Estrategias para la administración de la información organizacional

Ensayo: Estrategias empresariales para la implementación de una óptima administración de la información organizacional

Introducción

Desde tiempos inmemorables, el hombre ha guardado registro de sus actividades de toda índole, ejemplo de ello lo tenemos en las pinturas rupestres mediante las cuales nuestros ancestros, representaban gráficamente su forma de vivir, con la aparición de la escritura el hombre no solo conoció nuevas formas de comunicación, sino que descubrió también nuevas formas de postergar dicha información, aun el siglo pasado el hombre utilizaba el papel como método para el almacenamiento de datos, de toda índole, personal, laboral, mercantil entre otros.

Aun hoy en la era digital el hombre, sigue recabando información, solo que hoy por hoy se ayuda de las herramientas tecnológicas para dicho almacenamiento, esto ha permitido almacenar cantidades estratosféricas de datos en menos espacio, mejor protegido, pero lo más importante de rápido acceso y procesamiento.

En el siglo pasado por ejemplo si un comerciante deseaba saber cuantas unidades vendió de cierto producto en un periodo de tiempo determinado, tendría que consultar los libros y contabilizar manualmente, lo cual le llevaría quizás un par de horas o días dependiendo de la cantidad de información, sin embargo en nuestra era si un vendedor requiere hacer una consulta similar bastara con ingresar a su sistema de ventas, teclear una consulta en la que especifique el producto y el periodo, y como por arte de magia el reporte se generaría en segundos.

Eso se escucha genial no es así, pero para que realmente la información resultante sea confiable, se requiere de procesos de carga y optimización de la misma, si no existen estándares para captura y recolección de la información, no habrá sistema alguno que soporte la operación de la organización.

Debido a lo anterior las organizaciones se han visto en la necesidad de implementar diversos mecanismos y filtros con la finalidad de buscar una optimización de los datos y poderlos así convertir en información, en el presente documento se presentan las principales estrategias implementadas por algunas empresas locales, a las que se les consulto.

Desarrollo

Dado que una empresa será más eficiente cuanto más se explote la información de la misma y del entorno, se deberá procurar que exista un flujo adecuado de la misma, entre todas y cada una de las áreas de la empresa, además que deberá de velar por su confiabilidad y veracidad.

Menciona el Ing. Juan Pablo González, quien funge como Jefe de sistemas en el hotel Holiday Select Guadalajara, que las organizaciones deberán identificar los requerimientos de información más relevantes requeridos por todas y cada una de las áreas, y contar con mecanismos de almacenamiento, procesamiento y consulta de los mismos, el objetivo que se persigue al almacenar los datos, no es solo procesar datos sino convertir los datos en información puntualiza.

El Ing. González menciona que la administración de la información se da principalmente en cuatro etapas.

  • Generación de datos; Es el mecanismo mediante el cual se ingresan datos al sistema, en este caso además de capacitar constantemente al usuario, se evita al máximo la existencia de campos de captura abiertos y por lo menos todos los datos considerados como críticos e indispensables, son de opción múltiple y obligatorios, logrando esto último mediante validaciones de los datos en el mismo sistema. Este es un punto crítico ya que atreves del PMS de la empresa, se alimenta a todos los demás sistemas de la misma, ya sea mediante interfaz directa con el mismo o mediante la exportación de datos.
  • Procesamiento y transformación de los datos; Este paso es prácticamente transparente al usuario, ya que en la mayoría de los casos son procesos automáticos, en otros solo ciertos usuarios con permisos especiales, pueden extraer datos para importarlos a otros sistemas o correr procesos como las auditorias nocturnas.
  • Acceso a la información; Dependiendo del usuario este tendrá acceso a la información ya procesada y previamente analizada por el sistema, teniendo acceso a reportes en línea, DashBoard, o herramientas de apoyo para la toma de decisiones. Por el momento no se cuanta con un sistema integral de BI, sino se cuentan con varios sistemas independientes ya sean desarrollados por el personal de la organización o adquiridos a terceros.
  • Protección de la información: este paso es constante ya que los datos en todo momento son almacenados en dos discos duros es decir están todos los servidores en espejo, con la finalidad de proteger la información y poder recuperar el sistema en caso de fallas del mismo de una manera más rápida, aun así por las noches se respaldan de manera automática todos los sistemas y bases de datos de los mismos, por partida doble, primero s respaldan en el mismo servidor fuente, y posteriormente ese respaldo es copiado a un servidor dedicado, con la única finalidad de que si daña físicamente el servidor de la aplicación, se cuente con un respaldo en otro sitio.

Agrega que las TIC, al igual que muchas otras eras, son dinámicas y se encuentran en una constante transformación, por lo que a pesar de que el hotel tiene más de 13 años en funcionamiento, y mantiene desde hace más de 5 años prácticamente los mismos sistemas, estos son actualizados constantemente, así mismo día con día se exploran nuevas oportunidades, tal es el caso reciente de la incorporación de un CRM, el cual cuenta con una importación y exportación de datos provenientes del PMS, para un mejor seguimiento de los clientes y sobre todo con la finalidad de sacarle mayor provecho a los más de 100Gb en datos que pesa la base de datos del mismo.

Finaliza comentando que uno de los factores claves para el éxito del procesamiento de los datos radica en la confiabilidad de los mismos, es por ello que asegura que el éxito no está realmente en los sistemas, los equipos o servicios contratados, sino en las personas, por ello es importante hacer del conocimiento de todos los involucrados la importancia de su rol.

Conclusiones

Con lo aprendido al realizar esta investigación de campo aunado un poco a la mesa de discusión, puedo afirmar sin temor a equivocarme que la administración de la información, va en todo momento más haya de contar con un respaldo de la misma, ya que uno de los factores claves en el éxito de las TI, consiste en la transformación de los Datos a Información, y la veracidad que esta misma pueda tener.

Es por ello que las organizaciones optan por una seria de técnicas y herramientas para gestionar y administrar de la forma que a las mismas les resulta más conveniente la información organizacional.

“La administración de Servicios de Tecnología de Información, por sus siglas en inglés ITSM es una disciplina dentro de la Ciencia de Servicios que se enfoca en el apoyo y entrega de las operaciones de las Tecnologías de la Información (TI). Las TI juegan un rol crítico un proporcionar y satisfacer los requerimientos del negocio.” (Ruíz Martínez, 2010).

Bibliografía

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Garza Edgard. (2014, agosto 25). Estrategias para la administración de la información organizacional. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/estrategias-para-la-administracion-de-la-informacion-organizacional/
Garza, Edgard. "Estrategias para la administración de la información organizacional". GestioPolis. 25 agosto 2014. Web. <http://www.gestiopolis.com/estrategias-para-la-administracion-de-la-informacion-organizacional/>.
Garza, Edgard. "Estrategias para la administración de la información organizacional". GestioPolis. agosto 25, 2014. Consultado el 4 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/estrategias-para-la-administracion-de-la-informacion-organizacional/.
Garza, Edgard. Estrategias para la administración de la información organizacional [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/estrategias-para-la-administracion-de-la-informacion-organizacional/> [Citado el 4 de Diciembre de 2016].
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