Las organizaciones se desenvuelven y se enfrentan día a día con un entorno cambiante por lo que necesitan de ciertas herramientas que les permitan estar abiertas a esos cambios y poder satisfacer sus necesidades. Partiendo de esta necesidad hablaremos de la estructura que las empresas poseen como un mecanismo para el crecimiento y desarrollo de las mismas.
En la presente investigación se plasman las ideas principales sobre cómo es que un buen sistema de jerarquías dentro de la organización influye en la toma de decisiones y en el logro de los objetivos dependiendo del tamaño de las empresas y de lo que se pretenda lograr.
Por otra parte debemos saber que cada organización tiene una forma particular de trabajar y de llevar a cabo la comunicación y las funciones, el conocer cómo se desenvuelve cada una de ellas será importante para lograr formar una organización productiva.
Empezaremos por definir lo que es la estructura organizacional, seguida de sus principales beneficios, la importancia de las estructuras en la organización, los diferentes diseños que se pueden adoptar ,algunos tipos de estructuras que dependen de las características de cada organización y finalmente se abordarán algunos tipos de representaciones gráficas de la estructura organizacional.
DESARROLLO
La organización dentro de una empresa es una fuente de influencia importante que impacta directamente en el comportamiento de los individuos y en el cumplimiento de las metas, por esto mismo es importante conocer a fondo la conceptualización de la estructura y las principales características a tomar en cuenta para un diseño que permita un desarrollo en impactos positivos.
¿Qué es la estructura organizacional?
Es la manera en que se dividen, agrupan y coordinan los trabajos de las actividades basándose en el objeto de su creación traducido y concretado en estrategias.
Cuando esta estructura organizacional se representa de manera gráfica recibe el nombre de organigrama siendo aquí en donde se puede percibir de manera ordenada las diferentes áreas administrativas, los niveles jerárquicos, la relación que existe entre cada uno de ellos, los canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.
Beneficios del organigrama
- Generan una imagen formal de la organización
- Proporcionan una fuente de consulta oficial
- Facilitan el conocimiento de las organizaciones por medio de las relaciones jerarquizadas
- Facilitan el análisis organizacional
- Cada trabajador se puede identificar con la labor que desempeña y en el puesto al que pertenece
Importancia de crear una estructura
Sea cual sea el ámbito en el que nos desarrollemos siempre necesitaremos de una guía y de ciertos lineamientos por cumplir, esto con la finalidad de que las cosas marchen correctamente. Pasa lo mismo en las organizaciones por lo que el diseño de una estructura es muy necesaria.
Una de las principales razones para crearla es que brinda a los miembros de la empresa ideas claras sobre cómo actuar ante determinadas situaciones, y en caso de presentarse incertidumbre les dará cierta seguridad para resolver los problemas.
Otra razón de peso es que les brinda una identidad a los miembros de la organización y los mantiene unidos así como también es inevitable que una organización no cuenta con una estructura como base pues de cualquier manera tendrá que apegarse a alguna de ellas para poder trabajar de manera ordenada y la que mejor se ajuste a ella. (Universidad de Kansas, (s.f.))
Diseño de la estructura
Para que los CEOs puedan hacer una estructura que les brinde las mayores oportunidades de éxito, necesitan tomar en cuenta aspectos como la especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando, extensión del control, centralización y descentralización, y la formalización.
A continuación se describirán cada uno de los anteriores elementos de una estructura organizacional:
Pregunta clave: ¿EN QUÉ GRADO ESTÁN SUBDIVIDIDAS LAS ACTIVIDADES EN TAREAS SEPARADAS?
- Especialización del trabajo: también conocida como división del trabajo, permite que cada miembro de la empresa realice una función específica para lo cual estará 100% capacitado teniendo la ventaja de que las funciones se ejecuten con mayor rapidez y mejor calidad.
Esta especialización se basa en que cada individuo tiene diferentes aptitudes por lo que un trabajo lo pueden desempeñar mejor que otro individuo dentro de la organización. Una ventaja muy importante de la división del trabajo recae en las capacitaciones pues estas son menos costosas ya que es más fácil encontrar y capacitar a trabajadores que realicen tareas específicas y repetitivas.
Pregunta clave: ¿SOBRE QUÉ BASE SE AGRUPARÁN LOS TRABAJOS?
- Departamentalización: Agrupar los puestos en tareas comunes logrando una mayor eficiencia al tener personas especializadas en cada área. Un ejemplo de departamentalización por funciones se puede observar en la estructura de un hotel en donde cuentan con departamentos como la recepción, lavandería, restaurante, ama de llaves, finanzas, etc.
En algunas empresas también se puede llevar a cabo una departamentalización por producto como es el caso de Procter &Gamble en donde se dividen de acuerdo a la línea de productos que manejan como Tide, Pampers, Charmin y Pringles y cada uno está bajo la responsabilidad de un ejecutivo y esto también puede aplicar para líneas de servicios.
De igual manera existe la agrupación por áreas geográficas y tal como se hace con los productos pero hay otro enfoque hacia los consumidores; un ejemplo de este último es en las oficinas de licencias en donde se pasan por varios departamentos antes de recibir el documento.
Las grandes empresas tienden a utilizar todas las formas de departamentalización mencionadas anteriormente, pudiendo llegar a cada nicho de mercado con mayor rapidez y eficiencia.
Pregunta clave: ¿A QUIÉN REPORTAN LOS INDIVIDUOS Y GRUPOS?
- Cadena de mando: Va desde el mando más alto en la organización hasta el más bajo, es decir representa una línea jerárquica mediante la cual se observa quien reporta sus funciones a qué persona. Mediante la cadena de mando se sabe a quién acudir cuando se presentan problemas y ante quien se es responsable. Para poder entender mejor este concepto definiremos dos palabra clave:
- -derechos a un puesto directivo para dar órdenes esperando que estas sean obedecidas.
- Unidad de mando.- establece que una persona debe contar con un superior ante el cual es responsable
Es importante recalcar que hoy en día es más difícil la existencia de organizaciones que lleven a cabo al 100% esta cadena de mando, pues con las tecnologías de información ya es más fácil que cualquier empleado pueda obtener acceso a información que anteriormente solo estaba al alcance de los altos directivos.
Pregunta clave: ¿A CUÁNTOS INDIVIDUOS PUEDE DIRIGIR CON EFICIENCIA Y EFICACIA UN GERENTE?
- Extensión de control.- Aquí es en donde se definen la cantidad de gerentes o jefes con los que cuenta la organización pues dependerá en gran medida la extensión de dichos mandos en la eficiencia de la organización.
Actualmente las empresas tienen tendencia a manejar grandes extensiones de control pues los gerentes se consideran capaces para poder manejar grandes cantidades de empleados siempre y cuando se invierta dinero en su capacitación pues de esta manera conocerán a profundidad sus funciones.
Pregunta clave: ¿DÓNDE SE TOMAN LAS DECISIONES?
- Centralización y descentralización.- La primera se refiere cuando las decisiones en la organización se centran únicamente en un solo punto, por ejemplo cuando son tomadas solamente por la alta dirección y la segunda se refiere al hecho de tomar decisiones basándose en las opiniones de los niveles más bajos.
En una organización descentralizada las decisiones son tomadas con mayor rapidez ya que existen más personas que hacen aportes para la solución de problemas.
Pregunta clave: ¿EN QUÉ GRADO HABRÁ REGLAS Y REGULACIONES PARA DIRIGIR A EMPLEADOS Y DIRECTIVOS?
- Formalización.- Se refiere a la estandarización que se le da a las funciones de trabajo, es decir, entre más formalizada esté una función esta será más consistente y uniforme debido a que los empleados realizarán el trabajo siempre de la misma manera con una mínima libertad para poder hacer algún cambio.
Por otro lado en una organización con poca formalización los empleados tienen gran libertad para desempeñar su trabajo lo cual es positivo en cierta medida ya que pueden cambiar la forma de trabajo en algún momento que se requiera sin afectar la eficiencia del mismo. (Robbins & Judge, 2009)
Tipos de estructura organizacional
Existen diferentes enfoques que se le pueden dar a la estructura de una organización dependiendo de las necesidades de cada una de ellas así como de las de sus clientes. Entre las más comunes están las siguientes:
Estructura funcional
Este tipo de estructura se utiliza principalmente en pequeñas y medianas empresas por su facilidad para ser interpretada. Entre sus características principales están que tiene una autoridad centralizada, poca departamentalización y formalización, es rápida, flexible y no es muy costosa. Generalmente es implementada en empresas que ofertan pocos productos o servicios.
Está formada por las funciones, actividades, relaciones de autoridad y dependencia, responsabilidades, objetivos, manuales y procedimientos, descripciones de puestos de trabajo y por la adecuada asignación de recursos así como las personas que comparten una posición y funciones similares dentro de la empresa. (Palacio, 2011)
Estructura burocrática
Enfocada a la especialización, este tipo de estructura tiene como principios la coordinación y el control. Como veíamos anteriormente las tareas son rutinarias y están reguladas formalmente. Una de las ventajas de esta estructura es la eficiencia que se logra al realizar las actividades de manera estandarizada y por el contrario una desventaja es la resistencia al cambio que se puede presentar al estar acostumbrados por la rigidez de ciertas reglas de decisión.
Estructura matricial
Esta estructura la podemos encontrar en su mayoría en las agencias de publicidad, empresas aeroespaciales, compañías de construcción, hospitales, universidades, empresas de consultoría de administración, entre otras. Combina la departamentalización por producto y por función.
En esta clase de estructura se busca una mejor integración de los recursos especializados con los que se cuenta ayudando en gran medida cuando se desarrollan proyectos ya planeados que tienen un tiempo definido. No en todo tipo de empresas es aplicable la estructura matricial ya que está pensada para aquellas que como se mencionada trabajan en base a proyectos y requieren una orientación hacia los resultados y el ahorro.
Tipos de organigramas
Como se mencionó en un principio los organigramas son la representación gráfica de las estructuras organizacionales. Estos tienen diferentes clasificaciones que se explicarán a continuación.
En base a 4 criterios concebimos los organigramas:
- Por su naturaleza
- Microadministrativos: contienen información de una sola organización
- Macroadministrativos: contienen información de más de una organización.
- Mesoadministrativos: se basan en información de una o más organizaciones que se encuentren dentro del mismo sector de actividad. Generalmente se utiliza para el sector público aunque en ocasiones también se emplea para el privado.
- Por su ámbito
- Generales: contienen información importante de una organización hasta un solo nivel jerárquico, por ejemplo, hasta el nivel de dirección general en el sector público o hasta el nivel de algún departamento en el sector privado.
- Específicos: como el nombre lo indica, muestran específicamente la estructura de un área de la organización.
- Por su contenido
- Integrales: representan gráficamente todas las unidades administrativas de la organización y sus relaciones de jerarquía.
- Funcionales: representan las principales funciones que se tienen asignadas, las unidades y sus interrelaciones. Mediante este tipo de organigrama se puede capacitar al personal y presentar a la organización de manera general.
- De puestos, plazas y unidades.- este tipo de organigrama indica las necesidades de los puestos así como el número de plazas que existen para cada unidad consignada mostrando con esto los nombres de las personas que ocupan dichas plazas.
- Por su presentación o disposición geográfica
- Verticales: representan las unidades a partir del titular de manera descendente. Generalmente son utilizados en la administración por lo que se recomiendan en los manuales de organización.
- Horizontales: En este las unidades son desplegadas de izquierda a derecha colocando al titular en el extremo izquierdo.
- Mixtos: Utiliza combinaciones verticales y horizontales y es recomendado cuando las organizaciones poseen un gran número de unidades en la base.
- De bloque: son variantes de los verticales e integran un mayor número de unidades en espacios más pequeños. Permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.
- Circulares: en este tipo de representación gráfica el nivel con mayor jerarquía se sitúa en el medio de una serie de círculos concéntricos que va desde el centro hacia los extremos, en donde el círculo más extenso indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. (Thompson, 2009) (Franklin, 2009)
CONCLUSIÓN
Las estructuras organizacionales se deben pensar desde el momento que se quiere arrancar con una empresa, sin embargo, en muchas ocasiones estas no son muy tomadas en cuenta y pasan a segundo plano.
Como se vio a lo largo de la investigación son de vital importancia pues engloban y satisfacen muchas necesidades principales que como empresa se llegan tener, tales como la comunicación, el logro de objetivos, el desempeño óptimo de las funciones y sin duda alguna, la satisfacción de los clientes.
Mediante las representaciones gráficas de estas estructuras se puede buscar lo que es mejor ya se para una pequeña, mediana o grande empresa y permitirá alcanzar grandes estándares de competencia y de calidad sea cual sea el giro de la organización. De aquí la importancia de formar organigramas para una gestión exitosa.
Referencias
- Franklin, B. (2009). Organización de empresas (Tercera ed.). Mc Graw Hill. Recuperado el 20 de Noviembre de 2015, de http://xlibros.com/wp-content/uploads/2014/04/Organizacion-de-Empresas-Benjamin-3ed.pdf
- Palacio, E. (8 de Septiembre de 2011). Crear una empresa. Recuperado el 20 de Noviembre de 2015, de https://crearunaempresaya.wordpress.com/2011/09/08/58/
- Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2009). Comportamiento Organizacional (Decimotercera ed.). México: Pearson Educación. Recuperado el 20 de Noviembre de 2015, de https://tuvntana.files.wordpress.com/2015/07/texto-comportamiento_organizacional-robbins-_13a-_ed-_nodrm-4.pdf
- Thompson, I. (Julio de 2009). Promonegocios. Recuperado el 20 de Noviembre de 2015, de http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html
- Universidad de Kansas. ((s.f.)). Estructura organizativa: Una visión general. Recuperado el 20 de Noviembre de 2015, de http://www.ctb.ku.edu/es/tabla-de-contenidos/estructura/estructura-organizacional/vision-general/principal
