Estructura organizacional como base para alcanzar los objetivos de la empresa

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LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL COMO
BASE PARA EL ALCANCE DE OBJETIVOS
INTRODUCCIÓN
Las organizaciones se desenvuelven y se enfrentan día a día con un entorno
cambiante por lo que necesitan de ciertas herramientas que les permitan estar
abiertas a esos cambios y poder satisfacer sus necesidades. Partiendo de esta
necesidad hablaremos de la estructura que las empresas poseen como un
mecanismo para el crecimiento y desarrollo de las mismas.
En la presente investigación se plasman las ideas principales sobre cómo es que
un buen sistema de jerarquías dentro de la organización influye en la toma de
decisiones y en el logro de los objetivos dependiendo del tamaño de las
empresas y de lo que se pretenda lograr.
Por otra parte debemos saber que cada organización tiene una forma
particular de trabajar y de llevar a cabo la comunicación y las funciones, el
conocer como se desenvuelve cada una de ellas será importante para lograr
formar una organización productiva.
Empezaremos por definir lo que es la estructura organizacional, seguida de sus
principales beneficios, la importancia de las estructuras en la organización, los
diferentes diseños que se pueden adoptar ,algunos tipos de estructuras que
dependerán de las características de cada organización y finalmente se
abordarán algunos tipos de representaciones gráficas de la estructura
organizacional.
Lizeth Montoro Maciel
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DESARROLLO
La organización dentro de una empresa es una fuente de influencia importante
que impacta directamente en el comportamiento de los individuos y en el
cumplimiento de las metas, por esto mismo es importante conocer a fondo la
conceptualización de la estructura y las principales características a tomar en
cuenta para un diseño que permita un desarrollo en impactos positivos.
¿Qué es la estructura organizacional?
Es la manera en que se dividen, agrupan y coordinan los trabajos de las
actividades basándose en el objeto de su creación traducido y concretado en
estrategias.
Cuando esta estructura organizacional se representa de manera gráfica recibe
el nombre de organigrama siendo aquí en donde se puede percibir de manera
ordenada las diferentes áreas administrativas, los niveles jerárquicos, la relación
que existe entre cada uno de ellos, los canales formales de comunicación,
líneas de autoridad, supervisión y asesoría.
Beneficios del organigrama
*Generan una imagen formal de la organización
*Proporcionan una fuente de consulta oficial
*Facilitan el conocimiento de las organizaciones por medio de las
relaciones jerarquizadas
*Facilitan el análisis organizacional
*Cada trabajador se puede identificar con la labor que desempeña y en
el puesto al que pertenece
Importancia de crear una estructura
Sea cual sea el ámbito en el que nos desarrollemos siempre necesitaremos de
una guía y de ciertos lineamientos por cumplir, esto con la finalidad de que las
cosas marchen correctamente. Pasa lo mismo en las organizaciones por lo que
el diseño de una estructura es muy necesaria.
Lizeth Montoro Maciel
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Una de las principales razones para crearla es que brinda a los miembros de la
empresa ideas claras sobre cómo actuar ante determinadas situaciones, y en
caso de presentarse incertidumbre les dará cierta seguridad para resolver los
problemas.
Otra razón de peso es que les brinda una identidad a los miembros de la
organización y los mantiene unidos así como también es inevitable que una
organización no cuenta con una estructura como base pues de cualquier
manera tendrá que apegarse a alguna de ellas para poder trabajar de
manera ordenada y la que mejor se ajuste a ella. (Universidad de Kansas, (s.f.))
Diseño de la estructura
Para que los CEOs puedan hacer una estructura que les brinde las mayores
oportunidades de éxito, necesitan tomar en cuenta aspectos como la
especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando,
extensión del control, centralización y descentralización, y la formalización.
A continuación se describirán cada uno de los anteriores elementos de una
estructura organizacional:
Pregunta clave: ¿EN QUÉ GRADO ESTÁN SUBDIVIDIDAS LAS ACTIVIDADES EN
TAREAS SEPARADAS?
*Especialización del trabajo: también conocida como división del trabajo,
permite que cada miembro de la empresa realice una función específica
para lo cual estará 100% capacitado teniendo la ventaja de que las
funciones se ejecuten con mayor rapidez y mejor calidad.
Esta especialización se basa en que cada individuo tiene diferentes
aptitudes por lo que un trabajo lo pueden desempeñar mejor que otro
individuo dentro de la organización. Una ventaja muy importante de la
división del trabajo recae en las capacitaciones pues estas son menos
costosas ya que es más fácil encontrar y capacitar a trabajadores que
realicen tareas específicas y repetitivas.
Lizeth Montoro Maciel
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Pregunta clave: ¿SOBRE QUÉ BASE SE AGRUPARÁN LOS TRABAJOS?
*Departamentalización: Agrupar los puestos en tareas comunes logrando
una mayor eficiencia al tener personas especializadas en cada área. Un
ejemplo de departamentalización por funciones se puede observar en la
estructura de un hotel en donde cuentan con departamentos como la
recepción, lavandería, restaurante, ama de llaves, finanzas, etc.
En algunas empresas también se puede llevar a cabo una
departamentalización por producto como es el caso de Procter
&Gamble en donde se dividen de acuerdo a la línea de productos que
manejan como Tide, Pampers, Charmin y Pringles y cada uno está bajo la
responsabilidad de un ejecutivo y esto también puede aplicar para líneas
de servicios.
De igual manera existe la agrupación por áreas geográficas y tal como
se hace con los productos pero hay otro enfoque hacia los
consumidores; un ejemplo de este último es en las oficinas de licencias en
donde se pasan por varios departamentos antes de recibir el
documento.
Las grandes empresas tienden a utilizar todas las formas de
departamentalización mencionadas anteriormente, pudiendo llegar a
cada nicho de mercado con mayor rapidez y eficiencia.
Pregunta clave: ¿A QUIÉN REPORTAN LOS INDIVIDUOS Y GRUPOS?
*Cadena de mando: Va desde el mando más alto en la organización
hasta el más bajo, es decir representa una línea jerárquica mediante la
cual se observa quien reporta sus funciones a qué persona. Mediante la
cadena de mando se sabe a quién acudir cuando se presentan
problemas y ante quien se es responsable. Para poder entender mejor
este concepto definiremos dos palabra clave:
1. Autoridad.-derechos a un puesto directivo para dar órdenes
esperando que estas sean obedecidas.
2. Unidad de mando.- establece que una persona debe contar con
un superior ante el cual es responsable
Es importante recalcar que hoy en día es más difícil la existencia de
organizaciones que lleven a cabo al 100% esta cadena de mando, pues con
las tecnologías de información ya es más fácil que cualquier empleado pueda
obtener acceso a información que anteriormente solo estaba al alcance de los
altos directivos.
Lizeth Montoro Maciel
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Pregunta clave: ¿A CUÁNTOS INDIVIDUOS PUEDE DIRIGIR CON EFICIENCIA Y
EFICACIA UN GERENTE?
*Extensión de control.- Aquí es en donde se definen la cantidad de
gerentes o jefes con los que cuenta la organización pues dependerá en
gran medida la extensión de dichos mandos en la eficiencia de la
organización.
Actualmente las empresas tienen tendencia a manejar grandes
extensiones de control pues los gerentes se consideran capaces para
poder manejar grandes cantidades de empleados siempre y cuando se
invierta dinero en su capacitación pues de esta manera conocerán a
profundidad sus funciones.
Pregunta clave: ¿DÓNDE SE TOMAN LAS DECISIONES?
*Centralización y descentralización.- La primera se refiere cuando las
decisiones en la organización se centran únicamente en un solo punto,
por ejemplo cuando son tomadas solamente por la alta dirección y la
segunda se refiere al hecho de tomar decisiones basándose en las
opiniones de los niveles más bajos.
En una organización descentralizada las decisiones son tomadas con
mayor rapidez ya que existen más personas que hacen aportes para la
solución de problemas.
Pregunta clave: ¿EN QUÉ GRADO HABRÁ REGLAS Y REGULACIONES PARA
DIRIGIR A EMPLEADOS Y DIRECTIVOS?
*Formalización.- Se refiere a la estandarización que se le da a las funciones
de trabajo, es decir, entre más formalizada esté una función esta será
más consistente y uniforme debido a que los empleados realizarán el
trabajo siempre de la misma manera con una mínima libertad para
poder hacer algún cambio.
Por otro lado en una organización con poca formalización los empleados
tienen gran libertad para desempeñar su trabajo lo cual es positivo en
cierta medida ya que pueden cambiar la forma de trabajo en algún
momento que se requiera sin afectar la eficiencia del mismo. (Robbins &
Judge, 2009)
Lizeth Montoro Maciel
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Tipos de estructura organizacional
Existen diferentes enfoques que se le pueden dar a la estructura de una
organización dependiendo de las necesidades de cada una de ellas así como
de las de sus clientes. Entre las más comunes están las siguientes:
Estructura funcional
Este tipo de estructura se utiliza principalmente en pequeñas y medianas
empresas por su facilidad para ser interpretada. Entre sus características
principales están que tiene una autoridad centralizada, poca
departamentalización y formalización, es rápida, flexible y no es muy costosa.
Generalmente es implementada en empresas que ofertan pocos productos o
servicios.
Está formada por las funciones, actividades, relaciones de autoridad y
dependencia, responsabilidades, objetivos, manuales y procedimientos,
descripciones de puestos de trabajo y por la adecuada asignación de recursos
así como las personas que comparten una posición y funciones similares dentro
de la empresa. (Palacio, 2011)
Estructura burocrática
Enfocada a la especialización, este tipo de estructura tiene como principios la
coordinación y el control. Como veíamos anteriormente las tareas son rutinarias
y están reguladas formalmente. Una de las ventajas de esta estructura es la
eficiencia que se logra al realizar las actividades de manera estandarizada y
por el contrario una desventaja es la resistencia al cambio que se puede
presentar al estar acostumbrados por la rigidez de ciertas reglas de decisión.
Estructura matricial
Esta estructura la podemos encontrar en su mayoría en las agencias de
publicidad, empresas aeroespaciales, compañías de construcción, hospitales,
universidades, empresas de consultoría de administración, entre otras. Combina
la departamentalización por producto y por función.
Lizeth Montoro Maciel
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En esta clase de estructura se busca una mejor integración de los recursos
especializados con los que se cuenta ayudando en gran medida cuando se
desarrollan proyectos ya planeados que tienen un tiempo definido. No en todo
tipo de empresas es aplicable la estructura matricial ya que está pensada para
aquellas que como se mencionada trabajan en base a proyectos y requieren
una orientación hacia los resultados y el ahorro.
Tipos de organigramas
Como se mencionó en un principio los organigramas son la representación
gráfica de las estructuras organizacionales. Estos tienen diferentes
clasificaciones que se explicarán a continuación.
En base a 4 criterios concebimos los organigramas:
1. Por su naturaleza
*Microadministrativos.- contienen información de una sola organización
*Macroadministrativos.-contienen información de más de una
organización.
*Mesoadministrativos.- se basan en información de una o más
organizaciones que se encuentren dentro del mismo sector de actividad.
Generalmente se utiliza para el sector público aunque en ocasiones
también se emplea para el privado.
2. Por su ámbito
*Generales.- contienen información importante de una organización
hasta un solo nivel jerárquico, por ejemplo, hasta el nivel de dirección
general en el sector público o hasta el nivel de algún departamento en el
sector privado.
*Específicos.- como el nombre lo indica, muestran específicamente la
estructura de un área de la organización.
3. Por su contenido
*Integrales.- representan gráficamente todas las unidades administrativas
de la organización y sus relaciones de jerarquía.
*Funcionales.- representan las principales funciones que se tienen
asignadas, las unidades y sus interrelaciones. Mediante este tipo de
organigrama se puede capacitar al personal y presentar a la
organización de manera general.
Lizeth Montoro Maciel
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*De puestos, plazas y unidades.- este tipo de organigrama indica las
necesidades de los puestos así como el número de plazas que existen
para cada unidad consignada mostrando con esto los nombres de las
personas que ocupan dichas plazas.
4. Por su presentación o disposición geográfica
*Verticales.- representan las unidades a partir del titular de manera
descendente. Generalmente son utilizados en la administración por lo
que se recomiendan en los manuales de organización.
*Horizontales.- En este las unidades son desplegadas de izquierda a
derecha colocando al titular en el extremo izquierdo.
*Mixtos.- Utiliza combinaciones verticales y horizontales y es
recomendado cuando las organizaciones poseen un gran número de
unidades en la base.
*De bloque.- son variantes de los verticales e integran un mayor
número de unidades en espacios más pequeños. Permiten que
aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.
*Circulares.- en este tipo de representación gráfica el nivel con mayor
jerarquía se sitúa en el medio de una serie de círculos concéntricos
que va desde el centro hacia los extremos, en donde el círculo más
extenso indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. (Thompson,
2009) (Franklin, 2009)
Lizeth Montoro Maciel
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CONCLUSIÓN
Las estructuras organizacionales se deben pensar desde el momento que se
quiere arrancar con una empresa, sin embargo, en muchas ocasiones estas no
son muy tomadas en cuenta y pasan a segundo plano.
Como se vio a lo largo de la investigación son de vital importancia pues
engloban y satisfacen muchas necesidades principales que como empresa se
llegan tener, tales como la comunicación, el logro de objetivos, el desempeño
óptimo de las funciones y sin duda alguna, la satisfacción de los clientes.
Mediante las representaciones gráficas de estas estructuras se puede buscar lo
que es mejor ya se para una pequeña, mediana o grande empresa y permitirá
alcanzar grandes estándares de competencia y de calidad sea cual sea el giro
de la organización. De aquí la importancia de formar organigramas para una
gestión exitosa.
Lizeth Montoro Maciel
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Referencias
Franklin, B. (2009). Organización de empresas (Tercera ed.). Mc Graw Hill. Recuperado el 20
de Noviembre de 2015, de http://xlibros.com/wp-
content/uploads/2014/04/Organizacion-de-Empresas-Benjamin-3ed.pdf
Palacio, E. (8 de Septiembre de 2011). Crear una empresa. Recuperado el 20 de
Noviembre de 2015, de https://crearunaempresaya.wordpress.com/2011/09/08/58/
Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2009). Comportamiento Organizacional (Decimotercera ed.).
México: Pearson Educación. Recuperado el 20 de Noviembre de 2015, de
https://tuvntana.files.wordpress.com/2015/07/texto-
comportamiento_organizacional-robbins-_13a-_ed-_nodrm-4.pdf
Thompson, I. (Julio de 2009). Promonegocios. Recuperado el 20 de Noviembre de 2015, de
http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html
Universidad de Kansas. ((s.f.)). Estructura organizativa: Una visión general. Recuperado el 20
de Noviembre de 2015, de http://www.ctb.ku.edu/es/tabla-de-
contenidos/estructura/estructura-organizacional/vision-general/principal
Lizeth Montoro Maciel

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Montoro Maciel Lizeth. (2015, noviembre 24). Estructura organizacional como base para alcanzar los objetivos de la empresa. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/estructura-organizacional-base-alcanzar-los-objetivos-la-empresa/
Montoro Maciel, Lizeth. "Estructura organizacional como base para alcanzar los objetivos de la empresa". GestioPolis. 24 noviembre 2015. Web. <http://www.gestiopolis.com/estructura-organizacional-base-alcanzar-los-objetivos-la-empresa/>.
Montoro Maciel, Lizeth. "Estructura organizacional como base para alcanzar los objetivos de la empresa". GestioPolis. noviembre 24, 2015. Consultado el 4 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/estructura-organizacional-base-alcanzar-los-objetivos-la-empresa/.
Montoro Maciel, Lizeth. Estructura organizacional como base para alcanzar los objetivos de la empresa [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/estructura-organizacional-base-alcanzar-los-objetivos-la-empresa/> [Citado el 4 de Diciembre de 2016].
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