en el transcurso de la auditoría.

A partir de las orientaciones del jefe de grupo y lo que se dispone en su Organización de Auditoría Interna, el auditor va preparando en el transcurso de la auditoría todas las memorias de cada uno de los Temas, utilizando para ello los papeles de Trabajo que constituyen las Notas, la que debe confeccionarse inmediatamente después de concluido el análisis del tema con los dirigentes y funcionarios correspondientes a la Unidad auditada, y de las cuales tomará la propuesta del informe final con los aspectos a considerar en cada tema.

La elaboración del informe final de auditoría es una de las fases más importante y compleja de la auditoría, por lo que requiere de extremo cuidado en su confección.

La capacidad y habilidad del auditor en la redacción del informe, son fundamentales para que este logre sus objetivos y cumpla con los propósitos de ofrecer los elementos que permitan al lector conocer, de forma fácil, los resultados del trabajo realizado por los auditores.

El estilo de redacción es muy propio de cada persona, por lo que es difícil establecer parámetros o reglas rígidas sobre esto; no obstante se debe:

• Evitar la repetición excesiva de vocablos.
• No utilizar siglas o abreviaturas que no hayan sido declaradas previamente; salvo que sean muy conocidas, como: MP, UM, MLP, etc.
• No utilizar términos ofensivos o vulgares
• Utilizar palabras comunes y de uso generalizado.
• Redactar en forma impersonal.
• Utilizar adecuadamente los signos de puntuación.
• En la copia del informe que se archiva en el expediente de la auditoría, se debe señalar, al lado de cada hallazgo, las Referencias del Papel que lo originó dicho señalamiento.

El Ministerio de Auditoría y Control resuelve “Las Normas de Información establecen los criterios para la presentación de los informes elaborados como resultado de los servicios de Auditoría y Consultoría ejecutados a cualquier nivel”. (5)

Forma y contenido

Los auditores internos deben preparar informes por escrito para comunicar los resultados de cada servicio de Auditoría y Consultoría prestado en su organización.

El informe debe incluir:

• los objetivos de la Auditoría Interna, su alcance y metodología;
• exponer con claridad los hallazgos significativos y sus conclusiones; y
• declarar que la Auditoría Interna se realizó de acuerdo con estas normas.
• los informes por escrito son necesarios para:

1. comunicar los resultados de la Auditoría Interna a los dirigentes y funcionarios que correspondan de los niveles de dirección facultados para ello;
2. reducir el riesgo de que los resultados sean mal interpretados; y
3. facilitar el seguimiento para determinar si se han adoptado las medidas correctivas apropiadas.

Formato general de los informes de Auditoría y criterios generales de contenido.

Presentación de Informe de auditoría

Encabezamiento

El informe debe contener en su formato, al menos, los datos siguientes:

• Nombre de la organización a la que pertenece la:
  — Unidad Central de Auditoría;
  — Unidad de Auditoría Interna;
  — el Grupo de Auditoría Interna; o
  — el Auditor Interno.
• Orden de trabajo No.: Para registrar el número de la orden que autoriza la ejecución de la Auditoría.
• Entidad: Se expresa el código (si lo tiene), nombre y dirección.
• Subordinada a: Se expone el nombre del órgano, organismo, unión, empresa, grupo empresarial, etc., al que está subordinada la entidad.
• Tipo de Auditoría: Se clasifica el servicio realizado, de acuerdo con los objetivos fundamentales que se persigan.
• Fecha de inicio: Fecha en que comienza la ejecución de la Auditoría.
• Fecha de terminación: Fecha en que termina la ejecución de la Auditoría en la sede del sujeto de la misma.
• Responsable: Nombre del auditor interno debidamente registrado y que funge como jefe de la Auditoría.
• Después de los datos antes consignados, se titula el documento con el nombre de

Los auditores deben preparar informes por escrito para comunicar los resultados de cada servicio de Auditoría y Consultoría prestado en su organización.

El informe debe incluir:

• los objetivos de la Auditoría, su alcance y metodología;
• exponer con claridad los hallazgos significativos y sus conclusiones; y
• declarar que la Auditoría se realizó de acuerdo con estas normas.

Los informes por escrito son necesarios para:

• comunicar los resultados de la Auditoría a los dirigentes y funcionarios que correspondan de los niveles de dirección facultados para ello;
• reducir el riesgo de que los resultados sean mal interpretados; y
• facilitar el seguimiento para determinar si se han adoptado las medidas correctivas apropiadas.

El Formato general de los informes de Auditoría y criterios generales de contenido, debe ser uniforme, y cumplirse en todas las Auditorías que se realicen.

Por su forma y contenido consta de:

Introducción

En esta sección del informe se consigna lo siguiente:

• una breve caracterización de la organización auditada referida a las principales actividades que desarrolla y otros aspectos que puedan resultar de interés;
• los objetivos de la Auditoría, así como las causas de incumplimiento de alguno de los objetivos previstos;
• el alcance debe expresar la profundidad y cobertura del trabajo que se haya realizado para cumplir los objetivos;
• la declaración en el informe de que la Auditoría se realizó de conformidad con estas normas; si es necesario modificar esa declaración cuando no se haya cumplido con las normas que sean de aplicación, el auditor interno debe modificar la declaración para manifestar una salvedad, e incluir en el alcance las causas del incumplimiento de forma clara, concisa y comprensible; y
• las limitaciones en el alcance pueden estar relacionadas, entre otras, con situaciones como las siguientes:

1. imposibilidad de aplicar determinado procedimiento previsto en el programa de trabajo diseñado, que se considere necesario o deseable;
2. inadecuados registros primarios de la información;
3. políticas contable-económico-financieras y de otro tipo, no acordes con la legislación aplicable vigente.

• La metodología debe explicar claramente los programas de trabajo diseñados, las técnicas que se han empleado para efectuar los análisis requeridos y obtener la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la Auditoría; y
• el informe se dirige al máximo nivel de dirección al que está subordinado el auditor interno.

Conclusiones

En esta sección se deben tener en cuenta los criterios generales siguientes:

las conclusiones son deducciones lógicas basadas en los hallazgos de los auditores; la fuerza de las conclusiones de los auditores depende de lo persuasivo de la evidencia de los hallazgos y lo convincente de la lógica usada para formular dichas conclusiones;

no deben constituir la repetición de lo consignado en la sección Resultados del propio informe, sino una síntesis de los hechos y situaciones fundamentales comprobadas; cuidando de incluir un hecho o hallazgo que no haya sido reflejado en otra sección del informe;

debe reflejarse, de forma general, las causas fundamentales que originaron el error, irregularidad o fraude planteado, así como las consecuencias directas e indirectas que pudieran derivarse de estos hallazgos; y

se expone la calificación otorgada de acuerdo con los resultados del servicio de Auditoría ejecutado. Esta calificación debe ser lo más objetiva posible, observándose el procedimiento establecido en la legislación vigente.

El Ministerio de Auditoría y Control establece “criterios generales para La calificación general del Sistema de Control Interno que se consigna en el informe, el que debe corresponderse con el análisis pormenorizado del total de los hallazgos verificados; no se determina por los que más se repiten, ni por promedio; sino atendiendo a la importancia de éstos y su incidencia en el cumplimiento de los objetivos del Control Interno que se establecen en la legislación vigente; (6) referidos a:

• confiabilidad de la información financiera y de otro tipo que emite;

• eficiencia y eficacia en las operaciones y actividades que desarrolla;

• cumplimiento de las disposiciones jurídicas que le son aplicables; y

• control de los recursos disponibles (humanos. materiales y financieros).

Se otorga una calificación por los resultados alcanzados referidos al control interno, (contable y administrativo) y otra adicional, cuando se trate de auditoría de Gestión, Financiera, Seguimiento o Recurrente.

Las calificaciones que se otorgan para la evaluación del control interno (contable y administrativo) son:

• Satisfactorio

Cuando se cumplen todas las disposiciones establecidas y se aprecia que el ambiente de control es favorable.

Pueden existir algunos errores contables dentro del año fiscal pendientes de ajuste, pero que no distorsionan los resultados de la entidad.

• Aceptable

Cuando las deficiencias encontradas en el control interno (contable y administrativo) son de menor gravedad y de fácil solución, o hasta el momento no han incidido en el control de los recursos y de producirse alguna irregularidad, sería fácilmente detectable por la entidad.

Pueden existir errores contables que corresponden o no al año fiscal, pero no determinan en los resultados de la entidad.

• Deficiente

Cuando existe violación de Principios Elementales de Legalidad y de Contabilidad Generalmente Aceptados, así como de control, que pueden afectar los recursos de la entidad; no se detectan graves irregularidades en el control de los recursos, pero están creadas las condiciones para que ello ocurra, o exista errores contables y algunos atrasos en el registro de los hechos económicos, que determinan en los resultados de la entidad.

• Malo

Cuando hay incumplimientos graves de los principios de legalidad, control y procedimientos que pueden propiciar o han propiciado la comisión de hechos delictivos con impunidad.

Existen violaciones de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, atrasos de consideración en el registro contable de los hechos económicos y errores contables que corresponden al año fiscal anterior, que no han sido ajustados. Todo ello implica distorsión de los resultados de la entidad.

Calificaciones adicionales

Estas se otorgan atendiendo a los tipos de auditoría (Gestión, Financiera, Especial y Recurrente o de seguimiento) y son las siguientes:

• Gestión

Evaluar el grado de cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad, dictaminando si lo hace con Economía, Eficiencia y Eficacia, aplicando lo establecido en la Guía Metodológica para la realización de auditorías de Gestión.

• Financiera

Evaluar la razonabilidad de la información contable y financiera expresada en los términos de:

Razonable.- Cuando existen algunos errores contables dentro del año fiscal que no determinan en los resultados de la entidad y la contabilidad es un reflejo fiel de los hechos económicos.

Razonable con salvedades.- Existen algunos atrasos en el registro de los hechos económicos y errores contables que corresponden o no al año fiscal, pero que no determinan en los resultados de la entidad.

No razonable.- Se detectan violaciones de los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y de las normas de valoración y exposición, atrasos en el registro de los hechos económicos y errores contables que determinan en los resultados de la entidad.
Seguimiento o recurrente

Es necesario tener en cuenta que las deficiencias importantes que afectan el control interno o la calidad de la contabilidad, que se reiteran en una auditoría recurrente, deben destacarse en el informe y pueden dar lugar a una calificación de “Deficiente o Malo”, aún cuando ellas por sí solas se mantengan en el rango permisible para una calificación superior.

En este tipo de auditoría, con independencia de la evaluación obtenida, el auditor debe expresar su opinión acerca de la situación que presenta la entidad, con relación a la auditoría anterior, ello debe expresarse en los siguientes términos:

En avance.

En estancamiento.

En retroceso.

Resultados

El auditor debe tener en cuenta los criterios generales siguientes en esta sección:

• a partir de las evidencias suficientes, competentes y relevantes reunidas por el auditor interno para cumplir los objetivos de la Auditoría, el jefe de grupo determina los hallazgos más significativos que deben incluirse en el informe;
• siempre que sea posible, los auditores internos deben incluir información de los antecedentes necesarios de los hallazgos más significativos, que contribuyan a una mejor comprensión del informe;
• los comentarios en el informe deben ser precisos y organizados; reflejando, siempre que sea posible, las disposiciones jurídicas que se incumplen. Los señalamientos se ordenan de acuerdo con los objetivos de la Auditoría, cuidando de agruparlos por temas y, dentro de éstos, por orden de importancia;
• no se incluyen señalamientos vinculados con hechos que no estén debidamente comprobados y recogidos en los papeles de trabajo;
• deben consignarse todos los casos significativos de incumplimientos de las leyes, demás disposiciones y del control interno que se encontraron durante la ejecución de la Auditoría
• se deben cuantificar los hallazgos de Auditoría en todos los casos que sea posible, no sólo aquellas que por su magnitud e importancia sean más significativas. Asimismo, se debe reflejar en cada caso el por ciento que representa la muestra del universo de partidas o artículos que conforman el tema; y
• debe incluirse en el contenido del informe aquellas tablas que por su tamaño lo permitan, de manera de hacer más clara la exposición del informe. En los casos en que éstas sean extensas deben presentarse como anexos al informe;
• en los casos de los servicios de Auditoría, debe consignarse el resultado de la reunión de conclusiones con los dirigentes y funcionarios en los distintos niveles en que se hayan efectuado.
• También se pueden incluir, entre otros, las siguientes cuestiones:

1. los logros importantes de la administración, especialmente cuando las medidas adoptadas en un área pueden aplicarse en otras;
2. cuando cierta información no pueda ser revelada, debe expresarse la naturaleza de la información omitida y las razones que justifican su omisión; y
3. cuando proceda, se comparan los resultados de cada tema, con los obtenidos en el servicio de Auditoría anterior, reconociendo los logros importantes alcanzados o retroceso, de ser éste el caso.

Recomendaciones

Los criterios a tener en cuenta son:

• los auditores deben incluir en el informe sus recomendaciones, a partir de los errores, irregularidades o fraudes detectados durante la Auditoría;
• las recomendaciones son más constructivas cuando se encaminan a atacar las causas de los problemas observa-dos, se refieren a acciones específicas y van dirigidas a quienes deben emprender esas acciones; y
• es necesario que las medidas que se recomiendan sean factibles y que su costo se corresponda con los beneficios esperados.

Despedida

Se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

• en los servicios de Auditoría debe consignarse el término para presentar las discrepancias con el contenido del informe, de existir éstas. El término que se consigne no debe exceder del período establecido en la legislación vigente;
• de igual forma, debe expresar el término para enviar el Plan de Medidas, así como informar al nivel superior la situación que presentan las deficiencias halladas durante la ejecución del servicio. Los términos que se consignen no deben exceder del período establecido en la legislación vigente;
• cuando proceda, debe exponerse una nota de agradecimiento a los dirigentes, funcionarios y demás trabajado-res por la colaboración prestada en la realización de la Auditoría; y
• debe consignarse los nombres y apellidos del Auditor Interno jefe de grupo, cargo, firma y número del Registro de Auditores de la República de Cuba. También debe dejar constancia de su media firma en cada página del informe.

Anexos

Se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

• se relacionan los anexos que se acompañan al informe, cuando sea necesario elaborar éstos; y
• en los casos en que se hayan determinado incumplimientos de la ley, demás regulaciones, principios y normas establecidas o cualesquiera otras acciones u omisiones que afecten la buena marcha de la organización, el auditor interno debe presentar una Declaración de Responsabilidad Administrativa, de acuerdo con la legislación vigente.

Forma de presentación

Cada sección está conformada por determinada información homogénea con un mismo propósito, bien de identificación, como de exposición, y para ilustración se han propuesto lineamientos generales de presentación.

•  En el informe se utilizan hojas 8.5” x 11” (bond blanco), en letra Arial 11 impresas por una cara y a un espacio; dejando dos entre párrafos, o entre éstos y los títulos.
•  Todos lo títulos se exponen en mayúscula y se destacan en “negritas”, alineadas a la izquierda. Siempre que sea necesario, se utilizan plecas como sangría, en el texto del Informe.
•  Las hojas se numeran consecutivamente y se encuadernan por el margen izquierdo.
•  Deben utilizarse las carátulas establecidas para cada tipo de Auditoría.
•  Las tablas en el informe van en arial 9 y sin bordes.
•  Debe ser firmado s sólo por el auditor jefe de la auditoría, quién también debe dejar constancia de su media firma en cada página de dicho Informe.
•  El informe no debe mostrar en su contenido a quien va dirigido, por lo que se confecciona de forma unipersonal, de manera que pueda ser remitido acompañado de una carta dirigida al destinatario que corresponda.
•  En el Acta de Declaración de Responsabilidad Administrativa se relacionan los nombres de los responsables y cada uno de los hechos, aunque se repitan para algunos casos. Además, debe reflejarse el tiempo en el cargo de cada uno de ellos, según nombramiento o contrato.

La calidad de su presentación depende:

•  del cumplimiento del Programa,
•  de la profundidad de la investigación,
•  el reconocimiento de los hallazgos en los correspondientes papeles de trabajo, donde queden expuestos con claridad los problemas encontrados del incumplimiento del proceder y la solución de los mismos,
•  así como el control del tiempo en correspondencia con la planeación efectuada de los objetivos previstos en las mismas

Responsable: Jefe de grupo o Auditor actuante

Riesgos:

1. Que los papeles de trabajo correspondiente a Notas al Informe no expresen razonabilidad para sustentar los hallazgos significativos por los resultados de las comprobaciones.
2. Que los papeles de trabajo correspondiente a Notas al Informe no expresen los resultados lo suficientemente claros, comprensibles y detallados.
3. No cumplimiento de los objetivos de la auditoría, su alcance y metodología.
4. No evaluar correctamente los resultados expuestos, según legislación establecida.
5. No definir las responsabilidades ante los incumplimientos que afecten la buena marcha de la organización.
6. No facilitar el seguimiento para determinar si se adoptan las medidas correctivas apropiadas.
7. El contenido del Informe no es utilizado oportunamente por los responsabilizados e interesados
8. No participación de los directivos y funcionarios facultados, para discutir los resultados del Informe.

Controles:

En la realización de este subproceso de la Auditoría puede ser supervisada en determinados momentos:

a) Durante su elaboración, en la cual pueden ser observadas las notas memorias del Informe y sus correspondientes hallazgos ante los exámenes expuestos en los papeles de trabajo. Esta supervisión es la más importante y necesaria de esta etapa, pues en esta fase, aún puede determinarse el cumplimiento de los objetivos, el alcance de las pruebas, la constancia de las revisiones, los resultados del trabajo realizado y las notas que deben ser incluidas en el Informe.

b) Posterior a su elaboración, y antes de la conclusión, permitiendo a tiempo valorar la situación que presenta: el trabajo ante los resultados expuestos y la valoración de estos, a la entidad ordenada.

c) Transcurrido el proceso, y archivado en el expediente de Auditoría, y en el cual se efectúa una revisión inmediata en beneficio del trabajo, debiendo ser comprobado:

•  La calidad de la presentación.
•  Profundidad de la investigación
•  Los problemas encontrados y la solución de los mismos.
•  Control del tiempo de la Auditoría.

Referencias Bibliográficas

1. Ministerio de Auditoría y Control. Resolución 100. Normas de Auditoría Interna. Anexo 1. Capitulo 1. Cuba. 2004.

2. De Miranda, Antonio. Auditoría. Capitulo XVIII. Informes. Editorial Pueblo y Educación. Instituto Cubano del Libro. Segunda Edición. La Habana. Cuba. 1974

3. Meigs, Walter B. Principio de Auditoría. La función del Auditor. Capitulo I.1977.

4. Meigs, Walter B. Principio de Auditoría. Informes de Auditoría. Capitulo 20.1977.

5. Ministerio de Auditoría y Control. Resolución 100. Normas de Auditoría Interna. Anexo 1. Capítulo 4. Normas de información. Cuba. 2004.
6. Ministerio d Auditoría y Control. Resolución 289. Metodología para la Evaluación y Calificación de las Auditorías”, Sistema de Calificación. Cuba. 2005

Bibliografía Consultada

De Miranda, Antonio. Auditoría. Capitulo XVIII. Informes. Editorial Pueblo y Educación. Instituto Cubano del Libro. Segunda Edición. La Habana. Cuba. 1974

Ministerio de Auditoría y Control. Resolución 100. Normas de Auditoría Interna. Cuba. 2004.

Ministerio de Auditoría y Control. Resolución 289. “Metodología para la Evaluación y Calificación de las Auditorías”, Cuba. 2004.

Planas Batista. Camila. Procedimiento metodológico para armonizar Normas Nacionales de Auditoría con las Normas Internacionales. La Habana. Cuba. 2006.

Lefcovich.Mauricio. Auditoría Interna. Un enfoque sistémico y de mejora continua. www.monografias.com – 2003.