3 herramientas de los contadores para apoyar la toma de decisiones

Autor: Enrique Núñez Montenegro

Contabilidad

25-02-2013

Más ventas, no es siempre mas ganancias. Mas ganancias, no siempre es mas riqueza. ¿Dónde están las ganancias que muestran los Estados Financieros? Es una de las preguntas mas frecuentes que hacen mis clientes, cuando miran que el Estado de Resultados presenta ganancias; pero los fondos no alcanzan para cumplir con todos los compromisos de la empresa.

¿Cómo dice este Contador que hay ganancias si tengo problemas de liquidez para pagar todas mis cuentas?

Es lamentable, pero encuentro con demasiada frecuencia medianas y grandes empresas con grandes operaciones; pero con empresarios con muy poca información financiera oportuna, confiable y útil para la toma de decisiones y el control gerencial.

Puede ser descuido del mismo empresario, debido a que las operaciones del día a día lo absorben.

El empresario delega, como es debido, la parte financiera a un equipo de trabajo. Ese departamento de la empresa, es el Departamento de Contabilidad o División Financiera, según sea el tamaño de la empresa.

Este equipo de trabajo formado por el Jefe Financiero (si la empresa es mediana-grande), el Contador General, el Tesorero y los Asistentes Contables, deben ser gente comprometida, capaz, competente, disciplinada, enfocada y responsable por los resultados deseados.

La información financiera que esta gente prepara para el empresario, para la Junta Directiva y para los socios de la empresa debe ser, como dije antes, confiable y oportuna.

La calidad de las decisiones que tomas como Gerente de tu empresa, dependen completamente de la calidad de la información que tienes disponible. Mala información, malas decisiones.

En este breve artículo, deseo presentar de manera resumida y simple las tres herramientas principales que los Contadores deben entregar cada mes, para apoyar la toma de decisiones y el control gerencial.

En mi libro “Finanzas para Emprendedores Avanzados” (te avisaré cuando esté disponible) presento estas herramientas con más detalle, así como otros mecanismos de información y control gerencial

Balance de Situación Financiera

Es un reporte que debe elaborar el Contador de tu empresa.

Detalla los diferentes activos o bienes de la empresa en orden pre-establecido:

  • Efectivo y saldos bancarios
  • Cuentas por Cobrar
  • Inventarios
  • Terrenos, propiedades, maquinaria, equipo, etc.

También presenta las obligaciones que tiene la empresa con terceros:

  • Cuentas por pagar a proveedores y otros
  • Deudas con el gobierno y sus instituciones.
  • Préstamos bancarios.

Finalmente, presenta el capital aporte y patrimonio de la empresa:

  • Capital social suscrito y pagado

Aportes extraordinarios realizados por los socios.

Las utilidades acumuladas de la empresa, que aún no han sido retiradas por los socios.

Esta información es muy valiosa para los socios, porque les permite conocer el “valor en libros” de la empresa. Comparando un cierre contable con otro, sabrán si la empresa está mejorando y aumentando de valor.

El Contador de la empresa debe certificar dicha información.

Recomiendo siempre auditar la contabilidad, máxime cuando las empresas van aumentando de tamaño y son varios socios.

Por supuesto, este reporte financiero es indispensable aunque la empresa tenga un solo socio.

Estado de Resultados

En este reporte, los socios sabrán si la empresa es rentable. De manera oficial, los Contadores deben presentarlo anualmente junto con el Balance de Situación; pero mi recomendación es que tanto este como el anterior, se confeccione y se les presente a los socios cada mes.

La información corresponde a un periodo: un mes, un año.

Muestra lo siguiente:

Las Ventas netas de la empresa.

El Costo de esas Ventas

Los costos variables de operación

El margen de contribución o la utilidad bruta.

Los gastos fijos de ventas y administrativos.

Los gastos financieros

La Utilidad Neta de la empresa.

El impuesto sobre las Utilidades.

La Utilidad para los socios.

Esa utilidad, no siempre estará en efectivo o en las cuentas corrientes; pero sí muestra:

  • La eficiencia con que se administra el negocio
  • La rentabilidad operativa.
  • El rendimiento sobre la inversión.

El Estado de Resultados muestra las ganancias o pérdidas de la empresa. Durante el año los resultados varían, muchas veces drásticamente. Primero debido a la variabilidad de las ventas, luego al margen de contribución y muchas veces por gastos extraordinarios.

Comparar un mes contra otro, de todos modos, siempre resulta de provecho. Mejor aún, cuando comparas el mismo mes de este año con el del año anterior.

El Contador de tu empresa, es quien debe presentar y explicar ampliamente esta información.

Estado del Flujo de Caja

Los Contadores no acostumbran presentar este reporte financiero.

A mi criterio es igual o más valioso que los anteriores.

Les digo a mis clientes lo siguiente: “Más ventas, no siempre es más ganancias. La verdadera riqueza se produce cuando las ganancias se convierten en flujo de caja”.

Los Contadores que certifican o dictaminan la contabilidad de una empresa, preparan un reporte que tiene varios nombres:

  • Estado de Origen y Aplicación de Fondos.
  • Estado de Cambios en la Posición Financiera.

Ambos son muy útiles; pero para quienes tenemos amplia formación financiera.

Para los empresarios recomiendo el Flujo de Caja.

Muestra como se manejó el dinero en la empresa, para un periodo: un mes, un año.

Por supuesto, recomiendo que este reporte lo recibas todos los meses.

Es más, el Comité Gerencial lo debe recibir todas las semanas.

Contiene lo siguiente:

Ingreso de Efectivo

  • Por ventas de contado.
  • Por recuperación de cuentas por cobrar
  • Por aportes de socios
  • Por préstamos de socios a la empresa
  • Por préstamos bancarios

Egresos de Efectivo

  • Por compras de contado.
  • Por pagos a proveedores
  • Por pagos de planillas a trabajadores
  • Por pagar al gobierno e instituciones.
  • Por pago de gastos diversos.
  • Por pago de intereses y amortización a los préstamos que tiene la empresa.
  • Por pagos de utilidades a los socios.

Los saldos de las cuentas bancarias y el efectivo.

Dentro de mi experiencia he visto la utilidad de todos los reportes financieros explicados; pero este último lo sigue siendo por excelencia.

El empresario necesita saber ¿Dónde está el dinero?

Si eres dueño de tu propia empresa, si eres socio con otros de una empresa que está creciendo y no estás recibiendo esta información, debes replantear tu Departamento Contable o Financiero ahora mismo. No te dejes impresionar porque pasen muy “atareados y llenos de papeles”. Toma acción ahora mismo. Asegúrate, mediante una Auditoría y Consultoría externa que tu gente está calificada para llegar a donde los necesitas.

Haz lo que tengas que hacer para recibir información valiosa.

Si eres un profesional de la contabilidad y estás leyendo este artículo, te felicito. Es una señal de que tienes deseos de crecer en tu carrera. Recuerda que la misión de tu trabajo es una sola, lo demás es el medio: “La misión del Contador General de una empresa es entregar al empresario información financiera confiable, oportuna y útil para la toma de decisiones y el control gerencial”.

Enrique Núñez Montenegro - Fundapymes.com

Escrito por Enrique Núñez Montenegro, es consultor de empresas, lleva 30 años asesorando y acompañando empresarios en las más diversas actividades económicas. Su misión es promover el espíritu emprendedor, entrenar, asesorar y acompañar a hombres y mujeres que han decidido ser dueños de su propio destino, de su propio negocio. Para recibir todos sus artículos y el Reporte Especial de Los 30 Peores Errores del Emprendedor suscribe gratuitamente en www.fundapymes.com.

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