Los costos hospitalarios permiten una integración dinámica entre la parte asistencial y la administrativa, las decisiones que se pueden tomar posterior a los resultados obtenidos son de envergadura y tienen que ver con la eficiencia en el gasto de insumos, mejoramiento en la calidad y prestación del servicio, capacidad de negociación con las entidades con las que se contrata, en fin los beneficios son muchos para una adecuada toma de decisiones. Los costos hospitalarios deben tener unas características esenciales para que en realidad sean de utilidad y muestren unos valores agregados diferentes a los resultados financieros, tales como: Integralidad Oportunidad Dinamismo Con los costos hospitalarios se debe tener una organización total que permita ver a la institución como un verdadero sistema en donde todas las partes se interrelacionen entre si para que se obtengan unos resultados con calidad, los cuales deben de ser la retroalimentación para un mejoramiento continuo. Las áreas Asistenciales, Administrativas y Logísticas, deben de trabajar con el personal estrictamente necesario y el mínimo de insumos para que la calidad no vaya en detrimento del buen servicio que debe prestar la institución.
Los Costos representan para los administradores de las instituciones de salud una herramienta gerencial a la hora de tomar decisiones importantes, pero el gran inconveniente es que los hospitales y/o clínicas de carácter llámese públicas o privadas, es no tener una estructura de costos adecuada, o la información no se va actualizando en la medida que pasa el tiempo, por ello se cometen errores al momento de entregar resultados, los costos manejados de manera adecuada constituyen generación de confianza para tomar decisiones.
Para obtener los mejores resultados se necesita colaboración y algunos otros ingredientes que se deben tener en cuenta como.
1. Respaldo Administrativo y Gerencial.
2. Buscar el perfil de un líder
3. Se necesita que el sistema de costos sea dinámico
4. Se requiere que la entidad interactúe como un verdadero sistema
5. Indicadores en salud
Respaldo administrativo y gerencial
Si no se tiene un respaldo por parte de la Gerencia lo más recomendable es no empezar a trabajar, pues este trabajo sería pérdida de tiempo, además debe pensarse y mirar hacia un futuro y realizar esta pregunta ¿Esencialmente quién o quiénes son las personas que necesitan la información de costos? La respuesta es obvia los costos constituyen una herramienta gerencial y son los gerentes los que en un momento determinado necesitan de la información.
Un problema que se deja evidenciar en casi todas las instituciones de salud en la parte administrativa es que los gerentes no saben el que hacer con la información que se les presenta a nivel financiero llamase Costos, Contabilidad ó Presupuesto, dejando entrever que falta la capacitación en el tema financiero, por ello es posible que muchas veces se piense mas en lo asistencial (esencial para el cumplimiento del objetivo de la institución de salud), y no en lo financiero, debe de anotarse que las dos deben tenerse como un matrimonio y debe tenerse el conocimiento de ambas para administrar de una manera efectiva, la información financiera muchas veces es tomada solo para el cumplimiento de los requisitos solicitados y muchas veces es firmada por los gerentes sin tener la certeza de cuál es el contenido de la misma, esa práctica es bastante peligrosa sobretodo en el sector público a sabiendas de las implicaciones que puede traer consigo firmar sin analizar. (Ley 734 de 2002), es conveniente tener certeza e integralidad del conocimiento administrativo, financiero y asistencial.
Buscar el perfil de un líder para sacar adelante los objetivos propuestos con el desarrollo e implementación del sistema de costos que involucre a toda la comunidad hospitalaria:
Debe resaltarse que los costos no son realizados únicamente por una sola persona, el líder, éste personaje es el facilitador para obtener toda la información plasmarla, desarrollarla, obtener resultados, analizarla y presentarla a los directivos de la institución.
En el montaje del sistema de costos debe tenerse siempre el ánimo de salir adelante en el proyecto, porque además en el transcurso del tiempo e implementación del mismo se presentan infinidad de dificultades que deben sortearse para seguir adelante. En este proceso una de las dificultades más grandes es la adversidad con los compañeros de trabajo sobre todo por la resistencia que presentan a los cambios y en este proceso siempre se dan cambios y adicionalmente se solicita a todas las áreas mucha información para concatenar todo lo referente al sistema de costos.
Debe entenderse además que en costos nadie tiene la última palabra y que todos los días en nuestro quehacer cotidiano estamos recopilando información que servirá para el cumplimiento y desarrollo de los costos en salud, uno de los causales para estar pendiente día a día de los posibles cambios es la frecuencia ó dinámica de nuestra normatividad.
De acuerdo a lo anotado es importante que el sistema de costos sea flexible y dinámico, que se adapte a los cambios que se presentan tanto a nivel interno como externo, por ello y preferiblemente el líder debe ser proactivo ante los desafíos diarios.
Se necesita que el sistema de costos sea dinámico
Con esto se quiere dar a entender que en la medida en que las decisiones gerenciales, o las normas que van saliendo, afecten la prestación de los servicios, el líder de costos debe estar dispuesto a realizar los cambios necesarios en el sistema para ajustarlo a la decisión tomada o el ajuste a la norma expedida, por ejemplo: Cuando se abre un nuevo servicio, cuando se cierra un servicio, cuando se aumenta o disminuye el personal de nómina o contratado.
Se requiere que la entidad interactúe como un verdadero sistema
Definición de sistema: Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.
Es necesario que la comunicación fluya de manera efectiva y que se ajusten las necesidades de información para una buena alimentación del sistema de costos, adicionalmente sirve de complemento a las necesidades del Sistema de Garantía de la Calidad en los Servicios de Salud de la institución y se debe de trabajar conjuntamente con los indicadores de gestión, productividad, hospitalización, morbilidad, mortalidad etc.
Indicadores en salud
Es indispensable que los indicadores se trabajen de manera coherente e inherente a la información que debe producir la oficina de costos, esto genera que la información sea analizada y refrendada para toma de decisiones en momentos importantes de la entidad.
La actualización el seguimiento y el control de los indicadores, debe tener una orientación hacia el análisis y el uso de la información, esto permitirá la modificación o eliminación de actividades que garanticen el mejoramiento de la calidad en los servicios de salud, encaminado a cumplir con las normas y los estándares definidos para la habilitación.
Pasos a seguir para estructurar los costos
Antes de iniciar el trabajo se debe tener claros los conceptos y conocer que metodología se va a utilizar para la implementación del sistema de costos, dentro de la información a considerar se tiene:
• Concepto de indicadores
• Conformación del comité de costos
• Justificación de los costos para la entidad
• Realización del proyecto interno de los costos
• Realización de un cronograma o programa de trabajo
• Trabajo de campo (Unidades funcionales y centros de costo)
Manual de costos
Debe tenerse en cuenta que el manual de costos debe tener un diseño específico para la obtención de los costos en salud, este manual debe contener como mínimo los conceptos básicos de costos, la descripción de la metodología a seguir y por último y posterior a la recolección de la información se realiza el cálculo de los costos, este último concepto debe involucrar los valores de mano de obra, los suministros y los gastos generales todos ellos implicados con la producción.
Para lograr los resultados es conveniente que los costos sean claros (de fácil entendimiento), sencillos y reales, es conveniente anotar que para la realización de los costos deben o requieren la participación de todos, pues debe de existir una constante interrelación entre lo administrativo, lo asistencial y la parte logística de la institución.
Concepto de indicadores
Al hablar del concepto de indicadores debe tenerse en cuenta el concepto del control integrado de la gestión es decir el esquema organizacional, equivalente al conjunto de normas, principios, planes, estándares, metas y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por las I.P.S., todo esto traducido en una serie de indicadores integrados en un tablero de control que debe manejar la dirección para una mejor toma de decisiones. Adicionalmente todos los indicadores comparados con los resultados de costos conforman una herramienta que genera lo que podríamos denominar el poder de la información, ya que estos resultados bien administrados son el instrumento para la toma de las decisiones.
Los indicadores hospitalarios son de obligatorio cumplimiento y para ello se pueden consultar en la página del Ministerio de Salud y las normas que las contiene.
Conformación del Comité de Costos
Con el sistema de costos se espera dar una participación a todas y cada una de las dependencias del hospital, donde debe de operar un vínculo estrecho entre las dependencias administrativas y financieras con las áreas encargadas de la prestación de los servicios de salud, por ello es de importancia la creación del Comité de Costos, en donde participen personas del área administrativa, asistencia y logística, es una oportunidad que no se puede desechar y que va en pos de las metas que se quieren alcanzar para la implementación de los costos.
Justificación de los Costos para la IPS
Entre las razones para la implementación de un sistema de información de costos se pueden enumerar las siguientes:
• Exigencia de la Ley 100 de 1993
• Los Estados Financieros deben contener la información ordenada y uniforme de los ingresos, costos y gastos de cada institución prestadora de servicios de salud, los cuales deben ser presentados ante la Contaduría General de la Nación, la Superintendencia Nacional de Salud y el Ministerio de Salud.
• La información que se genere como resultado del sistema de costos es una herramienta fundamental para la toma de decisiones.
Realización del proyecto interno de la implementación de los costos
La realización de este proyecto nos va a justificar la implementación, con un factor que es muy determinante y es que en la medida que se presenta el informe “proyecto” se observará que si la entidad es juiciosa, económicamente no representará un gran valor, en cuanto a la parte locativa y las herramientas que se utilizarán para la implementación, lo que si hay que considerar es que la información en trabajo de campo, recolección de datos, digitada de la información ordenada y lógica, actualización constante del sistema, son tareas que en realidad necesitan de bastante tiempo y que adicionalmente es necesaria una persona con conocimientos, entusiasta y con todo el apoyo de las directivas para sacar adelante lo que se pretende que en este caso es la implementación del sistema de costos.
Realización de un cronograma o programa de trabajo
La realización del cronograma de trabajo debe realizarse en una matriz que determine las siguientes variables.
• Actividad
• Descripción
• Producto
• Mecanismo
• Responsable
A manera de ejemplo.
Trabajo de campo (Unidades funcionales y centros de costo)
Por unidad funcional se entiende, el conjunto de procesos de producción específicos, los procedimientos y actividades que lo componen, los cuales son ejecutados dentro de una secuencia y límites técnicamente definidos, en donde es posible visualizar, analizar e intervenir el proceso global de la venta o producción del servicio.
En los ingresos de la institución prestadora del servicio de salud, representan los valores recibidos o causados, como resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su función administrativa o cometido estatal, mediante la prestación de servicios de salud y conexos, por tanto se clasifican en unidades funcionales.
Las unidades funcionales están compuestas por los centros de costos, estos son una localización en cada unidad funcional, de tal manera que habrán tantas localizaciones como centros de costos, por lo tanto no puede haber localizaciones iguales en diferentes unidades funcionales. Sobre esta base la identificación de los centros de costo se conformará por el código que lo identifique según las necesidades de las instituciones.
Las unidades funcionales se establecen de acuerdo a la organización que tenga cada entidad y a los servicios que presten, entre otras podemos citar las siguientes:
Unidad Funcional de Urgencias
Unidad Funcional de Consulta Externa
Unidad Funcional de Hospitalización e Internación
Unidad Funcional de Quirófanos y Sala de Partos
Unidad Funcional de Apoyo Diagnóstico
Unidad Funcional de Apoyo Terapéutico
Unidad Funcional de Mercadeo (Farmacia)
Otros Servicios de Salud
Es de anotar que este es solo un ejemplo, la organización se puede establecer de acuerdo al criterio de la persona encargada de costos o de su criterio y aprobación en el Comité de Costos.