La administración del Efectivo, como una necesidad para la gestión de la tesorería

Autor: MSc. Migdalia Álvarez Peña

Otros conceptos de finanzas

05-03-2009

En este trabajo pretendemos resaltar la función de tesorería o el tesoro como elemento indispensable dentro de una organización a pesar de ser muchas veces ignorado o dejado a un segundo plano al no delimitar claramente su responsabilidad dentro del área financiera, capaz de verse reflejado entre sus múltiples funciones en la buena supervivencia del dinero y registro de ello.

La tesorería tiene un papel importante en el sistema financiero, ya que tiene como objetivo evaluar la administración del efectivo de una empresa, tanto en el corto como en el largo plazo. Para garantizarle a la misma la liquidez suficiente para poder operar. Por lo que en el trabajo se demuestra que una administración eficiente del efectivo, conlleva a una mejor gestión de tesorería en las empresas, para hacerle frente a las obligaciones en el corto plazo.

La administración del efectivo cambió significativamente a lo largo de las década de los ‘80 y ‘90 como resultado de dos factores, el primero porque durante una gran parte de ese período de tiempo, las tasas de interés han mostrado una tendencia ascendente, lo cual ha incrementado el costo de oportunidad resultante del mantenimiento de efectivo y ha alentado a los administradores financieros a la búsqueda de formas más eficientes para administrar el efectivo de la empresa, y en segundo lugar, nuevas tecnologías, particularmente los mecanismos electrónicos y computarizados para las transferencias de fondos, han hecho posible el mejoramiento de la administración del efectivo. Una eficaz administración del efectivo incluye una administración tanto de los flujos de entrada como de los flujos de salida del efectivo de la empresa.

De manera más específica, la administración de los flujos de entrada y de salida de efectivo implica la sincronización de los flujos de efectivo, el uso de la flotación, la aceleración de los cobros, la tenencia de fondos disponibles en el momento en que se necesiten y por último el control de los desembolsos.

En los últimos años de la década de los ‘90 y en el primer quinquenio del siglo XXI la situación financiera de las empresas cubanas se ha caracterizado por un déficit financiero que ha implicado en muchos casos una virtual insolvencia y por tanto, incapacidad de honrar las obligaciones contraídas con terceros.

Por lo anterior se plantea que una adecuada administración de efectivo se convierte en una necesidad para las Empresas, pues de ello dependerá mantener niveles apropiados de fondos líquidos para enfrentar las necesidades financieras.

La Administración financiera a corto plazo en general y la tesorería en particular tiene como uno de sus objetivos fundamentales garantizarle a la empresa la liquidez suficiente para poder operar, es decir, que la empresa pueda pagar sus deudas a corto plazo en el momento del vencimiento, pero al menor costo posible

La administración del efectivo en el marco de la administración financiera a corto plazo de la empresa

- Las decisiones financieras a corto plazo y su repercusión en la empresa.
Es frecuente en la literatura especializada el criterio de que las decisiones a largo plazo son más importantes que las a corto plazo, en el sentido de que no son fácilmente revocables y comprometen a la empresa a una determinada línea de acción; sin embargo, esta forma de pensar puede ser peligrosa.

La búsqueda de liquidez para satisfacer los compromisos es de vital importancia para garantizar la supervivencia del negocio, dado el riesgo de caer en una situación de insolvencia.
Las finanzas a corto plazo analizan las decisiones que afectan los activos y pasivos circulantes e involucran entradas y salidas de caja durante aproximadamente un año, siendo una de las herramientas empleadas generalmente el llamado cash flow o flujo de caja. Algunos autores distinguen el cash flow financiero, que se refiere a las dos corrientes financieras relativas a los cobros del período (cash inflow) y los pagos del período (cash outflow) del económico, que abarca el beneficio del ejercicio más las amortizaciones

Las principales decisiones financieras a corto plazo se refieren a: ¿cuál es el nivel razonable de efectivo a mantener en caja o en Banco para pagar?, ¿qué cantidad de materia prima debe pedirse?, ¿cuánto crédito puede ser extendido a los consumidores?, entre otras; lo que corrobora la gama de inversiones en activos circulantes, hecho que tiene implicaciones para la flexibilidad en el financiamiento.

Unido a lo anteriormente expresado, en las decisiones a corto plazo el proceso de decisión es continuo afecta la naturaleza global de riesgo - rendimiento del negocio.

Ha sido objeto de estudio constante por numerosos autores que en las empresas coexisten dos ciclos, el del activo fijo o a largo plazo y el del activo circulante o a corto plazo, atravesando ambos el conocido proceso: dinero – bien - dinero. Se denomina como capital de trabajo* al volumen de recursos financieros propios que normalmente habrá que poseer materializados en inversiones circulantes para que el ciclo corto pueda desarrollarse sin problemas.

José Álvarez en su obra “Análisis de Balances. Auditoría, Agregación e Interpretación”, manifiesta refiriéndose a esta cuestión: “...En el normal acontecer de la empresa se generan multitud de hechos económicos administrativos que considerados en su dimensión temporal presentan cierta regularidad, al menos mientras no se modifican las condiciones estructurales en cuyo marco se desenvuelve la unidad económica. Nos referimos a los llamados ciclos internos, los cuales podemos agrupar en dos categorías esenciales. El ciclo largo y el ciclo corto o ciclo de ejercicio...

Por su parte Eduardo Bueno en su obra “Economía de la empresa”, expresa: “... La empresa en su vida económica, pasa por unos períodos de tiempo o ciclos que permanecen a lo largo de éste con cierta regularidad si las condiciones estructurales internas o externas se mantienen constantes. Estos ciclos internos tienen como fin, fijadas ciertas condiciones, definir una tendencia en los objetivos que persigue la empresa. Ciclos que están relacionados con las mutaciones patrimoniales y sus consiguientes problemas valorativos.

El ciclo corto, que recibe otras denominaciones como: ciclo de explotación, ciclo de ejercicio o ciclo operativo, condiciona inmovilizaciones de circulante como forma de inversión en la empresa y presenta cierta permanencia en su dimensión temporal, ya que solo depende de condiciones internas. El tiempo de circulación, es decir, de recuperación en forma líquida de las inversiones a corto plazo, está definido por el ciclo de conversión en efectivo, ciclo de caja o como aparece en la literatura española período medio o de maduración.

Dicho ciclo mide el tiempo o duración del proceso de la empresa desde que se invierte una unidad monetaria en dicho proceso hasta que esta se recupera por el cobro de las ventas efectuadas; esta circulación dependerá de las características estructurales de la empresa, y si las condiciones generales del sistema económico permanecen inalterables este período medio tenderá a permanecer constante también.

La definición más común de capital de trabajo en la literatura especializada es la que lo define como la diferencia entre activos y pasivos circulantes; autores como Bueno, Gitman y Brealey se refieren también a su definición en su versión financiera que se considera muy apropiada. De acuerdo con ellos se puede definir el capital de trabajo atendiendo a su estructura como: activos circulantes menos pasivos circulantes, y atendiendo a su financiación como la parte de los recursos financieros permanentes que están financiando las inversiones en circulante, a la que llaman fondo de maniobra y algunos autores capital circulante; en consecuencia muchos economistas al referirse a la administración del activo y pasivo circulante utilizan el término de administración del capital de trabajo. Se debe expresar que sobre este tema conceptual existen diversidad de criterios, sobre todo los encontrados en la literatura española y con enfoque contable, pero a los efectos del presente trabajo no es objetivo el análisis desde este punto de vista.

La mayoría de las empresas deben trabajar con un determinado importe de capital de trabajo, pero su monto requerido dependerá ante todo del campo en que desarrollan su actividad.

Existen empresas con flujos de caja muy predecibles que pueden operar con un capital de trabajo negativo cuyo ciclo de conversión en efectivo es también negativo, lo cual no es muy común.

La base teórica que sustenta la utilización del capital de trabajo para medir la liquidez es la convicción de que mientras más amplio sea el margen de activos circulantes sobre los pasivos circulantes, se estará en mejores condiciones para pagar las cuentas en la medida que vencen.

Al respecto se debe tener presente que el grado de liquidez de cada activo y pasivo circulante es diferente; no obstante, Gitman en “Fundamentos de Administración Financiera” plantea: “...mientras más grande sea la cantidad de activos circulantes existentes, mayor es la probabilidad de que algunos de ellos puedan convertirse en efectivo para pagar una deuda vencida.

La génesis de la necesidad de capital de trabajo se encuentra en la naturaleza no sincronizada de los flujos de caja de la empresa; generalmente los flujos que resultan del pago de pasivos circulantes son relativamente predecibles, siendo lo más engorroso prever las entradas futuras de caja, ya que es difícil conocer la fecha en que los activos circulantes que no sean caja y valores negociables podrán convertirse en efectivo.

Mientras más predecibles sean las entradas de caja menor será el capital de trabajo que necesitará la empresa, y vuelve a decir Gitman: “...lo que hace necesario mantener fuentes de entradas de caja (activos circulantes) es la incapacidad de la mayoría de las empresas para igualar entradas y salidas de caja.

Retomando la idea del ciclo que recorren los activos circulantes, es importante precisar que cuanto más dilatado sea este ciclo más se demorará en recuperar la liquidez inicialmente invertida y mayores serán las necesidades de recursos, es decir, el fondo de maniobra deberá ser mayor. Diversos autores han representado gráficamente el ciclo corto, que en su esencia no difiere; será utilizado en este trabajo el que presentan Fred Weston, L. Gitman y Stephen Ross en sus respectivas obras, el cual resulta muy didáctico.

Según estos autores, al principio del proceso se ve la tesorería, un poco más tarde ésta queda reemplazada por existencias de materias primas y más tarde, por existencias de productos terminados. Cuando los productos terminados se venden las existencias dan paso a las cuentas por cobrar, y finalmente cuando los clientes pagan las facturas la empresa ve aflorar los beneficios y repone el saldo de tesorería. En este proceso sólo hay una constante: el fondo de maniobra sobre el cual refiere R.. Brealey en su obra “Fundamentos de Financiación Empresarial”: “... esa es la razón por la cual el fondo de maniobra es una útil medida resumen de activo y pasivos circulantes...” y más adelante: “...La fuerza de la medida del fondo de maniobra radica en que este no se ve afectado por movimientos estacionales o temporales entre diferentes activos y pasivos circulantes. Pero su fuerza es también su debilidad, pues la cifra del fondo de maniobra esconde mucha información interesante.

De lo anteriormente expuesto queda claro que cuando se habla de capital de trabajo se trata de un fondo y no de un flujo acerca de lo cual refieren Cañibano y Bueno en el libro “Autofinanciación y Tesorería: el cash flow”: “...El fondo de maniobra, bajo este prisma estático, no será sino una porción de esta riqueza que podremos identificar con las inversiones circulantes: dinero, otros activos financieros y existencias menos los pasivos financieros de naturaleza corriente.

No obstante el carácter estático del fondo de maniobra, esta magnitud lleva aparejada implicaciones dinámicas, máxime cuando los elementos cuya agregación lo configuran son tan cambiantes en el tiempo; ya que como se había indicado, la razón de ser de la misma no puede verse sino vinculada con las operaciones corrientes de la empresa, cuya finalidad no es mantener las inversiones en activo circulante, sino que le faciliten el normal desarrollo de sus operaciones. Por ello, cuando se analiza y se mide el fondo de maniobra se trata de conocer la viabilidad de estas operaciones, aunque como ya fue señalado se trata de una magnitud de naturaleza estática.

Sin embargo, cada empresa o negocio adoptará una determinada política con relación a sus finanzas a corto plazo la cual se compone de dos elementos: primero, la magnitud de la inversión en activos circulantes que usualmente es una medida relativa del nivel de ingreso operativo total y segundo, la financiación del activo circulante que es una medida de la proporción de deudas a corto plazo con relación a las deudas a largo plazo.

Según James Van Horne en “Fundamentos de Administración Financiera”: “... la determinación de los niveles apropiados del activo y pasivo circulante sirve en la fijación del nivel del fondo de maniobra, e incluye decisiones fundamentales sobre la liquidez de la empresa y la composición de los vencimientos de su deuda. A su vez, estas decisiones reciben la influencia de un compromiso entre rentabilidad y riesgo.

Sobre el particular Bueno señala en si obra citada “:...La búsqueda de un capital de trabajo óptimo implica una gestión financiera y la determinación de una inversión en circulante también óptimos. Es decir, el evaluar la cuantía del capital circulante implica calcular la de cada uno de sus componentes. Dadas las dificultades que encierra el cálculo de un capital circulante óptimo parece más conveniente hablar de estimaciones tendentes al óptimo del capital de trabajo mínimo necesario para una gestión económica eficaz.

A la hora de establecer la política de inversión en activos corrientes la variable de decisión apropiada es la composición de los vencimientos o liquidez, es decir, la conversión de estos activos en efectivo además se requiere la identificación de los diferentes costos de las políticas financieras alternativas a corto plazo.

De acuerdo a esto último se identifican dos tipos de política: flexible y restrictiva. La primera presupone el mantenimiento de grandes montos de efectivo, hacer grandes inversiones de inventario y términos de crédito liberales, la segunda por el contrario, conlleva bajos niveles de efectivo, pequeñas inversiones de inventario y limitadas ventas a crédito, lo cual elevará el riesgo de la política pero con un consecuente incremento del rendimiento.

Las políticas financieras flexibles son más costosas al requerir mayores salidas de caja para financiar efectivo, cuentas por cobrar e inventarios, y por otro lado, serían mayores también las entradas futuras de caja al ser estimuladas las ventas por el uso de políticas de crédito que proveen un financiamiento liberal a los clientes, los altos montos de inventario propiciarían un servicio de entrega rápida y se podrían cargar altos precios por las condiciones anteriores, unido a lo cual, el riesgo de faltantes se vería reducido.

En resumen como plantea Stephen Ross en “Corporate Finance”: “...la administración del activo circulante puede ser considerada como la interrelación entre los costos que crecen con el nivel de la inversión y los costos que disminuyen con el nivel de la inversión...”

Los costos crecientes a que se hace referencia son generalmente de dos tipos: el costo de oportunidad que se origina porque la tasa de rendimiento es menor que la de otros activos y los costos de mantenimiento de los diferentes activos circulantes.

Los costos decrecientes son los que se incurren cuando la inversión en activo circulante es baja y se pueden agrupar en los costos de ordenamiento cuando se hacen pedidos, y los costos relacionados con reservas de seguridad, aquí se incluirían los costos por pérdida de ventas, pérdida de clientes e interrupción del programa de producción.

En cuanto a la financiación de la inversión en activo circulante se debe considerar que en el mundo real a largo plazo una empresa que se expande tiene requerimientos permanentes por activos corrientes y fijos, que se resumen en: primero, una tendencia creciente permanente de la inversión total, segundo, variaciones estacionales alrededor de la tendencia, y tercero fluctuaciones imprevistas.

A los efectos del financiamiento también existen políticas flexibles y restrictivas. En la flexible se financia el total de requerimientos de activos con fuentes permanentes o a largo plazo, y cuando no haya necesidad del recurso se comprarían valores negociables u otro tipo de inversión. La política restrictiva implica financiar con fuentes a corto plazo las variaciones estacionales y con fuentes a largo plazo las necesidades permanentes.

Es importante considerar para el establecimiento de una u otra política la reducción del riesgo de encontrarse en apuros financieros (posibilidad de no contar en un momento determinado con recursos para hacer frente a los compromisos financieros), el vencimiento de las deudas originadas por el financiamiento de activos a corto plazo y el hecho de que en promedio son más costosos los préstamos a largo plazo con relación a los de corto plazo.

Finalmente, en gran medida lo que condiciona el uso de una u otra política o una intermedia, es precisamente la propensión individual al riesgo (aversión individual al riesgo) de cada negocio que se manifiesta en las decisiones que adopta el directivo, y que a pesar de ser algo subjetivo, tiene un reflejo objetivo en la valoración y selección de alternativas. De esta manera cada empresa concretará su acción en una determinada política en cuanto a la inversión y financiación de su activo corriente, lo que definirá la valoración del negocio desde el punto de vista del riesgo.

Igualmente, las características de la actividad que se desempeñe tendrá también una influencia significativa en las posibilidades que tendrán los directivos de llevar a cabo acciones en un entorno económico donde la incertidumbre está presente; la experiencia acumulada y el sentido común, constituyen un elemento valioso que incidirá en la racionalidad de la estrategia empleada.

De acuerdo a lo expuesto hasta el momento resulta evidente la complejidad de las decisiones a corto plazo, y su tributo al logro del objetivo de la empresa. De hecho la determinación del fondo de maniobra como medida resultante de las decisiones relacionadas con el activo y pasivo circulante tiene una dimensión más corta en las operaciones corrientes y otra a largo plazo en las operaciones de capital, si se quiere que este ciclo económico se desarrolle armónicamente es preciso partir de un equilibrio financiero a corto plazo.

Efectivo

Según Charles Hongreen significa efectivo, dinero y cualquier medio de cambio que acepte el banco a su valor nominal, el efectivo incluye el dinero en billetes, monedas, los certificados de depósitos y los cheques, tanto se conserven a la mano en una caja de seguridad o registradora o en el banco.

Según Douglas Garbult, se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no esta sometida a ningún tipo de restricción.

De acuerdo con lo expuesto, será aceptado como efectivo lo siguiente:

1. Efectivo en Caja:

Ø Monedas y billetes emitidos por el Banco Central. Monedas y billetes de otras naciones (divisas).
Ø Cheques emitidos por terceras personas que están pendientes de cobrar o depositar.
Ø Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar.
Ø Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas corrientes bancarias tales como: giros bancarios, telegráficos o postales, facturas de tarjetas de crédito por depositar, etc.

2. Efectivo en bancos:

Ø Cuentas bancarias de depósitos a la vista o corrientes en bancos nacionales.
Ø Cuentas en moneda extranjera depositada en bancos del exterior, siempre que en esos países no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o controles de cambio que impidan su libre convertibilidad.
Ø De ser considerada esta partida como efectivo, deberá ser previamente traducida a moneda nacional, al tipo de cambio que para ese momento exista.
Ø Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algún banco pero que, para una determinada fecha, aún no han sido entregados a sus beneficiarios.

Es obvio que, en este caso, a pesar de que el cheque haya sido emitido y deducido del saldo del banco en los libros, podemos en cualquier momento, disponer de ese dinero para otros fines, mientras se mantengan en poder de la empresa los cheques que habían sido emitidos.

El efectivo es importante para que la entidad pueda operar .La superviven¬cia y el crecimiento a largo plazo de una entidad, dependen de la generación continúa de cierta cantidad de beneficio (después de impuestos) pues sin embargo a corto plazo, lo más importante es seguir funcionando, o lo que es lo mismo, después de ingresos suficiente para afrontar los pagos y evitar así la quiebra motivada por una situación de insolvencia.

La Administración financiera a corto plazo en general y la tesorería en particular tiene como uno de sus objetivos fundamentales garantizarle a la empresa la liquidez suficiente para poder operar, es decir, que la empresa pueda pagar sus deudas a corto plazo en el momento del vencimiento, pero al menor costo posible.

Esta aclaración es válida si tomamos en cuenta que a mayor capital de trabajo (AC > PC) mayor liquidez, menor riesgo de no poder pagar las deudas a corto plazo en el momento del vencimiento pero mayor costo en el financiamiento ( ya que toda la parte del activo circulante que no esté financiada con fondos a corto plazo estará financiada con fondos a largo plazo que son mas costosos) y a mayor costo en el financiamiento, menor rendimiento en el financiamiento, es decir, en el uso del dinero; por tanto toda la preocupación del administrador financiero en el corto plazo, gira alrededor del efectivo para operaciones y del movimiento del mismo o cash-flow.

Objetivo de la administración del efectivo

La administración del efectivo* y de los valores negociables es uno de los campos fundamentales de la administración del capital de trabajo, ya que al ser los activos más líquidos de la empresa suministran los medios para pagar las deudas en la medida que vencen. Según L. Gitman en su obra citada:“...estos activos líquidos ponen a disposición un colchón de fondos para cubrir erogaciones imprevistas y reducir en esta forma el riesgo de una crisis de liquidez...”(14); teniendo en cuenta que finalmente los restantes activos circulantes se convierten en efectivo, éste es el denominador común al cual pueden reducirse todos los activos líquidos.

Al directivo financiero le corresponde velar porque se mantengan saldos adecuados de efectivo y administrarlos con el menor costo posible, también por añadidura puede generar utilidades a través de la inversión de los excedentes de tesorería; sobre el particular opina Van Horne: “...La administración del efectivo incluye la administración del dinero de la empresa con el fin de maximizar la disponibilidad de efectivo y las utilidades por intereses sobre cualquier fondo inactivo.

El efectivo es el activo de más bajo rendimiento debido a que si no está invertido lógicamente no ganará intereses; sin embargo todas las empresas mantienen determinada suma de dinero en su caja y en el Banco para pagar sus cuentas. En este sentido la generalidad de los autores especialistas en esta temática coinciden en que existen tres motivos fundamentales que justifican la tenencia de efectivo: el motivo transaccional, el precautorio y el especulativo.

Los saldos de transacción se conservarán para afrontar las necesidades de rutina; los saldos de precaución servirán para enfrentar necesidades imprevistas y los saldos de especulación permitirán aprovechar las oportunidades que se puedan presentar fuera del curso normal de las operaciones.

Como alternativa para los saldos ociosos que no producen interés, la empresa generalmente invierte en valores negociables que son aquellos que pueden convertirse en efectivo con cierta rapidez, aunque sin garantía de que los precios no fluctuarán haciendo que la empresa obtenga una utilidad o sufra una pérdida al efectuar la conversión. En aquellos países donde no existe mercado de valores el efectivo inactivo puede tener otro tipo de colocación (ampliación del período de cobro a los clientes, pago anticipado a proveedores, etc.).
Diversos economistas en sus estudios han enunciado lo que a su juicio constituye el objetivo de la administración del efectivo, existiendo consenso entre ellos en que se trata de lograr mantener el mínimo de efectivo para garantizar las operaciones corrientes del negocio.

Al respecto establece Stephen Ross en su obra citada: “...el objetivo básico de la administración del efectivo es mantener la inversión de efectivo tan baja como sea posible manteniéndose operando las actividades de la firma eficientemente y con eficacia...”(16)

Bolten por su parte en “Administración Financiera” expresa: “...Se quiere minimizar los saldos de efectivo ociosos porque no producen nada para la empresa; pero al mismo tiempo se debe contar con el efectivo suficiente para no interferir en el proceso ordenado de producción y venta.

Según Brealey en su libro “Fundamentos de Financiación Empresarial”, “... el equilibrio entre los beneficios y los costes de la liquidez es una parte esencial de la gestión de tesorería
Philippa L. Back en “Gestión de Tesorería de empresas” enmarca la gestión de tesorería dentro de la función financiera de la empresa y establece que: “...la función de la gestión de fondos es parte de la tesorería. Su papel suele consistir en el manejo del efectivo y la interfase directa con el mercado, para comprar o vender dinero o divisas. Como resultado su horizonte es predominantemente a corto plazo, en contraposición con el papel de la financiación estratégica a largo plazo.

Resulta evidente que en lo fundamental la administración de caja debe garantizar la tenencia de efectivo que permita atender las necesidades previstas e imprevistas del negocio, y a la vez que este saldo se encuentre en los niveles más bajos posibles dado el costo de oportunidad en que se incurre al no poder colocarlo para generar utilidades.

Según Stephen Ross la administración del efectivo incluye tres aspectos fundamentales: 1) la determinación de la necesidad óptima de efectivo, 2) la recolección y desembolsos de efectivo de forma eficiente y 3) la inversión del exceso de efectivo.

En cuanto al campo que abarca la administración del efectivo la generalidad de los especialistas coinciden, aunque algunos no enmarcan dentro del mismo el problema de la planeación de los flujos de caja, que es una parte medular de la regulación y control de las necesidades de efectivo.

El establecimiento de una política en cuanto a la administración de la tesorería incluye diversos aspectos entre los que resultará necesario examinar las características de los flujos de caja, los patrones cíclicos, temporadas de las ventas y la recuperación de las cuentas por cobrar; asimismo, habrá que estudiar las características de las salidas de caja, pago de sueldos, compras de materias primas, pago de intereses, el patrón de cuentas por pagar, la amortización del pasivo y los impuestos, entre otros.

Otro aspecto a tener en cuenta para el establecimiento de dicha política, es la determinación de los costos asociados con un faltante de efectivo y con la conservación del efectivo inactivo; de la misma manera, luego de haberse trabajado la sincronización de los flujos de caja y los aspectos económicos de la administración del efectivo, los directivos financieros deberán ocuparse de la incertidumbre asociada.

El estudio del efectivo nos lleva necesariamente a la gestión de tesorería.

La actividad de tesorería juega un papel fundamental en la administración eficiente de los recursos financieros, ella es la parte de las finanzas que se dedica al estudio, gestión y control del efectivo. El departamento de tesorería de una empresa abarca áreas tales como:

- La presupuestación.
- La gestión de circulante.
- La gestión de la liquidez.

La presupuestación es la parte de la tesorería encargada de la proyección del efectivo jugando el rol protagónico el presupuesto de efectivo.

La gestión del circulante abarca las políticas y estrategias del activo circulante en general, así como la concepción y determinación de las entradas y salidas de efectivo, la necesidad de la determinación de un saldo óptimo y el control de lo que se presupuestó. Es un concepto amplio que incluye la gestión de la liquidez y que converge necesariamente con el estudio del efectivo por referirse también a la actividad operativa de la empresa.

La gestión de la liquidez se refiere al uso racional del efectivo y tiene entre sus objetivos:
• No mantener saldos ociosos. Efectuar los pagos a tiempo.
• Evitar trabajar con tasas de interés y tasas de cambio desfavorables.

Para cumplir estos objetivos la gestión de liquidez se encarga de:

• La administración del efectivo (cash management).
• La gestión de fondos.
• La gestión de riesgos de cambio e interés.

Una buena tesorería no es nunca fruto de improvisación del momento se basa en:
a. Que la empresa obtenga benéficos
b. Que la gestión financiera y general de la empresa, se haya planteado con toda seriedad.

La tesorería financia todo el ciclo productivo en toda empresa en marcha, se produce una circulación continua de capital, que discurre desde el propio dinero metálico que se mantiene en caja y bancos, los bienes materiales (inventarios equipos y edificios), y los activos financieros semilíquidos (cuentas por cobrar), los que finalmente terminan convirtiéndose en efectivo.

Este fluir monetario generado por las actividades propias del negocio puede ser incrementado por fuentes ajenas mediante préstamos aumentos de capital.

La administración del efectivo o cash management permite la toma de medidas de carácter estratégico y organizativo que afectan los flujos monetarios y por tanto a los resultados financieros. Este concepto cobra mayor importancia cuando existen situaciones de altos costos el dinero o de recesión con estrechez de los márgenes de beneficio.

En el concepto de cash mananement se encierran 2 ideas fundamentales:

• management o gestión que significa análisis, mejora, eficiencia, búsqueda de beneficios.
• cash o efectivo que implica liquidez. Este término se puede ver desde dos puntos de vistas:

- la liquidez como concepto más amplio que incluye la gestión de ventas y cobros a clientes y la gestión de compras y pagos a proveedores.

- La liquidez vista como liquidez inmediata refiriéndose exclusivamente a los aspectos de carácter técnico del efectivo inmediato donde es importante la determinación del saldo óptimo de efectivo.

Por su parte la gestión de fondos se refiere a la inversión del efectivo ocioso o a la búsqueda de financiamiento necesario adicional.

La gestión de riesgo de cambio e intereses se refiere a la necesidad de cubrirse del riesgo de cambio e interés a partir del estudio y utilización de los instrumentos existentes para estos fines dada la necesidad de utilizar una canasta de monedas para la valoración de cada una de ellas y sus interrelaciones buscando el mayor rendimiento en el uso de las mismas.

A partir de aquí podemos señalar que las funciones fundamentales de la tesorería son:

• Control y planificación de la liquidez.
• Gestión de las necesidades y los excedentes a corto plazo.
• Gestión de operaciones en divisas.
• Control y valuación de riesgos en las operaciones de tesorería.
• Administración de la exposición al riesgo de cambio.
• Contabilizar las operaciones de tesorería, así como determinar su rentabilidad.
• Control de las operaciones de tesorería.
• Control y gestión de las relaciones bancarias.

Problemas más importantes en la tesorería según Weston

1. Insolvencia: El no contar con la suficiente disponibilidad en el tiempo y lugar adecuado para hacer frente a las obligaciones y financiaciones de la empresa, el incumplimiento de este objetivo puede tener serias consecuencias, tales como el descrédito, la necesidad de acudir a sistemas poco favorables de financiación. Pudiendo llegar finalmente a la quiebra por falta de liquidez.

2. Falta de capital: El no mantener un saldo de tesorería que permita a la empresa sostener decisiones empresariales del corto, mediano y largo plazo, referidos al financiamiento del capital de trabajo operativo, a la ampliación de sus mercados (lanzamiento de un nuevo producto a la actualización tecnológica, la cual es sumamente acelerada u otras inversiones en planta o equipos).

Una buena y segura administración del efectivo permite a la empresa, una mejor gestión de tesorería. Por tanto: Teniendo efectivo la empresa podrá hacer frente a determinadas necesidades tales como:

• Aprovechar posibles descuentos por pronto pago, los cuales constituyen una oportunidad de pago inmediato.
• Mantener buenos indicadores de liquidez (de solvencia y liquidez inmediata) los cuales se exigen en el análisis de otorgamiento del crédito.
• Aprovechar oportunidades de expansión para crecer en el mercado.
• Satisfacer emergencias y mantener el saldo compensatorio que esté convenido con el banco.

. Importancia de la administración del efectivo.

La administración del efectivo y los valores negociables es una de las áreas más importantes de la administración del capital de trabajo. Como ambos son los activos más líquidos de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgo de una "crisis de solvencia". Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en activo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos, líquidos.

Los "valores negociables" son instrumentos de inversión a corto plazo que la empresa utiliza para obtener rendimientos sobre fondos temporalmente ociosos. Cuando una empresa experimenta una acumulación excesiva de efectivo, utilizará una parte de él como un instrumento generador de intereses. Aun cuando los bancos comerciales pueden pagar intereses sobre los depósitos a la vista, los clientes perciben generalmente tal compensación por los saldos en sus cuentas, en forma de honorarios reducidos por servicio o tasas menores de interés sobre préstamos, o bien ambas cosas. Ciertos sistemas de obtención de intereses altamente líquidos permiten a la empresa percibir utilidades sobre el efectivo ocioso, sin que por ello sacrifiquen parte de su liquidez.

Las estrategias básicas que deberán seguir las empresas en lo referente a la administración del, efectivo son las siguientes:

1.- Cubrir las cuentas por pagar lo más tarde posible sin ganar la posición crediticia de la empresa, pero aprovechando cualesquiera descuentos en efectivo que resulten favorables.

2.- Utilizar el inventario lo más rápido posible, a fin de evitar existencias que podrían resultar en el cierre de la línea de producción o en una pérdida de ventas.

3.- Cobrar las cuentas pendientes lo más rápido posible sin perder ventas futuras debido a procedimientos de cobranza demasiado apremiantes. Pueden emplearse los descuentos por pronto pago, de ser económicamente justificables, para alcanzar este objetivo.

Aplicar en un caso práctico estrategias de la administración del efectivo.
Retraso de las cuentas por pagar. Una estrategia de la que "KLN"dispone es "retrasar sus cuentas por pagar", es decir, pagar sus deudas lo más tarde posible sin ganar su reputación crediticia. Es importante observar que aunque ésta es una estrategia financieramente atractiva, trae consigo un conflicto de tipo ético, pues puede ocasionar una infracción por parte de la empresa en el acuerdo con su proveedor. El retraso de las cuentas por pagar es una estrategia que debe considerar toda empresa que desee reducir sus requerimientos de caja y, por lo tanto, sus costos de operación.

El presupuesto de efectivo es muy importante ya que permite conocer en qué momento y aproximadamente en qué cuantía la entidad tendrá necesidades de efectivo a corto plazo y consecuentemente buscar su financiación o si por el contrario tendrá excedentes temporalmente ociosos que podrían ser invertidos y de esta manera poner a rendir el dinero, es decir, que el presupuesto de efectivo permite que la gerencia esté mejor preparada para afrontar la situación futura del efectivo, además de poder lograr un mayor control de la utilización del efectivo esperado y tratar de garantizar la, liquidez necesaria para la entidad.

En resumen, aunque algunos autores no le dan la importancia que lleva la administración del efectivo a corto plazo, podríamos decir que sin efectivo a corto plazo, no se pueden crear planes a largo plazo, entonces la empresa no podría operar con una optima eficiencia.

Conclusiones

§ Se concluye que la empresa, si lleva una administración eficiente del efectivo, tendrá una mayor liquidez.

§ Una buena gestión de tesorería de la empresa, implica que tendrá efectivo para hacerle frente a las obligaciones en el corto plazo.

§ El efectivo a corto plazo, le permitirá a la empresa crear planes para hacerle frente a las obligaciones a largo plazo.

Recomendaciones

• Realizar reajustes en la política crediticia, que permitan mejorar los ciclos de Cuentas por cobrar y aumentar el ciclo de rotación de los fondos líquidos. No recurrir a los créditos a corto plazo, siempre que se pueda obtener financiamiento gestionando las cuentas por cobrar, teniendo en cuenta que esta forma de financiamiento es más cara y más comprometida para una empresa

• Realizar periódicamente el análisis de los factores que influyen en la liquidez de las empresas, para realizar así una correcta administración de efectivo que permita obtener los flujos monetarios y los resultados financieros esperados por la empresa.

• Las empresas tienen que gestionar una administración eficiente del efectivo, para hacerle frente a las obligaciones, tanto en el corto como en el largo plazo.

Bibliografía

1. Meigs & Meigs: Contabilidad. La base para decisiones gerenciales. Octava Edición. Editorial Mac Graw Hill

2. Gitman. Lawrence: Fundamentos de Administración Financiera. Tomo I Editorial MES.

3. Amat, Oriol: Análisis de Estados Financieros. Fundamentos y aplicaciones. Ediciones Gestión 2000, S.A. (Segunda Edición). 1995.

4. Brealey, Richard A. Y Myers, Stewart C. “Fundamentos de Financiación Empresarial” Cuarta edición. Mc Graw Hill Interamericana de España S.A. Año 1995

5. Weston J. Fred y Brigham, Eugene F. “Fundamentos de Administración Financiera”. Décima edición. Mc Graw Hill Interamericana de México. S.A. de CV. Año 1994

6. Ibarra Martín, Francisco: “Metodología de la investigación social”, Editorial Félix Varela: La Habana, 2001.

7. www.gestiopolis.com

8. www.monografias.com

9. www.unamosapuntes.com

10. www.elprisma.com.

MSc. Migdalia Álvarez Peña

malvarezarrobault.edu.cu

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"Si tú tienes una manzana y yo tengo una manzana e intercambiamos las manzanas, entonces tanto tú como yo seguiremos teniendo una manzana. Pero si tú tienes una idea y yo tengo una idea e intercambiamos ideas, entonces ambos tendremos dos ideas"
George Bernard Shaw
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