La exploración previa en auditoría de gestión

La Exploración Previa reviste gran importancia para el éxito y la calidad de la Auditoria por cuanto significa el nivel de información que se recopila en la misma, garantizando que el proceso se ejecute atendiendo a los elementos recopilados en esta etapa, referidos fundamentalmente a las características de la entidad.

Además se afirma por diversos autores que esta etapa o proceso es de las de mayor importancia en el ejercicio de la Auditoria debido que define el Alcance de ella.

El siguiente artículo muestra indicaciones para desarrollarla, objetivos de vital importancia para cumplimentar, riesgos que se pueden presentar en su realización correcta o no y otros elementos.

Introducción

La exploración es la etapa en la cual se realiza el estudio o examen previo al inicio de la auditoría con el propósito de conocer en detalle las características de la entidad a auditar para tener los elementos necesarios que permitan un adecuado planeamiento del trabajo a realizar y dirigirlo hacia las cuestiones que resulten de mayor interés de acuerdo con los objetivos previstos.

Los resultados de la exploración permiten, además, hacer la selección y las adecuaciones a la metodología y programas a utilizar; así como determinar la importancia de las materias que se habrán de examinar.

También posibilita valorar el grado de fiabilidad del control interno (contable y administrativo) así como que en la etapa de planeamiento se elabore un plan de trabajo más eficiente y racional para cada auditor, lo que asegura que la auditoría habrá de realizarse con la debida calidad, economía, eficiencia y eficacia; propiciando, en buena medida, el éxito de su ejecución.

En la etapa preliminar el auditor o quien se designe puede ser Auditor Jefe de Grupo debe lograr comprender el ambiente de la entidad que debe ser auditada, para ello debe conocer la estructura organizacional de ésta, determinar las áreas de responsabilidad, averiguar cómo se asigna y comunica la responsabilidad y autoridad y determinar los métodos usados por la administración para supervisar las operaciones, incluyendo la función de la auditoría interna, si es que existe.

También en la exploración preliminar del ambiente, el auditor o quien se designe debe llegar a comprender el flujo de las operaciones; la naturaleza del negocio, tipos de operaciones; procedimientos para autorización; ejecución, registro y procesamiento de operaciones y otras que se requieran.

El auditor obtendrá evidencias y respuestas ante determinadas interrogantes, que le posibilitará dirigir su investigación, entre las que pudieran citarse a manera de ejemplo, las siguientes:

En el Áreas de administración:

• ¿Cómo está estructurada la entidad? Obtener el organigrama
• ¿Cómo se agrupa la entidad a efectos de administración (por ejemplo por servicios en procesos, ubicaciones, funciones o centros de costo/beneficio)?
• ¿Disponen dichas áreas de administración, de sus propios estados financieros?

Procesos de operaciones

• ¿Cuáles son los procesos de operaciones de la entidad?
• ¿Cuales son los procesos de operaciones relevantes para las diferentes áreas de administración?
• ¿Los procesos de operaciones están centralizados o se gestionan por separado dentro de las áreas de administración?
• ¿Cuáles son los sistemas de contabilidad claves que soportan los procesos de negocios?

Personas

• ¿Quién es el responsable de cada área de administración, y cuál es el alcance de sus responsabilidades?
• ¿Quién es el responsable de la administración de cada proceso de operación?
• ¿Quién toma las decisiones respecto a los aspectos operativos?
• ¿En qué medida el personal, al llevar a cabo actividades normales, obtiene pruebas en cuanto a si el sistema de control interno continúa funcionando? Por ejemplo, considere si: La Gerencia operativa compara la información, inventario, ventas y otra información obtenida en el transcurso de sus actividades diarias con la información generada por el sistema.
• ¿En qué medida las comunicaciones de las partes externas corroboran información generada internamente o indican problemas.
• ¿Los controles que deberían haber evitado o detectado los problemas se evalúan nuevamente?
• ¿Cuál es la capacidad de respuesta a las recomendaciones del auditor interno y externo para fortalecer los controles internos.
• ¿Se da seguimiento a las acciones deseadas para verificar su instrumentación?

Cuando se repite un auditoría gran parte del conocimiento del auditor acerca del ambiente de control y del flujo de las operaciones provendrá de la experiencia de la auditoría practicada anteriormente, si resultada practicarse por el mismo auditor, de no ser así se deberá estudiar los papeles de trabajo archivados de la auditoría anterior.

Además el auditor normalmente obtendrá conocimientos conversando con el personal de la entidad a auditar, observando el trabajo de los empleados y revisando documentos que describen el sistema.

Terminada la exploración y sobre la base del conocimiento del ambiente de control y del flujo de operaciones el auditor debe decidir ya sea:

1. no confiar en el sistema de control para determinar la naturaleza, oportunidad y extensión de las pruebas sustantivas o
2. realizar investigaciones adicionales para determinar si se puede confiar en el sistema de control para determinar la naturaleza, oportunidad y extensión de las pruebas sustantivas.

La decisión de no confiar en el sistema de control interno contable, puede ser el resultado de que el Auditor observe que los controles en dicho ambiente no justifican cualquier reducción de las pruebas sustantivas.

Otra razón para esta decisión puede basarse en la relación costo-beneficio. El costo y el tiempo para completar el estudio del sistema de control y probar su funcionamiento pueden ser mayores que el esfuerzo de la auditoría de llevar a cabo pruebas sustantivas sin confiar en el sistema de control.

Si la máxima dirección de Auditoría, sugiere al auditor decidir no limitar estas pruebas, en los Papeles de Trabajo se deben documentar las razones para esta decisión, aunque no es necesario que la documentación incluya evidencia de que el auditor aplique un cuestionario sobre cualquier tema, ya que este sólo se aplica en la ejecución de la auditoría, pues en esta etapa sólo se evalúa el ambiente del control.

Los Papeles de Trabajo, se identificarán con las siglas PT: EP- los dígitos que correspondan a las evidencias que soportan las pruebas sustantivas de la exploración efectuada, y la evaluación final de la exploración, la que se identificaría con un papel de trabajo basado en notas de informe, con las siglas PT: N-EP

Desarrollo

Una vez emitida la Orden de Trabajo, el jefe de grupo procede a ejecutar esta etapa, acopiando información en la Dirección de Control y Supervisión y en otras Direcciones de la Corporación y en la entidad a auditar para conocer en detalle las características de la misma en cuanto a su estructura organizativa, flujo de ventas, producción o servicios que presta, resultados de auditorías anteriores, etc.

Es conveniente que esta etapa concluya antes de la incorporación del resto del personal, lo que posibilita que cada auditor disponga de su plan de trabajo individual desde el inicio de la auditoría.

En la Dirección de Control y Supervisión se procede a captar la información referida a auditorías anteriores, antecedentes de presuntos hechos delictivos, resultados de auditorías ejecutadas por auditores internos o externos, así como otros elementos de interés que obren en los archivos, tales como: estructura de la entidad, principales líneas de ventas, importaciones, producciones o servicios, etc.

En la entidad se deben efectuar entrevistas con los principales dirigentes con el propósito de explicarles el objetivo de la auditoría, y conocer o actualizar en detalle los datos en cuanto a estructura, cantidad de dependencia, desenvolvimiento de la actividad que desarrolla, flujo de las ventas, producción o de los servicios que presta y, otros antecedentes imprescindibles para un adecuado planeamiento del trabajo a ejecutar.

Resulta imposible prever todas las cuestiones que pudieran ser de interés conocer en la exploración, por lo que a continuación se señalan los puntos más importantes o generales a captar, revisar o actualizar en la entidad; los que no necesariamente son absolutos, pudiendo el jefe de grupo, como se señala, eliminar o adicionar algunos, según circunstancias u objetivo de la auditoría:

• Datos actualizados de la entidad, que incluyen entre otros: nombre, dirección, teléfono, fax, E-Mail, horario de trabajo y estructura organizativa.
• Unidades organizativas que la integran.
• Actividades principales que desarrolla, y organización concebida.
• Licencias para operar.
• Bancos con los cuales opera, (internos y en el extranjero), nombres, números de las cuentas bancarias y firmas autorizadas a operar las mismas.
• Nombres del Gerente General, Gerente Económico, o cargos equivalentes, así como las fechas respectivas en que tomaron posesión.
• Personal que labora en el área de Contabilidad; resumiendo las funciones que realiza.
• Situación del Expediente Único de Auditoría y su contenido; revisando las últimas auditorías, tanto internas como externas, las inspecciones, comprobaciones y verificaciones fiscales efectuadas en la entidad.
• Disposiciones dictadas en relación con las conclusiones, recomendaciones establecidas en los informes anteriores y notificaciones de responsabilidad administrativas.
• Grado de descentralización de la contabilidad, cantidad de centros contables que posee, cuentas bancarias que operan los mismos e información que emiten.
• Plan de cuentas.
• Cantidad de almacenes e importancia de éstos en atención a número de renglones, valor de sus existencias y características de los productos.
• Normas y procedimientos específicos que utilizan.
• Los sistemas informáticos que se aplican en los diferentes subsistemas y su evaluación dentro del contexto del control interno. (Aquí pudiera explorarse como está la Seguridad Informática)
• Situación de los registros de contabilidad en uso y fecha de la última anotación en cada uno de ellos.
• Fecha de confección de los últimos estados financieros. De ser posible y necesario, precisar resultados económicos.
• Satisfacción a clientes: Juicio de la clientela y calidad de los productos.
• Presupuesto y sus modificaciones, así como la ejecución del mismo.

Además, al efectuar el recorrido por las áreas que conforman la entidad a fin de observar el funcionamiento en su conjunto, debe reflejarse en Hojas de Notas, las memorias ante observaciones efectuadas en el mismo.

Como resultado de esta exploración el jefe de grupo puede sugerir al supervisor variar el objetivo de la auditoría o su alcance.

Es posible que por determinadas razones no se requiera desarrollar esta etapa en una auditoría específica, cuestión que se debe consignar en un documento firmado por el jefe de grupo, aprobado por el supervisor actuante y archivado en el Expediente de Auditoría.

Responsable: Jefe de Grupo o auditor actuante según Orden de Auditoría.

Objetivos:

• Posibilitar al auditor conocimientos sobre la necesidad de la exploración previa ante la ejecución de una auditoría,
• Cómo lograr obtener pruebas para tener los elementos necesarios que le permita un adecuado planeamiento del trabajo a realizar más eficiente y racional para cada auditor, asegurando que la auditoría se realice con la debida calidad, economía, eficiencia y eficacia; propiciando, en buena medida, el éxito de su ejecución.
• Dirigir el planeamiento hacia las cuestiones de mayor interés de acuerdo con los objetivos previstos.
• Conocer en detalle las características de la entidad a auditar y determinar la importancia de las materias que se habrán de examinar.
• Hacer la selección y las adecuaciones a la metodología y programas a utilizar;
• Posibilita valorar el ambiente del control interno (contable y administrativo)

Riesgos:

El no efectuar una exploración con calidad ocasiona:

1. Concebir la planificación para exámenes innecesarios.
2. Extensión de pruebas futuras por desconocimiento del ambiente de control.
3. Desconocimiento de antecedentes de deficiencias o presuntos hechos delictivos como resultado de auditorías anteriores.
4. El auditor no sea capaz de identificar la naturaleza operativa del negocio, su organización, ubicación de sus instalaciones, las ventas, producciones, servicios prestados, su estructura financiera, las operaciones de compra y venta y muchos otros asuntos que pudieran ser significativos en lo que se va auditar
5. No concebir un adecuado planeamiento del trabajo a realizar y/o no dirigirlo hacia las cuestiones que resulten de mayor interés de acuerdo con los objetivos previstos

Ello traerá como consecuencia un mayor costo y tiempo para efectuar la Auditoría.

Estándares:

Debe efectuarse la Exploración utilizando Hojas de Notas para dejar constancia de los criterios sobre respuestas a sus interrogantes y como prueba del resultado ante investigaciones efectuadas en su exploración, en especial al ambiente de control, y puede además utilizar un Modelo Proforma, el que puede concebirse como Modelo Guía de Exploración,

Este Modelo brinda información de algunos datos necesarios durante el proceso de ejecución de la auditoría, sobre todo en la etapa de Planeamiento.

El mismo debe ser ajustado a las necesidades y por supuesto a las condiciones y características de la actividad o entidad objeto de auditoría.

Controles:

El Supervisor debe efectuar revisiones, y monitoreos, en la ejecución para asesorar el trabajo, a fin de detectar fallas, insuficiencias y deficiencias a tiempo, y antes de la terminación de la misma. Debe además efectuar supervisiones, dejando constancia de ello, en el Acta de supervisión, la que aparece en el Artículo “Informe de Supervisión” en este sitio.