Como valor agregado, por parte del auditor, debe prepararse un memorando de control interno o una carta de recomendaciones, con base en los resultados de la evaluación de control interno, donde se detectan situaciones inconvenientes, deficiencias, errores, inconsistencias y posibles excepciones de control interno, las cuales deben ser informadas ya analizadas en borrador inicialmente, para lograr una seguridad plena de su detección y así no indicar aspectos que puedan ser fácilmente refutables, perdiendo peso profesional el auditor y por tanto credibilidad.
No hay distinción de parte de los auditores en el uso de los términos en auditoria entre inconsistencia, excepción de control interno y deficiencia. Para el efecto, se exponen las definiciones de dichos términos:
– Inconsistencia: Los errores matemáticos, erradas clasificaciones contables, errores de codificación, de registro, inadecuados o falta de soportes contables, etc., que afectan los estados financieros históricos, reexpresados, información estadística, económica y tributaria representan “inconsistencias”.
– Excepciones de Control Interno: Existen principios de control interno generales y específicos, así como procedimientos internos preestablecidos y disposiciones legales, enmarcadas dentro de las denominadas “de cumplimiento”, que deben cumplirse. Cuando existen desviaciones o violaciones de ellas, se puede considerar como “excepciones de control interno”.
– Deficiencias de Control Interno: Cualquier falla encontrada, situación indelicada, aspecto administrativo, inconveniente u otra situación que afecte la salvaguarda de activos, que no enmarque dentro de las definiciones de inconsistencias o excepción, se considera “deficiencia de control interno”.
En el caso de encontrarse irregularidades, que puedan convertirse en fraudes, no se deben incluir en un memorando global, sino en un informe especial, done se explique la profundización dada a la investigación, incluyendo documentos revisados de manera interna y externa, con base en las técnicas de auditoría que se requieran tratando de asegurar las conclusiones a que se llegue y determinar las posibles responsabilidades de los ejecutantes de la operación.
Con base en la experiencia personal y la de muchos auditores y autores, se efectúo una recopilación de inconsistencias, excepciones y deficiencias de control interno, que fueron agrupadas por ciclos de transaccionales y aquellas de aspectos generales y administrativos.
Deficiencias, inconsistencias y excepciones de control interno clasificadas por ciclos transaccionales para entidades comerciales, manufactureras y sin ánimo de lucro.
Ciclo Financiero
1. Registros inadecuados
2. Contabilidad atrasada
3. Información insuficiente
4. Carencia de formas impresas para informes
5. Catálogo de cuentas desactualizado
6. Falta de conciliaciones periódicas
7. No hay autorizaciones formales de las operaciones
8. Comunicación inadecuada con sucursales
9. No hay gráficas del sistema contable
10. Archivo contable inadecuado
11. No hay sistemas automatizados
12. Extemporaneidad de registros en M.E.
13. Utilidad fiscal en cuentas de orden
14. Sin control depreciación fiscal
15. Carencia de análisis financieros
16. Estados financieros sin ajuste por inflación
17. No hay reservas por primas de antigüedad
18. Sobregiros bancarios sin aplicar
19. No reclasificación de cuentas
20. Registros contables incorrectos
21. Incremento de NO deducibles fiscalmente
22. IVA en venta de inmuebles NO contabilizado
23. Inconsistencias Auxiliares VS Mayor
24. Estados de cuenta por cliente, proveedor y/o filiales
Gastos de Operación
1. Incumplimiento de requisitos fiscales en compras y gastos
2. Sin control del presupuesto
3. Razonabilidad de gastos
4. Extemporaneidad de declaración de sueldos y salarios
5. Conciliaciones fiscales contables
6. Registro de auxiliares no adecuados
7. Clasificación conceptos de nómina
8. Falta de información oportuna
Pagos Anticipados
1. No aplicación de normas tributarias
2. Inexactitud de declaraciones fiscales
3. Inadecuada contabilización de primas de antigüedad
4. NO hay títulos expedidos de las acciones
5. Libros de actas presentan atrasos
Activo Fijo
1. Leasing sin registro
2. Bajas de equipo sin registro
3. Avalúos oficiales
4. Sin avalúo activo fijo
5. Errores componente inflacionario
6. Intereses por anticipado sin control
7. Garantías sin revelar
8. Calendario de obligaciones fiscales
9. Declaraciones incorrectas
10. Reparto de utilidades a directores y administradores
11. Cancelación de utilidades del ejercicio
12. Inadecuada contabilización de primas de antigüedad
13. sin depurar impuestos por pagar
14. Clasificación de obligaciones
15. NO hay contabilización de reserva legal
16. Sin contabilización el patrimonio.
17. Sin contabilización cuenta de utilidad fiscal
18. Libro de actas fuera del domicilio
19. Actas de asamblea sin firma
20. NO hay registro de utilidades
Aspectos Adtvos
1. NO hay coordinación departamental
2. Sin delimitación de funciones y responsabilidades
3. Manuales sin utilizar y/o actualizar
4. Debilidades de auditoría interna
5. Auditoría Interna mal ubicada
6. Medidas inadecuadas de seguridad de activos
7. NO hay reglamento interno de trabajo
8. NO hay manual de organización
9. Control inadecuado de pólizas de seguros
10. Falta de comunicación entre áreas o departamentos
11. NO segregación de funciones
12. Políticas de crédito inadecuadas
13. Control inadecuado de cobranzas
14. Falta de aplicación de procedimientos
15. NO aplicación de normas contables
16. Fondos de ahorro para empleados
17. Incumplimiento de normas fiscales
18. NO hay control de entradas y salidas del personal
Ciclo de Compras y Abastecimiento
1. Registro de firmas de personal
2. Comprobantes de pago sin firma de recibido
3. Registro de firmas mancomunadas
4. Conciliaciones bancarias sin evidencia de revisión
5. Conciliaciones bancarias descuadradas
6. Sin asegurar fondos fijos
7. Uso inadecuado de caja matriz
8. Firmas NO canceladas en bancos
9. Cuentas bancarias a nombre de terceros
10. Pagos en efectivo
11. Cheques expedidos a diferentes beneficiarios
12. Cheques sin protección
13. Cheques NO anulados
14. Firmas cheques NO mancomunadas
15. Conciliaciones bancarias sin autorizar
16. Saldos en M.E. sin actualizar
17. Sin presupuesto de compras
18. Reparación capitalizada
19. Archivo inadecuado de facturas de bienes
20. Cobertura inadecuada de equipo
21. Soporte de doc. Sin sello fechador de pagado
22. Antigüedad de CXP y CXC mayor a un año
23. Sin conciliaciones de saldos de proveedores
24. Pasivos sin registrar
25. Clasificación inadecuada de pasivos
26. Comprobantes de gastos sin autorización
27. Desorden en la clasificación y registro de gastos
28. Gastos de ejercicios anteriores
29. Comprobantes pagados sin sello fechador de pagado
30. Incumplimiento de requisitos fiscales en gastos
Ciclo de Nómina
1. Cuentas de empleados y funcionarios NO depurada
2. Carencia de un control de asistencia de personal
3. Sin autorización de pago de nómina
4. Segregación inadecuada de deberes
5. Implantación de un software adecuado de nómina
6. Expedientes incompletos de personal
7. Retenciones de impuestos mal calculadas
Ciclo de Tesorería
1. Cobertura inadecuada de personal de caja
2. Extemporaneidad de intereses ganados
3. NO hay control de obligaciones en poder de abogados
4. Intereses capitalizados por error
5. Control de bienes y equipo
6. Cifras sin ajustar y/o actualizar
Pasivo
1. Sin conciliar obligaciones financieras
2. Presentación inadecuada del Capital
3. NO hay confirmaciones de saldos
4. NO hay control de cajas en sucursales
5. Bienes ociosos sin castigo
6. fondos de caja con fallas de control
Ciclo de Producción
1. Notas de crédito NO elaboradas por devolución de mcia.
2. Inventarios obsoletos
3. Instrucciones inventario físico NO aplicadas
4. Movimientos del almacén sin control
5. Kardex del almacén atrasado
6. Diferencias de inventario sin aclarar
7. Control del traslado de artículos en proceso
8. Descuido de inventario
9. Planeación inadecuada de los inventarios
10. Inadecuado sistema de costos
11. Artículos obsoletos o de lento movimiento
12. Exceso depreciación fiscal
13. Bienes depreciables sin control
14. Mal cálculos de la depreciación
15. Mejoras llevadas en activos fijos
Ciclo de Ingresos
1. Documentación No resguardada adecuadamente
2. Falta de fianzas a personal que maneja valores
3. Remisiones sin firma de recibido
4. Facturas sin control consecutivo de folios
5. Ventas realizadas con precios por debajo del costo
6. Arqueos periódicos y sorpresivos
7. Evidencia y soporte de documentos descontados
8. Estimación de cuentas incobrables
9. Cancelación de cuentas incobrables
10. Clasificación y control de cuentas por cobrar
11. Inadecuado resguardo de facturas sin utilizar
12. Registro contable de ventas por tipo y/o línea
