Eliminación de la información difusa en las organizaciones

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ELIMINACION DE INFORMACION DIFUSA EN LAS ORGANIZACIONES
INTRODUCCION:
En la vida cotidiana tenemos muchísima información, sin embargo, no significa
que toda la información con la que contamos tenga relevancia alguna. Lo mismo
sucede en las organizaciones contamos con grandes cantidades de información
sin embargo no toda la información es relevante; es decir es información difusa.
Por consiguiente, es necesario aprender a distinguir entre lo que es un dato, lo
que es información relevante y lo que es información difusa. Para así hacer más
fácil el manejo de esta información y podamos tenerla en el momento en que la
necesitamos.
Conceptos básicos:
“La información está constituida por un grupo de datos ya supervisados y
ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un criterio fenómeno
o ente.” (Definicion.de, s.f.)
“La información es un conjunto organizado de datos procesados, que
constituyen un mensaje que cambia el conocimiento del sujeto o sistema que
recibe dicho mensaje” (WILKIPEDIA, s.f.)
Información difusa se refiere a la información imprecisa y que no es clara en lo
absoluto y que nos puede llevar a cometer errores.
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Según Eliyahu M. Goldratt en su libro el síndrome del pajar define de la
siguiente manera los conceptos que se muestran a continuación:
Información: una respuesta la pregunta hecha.
Información errónea: Una respuesta equivocada a la pregunta hecha.
Dato: es cualquier hilación de caracteres que describe algo de nuestra
realidad.” (Goldratt, 1992)
Datos requeridos: los datos que necesita el proceso de decisiones para
derivar la información.
Datos erróneos: una hilación de caracteres que no describen la realidad.
Datos inválidos: Datos que no se necesitan para deducir la información
específica deseada.
Clarificación de la confusión entre datos e Información:
Siempre estamos en medio de un océano de datos y aun así nunca pensamos
tener la información suficiente. El domicilio de un proveedor es un dato. El
precio de compra de algo es un dato, etc. Pero si el domicilio de un proveedor
lo necesita para enviarle una queja es información. Pudiera uno considerar que
el contenido de un almacén es un dato, pero si estamos tratando de averiguar si
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el pedido de un cliente puede surtirse de inmediato, entonces se trata de
información. Por consiguiente, los caracteres que consideramos datos bajo
ciertas circunstancias pueden convertirse en información.
Es decir que para distinguir entre cuando los caracteres son dato e información
debemos analizar la relación que tienen con la decisión en cuestión. Por
consiguiente, podemos decir que la información son los datos requeridos para
llegar a la toma de una decisión.
Un ejemplo más para determinar la diferencia entre datos e información: si la
pregunta es ¿Cuál es la mejor forma de llegar a Atlanta hoy? Bueno si como
respuesta obtenemos es “debes tomar el vuelo z”, estamos obteniendo
información. En cambio, si se nos proporciona un cataloga de vuelos estamos
obteniendo datos. Sin embargo, si la pregunta es ¿Cuáles son todos los vuelos
posibles a Atlanta?, el catalogo seria información.
Como podemos ver lo que consideramos datos o información depende de la
pregunta hecha, lo que se considera información a un nivel, pueden ser solo
datos a otro nivel.
Los datos requeridos son un insumo del proceso de toma de decisiones, la
información es el resultado, el proceso de toma de decisiones mismo debe estar
inmerso en un sistema de información.
Es decir que la información sigue una jerarquía, cada nivel de información se
deduce de los datos. Por consiguiente, para poder derivar información no bastan
los datos, necesitamos el proceso de deducción o también llamado el proceso
de toma de decisiones.
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Condiciones para adquirir información:
1. Datos
2. Proceso de toma de decisiones, pues sin el no hay forma de deducir
información necesaria de los datos.
Tomando en cuenta que la información lleva una jerarquía y que el proceso de
decisiones es lo que nos permite ir de un nivel a otro, implica que cualquier
cambio en el proceso de toma de decisiones podría volver obsoleto a un nivel
entero de información.
Todos los gerentes necesitan datos para la toma de decisiones y asi derivar la
información necesaria. Por consiguiente, un cambio en el proceso de decisiones
no implica únicamente un cambio en el resultado final, en la información, sino
que también implica un cambio en la naturaleza de los datos que se requieren y
su nivel de precisión necesaria.
Arquitectura de un sistema de información:
Debemos distinguir que sistemas de información y sistema de datos no son lo
mismo. Por lo regular nuestros sistemas actuales son sistemas de datos. Pero
¿Qué es un sistema de información? Bueno la respuesta es: Un sistema de
información son aquellos sistemas que puedan responder a las preguntas cuya
respuesta requiera de la utilización de un procedimiento para la toma de
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decisiones. No obstante, los sistemas sincronizados para responder la mayoría
de las preguntas directas, deberían llamarse sistemas de datos.
Por lo cual podemos deducir que un sistema de información no debería de
utilizarse para manejar los datos disponibles, sino que debería asumir la
existencia de un sistema de datos y debería tomar los datos requeridos de él.
El poder de un sistema de información debe ser juzgado principalmente por el
alcance de las preguntas a las que puede dar una respuesta. Obviamente que
entre más sea su alcance se puede decir que el sistema es más poderoso.
Proceso del manejo de información:
NECESIDAD DE
INFORMACION
BUSQUEDA DE
INFORMACION
OBTENCION DE TODO
TIPO DE INFORMACION
(INFORMACION DIFUSA)
PORCESAMIENTO Y
PRODUCCION DE LA
INFORMACION
EVALUACION DE LA
INFORMACION
USO DE HERRAMIENTAS
PARA LOCALIZAR Y
OBTENR INFORMACION
CLARA Y PRECISA
TOMA DE DECISIONES
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1. Necesidad de información: es un complemento socialmente necesario
en una labor practica y en el curso de la exploración científica del mundo.
Se puede decir que es la información que le hace falta a la persona para
seguir realizando su actividad práctica.” (Calva Gonzales , 2004)
2. Búsqueda de información: “es el conjunto de operaciones o tareas que
tienen por objeto poner el alcance de un usuario la información que
respuesta a sus preguntas, mediante la localización y acceso a los recursos
de información pertinentes” (UNIVERSIDAD DE ALCALA, s.f.)
3. Obtención e todo tipo de información: después de la búsqueda de
información y nos encontramos en el medio de un mar de información.
Por consiguiente, aquí es donde nos cuestionamos si la información es
difusa o no y lo hacemos por medio de las siguientes preguntas.
¿La información obtenida es adecuada a las necesidades de la
empresa?
¿La información obtenida es accesible para todos los miembros de
la organización?
¿La información obtenida es confiable y segura?
¿Presenta o no duplicidades?
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4. Uso de herramientas para localizar y obtener información clara y precisa:
Existen múltiples herramientas para la recolección de datos, sin embargo,
algunas de las más usadas son las siguientes:
Encuesta: se fundamenta en el cuestionario o conjunto de
preguntas que se preparan con el propósito de obtener información
de las personas.
Entrevista: Es una técnica orientada a establecer contacto directo
con las personas que se consideren fuente de información. A
diferencia de la encuesta, que se ciñe a un cuestionario.
Observación directa: empieza a cobrar mayor credibilidad debido
a que permite obtener información directa y confiable, siempre y
cuando se haga mediante un procedimiento sistematizado y muy
controlado, para lo cual hoy están usándose medios audiovisuales
muy completos.
Análisis de documentos: tiene como propósito analizar material
impreso y se basa en fichas bibliográficas.
Internet: hoy en día es uno de los principales medios para captar
información.
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5. Evolución de la información: debemos asegurarnos que la información
sea confiable y por eso es necesario realizarle una información. Para
comenzar la evaluación primero se debe tomar en cuenta de donde
proviene la información:
La universidad de Pompeu Fabra (UPF) proporciona:
Preguntas
Fíjate en
¿Quién?
¿Quién es el autor?
¿Es un experto en su
campo?
¿A qué institución
pertenece?
¿Qué?
¿De qué trata?
La información es completa
y precisa
Indica las fuentes de
información y/o el origen
de los datos
Las conclusiones parecen
justificadas
De fondos o recursos de la biblioteca: ya que la biblioteca adquiere
toda su información para la enseñanza, aprendizaje y la investigación;
todos los documentos antes de ser adquiridos son seleccionados y
evaluado. Es decir, pasan por un proceso de revisión.
De páginas de internet: ya que para publicar en internet por lo regular
no existen controles, ni criterios de evaluación debemos someter la
información a un análisis riguroso para asegurarnos de que la
información es confiable.
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¿Cuándo?
¿La información
está actualizada?
De qué fecha es el
artículo/el libro
Cuándo se actualizó la
página web por última vez
¿Hace falta buscar
información más moderna
para actualizar los datos?
¿Dónde?
¿Dónde se encuentra
la información?
¿De dónde proviene
la información?
La página web está en un
servidor personal,
institucional o comercial
La reputación de la
editorial del libro o revista
¿Para
qué?
¿Para quién se ha
escrito la página?
Se dirige a una audiencia
concreta (expertos, niños,
etc.)
Trata de recomendar o
vender algún producto
Trata de persuadir hacia
alguna opinión
6. Procesamiento y producción de la información: aquí procesamos la
información para su posterior uso benéfico para la empresa.
Algunas de las acciones a realizar en esta etapa:
“•Sintetizar, organizar y presentar la información
•Ser capaz de llevar a cabo un análisis y síntesis de información
•Reflexionar y concluir
•Dominar técnicas básicas de expresión escrita
•Saber hacer reportes
•NO copiar y pegar
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•Integrar parafrasear, transformar y representar de alguna manera la
información
•Utilizar esquemas
•Utilizar cuadros sinópticos
•Utilizar tablas
•Utilizar graficas
•Saber escribir un ensayo” (Rosas Sanchez, 2012)
7. Toma de decisiones:
La toma de decisiones es el proceso a través del cual se identifica una
necesidad de decisión, se establecen alternativas, se analizan y se elige
una de ellas, se implementa la elegida, y se evalúan los resultados.
En cuanto a lo que a negocios se refiere, la toma de decisiones es una
herramienta que permite tomar las mejores decisiones en beneficio de la
empresa.
Para poder tomar una buena decisión necesitamos contar con información
oportuna, clara y confiable; por consiguiente, la información resulta la
clave para la toma de decisiones.
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CONCLUSION:
En la vida cotidiana, al igual que en toda organización se requiere contar con
información para la toma de decisiones correctas. Por eso es importante la
evaluación de la información que se cuenta y la implementación de sistemas de
datos y de información.
Mediante la eliminación de información difusa se pueden tomar decisiones
correctas basadas únicamente en la información idónea.
AGRADECIMIENTOS:
Le agradezco a mi alma mater el Instituto Tecnológico de Orizaba, al profesor
Fernando Aguirre y Hernández quien imparte la materia de Fundamentos de la
Ingeniería Administrativa por demostrarnos que somos capaces de escribir
artículos de diversos temas, por fomentarnos el habito de la lectura y sobre todo
por ayudarnos a darnos cuenta de lo que somos capaces de lograr.
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Bibliografía
Calva Gonzales , J. J. (2004). Las necesidades de infromacion: Fundamentos Teoricos y
Metoddos . Mexico : Universidad Nacional Autonoma de Mexico.
Definicion.de. (s.f.). DEFINICION.DE. Obtenido de DEFINICION. DE:
http://definicion.de/informacion/
Goldratt, E. M. (1992). EL SINDROME DEL PAJAR. MONTERREY: EDICIONES
CASTILLO.
Rosas Sanchez, L. (14 de MARZO de 2012). Gesiopolis. Obtenido de
http://www.gestiopolis.com/el-uso-de-informacion-difusa-en-la-toma-de-
decisiones-empresariales/
UNIVERSIDAD DE ALCALA. (s.f.). BIBLIONTECA DE LA UNIVERSIDAD DE
ALCALA. Obtenido de
http://www3.uah.es/bibliotecaformacion/BECO/BUSQUEDADEINFORMACION/i
ndex.html
WILKIPEDIA. (s.f.). WILKIPEDIA. Obtenido de
https://es.wikipedia.org/wiki/Informaci%C3%B3n

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Luna Lagunes Xochitl Abigail. (2016, marzo 2). Eliminación de la información difusa en las organizaciones. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/eliminacion-la-informacion-difusa-las-organizaciones/
Luna Lagunes, Xochitl Abigail. "Eliminación de la información difusa en las organizaciones". GestioPolis. 2 marzo 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/eliminacion-la-informacion-difusa-las-organizaciones/>.
Luna Lagunes, Xochitl Abigail. "Eliminación de la información difusa en las organizaciones". GestioPolis. marzo 2, 2016. Consultado el 9 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/eliminacion-la-informacion-difusa-las-organizaciones/.
Luna Lagunes, Xochitl Abigail. Eliminación de la información difusa en las organizaciones [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/eliminacion-la-informacion-difusa-las-organizaciones/> [Citado el 9 de Diciembre de 2016].
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