Auditoría de gestión para el área financiera de la empresa eléctrica

Autor: Lic. Yanela Gallart Molina

Auditoria y control interno

10-07-2008

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El presente trabajo propone un programa de auditoria de gestión para el área financiera de la empresa que permita evaluar el grado de economía, eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos financieros de la empresa, y el comportamiento de los recursos humanos y el control dentro de esa área. Este trabajo permitirá a la empresa contar con una herramienta de análisis de la gestión financiera donde se profundizan las causas que pueden afectar la misma y tomar las medidas necesarias para su erradicación.

INTRODUCCIÓN

La Empresa Eléctrica Las Tunas, en forma abreviada OBE Las Tunas, con domicilio social en Carretera Central Km. 3 ½, fue creada mediante la Resolución No. 83 de fecha 23 de Febrero de 2001 dictada por el Ministro de la Industria Básica, estando dirigida su actividad empresarial a generar, transmitir, distribuir y comercializar de forma mayorista y minorista la energía eléctrica. El trabajo titulado Diseño de un programa de Auditoria de Gestión para el área financiera de la Empresa Eléctrica de Las Tunas responde a la necesidad de integrar la auditoria de gestión a un sistema de Control de Gestión que permita el incremento del grado de economía, eficiencia y eficacia de todos los procesos dentro de la empresa. Para cumplir el objetivo trazado elaboramos un programa de Auditoria que nos permitió realizar la Auditoria de Gestión cumpliendo con las Normas Cubanas de Contabilidad Generalmente Aceptadas.

Fue escogida el área de Finanzas para desarrollar un programa de Auditoría con el objetivo de evaluar la gestión financiera en la empresa. Como los procedimientos existentes para la realización de auditorias de gestión se adecuan para las diferentes entidades, se necesita crear un programa para poder realizar esta auditoria en el área financiera de la Empresa Eléctrica de Las Tunas para evaluar el grado de cumplimiento de la economía, la eficiencia y la eficacia con que se planifican y controlan los recursos monetarios y financieros por este departamento.
Y definimos el siguiente problema:

Insuficiencia en la utilización de la Auditoría de Gestión como instrumento de análisis de la gestión financiera de la empresa.

El objetivo de nuestro trabajo es diseñar un programa de auditoría de gestión y aplicar en la fase preliminar para evaluar el grado de cumplimiento de la economía, eficiencia y eficacia en el área financiera de la empresa.

Con la siguiente hipótesis:

Si se diseñan y aplican programas y procedimientos de auditoría de gestión al área financiera de la empresa, es posible entonces evaluar el grado de cumplimiento de la economía, eficiencia y eficacia en la planificación y control de los recursos monetarios.

Generalidades de Auditoria de Gestión.

Concepto de Auditoria de Gestión.

Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.
Distintos autores y estudiosos de la Auditoria han realizado su propia definición de Auditoria de gestión. Veamos algunas de éstas:

Norbeck: “La Auditoria de gestión es una técnica de control relativamente nueva que proporciona a la gerencia un método para evaluar la efectividad de los procedimientos operativos y los controles internos”.

William P. Leonard: “La Auditoria de gestión puede definirse como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales”.

E. Hefferon: “Es el arte de evaluar independientemente las políticas, planes, procedimientos, controles y prácticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras”.

Chapman y Alonso: “Es una función técnica, realizada por un experto en la materia, que consiste en la aplicación de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un juicio técnico”.Fernández Arena J.A sostiene que es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.

El concepto dado sobre el tema por los autores Cook y Winkle, dice que:

“La auditoría operacional es un amplio examen y una evaluación de las operaciones del negocio con el fin de informar a la administra¬ción si las diversas operaciones se llevan a cabo o no de manera que cumplan con las políticas establecidas dirigidas hacia los objetivos de la administración. En la auditoría está incluida la evaluación del uso eficiente de los recursos tanto humanos como físicos, así como una evaluación de varios procedimientos de operación. La auditoría también debe incluir recomendaciones de soluciones a problemas y métodos para aumentar la eficiencia de las utilidades."

El Instituto Of. Internacional Auditors expresó en su Statement Of Responsabilities de 1947, que la Auditoría de gestión tiene que ver con la evolución de la forma en que la administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones gerenciales de planeación, organización y control, logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organización.

Según Res. 44/90 y decreto ley 159 / 1995, la Auditoria de Gestión u Operacional se define como: “El examen y evaluación que se realiza a una entidad para establecer el grado de economía, eficiencias y eficacia en la planificación, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades y materias examinadas”.

Teniendo en cuenta que los elementos básicos principales, según lo planteado en la definición anterior, son la economía, la eficiencia y la eficacia podemos decir que:

Economía:
El concepto de economía evalúa silos resultados se están obteniendo a los costos alternativos más bajos posibles. Está referido a los términos y condiciones bajo los cuales los entes «adquieren» recursos humanos y materiales. Una operación económica requiere que esos recursos sean obtenibles en la cantidad y calidad adecuada, de manera oportuna y al más bajo costo.

Para que una entidad trabaje con economía, es necesario que respecto a los Activos Fijos, los Inventarios y la Fuerza de trabajo que:

• No se compre, gaste y pague más de lo necesario. Para conocer si la entidad cumple con lo antes expuesto, el auditor deberá comprobar si entre otros aspectos, se invierten racionalmente los recursos, a saber si:
• Utiliza las materias primas adecuadas, según los parámetros técnicos y de calidad.
• Ahorra estos recursos o los pierde por falta de control o por deficientes condiciones de almacenaje y de trabajo.
• Utiliza la fuerza de trabajo adecuada y necesaria.
• Los trabajadores aprovechan la jornada laboral, etc.
El análisis de los componentes del costo total también puede brindar información útil que permita determinar gastos excesivos, innecesarios e indebidos.

Eficiencia: Se refiere a la relación entre los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos. Una operación eficiente produce el máximo de «producto» para una cantidad dada de «insumos» o requiere del mínimo de «insumos» para una calidad y cantidad de «producto» determinada. El objetivo es incrementar la productividad.

Equivale a decir que la entidad debe desarrollar sus actividades siempre bien. Una actividad eficiente maximiza el resultado de un insumo dado o minimiza el insumo de un resultado dado.

Entre otros debe lograr:

• Que las normas de consumo o gastos sean correctas y que la producción o los servicios se ajusten a las mismas.
• Que los desperdicios que se originen en el proceso productivo o en el servicio prestado sean los mínimos.
• Que las normas de trabajo sean correctas,
• Que se aprovechen al máximo las capacidades instaladas,
• Que se cumplan los parámetros técnico productivo, en el proceso de producción o de servicio, que garanticen la calidad requerida, y
• Que todos los trabajadores conozcan la labor a realizar y que ésta sea la necesaria y conveniente para la actividad.

Debe tenerse en cuenta que la eficiencia de una operación se encuentra influenciada no solo por la cantidad de producción, sino también por la calidad y otras características del producto o el servicio prestado.

El resultado del trabajo del auditor será determinar el grado de eficiencia en la utilización de los recursos humanos y materiales en el desempeño d e las actividades propias de la entidad, basado en consideraciones factibles de acuerdo con la realidad objetiva del momento en que la entidad realizó el trabajo.

Eficacia: Se entiende por eficacia el grado de cumplimiento de una meta, la que puede estar expresada en términos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc. Es fundamental por lo tanto que la organización cuente con una planificación detallada, con sistemas de información e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la situación en un momento determinado y los desvíos respecto a las metas proyectadas. Si esto no existe, difícilmente podrá medirse la eficacia.

Este aspecto tiene que ver con los resultados del proceso de trabajo de la entidad por lo que debe comprobarse:

• Que la producción o el servicio se haya cumplido en la cantidad y calidad esperada,
• Que sea socialmente útil el producto obtenido o el servicio prestado.

En resumen, que se hayan alcanzado los objetivos propuestos.

El auditor deberá comprobar el cumplimiento de la producción o el servicio y hacer comparaciones con periodos anteriores para determinar progresos o retrocesos.

Estos tres elementos deben relacionarse entre sí, al ser expuestos los resultados de la entidad en el informe final del auditor.

Objetivos de una Auditoria de Gestión.

Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes:

De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.
De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

Objetivos específicos.

Determinar el grado en que se están logrando los resultados o beneficios previstos por la normativa legal, por la propia entidad, el programa o actividad pertinente.
Establecer si la entidad adquiere, protege y utiliza sus recursos de manera eficiente y económica.
Determinar si la entidad, programa o actividad ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables en materia de eficiencia y economía.
Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o programa son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones.
Revisar y evaluar la economía y eficiencia con que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros.

Determinar silos objetivos y metas propuestas han sido logrados.

Proporcionar una base para mejorar la asignación de recursos y la administración de éstos por parte del ente.

Mejorar la calidad de la información sobre los resultados de la administración del la entidad que se encuentra a disposición de los organismos del estado y de la comunidad en general.
Alentar a la administración de la entidad para que produzca procesos tendientes a brindar información sobre la economía, eficiencia y eficacia, desarrollando metas y objetivos específicos y mensurables.

Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a operaciones gubernamentales, como así también de los planes, normas y procedimientos establecidos.
Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalúan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos.

Auditar y emitir opinión sobre la memoria y los estados contables financieros, como así también sobre el grado de cumplimiento de los planes de acción y presupuesto de las empresas y sociedades del estado.

Beneficio de la Auditoria de Gestión.

Los problemas administrativos y las dificultades operacionales pueden detectarse antes de que suceda por lo que le permite a la organización evitar mayores costos a causa de las deficiencias detectadas.

Representa otra herramienta administrativa para auxiliar a la organización en el cumplimiento de los objetivos deseados ya que una de las causas del fracaso en los negocios se debe a una pobre administración.

Le permite a la empresa recomendar ciertas medidas para mejorar la situación presente.

Descarga a la dirección de obligaciones importantes dedicándose a asuntos no delegables.
Extiende la función auditora a toda la empresa.

Asegura información detallada y objetiva.
Habitúa a los empleados trabajar con orden y métodos.
Obliga a la empresa a replantear situaciones en una fuente continua y saludable de nuevas ideas y aplicaciones.

Por lo que podemos resumir que mediante esta auditoria se le ayuda a la administración a reducir los costos, aumentar las utilidades y aprovechar mejor los recursos humanos, materiales y financieros.

Procedimientos y técnicas de Auditoria de Gestión.

Los procedimientos de auditoría son operaciones específicas que se aplican en una auditoría e incluyen técnicas y prácticas consideradas necesarias, de acuerdo con las circunstancias de manera que los procedimientos podemos definirlos como la descripción de los actos que el auditor realizará en el cumplimiento del programa de la auditoría que está ejecutando.

Los procedimientos de auditoria generalmente aceptados se describen en términos generales, de tal manera que estos sean especificados o adaptados al caso de cada auditoria y de acuerdo con el criterio profesional de cada auditor.

Las técnicas de auditoría son métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor, para obtener evidencia necesaria que fundamente su opinión; en cambio las prácticas de auditoría constituyen las labores específicas realizadas por el auditor como parte del examen.
Las técnicas de auditoría más utilizadas para reunir evidencia son:

Técnicas de verificación ocular

Comparación, es el acto de observar la similitud o diferencia existente entre dos o más elementos. Dentro de la fase de ejecución de la auditoría se efectúa la comparación de resultados, contra criterios aceptables.

Observación, es el examen ocular realizado para cerciorarse como se ejecutan las operaciones. Esta técnica es de utilidad en todas las fases de la auditoría, por cuyo intermedio el auditor se cerciorar de ciertos hechos y circunstancias, en especial, las relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones, apreciando personalmente, de manera abierta o discreta, como el personal de la entidad ejecuta las operaciones.

Técnicas de verificación oral

Indagación, es el acto de obtener información verbal sobre un asunto mediante averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios responsables de la entidad. La respuesta a una pregunta formulada por el auditor, es una porción insignificante de elementos de juicio en los que puede confiarse, pero las respuestas a muchas preguntas que se relacionan entre si, pueden suministrar un elemento de juicio satisfactorio, si todas son razonables y consistentes.

Las Entrevistas, pueden ser efectuadas al personal de la entidad auditada o personas beneficiarias de los programas o actividades a su cargo. Para obtener mejores resultados debe prepararse apropiadamente, especificar quienes serán entrevistados, definir las preguntas a formular, alertar al entrevistado acerca del propósito y puntos a ser abordados.

Las Encuestas pueden ser útiles para recopilar información de un gran universo de datos o grupos de personas. Su ventaja principal radica en la economía en términos de costo y tiempo; sin embargo, su desventaja se manifiesta en su inflexibilidad, al no obtenerse más de lo que se pide, lo cual en ciertos casos puede ser muy costoso.

Técnicas de verificación escrita

Analizar, consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con el fin de establecer su naturaleza, su relación y conformidad con los criterios normativos y técnicos existentes. Los procedimientos de análisis están referidos a la comparación de cantidades, porcentajes y otros.

Confirmación, es la técnica que permite comprobar la autenticidad de los registros y documentos analizados, a través de información directa y por escrito, otorgada por funcionarios que participan o realizan las operaciones sujetas a examen (confirmación interna), por lo que están en disposición de opinar e informar en forma válida y veraz sobre ellas. Otra forma de confirmación, es la denominada confirmación externa, la cual se presenta cuando se solicita a una persona independiente de la organización auditada (terceros), información de interés que sólo ella puede suministrar.

Tabulación, es la técnica de auditoría que consiste en agrupar los resultados obtenidos en áreas, segmentos o elementos examinados, de manera que se facilite la elaboración de conclusiones. Un ejemplo de aplicación de esta técnica lo constituye la tabulación de los resultados obtenidos en el inventario físico de bienes practicado en el almacén de la entidad en una fecha determinada.

Conciliación, implica hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados separados e independientes. Esta técnica consiste en analizar la información producida por diferentes unidades operativas o entidades, respecto de una misma operación o actividad, con el objeto de establecer su concordancia entre si y, a la vez, determinar la validez y veracidad de los informes, registros y resultados que están siendo examinados.

Técnicas de verificación documental

Comprobación, técnica que se aplica en el curso de un examen, con el objeto de verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas por una entidad, mediante la verificación de los documentos que las justifican.

Computación, es la técnica que se utiliza para verificar la exactitud y corrección aritmética de una operación o resultado. Se prueba solamente la exactitud de un cálculo, por lo tanto, se requiere de otras pruebas adicionales para establecer la validez de las cifras incluidas en una operación.

Rastreo, es utilizada para dar seguimiento y controlar una operación de manera progresiva, de un punto a otro de un proceso interno determinado o, de un proceso a otro realizado por una unidad operativa dada. Al efectuar la comprensión de la estructura de control interno. Esta técnica puede clasificarse en dos grupos: a) rastreo progresivo, que parte de la autorización para efectuar una operación hasta la culminación total o parcial de ésta; y, b) rastreo regresivo, que es inverso al anterior, es decir, se parte de los resultados de las operaciones para llegar a la autorización inicial.

Revisión selectiva, consiste en el examen ocular rápido de una parte de los datos o partidas que conforman un universo homogéneo en ciertas áreas, actividades o documentos elaborados, con fines de separar mentalmente asuntos que no son normales, dado el alto costo que representaría llevar a cabo una revisión amplia o, que por otras circunstancias, no es posible efectuar una análisis profundo.

Técnicas de verificación física

Inspección, es el examen físico y ocular de activos, obras, documentos y valores, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad. La aplicación de esta técnica es de mucha utilidad, especialmente, en cuanto a la constatación de efectivo, valores, activo fijo y otros equivalentes.

Etapas para la realización de la Auditoria de Gestión

Para su organización y desarrollo la Auditoria de Gestión comprende cinco etapas generales, que te enunciamos a continuación.
1. Exploración y examen preliminar.
2. Planeamiento.
3. Ejecución.
4. Informe.
5. Seguimiento.

Exploración y Examen preliminar

Esta primera fase no es la más importante pero si constituye una guía para el posterior trabajo, facilitando así determinar cuestiones fundamentales como: hacia que área se dirige el trabajo, cuantas personas se necesitan, el tiempo, es decir crear las condiciones que permitan establecer los elementos de control de la calidad.

Se trata del estudio que, previo a la ejecución de la Auditoria, se debe realizar en la entidad.
Un recorrido por las áreas que conforman la entidad a fin de observar el funcionamiento en su conjunto.

Revisar la información que obra en el expediente único que contiene los
resultados de las Auditorias, inspecciones, comprobaciones y verificaciones fiscales.

Evaluar el Sistema de Control Interno Contable - Financiero y Administrativo teniendo en cuenta:

• Si los sistemas de información son oportunos y dinámicos.
• Si se cumplen los principios del Control Interno.
• Realizar todas las verificaciones que procedan para arribar a conclusiones respecto a la eficacia del Control Interno
• Verificar el comportamiento de los medios que garanticen la eficacia del
• Control Interno.
• Examinar y evaluar los documentos, operaciones y Estados Financieros.
• Evaluar la confiabilidad, suficiencia y oportunidad de los Sistemas
• Automatizados de procesamiento de la información.

Situación financiera:

• Analizar el cumplimiento de los indicadores económicos fundamentales.
• Sistemas de Costos, incluidos los centros de costo por áreas de responsabilidad, los presupuestos de gastos y su comportamiento.
• Verificar las fuentes de financiamiento.
• Disponibilidad.
• Endeudamiento.

Recursos humanos:

• Estructura organizativa y funciones.
• Cantidad de trabajadores por categoría ocupacional con sus respectivas calificaciones.
• Formación, desarrollo y entrenamiento.
• Nivel de protección e higiene del trabajo.
• Existencias de normas de trabajo.

Realizar entrevistas que se consideran necesarias con dirigentes, técnicos, trabajadores, incluidas las organizaciones políticas y de masas.

Planeamiento

El planeamiento de la auditoría se refiere a la determinación de los objetivos y alcance de la auditoría, el tiempo que requiere, los criterios, la metodología a aplicarse y la definición de los recursos que se considera necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades más importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes controles claves.

El proceso de planeamiento garantiza que el resultado de la auditoría satisfaga sus objetivos y tenga efectos verdaderamente productivos. Su realización cuidadosa reviste especial importancia cuando se evalúa la efectividad, eficiencia y economía en los programas o actividades gubernamentales, dado que los procedimientos que se aplican son complejos y variados. Por ello, el planeamiento pretende establecer un adecuado equilibrio entre los objetivos y alcance de la auditoría, el tiempo disponible para ejecutarla y, el número de horas que debe trabajar el personal profesional para lograr un nivel óptimo en el uso de los recursos destinados para la auditoría.

El análisis de los elementos obtenidos en la exploración deben
conducir a:

• Definir los aspectos que deben ser objeto de comprobación, por las expectativas que dio la
exploración, así como determinar las áreas, funciones y
materias críticas.
• Analizar la reiteración de deficiencias y sus causas.
• Definir las formas o medios de comprobación que se van
a utilizar.

Definición de los objetivos específicos de la Auditoria.

Determinación de los auditores y otros especialistas que se requieran,
atendiendo a los objetivos propuestos, la magnitud del trabajo y su
complejidad.

Programas flexibles confeccionados específicamente, de acuerdo con los
objetivos trazados, que den respuesta a la comprobación de las tres E.

Estos deberán confeccionarse por los auditores actuantes, revisarse por
el jefe de la Auditoria y aprobarse por el supervisor o por el jefe del área.

Determinación del tiempo que se empleará en desarrollar la Auditoria, así
como su presupuesto.

La fase de planeamiento de la auditoría de gestión comprende dos etapas:

• Revisión General
- Comprensión de la entidad por examinar.
- Análisis preliminar en la entidad.
- Formulación del plan de revisión estratégica.

La etapa de revisión general se inicia con la comprensión de la entidad, programa o actividad por examinar. El equipo de auditoría debe adquirir un efectivo conocimiento de las actividades y operaciones del ente a ser visitado, identificando aspectos tales como: fines, objetivos y metas, recursos asignados, sistemas y controles gerenciales clave. Para ello, el auditor debe revisar elementos diversos como sigue:

a) leyes y reglamentos aplicables, publicaciones del programa sobre el desarrollo de sus actividades.
b) normas de administración financiera y requisitos estipulados en la ley de presupuesto.
c) información sobre seguimiento de medidas correctivas derivadas de informes anteriores.
d) documentación sobre la entidad o programa en el archivo permanente de la Contraloría General de la República o el órgano de auditoría interna.

• Revisión Estratégica
- Ejecución del plan.
- Aplicación de pruebas preliminares criterios de auditoría.
- Identificación de los asuntos más importantes.
- Formulación del informe de revisión estratégica.

La etapa de revisión estratégica se enfatiza el conocimiento y comprensión de la entidad, programa o actividad a examinar, mediante la recopilación de información u observación física de sus operaciones. Esta tarea implica el análisis preliminar en la propia entidad sobre diversos asuntos tales como: ambiente interno de control, factores externos e internos, áreas generales de revisión y fuentes de criterio de auditoría.

Fuentes de información para la Revisión Estratégica.

La información que pueda recopilarse durante el proceso de Revisión Estratégica debe orientarse a determinar, cuales son las áreas generales de revisión que se consideran de mayor importancia. La búsqueda de fuentes informativas sobre la entidad, programa o actividad a examinar debe tener en cuenta lo siguiente:

Ejecución

Ø Verificar toda la información obtenida verbalmente.
Ø Obtener las evidencias suficientes, competentes y relevantes, teniendo
en cuenta:
• Que las pruebas determinen las causas y condiciones
que originan los incumplimientos y las desviaciones.
• Cuantificar todo lo que sea posible para determinar el
precio del incumplimiento.
• Que las pruebas pueden ser externas si se considera
necesario.
Ø Prestar especial atención a que la Auditoria sirva de instrumento para
coadyuvar a la toma de decisiones inteligentes y oportunas.
Ø El trabajo de los especialistas que no son auditores, debe realizarse
sobre la base de los objetivos definidos en el planeamiento.
Ø El jefe de grupo deberá encargarse de la orientación y revisión del
trabajo.
Ø El trabajo debe ser supervisado adecuadamente por un especialista de la
unidad de Auditoria.
Ø Determinar en detalle el grado de cumplimiento de las tres E, teniendo en
cuenta: Condición, Criterio, Efecto y Causa.

Informe

La exposición del Informe de Auditoria debe expresar de forma concreta, clara y sencilla los problemas, sus causas y efectos, con vista a que se asuma por los ejecutivos de la entidad como una herramienta de dirección.

No obstante lo expresado, deberá considerarse, lo siguiente:

Ø Introducción: Los objetivos que se expondrán en este segmento, serán
los específicos que fueron definidos en la segunda etapa "Planeamiento".
Ø Conclusiones: Se deberá exponer, de forma resumida, el precio del
incumplimiento, es decir, el efecto económico de las ineficiencias,
prácticas antieconómicas, incumplimientos y deficiencias en general. Se
reflejarán, también de forma resumida, las causas y condiciones que
incidieron en el grado de cumplimiento de las tres "E" y su interrelación
Ø Cuerpo del Informe: Hacer una valoración de la eficacia de las
regulaciones vigentes. Todo lo que sea cuantificable, deberá
cuantificarse.
Ø Recomendaciones: Estas deben ser generales y constructivas, no comprometiéndose la Auditoria con situaciones futuras que se puedan Producir en la entidad.
Ø Anexos: Se pueden mostrar de forma resumida las partidas que componen el precio del incumplimiento (daños materiales y perjuicios económicos) así como un resumen de responsabilidades.
Ø Síntesis: En ocasiones es necesario confeccionar un resumen el que reflejará los hallazgos más relevantes de forma amena, diáfana, precisa y concisa que motive la lectura.

Seguimiento

Resulta aconsejable, de acuerdo con el grado de deterioro de las tres E que se observe, realizar una comprobación decursado entre uno y dos años, que permita conocer hasta que punto la administración fue receptiva sobre los hallazgos mostrados y las recomendaciones dadas en cualquiera de las circunstancias, es decir tanto si se mantuvo la administración de la entidad en manos del mismo personal, como si hubiera sido sustituido por sus desaciertos.

Desarrollo de un hallazgo

El Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia considera que el término hallazgo tiene tres acepciones: a) cosa hallada; b) acción y efecto de hallar; y c) encuentro casual de cosa mueble ajena que no sea tesoro cuotas; propio del campo del derecho. Aún cuando el primer concepto podría asociarse con la auditoría; la segunda acepción sobre acción y efecto de hallar, define con mayor precisión la naturaleza del hallazgo que se refiere al efecto de detectar algo importante; sin embargo, este término tiene muchos significados y transmite uno diferente a distintas personas.

Generalmente, el término hallazgo es empleado en un sentido crítico y se refiere a debilidades en los controles internos detectadas por el auditor. Por lo tanto, abarca hechos y otra información obtenida por el auditor que merecen ser comunicados a los funcionarios responsables de la entidad auditada y a otras personas interesadas.

Definición de hallazgo

Se denomina hallazgo de auditoría al resultado de la comparación que se realiza entre un criterio y la situación actual encontrada durante el examen a una área, actividad u operación.

Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos en la entidad o programa bajo examen que merecen ser comunicados en el informe. Sus elementos son: condición, criterio, causa y efecto.
Los elementos del hallazgo de auditoría son:

Condición: Situación actual encontrada.

Criterio: Norma aplicable

Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditoría son:

• Importancia relativa que amerite ser comunicado. Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo.
• Objetivo. Convincente para una persona que no ha participado en la auditoría.

Factores que afectan el desarrollo de un hallazgo

El auditor debe estar capacitado en las técnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y realista. Al realizar su trabajo debe considerar los factores siguientes:

• Condiciones al momento de ocurrir el hecho.
• Naturaleza, complejidad y magnitud financiera de las operaciones examinadas.
• Análisis crítico de cada hallazgo importante.
• La labor de auditoría debe ser completa.
• Autoridad legal.
• Diferencias de opinión.

Condiciones al momento de ocurrir el hecho. El auditor debe tener en cuenta al realizar su trabajo las circunstancias que rodearon al hecho o transacción analizado, más no aquellas existentes en el momento de efectuar el examen. Para obrar con objetividad y equidad y realismo, el auditor debe evitar emitir juicios sobre el desempeño de la entidad, soportado en percepciones tardías; así como asumir el peso de la prueba si su evaluación le conduce a plantear que la decisión adoptada por la entidad, fue incorrecta o inapropiada, de acuerdo con la situación examinada.

Naturaleza, complejidad y magnitud financiera de las operaciones examinadas. El auditor siempre debe estar interesado en mejorar la eficiencia y el desempeño de la entidad en el desarrollo de sus actividades; sin embargo, es inconveniente criticar cualquier asunto que no es perfecto. El informar a la entidad acerca de asuntos importantes, debe obligar a una evaluación seria de los asuntos, de manera que la información que se comunica refleje un juicio maduro y realista, de lo que en términos razonables es posible esperar, de acuerdo con las circunstancias.

Análisis crítico de cada hallazgo importante. Es necesario que el auditor someta todo hallazgo potencial a un análisis crítico, con el objeto de localizar fallas posibles o un razonamiento ilógico al relacionar los hechos y situaciones encontradas con el criterio que se desea comparar. La aplicación de las técnicas para mejorar la toma de decisiones y contrarrestar el pensamiento de grupo y predisposiciones del conocimiento conocidas como: el abogado del diablo y el estudio dialéctico, pueden ser útiles para la identificación de puntos débiles en la estructura de los hallazgos y observaciones.

El abogado del diablo involucra la generación de un plan, como el análisis crítico de uno mismo; un miembro del grupo actúa como tal y presenta todos los argumentos que podrían hacer inaceptable la propuesta del hallazgo. El estudio dialéctico es más complejo, puesto que implica la generación de un plan (tesis) y un plan opuesto (antítesis); el debate entre los defensores y sus opositores tiene como objetivo revelar problemas definidos, cursos de acción y suposiciones, estructurándose finalmente una concepción nueva y más completa del problema, lo cual se convierte en síntesis. Este ejercicio permite al auditor estar alerta contra la tendencia natural de racionalizar interpretaciones de los hechos y situaciones análogas, dejando de considerar la información contraria.

La labor de auditoría debe ser completa. Si las tareas que desarrolla el auditor y la obtención de evidencia se realiza en forma suficiente y completa, ello permitirá, no sólo soportar adecuadamente las observaciones, conclusiones y recomendaciones, sino también demostrará ante terceros su propiedad y racionalidad en términos convincentes. No obstante, que la labor de auditoría puede realizarse en áreas en las cuales los auditores no son especialistas, a menudo es de utilidad solicitar los servicios de consultores expertos para resolver temas técnicos, sobre todo cuando no se cuenta con auditores especialistas en ciertos campos.

Autoridad legal. La legislación vigente confiere un grado de discrecionalidad a las operaciones de una entidad, con la cual el auditor no puede ni debe interferir. Es responsabilidad del auditor interno o externo informar sobre los casos en que la entidad no está cumpliendo con las leyes o normas reglamentarias, así como también recomendar las medidas necesarias para evitar la ocurrencia de gastos indebidos o asegurar su recuperación a través de la acción correctiva que dicta la entidad auditada.

Diferencias de opinión. En el ejercicio de su facultad discrecional, los funcionarios de la entidad pueden adoptar decisiones con las cuales el auditor no está de acuerdo. Tales decisiones no deben criticarse si fueron tomadas en base a una consideración adecuada de los hechos en el momento oportuno. El auditor no debe criticar las decisiones tomadas por los funcionarios, por el sólo hecho de tener una opinión distinta acerca de su naturaleza y circunstancias en que debió ser adoptada. Al elaborar los hallazgos el auditor no debe sustituir el juicio de los funcionarios de la entidad examinada por el suyo.

Aspectos a tener en cuenta al elaborar los hallazgos de Auditoria

Estar referidos a asuntos significativos e incluyen información suficiente y competente relacionada con la evaluación efectuada a la gestión de la entidad examinada, así como respecto del uso de los recursos públicos, en términos de efectividad, eficiencia y economía; incluir la información necesaria respecto a los antecedentes, a fin de facilitar su comprensión y, estar referidos a cualquier situación deficiente y relevante que se determine de la aplicación de procedimientos de auditoría.

Los elementos del hallazgo de auditoría son los siguientes:

• Condición
• Criterio
• Efecto
• Causa
• Condición.

Comprende la situación actual encontrada por el auditor al examinar una área, actividad u transacción. La condición, entendida como lo que es, refleja la manera en que el criterio está siendo logrado. Es importante que la condición haga referencia directa al criterio, en vista que su propósito es describir el comportamiento de la entidad auditada en el logro de las metas expresadas como criterios. La condición puede adoptar tres formas:

• Los criterios no vienen lográndose en forma satisfactoria.
• Los criterios no se logran.
• Los criterios se están logrando parcialmente.

Los casos individuales que se refieren a un tipo de deficiencia específica que no está muy difundida, en ocasiones pueden ser importantes en vista de su naturaleza, magnitud o riesgo potencial, como para requerir un tratamiento especial en el informe de auditoría. Una condición negativa detectada en un programa o actividad que recién inicia sus operaciones, puede no estar muy difundida; sin embargo, podría tener implicancias mayores si no se corrige oportunamente.

Criterio

Comprende la norma con la cual el auditor mide la condición. Es también la meta que la entidad está tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la evaluación de la condición actual. Igualmente, se denomina criterio a la norma transgredida de carácter legal-operativo o de control que regula el accionar de la entidad examinada. El plan de auditoría debe señalar los criterios que se van a utilizar. El auditor tiene la responsabilidad de seleccionar criterios que sean razonables, factibles y aplicables a las cuestiones sometidas a examen. Si alguno de los criterios fijados durante la fase de planeamiento ha sido reformulado, el auditor debe efectuar las coordinaciones del caso con la administración de la entidad, antes de utilizarlo en el examen.

Los criterios pueden ser los siguientes:

• Disposiciones aplicables a la entidad
- Leyes.
- Reglamentos.
- Políticas internas.
- Planes: objetivos y metas mensuales.
- Normas.
- Manuales de organizaciones y funciones.
- Directivas, procedimientos.
- Otras disposiciones.

• Desarrollados por el auditor
- Sentido común, lógico y convincente.
- Experiencia del auditor.
- Desempeño de entidades similares.
- Prácticas prudentes.

Precio del incumplimiento

Sumatoria de los efectos producidos por los incumplimientos, prácticas antieconómicas, ineficiencias, ineficacias, perjuicios económicos, daños materiales, financieros y humanos que se detecten en la entidad que repercuten en la sociedad y el estado.

Es la expresión sintética de los resultados de la Auditoria de Gestión.

Cabe hacer las preguntas siguientes:

Qué.
Cuando.
En relación con.
Para qué.
Comparando con
Quién.

Que podrán responderse mediante índices y razones financieras, a caber:

• Ingresos dejados de percibir por incumplimientos de los objetivos
previstos para un periodo determinado.
• Rebajas de precio por afectaciones de los parámetros de calidad.
• Pagos de salarios sin respaldo en producción o servicios.
• Exceso de consumo por no aplicación de normas u otros parámetros de medición.
• Ajustes en exceso por faltantes, mermas, deterioros y otros.

Muestreo en la Auditoria de Gestión

La utilización de los procedimientos de muestreo es una de las razones básicas de por que el informe del auditor se ve como expresión de una opinión y no como certificación absoluta del tema que se analiza.

En la determinación del tamaño y extensión de la muestra y demás pruebas a realizar en el transcurso del trabajo, influye notablemente la apreciación que capte el auditor sobre la confiabilidad del control interno que tiene establecido la entidad.

Asimismo, debe precisar los costos, riesgos y beneficios que representa el tipo de muestreo que se va a utilizar en cada caso, sin perder de vista las características de la entidad objeto de la auditoría, importancia relativa o absoluta del tema, áreas de alto riesgo, tamaño de la muestra, antecedentes, apreciación personal, así como cualquier otro elemento que le permita una adecuada determinación.

En la selección de muestras el auditor debe seguir los principios siguientes:

1. Basar sus opiniones sólo en las poblaciones donde se extrae la muestra.
2. La muestra debe ser representativa del universo y para que lo sea, cada elemento del mismo debe tener una probabilidad igual de ser seleccionado.
3. Asegurarse de que ningún elemento particular del universo modifique el carácter eventual de la muestra.
4. Evitar que en la selección de la muestra puedan influir inclinaciones personales.
Tamaño de la muestra

Una decisión importante para el auditor implica la determinación de la cantidad y el tipo de evidencia que deben reunir. Un aspecto importante de esta decisión es la respuesta a la pregunta: ¿Qué tan grande debe ser la muestra seleccionada?

Entre los factores que debe tomar en cuenta el auditor al planear los tamaños de las muestras se incluyen los siguientes:

Control Interno.
Importancia del riesgo de auditoría.

El control interno forma parte de la decisión del auditor sobre el tamaño de la muestra debido a que la cantidad de evidencia de auditoría necesaria varía dentro de ciertos de límites, inversamente con la efectividad del control interno. Por ejemplo, por lo general se necesitan tamaños de muestra relativamente mayores para las auditorías de las entidades con controles internos pobres que para aquéllas con un buen control interno.

Es necesario tomar en cuenta la importancia cuando se determina el tamaño de la muestra debido a que si los demás factores se mantienen sin cambios, mientras más importante sea el área que se está comprobando se necesitará más evidencia. También el auditor debe evaluar qué constituye un error importante en los estados financieros a fin de tomar una determinación adecuada sobre cualquier error descubierto durante la realización de la auditoría.

Selección del tamaño de las muestras según opinión del auditor.

En la práctica actual la determinación de las operaciones que serán verificadas y del alcance de tal verificación es, fundamentalmente, responsabilidad del jefe de grupo. No existen porcentajes, tablas o reglas generalmente aceptadas para la selección de las muestras de auditorías; más bien, el auditor selecciona las operaciones que serán examinadas, tomando en consideración sus conocimientos acerca del control interno, la importancia relativa de las operaciones, áreas de riesgos y los tipos de errores localizados en la presente y en anteriores auditorías.

PROGRAMA DE AUDITORÍA DE GESTIÓN PARA EL ÁREA FINANCIERA DE LA EMPRESA.

Caracterización de la Empresa Eléctrica de Las Tunas. Objeto Empresarial actual.

La Empresa Eléctrica Las Tunas, en forma abreviada OBE Las Tunas, con domicilio social en Carretera Central Km. 3 ½, fue creada mediante la Resolución No. 83 de fecha 23 de Febrero de 2001 dictada por el Ministro de la Industria Básica, estando dirigida su actividad empresarial a generar, transmitir, distribuir y comercializar de forma mayorista y minorista la energía eléctrica.

Que mediante la Resolución No. 233 de 27 de Abril de 2006 del Ministro de Economía y Planificación, en su apartado séptimo, fue modificado el objeto empresarial de la Empresa Eléctrica Las Tunas, que dice textualmente:

• Generar, transmitir, distribuir y comercializar de forma mayorista la energía eléctrica en pesos cubanos y pesos convertibles y de forma minorista en pesos cubanos.
• Prestar servicios de proyectos de ingeniería, en pesos moneda nacional; de construcción, desmantelamiento, montaje, reparación y mantenimiento a instalaciones eléctricas aéreas y soterradas al sistema de la Unión Eléctrica en pesos cubanos y a otras entidades en pesos cubanos y pesos convertibles.
• Realizar trabajos de corrección del factor de potencia, acomodo y control de carga, al sistema de la Unión Eléctrica en pesos cubanos y a otras entidades en pesos cubanos y pesos convertibles.
• Brindar servicios técnicos relacionados con el uso eficiente de la energía eléctrica y para las redes eléctricas al sistema de la Unión Eléctrica en pesos cubanos y a otras entidades en pesos cubanos y pesos convertibles.
• Brindar servicios de alquiler, montaje, mantenimiento a grupos electrógenos al sistema de la Unión Eléctrica en pesos cubanos y a otras entidades en pesos cubanos y pesos convertibles.
• Llevar a cabo la comprobación y certificación de las capacidades dieléctricas de medios de protección para trabajar con electricidad en pesos cubanos.
• Ofrecer servicios de reparación, mantenimiento de equipos estáticos y rotatorios eléctricos al sistema de la Unión Eléctrica en pesos cubanos y a otras entidades en pesos cubanos y pesos convertibles.
• Realizar proyectos de electrificación, mejoras y modernización de redes eléctricas, así como de iluminación exterior e interior en pesos cubanos.
• Brindar servicios de reparación, mantenimiento, calibración de equipos y medios de medición al sistema de la Unión Eléctrica en pesos cubanos y a otras entidades en pesos cubanos y pesos convertibles.
• Brindar servicios de comunicación a las entidades de la Unión Eléctrica en pesos cubanos y del Ministerio de la Industria Básica radicadas en la provincia, por los canales de comunicación propios, en pesos cubanos y pesos convertibles.
• Brindar servicios de apoyo o peaje a través de las posterías a las entidades de comunicaciones de la provincia en pesos cubanos y pesos convertibles.
• Prestar servicios de construcción, montaje, reparación, ajuste y mantenimiento a sistemas de comunicaciones, protecciones eléctricas y automática al sistema de la Unión Eléctrica en pesos cubanos y a otras entidades en pesos cubanos y pesos convertibles.
• Producir y comercializar de forma mayorista transformadores, medios de protección para trabajar en líneas aéreas, desconectivos, monopolares e interruptores en aire, así como ofrecer los servicios de reparación y mantenimiento de éstos al sistema de la Unión Eléctrica en pesos cubanos y a otras entidades en pesos cubanos y pesos convertibles.
• Comercializar de forma mayorista chatarra a las empresas de la Unión de Empresas de Recuperación de Materias Primas en pesos cubanos y pesos convertibles.
• Comercializar de forma mayorista materiales ociosos y de lento movimiento en pesos cubanos.
• Prestar servicios de parqueo; de alquiler de almacenes y locales; de transportación de carga, de alquiler de equipos tecnológicos para el montaje eléctrico; de impresión y reproducción de documentos; de consultoría técnica para la reparación, mantenimiento, construcción, diseños y proyectos de redes eléctricas, todos ellos en pesos cubanos.

Caracterización del departamento de finanzas.

El departamento pertenece al área de contabilidad y finanzas, cuenta con una plantilla de 4 trabajadores (1 licenciado, 2 técnicos y un adiestrado. Dentro de los modelos que integran los Estados Financieros y que son elaborados por la empresa esta área tiene incidencia prácticamente en todos de una forma o de otra, los modelos que se emiten son:

§ Estado de situación.
§ Estado de resultados.
§ Estado de origen y aplicación de fondos.
§ Estado de Flujos de Efectivo
§ Cuentas de balances Anexo 101 (Cuentas por cobrar y pagar).
§ Gastos e ingresos Anexo 201
§ Gastos por elemento Anexo 301
§ Ejecución del Presupuesto de Ingresos o Gastos en Moneda Libremente Convertible.
§ Informe anexo a los estados financieros.
§ Razones financieras.

Funciones del departamento de Finanzas.

1. Organizar y controlar la actividad financiera de la Empresa Eléctrica Las Tunas.
2. Contribuir al proceso de elaboración de la planificación estratégica y la dirección por objetivos, tomando en consideración la política establecida por el Minbas.
3. Coordinar y controlar el proceso de elaboración del Plan de Negocios y de los presupuestos de la Empresa Eléctrica de Las Tunas y sus Unidades Empresariales de Base en correspondencia con los lineamientos y orientaciones emitidas por el Grupo Minbas, de la manera que se cumplan los objetivos básicos de su funcionamiento.
4. Presentar y defender el plan, el presupuesto de ingresos y gastos de la Empresa Eléctrica de Las Tunas, y de este el presupuesto en divisa, ante el Minbas, y organizar las formas y métodos que favorezcan su ejecución en el volumen, eficiencia económica y calidad prevista.
5. Analizar y evaluar los resultados económicos y financieros de la Empresa Eléctrica de Las Tunas y sus Unidades Empresariales de Base.
6. Ejecutar una eficiente gestión de pagos, que contribuya cumplir las obligaciones contraídas.
7. Desarrollar funciones en el manejo de las finanzas de la Empresa Eléctrica de Las Tunas.


Para cumplir con estas funciones realizan diversas tareas, las cuales relacionamos a continuación:

1. Análisis de la disponibilidad en las dos monedas.
2. Análisis de los estados de cuenta.
3. Elaboración del flujo de caja.
4. Análisis de las cuentas por cobrar y pagar y sus expedientes.
5. Realizar conciliaciones con los clientes.
6. Control de los cheques emitidos.
7. Control de los registros de dietas, anticipos y liquidación de gastos de viaje.
8. Brindar de forma oportuna toda la información financiera de la empresa.

Objetivos de la Auditoria de Gestión al área de finanzas.

Esta auditoría abarca dos objetivos:

1) Evaluar la eficacia del departamento en brindar orientación y control financiero a toda la organización incluidas sus diversas dependencias operativas.
2) Medir la eficiencia interna de la función de finanzas por cuanto se refiere a los procedimientos, políticas y normas financieras, contables y presupuestarias.

Programa de Auditoria.

Como ya se ha analizado anteriormente el programa de auditoría es el conjunto de procedimiento y acciones que el auditor debe realizar con el fin de alcanzar los objetivos trazados, lograr evidencias suficientes y competentes con un mínimo de error.

Es difícil, por no decir imposible, que se pueda confeccionar un programa que satisfaga todas las expectativas, pues es muy importante la buena preparación del auditor y los procedimientos que deben seguirse no son siempre los mismos, ya que dependerán de las circunstancias particulares de cada entidad.

Sobre esto Montgomery plantea lo siguiente:

“Nada puede hacer más daño a los que se dedican a este estudio que el empleo exclusivo de reglas condensadas de trabajo; todos aquellos que ejercen su profesión atendiéndose a programas que han sido formuladas por otras personas son culpables de negligencias, sí permiten que unas reglas inmutables anulen toda su independencia de criterio. Sin embargo, no hay inconvenientes en que se emplee un resumen de los procedimientos que hay que seguir en casi todas las auditorías, siempre que el resumen se base en los principios fundamentales de la auditoría y se ponga en práctica sobre esa base”.

Si bien coincidimos con este criterio, la realidad es que se hace necesario elaborar un programa que sirva de guía general en el desarrollo de trabajo de los auditores y que éste sea ajustable. El esquema típico de un programa de auditoría incluye lo siguiente:

Tema de auditoría: Donde se identifica el área a ser auditada.

Objetivos de Auditoría: Donde se indica el propósito del trabajo de auditoría a realizar.

Alcances de auditoría: Aquí se identifica los sistemas específicos o unidades de organización que se han de incluir en la revisión en un período de tiempo determinado.

Planificación previa: Donde se identifica los recursos y destrezas que se necesitan para realizar el trabajo así como las fuentes de información para pruebas o revisión y lugares físicos o instalaciones donde se va auditar.

Aspectos a tener en cuenta en la confección del programa de auditoría de gestión.
1.- Planes y Objetivos.
Examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos.
2.- Organización.
a) Estudiar la estructura de la organización en el área que se valora.
b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la gráfica de organización de la empresa, (si es que la hay).
c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimación a los principios de una buena organización, funcionamiento y departamentalización.
3.- Políticas y Prácticas.
Hacer un estudio para ver qué acción (en el caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de políticas y prácticas.
4.- Reglamentos.
Determinar si la empresa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales y estatales.
5.- Sistemas y Procedimientos.
Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear métodos para lograr mejorías.
6.- Controles.
Determinar si los métodos de control son adecuados y eficaces.
7.- Operaciones.
Evaluar las operaciones con objeto de precisar qué aspectos necesitan de un mejor control, comunicación, coordinación, a efecto de lograr mejores resultados.
8.- Personal.
Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicación al trabajo en el área sujeta a evaluación.
9.- Equipo Físico y su Disposición.
Determinar su podrían llevarse a cabo mejorías en la disposición del equipo para una mejor o más amplia utilidad del mismo.
10.- Informe.
Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en él los remedios convenientes.

El programa permite:

Organizar el trabajo adecuadamente.
Facilita la sustitución de auditores.
Evita interrupciones de trabajo por la falta del jefe de auditoría.
Ofrece un récord detallado de todo lo realizado y es de gran ayuda para la preparación del informe.
Estudiar y evaluar el Sistema de Control Interno.
Emitir una opinión mediante dictamen sobre la razonabilidad y fiabilidad de la Contabilidad.

Programa para la realización de una Auditoría de Gestión al área de Contabilidad y Finanzas:

1) Verificar si están bien definidas las responsabilidades y funciones del personal del área financiera.
2) Verificar si está el departamento dotado del personal adecuado y como la dirección del mismo influye en la ética de los trabajadores del área.
3) Verificar si es compatible la estructura del departamento de finanzas con los demás departamentos de la entidad.
4) Verificar si existen manuales de procedimientos de cada puesto de trabajo y si son conocidos por los trabajadores del área financiera.
5) Verificar si existe una buena comunicación entre los trabajadores del área financiera y con otras áreas de la entidad.
6) Verificar si existen controles internos adecuados para la separación de funciones en los procesos y programas automatizados.
7) Verificar si las condiciones de trabajo son las más adecuadas.
8) Verificar si la estructura del área permite el cumplimiento de los objetivos trazados.
9) Comprobar si se planifica la capacitación de acuerdo a las necesidades de cada uno.
10) Verificar la medida en que están vigentes las políticas y procedimientos adecuados para la contratación, formación, promoción y remuneración a los empleados.
11) Comprobar la idoneidad de la revisión de los expedientes de los puestos de trabajos.
12) Verificar si este departamento proporciona una orientación para la formulación de los objetivos estratégicos de la empresa.
13) Verificar si se formula un presupuesto para cada dependencia operativa en apoyo al aumento de la rentabilidad y la eficiencia.
14) Verificar si se expresan de manera real los presupuestos flexibles a fin de compararlos con los resultados verdaderos.
15) Evaluar si los recursos que se planifican son los necesarios para lograr los objetivos a corto, mediano y largo plazo.
16) Verificar si existen los modelos adecuados para realizar o confeccionar presupuesto que permitan una fácil localización de información y una eficiente interpretación del mismo.
17) Verificar la eficiencia en las operaciones de cobros y pagos.
18) Verificar el cumplimiento de leyes y regulaciones.
19) Verificar si se prepara el estado de flujo de efectivo y si se realizan proyecciones del mismo.
20) Verificar si los informes de control contable general son oportunos, sencillos de uso y diseñados de forma adecuada que permita obtener la información necesaria fácilmente.
21) Verificar si se mide y se revisan periódicamente el desempeño referente a los planes a corto, a largo y a mediano plazo para mantenerlos al corriente.
22) Verificar si se revisa la información contable antes de trasmitirla a la fuente apropiada.
23) Verificar si se comparan los datos financieros y contables predeterminados con los resultados reales.
24) Verificar la suficiencia y oportunidad con que se analiza la información que permita supervisar los objetivos, las estrategias y la situación financiera.
25) Verificar si los análisis económicos-financieros permiten medir de una forma efectiva la economía, eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad.
26) Verificar si se toma la acción correctiva cuando se detectan desviaciones significativas contables y financieras.

Procedimientos y métodos utilizados en la realización de la auditoría de gestión

En nuestro trabajo la fase preliminar se realizó a través de un programa de auditoría que nos permitió evaluar el control interno y caracterizar el objeto. Para realizar el trabajo de auditoría se tuvieron en cuenta diversos documentos y resoluciones que rigen el desempeño del trabajo en este departamento como son:

• Expediente de perfeccionamiento empresarial de la empresa.
• Plantilla de cargos de recursos humanos, donde se describen las funciones de cada puesto de trabajo del área financiera.
• Resoluciones 56 / 2000 del BCC, donde se establecen los instrumentos de pago, su forma de utilización y los derechos crediticios.
• Resolución 64/2000 del BCC de 19/10/00 “Normas complementarias para los cobros y los pagos”.
• Res. 297/2003 MFP “Definiciones de Control Interno”.
Además se tuvieron en cuenta la resolución 26/2006 del Ministerio de Auditoría y Control, “Guía metodológica de Auditoría de Gestión”.

Se revisó el expediente único de Auditoría encontrándose deficiencias en años anteriores en el proceso de conciliación de las cuentas por cobrar.

A través de entrevistas con los trabajadores del área y con la revisión de documentos como los expuestos anteriormente se conoció la estructura organizativa y funciones del área auditada, además de las características del servicio que realiza.

El departamento cuenta con cinco trabajadores, de ellos, 2 licenciados y 3 técnicos medios; estos últimos se encuentran cursando la licenciatura. La empresa pertenece al Minbas y sus principales fuentes de financiamiento son asignaciones de presupuesto central.

Se aplicó la guía de control interno en los puntos correspondientes al área financiera para poder tener un criterio del sistema de control interno existente en la misma.

A través de entrevistas con el jefe del departamento se conocieron los procedimientos para la elaboración del presupuesto. Se revisaron las informaciones que aparecen automatizadas, informes y otros documentos que brindan información general de la situación financiera y se aplicaron métodos de revisión analítica utilizando diversas razones financieras para evaluar el comportamiento de la Economía, Eficiencia y Eficacia en la planeación y salvaguarda de los recursos monetarios de la Empresa Eléctrica Provincial de Las Tunas.

Los registros de cobros y pagos se encuentran automatizados, llevando la información primaria por suministradores y clientes y se emite el informe de estas cuentas por edades cada mes.

La solicitud de compra en divisas se confecciona en el área financiera como un mecanismo de control por parte del organismo central de la empresa.

Se aplicaron diversas razones financieras para medir la eficiencia y eficacia del desempeño del área financiera y se realizaron comparaciones con igual período del año anterior.

INFORME DE AUDITORIA

A: Director del área económica.
Orden de Trabajo No. 03/ 2008.
Entidad auditada: Área de finanzas de la Empresa Eléctrica de Las Tunas.
Subordinada a: Ministerio de la Industria Básica.
Tipo de auditoría: Gestión u Operacional.
Fecha de inicio. 01-05-2008
Fecha de terminación.20-06-2008
Auditor jefe: Yanela Gallart Molina.

Introducción:

Este trabajo de Auditoria de gestión se llevó a cabo en el departamento de finanzas de la Empresa Eléctrica de Las Tunas , a través del mismo se revisaron operaciones correspondientes al año 2008 y se establecieron comparaciones correspondientes con el año 2007 cuando entendimos necesario, se revisó el control interno tanto contable como administrativo.

La Empresa Eléctrica de las Tunas con domicilio social en Carretera Central Km. 3 ½. El Departamento cuenta con una plantilla de 4 trabajadores. Este Dpto. se subordina a la dirección de economía de la empresa.

Su principal objetivo es la planeación y presentación de información económica financiera asegurando un uso y control eficiente del presupuesto.

Se aplicó el programa de Auditoria de Gestión de acuerdo a los objetivos trazados.
Se verificó el cumplimiento de las legislaciones vigentes, los principios de control interno, las normas cubanas de contabilidad, así como la gestión económica en la planificación control y uso de los recursos.

El trabajo se llevó a cabo a través de pruebas detalladas abarcando el periodo de auditoria.
Nuestro trabajo se realizó de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas estableciendo elemento de control de la calidad que nos permitió cumplir los objetivos propuestos en el trabajo a través de asesoramiento y consulta de varios especialistas que nos permitieron desarrollar nuestro trabajo.

El departamento financiero tiene como objetivo fundamental:

Alcanzar un nivel de aseguramiento material y de eficiencia económica que garantice el funcionamiento de la empresa con una disponibilidad de recursos materiales y financieros, con un empleo y control eficiente de los mismos.

La auditoria tuvo como objetivo:

• Evaluar la eficacia del departamento en brindar orientación y control financiero a toda la organización incluidas sus diversas dependencias operativas.
• Medir la eficiencia interna de la función de finanzas por cuanto se refiere a los procedimientos, políticas y normas financieras, contables y presupuestarias.

Conclusiones

De acuerdo con las deficiencias detectadas en el transcurso de la auditoría evaluamos al Área financiera de la Empresa Eléctrica y determinamos que la economía, la eficiencia y la eficacia presentan un grado de deterioro parcial ya que presentan deficiencias en la organización, y el análisis.

Resultados

1. La estructura organizativa de la dirección del departamento se encuentra demasiado cargada para la especialista principal.
2. No se rota el personal por los puestos de trabajo.
3. Los análisis económicos financieros se realizan pero no con la profundidad que se requiere de interpretación de los mismos y con la participación de todo el personal del área financiera.
4. La situación financiera de la entidad puede verse afectada por el deterioro de las principales razones financieras analizadas.
5. No se explota al máximo las potencialidades de la tecnología que poseen y los conocimientos del personal existente.
6. Elaborar el plan de medidas para erradicar las deficiencias detectadas.

Recomendaciones

A partir de los análisis realizados en la auditoria para expresar los resultados anteriores podemos recomendar a la dirección de la entidad y del área financiera que:

Se analice la estructura del departamento para lograr una eficiente distribución del trabajo que permita que todos los integrantes del mismo contribuyan a lograr los objetivos propuestos.

Profundizar en la calidad del análisis económico-financiero que se presenta a la dirección de la empresa, donde no solo se expresen cifras sino que se emitan criterios y recomendaciones por parte del área financiera.

Utilizar al máximo las capacidades intelectuales de los integrantes de esta área, donde la mayoría son profesionales y existe experiencia del trabajo.

Utilizar la tecnología existente para implementar programas que le permitan realizar análisis de los indicadores financieros y la situación en general de la entidad.

Debe tenerse presente que de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 inciso k, del decreto ley 159 de la auditoria, la entidad debe informar a esta unidad de auditoria, en un término no mayor de 180 días naturales contados a partir de la fecha de terminación de la auditoria, la situación que presentan las deficiencias presentadas y señaladas en este informe preliminar; así como, las medidas disciplinarias aplicadas al personal responsable.

De existir alguna discrepancia con el contenido del informe, la entidad debe comunicar sus descargos a la unidad de auditoria, dentro de 10 días siguientes a la entrega del mismo.
Se agradece a los dirigentes, consultantes y trabajadores de la empresa y principalmente del área financiera por la colaboración brindada durante la realización de la auditoria.

CONCLUSIONES

La auditoria de gestión constituye un elemento importante dentro del control de gestión de la empresa.

La auditoria de gestión permite detectar deficiencias que afectan la economía, eficiencia y eficacia de la entidad.

El programa propuesto puede ser utilizado por auditores internos y externos y permite poner de manifiesto los aspectos negativos que afectan la gestión económica- financiera del área auditada.

La utilización de este Programa, permite a los auditores internos y de poca experiencia poder realizar la auditoria con una secuencia lógica.

RECOMENDACIONES

Utilizar la auditoria de gestión como una herramienta para evaluar la economía, eficiencia y eficacia de la Empresa Eléctrica de Las Tunas.

Los auditores internos de la entidad deben utilizar el programa propuesto en la realización de su trabajo para contribuir al mejoramiento de los diferentes indicadores de la empresa.

Realizar auditorias de gestión una o dos veces al año.

BIBLIOGRAFÍA

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2. Administración de Recursos Humanos, Tomo 1 y 2
3. Auditoría Administrativa con Cuestionarios de Trabajo
4. Auditoría de Gestión: Segunda Edición – Ciudad Habana: Editorial Pueblo y Educación 1985
5. Guía Metodológica para la Realización de Auditorías de Gestión. Oficina Nacional de auditoria Octubre de 1996.
6. Holmes A. W., A. W., C. P. A., y Overny W., C. P. A., Principios Básicos de Auditoría Continental S. A. de CV., México.
7. John W. Cook y Gary M. Winkle (1987), Auditoría, 3° edición, Editorial McGRAW-HILL, Buenos Aires - Argentina.
8. Koontz, Harold. Elementos de Administración/ Harold Koontz – 5ta Edición.
9. Kotler, Phillip. Dirección de Marketing, Análisis Planeación Gestión y Control/ Phillip Kotler. Tomo 2, 7ma Edición.
10. Leonard, William P. Auditoria Administrativa. Ed. Diana. México, D.F. 1991.
Norbeck, E.F. Auditoría Administrativa. Editora Técnica, S.A. México, D.F. 1970.
11. Perdomo, A. Análisis e Interpretación de Estados Financieros/ A Perdomo. México: Ediciones Contables y Administrativas S. A, 1986.
12. Resolución 297/03 del Ministerio de Auditoria y Control.
13. Resolución 026/06 del Ministerio de Auditoria y Control.
14.www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin1/auditeliana.htm.

Nota: Es probable que en esta página web no aparezcan todos los elementos del presente documento.  Para tenerlo completo y en su formato original recomendamos descargarlo desde el menú en la parte superior

Lic. Yanela Gallart Molina

Nacio en el municipio Las Tunas, Provincia Las Tunas, Cuba. Graduada en Licenciatura en Contabilidad y Finanzas en el Centro Universitario Vladimir Ilich Lenin de la provincia de Las Tunas. Actualmente cursa estudios en una maestría de Contabilidad Gerencial en el Centro Universitario Vladimir Ilich Lenin de la provincia de Las Tunas.

denysarrobatunet.cult.cu

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