Externalizar la contabilidad

Autor: Jesús Dublino

Contabilidad

31-10-2007

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Zapatero, a tus zapatos, Mind your own business.

Introducción

Para determinado tamaño de Compañías, especialmente aquellas de pequeña dimensión, podría ser recomendable una externalización de éste área, pero claro está siempre bajo unas premisas previas que pretendemos descubrir en este trabajo.

La contabilidad representa la información necesaria, tanto para la toma de decisiones de negocio, como para la fase previa al cálculo del pago de impuestos, y otros conceptos similares.

Como tal, pues se puede entender a la contabilidad, en ocasiones como efectos colaterales deseados o no, pero..... efectos colaterales, del negocio central de la compañía.

Dado que no pertenece al “core business” de la empresa, sería previsible determinar que es fácilmente externalizable, y como tal deberíamos ponderarlo así.

Este artículo, quizás pretende establecer unas premisas básicas para poder ponderar dicha posibilidad.

Ventajas e inconvenientes......

VENTAJAS

􀁺 La gestión contable suele ser más profesionalizada y actualizada
􀁺 Los costes se reducen
􀁺 Se convierte un gasto fijo en uno variable
􀁺 Mejoramos la imagen financiera
􀁺 Liberamos recursos técnicos y humanos para otras áreas.
􀁺 Se negocia más profesionalmente con las entidades financieras
􀁺 Se mejoran las áreas:

• Contable
• Financiera
• Fiscal
• Laboral

􀁺 Mejoramos idealmente la estructura de financiación
􀁺 Nos aseguramos, entre otras cosas de:

• La conciliación de apuntes de bancos
• La validación de los precios que nos aplican las entidades financieras
• La correcta previsión de cobros y pagos
• El seguimiento objetivo de la acción presupuestaria

􀁺 Logramos que lo “urgente” del día a dia nuestro, no triture lo importante, en lo relativo al control y la necesidad de trazar un mapa de navegación.

INCONVENIENTES

􀁺 No tengo “conmigo” toda la información contable…… (Aunque a esto habrá que hacerse la pregunta….¿La he tenido alguna vez “al día” y conmigo la información contable de la compañía?.....
􀁺 La necesaria remisión de información, (estructuralmente bien implementada) a terceros.
􀁺 Que no nos aseguramos totalmente la confidencialidad, dado que compartimos información con agentes externos.
􀁺 Fijar deseos de información, más allá de lo que se tiene actualmente, podría no reducir costes.
􀁺 Resistencia al cambio de criterios, por parte del equipo gestor
􀁺 La duda existencia,l …….¿Será el servicio como creo o como necesito?...
􀁺 Los costes humanos, de formación y económicos de la nueva estructura de funcionamiento.

¿ Como hacerlo?.......

• Estudiar y calendar las fases de implementación y paulatino abandono y solapamiento con
los nuevos sistemas.
• El proceso final debería ser :

CLIENTE SOPORTE CONTABLE
DATOS
BASE DATOS

CONSULTABLE

La información podría aglutinarse y procesarse de esta forma:

•BANCOS, mediante consulta internet, y aquí tendríamos “cobros y pagos”
•COMPRAS, a generar desde recepción de almacén,
•Tener en cuenta STATUS :
•PRESUPUESTO – PEDIDO –ALBARAN – FACTURA – PAGADO
•VENTAS, a generar desde salidas de almacén:
•Tener en cuenta aquí también el STATUS:
•PRESUPUESTO – PEDIDO – ALBARAN – FACTURA –COBRADO
•RESTO, a generar a partir de e-mails o telefonía

La transmisión de datos y la necesidad de información La necesaria transmisión de datos entre ambos actores de la situación:

Debería ser via telemática, es decir, los documentos originales quedan en poder del empresario (salvo alguna excepción), y los ficheros consultables se reciben igualmente por conexión entre ordenadores (e-mail / internet ).

Con ello nos garantizamos, rapidez y limpieza en los procesos (no manejamos papeles arriba y abajo)

Importante …….el empresario debe parametrizar de forma exacta el alcance del tratamiento de la información contable que la empresa externa tratadora de los datos, tiene que hacer:

-A modo de ejemplo, podrían ser, entre otros:

1. Cumplimentar contabilidad oficial y legal obligada así como su conciliación con los procesos y pagos de impuestos, etc.
2. Información de desviaciones presupuestarias y estratégicas con respecto a las directrices idealmente diseñadas.

1. Definir o aproximar ideas correctoras en el caso de desviaciones

3. Conciliación de la contabilidad con elementos externos:

1. Bancos Saldos y CIRBE
2. Proveedores / Clientes
4. Negociar con entidades bancarias, para la hipótesis de necesidades crediticias
1. Estudio de la idoneidad de productos y precios financieros
5. Confección periódica y habitual de un CMI (Cuadro de Mando Integral) y “traducción” del mismo al empresario
6. Coordinación de las áreas laboral, fiscal, contable y financiera
7. Elaboración de informes puntuales concretos
8. Coordinación y relación si corresponde con auditorias externas o internas
9. Verificar y cuidar los aspectos de seguridad de funcionamiento de la compañía (PCN ?)
10. Cuidar los aspectos de comunicación e imagen de la compañía delante de los mercados, y sobre todo en lo relativo a clientes, proveedores, etc.

Nota: Es probable que en esta página web no aparezcan todos los elementos del presente documento.  Para tenerlo completo y en su formato original recomendamos descargarlo desde el menú en la parte superior

Jesús Dublino

Profesor y consultor de temas financieros en Valencia, España Dublino & Asociados www.jesusdublino.com

jarrobajesusdublino.com

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