La actividad económica ha alcanzado una incuestionable importancia, razón por la cual muchas veces nos referimos a ella como el motor impulsor de la economía de cualquier país, de ahí la relevancia que tiene nuestra profesión de contadores y es por ello la necesidad de perfeccionar los métodos de enseñaza, con el objetivo de lograr profesionales cada vez mas preparados y capaces.
Introducción
El sistema educacional cubano ha venido desarrollando una serie de cambios desde sus inicios con vistas al perfeccionamiento continuo de los planes y programas de estudios.
Toda actividad empresarial esta estrechamente ligada a la auditoria, la cual se encarga de controlar la veracidad de las informaciones emitidas por una entidad. La auditoria, tradicionalmente se ha orientado hacia aspectos financieros, concentrándose en la corrección de los registros contables y en lo adecuado de las actividades especificadas en dichos registros. Sin embargo, ha venido cambiando a lo largo de los años, ahora responde a una demanda de mayor información útil que no se puede encontrar tan solo en los estados financieros.
Debido a la importancia que se le concede a la disciplina de Auditoría en la formación de los futuros profesionales, en la cual se integra el conocimiento de otras asignaturas de la carrera, nos hemos dado a la tarea de desarrollar un material para el enriquecimiento de dicha asignatura, que sirva de apoyo bibliográfico para la docencia, asumiendo como problema la necesidad de actualizar y agrupar la bibliografía con que se cuenta.
Por esta razón el presente trabajo tiene como objetivo elaborar un material integrador de la asignatura “Auditoría”; lo que nos conduce a la siguiente hipótesis: si se cuenta con un compendio bibliográfico de Auditoría, entonces los estudiantes tendrán mejores posibilidades de acceder a una bibliografía actualizada que permita perfeccionar sus conocimientos.
1. Evolución de la Auditoría
Los antecedentes de la Auditoría son tan antiguos como la propia historia de la humanidad. No se puede precisar con exactitud la fecha en que nació la Contaduría Pública, se sitúa el comienzo de esta profesión en el antiguo Egipto donde se fiscalizaba el empleo de los materiales utilizados en la confección de los tejidos.
Algunos historiadores señalan que los registros contables tuvieron su origen alrededor del año 4000 antes de Cristo, cuando las antiguas civilizaciones del Cercano Oriente comenzaron a establecer gobiernos y negocios organizados; preocupados por llevar cuentas de las entradas y salidas de dinero y el cobro de los impuestos, estableciendo controles para disminuir los errores y fraudes de los funcionarios.
Antiguamente los grandes señores se hacían acompañar de hombres de confianza cuando trataban de operaciones comerciales de importancia, préstamos, financiamientos, etc. El auditor debe su origen a la forma en que se recibían (oyéndolas) las liquidaciones de las cuentas por su función de oír nació la denominación de Auditores.
En un principio esta se remitía a las funciones de administración pública aunque existen indicios de que en una época lejana se empleó en las rendiciones de cuentas de los funcionarios y agentes, a partir de los cuales el auditor, persona que oía las mismas, determinaba de que forma iba a proceder ante la situación dada.
También conocido como revisor profesional las primeras noticias de su trabajo provienen de Italia en plena Edad Media donde por el año 1164 de nuestra era existían diferentes personas que ejercían esta actividad al servicio de la Cátedra de Milán.
El primer tratado de contabilidad de 1494 ofreció la base teórica para el desarrollo de la comprobación de las cuentas con vistas a los libros de Contabilidad. Fue en el año 1589 a partir de toda esta base teórica inicial, en Venecia, donde se creó con carácter oficial la primera Asociación de Revisiones Profesionales.
En el desarrollo de la Contaduría Pública en el mundo principalmente en Inglaterra, Alemania y Francia tuvieron gran incidencia las convenciones económicas y financieras que se suceden en la humanidad en el siglo XVIII a raíz de la Revolución Industrial y después de esta que alcanza hasta el siglo XIX, situaciones que demandaron de hombres especializados en problemas económicos, financieros y contables.
El proceso de desenvolvimiento de la Contaduría Pública en el mundo fue lento en las primeras etapas, y puede decirse que alcanza su madurez en el siglo XX, específicamente a partir del año 1916 cuando aparece la preparación de un programa mínimo de procedimientos a seguir en las auditorias quedando establecida así las primeras reglas que rigieron la contaduría pública.
1.1 Desarrollo de la Auditoría en Cuba
La Contaduría Pública A inicios del siglo XIX nos era desconocida, debido a nuestra condición de colonia de España.
En 1902 Cuba estaba sometida a las decisiones políticas del gobierno imperialista de los Estados Unidos (EEUU) de Norteamérica; siendo evidente la necesidad de controlar desde el punto de vista técnico sus intereses mediante la auditoría, en nuestro país no existía un nivel de enseñanza técnica de la contabilidad a la altura de sus necesidades, de personal subalternos con conocimientos técnicos para realizar tareas auxiliares conllevando a la creación de una escuela de nivel universitario.
El Contador Público cubano demostró su capacidad asimilando rápidamente las más modernas técnicas de la Contabilidad y la Auditoría.
Al triunfar la Revolución se crea un sistema de auditoría confiable, al servicio de los intereses de la sociedad, realizando profundas transformaciones en la estructura socio-económica del país y en la organización estatal propiciando la desaparición del Tribunal de cuentas en el año 1960 transfiriendo sus funciones al Ministerio de Hacienda promulgándose en 1961, la Ley 943 de Comprobación de Gastos del Estado. En esa época se disminuyó la enseñanza de la contabilidad y la auditoría en las Universidades del País, así como en los centros tecnológicos de nivel medio.
A finales de 1965 se disolvió dicho Ministerio, pasando al Banco Nacional de Cuba la función de fiscalizar y comprobar directamente la gestión económica de las empresas estatales y sus unidades u otras dependencias del Estado.
En 1967 se disolvió definitivamente la dirección de comprobación, desapareciendo del país la auditoría externa y quedando en muy pocos organismos la auditoría interna.
En 1976 mediante la Ley 1323 de Organización de la Administración del Estado se crea el Comité Estatal de Finanzas y cumple con la función rectora en materia de auditoría estatal.
El 25 de noviembre de 1994 se aprueba la creación de la Oficina Nacional de Auditoría (ONA).mediante el acuerdo 2819 del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministro
El 8 de junio de 1995 el Consejo de Estado dicta el Decreto Ley 159 que norma la actividad de auditoría en Cuba.
El 25 de abril del 2001 en el Decreto Ley 219; se crea el Ministerio de Auditoría y Control (MAC) como un organismo de la Administración Central del Estado, encargado de dirigir, ejecutar y controlar la aplicación de la política del estado y el gobierno en materia de auditoría gubernamental, fiscalización y control gubernamental; para regular, organizar, dirigir y controlar metodológicamente el Sistema Nacional de Auditoría.
2. Concepto de Auditoría
La palabra auditoría viene del latín AUDITORIUS, y de esta proviene auditor, que tiene la virtud de oír, y el diccionario lo considera Revisor de cuentas colegiado pero se asume que esa virtud de oír y revisar cuentas está encaminada a la evaluación de la economía, la eficiencia y la eficacia en el uso de los recursos, así como al control de los mismos.
Existen diferentes conceptos básicos de uso común como son:
Control
“Actividad dirigida a verificar el cumplimiento de los planes, programas, políticas, normas y procedimientos, detectar desviaciones e identificar posibles acciones correctivas”.
Gestión
“Acción y efecto de administrar los recursos humanos, tecnológicos y financieros de una organización, con la finalidad de cumplir los objetivos y metas de la misma”.
Control Interno
“Comprende la serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración activa para proporcionar una seguridad razonable en torno a la consecución de los objetivos de la organización, fundamentalmente en las siguientes categorías:
• Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal
• Confiabilidad y oportunidad de la información
• Eficiencia y eficacia de las operaciones
• Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.”
Control de Gestión
“Actividad gerencial que se desarrolla dentro de las organizaciones dirigida a asegurar el cumplimiento de su misión y objetivos; de sus planes, programas y metas; de las disposiciones normativas que regulan su desempeño; y de que la gestión sea eficaz y ajustada a parámetros de calidad”.
Auditoría
“Examen objetivo, sistemático, profesional y posterior de las operaciones financieras, administrativas y de gestión, practicado con la finalidad de verificarlas y evaluarlas, para así poder efectuar las observaciones y recomendaciones pertinentes”.
Aunque existen diversos conceptos de Auditoría, en esencia coinciden en los aspectos fundamentales; nuestro país la define en el Decreto Ley 159 de la Auditoría de 1995 como: “Un proceso sistemático que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de carácter económico administrativo, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. Se practica por profesionales calificados e independientes, de conformidad con normas y procedimientos técnicos”.
La Resolución 100 del 11 de noviembre del 2004 del MAC define como concepto de auditoría, lo siguiente: “Un proceso sistemático, practicado por los auditores de conformidad con normas y procedimientos técnicos establecidos, consistente en obtener y evaluar objetivamente las evidencias sobre las afirmaciones contenidas en los actos jurídicos o eventos de carácter técnico, económico, administrativo y otros, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones, las disposiciones legales vigentes y los criterios establecidos.”
3. Clasificación
De acuerdo con la filiación del auditor, esta se clasifican en:
Auditoría Externa:
Es el examen o verificación de las transacciones, cuentas, informaciones, o estados financieros, correspondientes a un período, evaluando la conformidad o cumplimiento de las disposiciones legales o internas vigentes en el Sistema de Control Interno Contable. Se practica por profesionales facultados, que no son empleados de la organización cuyas afirmaciones o declaraciones auditan.
Además, examina y evalúa la planificación, organización, dirección y control interno administrativo, la economía y eficiencia con que se han empleado los recursos humanos, materiales y financieros, así como el resultado de las operaciones previstas a fin de determinar si se han alcanzado las metas propuestas.
• Fiscal:
Se denomina fiscal a la auditoría externa que se efectúa por el Ministerio de Finanzas y Precios, sus dependencias u otras entidades expresamente facultadas por éste, con el objetivo de determinar si los tributos al FISCO, se efectúan en la cuantía debida y dentro de los plazos y formas establecidos (corresponde a la Oficina Nacional de Administración Tributaria-ONAT ejercer estas funciones)
• Independiente:
Se denomina auditoría independiente a la auditoría externa que realiza una sociedad civil de servicios u otras organizaciones a entidades privadas, mixtas, otras formas de asociaciones económicas, sector estatal y cooperativo, organizaciones y asociaciones, personas naturales y jurídicas, que contraten el servicio de la auditoría.
Auditoría Interna:
Se denomina auditoría interna al control que se desarrolla como instrumento de la propia administración y consiste en una valoración independiente de sus actividades; que comprende el examen de los sistemas de control interno, de las operaciones contables y financieras y de la aplicación de las disposiciones administrativas y legales que corresponda; con la finalidad de mejorar el control y grado de economía, eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos; prevenir el uso indebido de éstos y coadyuvar al fortalecimiento de la disciplina en general.
La auditoría interna se practica como instrumento de la propia administración; concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, así como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas; aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección.
El auditor interno puede convertirse en los ojos y oídos de la dirección de la entidad, teniendo en cuenta, no sólo su calificación, profesionalidad, y su conducta ética-moral; sino porque se trata de un funcionario que con el tiempo logra obtener un alto dominio de todas y cada una de las funciones de la entidad donde labora, lo que le permite convertirse en un asesorar de los ejecutivos.
De acuerdo con los objetivos fundamentales que se persigan, las auditorias pueden ser:
- De Gestión u Operacional
Consiste en el examen y evaluación de la gestión de una entidad, programa o proyecto, para establecer el grado de economía, eficiencia y eficacia, de su desempeño en la planificación, control y uso de los recursos y en la conservación y preservación del medio ambiente, así como comprobar la observancia de las disposiciones legales que le son aplicables.
- Financiera o de Estados Financieros
Consiste en el examen y evaluación de los documentos, operaciones, registros y estados financieros del auditado, para determinar si éstos reflejan razonablemente su situación financiera y los resultados de sus operaciones, así como el cumplimiento de las disposiciones económico – financieras, con el objetivo de dictaminar legalmente sobre los estados financieros o de mejorar los procedimientos relativos a la gestión económico – financiera y el control interno.
- Especial
Consiste en la verificación de asuntos y temas específicos de una parte o de todas las operaciones financieras, administrativas o de situaciones especiales que pueden incluir varias gamas de trabajo y elementos de gestión.
Esta auditoría puede referirse a los siguientes asuntos financieros:
• Segmentos de estados financieros, información financiera (por ejemplo, estados de ingresos y gastos, estados de efectivo recibido y gastado, de activos fijos); modificaciones presupuestarias; y variaciones entre los resultados financieros planificados y los reales.
• Controles internos sobre el cumplimiento de leyes y regulaciones, como las que rigen las rendiciones y presentación de informes sobre donaciones y contratos (incluyendo propuestas, montos facturados, liquidaciones, etc.).
• Los controles internos sobre la información financiera y salvaguarda de activos, incluyendo las medidas de seguridad y control sobre los sistemas computarizados.
• El cumplimiento con leyes y regulaciones y reclamos por fraude.
- Fiscal
Consiste en el examen de las operaciones relacionadas con los tributos al Fisco, a los que está obligada la entidad estatal o persona natural o jurídica del sector no estatal, con el objetivo de determinar si se efectúan en la cuantía que corresponda, dentro de los plazos y formas establecidas, y proceder conforme a derecho.
- De seguimiento o recurrente
Consiste en el acto de evaluar el cumplimiento de las deficiencias detectadas en auditorías anteriores, mediante la ejecución de una nueva auditoría de igual o mayor complejidad, donde se evalúa el ambiente de control
- De cumplimiento
Consiste en el examen y evaluación que se realiza con el objetivo de verificar el cumplimiento de las leyes, decretos–leyes, decretos y demás disposiciones jurídicas inherentes a la actividad sujeta a revisión.
- De tecnologías de la información
Consiste en el examen de las políticas, procedimientos y utilización de los recursos informáticos; confiabilidad y validez de la información, efectividad de los controles en las áreas, los sistemas de redes y otros vinculados a la actividad informática, relacionados con la gestión económico – financiera.
4. La ética del auditor
Según el diccionario de la lengua española la palabra ética:
Etimología: del latín ethicus, y del griego ethikós (moral, relativo al carácter)
La ética general comprende las normas mediante las cuales un individuo decide su conducta. Por lo general se consideran las exigencias impuesta por la sociedad, los deberes morales y los efectos de las propias acciones.
La ética del auditor, no es más que un caso especial de la ética general, en la cual, como profesional, la persona recibe pautas de conducta específicas en asuntos que reflejan su responsabilidad hacia la sociedad, hacia los auditores, hacia sus superiores, hacia otros miembros de la profesión y hacia si mismo.
La ética del auditor se basa en los principios fundamentales generalmente aceptados, y que son los siguientes:
* Integridad
Debe mantener incólume su integridad moral en el ejercicio profesional. De él se espera probidad, honestidad, dignidad y sinceridad en toda circunstancia.
* Objetividad
Representa imparcialidad, desinterés y actuación sin prejuicio en todos los asuntos que correspondan al campo de su actuación profesional. Debe ser justo, y no debe dejar que un prejuicio o falta de imparcialidad, o un conflicto de intereses, o la influencia de otros anulen su integridad.
* Competencia profesional
Debe ejecutar sus trabajos con el cuidado debido, competencia, diligencia y tiene la obligación continua de mantener sus conocimientos y habilidades al nivel internacional para asegurar un trabajo profesional basado en el desarrollo actualizado en prácticas, legalidades y técnicas.
* Confidencialidad
Respetar el carácter confidencial de la información que se obtenga durante el desarrollo de su trabajo profesional y no debe revelar por ningún motivo hechos, datos o circunstancias de que tenga conocimiento durante el curso de la prestación de servicios profesionales, a menos que se trate de un requerimiento legal o a quienes deban conocerlos.
* Profesionalidad
Actuar de modo tal que sea acorde con la ética de la profesión y abstenerse de realizar cualquier conducta que pudiera afectar negativamente su reputación. para ello debe tener siempre presente que la sinceridad, buena fe y lealtad, son las condiciones básicas para el ejercicio pleno y honesto de la profesión y para la convivencia amistosa, así como también, la responsabilidad con el del Ministerio, los auditados, otras especialistas, superiores jerárquicos y cualquier otra persona natural o jurídica.
* Independencia
Tener y demostrar absoluta independencia mental y de criterio con respecto a todo interés que pudiera considerarse incompatible con los principios de integridad y objetividad, guardando sólo obediencia a la ley, para lo que la independencia de criterio es esencial y concomitante.
* Observancia de disposiciones normativas
Realizar los trabajos profesionales cumplimentando las normativas y principios generalmente aceptados promulgados por los órganos, organismos del Estado y organizaciones facultados para ello. Además, deberá tener la obligación de ejecutar con el debido cuidado las instrucciones establecidas.
* Formación profesional
Mientras el profesional se mantenga en el ejercicio activo, debe considerarse permanentemente obligado a actualizar los conocimientos necesarios para su actuación profesional.
Debe contribuir al desarrollo, superación y dignificación de la profesión mediante su propia superación y en la formación de profesionales jóvenes.
Los principios antes señalados son extensivos a los demás especialistas que participan en la ejecución de las auditorías, tales como asesores legales, informáticos, ingenieros u otros profesionales que por sus especialidades se vinculen con una auditoría determinada.
Conducta
Conductas que como mínimo el auditor debe observar a los efectos de mantener una actitud acorde con su responsabilidad y los principios éticos antes mencionados.
* Mantener una actitud consecuente con los lineamientos de la revolución y ser defensor intransigente de los intereses del Estado Socialista.
* Cumplir y ser guardián del cumplimiento de la legalidad socialista y las normas y procedimientos establecidos.
* Respetar y aplicar las Normas de Auditoría y demás disposiciones vinculadas con la actividad.
* Constituir un ejemplo de disciplina laboral y seriedad. Tener siempre presente que por la labor que realiza, será permanentemente observado por los dirigentes, funcionarios y demás trabajadores de la entidad auditada, quienes identifican al auditor como la personificación de la corrección y honestidad.
* Guardar absoluta reserva de los conocimientos que, en el curso de la auditoría, adquiere sobre las operaciones, los dirigentes y el personal en general de la entidad, e informarlo, solamente a quienes deban conocerlo, de acuerdo con lo que establece el presente Manual.
* Verificar la información que reciba confidencialmente y observar discreción respecto a la identificación del informante.
* Mantener una relación de mutuo respeto y entendimiento con el auditado.
* No incurrir en relaciones comprometedoras, ni solicitar o aceptar dádivas que pudieran afectar su independencia de criterio o ponerla en tela de juicio.
* No utilizar las ventajas de su cargo en provecho propio o de otras personas.
* Informar de inmediato a sus superiores de cualquier ofrecimiento que desmerite su prestigio y ética profesional.
* Mantener una moral y conducta social adecuadas, tanto durante la jornada de trabajo como fuera de ella, de manera que sus acciones no afecten el prestigio personal, el de Ministerio, el del grupo de trabajo al cual pertenece o el de su profesión.
* Poseer una reconocida integridad, la cual implica rectitud, sinceridad y honestidad, lo que resulta esencial para el desempeño de su trabajo.
* Evitar hacer comentarios o juicios que menoscaben el prestigio personal y técnico de los demás auditores, independientemente de la ubicación laboral de éstos.
* Ser claro y preciso en su informe, el cual debe confeccionar con espíritu constructivo y sobre la base de hechos cabalmente comprobados y debidamente sustentados en los papeles de trabajo, los que constituyen su fuente de pruebas, y deberá abstenerse de hacer señalamientos que no pueda demostrar.
* Formular críticas sólo cuando la solución de los problemas sea factible a nivel de la entidad auditada. De lo contrario se limitará a plantear la situación o hecho detectado, señalando las gestiones realizadas por la entidad, encaminadas a su solución.
* Estar imbuido de un gran interés en su superación cultural y técnica, como medio de preparación para hacerle frente a las tareas variables y complejas que se le asigne.
* Ser cuidadoso con su presencia personal, aseo, pulcritud y evitar expresiones groseras o vulgares.
Además, el auditor en el desarrollo de su trabajo debe seguir un grupo de normas de conducta relacionadas específicamente con su actividad que faciliten sus relaciones con el auditado, como son:
* No imponer un horario de trabajo distinto al de la dependencia auditada y evitar entorpecer su rutina de trabajo y, de ser necesario, coordinarlo con el auditado.
* No hablar en voz alta.
* Evitar las preguntas innecesarias y discusiones estériles.
* Solicitar la información en el momento oportuno.
* No ausentarse innecesariamente del lugar de trabajo.
* No hacer comentarios del trabajo, ni dar opinión de la capacidad de los dirigentes y trabajadores de la entidad que puedan ser escuchadas por personas ajenas al grupo de auditores.
* Escuchar las sugerencias de los auditados y reservarse la opinión hasta que se haya examinado bien el asunto.
5. Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas en Cuba
Estas normas están referidas a la capacidad profesional del personal, a la independencia de la organización de auditoría y de su personal, al debido cuidado profesional con que debe practicarse la auditoría y prepararse los informes respectivos y a la aplicación de controles de calidad.
Las normas generales son de aplicación a todas las organizaciones de auditoría que practiquen auditorías sobre entidades del sector estatal, cooperativo, organizaciones y asociaciones y cualquier persona natural o jurídica que reciba recursos del Estado o se beneficien con subsidios, subvenciones, ventajas o exenciones, o que presten servicios o ejerzan una actividad preferencial del Estado.
Las normas son los principios generales que dirigen y orientan el trabajo de auditoría. Estas normas establecen el marco conceptual dentro del cual el auditor decide las acciones a tomar en la preparación, al llevar a cabo el examen y la presentación de su informe. Estos sirven para medir la calidad de los objetivos de la auditoría y las acciones realizadas para alcanzarlas.
Las normas de auditorías en Cuba se dividen en tres grandes grupos:
Normas sobre atributos
Se refiere a una serie de atributos que deben poseer los auditores internos para que realicen sus funciones e informen de manera adecuada y eficaz a la autoridad facultada dentro de las organizaciones a las que pertenecen. Dentro de ellas se encuentran:
1. Independencia y objetividad.
La actividad de Auditoría Interna debe ser independiente y responder a la máxima dirección de la Organización, debe estar libre de injerencia al determinar el alcance de dicha auditoría, al desempeñar su trabajo, al evaluar y comunicar sus resultados, deben tener una actitud imparcial y evitar los conflictos de intereses.
Los auditores internos deben abstenerse de evaluar operaciones específicas de las cuales hayan sido previamente responsables. Existe impedimento de objetividad si un auditor interno provee servicios de Auditoría y Consultoría para una actividad en la cual haya tenido responsabilidad en los tres últimos años del ejercicio económico.
2. Capacidad profesional.
Los auditores internos deben reunir los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades, además de mantenerse actualizados en cuanto a las tecnologías de la información, riesgos y controles claves y de las técnicas disponibles basadas en su uso, que le permitan desempeñar el trabajo asignado. Es necesaria la continua capacitación profesional de dichos auditores, lo que contribuye al perfeccionamiento constante de sus conocimientos y aptitudes.
3. Debido cuidado profesional.
Se debe ejercer por parte de los auditores internos el debido cuidado profesional al considerar:
• El alcance necesario para lograr los objetivos del trabajo a ejecutar.
• La complejidad o nivel de importancia relativa de asuntos, operaciones, actividades y recursos, a los cuales se les aplican procedimientos de auditoría.
• La probabilidad de la ocurrencia de errores, irregularidades o fraudes.
• La utilización de herramientas de auditoría asistida por computadora u otras técnicas de análisis de datos.
• La adecuación y eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección.
Se debe ejercer por parte de los auditores internos el debido cuidado profesional durante un servicio de Consultoría, teniendo en cuenta lo siguiente:
• Las necesidades y expectativas de la organización, incluyendo la naturaleza, oportunidad y comunicación de los resultados del trabajo.
• La complejidad relativa y la extensión de la tarea necesaria para cumplir los objetivos del trabajo.
4. Aseguramiento de la calidad.
La Unidad de Auditoría a cualquier nivel debe desarrollar y mantener un programa de aseguramiento de calidad y mejora que abarque todos los aspectos de la actividad de Auditoría Interna y revise continuamente su eficacia.
Este programa incluye, al menos, el establecimiento de políticas y procedimientos respecto a:
* Controles generales de calidad
* Controles durante el desarrollo de la Auditoría Interna
* Controles después de culminada la Auditoría Interna.
El programa en su conjunto debe estar diseñado para ayudar a la actividad de auditoría interna a añadir valor y mejorar las operaciones de la organización, asegurando que se cumplan con estas normas.
NORMAS SOBRE DESEMPEÑO.
Refieren la naturaleza de las actividades de Auditoría Interna y proveen criterios de calidad contra los cuales puede medirse la práctica de estos servicios.
Constituyen el marco de referencia para la ejecución de las acciones relacionadas con los servicios de Auditoría y de Consultoría. Los resultados que se obtienen cuando se aplican estas normas son la fuente principal del contenido del informe correspondiente.
1. Planeamiento.
* Consideraciones sobre el planeamiento.
Al planear la Auditoría Interna, el auditor interno debe definir los objetivos, el alcance y metodología dirigidos a conseguir esos logros.
Los auditores internos al planificar el trabajo, deben considerar:
• Los objetivos de la actividad que está siendo revisada y los medios con los cuales ésta controla su desempeño.
• Los riesgos significativos de la actividad, sus objetivos, recursos y operaciones, y los medios con los cuales el impacto potencial del riesgo se mantiene a un nivel aceptable.
• La adecuación y eficacia de los sistemas de gestión de riesgos y de Control Interno de la actividad.
• Las oportunidades de introducir mejoras significativas en los sistemas de gestión de riesgos y de Control Interno de la actividad.
* Objetivos de trabajo.
Los auditores internos deben establecer objetivos específicos para cada trabajo y éstos deben reflejar la evaluación preliminar de los riesgos, el control interno y la dirección, hasta el grado de extensión que se considere necesario por el auditor interno.
* Alcance del trabajo.
El alcance del trabajo debe tener en cuenta los sistemas, registros, personal y propiedades físicas relevantes, incluso aquellos bajo control de terceros.
* Asignación de recursos para el trabajo.
Los auditores internos deben determinar los recursos adecuados para lograr los objetivos del trabajo. El personal debe estar basado en una evaluación de la naturaleza y complejidad de cada tarea, las restricciones de tiempo y los recursos disponibles.
* Programas de trabajo.
Deben establecer los procedimientos para identificar, analizar, evaluar y registrar información durante la ejecución de la Auditoría Interna. El programa de trabajo debe ser aprobado con anterioridad a su implantación y cualquier ajuste ha de ser autorizado oportunamente por la persona facultada, pueden variar en forma y contenido dependiendo de la naturaleza del trabajo.
* La Auditoría Interna en un ambiente de sistemas de información automatizado.
Al planear la Auditoría Interna debe obtener una comprensión de la importancia y complejidad de las actividades del sistema de información automatizado establecido y la disponibilidad de datos para su uso.
2. Supervisión y revisión.
Es un proceso técnico que consiste en dirigir y controlar la Auditoría Interna desde su inicio hasta la presentación del informe al nivel competente; determina si se están alcanzando los objetivos previstos y dirigir los esfuerzos hacia su cumplimiento,
La revisión del trabajo de los auditores internos debe realizarse periódicamente en dependencia con el avance en las distintas fases de la auditoría.
El trabajo de los auditores internos agrupados en una unidad de auditoría interna debe ser revisado por el jefe de grupo y supervisado por el dirigente o funcionario facultado para ello; y el realizado por los supervisores debe reflejarse en un documento escrito como constancia de esta acción, reflejando las insuficiencias o fallas técnicas detectadas y las recomendaciones que de ellas se deriven.
3. Leyes y demás disposiciones legales.
El auditor interno tiene la obligación de conocer las disposiciones legales aplicables en la organización a la cual pertenece para diseñar el programa de trabajo, de tal forma que le permita obtener una seguridad razonable acerca del cumplimiento de las disposiciones legales y las obligaciones contractuales, que sean significativas para la consecución de los objetivos de la Auditoría Interna.
* Limitaciones de la Auditoría Interna.
Siempre que se apliquen las presentes normas al efectuar una Auditoría Interna, tenemos la seguridad razonable de que se hayan logrado sus objetivos, toda vez que provee condiciones y procedimientos de trabajo, sin embargo, no garantizan el descubrimiento de actos de incumplimiento.
El descubrimiento posterior de actos de incumplimiento cometidos durante el período de la Auditoría Interna no significa que el desempeño de los Auditores Internos haya sido inadecuado, siempre y cuando ésta se haya efectuado de acuerdo con estas normas.
4. Calidad de la evidencia.
Los resultados, las conclusiones y las recomendaciones incluidas en el informe de auditoría deben estar basados en evidencias que sean suficientes, competentes y relevantes.
La evidencia se puede clasificar en:
• Evidencia físicas.
• Evidencia documental.
• Evidencia testimonial
• Evidencia analítica
• Evidencia informática
Los requisitos básicos de la evidencia están referidos a:
– Suficientes: cuando por los resultados de la aplicación de una o varias pruebas, el auditor interno pueda adquirir certeza razonable de que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados.
– Competentes: se refiere a que la evidencia debe ser válida y confiable. El auditor interno debe considerar cuidadosamente si existen razones para dudar de la validez e integridad de la evidencia.
– Relevantes: se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso. La información que se utilice para demostrar o refutar un hecho es relevante si guarda una relación lógica y patente con ese hecho. También está muy relacionada con los objetivos previstos en la Auditoría Interna y el vínculo directo y claro que debe existir entre éstos y la evidencia analizada.
* Hallazgos de la Auditoría Interna.
Al sustentar las evidencias detectadas en su relación con los objetivos previstos y las normas establecidas, los hallazgos deben contener elementos tales como la condición actual, los criterios aplicables, el efecto y la causa.
* Errores, irregularidades o fraudes.
Los errores se refieren a acciones u omisiones no intencionales cometidos por los funcionarios responsables, que no afectan significativamente la razonabilidad de la información económico – financiera o de otro tipo que emite la organización.
Las irregularidades o fraudes se refieren a acciones u omisiones intencionales por parte de uno o más individuos de entre la administración, los encargados del mando, empleados o terceras partes, que implique el uso de engaño para obtener una ventaja injusta o ilegal.
* Papeles de trabajo.
Constituyen el único vínculo entre el trabajo de planeamiento, la ejecución y el informe que se elabore. Por tanto, deben contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones que se presentan en el informe.
Los papeles de trabajo deben ser salvaguardados y conservados durante el tiempo establecido por la Ley, y cada organismo debe garantizar su cumplimiento.
Si en el transcurso de dicho término no se ha ejecutado una nueva Auditoría Interna, los papeles de trabajo deben conservarse hasta que ésta se ejecute, oportunidad en la que se analizará la conveniencia de conservar o no todos o una parte de éstos.
5. Gestión de riesgos.
* Servicios de Auditoría.
Se debe valorar por parte de los auditores internos la cantidad y calidad de las exposiciones al riesgo referidas a la administración, custodia y protección de los recursos disponibles, operaciones y sistemas de información de la organización, teniendo en cuenta los objetivos siguientes:
• Confiabilidad e integridad de la información financiera y operacional.
• Eficacia y eficiencia de las operaciones.
• Control de los recursos de todo tipo a disposición de la entidad.
• Cumplimiento de las leyes, reglamentos, políticas y contratos.
* Servicios de Consultoría.
Los auditores internos al realizar los trabajos de consultoría deben considerar el riesgo compatible con los objetivos del trabajo y estar alertas a la existencia de otros riesgos significativos.
Deben incorporar los conocimientos del riesgo obtenidos, en los procesos de identificación, análisis y evaluación de las exposiciones de riesgo significativas en la organización.
* Riesgos inherentes al ambiente de sistemas de información automatizados.
Los riesgos pueden provenir de:
• Deficiencias en actividades generales del sistema de información automatizado.
• Desarrollo y mantenimiento de programas.
• Soporte tecnológico del software de sistemas.
• Operaciones.
• Seguridad física.
• Control sobre el acceso a programas.
La naturaleza de los riesgos y las características del Control Interno integrado al sistema de información automatizado incluye lo siguiente:
• Falta de rastro de las transacciones.
• Falta de segregación de funciones.
6. Control Interno.
La actividad de Auditoría Interna debe estar presente en el proceso de perfeccionamiento continuo del Sistema de Control Interno que se realiza en la organización para la evaluación y calificación de la eficiencia y eficacia del sistema implantado.
Los procesos asociados a la evaluación de la confiabilidad, razonabilidad y funcionalidad del Sistema de Control Interno implementado deben ser a partir del conocimiento y los procedimientos específicos asociados a los componentes principales del Control Interno; a saber:
• Ambiente de control.
• Evaluación de riesgos.
• Actividades de control.
• Información y comunicación.
• Supervisión o monitoreo.
7. Apoyo a la Dirección estratégica.
La actividad de Auditoría Interna debe participar en la vigilancia del adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno, así como en la propuesta de las recomendaciones necesarias para mejorar los procesos de dirección.
Los auditores deben participar, junto con los demás integrantes, en los procesos vinculados con la evaluación del diseño, implantación y eficacia de los objetivos, programas y actividades de la organización, relacionados con la ética y los valores organizacionales.
NORMAS DE INFORMACIÓN.
Establecen los criterios para la presentación de los informes elaborados como resultado de los servicios de Auditoría y Consultoría ejecutados a cualquier nivel.
v Forma y contenido.
Los auditores internos deben preparar informes por escrito para comunicar los resultados de cada servicio de Auditoría y Consultoría ejecutados a cualquier nivel.
El informe debe incluir:
• Los objetivos de la Auditoría Interna, su alcance y metodología.
• Exponer con claridad los hallazgos significativos y sus conclusiones.
• Declarar que la Auditoría Interna se realizó de acuerdo con estas normas.
Los informes por escrito son necesarios para:
• Comunicar los resultados de la Auditoría Interna a los dirigentes y funcionarios que correspondan de los niveles de dirección facultados para ello;
• Reducir el riesgo de que los resultados sean mal interpretados; y
• Facilitar el seguimiento para determinar si se han adoptado las medidas correctivas apropiadas.
Formato general de los informes de Auditoría Interna.
* Encabezamiento
El informe debe contener en su formato, al menos, los datos siguientes:
• Nombre de la organización a la que pertenece
• Orden de trabajo No.
• Entidad.
• Subordinación
• Tipo de Auditoría.
• Fecha de inicio.
• Fecha de terminación.
• Responsable.
Después de los datos antes consignados, se titula el documento con el nombre de “INFORME”.
* Introducción.
En esta sección del informe se consigna lo siguiente:
• Una breve caracterización de la organización auditada.
• Los objetivos de la Auditoría Interna, así como las causas de incumplimiento de alguno de ellos.
• El alcance debe expresar la profundidad y cobertura del trabajo.
• La declaración en el informe de que la Auditoría Interna se realizó de conformidad con estas normas, de no ser así debe expresarse que normas no se cumplieron y las consecuencias que trajo.
• Las limitaciones en el alcance de la auditoría.
• La metodología debe explicar claramente los programas de trabajo diseñados y las técnicas empleadas.
• El informe se dirige al máximo nivel de dirección al que está subordinado el auditor interno.
* Conclusiones
En esta sección se deben tener en cuenta los criterios generales siguientes:
• Deducciones lógicas basadas en los hallazgos de los auditores internos.
• No deben constituir la repetición de lo consignado en la sección Resultados del propio informe, sino una síntesis de los hechos y situaciones fundamentales comprobadas.
• Debe reflejarse, de forma general, las causas fundamentales que originaron el error, irregularidad o fraude planteado, así como las consecuencias directas e indirectas que pudieran derivarse de estos hallazgos.
• Se expone la calificación otorgada de acuerdo con los resultados del servicio de Auditoría ejecutado.
* Resultados.
Deben tenerse en cuenta los criterios generales siguientes:
• El jefe de grupo determina los hallazgos más significativos que deben incluirse en el informe; a partir de las evidencias suficientes, competentes y relevantes reunidas para cumplir los objetivos.
• Siempre que sea posible, los auditores internos deben incluir información de los antecedentes necesarios de los hallazgos más significativos.
• Los comentarios deben ser precisos y organizados; reflejando, siempre que sea posible, las disposiciones jurídicas que se incumplen.
• No se incluyen señalamientos vinculados con hechos que no estén debidamente comprobados y recogidos en los papeles de trabajo.
• Deben consignarse todos los casos significativos de incumplimientos de las leyes, demás disposiciones y del control interno.
• Se deben cuantificar los hallazgos de auditoría en todos los casos que sea posible.
• Debe incluirse en el contenido del informe aquellas tablas que por su tamaño lo permitan. En los casos en que éstas sean extensas deben presentarse como anexos al informe.
• En los casos de los servicios de Auditoría, debe consignarse el resultado de la reunión de conclusiones con los dirigentes y funcionarios en los distintos niveles en que se hayan efectuado.
• También se pueden incluir, entre otros, las siguientes cuestiones:
– Los logros importantes de la administración.
– Cuando cierta información no pueda ser revelada, debe expresarse la naturaleza de la información omitida y las razones que justifican su omisión.
– Cuando proceda, se comparan los resultados de cada tema con los obtenidos en el servicio de Auditoría anterior.
* Recomendaciones.
• Los auditores internos deben incluir en el informe sus recomendaciones, a partir de los errores, irregularidades o fraudes detectados durante la Auditoría Interna.
• Las recomendaciones son más constructivas cuando se encaminan a atacar las causas de los problemas observados.
Es necesario que las medidas que se recomiendan sean factibles y que su costo se corresponda con los beneficios esperados.
* Despedida.
• Debe consignarse el término para presentar las discrepancias con el contenido del informe, de existir éstas.
• De igual forma, debe expresar el término para enviar el Plan de Medidas, así como informar al nivel superior la situación que presentan las deficiencias halladas durante la ejecución del servicio.
• Cuando proceda, debe exponerse una nota de agradecimiento a los dirigentes, funcionarios y demás trabajadores por la colaboración prestada en la realización de la Auditoría Interna.
• Deben consignarse los nombres y apellidos del Auditor Interno jefe de grupo, cargo, firma y número del Registro de Auditores de la República de Cuba. También debe dejar constancia de su media firma en cada página del informe.
* Anexos.
• Se relacionan los anexos que se acompañan al informe.
• En los casos en que se hayan determinado incumplimientos de la ley, demás regulaciones, principios y normas establecidas o cualesquiera otras acciones u omisiones que afecten la buena marcha de la organización, el auditor interno debe presentar una Declaración de Responsabilidad Administrativa.
Actas de análisis del informe.
Durante la ejecución deben irse efectuando reuniones de análisis con los jefes de las áreas verificadas o partes vinculadas con los hechos, para tratar los hallazgos comprobados. Como constancia de los asuntos tratados en cada reunión, debe levantarse un acta, en la cual figuren los nombres y cargos de cada participante, los asuntos tratados, los criterios expuestos por los jefes de las áreas verificadas (sean razonables o no) y la fecha en que se efectúa. Debiendo modificar su informe, si considera válidos los criterios recibidos.
Las actas deben ser firmadas por la persona responsabilizada con el área o tema analizado y el auditor interno, quienes deben obtener cada uno, un ejemplar de dicha acta.
Las actas del análisis final del informe deben ser firmadas por el máximo nivel de dirección del área, tema o de la organización, según proceda, y por el auditor interno jefe de grupo.
Oportunidad y presentación.
Los informes deben emitirse lo más pronto posible para que su contenido pueda ser utilizado oportunamente por los dirigentes o funcionarios de la administración y del nivel superior correspondiente, así como por otros interesados.
El informe debe ser completo, exacto, objetivo y convincente, así como lo suficientemente claro y conciso como lo permitan los asuntos que trate.
Informes especiales y provisionales o parciales.
Si en el desempeño de sus funciones, los auditores internos detectan irregularidades o fraudes relacionados con hechos presuntamente delictivos, están obligados a presentar un informe considerado como Especial ante las autoridades competentes, al que se le adjuntan los documentos probatorios originales previamente ocupados.
Los auditores internos deben considerar la presentación de un informe provisional donde se detallen asuntos de importancia que requieran de una inmediata atención de los dirigentes y funcionarios, antes de terminar el informe final.
Comunicación de los resultados.
Los informes deben comunicarse oportunamente a los dirigentes y funcionarios que están autorizados para recibirlos por las disposiciones legales vigentes, a fin de que tomen acciones respecto a los hallazgos y recomendaciones. Si la Auditoría Interna comprende asuntos confidenciales por razones de seguridad u otras causas, debe restringirse su distribución a los niveles autorizados.
Al confeccionar el informe se deben considerar los siguientes principios:
« Puntualidad
« Exactitud
« Lógica
« Claridad
« Propósito
6. Objetivos de la Auditoría
Para elevar la eficiencia de nuestra economía el país se ha planteado diversas tareas, en la cual los auditores tienen la alta responsabilidad de garantizar, que el avance en todos los sectores se realice sobre bases firmes, partiendo de datos confiables, eliminando las manifestaciones de robos y desvíos de recursos; que además del importante daño moral que ocasionan, hacen ineficientes y no competitivas a las empresas.
Los objetivos fundamentales de la Auditoría son:
« Evaluar el control de la actividad administrativa y sus resultados.
« Examinar sus operaciones contables, financieras y la aplicación de las correspondientes disposiciones legales, dictaminadas sobre la racionabilidad de los resultados expuestos en los estados financieros, así como evaluar otros elementos que de conjunto, permitan elevar la eficiencia, economía y eficacia en la utilización de los recursos.
« Prevenir el uso indebido de recursos de todo tipo y propender a su correcta protección.
« Fortalecer la disciplina administrativa y económico-financiera de las entidades mediante la evaluación e información de los resultados a quien corresponda.
« Coadyuvar al mantenimiento de la honestidad en la gestión administrativa y a la preservación de la integridad moral de los trabajadores.
7. Etapas de la ejecución de la auditoría
Exploración
La exploración es la etapa en la cual se realiza el estudio o examen previo al inicio de la auditoría con el propósito de conocer en detalle las características de la entidad a auditar para tener los elementos necesarios que permitan un adecuado planeamiento del trabajo a realizar y dirigirlo hacia las cuestiones que resulten de mayor interés de acuerdo con los objetivos previstos.
Los resultados de la exploración permiten, además, hacer la selección y las adecuaciones a la metodología y programas a utilizar; así como determinar la importancia de las materias que se habrán de examinar.
También posibilita valorar el grado de fiabilidad del control interno (contable y administrativo) así como que en la etapa de planeamiento se elabore un plan de trabajo más eficiente y racional para cada auditor, lo que asegura que la auditoría habrá de realizarse con la debida calidad, economía, eficiencia y eficacia; propiciando, en buena medida, el éxito de su ejecución.
Una vez emitida la Orden de Trabajo, el jefe de grupo procede a ejecutar esta etapa, acopiando información en su centro y en la entidad a auditar para conocer en detalle las características de la misma en cuanto a su estructura organizativa, flujo de producción o servicios que presta, resultados de auditorías anteriores, etc.
Es conveniente que esta etapa concluya antes de la incorporación del resto del personal, lo que posibilita que cada auditor disponga de su plan de trabajo individual desde el inicio de la auditoría.
En la entidad se deben efectuar entrevistas con los principales dirigentes con el propósito de explicarles el objetivo de la auditoría, y conocer o actualizar en detalle los datos en cuanto a estructura, cantidad de dependencia, desenvolvimiento de la actividad que desarrolla, flujo de la producción o de los servicios que presta y, otros antecedentes imprescindibles para un adecuado planeamiento del trabajo a ejecutar.
Resulta imposible prever todas las cuestiones que pudieran ser de interés conocer en esta etapa, por lo que a continuación se señalan los puntos más importantes o generales a captar, revisar o actualizar en la entidad; los que no necesariamente son absolutos, pudiendo el jefe de grupo, como se señala, eliminar o adicionar algunos, según circunstancias u objetivo de la auditoría:
* Datos actualizados de la entidad, que incluyen entre otros: nombre, dirección, teléfono, fax, E-Mail, horario de trabajo y estructura organizativa.
* Unidades organizativas que la integran.
* Actividades principales que desarrolla.
* Licencias para operar en moneda nacional y/o divisas.
* Bancos con los cuales opera, (internos y en el extranjero), nombres, números de las cuentas bancarias y firmas autorizadas a operar las mismas.
* Nombres del Director, Subdirector Económico y Contador Principal o cargos equivalentes, así como las fechas respectivas en que tomaron posesión.
* Personal que labora en el área de Contabilidad y Finanzas; resumiendo las funciones que realiza.
* Situación del Expediente Único de Auditoría y su contenido; revisando las últimas auditorías, tanto internas como externas, las inspecciones, comprobaciones y verificaciones fiscales efectuadas en la entidad.
* Disposiciones dictadas en relación con las conclusiones, recomendaciones establecidas en los informes anteriores y notificaciones de responsabilidad administrativas.
* Grado de descentralización de la contabilidad, cantidad de centros contables que posee, cuentas bancarias que operan los mismos e información que emiten.
* Plan de cuentas.
* Cantidad de almacenes e importancia de éstos en atención a número de renglones, valor de sus existencias y características de los productos.
* Normas y procedimientos específicos que utilizan.
* Los sistemas informáticos que se aplican en los diferentes subsistemas y su evaluación dentro del contexto del control interno.
* Situación de los registros de contabilidad en uso y fecha de la última anotación en cada uno de ellos.
* Fecha de confección de los últimos estados financieros. De ser posible y necesario, precisar resultados económicos.
* Declaración jurada de impuestos.
* Presupuesto y sus modificaciones, así como la ejecución del mismo.
Además, se debe efectuar un recorrido por las áreas que conforman la entidad a fin de observar el funcionamiento en su conjunto.
En los casos que corresponda, se debe examinar también:
* La escritura de constitución de la sociedad, tomando nota de fecha de constitución, capital autorizado, clases de acciones, número de acciones de cada clase y sus valores nominales, inscripción en el Registro de la Cámara de Comercio, Registro Mercantil, Registro de Contribuyente, y demás documentos relacionados con depósitos de acciones en custodia por el banco, escritura de modificación de capital, etc.
* Los documentos oficiales que amparen las relaciones financieras o inversiones con o en otras entidades.
* Certificaciones del área legal.
* Libro de actas de la Junta Directiva o Consejo de Dirección para precisar lo relacionado con:
* Estatutos o reglamento.
* Análisis y aprobación de los estados financieros mensuales.
* Determinación sobre el destino de las utilidades obtenidas, declaración de dividendo, creación de reserva, etc.
* Bonificaciones declaradas.
* Principales convenios de participación en los beneficios o de otra índole (internos y externos).
* Pérdidas en suscripción de acciones.
* Autorización para aumento o disminución de capital.
* Compra y venta de acciones en tesorería.
Como resultado de esta exploración el jefe de grupo puede sugerir al supervisor variar el objetivo de la auditoría o su alcance.
Es posible que por determinadas razones no se requiera desarrollar esta etapa en una auditoría específica, cuestión que se debe consignar en un documento firmado por el jefe de grupo, aprobado por el supervisor actuante y archivado en el expediente de auditoría.
Planeamiento
El trabajo fundamental en esta etapa es el definir la estrategia que se debe seguir en la auditoría a acometer, lo cual conlleva a planear los temas que se deben ejecutar, de manera que aseguren la realización de una auditoría de alta calidad y que se logre con la economía, eficiencia, eficacia y prontitud debidas.
Partiendo de los objetivos y alcance previstos para la auditoría y considerando toda la información obtenida y conocimientos adquiridos sobre la entidad en la etapa de la exploración, el jefe de grupo procede a planear las tareas a desarrollar y las comprobaciones necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoría.
Igualmente, debe determinar la importancia relativa de los temas que se van a auditar y reevaluar la necesidad de personal de acuerdo con los elementos de que dispone.
Después de que se ha determinado el tiempo a emplear en la ejecución de cada comprobación o verificación, se procede a elaborar el plan global o general de la auditoría, el que se debe recoger en un documento que contenga como mínimo:
* Definición de los temas y las tareas a ejecutar.
* Nombre del o los especialistas que intervendrán en cada una de ellas.
* Fecha prevista de inicio y terminación de cada tarea, considerando desde la exploración hasta la conclusión del trabajo.
Igualmente se confecciona el plan de trabajo individual de cada especialista, considerando como mínimo:
* Nombre del especialista.
* Definición de los temas y cada una de las tareas a ejecutar.
* Fecha de inicio y terminación de cada tarea.
Cualquier ampliación del término previsto debe estar autorizada por el supervisor u otro nivel superior; dejando constancia en el expediente de auditoría.
Según criterio del jefe de grupo, tanto el plan general de la auditoría, como el individual de cada especialista, pueden incluirse en un solo documento en atención al número de tareas a ejecutar, cantidad de especialistas subordinados, etc.
Con independencia de la variante que se utilice, el jefe de grupo debe considerar las columnas imprescindibles para consignar en cada tarea el período real de ejecución, así como el espacio necesario para registrar las incidencias en cada tarea/especialista o del tema en su conjunto; consignando los comentarios que procedan o incumplimiento del término establecido, de existir éste.
En todas las auditorías estos planes deben ser analizados con el supervisor, quien debe tener conocimiento de los mismos. Igualmente, los especialistas deben estar impuestos del plan general de la auditoría, lo que ayudaría a que el trabajo del colectivo sea mucho más eficaz.
Todo ello permite seguir la ejecución de cada trabajo y poder determinar si se cumplen en el tiempo previsto.
Supervisión
El propósito esencial de la supervisión es asegurar el cumplimiento de los objetivos de la auditoría y la calidad razonable del trabajo. Una supervisión y un control adecuados de la auditoría son necesarios en todos los casos y en todas las etapas del trabajo, desde la exploración hasta la emisión del informe y su análisis con los factores de la entidad auditada.
Asimismo, debe garantizar el cumplimiento de las Normas de Auditoría y que el informe final refleje correctamente los resultados de las comprobaciones, verificaciones e investigaciones realizadas.
Una supervisión adecuada debe asegurar que:
Todos los miembros del grupo de auditoría han comprendido, de forma clara y satisfactoria, el plan de auditoría, y que no tienen impedimentos personales que limiten su participación en el trabajo.
La auditoría se ejecuta de acuerdo con las Normas de Auditoría y las prácticas generalmente aceptadas para esta actividad.
Se sigue el plan de auditoría elaborado al efecto y se aplican los procedimientos previstos, considerando las modificaciones autorizadas.
Los papeles de trabajo contengan evidencias que sustenten correctamente los señalamientos en el informe final.
En el informe final de la auditoría se expongan las conclusiones, detalles y recomendaciones que se consideren pertinentes de acuerdo con los resultados de las revisiones efectuadas.
La supervisión tiene normalmente dos niveles de ejecución: el que corresponde al que se realiza sistemáticamente por el jefe de grupo y el que acomete el funcionario del designado como supervisor.
Lo anterior permite que el jefe de grupo revise el trabajo del resto de los auditores vinculados con la auditoría y el supervisor, el trabajo del jefe de grupo; además, de forma más general, el de la auditoría en su conjunto.
Evaluación
Se debe evaluar el trabajo del personal que directamente labora en una auditoría al concluir la misma; esta tarea se debe efectuar con la mayor objetividad posible, valorando profundamente y con justeza cada uno de los indicadores que se analizan.
Una correcta evaluación contribuye al mejoramiento del trabajo, al mismo tiempo que estimula los buenos resultados individuales; permitiendo por otra parte que el evaluado tome conciencia de las limitaciones que se le señalan y elimine las mismas.
8. El programa de auditoría
Se define como la relación detallada de las acciones de comprobación e investigación que debe realizar el auditor para dar respuesta a los objetivos propuestos en cualquier tipo de auditoría, el cual juega un papel primordial, pues el logro o no de los objetivos de una auditoría estará determinada, entre otros factores, por la calidad del programa que se diseñe para la realización de la misma.
Constituyen un instrumento de vital importancia en la profesión de auditoría, ya que señala concretamente las orientaciones sobre la forma en que habrá de organizarse la revisión y formula una serie de procedimientos; el auditor debe seleccionar lo que estime procedente para cada trabajo en particular, en dependencia de los sistemas establecidos en la entidad, de las políticas implantadas y del grado de cumplimiento que se haga de ellos.
La etapa de planificación cierra con la preparación y aprobación de los programas detallados, que el auditor preparará con el fin de establecer la conexión entre los objetivos y los procedimientos que seguirá en la fase de ejecución o trabajo de campo.
Un programa de auditoría documenta la relación lógica entre los objetivos y los procedimientos de auditoría a realizarse durante el cumplimiento de esos objetivos, además garantizan el cumplimiento de las normas de auditoría y proporcionan una forma de evidencia sobre el debido cuidado y el juicio profesional en la planeación de la etapa de examen. Los programas de auditoría escritos proporcionan una garantía de que existe un enfoque consistente hacia la auditoría y una comunicación clara de los objetivos y procedimientos.
Entre los objetivos se encuentran:
* Ofrecer en forma detallada el trabajo a realizar.
* Servir de instrumento de control del desarrollo del trabajo.
* Posibilitar la distribución del trabajo entre los integrantes del grupo de auditoría.
* Facilitar la sustitución de un auditor por otro en cualquier circunstancia que sea necesario
Los programas de auditoría sirven como:
* Una guía para obtener evidencia competente, relevante y suficiente durante la fase de la ejecución de la auditoría de una manera rentable.
* Un marco de trabajo para asignar trabajo entre los miembros del equipo de auditoría.
* Un medio de transferencia de conocimiento al personal nuevo.
* Una base para documentar el trabajo hecho y el ejercicio de la debida precaución.
En el desarrollo de un programa de auditoría, es importante que los procedimientos:
Cuenten los objetivos y estándares de auditoría; que permitan que la evidencia relevante sea recopilada en casos que maximizarán el impacto de la auditoría.
Sean claramente establecidos e incluyan claramente el suficiente detalle para permitirles ser leídos y entendidos fácilmente por quienes realizan la auditoría.
Sean organizados de una manera lógica, de tal manera que el examen de auditoría se puede conducir tan eficientemente como sea posible.
Forman un método eficiente de recolectar suficiente evidencia sin la prueba superflua.
Toman en cuenta cualquier trabajo o investigación relacionada sobre el asunto.
El orden en que deben ejecutarse los pasos del programa de auditoría, es una decisión del auditor responsable del trabajo, pues no existe una metodología única que lo establezca; debiendo tomar en consideración en su decisión entre otros aspectos los siguientes:
* Complejidad de los procedimientos a ejecutar.
* Tiempo de ejecución de los procedimientos.
* Tipo de verificación: externa o interna.
* Relaciones lógicas de antecedente-consecuente entre los procedimientos.
* Niveles de riesgo evaluados.
* Auditores disponibles y su nivel de experiencia.
Ventajas:
* Son una guía o plan a seguir con el mínimo de dificultades o confusiones.
* El jefe de grupo de auditores, puede planear las tareas que deberán realizar sus ayudantes utilizando sus capacidades al máximo.
* Una vez concluida la auditoría, estos programas sirven para verificar que no se omitió ningún procedimiento.
* Si el encargado de la auditoría es asignado a otro trabajo, su sucesor puede observar, rápida y fácilmente lo realizado y lo pendiente.
* Sirve de guía para la planeación de futuras auditorías. El auditor está en facultad de aumentar o reducir el programa antes de iniciar la revisión con el fin de investigar problemas especiales.
* El programa capacita al auditor para determinar con precisión el alcance y efectividad de los procedimientos que empleará en la revisión.
* El programa de auditoría realizado fijará la responsabilidad que corresponde a cada parte de la revisión.
Las desventajas que conlleva la utilización de los programas de auditoría estandarizados, desaparecen si se tiene en consideración que deben ser flexibles, o sea, que se pueden modificar a medida que las circunstancias lo requieran.
Cuando el auditor actuante considere que es necesario realizar modificaciones a los pasos del programa, por alguna circunstancia, ya sea añadiendo o eliminando alguno, así como cualquier modificación con respecto al tamaño de la muestra, método de selección o período de comprobación, debe consultar previamente al Jefe de Grupo o al
Supervisor, que son los encargados de analizar la situación y tomar las medidas que se consideren pertinentes.
Las modificaciones al programa deben registrarse en el mismo y estar debidamente inicialadas por el Jefe de Grupo o Supervisor como constancia de su aprobación.
Es obligación del Jefe de Grupo y el Supervisor, revisar el programa cada vez que realicen un chequeo de la marcha del trabajo en una entidad bajo examen debiendo dejar plasmada su firma como evidencia además de su funcionamiento, como parte del mecanismo o sistema de control.
De no poder cumplimentar algún paso del programa o no puedan ejecutarse totalmente los procedimientos establecidos a causa de situaciones ajenas al auditor, como pueden ser; la falta de documentos justificativos, atrasos considerables en el registro de operaciones, imposibilidad de realizar inventarios físicos de medios materiales o arqueos de efectivo, etc., inmediatamente el auditor actuante debe informar al Jefe de Grupo o Supervisor para determinar las medidas específicas a tomar en cada caso.
Si estas situaciones no pueden resolverse con la administración de la entidad bajo examen o que implicasen serios incumplimientos de los objetivos de trabajo, el Jefe de Grupo o el Supervisor debe informarlo a la dirección de la entidad auditora para que se tomen las decisiones correspondientes.
Los programas de trabajo pueden variar en forma y contenido dependiendo de la naturaleza del trabajo.
De forma general un programa de auditoría debe contener elementos tales como:
* Nombre de la organización auditora.
* Título del programa.
* Objetivos del programa.
* Introducción al programa. (dónde se va aplicar el programa, características de la entidad a auditar, etc.)
* Número del paso o punto del programa.
* Descripción del paso o punto del programa.
* Tamaño de la muestra.
* Período a revisar.
* Método de selección de la muestra.
Si el programa es confeccionado por el auditor debe contener, además de los elementos anteriores, lo siguiente: Firma del auditor actuante y Firma del Jefe de Grupo y el Supervisor.
Los programas de auditoría necesitan ser desarrollados después de obtener una comprensión de la entidad, de identificar líneas de consulta, de definir objetivos y alcance de la auditoría y establecer los estándares de la auditoría, ya que éstos constituyen las entradas claves de un programa de auditoría.
El programa de auditoría debe ser desarrollado antes de proceder a recolectar evidencia de tal manera que el proceso de recolección de evidencia sea eficiente y eficaz.
9. Mecanismos
Es necesario que el auditor con el fin de verificar, ampliar o analizar la información compilada utilice mecanismos puestos a su disposición tales como: visitas, inspecciones, entrevistas y cruce de información.
Para lograr un mejor conocimiento de la entidad debe tener en cuenta los siguientes pasos:
° Revisar el archivo permanente.
Cuando la entidad ha sido visitada, el auditor podrá encontrar información en el archivo permanente. Dicha revisión se convierte en un insumo básico cuyo resultado es un conocimiento general de la organización, de sus operaciones y canales de comunicación.
° Recopilar información en la entidad auditada.
El análisis anterior permite al auditor solicitar al organismo la información que cubra las necesidades de conocimiento, verificación y actualización de datos.
° Clasificar la información por áreas de interés.
Deberá organizar la información de manera tal que adquiera conocimiento y entienda el “quehacer” de la entidad.
Estas líneas generales se traducen en insumos para la elaboración del Memorandum de Planeamiento o Plan de Auditoría. El propósito de este trabajo es obtener una visión global de la organización, su funcionamiento y registro de las fuentes.
Independientemente del tipo de control que se aplique, llevar a cabo una auditoría es tener en cuenta un proceso sistemático que cuenta con cuatro fases fundamentales: Planeación, Ejecución, Comunicación de resultados y seguimiento.
10. Técnicas de auditoría
El auditor utiliza métodos prácticos de investigación y pruebas para lograr la información y comprobación necesarias que le permiten emitir su opinión profesional que constituyen las técnicas de auditoría, entre las que se encuentran:
Inspección.
Examen minucioso de los recursos físicos y de los documentos para determinar su existencia y autenticidad de un activo o de una operación registrada en la contabilidad, o presentada en los estados financieros.
Observación.
Presencia física para apreciar operaciones concretas que involucren al personal, procedimientos y procesos, como medio de evaluación de la propiedad o de las actividades.
Confirmación.
Comunicación independiente de una parte ajena para determinar la exactitud y validez de una cifra o hecho registrado:
- Positivo.
- Negativo.
- Ciego.
Investigación
Es una de las técnicas más importantes y consiste en examinar acciones, condiciones, acumulaciones de activos y procesamiento de activos y pasivos, con el objetivo de ver la realidad del tema bajo estudio y obtener las respuestas orales o escritas a preguntas concretas relacionadas con las áreas de importancia de la auditoría. Puede emplear cualquiera de las técnicas de auditoría, o todas ellas. Su objetivo es obtener evidencia suficiente y competente para apoyar una posición predeterminada.
Confrontación.
Seguimiento del registro y traspaso de transacciones concretas a través del proceso de contabilidad, como medio de ratificación de la validez de las transacciones y del sistema de contabilidad.
Realización de nuevos cálculos.
Repetición de los cálculos matemáticos necesarios para establecer su exactitud.
Revisión de documentos y comprobantes.
Examen de las pruebas escritas, como una factura de compra u hoja de pedido recibidos como justificación de una transacción, asiento o saldo de cuenta.
Recuentos.
Recuento físico de los recursos individuales y documentos, de forma secuencial, según sea necesario, para justificar una cantidad.
Exploración.
Evaluación de determinadas características de la información como método de identificación de aquellas partidas que requieren un examen adicional.
Análisis.
Recopilar y manipular información con el objetivo de llegar a una deducción lógica. Determina las relaciones entre las diversas partes de una operación, así como el impacto real sobre la organización de las acciones de sus partes, o el efecto de acuerdos, contratos y reglamentos. Incluye procesos analíticos como: análisis de tendencias, regresión lineal, análisis de relaciones y otros métodos.
Certificación.
Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado, por lo general, mediante la firma de una autoridad.
Evaluación.
Es el proceso de arribar a una decisión basada en la información disponible. La evaluación depende de la experiencia y juicio del auditor y constituye la sustancia de los resultados de la auditoría. Una evaluación imprime el sello profesional del auditor.
Simulación.
Es una técnica de verificación que consiste en duplicar las operaciones reales utilizando los datos de un período determinado; cotejando los resultados con los reales, proporciona una base para probar mediante la comparación, la razonabilidad, confiabilidad y legitimidad de la misma.
11. Muestreos
Constituye una decisión importante para los auditores la determinación de la cantidad y el tipo de evidencia que deben reunir, un aspecto importante de esta decisión es la respuesta a la pregunta: ¿Qué tan grande debe ser la muestra seleccionada?
Entre los factores que debe tomar en cuenta el auditor al planear los tamaños de las muestras se incluyen los siguientes:
• Control Interno.
• Importancia del riesgo de auditoría.
La determinación de las operaciones que serán verificadas y el alcance de tal verificación es fundamentalmente responsabilidad del jefe de grupo, colegiada con el criterio del supervisor y oído el parecer de los auditores actuantes. El auditor selecciona las operaciones que serán examinadas, tomando en consideración sus conocimientos acerca del control interno, la importancia relativa de las operaciones, las áreas de riesgos y los tipos de errores localizados en la presente y en anteriores auditorías; precisando los costos, riesgos y beneficios que representa el tipo de muestreo que se va a utilizar en cada caso.
Al efectuar la auditoría de gestión y considerar estos factores de riesgos, el auditor tendrá que decidir el método para seleccionar la muestra y el tamaño; pues sería imposible abarcar en su totalidad todas las operaciones vinculadas con la gestión del área a utilizar.
Los riesgos inherentes y de control existen con independencia del procedimiento de muestreo, por lo que el auditor debe considerar los riesgos de detección surgidos de las incertidumbres debidas al muestreo, así como las surgidas de otros factores sin relación con el mismo.
El tamaño de la muestra está condicionado por el grado de seguridad que el auditor planea obtener de los resultados del muestreo.
En la verificación de la gestión el auditor tiene que practicar pruebas de cumplimiento para determinar, si el control interno contable y el administrativo cumplen con los requisitos esperados que permitan una confiabilidad razonable desde el punto de vista financiero para el primero y una administración eficiente para el segundo.
Los auditores emplean los dos enfoques de las técnicas de muestreo, es decir el muestreo estadístico y el muestreo no estadístico.
En el muestreo no estadístico el auditor incorpora subjetivamente el Control Interno, la importancia relativa y el riesgo en la auditoría, justificando su juicio en mecanismos intuitivos. Aunque este método tiene desventajas, en el mundo se ha generalizado su uso, pues el auditor confía en su pericia y juicio profesional, que en muchas ocasiones tienen un nivel aceptable de éxito.
En tanto el muestreo estadístico puede ser considerado como una herramienta que ayuda a los auditores a formar juicios, pero requieren conocimientos de ciertos términos estadísticos, pues en el mismo se determina el tamaño de la muestra, se seleccionan las partidas que la integran, y la evaluación de los resultados se realiza mediante métodos matemáticos basados en el cálculo de probabilidades.
La utilización de los procedimientos de muestreo es una de las razones básicas de por que el informe del auditor se ve como expresión de una opinión y no como certificación absoluta del tema que se analiza.
12. Papeles de Trabajo
Se denominan Papeles de Trabajo al conjunto de documentos que se elaboran u obtienen en el transcurso de una auditoría y que constituyen la evidencia fundamental del trabajo realizado y de sus conclusiones. Conforman el registro de los diferentes tipos de evidencias acumuladas en el trabajo, incluyendo los procedimientos empleados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones formuladas.
Los papeles de trabajos constituyen un instrumento de vital importancia en la profesión de auditoría, de ahí la necesidad de que los auditores adquieran pericia y buen juicio en el diseño y uso de estas herramientas básicas.
Son el conjunto de documentos donde el auditor recopila, analiza y comenta la información y las evidencias captadas en el transcurso de una auditoría, constituyendo la vía de conexión entre los registros y los documentos originales, con el informe final de la auditoría; y son la única prueba de exactitud de lo informado y el soporte de dicho informe.
Es el principal sustento del informe de los auditores, siendo elementos básicos de la ejecución y permiten que otros auditores revisen la calidad, o continúen la auditoría al proporcionar documentación de la evidencia que sustenta las conclusiones y juicios significativos de los auditores.
Están constituidos por las anotaciones, resúmenes y resultados de las técnicas de investigación practicadas por el auditor, asimismo reflejan el alcance de la prueba realizada y el período objeto de la verificación. Conforman el registro de los diferentes tipos de evidencias acumuladas en el trabajo, incluyendo los procedimientos empleados, la información obtenida y las conclusiones formuladas.
Los papeles de trabajo deben recoger todos los aspectos importantes del trabajo que se está realizando; sin incluir información redundante o superflua, siendo necesario dejar constancia precisa del tipo y alcance de las comprobaciones realizadas en cada una de las partidas componentes del saldo de una cuenta o de un tipo de operación, así como de su resultado y de las limitaciones o restricciones si las hubiere.
Dentro de los papeles de trabajo se encuentran, entre otros los siguientes:
• Resultado de las verificaciones realizadas.
• Resumen de los temas verificados.
• Confirmación de saldos de cuentas por cobrar y pagar, cuentas bancarias y otras evidencias externas.
• Solicitud de información, documento u otras certificaciones.
• Acta de; Requerimiento, Declaración, Ocupación y Devolución de Documentos.
• Documentos originales o fotocopias de la propia entidad auditada. (incluye listados de sistemas automatizados, balances, estados financieros, etc.).
• Resultado de observaciones físicas.
• Datos sobre ajustes de cuentas contables.
• Evidencia escrita de todo lo revisado aunque no se detecten deficiencias.
Deben cumplir los propósitos siguientes:
• Servir de fuente de información para la elaboración del informe, así como para las observaciones y recomendaciones que se realicen en la discusión del mismo.
• Respaldar pruebas en caso de acción legal.
• Servir como evidencia de que el auditor ha observado las normas de auditoría vigentes y que la auditoría ha sido cuidadosamente planeada, organizada y conducida.
• Determinar la corrección de los registros de la entidad auditada, la confiabilidad de los mismos y la relación de la información de los estados financieros con los registros auxiliares de contabilidad.
• Facilitar la supervisión sistemática del trabajo por el jefe de grupo, supervisor u otro funcionario facultado para ello.
• Dejar constancia del alcance y limitaciones en las comprobaciones e investigaciones practicadas, así como del período objeto de la verificación; lo que permite fijar el grado de responsabilidad que asume el auditor. Asimismo, hacer constar que ha sido revisado el Expediente Único de Auditoría que debe tener la entidad auditada.
• Permitir que otra persona técnicamente competente pueda entenderlos y proseguir los trabajos interrumpidos por cualquier causa, por el auditor que inició la auditoría, o evaluar los hechos ante posibles discrepancias que presente el auditado sobre los resultados de la auditoría.
• Registrar los antecedentes y características más importantes de la entidad auditada.
• Resumir los resultados de cada tema verificado con vistas a servir de base para futuras comprobaciones y la elaboración de los informes parciales y el final de la auditoría.
• Analizar con el jefe de cada área los resultados del tema auditado.
En su confección se deben tener en cuenta el cumplimiento de los requisititos siguientes:
* Contener las evidencias suficientes, relevantes, competentes y razonables de las comprobaciones, verificaciones e investigaciones realizadas por el auditor; las que deben ser veraces.
* Consignar los objetivos y alcance de la auditoría, así como los programas, guías y metodología utilizados en la misma; incluyendo los criterios y métodos utilizados para la determinación de la muestra y su obtención.
* Mostrar el origen o fuente de la información, lo que permite determinar el valor de la evidencia.
* Estar organizados por temas, los que deben estar constituidos por una cuenta, materia o propósito específico objeto de la auditoría.
* Tener un índice y referencias cruzadas entre hallazgos que se relacionan entre sí y con el resumen del tema, así como con la copia del informe final que se archiva en el expediente de auditoría.
* Consignar en cada hallazgo que así lo requiera la normativa o procedimiento que se incumple.
* Constancia, mediante firma o cuño personal y fecha, en el margen inferior izquierdo, que el papel de trabajo ha sido revisado por el jefe de grupo, supervisor o cualquier funcionario autorizado para ello.
* Marcas uniformes que indiquen la ejecución de determinadas actividades.
Dada la importancia que tienen los papeles de trabajo, así como la imagen que proyectan del auditor, los mismos se deben confeccionar con el mayor cuidado y esmero posible, por lo que se han de tener en cuenta las cuestiones de forma y contenido que a continuación se señalan:
- Redacción clara y precisa; sin borrones, enmiendas o tachaduras.
- Letra legible y sin errores matemáticos en los cálculos que realice el auditor.
- Adecuado uso del signo que identifica el tipo de moneda y de las rayas y doble rayas.
- Utilizar el papel adecuado para cada asunto; papel columnar, rayados o sin rayas.
- Escritos por una sola cara.
- Cada tema debe iniciar una hoja.
- No incluir en la misma hoja, notas y comentarios sobre asuntos o materias distintos. Tampoco se deben incluir análisis de cuentas diferentes, salvo que tengan una relación muy estrecha y se complementen.
- Se deben elaborar a lápiz de grafito o tinta, tinta, bolígrafo, máquina de escribir o medios computacionales, excepto los arqueos del efectivo, inventarios y los resúmenes de los temas, u otros que deban ser firmados por los responsables, trabajadores de las áreas o personas externas, los que no se podrán hacer a lápiz de grafito.
- No utilizar siglas que previamente no hayan sido declaradas, salvo que sean de uso común, ejemplo: MP, MLP, UM, etc.
- Utilizar marcas convencionales que indiquen las comprobaciones y verificaciones realizadas en libros, registros, formularios y otros documentos que se revisen.
Resulta fundamental la identificación mediante un correcto encabezamiento y una adecuada numeración para lograr, en lo esencial, la fácil localización de un tema o documento específico.
El encabezamiento es común, incluyendo aquellos que son originales o fotocopias de documentos obtenidos en la propia entidad, ubicándose a tres centímetros, como mínimo, del borde superior de la hoja y ha de contener la información siguiente:
- Nombre de la entidad auditada.
- Título del tema o asunto de que se trate.
- Fecha o período que cubre la muestra.
Cumpliendo el siguiente formato:
Se numeran consecutivamente dentro de cada tema, identificando cada hoja con su número de orden correspondiente seguidos de una diagonal y el dígito asignado a la última hoja del tema.
Para que los papeles de trabajo puedan considerarse como evidencia competente o material, deben tener al menos las características siguientes: Relevancia, Autenticidad, Confiabilidad y Neutralidad.
Concluida la confección de cada legajo, todas las hojas que lo conforman se numeran secuencialmente en el margen inferior derecho con bolígrafo o lápiz de color.
13. Las Marcas del Auditor
Están constituidas por los símbolos que utiliza el auditor con el objetivo de dejar constancia irrebatible de los actos ejecutados; lo que permite que otros funcionarios autorizados conozcan cuales fueron las acciones desarrolladas.
Es obligatorio dejar consignadas en los papeles de trabajo las marcas que el auditor utiliza y su significación.
Los auditores normalmente utilizan marcas que se colocan al lado de cantidades o anotaciones, tanto en los registros y documentos del cliente, como en sus papeles de trabajo para indicar el trabajo realizado, o que una partida ha sido revisada o comprobada de alguna forma, sirviendo de evidencia del trabajo realizado por los auditores.
El auditor siempre debe tener cuidado en el tratamiento de los documentos y registros de la entidad auditada, realizando sus marcas con discreción, tratando de no emborronarlos o darles una imagen de desorden.
14. Expediente de Auditoría
El expediente de auditoría está formado por uno o varios legajos en los cuales se archivan los papeles de trabajo y demás documentos vinculados con una auditoría. Los papeles de trabajo se organizan por temas; se debe evitar que un tema se archive en varios legajos y deben seguir el orden lógico del desarrollo del trabajo, colocándose primero los documentos relacionados con los aspectos generales de la auditoría.
El expediente de auditoría debe contar en su carátula con los datos siguientes:
- Categoría. (Según lo establecido en la Ley del Secreto Estatal)
- Número de la Orden de Trabajo.
- Nombre de la entidad auditada.
- Organismo a la que está subordinada o patrocina la misma.
- Tipo de auditoría.
- Fecha de inicio y terminación de la auditoría.
- Unidad Organizativa que ejecutó el trabajo.
- Auditores participantes y sus cargos.
- En la parte inferior derecha se coloca la numeración consecutiva del legajo.
Los documentos que conforman el expediente de auditoría se deben archivar en el orden siguiente:
- Índice.
- Copia del informe con sus anexos.
- Borrador del informe.
- Orden de Trabajo.
- Carta de Presentación.
- Exploración.
- Planeamiento.
- Resultados de los trabajos de supervisión en el terreno y de mesa.
- Resumen de cada tema y sus papeles de trabajo; incluye además las actas, confirmaciones de saldo, ocupación de documentos, etc., vinculadas con dicho tema.
- Otros documentos que se consideren de interés mantenerlos archivados. Estos documentos pueden ser originales o fotocopias, según uso y destino de los mismos.
Los expedientes de auditoría son de uso exclusivo de la unidad organizativa que realizó el trabajo y el acceso a los mismos debe estar autorizado por el máximo nivel de ella u otro superior. Siendo responsable, además, de establecer procedimientos para garantizar que los papeles de trabajo sean salvaguardados y conservados durante el tiempo establecido por la Ley.
De no haberse ejecutado una nueva Auditoría Interna en el transcurso de dicho término, los papeles de trabajo deben conservarse hasta que ésta se ejecute, oportunidad en la que se analizará la conveniencia de conservar o no, todos o una parte de éstos.
Conclusiones
* Con el desarrollo de este trabajo se ha pretendido contribuir, en alguna medida, a que el personal técnico esté cada día mejor preparado, ofreciéndole la posibilidad de acceder a un amplio volumen de información actualizada.
* Se ha confeccionado un material donde se agrupa la mayor cantidad de contenido, que facilita la incorporación de los elementos teóricos de la asignatura de Auditoría.
* Puede ser empleado en la preparación e impartición de la docencia por profesores, así como material de consulta y auto preparación de estudiantes.
Bibliografía
1. Consejo de Estado, Decreto Ley No. 159 de la Auditoría, 8 de junio de 1995, La Habana.
2. Ministerio de Auditoría y Control, Manual del Auditor, Tomo II, versión modificada en el 2005, La Habana.
3. ========================, Resolución # 40/2003, 20 de marzo de 2003, La Habana.
4. ========================, Resolución # 100/2004, 11 de noviembre de 2004, La Habana.
5. ========================, Resolución # 26/2006, 25 de enero de 2006.
