Evolución de los sistemas de ERP. Impacto en la implementación

EVOLUCIÓN DE L0S SISTEMAS DE ERP. IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN
Introducción
Preparativos a la Implementación.
Características de un desarrollo de implementación
Costo – beneficio
Conclusiones
Referencias
Históricamente, las compañías han creado islas de información, varios sistemas que
operan o manejan diferentes segmentos del negocio. Algunas veces estos sistemas
diferentes estn integrados entre y algunas veces no. En ocasiones están fuértemente
enlazados y en otra no tienen ligas fuertes. Todos estos sistemas que en su mayoría son
idependientes requieren mantenimiento; el costo operativo y administrativo de hacerlo, la
mayoría de las veces en una forma redundante, es mayor que el de implementar otro
sistema nuevo. La mayoría de las compañías fracasan al implementar los sistemas de
ERP porque esperan beneficios financieros diferentes a los que el paquete ofrece
propiamente, en otras ocasiones se van con tendencias de la industria y tratan de
implementar sistemas que aunque parecen muy innovadores no cumplen con el perfil de
sus necesidades.
Palabras Clave: ERP, productividad, integración, Inteligencia de Negocios, Planeación,
Sistemas de Información.
1. Introducción
El ERP, Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés, integra todos los procesos
relevantes de una empresa con los módulos y metodologías con el mejor sistema de
gestión empresarial. Todas las transacciones quedan registradas desde su origen en una
sola base de datos, en la cual se puede consultar en línea toda la información relevante
para administrar el negocio. Entre los principales beneficios que se pueden alcanzar con
la implementación de un sistema ERP existen: Control de la operación, eficiencia
administrativa, productividad, servicio a clientes, ahorros en costos operativos, visibilidad
de las operaciones, soporte a toma de decisiones, preparación para e-business,
diferenciación.
Un sistema de ERP es un sistema de informacion integral que soporta los procesos y la
administracion de recursos de una organización. El sistema consta de varias alplicaciones
cuya integración soporta la administración de la cadena de suministro y las operaciones
del día a día.
2. Preparativos a la Implementación.
Un proyecto de implementación de un sistema de ERP es usualmente largo y complejo ya
que envuelve la implementacion de un nuevo sistema de información, junto con el
rediseño de los esquemas de trabajo. En la mayoría de los casos es el proyecto de
tecnologías de información más grande y trascendente jamás implementado en la
organización. El proyecto es por definición de alto riesgo, ya que envuelve complejidad,
tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo y una programación reducida
de tiempo. En este proyecto es indispensable un acoplamiento mutuo tanto del sistema a
la organización como de la organización al sistema. Un estudio en Israel encontró que
diferentes compañías de manufactura ganaron beneficios diferentes tambión de las otras
empresas en la impementación del mismo sistema de ERP [1]. La mayoría de las
implementaciones fueron adiciones al sistema actuales o expansiones a módulos actuales
para soprtar otras funciones o tareas que fueran únicas para esa empresa.
Una organización que pueda usar una bien estructurada y definida metodología para la
implementación de un sistema de ERP, progresando desde la etapa de selección hasta la
etapa de operación, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad de que
dicha implementación sea un éxito.
3. Características de un desarrollo de implementación
Algunos de los características que son visibles en la organización cuando se va a
implentar un ERP metódicamente son:
a). Complejidad. El más simple de los sitemas incluye una aplicación que pueda ser
operada independientemente de las otras aplicaciones organizacionales o que tenga una
interfase altamente amigable para el usuario. Un sistema de alta complejidad incluye
muchas aplicaciones que estan internamente enlazadas y a su vez enlazadas con otros
sistemas en la organización. Usualmente la dificultad en esos sistemas es mantener la
integridad de esos enlaces. Un sistema de ERP es unos de los sistemas más complejos
en la actualidad dentro de la categoría de sistemas de información. Incluye una amplia
gama de aplicaciones que dan servicio a diferentes procesos organizacionales. El grado
de diferenciación entre estas aplicaciones es alto y el grado de dificultad de implementar y
mantener cada una de ellas es diferente. Complejidad lleva consigo el alto riesgo. Debido
a esto, una de las tareas más importantes en el comienzo del proyecto es definir las
fronteras y los alcances del sistema, para poder hacer que toda la implementación gire en
torno a estos límites previamente definidos.
b). Flexibilidad. Es particularmente importante a la estrategia del sistema porque la
organización está interesada (al mayor grado posible) en la implementación a la medida
de la empresa para poder aprovechar y crear ventajas competitivas.
c). Alcance de la aplicación. En la implementación de un nuevo sistema que pretende
ofrecen una solucion ónica que incluya todas las áreas de la compañía, se requiere que la
alta administración este 100% involucrada, ya que hay problemas muy comunes que se
pueden aparecer [2].
d). Infraestructura tecnológica. Un sistema de ERP esta basado en tecnología avanzada.
En la mayoría de las empresas, el movimiento al nuevo sistema requiere remplazar la
infraestructura existente. Esta actividad incrementa en un grado considerable el riesgo del
proyecto ya que envuelve una importante inyección de capital adicional, habilidades del
especialización y en algunos casos la posibilidad de parar el negocio temporamente para
la implementación. Por ello esta posibilidad debe ser considerada en el comienzo mismo
del proyecto.
e). Cambios en los procesos organizacionales. La implementación del ERP implica un
cambio masivo en los procesos de trabajo y en los flujos de la información. Por naturaleza
introducir cambios es un proceso políticamente difícil que puede dispara la resistencia de
grupos o personas conservadoras, por ello, se deben incluir una vez tomada la decisión
de la implementación, una campaña de publicidad para dar a conocer y "promocionar" el
sistema a lo largo y ancho de la compañía.
f). Intensidad de la relación con el proveedor del sistema. Lo cual puede variar
dependiendo del tamaño del sistema que se esta implementando. Pero de cualquier
manera, dada la importancia que tiene para la empresa la exitosa implementación del
sistema, la relación con el diseñador del paquete se vuelve muy intensa. El éxito del
proyecto es altamente dependiente de que esta sea una buena relación. Otro factor que
sale a relucir durante la implementación es el grado de experiencia del proveedor con
empresas similares. Tener un alto grado de dependencia con un proveedor de software
puede incrementar el riesgo; un factor importante entonces se vuelve que tratemos con
una empresa financieramente estable.
g). Involucramiento de los usuarios. Hay estudios que demuestran que el involucramiento
de los usuarios finales y los desarrolladores es muy importante [8] además que el grado
de habilidades de los usuarios es un factor clave para el éxito del sistema.
4. Costo – beneficio
La implementación exitosa de un sistema de ERP en la empresa no es la etapa final del
proceso este sistema de soporte a las decisiones de negocio. [2] El éxito a largo plazo del
proyecto descansa en la existosa implementación de un plan de aseguramiento de
calidad, o un plan de optimización posterior a la impelmentación.
Para obtener beneficios completos, sinergia operacional y un retorno de inversión óptimo
del sistema, la organización debe ver mas alla de la utilización del sistema y enfocarse en
mejorar el desempeño. Desempeño incremental es de particular importancia en la
economía actual. Optimización es el siguiente paso después de una implementación
existosa, midiendo cuidadosamente el retorno de inversión y acelerando la curva de
aprendizaje. La optimización trae nuevas ideas que no fueron consideradas durante la
implementación del proyecto o estaban fuera del alcance, como expansión del software
implementado, hardware para eficientar los procesos existentes, etc.
La optimización debe ser planeada y ejecutada con el mismo cuidado con el que se
ejecutaron los procesos de la propia implementación. Como regla, debemos seguir una
metodología documentada, que tenga detalles del proyecto, asi como fechas compromiso
y dueños de las tareas.
Primero deben ser establecidos los objetivos de la optimización. Para ello también se
debe evaluar el estado actual del sistema ya implementado, funcionalidad y el impacto en
los procesos actuales del negocio.
El proceso de la optimizacion es una herramienta para mostrar los beneficios del la
implementación del sistema de ERP y alcanzar la esperada eficiencia organizacional.
Pero al final del dia, el éxito de la implementación del sistema está definido por la
habilidad de la empresa de integrar y consolidar la propia funcionalidad del sistema de
ERP. Optimizar no es un sinónimo de fracaso del sistema actual, solo se debe ver como
parte del proceso de mejora continua.
La decision de invertir una cantidad considerable de capital en un proceso de
implementación de un sistema de ERP refleja la disponibilidad de la administración para
cambiar la manera tradicional como opera la empresa. Las organizaciones que pueden
adoptar y adaptarse a un sistema de ERP integral e implementar exitosamente toda la
inversion asociada con el mismo pueden aprovechar aún más las ventajas y colocarse
adelante de las demás, creando una ventaja competitiva
5. Conclusiones.
El procedimiento de implementación cuenta con 6 etapas las cuales son: definición,
entrenamiento, modelación, configuración, puesta en vivo y refinación. En la definición se
hacen tareas como análisis de requerimientos y alcance inicial, firma de contrato y
estrategia de proyecto. La etapa de entrenamiento incluye la capacitación de líderes de
proyecto para la aplicaciones funcionales y técnicas de software. La etapa de modelación
análsis de la situación actual de la compañía y la definición de la etapa nueva de trabajo.
La configuración se encarga de la instalación del software de acuerdo al modelo de
trabajo y realizar pruebas. La puesta en vivo se encarga de la revisión del ambiente final y
carga de la información inicial. Por último la refinación se encarga de mejora continua de
procesos y entrenamiento periódico a usuarios finales.
Los sistemas de ERP forman parte fundamental de las grandes empresas actuales.
Usualmente el mayor problema es que las empresas importantes han ido creciendo con el
paso de los anos, han ido adquiriendo compañías diversas que manejan pequeños
sistemas transaccionales unidos por otro ERP, en muchos casos disenado espcialmente a
las necesidades de cada compañía o en muchas otras adquirido como un producto
comercial.
El primer paso crucial en la implementación de un sistemas de ERP, es el de escoger que
es lo que la empresa debe usar, basado en las necesidades de la misma, es decir,
podemos caer en el error de querer usar un sistema muy sofisticado para una pequeña
empresa que ni siquiera recuperará la inversión; o por otro lado, podemos caer en el error
de al no haber dimensionado adecuadamente los sistemas de nuestra compañía, escojer
un sistemas que quede corto con nuestra necesidades y que después sea necesario
hacer crecer o modificar y en el peor de los casos eliminar de nuestra compañía para
implementar uno nuevo.
El nombre del juego se llama costo beneficio. Los sistemas en no sirven sin un
propósito, y el enterprise resource planning no es la excepción. Si el sistema que
queramos implementar no tiene una justificación de un considerable retorno de la
inversión, difícilmente sera aceptado por la alta dirección.
Por ello se seleccionó este tema, porque la implementación de los sistemas de ERP es
uno de los retos mas interesantes de una compañía; el cual bien manejado e
implementado puede significar el total éxito en la misma.
6. Referencias.
[1] Ahituv, N.(2002). A system development methodology for ERP systems. The Journal of
Computer Information Systems, 42, 56 68. Retrieved October 8th, 2002, from
http://biblioteca.itesm.mx/cgi-bin/nav/salta?cual=bases:17
[2] Faleti, S.A.(2001). ERP optimization: Maximize ROI through improved performance.
AFP Exchange, 21, 26 29. Retieved October 8th, 2002. From
http://biblioteca.itesm.mx/cgi-bin/nav/salta?cual=bases:17
[3] Bradford, M.(2001). Does ERP fit in a lean world?. Strategic Finance, 82, 28 35.
Retrieved October 8th, 2002. From http://biblioteca.itesm.mx/cgi-bin/nav/salta?
cual=bases:17
[4] Rondeau, P. J.(2001). Evolution of manufacturing planning and control systems: From
reorder point to enterprise resource planning. Production and Inventory Management
Journal, 42, 1 7. Retrieved October 8th, 2002. From http://biblioteca.itesm.mx/cgi-
bin/nav/salta?cual=bases:17
[5] Hislop, D., Newell, S.(2000). Networks, knowledge and power: Decision making,
politics and the process of innovation. Technology Analysis & Strategic Management, 12,
339 342. Retrieved October 8th, 2002. From http://biblioteca.itesm.mx/cgi-bin/nav/salta?
cual=bases:17
[6] Auditore, P. J.(2000). The future of BI. Enterprise Systems Journal, 15, 53 56.
Retrieved October 8th, 2002. From http://biblioteca.itesm.mx/cgi-bin/nav/salta?
cual=bases:17
[7] Chung, S. H.(2000). ERP adoption: a technological evolution approach. International
Journal of Agile Management Systems, 2, 24. Retrieved October 8th, 2002. From
http://biblioteca.itesm.mx/cgi-bin/nav/salta?cual=bases:17
[8] Mullin, R.(2002) The age of interoperability. Chemical Week, 164, 24 –25. Retrieved
October 8th, 2002. From http://biblioteca.itesm.mx/cgi-bin/nav/salta?cual=bases:17
[9] Gruber, E. M.(2002). Distribute present and always-current data. Modern Machine
Shop, 74, 164. Retrieved October 8th, 2002. From http://biblioteca.itesm.mx/cgi-
bin/nav/salta?cual=bases:17
[10] Anonymous. (2000). An outsourcer relies on an outsourcer. Communications News,
37, 6061. Retrieved October 8th, 2002. From http://biblioteca.itesm.mx/cgi-bin/nav/salta?
cual=bases:17
[11] Levinson, M.(2002, September 15). How to get your House in Order. CIO Magazine.
Retieved October 8th, 2002, from: http://www.cio.com/archive/091502/order.html
[12] Williams, S.(2002, September 15). His Side of the Mattress. CIO Magazine. Retieved
October 8th, 2002, from: http://www.cio.com/archive/091502/peer.html
[13] Low, L.(2002, August 15). The Integration Imperative. CIO Magazine. Retieved
October 8th, 2002, from: http://www.cio.com/archive/081502/overview.html
[14] Koch, C.(2002, July 15). Take Control Consultants-can't live with 'em, can't live without
'em. CIO Magazine. Retieved October 8th, 2002, from:
http://www.cio.com/archive/071502/control.html
[15] Worthen, B.(2002, May 15). Nestlé's ERP Odyssey. CIO Magazine. Retieved October
8th, 2002, from: http://www.cio.com/archive/051502/nestle.html
[16] Koch, C.(2002, February 7) The ABCs of ERP. CIO Magazine. Retieved October 8th,
2002, from: http://www.cio.com/research/erp/edit/erpbasics.html
[17] Scalet, S. D.(2002, february 1) Working in a Deeper Shade of Green. CIO Magazine.
Retieved October 8th, 2002, from: http://www.cio.com/archive/020102/dep.html
[18] Slater, D.(2002, January 15) Costly, Painful and Worth It. CIO Magazine. Retieved
October 8th, 2002, from: http://www.cio.com/archive/011502/costly.html
[19] Pender, L.(2002, September 15) Damned If You Do. CIO Magazine. Retieved October
8th, 2002, from: http://www.cio.com/archive/091500/erp.html
[20] Jeffery, B., Morrison, J. (2000, September 1) ERP, One Letter at a Time. CIO
Magazine. Retieved October 8th, 2002, from: http://www.cio.com/archive/090100/ea.html

Compártelo con tu mundo

Cita esta página
Ruiz Anchondo Hugo Benito. (2003, julio 12). Evolución de los sistemas de ERP. Impacto en la implementación. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/evolucion-de-los-sistemas-de-erp-impacto-en-la-implementacion/
Ruiz Anchondo, Hugo Benito. "Evolución de los sistemas de ERP. Impacto en la implementación". GestioPolis. 12 julio 2003. Web. <http://www.gestiopolis.com/evolucion-de-los-sistemas-de-erp-impacto-en-la-implementacion/>.
Ruiz Anchondo, Hugo Benito. "Evolución de los sistemas de ERP. Impacto en la implementación". GestioPolis. julio 12, 2003. Consultado el 7 de Mayo de 2015. http://www.gestiopolis.com/evolucion-de-los-sistemas-de-erp-impacto-en-la-implementacion/.
Ruiz Anchondo, Hugo Benito. Evolución de los sistemas de ERP. Impacto en la implementación [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/evolucion-de-los-sistemas-de-erp-impacto-en-la-implementacion/> [Citado el 7 de Mayo de 2015].
Copiar
Imagen del encabezado cortesía de jeremy_vandel en Flickr

También en Administración