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OriginalZapatero, a tus zapatos, Mind your own business.
Introducción
Para determinado tamaño de Compañías, especialmente aquellas de pequeña
dimensión, podría ser recomendable una externalización de éste área,
pero claro está siempre bajo unas premisas previas que pretendemos
descubrir en este trabajo.
La contabilidad representa la información necesaria, tanto para la toma
de decisiones de negocio, como para la fase previa al cálculo del pago
de impuestos, y otros conceptos similares.
Como tal, pues se puede entender a la contabilidad, en ocasiones como
efectos colaterales deseados o no, pero..... efectos colaterales, del
negocio central de la compañía.
Dado que no pertenece al “core business” de la empresa, sería previsible
determinar que es fácilmente externalizable, y como tal deberíamos
ponderarlo así.
Este artículo, quizás pretende establecer unas premisas básicas para
poder ponderar dicha posibilidad.
Ventajas e inconvenientes......
VENTAJAS
La gestión contable suele ser más profesionalizada y actualizada
Los costes se reducen
Se convierte un gasto fijo en uno variable
Mejoramos la imagen financiera
Liberamos recursos técnicos y humanos para otras áreas.
Se negocia más profesionalmente con las entidades financieras
Se mejoran las áreas:
• Contable
• Financiera
• Fiscal
• Laboral
Mejoramos idealmente la estructura de financiación
Nos aseguramos, entre otras cosas de:
• La conciliación de apuntes de bancos
• La validación de los precios que nos aplican las entidades financieras
• La correcta previsión de cobros y pagos
• El seguimiento objetivo de la acción presupuestaria
Logramos que lo “urgente” del día a dia nuestro, no triture lo
importante, en lo relativo al control y la necesidad de trazar un mapa
de navegación.
INCONVENIENTES
No tengo “conmigo” toda la información contable…… (Aunque a esto
habrá que hacerse la pregunta….¿La he tenido alguna vez “al día” y
conmigo la información contable de la compañía?.....
La necesaria remisión de información, (estructuralmente bien
implementada) a terceros.
Que no nos aseguramos totalmente la confidencialidad, dado que
compartimos información con agentes externos.
Fijar deseos de información, más allá de lo que se tiene actualmente,
podría no reducir costes.
Resistencia al cambio de criterios, por parte del equipo gestor
La duda existencia,l …….¿Será el servicio como creo o como
necesito?...
Los costes humanos, de formación y económicos de la nueva estructura
de funcionamiento.
¿ Como hacerlo?.......
• Estudiar y calendar las fases de implementación y paulatino
abandono y solapamiento con
los nuevos sistemas.
• El proceso final debería ser :
CLIENTE SOPORTE CONTABLE
DATOS
BASE DATOS
CONSULTABLE
La información podría aglutinarse y procesarse de esta forma:
•BANCOS, mediante consulta internet, y aquí tendríamos “cobros y
pagos”
•COMPRAS, a generar desde recepción de almacén,
•Tener en cuenta STATUS :
•PRESUPUESTO – PEDIDO –ALBARAN – FACTURA – PAGADO
•VENTAS, a generar desde salidas de almacén:
•Tener en cuenta aquí también el STATUS:
•PRESUPUESTO – PEDIDO – ALBARAN – FACTURA –COBRADO
•RESTO, a generar a partir de e-mails o telefonía
La transmisión de datos y la necesidad de información La necesaria transmisión de datos entre ambos actores de la situación:
Debería ser via telemática, es decir, los documentos originales quedan en poder del empresario (salvo alguna excepción), y los ficheros consultables se reciben igualmente por conexión entre ordenadores (e-mail / internet ).
Con ello nos garantizamos, rapidez y limpieza en los procesos (no manejamos papeles arriba y abajo)
Importante …….el empresario debe parametrizar de forma exacta el alcance del tratamiento de la información contable que la empresa externa tratadora de los datos, tiene que hacer:
-A modo de ejemplo, podrían ser, entre otros:
1. Cumplimentar contabilidad oficial y legal obligada así como su
conciliación con los procesos y pagos de impuestos, etc.
2. Información de desviaciones presupuestarias y estratégicas con
respecto a las directrices idealmente diseñadas.
1. Definir o aproximar ideas correctoras en el caso de desviaciones
3. Conciliación de la contabilidad con elementos externos:
1. Bancos Saldos y CIRBE
2. Proveedores / Clientes
4. Negociar con entidades bancarias, para la hipótesis de necesidades
crediticias
1. Estudio de la idoneidad de productos y precios financieros
5. Confección periódica y habitual de un CMI (Cuadro de Mando Integral)
y “traducción” del mismo al empresario
6. Coordinación de las áreas laboral, fiscal, contable y financiera
7. Elaboración de informes puntuales concretos
8. Coordinación y relación si corresponde con auditorias externas o
internas
9. Verificar y cuidar los aspectos de seguridad de funcionamiento de la
compañía (PCN ?)
10. Cuidar los aspectos de comunicación e imagen de la compañía delante
de los mercados, y sobre todo en lo relativo a clientes, proveedores,
etc.
