La gestión de inventarios, vía para mejorar con eficiencia y eficacia la gestión en una Empresa Constructora Cubana

Autor: Ing. Aliana González Rodríguez e Ing. Yolidaine Cisnero Gutiérrez

Otros conceptos de finanzas

22-07-2010

El presente trabajo tiene por título: “La Gestión de Inventarios, vía para mejorar con eficiencia y eficacia su gestión en una Empresa Constructora”. El mismo fue realizado en una empresa Constructora, en la cual se aplicó un procedimiento para diagnosticar la Gestión de los Inventarios con demanda independiente.

A partir del desarrollo de la investigación se pudo determinar los principales proveedores y clasificar los inventarios usando el método ABC contribuyendo a la toma de decisiones de la entidad.

Para el logro y cumplimiento de los objetivos de esta investigación se empleó como técnica la revisión bibliográfica, facilitando de esta forma toda la información necesaria para el desarrollo de este trabajo. Además para el procesamiento automático de la bibliografía y referencias bibliográficas se utilizó el software Endnote9.

Introducción

El mundo de hoy, tan globalizado, donde los flujos de materiales y de información son tan frecuentes e intensos, tanto a nivel nacional como internacional, ha establecido nuevos comportamientos en la gestión empresarial con la finalidad de lograr la tan deseada competitividad.

La logística es una muy buena herramienta, que puede producir buenas ventajas competitivas, entre las cuales se pueden mencionar, primero que nada la optimización en la producción de un producto o artículo, así como obtener productos de buena calidad, abatiendo costos en todos los procesos, que trae como consecuencia poder ofrecerlos a precios competitivos.

La logística como actividad empresarial es antigua y se podría decir que es lo que antes se conocía como distribución. Tiene sus orígenes en la actividad militar, que desarrolló esta herramienta para abastecer a las tropas con los recursos y pertrechos necesarios para afrontar las largas jornadas y los campamentos en situación de guerra. Al ámbito empresarial trascendió hace unas cuatro décadas y ha sido en éste donde ha encontrado su mayor campo de desarrollo.

Las organizaciones del siglo XXI, deben contemplar en su esencia el saber que hacen logística, cambiando su paradigma inicial, deberla sólo como distribución de mercancía, y deben incorporar una avanzada tecnología en el almacenamiento, gestión de stocks, diseño de rutas, procesamiento y preparación de pedidos, para poder alcanzar el mejor lugar en el mercado e incrementar la rentabilidad. En base a este planteamiento y en conformidad con los enfoques gerenciales modernos, los servicios logísticos no deben incluir sólo los elementos tradicionales de transporte, almacenamiento y distribución, sino tienen que abarcar todos los aspectos de la cadena de valor del negocio o Supply Chain.

En el futuro, la gestión eficaz de la logística no será ya una opción, sino una obligación para toda empresa que quiera sobrevivir en el mercado.

Por tal razón se hace necesario profundizar más en este tema dentro de la Construcción, y por tanto la esencia de este trabajo estará enfocada a la misma.

Como consecuencia de las razones expuestas anteriormente se deriva el problema científico de esta investigación: Conocer el estado actual de la Empresa Constructora X.

Teniendo en cuenta lo anterior podría considerarse como preguntas científicas las siguientes:

• ¿Cuáles son las bases teóricas que sustentan la gestión de inventario en las empresas de servicios y/o producción?

• ¿Cómo caracterizar, diagnosticar y evaluar la gestión de inventario?

• ¿Cuáles herramientas o técnicas utilizar para gestionar el inventario?

En base a lo anterior en la presente tesis se plantea como objetivo general el siguiente: Realizar un diagnostico de la Gestión de Inventarios en la Empresa Constructora X, aplicando el procedimiento desarrollado por Ortiz Torres (2004) para la gestión de inventarios con demanda independiente en empresas comerciales y de servicios.

Entre los objetivos específicos se encuentran:

1. Elaborar el marco teórico referencial, a partir de la revisión bibliográfica.

2. Caracterizar la entidad objeto de estudio “Empresa Constructora X”, así como la gestión de Inventarios en la misma.

3. Aplicar el procedimiento de Ortiz Torres (2004) que permite gestionar los inventarios en la Empresa Constructora X.

En este trabajo, se aplican herramientas que permiten mejorar la toma de decisiones sobre inventarios y exponer algunos de los criterios fundamentales para su manejo.

Para la implementación práctica de este trabajo se emplearon simultáneamente diversos métodos y técnicas, tanto de tipo cuantitativo, como de tipo cualitativo pero con el objetivo final de lograr conclusiones a tono con las necesidades de solución del problema de la investigación. Entre ellas se puede mencionar: encuesta, entrevista, observación directa, revisión de documentos, tormenta de ideas y trabajo en grupo, así como técnicas de análisis y síntesis, el método ABC y modelos económicos matemáticos.

Desarrollo

Surgimiento y Desarrollo de la Logística

La actual globalización de los mercados impone a las empresas una acrecentada y dinámica competencia. Este proceso exige que las empresas tengan un abanico de estrategias para que las compras, la producción y la financiación tengan costos más bajos.

El rápido desarrollo de la Logística como ciencia ha reclamado una periodización, sobre lo cual varios autores han propuesto también diversos criterios. La Dra. Maritza Ortiz Torres (2004) en su tesis doctoral discute este aspecto y enmarca el desarrollo de la logística en cuatro grandes momentos.

Según el autor González, (2007) en el sitio web existen diferentes definiciones en torno a la cadena logística. Para ello vamos a citar algunas de ellas.

De acuerdo con Opertti, J. (2006) ¨ es la ubicación de los recursos en el lugar adecuado y en el tiempo convenido.¨ De igual forma señala el mismo autor, que etimológicamente la palabra logística proviene del griego ¨logistikos¨, que significa saber calcular.

Ahora bien, según Acevedo, J. y Gómez, M. (2000:6), el concepto moderno de logística la describe como: la acción del colectivo laboral dirigida a garantizar las actividades de diseño y dirección de los flujos material, informativo y financiero, desde sus fuentes de origen hasta sus destinos finales, que deben ejecutarse de forma racional y coordinada con el objetivo de proveer al cliente los productos y servicios en la cantidad, calidad, plazos y lugar demandados, con elevada competitividad y garantizando la preservación del medio ambiente.

En general, logística integrada es un sistema muy amplio de administración de toda Ia cadena de abastecimiento, desde la materia prima hasta la distribución de los bienes elaborados al consumidor.

Los Sistemas Logísticos

La gestión del sistema logístico ó gestión logística consiste en la creación y operación de sistemas de flujos eficientes para manipular materiales e información, es la herramienta de la tecnología y la economía de la circulación de los materiales y la información en la cadena total de suministro, abarca todas las actividades relacionadas con el traslado-almacenamiento de productos que tiene lugar entre los puntos de adquisición y los puntos de consumo.

Como bien se plantea en el sitio web la función del sistema logístico en estas nuevas condiciones es el establecimiento de políticas, procedimientos y planes que permitan:

1. La planificación de los recursos que deben almacenarse y por tanto adquirirse (Planificación de las compras) para cumplir los programas de producción, servicios, distribución o ventas. Logística de Aprovisionamiento o Logística del Suministro.

2. La selección de los proveedores y la definición de las relaciones a establecerse con ellos. Logística de Aprovisionamiento o Logística del Suministro.

3. La adquisición de dichos materiales (Compras) en las mejores condiciones económicas, de entrega y calidad. Logística de Aprovisionamiento o Logística del Suministro.

4. El almacenamiento de los productos, proceso que va desde la recepción para garantizar que cumplan con la calidad y cantidad contratada y su mejor distribución en consonancia con las necesidades de la organización. Logística de la Producción.

5. El control de los inventarios tanto en el almacén como en tránsito, base de la planificación futura de los materiales y de la contabilidad de los inventarios y sus movimientos. Logística de Aprovisionamiento o Logística del Suministro.

6. La distribución y comercialización tanto de los productos que llegan del proveedor a la organización como de ésta a los clientes externos. Logística de la Distribución.

7. Logística de Retorno. Corriente de materiales en sentido inverso. En esta fase se conforma la nueva utilización que se le dará a los productos finales y a los desechos una vez concluido su ciclo de vida. También se incluye los envases reutilizables.

El sistema logístico está formado por los proveedores, la organización, los clientes y los canales de distribución que permiten que los productos se muevan desde los proveedores hasta los clientes. En este sistema están presentes tres flujos, el informativo que va primero del cliente al proveedor y luego regresa al cliente, el material que va del proveedor al cliente y el financiero que va del cliente al proveedor.

En conclusión, para que una cadena logística funcione de manera integrada, es necesario reconsiderar las relaciones proveedor cliente, de forma que abarquen no sólo los flujos material y financiero, sino también el flujo de información susceptible de ser empleada por las empresas de la cadena para mejorar el servicio, disminuir el coste y mejorar la capacidad de adaptación a los cambios.

Costos logísticos

La logística posee un papel preponderante en el desempeño eficiente y eficaz de la gestión empresarial, para lograr altos niveles de competitividad. Para ello, es preciso efectuar un estudio exhaustivo y cuantificable de los costos asociados a los sistemas logísticos.

Los costos logísticos, por lo general, son bastante altos, variables entre ramas económicas, entre modalidades de despacho y entre productos. En países de economía avanzada, pueden ser el 20% del producto interno bruto de la industria, y aún así, son ignorados muy a menudo.

En este estudio se asume la opinión que al respecto adelanta la Dra. Maritza Ortiz Torres (2004), en su ya citada tesis doctoral, en el sentido de que cada uno realiza la clasificación atendiendo a su propia definición y que, en ambos casos, se relacionan en uno u otro grupo los costos que en realidad afectan la función logística en la organización. Igualmente aquí se comparte ambos criterios y la clasificación por ella propuesta que se detalla debajo, en la que, tomando como base la interrelación estrecha que existe entre la gestión de compras y aprovisionamiento con la gestión de inventarios, agrupa a todos estos como costos asociados a la Logística de Aprovisionamiento. Así, la clasificación que aquí se asume es:

Ø Costos logísticos asociados a la gestión de compras e inventarios.
Ø Costos logísticos asociados al transporte.
Ø Costos de información y administración logística.

La gestión de aprovisionamiento en empresas comerciales y de servicios.
La función de aprovisionamiento, según plantea Correa, I. M. S. E. (11-2006) en el sitio web, es un factor relevante de contribución al rendimiento económico de la empresa. La misma suele definirse como el conjunto de actividades que desarrollan las empresas para asegurarse la disponibilidad de los bienes y servicios externos que le son necesarios para la realización de sus actividades.

El objetivo general de esta función se vislumbra bajo los parámetros de eficacia y eficiencia. Desde la óptica de la eficacia, se trata de conseguir que el producto o servicio esté disponible cuando se necesite, con la calidad adecuada, la cantidad necesaria y en el plazo oportuno. La eficiencia, los aprovisionamientos tratan de conseguir que el coste de los recursos empleados para realizar las distintas actividades encaminadas a conseguir el anterior objetivo sea el menor posible.

La gestión de aprovisionamiento comprende tres actividades básicas:

- Gestión de compras.
- Gestión de almacenes.
- Gestión de inventarios.

Gestión de compras

Las compras son una actividad dentro de la función de aprovisionamiento. Esta actividad es compleja, entre otros aspectos, por la diversidad de productos o servicios a adquirir, la variabilidad de la demanda, la escasez de capitales, el crecimiento de los costos financieros, el constante incremento de las exigencias de calidad por los clientes, así como la globalización de los mercados.

Los procesos principales de la actividad de compras pueden resumirse como sigue:

• Estudio de las fuentes de suministro y selección de proveedores.
• Gestión de las ofertas, a partir de los niveles de calidad requeridos y gestión de precios.
• Negociación y contratación.
• Gestión de presupuestos y gestión de pagos.
• Gestión de las reclamaciones y las devoluciones.
• Seguimiento de las operaciones realizadas, en todos los acuerdos y condiciones establecidas por el proveedor.

El proceso de decisión de compras requiere del análisis de cuatro parámetros que son los fundamentales para la negociación. Estos parámetros, según Ignacio Soret Santos, son:

• Precio
• Calidad
• Condiciones de pago
• Plazo de entrega

Estos parámetros resultan vitales, por lo que en casi todas las definiciones de compras se alude de forma directa o indirecta a cada uno de ellos.

Gestión de almacenes

Para Gemeil, M. T., J. R. Daduna, et al. (Febrero, 2007), el almacén es una instalación técnica constituida por diferentes áreas equipadas con los medios de mecanización o automatización destinados para la actividad de almacenamiento, cuyo objetivo está encaminado a lograr el proceso de recepción, ubicación, ordenamiento, control, conservación y preparación de la producción para el consumo y despacho de los valores materiales, para garantizar la continuidad de la producción y el consumo acorde con las crecientes necesidades de la sociedad.

La misión básica de un almacén se configura y desarrolla en las siguientes funciones:

• Recepción de artículos e identificación de los mismos.
• Almacenamiento, colocación y custodia.
• Entrega de productos.

Por último, es útil reiterar que las funciones de compras, almacenamiento e inventarios están estrechamente interrelacionadas: una adecuada gestión de compras implica conocer la capacidad disponible de almacenamiento para conservar en buen estado los productos hasta que haya demanda.

Gestión de inventarios

Una vez definidos los precios, la posibilidad de maximizar las utilidades en el negocio para los distintos participantes de la cadena, viene dada por los ajustes en los costos de operación, y es precisamente ahí donde un manejo eficiente de la cantidad y variedad de productos disponibles -es decir, la Administración de Inventarios es una de las claves para el éxito del negocio.

La administración de inventarios, es uno de los factores determinantes en la cadena proveedor - distribuidor - consumidor. Lo que el cliente compre o deje de comprar y en la cantidad que desee, define el accionar de cada uno de los integrantes de esta relación. Una eficiente administración de inventarios genera ahorro de costos para toda la cadena y permite a cada uno de los jugadores de este negocio maximizar sus beneficios.

Descargar Original

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Ing. Aliana González Rodríguez - agonzalezarrobagecvbybat.co.cu

Graduada de Ingeniería Industrial, Matanzas – Cuba, 2005.

Esp. Gestión de los Recursos Humanos.

Ing. Yolidaine Cisnero Gutiérrez - calidad2.vararrobarep.gaviotatour.co.cu

Graduada de Ingeniería Industrial, Matanzas – Cuba, 2005.

Esp. Calidad y Promoción de los servicios Turísticos.

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