Guía de confirmación externa en auditoria

Autor: Víctor Juárez

Auditoria y control interno

18-05-2012

Objetivo

La NIA 505, Confirmaciones Externas, dice que el objetivo del auditor cuando usa procedimientos de confirmación externa, para obtener evidencia de auditoría relevante y confiable que le permita confirmar registros.

Confirmación externa

Es la evidencia de auditoría que se obtiene como una respuesta escrita directa al auditor de parte de un tercero (la parte confirmante), en papel, medio electrónico u otro.

Los procedimientos de confirmaciones externas normalmente se llevan a cabo para confirmar o solicitar información respecto a saldos de cuentas y sus elementos (tales como: cuentas por cobrar y por pagar, bancos y otros depósitos de terceras partes, pasivos, inversiones, inventarios, garantías, contingentes y operaciones con partes relacionadas), con el objeto de obtener evidencia de auditoría sobre las aseveraciones de los estados financieros. Asimismo, pueden usarse para confirmar los términos de acuerdos, contratos o transacciones entre una entidad y otras partes, o para confirmar la ausencia de ciertas condiciones como convenios separados.

La evidencia de auditoría en forma de confirmaciones externas que recibe directamente el auditor de las partes confirmantes puede ser más confiable y aumentar la seguridad que el auditor obtiene de la evidencia existente dentro de los registros contables o de las declaraciones hechas por la administración.

De acuerdo con la NIA 330, la respuesta del auditor a los riesgos determinados describe la responsabilidad del auditor de planear e implementar respuestas de auditoría generales para tratar los riesgos evaluados de errores significativos a nivel de estados financieros, y de diseñar y ejecutar procedimientos de auditoría adicionales, cuya naturaleza, oportunidad y alcance se basen en (y respondan a) los riesgos evaluados de errores significativos a nivel de aseveración. Además, requiere que el auditor diseñe y ejecute procedimientos sustantivos para cada clase de transacciones, saldos de cuentas y revelaciones materiales.

Confirmación positiva

Uno de los procedimientos más eficaces que puede utilizar el auditor para asegurar la integridad, existencia, exactitud, presentación y revelación de las cifras de los estados financieros, son las confirmaciones positivas con terceros.

La NIA 505 define la confirmación positiva como una solicitud de que la parte confirmante responda directamente al auditor indicando si la parte confirmante está de acuerdo o en desacuerdo con la información de la solicitud, o proporcionando la información solicitada.

Si el auditor concluye que la negativa de la administración a permitir el envío de una solicitud de confirmación no es razonable, o no puede obtener evidencia de auditoría relevante y confiable con procedimientos de auditoría supletorios, deberá comunicarse con los encargados del gobierno corporativo o su equivalente, e indicar las implicaciones que este hecho tiene en la auditoría y su opinión.

Procedimientos

1) Determinar la información que se va a confirmar o solicitar. Para hacerlo, respecto a saldos de cuentas, también pueden usarse los términos de acuerdos, contratos o transacciones entre una entidad y otras partes.

2) Selección de los terceros que vamos a confirmar.

3) Preparación de la confirmación por parte del auditor (las respuestas deben estar dirigidas a la dirección del auditor y no al cliente). Diseñar las solicitudes de confirmación, verificando que se dirijan de manera apropiada (probar la validez de algunas o todas las direcciones antes de enviarlas y que contengan información del remitente para que las respuestas se envíen directamente al auditor). Las solicitudes de confirmación se deben enviar a una parte confirmante que el auditor cree que es conocedora de la información que se va a confirmar.

4) Firma de la confirmación por parte de un funcionario de nivel adecuado de nuestro cliente

5) Envío de la confirmación por parte del auditor (se le solicita a la compañía que compre las estampillas o nos contacte con su transportador de confianza para el envío de la confirmación)

6) Elaboración de un cuadro control para realizar el seguimiento a las confirmaciones enviadas

7) Recibo de las confirmaciones en las oficinas del auditor en original.

8) Para las confirmaciones no recibidas podemos realizar un segundo envío y/o contactar al tercero para solicitarle la respuesta.

9) Confirmación telefónica del envío de la confirmación por parte del tercero, mediante una llamada que realiza el auditor a las oficinas del tercero que nos envió la confirmación (Esto se hace para detectar confirmaciones falsas)

10) Si una parte confirmante usa a un tercero para coordinar y dar respuestas a las solicitudes de confirmación, el auditor puede ejecutar procedimientos para tratar los riesgos de que: a) la respuesta pueda no ser de la fuente apropiada; b) la persona que responde pueda no estar autorizada para hacerlo, y c) la integridad de la transmisión pueda haber estado comprometida.

11) Cuando se devuelve de manera indirecta una respuesta (por ejemplo, porque la parte confirmante de manera incorrecta la dirigió a la entidad en vez de al auditor), se puede solicitar a la parte confirmante que responda por escrito directamente al auditor.

12) Una respuesta oral a una solicitud de confirmación no cumple la definición de una confirmación externa porque no es una respuesta directa por escrito al auditor. Sin embargo, al obtenerla, dependiendo de las circunstancias, el auditor puede pedir a la parte confirmante que responda por escrito directamente. Si no se recibe esa respuesta, el auditor busca otra evidencia de auditoría para soportar la información de la respuesta oral.

13) Una respuesta a una solicitud de confirmación puede contener expresiones de restricción respecto de su uso. Estas restricciones no necesariamente invalidan la confiabilidad de la respuesta como evidencia de auditoría.

14) Cuentas por cobrar: Revisión de los abonos posteriores, revisión de la documentación soporte (factura de venta) u otra documentación del cliente que proporcione evidencia de la existencia y pruebas del corte de ventas que provean evidencia de la integridad.

15) Cuentas por pagar: Los procedimientos alternativos pueden incluir la revisión de los pagos posteriores o la correspondencia proveniente de terceros que proporcione evidencia de la existencia y, la revisión de otros registros, tales como notas de productos recibidos, que suministre evidencia de la integridad.

16) Si el auditor ha determinado que es necesaria una respuesta a una solicitud de confirmación para obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría, los procedimientos de auditoría supletorios no proporcionarán la evidencia que requiere el auditor, por lo que deberá evaluar las implicaciones que este hecho tienen en la auditoría y en su opinión.

Respuestas Electrónicas

Las respuestas que se reciben en forma electrónica (como fax o correo electrónico), implican riesgos en cuanto a la confiabilidad ya que es difícil establecer una prueba del origen y autoridad de quien responde (las alteraciones son difíciles de detectar). Cuando se responde por correo electrónico, el auditor puede telefonear a la parte confirmante para determinar si mandó realmente la respuesta.

Confirmaciones de abogados

De acuerdo con las normas internacionales de auditorías, el auditor debe cuidar que las solicitudes de confirmación a los abogados contengan ciertos requerimientos mínimos de información que le permitan identificar adecuadamente la existencia de litigios, demandas y gravámenes. A continuación se mencionan algunos de dichos requerimientos mínimos:

- Identificación de la empresa, fecha de la revisión y alcance de la información requerida

- Una relación donde describa, cuantifique y opine sobre los litigios, demandas y gravámenes que existan a la fecha de la revisión, así como de aquellos que hubieran surgido durante el período comprendido entre la fecha de los estados financieros y la fecha en que se emite la opinión del auditor sobre dichos estados.

- Un informe al auditor sobre asuntos que sin ser aún litigios, demandas o gravámenes, estén pendientes de formalizarse como tales.

- El adeudo por concepto de abogados de honorarios y gastos a la fecha de la auditoría.

El auditor deberá analizar y evaluar las respuestas de los abogados con el objeto de cuantificar cualquier posible pérdida o utilidad y juzgar su importancia relativa en relación a los estados financieros sujetos a examen.

Respecto a las consideraciones sobre fraude que deben hacerse en una auditoría de estados financieros las NIAs mencionan que una vez concluida por el auditor la evaluación de los riesgos de fraude, en respuesta y con escepticismo profesional, debe proceder a la obtención y evaluación de la evidencia de auditoría, por medio de una corroboración adicional de las explicaciones o declaraciones de la administración referentes a asuntos importantes, mediante su confirmación por terceras partes.

Guía de confirmación externa en auditoria

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Lic. Víctor Juárez - luisauditor7arrobahotmail.com

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