Necesidad e importancia de la administración para el área económica del sistema empresarial

Autor: Tania Batista Licea

Otros conceptos de finanzas

26-02-2009

El desarrollo organizacional es un proceso de diseñar y mantener relaciones entre las personas del propio trabajo grupal para cumplir con las metas que se han trazado. El objetivo de este trabajo es la necesidad e importancia de la administración en la dirección económica para mejorar la efectividad organizacional y potenciar las relaciones humanas.

Introducción

El turismo es un fenómeno social que surge a consecuencia del grado de desarrollo que en el transcurso del tiempo ha adquirido la humanidad. Por sus ritmos de crecimiento se encuentra desde hace varios años entre las primeras fuentes de ingreso a escala mundial.

El Grupo Empresarial Extrahotelero Palmares ofrece a los clientes diversidad de productos que incluyen servicios recreativos y gastronómicos capaces de satisfacer las necesidades extrahoteleras del turista. Complejos gastronómicos culturales, restaurantes, centros de artes y entretenimientos e instalaciones de comidas rápidas, abarca una gama de opciones donde se combinan profesionalidad y eficiencia con la historia, la cultura y la naturaleza de la isla.

En cada una de ellas, el cliente puede comprobar que ofrecer un buen servicio y hacerlo con placer, es la premisa que estimula al trabajo integral del grupo. Unido a esta propuesta se suma la búsqueda constante de nuevas actividades recreativas, deportivas y servicios especializados, a fin de ocupar activa y agradablemente el tiempo libre del visitante.

Dentro de este grupo se encuentra la Sucursal Extrahotelera Palmares X, creada el 1ro de Noviembre de 2004; cuenta con veintisietes instalaciones en la Provincia y una plantilla cubierta de 225 trabajadores.

Palmares tiene como Misión ofrecer diversidad de productos y servicios gastronómicos, así como servicios recreativos y de alojamiento, capaces de satisfacer las necesidades de los clientes nacionales y extranjeros, promover y comercializar atractivos culturales, históricos y de naturaleza con una elevada calidad, profesionalidad y eficiencia.

Visión La Sucursal extrahotelera Palmares X es líder en la recreación brindando productos culturales, históricos y de naturaleza; así como servicios gastronómicos y de alojamiento de elevado prestigio, capaces de satisfacer las necesidades más exigentes de clientes y colaboradores.

Las actividades que presta la sucursal Extrahotelera palmares se encuentran enmarcadas fundamentalmente en las siguientes actividades.

Ø Establecer y operar restaurantes, cafeterías, bares, centros nocturnos y salas de fiestas.

Ø Efectuar el cobro en pesos cubanos por la entrada y/o los servicios en las instalaciones o actividades que por su naturaleza se autoricen.

Ø Desarrollar líneas especializadas de comidas criollas e internacional.

Ø Dar seguimiento a eventos de toda clase, así como brindar servicios gastronómicos a representaciones extranjeras, entidades nacionales y personas naturales fundamentalmente extranjeras en pesos convertibles.

Ø Comercializar y administrar servicios de alojamientos propios.

Ø Prestar servicios de rentas de motos a turistas y visitantes extranjeros en pesos convertibles.

Ø Arrendar locales dentro de sus instalaciones para el desarrollo de actividades gastronómicas a los mismos en pesos convertibles.

Desarrollo

La administración es un proceso de diseñar y mantener relaciones entre las personas del propio trabajo grupal para cumplir con las metas que se han trazado

La administración es un arte todo el que dirige lo debe de hacer de forma diferente, creando para ello habilidades relacionadas con

- la capacidad técnica
- Relaciones Humanas
- Conceptuales
- Diseño

El desarrollo organizacional es un proceso amplio donde se abarcan una series de criterios administrativos y constructistas planeados para hacer mas efectivo el comportamiento humanoy las relaciones en una organización, analizando y probando los problemas de comportamiento, las actitudes, motivos y valores de los participantes para hacer más efectivo las actividades de coordinación.

El desarrollo organizacional presenta dos objetivos

- Mejorar la efectividad organizacional
- Potenciar las Relaciones humanas

El desarrollo organizacional trae consigo beneficios para la organización toda vez que.

_ Produce cambios en toda la organización
_ Existe mayor motivación de todo el personal involucrado en la organización
_ Creación de condiciones de vida en el trabajo
_ Proporciona una mejor satisfacción en el empleo
_ Visualiza una mejor solución a los conflictos laborales en la organización

2.1 Necesidad e Importancia de la Administración en la Dirección Económica

Para el buen desempeño de la organización la administración reviste una gran importancia y esta debe ejecutarse adecuadamente en cada área funcional de la organización, ya que los provee de las herramientas precisas para el cumplimiento de la normativa vigente y de las metas que se ha propuesto la organización.

En la dirección económica específicamente la administración ayuda en primer lugar a planificar los procesos a ejecutar en el año tomando como base las experiencias que se posean de años anteriores y las inversiones propuestas para el período. Estos procesos requieren de estructuras organizativas que permitan su realización exitosa, además en esta área se lleva a cabo el control riguroso de la información económico financiera vital para la toma de decisiones.

Es necesario concebir la administración como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo y la organización

2.2 Caracterización de las Funciones

Planificación


Se refiere a la definición de los objetivos o metas de la organización, el establecimiento de una estrategia general para alcanzarlas y el desarrollo de una jerarquía de planes para integrar y coordinar las actividades. Implica no solo a los fines (lo que se va hacer o planeación estratégica) sino también a los medios (como se hará o planeación operacional). En la Dirección Económica la función de planificación juega su papel al establecer las metas, fijar los objetivos y la escoger los recursos para alcanzar dichas metas

Este el proceso donde se elaboran las políticas contables y de control interno, se determinan el SOFTWARE a utilizar, se planifican las líneas de acción, necesidades de capacitación, los presupuestos maestros y se planifican además posibles soluciones según los entornos económicos en que se desenvuelve la organización.

Hay elementos que pueden atentar contra una buena planificación como son: variaciones en los planes de la empresa, inestabilidad en los costos de los productos a ofertar.

En la Dirección Económica cada trabajador participa en la confección de los objetivos del año, pero en ocasiones sus propuestas de objetivos no se corresponden con las exigencias del Grupo.

Organización

La Dirección Económica tiene organizado el flujo de información y la forma de realizar el trabajo, así como cuenta con la estructura necesaria para llevar a la práctica los planes ya que la comunicación fluye en todas las direcciones. Divide la carga de trabajo asignándola al personal según su talento o intereses en tareas que puedan ser ejecutadas de forma lógica y organizada por personas o grupos. Además se realiza una asignación de responsabilidades y autoridad formal a cada puesto, el establecimiento de mecanismo para la vigilancia de la eficacia de la actividad. A continuación se presenta la estructura organizativa del área.

Dirección

Esta función de la administración envuelve los conceptos de motivación, liderazgos y comunicación, a pesar de que cada uno tiene una connotación diferente todos indican que esta función tiene una influencia directa sobre los recursos humanos de la organización. Es como resultado los esfuerzos de cada miembro de la organización que logra a cumplir sus metas.

Liderazgo es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del Grupo. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la función de dirección, de hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de los directivos con cada una de las personas que trabajan con ellos, se dirige tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la organización y la planificación; los directivos al establecer el ambiente adecuado ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.

Motivación

La motivación está constituida por todos los factores capaces de provocar, mantener y dirigir la conducta hacia un objetivo.

Hoy en día es un elemento importante en la administración de personal por lo que se requiere conocerlo, y más que ello, dominarlo, sólo así la empresa estará en condiciones de formar una cultura organizacional sólida y confiable.

En el ejemplo del hambre, evidentemente tenemos una motivación, puesto que éste provoca la conducta que consiste en ir a buscar alimento y, además, la mantiene; es decir, cuanta más hambre tengamos, más directamente nos encaminaremos al satisfactor adecuado. Si tenemos hambre vamos al alimento; es decir, la motivación nos dirige para satisfacer la necesidad.

La motivación también es considerada como el impulso que conduce a una persona a elegir y realizar una acción entre aquellas alternativas que se presentan en una determinada situación. En efecto, la motivación está relacionada con el impulso, porque éste provee eficacia al esfuerzo colectivo orientado a conseguir los objetivos de la empresa, por ejemplo, y empuja al individuo a la búsqueda continua de mejores situaciones a fin de realizarse profesional y personalmente, integrándolo así en la comunidad donde su acción cobra significado.

El impulso más intenso es la supervivencia en estado puro cuando se lucha por la vida, seguido por las motivaciones que derivan de la satisfacción de las necesidades primarias y secundarias (hambre, sed, abrigo, sexo, seguridad, protección. etc.).

Comunicación: Representa la hebra común para las funciones administrativas y de su efectividad depende el buen desempeño del directivo en su puesto.

Se considera que el directivo de la Dirección Económica posee prestigio ante su colectivo de trabajo, lo que le impregna respeto y el compromiso de los mismos para alcanzar las metas del área, tiene buenas relaciones y se preocupa por los problemas individuales y colectivos de los miembros del equipo de trabajo, posee autoridad y confía en el talento de los mismos para resolver problemas cuando ella este ausente por lo que puede ser considerada un Líder.

Los trabajadores del área se encuentran motivados fundamentalmente a través del incentivo salarial que reciben el cual depende de su trabajo que si obtienen calificación de deficiente en una auditoría pierden la estimulación, además de las condiciones que poseen para trabajar, la estimulación en divisa y la posibilidad de sentirse parte de la organización .

La comunicación no es efectiva toda vez que existen deficiencias en el flujo informativo hacia la base.

El Control es la última fase del proceso administrativo. Su propósito inmediato es medir cualitativamente y cuantitativamente la ejecución en relación con los patrones de actuación y como resultado de esta comparación, determinar si es necesario tomar acción correctiva o remediar que encause la ejecución en línea con las normas establecidas.

La Sucursal cuenta con auditores internos los cuales planifican las auditorías a las áreas y unidades de la empresa, teniendo en cuenta las propuestas del Director General en cuanto a los puntos más vulnerables.

Existe un inspector y varios grupos de control que responden al Consejo de Dirección de la Sucursal.

Se encuentra implementada la Resolución No. 297/2003 desde el año 2006 como parte del Control Interno y la Resolución No. 13 /2006 del MAC donde cada área cuenta con su Plan de Prevención, no obstante debemos señalar que es insuficiente el accionar sobre este aspecto toda vez que existen trabajadores que no conocen lo reflejado en dicho plan al no haberlos tenido en cuenta para la confección del mismo y las medidas tomadas son funcionales y no preventivas.

A través de las evaluaciones personales y evaluaciones mensuales del desempeño también se ejerce el control.

2.3 Propuestas de solución a las dificultades detectadas en la dirección económica.

- En la Dirección Económica cada trabajador participa en la confección de los objetivos del año, pero en ocasiones sus propuestas de objetivos no se corresponden con las exigencias del Grupo.

o Negociar con el Grupo los objetivos propuesto por cada trabajador con el propósito de que los objetivos de la sucursal se correspondan con las exigencias del Grupo.

- La comunicación no es efectiva toda vez que existen deficiencias en el flujo informativo hacia la base.

o Aumentar las visitas a la base con el objetivo de capacitar a los contadores para la confección correcta de la información y la rapidez en el flujo de la información.

- Cada área cuenta con su Plan de Prevención, no obstante debemos señalar que es insuficiente el accionar sobre este aspecto toda vez que existen trabajadores que no conocen lo reflejado en dicho plan al no haberlos tenido en cuenta para la confección del mismo y las medidas tomadas son funcionales y no preventivas.

o Consultar con el personal capacitado para la correcta confección del Plan de Prevención.

o Realizar acciones de capacitación a los trabajadores sobre este tema.

BIBLIOGRAFÍA

• Elementos de Administración de los autores Harold Koontz y Heinz Weihrich.

Tania Batista Licea

Licenciada en Contabilidad y Finanzas Opto por el título de Master en Contabilidad Gerencial. Auditora.

directorarrobatunas.palmares.cu

Coautor: Lic Rodelta Calderón Rivero

Licenciada en Economía Opto por el título de Master en Contabilidad Gerencial. Auditora.

directorarrobatunas.palmares.cu 

Cuba. Las Tunas.

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"Si tú tienes una manzana y yo tengo una manzana e intercambiamos las manzanas, entonces tanto tú como yo seguiremos teniendo una manzana. Pero si tú tienes una idea y yo tengo una idea e intercambiamos ideas, entonces ambos tendremos dos ideas"
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