Equipos autodirigidos
1. Definición
Es un equipo de colaboradores con autoridad suficiente para poder responder por todo un proceso de trabajo, que provee un producto o servicio a un cliente interno o externo.
Se soporta en dos conceptos:
- Empowerment: Entregar al funcionario de línea, la autoridad para que realice su trabajo.
- Accountability: Es responder por el uso cuidadoso de los recursos de modo que se logre una ventaja competitiva.
El programa de equipos autodirigidos, se basa en la administración participativa, la cual integra al personal directamente en la planificación, dirección y desarrollo de las labores productivas y administrativas de su área de trabajo.
Este programa deposita la confianza de la empresa en los trabajadores y en las capacidades que éstos pueden desarrollar. En resumen, un equipo autodirigido se define como:
Un grupo funcional de empleados, generalmente de 8 a 15, que comparten la responsabilidad por una línea de producción. Son individuos entrenados quienes poseen destrezas y habilidades para desempeñar todas las tareas asignadas, tales como producción, programación, calidad, costos. Es también responsable por monitorear y revisar el desempeño de los procesos, programando e inspeccionado su propio trabajo y asignando tareas a los miembros del grupo, resolviendo problemas y mejorando los procesos.
2. Razón de ser
Consideramos muy importante que la empresa defina el propósito que busca con la implementación de esta forma de administrar y comparta ese objetivo con los miembros tanto del nivel inmediato como con los integrantes de los posibles equipos. En este apartado es importante diferenciar entre lo que es una celda (espacio físico) a un equipo (organismo vivo) y el concepto de autodirección (sin jefe).
3. Visión
Es importante que la gerencia defina lo que considera el ideal de un equipo en un lapso de 2 a 3 años y comparta esa visión con todos los involucrados.
4. Objetivos
Es importante definir los objetivos que se desean alcanzar con el desarrollo de los equipos, incluyendo sus respectivos indicadores y metas. Son válidos los objetivos de “incrementar el rendimiento”, “Acelerar el proceso”. Si no se establecen objetivos claros y medibles, será difícil posteriormente evaluar los resultados alcanzados.
5. Fundamentos
Puede ser necesario hacer un repaso de la teoría y fundamentos de los equipos autodirigidos, con algunos ejercicios sobre los requerimientos básicos de un equipo como lo es, el estilo de liderazgo de los que supervisarán los equipos, ambiente para el desarrollo y responsabilidades por asumir.
El concepto de “empowerment”, es uno de los aspectos que permite hacer realidad los equipos, por lo cual debe estar incluido en la capacitación, así como un poco de historia de su origen, resultados, evidencias etc. El concepto de delegación es fundamental.
6. Programa de desarrollo
La creación de los equipos es un proceso y como tal debe de contar con un cronograma de actividades que deben ser desarrolladas, con indicación de responsables, tiempo etc. Algunas actividades que se transfieren al equipo son: Sistema de Medición (pizarras), Mantenimiento básico del equipo (Limpieza, lubricación y ajuste), Responsabilidad por Orden y Seguridad, control de tiempos improductivos, Auto inspección, Administración de sus suministros, Permisos y vacaciones, Evaluación de desempeño.
Este cronograma debe contener el tipo de actividad a trasladar bajo control del equipo. Generalmente abarca el período de 1 a 2 años.
Fases para su desarrollo:
- Planificación (Misión, actividades clave)
- Organización (Estructura, personal, capacitación)
- Acción y Desarrollo (Objetivos, pautas de operación)
- Evaluación y Control (Resultados, desviaciones, retroalimentación)
7. Plan de Capacitación
Es importante, previo a asignar actividades distintas a las que hoy día ejecutan, que los miembros de los equipos y sus líderes adquieran las competencias y que éstas puedan ser demostradas para así asumir de manera exitosa esas nuevas responsabilidades para beneficio tanto de ellos mismos como de la empresa. Este programa de capacitación debe ir paralelo al cronograma de actividades. Algunos temas son: matemáticas básicas, técnicas de solución de problemas, trabajo en equipo, liderazgo, Mantenimiento Productivo Total, selección y reclutamiento, etc.
8. Responsabilidades y rol de los miembros
Es fundamental que se identifiquen, se establezcan y documenten las nuevas responsabilidades del equipo, como de cada uno de los diferentes miembros que lo componen, a efecto de delimitar el campo de actuación y tener las reglas claras desde el principio. El nuevo rol del jefe como “entrenador” de los equipos debe ser claramente comprendido por este.
9. Definición del proceso-producto
No obstante que existe bastante claridad sobre cuál es el proceso en el que actúa el equipo, debe ser claro para todos los involucrados, como un apéndice del mapa de procesos similar a lo establecido en ISO. Las fichas de proceso también pueden ayudar a este propósito.
10. Indicadores
Es conveniente que el equipo cuente con un marcador (scorecard) que le muestre los resultados alcanzados a través del tiempo. Este indicador puede ser una pizarra de programación diaria, desglosada por hora y su acumulado. La información puede incluir tiempos improductivos y sus causas.
11. Incentivos
Conforme avancen los equipos y se obtengan los primeros resultados es conveniente contar con una remuneración variable basada en las metas alcanzadas. Generalmente se recomienda que sea el misma equipo el que recomiende la forma de distribución entre sus miembros. Si bien es cierto que la competencia es sana, debe darse más énfasis a la cooperación entre los miembros del equipo y con los de otros. Debe existir motivación tanto por el resultado como por el esfuerzo.
11. Patrocinador (sponsor)
Es muy importante que el proceso cuente con un patrocinador del más alto nivel a efecto de que se puedan eliminar los obstáculos y brindar los recursos necesarios.
13. Auto evaluación
La empresa debe considerar realizar una auto evaluación con su personal para conocer tanto el ambiente que existe hacia los equipos como detectar los obstáculos a los que este nuevo modelo se enfrenta.
Esperamos que éstas observaciones, sirvan para lograr el éxito en la implantación de los equipos autodirigidos.