Herramienta de costos al minuto para empresas

Resumen

Costos al minuto es una herramienta diseñada en Access para el análisis de los costos por código, líneas, departamentos, fuente de suministros o proveedores, mediante la comparación de dos períodos de tiempo, que en poder de administradores, contadores, económicos, comerciales y especialistas comerciales facilita el estudio y el razonamiento de las desviaciones del costo en cada ítems de la variable consultada.

Hecha sobre la base estadística del método agregado.  Costos al minuto ofrece además, un fichero en Excel para el análisis de la influencia por departamento o áreas en el incremento del costo para los diferentes niveles de dirección, partiendo que su orden es fijo en los reportes que emite la estadística.

Introducción

Al no contar con un sistema para el análisis de los costos, y su estudio demanda de mucho esfuerzo, concentración, tiempo y esmero.

Es por ello que nace Costos al minuto, como una herramienta que permite en un margen muy breve de tiempo dar respuesta a las preguntas inicialmente formuladas, sea a nivel de unidad; sea utilizando como fuente de información primaria ayudado por sistemas contables

Con Costos al minuto se obtiene la posibilidad de comparar dos períodos de tiempo en cualquiera de las variables posibles a utilizar y poder responder categóricamente:

El incremento (decrecimiento) del costo de la variable utilizada se debe al incremento (decrecimiento) en tal magnitud del índice de costo y/o al incremento (decrecimiento) del importe a la venta en tal medida.

Nunca antes habíamos contado con esta posibilidad. Costos al minuto la ofrece.

Como todo modelo estadístico, matemático o contable, después de obtener los resultados numéricos, lleva por supuesto , la interpretación y respuesta a posibles causas, que con la experiencia acumulada por administradores, contadores y especialistas comerciales, es fácil enunciar las razones de las diferencias, o cuando menos profundizar en casos específicos, que en determinado momento pudiera parecer confuso.

Por la forma en que está concebida esta herramienta tienen acceso a su uso administradores o contadores de unidades; Económicos, Comerciales o Gerentes de Complejos; especialistas comerciales o económicos.

Desarrollo

Del  costo existen muchos conceptos, pero tratándose nuestra razón de ser en una  actividad de venta de productos o servicios, entonces  podemos definir al costo como la unidad monetaria (cuc o cup) que debe ser pagada para adquirir esos bienes o servicios.

Por su peso dentro del Estado de Resultados es uno de los elementos más importantes a considerar.

Su estudio se complica por el hecho de que las ventas no se comportan de igual manera en dos períodos diferentes. Para facilitar su comprensión se utiliza el índice de costo, que es la relación existente entre el costo de lo vendido o del servicio prestado, y los ingresos provenientes de esas ventas o servicios.

3.2  Costos por unidades, centros contables y  actividades. Lo que sabemos del costo

Es el primer análisis a realizar para conocer la situación real a los diferentes niveles. En los dos primeros casos   los datos se extraen automáticamente de los sistemas contables, solo hay que solicitar las unidades o Complejo e inmediatamente brinda la siguiente tabla que ha sido reducida para poder presentarla:

El costo por actividades también se extrae del sistema contable a partir de los ingresos y los costos por actividades, a las que se les aplican las fórmulas del índice de costo para cada una de ellas, y se presentan en el Informe Comercial, generalmente a nivel de Sucursal, pero es la misma estructura que se aplica cuando se hacen las valoraciones por Complejos y unidades. La información final es como sigue:

3.3 Costos al minuto. Análisis por dentro de los costos

Hasta el punto anterior todo es bastante fácil de obtener, pero los momentos actuales exigen adentrarnos en el entendimiento de los costos y sus variaciones por códigos, líneas, departamentos, proveedores; para realmente dar respuesta concreta al comportamiento de los costos por dentro.

El análisis se complica, porque generalmente comparamos dos períodos de tiempo, o plan contra real, o una unidad con otra, para dar razones exactas sobre la situación del comportamiento del costo. A ello se suma que de un período a otro los ingresos varían, un grupo de productos, líneas, departamentos, proveedores, incrementan sus ventas, otros las disminuyen y los menos las mantienen. El estudio del índice de los costos choca precisamente contra esta movilidad, lo que hace más complicado llegar a conclusiones.

Es así como se dan tres situaciones con los ingresos y con los índices de costo en la investigación de sus variaciones:

• Crecen
• Disminuyen
• Se mantienen

Y la combinación de ellos significa 9 variantes posibles a estudiar, como se muestra en la siguiente tabla:

Conclusiones

A nivel de Corporación no existe un sistema de costos que permita su análisis al detalle y mucho menos de manera sistemática.

Los intentos por conocer sus interioridades llevan mucho tiempo, esfuerzo, concentración y esmero. Hoy solo se hacen a nivel de Sucursal.

Con Costos al minuto, que es una herramienta con fuerte fundamentación estadística,  surge la posibilidad de sistematizar a los diferentes niveles de dirección, la realización del análisis por dentro de los costos en diferentes variables, con lo que se facilita la planificación, el control y la toma de decisiones a estas instancias.

En muy breve tiempo se obtiene en detalle una información muy valiosa sobre los costos. Se llega a conocer la influencia de las variaciones de los índices de costo y los ingresos en las variaciones del costo.

La extensión de Costos al minuto hasta nivel de unidad, Complejos y especialistas no representa gasto adicional, siendo de muy fácil uso y rápidos resultados.

3.3.1 Concepción de Costos al minuto

Costos al minuto es un programa en Access que combina la información de dos períodos, y da como resultado la afectación al costo en un informe final, en el que las variables se ordenan de mayor a menor variación del costo.

Para la ejecución de la herramienta Costos al minuto, se parte de la información que indistintamente brinda el:

• Sistema contable de las unidades
• La estadística comercial.

Es decir, cualquiera de las dos, de donde se extrae la información para dos períodos de tiempos, de modo que permita hacer  comparaciones:

• Variable (código, línea, departamento, fuente de suministro, proveedor, incluso unidades, siempre que realicen la misma actividad)
• Descripción de la variable
• Importe de las ventas la costo
• Importe de las ventas a precio de venta.

3.3.2 Fundamentación estadística de Costos al minuto

Los que estudiamos Economía debemos recordar que en Estadística aprendimos el método agregado simple y el ponderado.

En el método agregado se busca analizar el efecto que sobre los ingresos tienen los precios y la cantidad vendida.

El método simple analiza los productos por separado y su formulación es bastante sencilla:

Fórmula para costos

Donde:

p * q = a los ingresos del producto

p       = al precio del producto

q       = a la cantidad vendida del producto

0       = período base o anterior

1       = período actual

Es un método muy importante. Porque posibilita evaluar a cada uno de los productos que intervienen en el proceso de venta, pero de forma individualizada. Sin embargo si es útil el estudio por productos, lo es más en su conjunto, pues los ingresos de una unidad o actividad es la sumatoria de los ingresos de sus productos. De ahí que el método agregado ponderado define que:

Fórmula para costos

Cabe preguntarse: ¿y qué tienen que ver los precios y las cantidades con el análisis de los costos?

La respuesta es MUCHO, porque la formulación del método agregado da la posibilidad de traspolarla al estudio de los costos, partiendo de que:

Fórmula para costos

Donde:

IC      = Índice de costo

ImpC = Importe de la venta al costo

ImpV = Importe de la venta a precio de venta (Ingresos)

Y como en el análisis lo que nos interesa conocer es el comportamiento del costo y la influencia que sobre él tienen el índice de costo y los ingresos, entonces despejamos y obtenemos que:

ImpC = IC * ImpV

Es decir, si queremos conocer el efecto del índice de costo y de los ingresos en el comportamiento del importe al costo de cada producto debemos aplicar el método simple, en cuyo caso:

Fórmula para costos

Ejemplo:

En la que se lee:

• El incremento en el costo de debe al incremento del índice de costo y en  los ingresos.
• El costo crece, es decir, crecimiento del índice de costo al decrecimiento de sus ventas.

Como en el primer caso, también debemos medir el efecto de todos los productos que conforman una línea, o las líneas que conforman un Departamento o los Departamentos que integran las ventas minoristas, en el que se aplicaría la siguiente fórmula:

Fórmula para costos

Como esta fórmula es mucho más compleja, recomendamos utilizarla para el análisis Departamentos-Ventas Minoristas, del que se adjunta un fichero Excel, y su tabla resultante para su ejecución, partiendo de que el orden de los Departamentos en la Estadística Comercial, siempre es el mismo. (Esta plantilla se puede adecuar a los sistemas contables de las unidades para el estudio Área- Unidad, pero habría que hacerlo PV a PV, para ver la configuración de las Áreas en cada uno de ellos.

3.3.3 Condicionamiento de la información de Costos al minuto

Comprendida la fundamentación estadística de Costos al minuto, es que se hace el programa en Access, para dar respuesta, por el método simple y de manera ordenada de mayor a menor, de las variables que más afectan al costo, pero antes de acceder a él, debemos condicionar la información a utilizar:

• Tanto para los sistemas contables, como para la estadística comercial, los ficheros hay que convertirlos de TXT. a Excel, adjuntándose el método de cómo hacerlo. La estadística comercial es muy parecido y de dominio general de los especialistas de la Gerencia Comercial.
• Una vez llevados a Excel los datos de las columnas Importe al costo e Importe a la venta se convierten en números.
• Se extraen tablas similares para dos períodos que se quieran comparar.
• En todos los casos las tablas tendrán 4 columnas: Código, Descripción, Importe al costo, Importe a la venta. Si la tabla obtenida tiene más columnas que las referidas, éstas deben ser eliminadas.
• Cuando la variable a utilizar sea diferente a Código, es decir, línea, departamento, proveedor, debe ser cambiada por la palabra Código, para que el programa lo reconozca.
• Se debe borrar todo lo que esté encima de Código, Descripción, Importe al costo, Importe a la venta, de manera que queden en las celdas 1A, 1B, 1C y 1D.
• El próximo paso es poner el cursor en la celda A, la que tomará un fondo azul, y en la barra de herramienta se pincha el escaque Orden ascendente, y en el cuadro que sale se marca el círculo Ampliar selección y luego Ordenar. Con ello se logra que toda la información de la variable introducida quede agrupada, pues tanto los datos del Silver, como de la estadística comercial incorporan las entre páginas. Todo lo demás se borra.
• La información se exporta al programa Access Costos al minuto el que inmediatamente nos facilitará el Informe al costo, ordenado de mayor a menor afectación.

Una vez obtenida la tabla, solo basta que el administrador, contador, Económico, Comercial Gerente o especialista que la ejecuta, ponga en función su experiencia, conocimientos y detalle las argumentaciones de los ítems de mayor afectación. (A saber rebajas de precios, cambios del costo del producto, modificación en la estructura de ventas, etc.).

Para su impresión solo debe definir la cantidad de páginas, de las que se recomienda no exceda de dos, pues en ellas se concentran los ítems que más influyen en el incremento del costo de acuerdo con la variable utilizada.

Bibliografía

• Contabilidad de costos: conceptos y aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales. Segunda edición. Polimeri y coautores. Habana 2005.
• Contabilidad de costos. Mc Graw-Hill Companies, Inc. Habana 2007.
• Informes comerciales.
• Statisztika. Kinizsi Pál. Budapest 1982.