Organizaciones formales e informales en la organización empresarial. Qué son y cómo se relacionan

Las organizaciones formales e informales se entretejen al interior de las organizaciones empresariales para mantenerlas cohesionadas e impulsarlas a alcanzar sus objetivos. Esto se da mediante la combinación de relaciones formales de autoridad, que se mueven a través de las cadenas de mando, y de vínculos informales, que trascienden las fronteras departamentales y jerárquicas, aportando una dimensión crucial para el funcionamiento y la unión de la organización.

Por una parte, la organización formal se caracteriza por ser una estructura que se rige por normativas y directrices explícitas, meticulosamente diseñada con el fin de cumplir metas puntuales. De otra parte, la organización informal, libre de estas restricciones estructurales, surge espontáneamente de las interacciones sociales de los individuos dentro del ámbito formal.

Si la organización formal es la estructura de una empresa, la informal es el sistema nervioso central que impulsa los procesos de pensamiento, las acciones y las reacciones colectivas de sus unidades de negocio. (Hanzon, 1993)

Puntos clave

  • Este artículo explora cómo las organizaciones formales e informales se entrelazan dentro de las empresas, destacando la importancia de ambas para el logro de objetivos corporativos.
  • Se enfoca en la estructura de las organizaciones formales, basadas en la división del trabajo y normativas explícitas, y las organizaciones informales, que surgen espontáneamente de interacciones sociales.
  • Además, se abordan las características, procesos y el impacto tanto positivo como negativo de estas organizaciones en el ambiente empresarial.

Organización formal e informal dentro de la organización empresarial

Al interior de la organización empresarial podemos encontrar grupos formales e informales, los cuales generan que el actor organizacional le dé un significado especial a la tarea que realiza y no caiga en la trampa de la actividad. Es decir, el trabajador siente que no es solo un número más en la nómina, sino que expresa sentido de pertenencia y significado de su tarea.

Organización formal

Organización basada en una división del trabajo con base en un criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es una organización planeada. Generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos.

Características de la organización formal

Las principales características de la organización formal se resumen en el siguiente listado (Joya, 2020):

  • Es flexible y está adecuadamente planificada.
  • Se basa en el principio de división del trabajo y eficiencia en las operaciones.
  • Se concentra más en el desempeño de los puestos de trabajo y no en las personas que los desempeñan.
  • Se suele dibujar en organigramas.
  • La coordinación entre los miembros y su control están bien especificados a través de procesos, procedimientos, reglas, etc.

Grupos formales

Los grupos formales son creados deliberadamente por los gerentes y tienen la responsabilidad de ejecutar determinadas tareas para ayudar a la organización a conseguir sus metas. El tipo más prevaleciente de grupo formal en la organización es el grupo de mando, el cual incluye al gerente y a sus subordinados. La estructura formal de las organizaciones consta de una serie de grupos de mando que se entremezclan. Los gerentes pertenecen a los grupos de mando constituidos por ellos y sus subordinados, y simultáneamente pertenecen a grupos de mando compuestos de sus colegas y de ejecutivos de nivel superior. (Nosnik, 1995)

Procesos con los que se establece la organización formal al interior de la organización

A continuación se presenta una lista de los procesos empleados para establecer la estructura de la organización formal dentro de la organización (D’Ambrosio, 2003):

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1. Coordinación

Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

2. División del trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

3. Jerarquización

Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen. La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre sí con precisión. Los siguientes son los elementos de los que se compone el proceso de jerarquización:

  • Reglas. Su observancia es indispensable cuando se jerarquiza.
  • Niveles jerárquicos. Establecidos dentro de cualquier grupo social, deben ser los mínimos indispensables.
  • Tipo de autoridad. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel (lineal, funcional o staff).
4. Departamentalización

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

  1. Listar todas las funciones de la empresa.
  2. Clasificarlas.
  3. Agruparlas según un orden jerárquico.
  4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
  5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.
  6. Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
  7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas

De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de departamentalización más usuales son:

  • Funcional. Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal.
  • Por producto. Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre sí.
  • Geográfica o por territorios.
  • Por clientes. Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.
  • Por proceso o equipo. En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta automotriz. Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.
Procesos con los que se establece la estructura de la organización formal dentro de la organización

Procesos con los que se establece la estructura de la organización formal al interior de la organización. Fuente: D’Ambrosio.

Organización informal

Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos. Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.  La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en diversas posiciones de la organización formal. Estos grupos de trabajo representan una forma de actividad ajena a la red de autoridad y al sistema de flujos de información regulados, son “centros de poder” carentes de reconocimiento oficial.

Características de la organización informal

Algunas de las más relevantes características de la organización informal son (Joya, 2020):

  • Surge sin ninguna causa externa, es decir, voluntariamente. Es un resultado natural en el lugar de trabajo.
  • No tiene lugar en el organigrama.
  • No tiene estructura y definición a la organización informal.
  • Las reglas y tradiciones de la organización informal no están escritas, pero se siguen comúnmente.
  • Es uno de los canales útiles de comunicación.

Grupos informales

Los grupos informales emergen sin una designación oficial por parte de la organización. Se forman espontáneamente y se basan en las relaciones personales o intereses especiales, y sin ningún aval organizacional específico. Normalmente, se encuentran dentro de la mayoría de los grupos formales. Los grupos informales ayudan a menudo a las personas a realizar su trabajo. A través de su red de relaciones interpersonales, tienen el potencial de agilizar el flujo del trabajo, pues las personas se ayudan entre ellas en formas que las líneas de autoridad fórmales no proporcionan. (Schermerhorn, 2005)

Impacto de la organización informal al interior de la organización

La organización informal puede tener doble filo, veamos:

Aspectos positivos de la organización informal Aspectos negativos de la organización informal
Ayuda a los individuos a satisfacer determinadas necesidades que la organización formal no puede: afiliación, estima, seguridad. En algunas ocasiones, la gente no obedece al sistema regulado, para dar prioridad a sus necesidades personales.
Colaboran en hacer más eficiente la organización formal. Pueden manipular información a su beneficio, retienen información a los directivos o revelan datos de cierta importancia a personas ajenas.
Facilita la cooperación interdepartamental y el flujo de información. Pueden establecer sus propios estándares de trabajo, ignorando los programas establecidos.
Las satisfacciones y las recompensas brindan a los individuos a mejorar el clima laboral, reduciendo absentismo. Al crear y aplicar sus normas, minan la autoridad formal y hacen inútil el sistema de control de la organización.
La amistad y el trato social mejoran la eficacia del trabajo y contribuyen a que las ideas y la información fluyan mejor. Unos pocos individuos pueden manejar el grupo a su propio beneficio.
Facilita la circulación de información excluida en el sistema formal, que suele centrarse en datos cuantitativos y objetivos. Uno de los propósitos del grupo informal es perpetuarse y establecer su estructura de grupo; si para lograrlo deben ignorar lo que conviene a la organización es evidente que lo harán.

La relación intra-organizacional entre la organización formal y la informal

Es común que las estructuras de los grupos de trabajo en las organizaciones se aprecien desde la óptica en la que prevalece el elemento social en las informales y el elemento de autoridad en las formales. Aunque esta perspectiva no deja de ser acertada, también es cierto que no es la única. Hunter, Bentzen y Taug (2020), encontraron que las dos estructuras se influyen recíprocamente, ya que la estructura social informal acorta la distancia por la cual los actores están formalmente separados (la distancia de la cadena de mando), pero esa misma distancia circunscribe o restringe las oportunidades para que se forjen esos vínculos sociales informales.

Es como si la organización formal se encargara de trazar los caminos óptimamente (como Waze), para que por ellos transiten con la menor cantidad de “tráfico” las variables de la organización informal, que incluyen, pero no se limitan a: búsqueda de información, búsqueda de servicios, flujo de trabajo, comunicación relacionada con el trabajo, amistad, apoyo social y emocional, afecto relacionado con el trabajo, confianza, respeto y energía. Lo cual fomenta el perfeccionamiento de las relaciones sociales mediada por factores formales, como la autoridad, y encauzadas a la obtención de los objetivos corporativos.

En resumen / FAQ

  • ¿Qué diferencia hay entre organizaciones formales e informales dentro de una empresa?
    Las organizaciones formales son estructuras regidas por normativas y directrices explícitas, mientras que las organizaciones informales surgen espontáneamente de las interacciones sociales de los individuos.
  • ¿Cuáles son las características principales de una organización formal?
    Una organización formal se caracteriza por ser flexible, planificada, basada en la división del trabajo, centrada en el desempeño de puestos de trabajo y con una coordinación y control especificados.
  • ¿Qué impacto tienen las organizaciones informales en una empresa?
    Las organizaciones informales pueden tener un impacto positivo al satisfacer necesidades personales, facilitar la cooperación y mejorar el clima laboral. Sin embargo, también pueden tener impactos negativos, como desobediencia a las normas reguladas y manipulación de información.

Para finalizar, compartimos un mapa mental que condensa el tema de las organizaciones formales e informales al interior de las empresas. Confiamos en que será de utilidad para tu conceptualización de este tópico:

Mapa Mental: Organizaciones Formales e Informales en las Empresas

Mapa Mental: Organizaciones Formales e Informales en las Empresas

Referencias

Cita esta página

García Muñiz Joel Ariel. (2016, febrero 18). Organizaciones formales e informales en la organización empresarial. Qué son y cómo se relacionan. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/organizaciones-formales-e-informales-en-la-organizacion/
García Muñiz Joel Ariel. "Organizaciones formales e informales en la organización empresarial. Qué son y cómo se relacionan". gestiopolis. 18 febrero 2016. Web. <https://www.gestiopolis.com/organizaciones-formales-e-informales-en-la-organizacion/>.
García Muñiz Joel Ariel. "Organizaciones formales e informales en la organización empresarial. Qué son y cómo se relacionan". gestiopolis. febrero 18, 2016. Consultado el . https://www.gestiopolis.com/organizaciones-formales-e-informales-en-la-organizacion/.
García Muñiz Joel Ariel. Organizaciones formales e informales en la organización empresarial. Qué son y cómo se relacionan [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/organizaciones-formales-e-informales-en-la-organizacion/> [Citado el ].
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