ERP Planificación de Recursos Empresariales. Fundamentos Teóricos

ERP Planificación de Recursos Empresariales
Fundamentos Teóricos
INDICE
Introduccion ........................................................................................................ 1
Concepto ERP .................................................................................................... 2
Caracteristicas del ERP ...................................................................................... 4
Beneficios, Ventajas y Desventajas .................................................................... 5
Planeacion de un ERP ........................................................................................ 7
Pilares de un ERP ............................................................................................... 8
MSSE Metodología para la selección de un Sistema ERP .............................. 9
La eleccion de un ERP ..................................................................................... 10
Implementacion de un ERP .............................................................................. 11
Presentacion y Planificación Generla del Proyecto........................................... 12
Referencias Bibliograficas ................................................................................ 14
INTRODUCCION
Un tema que hoy se escucha mucho en las empresas es el ERP, pero en
especial se escucha hablar del software que aplica para que el departamento de
logística funcione de manera correcta.
De hecho existe una gran confusión por parte de los usuarios inclusive
para separar el software del proceso o práctica de negocio. Quien no ha
escuchado a algún empleado afirmar que el MRP es el SAP o el JD Edwards,
cuando estos solo son software que permiten aplicar estas cticas de manejo
de inventarios.
Una vez identificado el distinto software que pueden sen utilizados, nos
vemos obligados a hacernos la pregunta, ¿Cual es el software que se debe
utilizar en nuestra empresa? ¿Será acaso el SAP, JD Edwards, Peapole Soft,
Oracle, Alexa o Aspen Tecnology?
La respuesta a esta pregunta al igual que a muchas otras en esta vida es
“todo es relativo” con las necesidades de la empresa, el tamaño de la misma, de
los recursos para instalar el software y de la capacidad del personal de IT para
dar mantenimiento al software y desde luego de los procesos actuales de la
empresa en cuestión.
José Luis Figueroa (1998) menciona que "la intensidad en la competencia
global ha creado un ambiente volátil en los negocios, lo cual implica que las
empresas se preocupen por:
- Tiempos de respuesta más rápidos en el desarrollo de nuevos
productos y órdenes de entrega al cliente
- Satisfacción del cliente
- Diseño de productos y servicios personalizados
- Reducción en los costos
- Productos consistentes y órdenes y procesos de pago simplificados a
clientes multinacionales.
Para cumplir con estas demandas los sistemas de planeación han tenido
que ir evolucionando a través del tiempo.
CONCEPTO ERP
La Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource
Planning, ERP) es una forma de utilizar la información en áreas claves como
fabricación, compras, administración de inventario y cadena de suministros,
control financiero, administración de recursos humanos, logística y distribución,
ventas, mercadeo y administración de relaciones con clientes. Se trata de unir
estos elementos, y proporcionar a los usuarios del sistema una manera universal
de acceder, ver, y utilizar la información que se guarda en diferentes sistemas de
gestión empresarial a través de una sola aplicación. Con un sistema integrado,
como el ERP, las barreras de información entre los diferentes sistemas y
departamentos desaparecen. Toda la empresa, sus sistemas y procesos
controlados computacionalmente, pueden reunirse bajo un mismo esquema para
beneficiar a toda la organización. Así, la unión entre las áreas de recursos
humanos y financiera, es cada vez más importante para ayudar a modernizar los
procesos internos y mejorar la eficiencia. Los empleados pueden, por ejemplo,
utilizar un proceso de "autoservicio" seguro para presentar informes de gastos.
Ellos pueden ser notificados de su aprobación de forma automática, y los fondos
transferidos a su cuenta bancaria por transferencia electrónica. Sin papeleo, con
muy poco trámite, simplemente un sistema que es utilizado para unir diferentes
elementos de la organización, y por lo tanto ayuda a acelerar los procesos de
negocios y hacer mejor uso de los recursos.
Los ERP son una evolución de los sistemas MRP, los cuales estaban
enfocados únicamente a la planificación de materiales y capacidades
productivas. Los ERP disponen de herramientas para efectuar la planificación de
los trabajos en planta.
Esta planificación se efectúa enfrentando los requerimientos de
materiales y capacidad de los productos a fabricar contra las existencias y
capacidades sin asignar.
CARACTERISTICAS DEL ERP
Entre las características principales de los sistemas ERP destacamos:
- Base de datos centralizada.
- Los componentes del ERP interactúan entre consolidando todas las
operaciones.
- En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser
consistentes, completos y comunes.
- Las empresas que lo implanten deben modificar alguno de sus
procesos para alinearlos con los del sistema ERP.
- Un sistema ERP incluye un conjunto de aplicaciones ERP o módulos.
- Suele haber un software para cada unidad funcional.
- La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para
determinadas industrias.
BENEFICIOS, VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Beneficios e impactos
Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de
software ERP (SAP, Oracle, etc.) tiene sus beneficios característicos. Sin
embargo la mayoría de los ERP tienen en común varios beneficios: Aquí algunos
de los beneficios que podrían adquirirse al implementar cualquiera de ellos:
- Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales
- Integración entre las funciones de las aplicaciones
- Reduce los costos de gerencia
- Incrementa el retorno de inversión
- Fuente de Infraestructura abierta
La implantación de un sistema ERP, resulta altamente beneficiosa para la
organización ya que permite la posibilidad de automatizar aquellos procesos que
se manejen bajo reglas o políticas preestablecidas, evitando así la intervención
humana siempre propensa a errores.
Ventajas
Existen cinco razones por las cuales las empresas desean emprender un
ERP:
1. Integración de la información financiera. - Cada departamento tiene por lo
regular sus propios números financieros, finanzas tiene su propio juego
de números, el área de ventas tiene otra versión y las diferentes unidades
comerciales de la empresa pueden tener sus números propios referente a
cuanto están contribuyendo para la empresa. Con la implementación de
los ERP todos tendrán solo una versión de los números, con esto no
habrá vuelta de hojas, todo estará unificado.
2. Integración de la información de los pedidos de los clientes - Con los
sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos
de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se surte la
mercancía. Esto en lugar de tener varios sistemas los cuales se
encarguen del seguimiento de los pedidos. Con los ERPs esto será s
fácil.
3. Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación Compañías
manufactureras los sistemas de ERP vienen con los métodos
estándares para automatizar algunos de los pasos de un proceso de
fabricación. Estandardizar esos procesos y usar un solo sistema
informático, integrado pueden ahorrar tiempo, aumentar productividad y
reducir la cuenta principal.
4. Minimiza el inventario - Los ERPs agiliza el flujo del proceso industrial
más fácilmente, y mejora la visibilidad del proceso de cumplimiento de
orden por parte de la empresa. Eso puede origina que los inventarios
sean reducidos, ayuda a los usuarios para que desarrollen mejores
planes de entrega con respecto a los pedidos de los clientes.
5. Estandarización de la información de RH (Recursos Humanos)
Especialmente en compañías con múltiples unidades de negocios, RH
puede no tener un simple método unificado, para seguir el tiempo de los
empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios.
Otra ventaja es que a través de la implantación de un ERP, las
compañías mejoran y actualizan los paquetes que usan para administrar
recursos corporativos y ganan control de aquellos procesos que son críticos para
el negocio, los ejecutivos pueden hacer decisiones bien informadas debido a que
los datos con que cuentan son los mismos que usan los empleados de línea en
ese preciso momento (información real en tiempo real) y a su vez los empleados
evitan retrabajos por compartir la misma base de datos, por su parte los
departamentos de TI pueden dar mantenimiento mas fácilmente al sistema ERP
que a los sistemas tradicionales que requerían conocimiento de distintos
lenguajes de programación y bases de datos, mientras que el ERP está basado
en tecnología estándar.
Desventajas
Pero definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, también
tienen sus desventajas:
- Son muy caros.
- Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación.
- Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.
- Hay pocos expertos en ERPs.
PLANEACION DE UN ERP
Cuanto mayor es la integración de los módulos del ERP, más eficientes
serán los procesos de una empresa. La ERP consiste en una revolución que
involucra todos los procesos internos y debe ser precedido de una extensa y,
muchas veces, demorada reevaluación de todos los departamentos, sus
funciones, mecanismos de decisión y formas de actuación. Sin embargo, no vale
la pena esperar que el sistema por solo cambie la gestión empresarial. Es
necesario tener en mente que es una herramienta importante y decisiva, pero
quién lo comanda, la forma en que los datos son inseridos y cómo las
informaciones son dirigidas posteriormente, son aspectos de suma importancia.
Para saber si una empresa está apta para trabajar con un ERP es
interesante contar con la ayuda externa de especialistas en el asunto, en
especial consultores. Ellos van a evaluar y radiografiar la empresa e identificar lo
que se precisa hacer para que el sistema no entre en choque con la cultura
organizacional interna, produciendo estudios que indican acciones y
adecuaciones posibles.
Normalmente, algunos procesos internos necesitan ser redefinidos o
rediseñados antes de que el sistema ERP entre efectivamente en operación.
Además, así como la empresa necesita una preparación para recibir el sistema,
el software también debe pasar por adecuaciones con el fin de tornarse
compatible con la realidad de la corporación, sus objetivos y perfil. La unión
debe ser lo más perfecta posible, pero así como en las relaciones humanas, los
ajustes y las correcciones de rumbo son inevitables y deben ser puestas en
práctica en la forma más transparente posible.
Es interesante notar que muchas veces el departamento más sensible y
de mayor comprometimiento frente a la compra de un sistema de ERP es el de
recursos humanos. Las personas, sus funciones y características son una parte
primordial en todo el proceso, hasta por las mudanzas en el día a día de la
empresa, y precisan estar preparadas para la nueva forma de operación.
PILARES DE UN ERP
El éxito de la implementación de un ERP implica un cambio cultural y de
procesos en la organización que se apoya en 3 aspectos fundamentales: el
producto, los procesos y las personas, la combinación y sincronización de los
mismos lleva al éxito de la implementación.
- El producto se refiere al sistema ERP, consideraciones técnicas y
funcionales.
- Los procesos son las funciones que deben ser soportadas por el
sistema ERP
- La implementación de un ERP implica una reingeniería de procesos
cuyo objetivo es adaptar a la empresa a los nuevos modelos de
negocio.
- Las personas son los recursos humanos, los conocimientos y
habilidades de los involucrados en el ciclo de vida del sistema,
usuarios, analistas, consultores y directivos que empujan el proyecto.
MSSE METODOLOGÍA PARA LA SELECCIÓN DE UN SISTEMA ERP
El objetivo fundamental de MSSE es proveer una guía de pasos que
ayude en la selección de un sistema ERP y la empresa consultora que se
encargará del trabajo de implementación. Para la aplicación de MSSE la
empresa debe haber tomado la decisión de implementar un sistema ERP y no
otro tipo de sistema. Así mismo, se considera que la organización ya ha
realizado un trabajo de revisión de sus procesos y sabe que áreas estarán
involucradas e impactadas por el cambio. MSSE guiará al usuario por el proceso
de selección y luego el armado del plan general de trabajo del proyecto.
La importancia del impacto del ERP en los procesos cotidianos de la
organización y la inversión que la misma debe hacer en términos económicos,
hacen que el proceso de selección de la herramienta sea un tema delicado. Se
debe tener en cuenta también que no es una tarea que se haga frecuentemente
y que se espera un determinado retorno de la inversión en términos monetarios
y de tiempo de uso. MSSE (Metodología para la Selección de un Sistema ERP)
se centra en la etapa de selección de la herramienta ERP y la consultora que
hará el trabajo de implementación. Esta metodología intenta organizar el
proceso de selección de un ERP para que la empresa pueda escoger el sistema
que mejor cumpla con sus requisitos basándose en cuestiones que no sean solo
económicas. MSSE apunta a encontrar el producto adecuado en el mercado
evaluando aspectos funcionales, técnicos, factores de capacitación, servicios de
mantenimiento, ayuda a la selección de la empresa que hará el trabajo de
implementación; y da algunas pautas de la planificación general del proyecto y la
puesta en marcha del mismo. MSSE no provee herramientas para definir si un
sistema ERP es la solución adecuada para la empresa en vez de otro tipo de
sistema, ese trabajo debe ser una etapa de investigación previa, MSSE parte de
la premisa que se comprará un ERP y su objetivo es ayudar a seleccionar uno.
LA ELECCION DE UN ERP
La compra de un sistema ERP representa para la empresa una gran
inversión no solo económica sino también de otros recursos, como es el tiempo
y esfuerzo de sus empleados, y la migración de información de un sistema a otro
con los riesgos que este proceso implica.
Se espera que un sistema ERP una vez implementado dure unos cuantos
años y acompañe a la empresa en sus proyectos, planes y objetivos de negocio.
Es por esto que la selección de qué sistema ERP se implementará y qué
consultora hará el trabajo de implementación son muy delicados.
Es importante poder seleccionar el sistema que mejor se adecue a las
necesidades de la empresa en varios aspectos, no sólo los económicos sino
funcionales, estratégico, técnicos e inherentes al proveedor y su servicio. Es
importante también encontrar el equilibrio en el producto seleccionado para que
el ERP no quede obsoleto al poco tiempo de implementación pero tampoco que
sea tan complejo para la organización que ni sea aprovechado en un 10 por
ciento de su funcionalidad.
Todos estos puntos hacen pensar que esta etapa es un proceso crítico,
no obstante la selección de sistemas ERP no es un área de mucho estudio, más
bien se le ha dedicado más tiempo de estudio a las metodologías de
implementación. Son pocas las metodologías que guíen a los directivos y
miembros del equipo de proyecto en este trabajo tan complejo que es el
seleccionar que herramienta ERP se usará. MSSE apunta a cubrir todo el ciclo
de selección y de ser los más flexible posible, adecuándose a implementaciones
grandes y chicas. Sin embargo queda mucho trabajo por hacer en esta área.
Se pueden incorporar estudios para determinar porqué implementar un
ERP y no un sistema hecho a medida. Se puede estudiar más en profundo las
actividades de la fase 3 para desarrollar un plan de acción mas completo una
vez seleccionada la herramienta y la consultora.
IMPLEMENTACION DE UN ERP
Para aumentar la capacidad de una empresa, invertir en más máquinas
no es la única opción, ya que con sistemas ERP se puede hacer más con lo
mismo al aplicar inteligencia de negocios.
La mayoría de los sistemas ERP cuentan con una gran flexibilidad, lo que
le permite a la empresa manejarlo de acuerdo a sus necesidades, además de
ofrecerle la posibilidad de realizar operaciones centralizadas o descentralizadas.
Muchas empresas tardan en decidir si implementar o no un sistema ERP,
pues los gerentes de sistemas cuando se les presentan planes de inversión no
observan el beneficio inmediatamente. Algunos expertos creen que los sistemas
ERP pueden hacer que los procedimientos (procesos) de una compañía se
vuelvan más eficiente, pero el logro de un impacto positivo va acompañado de
factores como la cultura organizacional y el estilo gerencias, así como de
conocimientos, habilidades y experiencias.
El implementar sistemas ERP, ayudan a mejorar las prácticas en los
negocios, acceso a información en tiempo real y automatización de los procesos.
El utilizar software como los ERPs, sirve para controlar a partir de una
orden de venta las afectaciones a los inventarios, a las órdenes de producción, a
las cuentas por cobrar y se evita que cada área recapture datos.
Algunos sistemas ERP integran procesos empresariales y dejan a un lado
a clientes y asociados, así que ya hay empresas que desean implementar un
sistema CRM (manejo de las relaciones con los clientes).
Algunas empresas fracasan al implementar sistemas ERP porque cuando
se quiere instalar un software se necesita hacer un análisis de factibilidad, para
ver si la empresa está preparada para obtener este tipo de software, también se
encuentran los costos del hardware, además de consultoría y capacitación, así
que si la compañía no realiza un estudio para ver si implementar un programa
como ERP o CRM sería rentable, muchas de las empresas toman decisiones
repentinas y acaban por fracasar sus negocios, porque no evaluaron bien la
situación.
La implementación de estos sistemas requiere cambios organizacionales
en las empresas, reingeniería y nuevas formas de trabajo, así que es importante
romper con los viejos esquemas, que a veces es muy difícil en los negocios y
desarrollar canales de comunicación para que un sistema ERP sea exitoso y no
fracase. La clave está en no resistirse al cambio.
PRESENTACION Y PLANIFICACIÓN GENERLA DEL PROYECTO
Esta fase apunta a presentar a las partes involucradas y armar un
cronograma de implementación no muy detallado pero que fije una fecha para
empezar a trabajar y los macro procesos. Estos macro procesos que se deben
tener en cuenta y para los que se necesita coordinar recursos de los distintos
proveedores, son los siguientes:
- La instalación del producto y armado de los ambientes de trabajo. En
esta tarea trabajarán el proveedor de ERP, personal técnico, personal
de base de la empresa y / o consultora. Estimar las fechas y duración
de este trabajo, tener en cuenta la necesidad de nuevos equipos y
disponibilidad de los proveedores de hardware.
- Una vez instalado el producto y creados los ambientes de trabajo
comienzan a trabajar los especialistas en seguridad que relevarán
usuarios, consultores y analistas que trabajarán en el proyecto y
crearán los perfiles y usuarios en el sistema.
- Al mismo tiempo la consultora puede empezar a trabajar en el
relevamiento y documentación de procesos con los usuarios. Esta
fase de presentación y planificación puede ser muy corta como muy
prolongada dependiendo de alguna demora que pudiera surgir en las
negociaciones con los proveedores de hardware y la coordinación que
todos los proveedores tengan los recursos disponibles en el momento
en que se los necesita.
- La documentación de esta última fase debe incluir un cronograma
consensuado de tareas a grandes rasgos y fechas de comienzo de
trabajo de todas las partes involucradas.
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(Consultada en Noviembre 7, 2005)
ASIGNATURA:
Tecnología y Administración de Operaciones
TITULAR:
Ing. Alejandro Garza Rodríguez
TEMA:
ERP
MAESTRÍA:
Administración y Liderazgo
Ing. Ana Laura Flores Dávila
Ing. Virginia Yasmín Barrón Riojas
Ing. Armando Joel Flores Alvarado
Ing. Dariel Alejandro Flores Alvarado
Piedras Negras, Coahuila 30 de enero de 2008

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Flores Dávila Ana Laura. (2008, febrero 5). ERP Planificación de Recursos Empresariales. Fundamentos Teóricos. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/erp-planificacion-de-recursos-empresariales-fundamentos-teoricos/
Flores Dávila, Ana Laura. "ERP Planificación de Recursos Empresariales. Fundamentos Teóricos". GestioPolis. 5 febrero 2008. Web. <http://www.gestiopolis.com/erp-planificacion-de-recursos-empresariales-fundamentos-teoricos/>.
Flores Dávila, Ana Laura. "ERP Planificación de Recursos Empresariales. Fundamentos Teóricos". GestioPolis. febrero 5, 2008. Consultado el 5 de Julio de 2015. http://www.gestiopolis.com/erp-planificacion-de-recursos-empresariales-fundamentos-teoricos/.
Flores Dávila, Ana Laura. ERP Planificación de Recursos Empresariales. Fundamentos Teóricos [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/erp-planificacion-de-recursos-empresariales-fundamentos-teoricos/> [Citado el 5 de Julio de 2015].
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