El sistema de información contable de una organización tiene como propósito básico proveer información útil acerca de una entidad económica, para facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios tales como, accionistas, acreedores, inversionistas, administradores o las mismas autoridades gubernamentales.
En consecuencia de que el sistema de información contable de una empresa sirve a un conjunto de diversos usuarios, se originan diferentes ramas o subsistemas.
- El subsistema de información financiera: contabilidad financiera.
- El subsistema de información fiscal: contabilidad fiscal.
- El subsistema de información administrativa: contabilidad administrativa.
Subsistema de información financiera
Está conformado por una serie de elementos tales como las normas de registro, criterios de contabilización y formas de representación de información de usuarios externos. A este tipo de sistema de información contable se le conoce debido a que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad, así como ciertos acontecimientos económicos que le afectan, con el fin de proporcionar información útil y confiable a los diferentes usuarios externos para su toma de decisiones.
Los usuarios de la contabilidad financiera-. La información financiera es útil para los accionistas, acreedores, analistas e intermediarios financieros, el público inversionista, los organismos reguladores y para todos aquellos usuarios externos de la información contable de una organización económica.
Subsistema de información fiscal
Está diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de usuario específico: el fisco. A las autoridades gubernamentales les interesa contar con la información de las diferentes organizaciones económicas para cuantificar el monto de la utilidad que haya obtenido de acuerdo con las leyes fiscales en vigor como producto de sus actividades y así poder determinar la cantidad del impuesto que le corresponde a pagar.
Los usuarios de la contabilidad fiscal-. La información generada por el subsistema de información fiscal es útil para las autoridades gubernamentales.
Subsistema de información administrativa
La contabilidad administrativa es un sistema de información contable al servicio de las necesidades internas de la administración orientado a facilitar las funciones administrativas de planeación y control así como la toma de decisiones. Entre las aplicaciones se encuentran la elaboración de presupuestos, la determinación de costos de producción y la evaluación de la eficiencia de las diferentes áreas optativas de la organización, así como el desempeño de los diferentes ejecutivos de la misma.
Los usuarios de la contabilidad administrativa-. La información generada por este subsistema, es útil solo para los usuarios internos de la organización representados por los directivos de la misma, especialmente por los directores generales, gerentes de área, jefes de departamento, entre otros.
Procedimientos de comparación
La técnica de la comparación consiste en determinar las semejanzas y diferencias existentes que contienen los Estados Financieros y específicamente el Balance General, la idea es examinar su importancia en función de valores absolutos y relativos para diagnosticar las variaciones que se hayan producido. Puede ser en un año o comparando varios años consecutivos.
Para comparar una cuenta, puede emplearse como referencia el importe total del Activo, del Pasivo o de los Resultados; asimismo puede compararse el total del Patrimonio, los balances actuales con los anteriores o comparar nuestros balances con los de otras empresas o estándares de referencia en el sector en que se participa. A través de un estado financiero básico tal como es el caso del estado de cambios en la situación financiera se presentara esta técnica, ya es el enfoque más utilizado y conveniente para las empresas porque se basa en el análisis de variaciones
El enfoque para el estado de cambio en la situación financiera consiste en analizar los cambios en todas las demás partidas del estado de situación financiera o balance general, y clasificarlos en: operaciones, inversiones y financiamiento. Su elaboración está constituida por:
- Dos estados de situación financiera (es decir, un estado de situación financiera comparativo) referidos al inicio y al fin del periodo al que corresponde el estado de cambios en la situación financiera.
- Un estado de resultados correspondiente al mismo periodo.
- Información adicional con relación a las operaciones y acontecimientos registrados en el ejercicio (notas).
El proceso consiste en analizar las variaciones resultantes del estado de situación financiera comparativo para identificar los incrementos y los decrementos en cada una de las partidas del estado de situación financiera dentro del sistema de información contable, lo cual termina con el incremento o decremento neto del efectivo. Para realizar este análisis es importante identificar el flujo de efectivo generado o destinado a la operación, que consiste en traducir la utilidad neta reflejada en el estado de resultados, a flujo de efectivo, separando las partidas incluidas en dicho resultado que no implica desembolso de efectivo, como el gasto por depreciación y las amortizaciones.
La finalidad del estado de cambios en la situación financiera es representar toda la información relevante relacionada con el manejo de efectivo; es decir, su obtención y utilización por parte de la entidad durante un periodo determinado y como consecuencia, mostrar una síntesis de los cambios ocurridos en la situación financiera para que los usuarios de los estados financieros puedan conocer y evaluar la liquidez de la entidad.
Limitaciones de la información financiera
La información financiera tiene como característica primordial el ser útil, es decir, que sirva para lo que fue diseñada: la toma de decisiones. Dado que el propósito fundamental de la contabilidad es preparar información financiera que fundamente el proceso de toma de decisiones de los distintos usuarios, para asegurar su calidad es necesario que cumplan con una serie de características básicas, utilidad, confiabilidad y provisionalidad.
La importancia de los estados financieros se enfoca en que a través de ellos los usuarios externos ya sean acreedores o accionistas visualicen el desempeño financiero de una organización. Por ejemplo algún individuo que tiene participación accionaria en una empresa pública; la mejor manera para apreciar que tan buena ha resultado su inversión es analizar con detenimiento los estados financieros básicos que ha generado dicha compañía, por medio del sistema de información contable. En muchos casos, podrá complementar su evaluación con los comentarios y gráficas adicionales que se le puedan agregar, para la información contenida en los estados financieros seguirá siendo la parte fundamental.
El producto final del proceso contable son los estados financieros, elemento necesario para que los diversos usuarios puedan tomar decisiones. La información financiera que dicho usuario requiere, se centra primordialmente en la evaluación de la de la situación financiera, de la rentabilidad y la liquidez. Con base en las necesidades de información de los usuarios la contabilidad considera que todo negocio debe presentar cuatro informes básicos:
- El estado de situación financiera o balance general, cuyo fin es presentar una relación de recursos (activos) de la empresa así como de las fuentes de financiamiento (pasivo y capital) de dichos recursos.
- El estado de resultados que informa sobre la rentabilidad de las operaciones.
- El estado de variación en el capital contable, cuyo objetivo es mostrar los cambios en la inversión de los dueños de la empresa.
- El estado de cambios en la situación financiera, cuyo objetivo es dar información acerca de la liquidez del negocio; es decir, presentar una lista de las fuentes de efectivo y de los desembolsos del mismo, lo cual constituye una base para estimar las futuras necesidades de efectivo y sus probables fuentes.
Los objetivos de los Estados Financieros están afectados por el ambiente de negocios en donde opera la entidad, por las características y limitaciones del tipo de información que los estados financieros pueden proporcionar, como por ejemplo podemos notar algunas de las limitaciones de la información financiera:
- Las transformaciones internas, transacciones y otros eventos, que afectan económicamente a la entidad lo cual puede afectar su comparabilidad.
- Los estados financieros, especialmente el balance general, presentan el valor contable de los recursos y obligaciones y no pretenden presentar el valor razonable de la entidad en su conjunto, tales como los recursos humanos, capital intelectual, el producto, la marca, el mercado, etc.
- Por referirse a negocio en marcha, están basados en varios aspectos en estimaciones juicios que son elaborados considerando los distintos cortes de periodos contables.
- Para su presentación en ocasiones se tiene que recurrir a estimaciones y juicios personales.
- Presenta de manera «razonable» la situación financiera de la empresa y sus resultados, pero no muestra la realidad al 100%.
Aplicaciones prácticas utilizando software especializado
Hay muchos tipos de aplicaciones de software de contabilidad en el mercado hoy en día y las aplicaciones están destinadas a realizar funciones de contabilidad para las grandes organizaciones empresariales. Aunque otros están destinados a uso personal, sin embargo otras aplicaciones se encuentran en un punto intermedio que desempeñe las funciones adecuadas para las pequeñas empresas, así como aquellas que se adaptan a la persona promedio. El software disponible varía desde los más simples a los más complejos, con mucha variación en el precio también.
Podemos llamar software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables informáticos basados en los elementos tecnológicos o ayudados de estos, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad con el uso de elementos sistematizados. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.
Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compañía o la organización que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo también una combinación de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales.
Actualmente las características de los Software contables, exigidas por los usuarios, ha permitido que en la oferta de los mismos, sus atributos mejoren con relación al pasado. Así hoy en día los Software Contables, son integrados entre la parte de gestión y la parte contable, ya no en procesos posteriores, sino en línea, es decir, en tiempo real. Su principal característica es que atiende a empresas con necesidades de hacer participar a varios usuarios simultáneamente, existen aplicativos de software contable con opción de multiusuarios concurrentes y otros que no la tienen, y con procesos integrados a la contabilidad de la empresa. El más complejo y costoso software de contabilidad de los negocios es el High end frecuentemente parte de un extenso juego de software.
Algunas empresas optan por desarrollar su propio software de contabilidad, adaptarla completamente a sus necesidades particulares. Otras empresas optar por comprar ya hechas paquetes de software. Muchas organizaciones utilizan una combinación de los dos, la compra de software y la aplicación de las modificaciones locales para hacerlo más eficiente.
Bibliografía
- Gerardo Guajaro Cantú. Contabilidad para no contadores. Editorial McGraw-Hill Interamericana. 2005.
- Arturo Elizondo López. Proceso Contable 3. International Thomson Editores, S.A. de C.V. 2004.
- Elías Lara Flores. Primer curso de contabilidad. Editorial Trillas. 2006.
- Stephany Paola. Diccionario de contabilidad. Comunicación gráfica cantú. 2011.
