Estado de flujos de efectivo
1. Objetivos
Entre los objetivos principales del Estado de Flujos de Efectivo tenemos:
– Proporcionar información apropiada a la gerencia, para que ésta pueda medir sus políticas de contabilidad y tomar decisiones que ayuden al desenvolvimiento de la empresa.
– Facilitar información financiera a los administradores, lo cual le permite mejorar sus políticas de operación y financiamiento.
– Proyectar en donde se ha estado gastando el efectivo disponible, que dará como resultado la descapitalización de la empresa.
– Mostrar la relación que existe entre la utilidad neta y los cambios en los saldos de efectivo. Estos saldos de efectivo pueden disminuir a pesar de que haya utilidad neta positiva y viceversa.
– Reportar los flujos de efectivo pasados para facilitar;
La predicción de flujos de efectivo futuros
La evaluación de la manera en que la administración genera y utiliza el efectivo
La determinación de la capacidad que tiene una compañía para pagar intereses y dividendos y para pagar sus deudas cuando éstas vencen.
Identificar los cambios en la mezcla de activos productivos.
De lo expuesto se puede inferir que la finalidad del Estado de flujos de Efectivo es presentar en forma comprensible e información sobre el manejo de efectivo, es decir, su obtención y utilización por parte de la entidad durante el período determinado y, como consecuencia, mostrar una síntesis de los cambios ocurridos en la situación financiera para que los usuarios de los estados financieros puedan conocer y evaluar la liquidez o solvencia de la entidad.
El Estado de Flujos de Efectivo se diseña con el propósito de explicar los movimientos de efectivo proveniente de la operación normal del negocio, tales como la venta de activos no circulantes, obtención de préstamos y aportación de los accionistas y aquellas transacciones que incluyan disposiciones de efectivo tales como compra de activos no circulantes y pago de pasivos y de dividendos.
Fines del control del efectivo
La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad.
El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados.
La administración es responsable del control interno es decir de la y protección de todos los activos de la empresa.
El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal.
Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:
– Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.
– Promover la contabilización adecuada de los datos.
– Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.
– Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.
El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer un método adecuado para presentar el efectivo en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques.
2. Tipos de flujos de efectivo
En 1988, el estado financiero que presentaba información sobre los activos más líquidos y los pasivos corrientes de la empresa era el Estado de Cambios en la posición Financiera o estado de origen y Aplicación de Fondos.
Al cabo de los años fueron desarrollando una serie de problemas en la preparación del Estado de Cambios en la Posición Financiera en concordancia con las disposiciones de las normas de contabilidad. Había deficiencias de comparación entre diferentes versiones del estado puesto que, según la norma APB-19, los fondos se podían definir como efectivo, o efectivo e inversiones temporales, o como activos de realización rápida, o como capital de trabajo. Otro problema era la diversidad de estilos de presentación permitidos por la norma APB-19
Estados de Flujos de Efectivo-General
Según FAS-95, emitido en el año 1995 el Estado de Flujos de Efectivo específica el importe de efectivo neto provisto o usado por la empresa durante el ejercicio por sus actividades:
a. De Operación
b. De Inversión
c. De Financiamiento
Este estado financiero nuevo indica el efecto neto de esos movimientos sobre el efectivo y las otras partidas equivalentes al efectivo de la empresa. En este estado se incluye una conciliación de los saldos al final del ejercicio y sus equivalentes.
Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo, de alta liquidez, que:
a. Son fácilmente cambiables por sumas de efectivo ciertas, y
b. Están tan cerca del vencimiento que es insignificante al riesgo de cambios en su valor debido a cambios en las tasas de interés.
A lo expuesto podemos agregar que la empresa debe revelar la política que emplea para determinar cuales partidas clasifican como equivalentes al efectivo. Cualquier cambio de esta política se trata como un cambio de principio de contabilidad y se efectúa modificando retroactivamente los estados financieros de ejercicios anteriores que se presentan para la comparación.
Flujos de efectivo brutos netos
Como regla general, el FAS-95 requiere la revelación de los flujos brutos en el Estado de Flujos de Efectivo. Se supone que los importes brutos de las entradas y salidas tienen mayor relevancia que los importes netos.
Sin embargo, en ciertos casos puede ser suficiente revelar el importe neto de algunos activos y pasivos y no los importes brutos. Según el FAS-95, pueden revelarse los cambios netos para el ejercicio cuando no se necesita conocer los cambios brutos para entender las actividades de operación de inversión y de financiamiento de la empresa.
Para los activos y pasivos de rotación rápida, de importe elevado y de vencimiento a corto plazo pueden revelarse los cambios netos obtenidos durante el ejercicio. Como ejemplo están las cobranzas y pagos correspondientes a:
– Inversiones, en documentos que no son equivalentes al efectivo.
– Préstamos por cobrar, y
– Deuda, siempre y cuando el plazo original del vencimiento del activo del pasivo no exceda los tres meses.
Flujos de efectivo en moneda extranjera
La empresa que convierte cuentas expresadas en moneda extranjera, o que tiene operaciones en el extranjero, revela en su Estado de Flujos de Efectivo y en su moneda, el importe equivalente a los flujos de efectivo extranjeros utilizando las tasas de cambio, en efecto, al ocurrir los flujos.
En lugar de las tasas que realmente estaban en efecto al ocurrir los flujos se puede utilizar el promedio, adecuadamente ponderado, de las distintas tasas vigentes durante el ejercicio, si es que ello produce esencialmente los mismos resultados. El efectivo de las variaciones en las tasas cambiarias sobre los saldos tenidos en moneda extranjera se revela en el Estado de Flujos de Efectivo como un componente separado dentro de la conciliación para el ejercicio del cambio en el efectivo y sus equivalentes.
3. Bases de preparación
Las bases para preparar El estado de Flujo de Efectivo la constituyen:
– Dos Estados de Situación o Balances Generales (o sea, un balance comparativo) referidos al inicio y al fin del período al que corresponde el Estado de Flujo de Efectivo.
– Un Estado de Resultados correspondiente al mismo período.
– Notas complementarias a las partidas contenidas en dichos estados financieros.
El proceso de la preparación consiste fundamentalmente en analizar las variaciones resultantes del balance comparativo para identificar los incrementos y disminuciones en cada una de las partidas del Balance de Situación culminando con el incremento o disminución neto en efectivo.
Para este análisis es importante identificar el flujo de efectivo generado por o destinado a las actividades de operación, que consiste esencialmente en traducir la utilidad neta reflejada en el Estado de Resultados, a flujo de efectivo, separando las partidas incluidas en dicho resultado que no implicaron recepción o desembolso del efectivo.
Asimismo, es importante analizar los incrementos o disminuciones en cada una de las demás partidas comprendidas en el Balance General para determinar el flujo de efectivo proveniente o destinado a las actividades de financiamiento y a la inversión, tomando en cuenta que los movimientos contables que sólo presenten traspasos y no impliquen movimiento de fondos se deben compensar para efectos de la preparación de este estado.
Metodología para elaborar el estado de flujo de efectivo
Para una mejor comprensión dividimos la metodología en cinco métodos que describimos a continuación:
Paso 1. Determinar el incremento o decremento en el efectivo
El primer paso consiste en cuantificar el cambio que tuvo el saldo de la cuenta de efectivo de un período con respecto a otro. Lo anterior puede hacerse simplemente mediante una sustracción de dichos saldos, dejando indicado si éste fue incremento o decremento.
Ejemplo: 352,000.00 – 335,000.00 = B/17,000.00
Paso 2. Determinar el incremento o decremento en cada una de las cuenta del Estado de Situación Financiera
Este paso es similar al del punto anterior aplicado a todas las partidas del Estado de Situación Financiera.
Esta paso consiste en identificar el impacto en el flujo de efectivo de cada uno de los incrementos o decrementos de las diferencias partidas del Estado de Situación. Este análisis es realizado tomando como referencia el Estado de Resultados y las notas complementarias a los estados financieros.
Flujo de efectivo proveniente de la actividad de operación
– Efectivo recibido de clientes
Ventas netas
+Decremento en cuentas por cobrar
– Incremento en cuentas por cobrar
Explicación: Para calcular el efectivo recibido de clientes se toma en cuenta el monto de las ventas netas más cualquier decremento en las cuentas por cobrar, pues esto significaría que adicionalmente a las ventas, se cobró una parte de dichas cuentas. En caso de que las cuentas por cobrar se incrementaran, esta cantidad se deduciría de las ventas puesto que significaría que no todas las ventas se habrían cobrado en efectivo.
a. Efectivo recibido de clientes
Compañía XXX
Ventas Netas
– Incremento en cuentas por cobrar
Efectivo recibido de clientes
b. Efectivo pagado por compras de mercancías
Costo de ventas
+ Incremento en inventario o
– Decremento en inventario y
+ Decremento en cuentas por pagar o
– Incremento en cuentas por pagar
Explicación: Para calcular el efectivo pagado por compras de mercancías, al costo de ventas se le suma cualquier incremento en el inventario pues significaría que adquirió más mercancía de la que alcanzó a vender. En el caso contrario se le restaría. Adicionalmente, a dicha cantidad se le sumaría cualquier decremento en las cuentas por pagar proveedores, pues significa que aparte de lo que compró, pagó una porción de las cuentas por pagar que tenía pendientes con sus proveedores. En caso contrario, se haría el cálculo inverso.
Ejemplo:
En Compañía XXX, S.A.
Costo de ventas
+Incremento en inventarios
+ Decremento en cuentas por pagar
Efectivo pagado por compras de mercancías
c. Efectivo pagado por gastos
Gastos
– Gastos no desembolsables y
+ Incremento en anticipos de gastos o
– Decremento en anticipos de gastos y
+ Decremento en cuentas por pagar o
– Incremento en cuentas por pagar
Explicación: Para calcular el efectivo pagado por gastos, a dicha cantidad se le restan los gastos no desembolsables (depreciación, cuentas incobrables), se le suma cualquier incremento en los anticipos de gastos pues significa que pagó más gastos de aquellos en los que incurrió. En caso contrario se le resta. Adicionalmente, a dicha cantidad se le suma cualquier decremento en los gastos acumulados por pagar, pues significa que aparte de lo que gastó, pagó una porción de los gastos acumulados que tenía pendientes. En caso contrario, se hará el cálculo inverso.
Ejemplo:
En Compañía XXX
Gastos de operación
– Gastos no desembolsables
– Incremento en sueldos y salarios
por pagar
Efectivo pagado por gastos
Nota: un procedimiento similar se seguirá si existen otros tipos de gastos, tales como gastos por intereses e impuestos.
2. Flujo de efectivo proveniente de o destinado a las actividades de inversión
a. Efectivo pagado por compras de activo fijo
Para calcular este monto es preciso analizar el cambio que sufrió esta partida a la luz del estado de Resultados y de cualquier otra información complementaria al respecto.
Ejemplo:
En Compañía XXX, S.A.
El incremento neto en el activo fijo fue de B/15,000.00. Sin embargo, de acuerdo con la información complementaria, se vendió en B/2,000.00 un activo con un costo de B/5,000.00 y una depreciación acumulada de B/4,000.00, obteniendo una ganancia de B/1,000.00 en la operación. Lo anterior nos permite deducir que la compra de activo fijo fue de B/20,000.00
Esto se puede comprobar al reconstruir las cuentas de mayor involucradas.
Ejemplo:
Activo fijo:
Saldo inicial
Adquisiciones
Ventas
Saldo final
Depreciación acumulada
Saldo inicial
Gasto depreciación
Cancelación por baja
Saldo final
b. Efectivo recibido por ventas de activo fijo
Para calcular este monto es preciso analizar el cambio que sufrió esta partida a la luz del estado de resultados y de cualquier otra información complementaria al respecto.
En Compañía XXX, S.A.
De acuerdo con la información complementaria, se vendió en B/2,000.00 un activo con un costo de B/5,000.00 y una depreciación acumulada de B/4,000.00 obteniendo una ganancia de B/1,000.00 en la operación. Por lo tanto la entrada de efectivo por este concepto fue de B/2,000.00.
Como apoyo, se pueden analizar las cuentas de activo fijo y de la depreciación acumulada mostradas en la parte anterior.
c. Compraventa de inversiones temporales
Para determinar el flujo de efectivo generado por o aplicado en la cuenta de inversiones temporales se tendrá que analizar la cuenta de mayor correspondiente a esta partida. Como ejemplo presentamos el siguiente:
Saldo inicial B/120,000.00
Total de cargos 38,000.00
Total de abonos 18,000.00
Saldo final 140,000.00
Del análisis de dicha cuenta se puede concluir lo siguiente:
Se compraron inversiones temporales por B/38,000.00
Comentario: A menos que se haya incurrido en una pérdida al vender los B/18,000.00 de inversiones, se puede deducir que a cambio de dicha venta se recibieron B/18,000.00 en efectivo. De haberse incurrido una pérdida en la venta de dichas inversiones, digamos B/3,000.00, entonces la cantidad de efectivo que se hubiera recibido sería tan sólo de B/15,000.00
En Compañía XXX, S.A.
No existe esta partida
Flujo de efectivo proveniente de o destinado a las actividades de financiamiento
a. Efectivo obtenido de o destinado a pago de préstamos
Para calcular este monto es preciso analizar el cambio que sufren partidas tales como pasivos bancarios a corto y a largo plazo y a la luz de cualquier otra información complementaria al respecto.
b. Efectivo recibido por aportaciones de accionistas o destinado a reembolsos de capital
Para calcular este monto es preciso analizar el cambio que sufre la partida de capital social a la luz de cualquier otra información complementaria al respecto.
c. Efectivo destinado a pago de dividendos
Para calcular este monto es preciso analizar el cambio que sufre la partida de utilidades retenidas a la luz de cualquier otra información complementaria al respecto.
En compañía XXX, S.A.
El Estado de Resultados de esta compañía presenta una utilidad de B/11,000.00. Sin embargo, en el Estado de Situación Financiera se observa que esta cuenta solamente se incrementa en B/8,000.00, lo que permite pensar que el diferencial de B/3,000.00 se debe a una repartición de dividendos, lo que queda confirmado en la información complementaria.
Lo anterior se puede visualizar claramente de la forma siguiente:
Utilidades retenidas
Saldo inicial B/51,000.00
Unidad del período 11,000.00
Dividendos pagados (3,000.00)
Saldo final 59,000.00
Paso 4. Clasificar los incrementos y decrementos en el flujo de efectivo
Las diferentes entradas y salidas de efectivo que fueron cuantificadas en el punto anterior se deberán agrupar en las tres categorías siguientes:
– Efectivo generado por o destinado a operaciones
– Efectivo generado por o destinado a actividades de inversión.
– Efectivo generado por o destinado a actividades de financiamiento.
Paso 5. Integrar con dicha información el Estado de Flujo de Efectivo
Este paso consiste en elaborar un Estado de Flujo de efectivo con el formato y el contenido definido previamente.
Ejemplo:
Compañia XXX, S.A. Estado de resultados para el mes de marzo de 199x
Ingresos de operación
– Costo de mercancía vendida
Inventario 1/3/1998
+ Compras
Total disponible
– Inventario 31/3/98
Costo de lo vendido
Margen de utilidad en Ventas
– Gastos de operación:
De venta:
Sueldos y salarios
Depreciación
Gasto por cuentas incobrables
De administración:
Arrendamientos
4. Análisis de partidas en el flujo de efectivo
A continuación presentamos un resumen de como se analizan algunas partidas ordinarias en los modelos del Estado de Flujo de Efectivo.
Activo circulante
Las inversiones adicionales en planta y equipo, o en promociones de venta de línea de productos, van acompañados invariablemente por inversiones adicionales en el efectivo, las cuentas por cobrar y los inventarios necesarios para respaldar estas nuevas actividades.
En el modelo de flujo de efectivo todas las inversiones en el momento cero son iguales, con independencia de cómo se contabilice en el modelo de contabilidad por acumulaciones. Es decir, los desembolsos iniciales se registran en el esquema de los flujos de efectivo relevantes al momento cero.
Al final de la vida útil del proyecto, los desembolsos originales para máquinas quizá no se recuperen o puede ser que sólo se recuperen en forma parcial por el importe de los valores finales de realización.
En comparación, por lo general todas las inversiones originales en cuentas por cobrar e inventarios se recuperan cuando se termina el proyecto. Por consiguiente, normalmente todas las inversiones en el momento cero se consideran como flujos de salida al momento cero, y sus valores finales de realización, si es que existen, se consideran como flujos de entrada final de la vida útil del proyecto.
Como un ejemplo supongamos que una compañía compra un equipo nuevo para fabricar un producto nuevo. La inversión requerida necesitará también de capital de trabajo adicional bajo la forma de efectivo, cuentas por cobrar e inventarios.
Valor en libros y depreciación
En los enfoques de efectivo descontado a los flujos de efectivo provenientes de operaciones (antes del impuesto sobre la renta), no se toman en cuenta el valor en libros y la depreciación. Debido a que fundamentalmente el enfoque se basa en los flujos de entrada y salida de efectivo y no en los conceptos de acumulación de los ingresos y gastos, no se deben realizar ajustes a los flujos de efectivo por la asignación periódica del costo del activo llamado gasto por depreciación (que no es un flujo de efectivo).
En el enfoque de flujo de efectivo descontado normalmente el costo inicial de una activo se considera como un flujo de salida de depreciación de los flujos de entrada de efectivo de operación. Es decir deducir la depreciación de los flujos de entrada de efectivo de operación.
El deducir la depreciación periódica sería un doble conteo de un costo que ya se ha tomado en cuenta como un flujo de salida de suma total. (Para el estudio de cómo el valor en libros y la depreciación afectan los flujos de efectivo después de impuestos provenientes de operaciones), a diferencia de los flujos de efectivo antes de impuestos provenientes de operaciones.
Valores de realización actuales e inversión requerida
En una decisión de reposición ¿Cómo deben afectar los cálculos al valor de realización actual? Por ejemplo, suponga que el valor de realización actual del equipo antiguo es B/5,000 y que se puede obtener un nuevo equipo por B/40,000. Hay varias formas correctas para analizar estas partidas y todas ellas tendrán el mismo efecto sobre la decisión. Por lo general, la forma más fácil de medir la inversión requerida es por ejemplo, cancelando el valor de realización actual de los activos antiguos (5,000) contra el costo bruto de los nuevos activos (40,000) y mostrando el flujo de salida de efectivo neto en 35,000.00
Valores de realización futuros
El valor de realización a la fecha de terminación de un proyecto, es un aumento en el flujo de entrada de efectivo en el año de la venta. Pocas veces resultan cruciales los errores en el pronóstico del valor de realización, debido a que su valor actual por lo general es pequeño, en particular por importes a recibirse en el futuro distante.
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