Muchas organizaciones se plantean la necesidad de implementar un software de gestión de proyectos para mejorar sus resultados; lo cual si no se hace correctamente puede acabar siendo un gran dolor de cabeza, un agujero de enterrar dinero, y al final un fracaso.
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En este artículo vamos a tratar los principales errores que se comenten al implementar un nuevo software de gestión de proyectos y cómo evitarlos.
Error 1: La herramienta no cumple con las necesidades de la empresa
Existen muchas herramientas, pero no todas van a ser las adecuadas para una determinada organización. Antes que nada debemos definir nuestras necesidades, y alinear estas con el tamaño, características, complejidad y coste de la nueva herramienta.
Error 2: Exportar los datos de la antigua herramienta directamente a la nueva, y esperar que todo mejore mágicamente.
Esto suele ocurrir porque se confunde la herramienta con los procesos de gestión de proyectos; por lo que se intenta usar esta para cubrir una cultura de gestión de proyectos deficiente en la organización.
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Una herramienta ayuda a aplicar un proceso, pero no lo define ni lo crea. Si no disponemos de un buen proceso de gestión de proyectos, la implementación de la nueva herramienta no supondrá una mejora y se verá como un fracaso. Primero debemos definir e implementar los procesos adecuados.
Error 3: Inculcar el miedo a «estropear las cosas»
Esto dificulta el aprendizaje y generar resistencia al cambio. Debemos fomentar el aprendizaje de la nueva herramienta y medidas de soporte para los errores de uso iniciales.
Error 4: Empezar la usar la nueva herramienta sin haber cargado toda la información.
Aunque hacer la implementación de forma progresiva puede parecer más simple y correcto, la verdad es que se fomenta que se siga usando la herramienta anterior.
A parte, se obliga al equipo a usar diferentes herramientas simultáneamente, lo que dificultará el cambio y generará carga de trabajo adicional. En consecuencia se desincentiva el uso de la nueva, y crea una predisposición negativa hacia esta.
Lo más efectivo es que el cambio se produzca de golpe, eliminado las herramientas anteriores excepto en casos excepcionales.
Error 5: Usar materiales de formación o manuales genéricos
Si personalizamos los materiales y el plan de formación a las necesidades reales de la organización, estos serán más eficaces y facilitarán el proceso de implementación.
Error 6: No fomentar la comunicación
La implementación de una nueva herramienta de gestión de proyectos afecta a toda la organización, por lo que debemos garantizar que todos estén informados y puedan aportar al proceso. Esto también facilitará y agilizará la identificación de problemas.
Error 7: Presentar la nueva herramienta como una opción o alternativa a las herramientas actuales.
La implementación de una nueva herramienta de gestión de proyectos debe ser obligatoria. Dejando claro la cantidad, cantidad y frecuencia con la que debe actualizarse su información.
Esperamos que este artículo te facilite la implementación de una herramienta de gestión de proyectos. Y te animamos a dejar tus comentarios y compartir tus experiencias en este campo.
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