Elaboración y control de presupuestos de alimentos y bebidas

  • Finanzas
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Resumen

El administrador de un negocio relacionado con A y B, para que adquiera y aplique a la práctica las diferentes técnicas para elaborar un presupuesto en la operación de su establecimiento, es necesario que obtenga los criterios para presupuestar adecuadamente bajo los requerimientos específicos  que el ejercicio práctico diario te va pidiendo apropiadamente, ajustándose a sus necesidades reales, de igual forma  a casos de tipo especial.

Entre las funciones de un administrador es necesario planear y después evaluar  de manera constante el avance de la estrategia realizada, para ejecutar y controlar las actividades relacionadas con los presupuestos, que pueden ser interpretados de forma cuantificable. Dándole soporte a los resultados del negocio en cada una de las necesidades en operación del negocio, conociendo los problemas principales, manejando criterios básicos y técnicas de presupuesto, que nos ayudan de una manera más adecuada la toma de decisión de un trabajo.

El presupuesto

El Presupuesto es el elemento principal para evaluar objetivamente el resultado de un establecimiento de A y B, estimando programar y sistematizar cada ejercicio a lo largo de un periodo establecido, anticipando los resultados  a obtener, representando las metas a lograr del negocio, tomando en cuenta el análisis que permita incluir los elementos de calidad que hacen posible un ambiente de trabajo y que facilita hacer las cosas bien desde la primera vez.

Un administrador de un restaurante puede presupuestar basándose en criterios como:

  • Los objetivos del negocio.
  • Las expectativas de la visión y la misión del negocio.
  • Los resultados anteriores.
  • La flexibilidad de modificar lo realizado.
  • Los criterios, técnicas y experiencia.
Proceso del sistema presupuestal
Proceso del sistema presupuestal

Fig. 1. Proceso del sistema presupuestal.

  1. Formular el (los) presupuesto(s), de acuerdo con los objetivos, criterios, técnicas y experiencia del administrador.
  2. Se opera el presupuesto para orientar  la decisión funcional del negocio, implementando tácticas y estratégicas para lograr los objetivos.
  3. Se evalúan los resultados reales, comparándolos contra los presupuestos, determinando el grado de alcance logrado.
  4. Control constante.
  5. Revisiones anuales partiendo de revisiones trimestrales ó semestrales.

La revisión constante de los presupuestos y su comparación con los resultados reales, permiten ajustar la operación en busca de los objetivos planteados, corrigiendo de carácter estratégico las causas de alguna desviación que puede afectar el objetivo de la empresa.

Clasificación de los presupuestos

Existen diferentes clasificaciones de los presupuestos de los cuales podemos  mencionar los siguientes:

a) Por su periodo  o plazo:

  • A corto plazo.
  • A mediano plazo.
  • A largo plazo.

b) Por su importancia:

  • Situación  financiera.
  • Estado de resultados.
  • Cambios en la situación financiera.
  • Ventas.
  • Costos.
  • Compras.
  • Gastos de operación.
  • Flujo de efectivo.

Secundarios  ó analíticos:

  • Ventas por servicio, tipo de cliente, zona, etc.
  • Costo por tipo de servicio.
  • Gastos de operación.
  • Compra de terrenos, locales, mobiliario y equipo.

c) Por su origen y efectos:

  • De operación ó económicos (los que se refieren a los estados de resultados).
  • Financieros:
  • Flujo de efectivo.
  • Programa de pagos.
  • Compras.
  • Inventarios.
  • Proyectos capitalizables.

d) Por su flexibilidad:

  • Fijos de asignación.
  • Flexibles.

e) Por el límite que expresan:

  • Máximos a lograr.
  • Mínimos a cubrir.
  • Mixtos (combina ambos).

f) Por unidades que maneja:

  • Monetarios: Numéricos  y  gráficos.
Grandes grupos de presupuestos
Grandes grupos de presupuestos

Figura 2. Grandes grupos de presupuestos.

Presupuesto de operación: Estima el estado de resultados por la operación del restaurante en el periodo presupuestado.

Presupuesto  financiero: Se basa en el balance general ó estado de posición financiera.

Nota: siempre el administrador tiene que ajustarse adecuadamente al propósito del restaurante al realizar los presupuestos.

El presupuesto como previsión del futuro

La presupuestación de las instalaciones permite predecir qué ocurrirá en el futuro, si habrá ganancia o pérdida, pudiéndose determinar entonces las correcciones y las vías de diversificación necesarias que permitan aumentar la eficiencia de la entidad. Muchos de los cierres hubieran podido evitarse, mediante un oportuno esfuerzo por cuantificar en términos monetarios a los objetivos que se querían alcanzar. Partiendo de esto puede elaborase un plan de presupuesto maestro que englobe los presupuestos financieros y de operaciones, teniendo este último, una vital importancia dado que es el que cubre los ingresos y los gastos de las actuaciones corrientes de la empresa, siendo el que con más frecuencia se utiliza y debe ser preparado tomando como base la estructura organizativa de la entidad y asignando a los dirigentes la responsabilidad de lograr los objetivos determinados adecuándose a los escenarios y condiciones reales a los que se enfrentará la entidad durante el tiempo.

En la restauración el costo de los alimentos y su variación constante, depende solo de la relación entre el precio de adquisición y la cantidad de las materias primas que se utilizan en la elaboración de una oferta, por lo que para el diseño del presupuesto se deben tener en cuenta algunos factores que afectan el control de los costos, tales como:

  1. Costo de los alimentos: Los alimentos se consideran el apartado más grande de los gastos factibles de controlar y el más indeterminado dentro de las operaciones de alimentos. De acuerdo con las diferentes fluctuaciones de precios de los productos comestibles, los cuales se han incrementado en los últimos años, el precio de venta deberá estar acorde con los gastos de operación en dependencia del tipo de servicio.
  2. Costos de la mano de obra: Son más difíciles de controlar que el costo de los alimentos. Hay algunos factores que inciden, tales como: el tipo de servicio y la extensión de los servicios ofrecidos; las horas de servicio; la clase de menú; la planta física; el tamaño del negocio, el arreglo de las unidades de preparación y de servicio; las condiciones de trabajo; la cantidad, clase y distribución del equipamiento automático; el programa y las normas sobre selección del personal; el adiestramiento y los horarios de los empleados de la superación; (cuantitativa y cualitativamente); la escala de salarios; el promedio en la rotación de los empleados y las normas que deben mantenerse en la producción y los servicios.
  3. Otros gastos: El control no termina con la consideración de los costos de los alimentos y del personal, de una forma u otra el 12 al 18% del presupuesto del departamento, se emplean en otras pérdidas de gastos fijos como son: Lavandería, artículos de aseo, mantenimiento, artículos de oficina, depreciaciones, etc.

El presupuestar  se produce en los principales estados financieros, con el objeto de anticipar  un resultado en un periodo futuro de interés del administrador, contador o dueño de un negocio de  A y B, se anexan algunos ejemplos más comunes de cédulas presupuestales, aplicables en todos los casos a las características y tipo de restaurantes, adaptándose a las necesidades propias del negocio.

Presupuesto

¿Qué es el presupuesto?

Es la expresión cuantificada del plan de acción y constituye una herramienta adecuada para la coordinación e implantación de este plan o proceso de producción, valorando económicamente las cantidades obtenidas en el cómputo métrico para una determinada tarea, instalación o servicio, en forma anticipada a su ejecución.

El Presupuesto es el cálculo y negociación anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual, involucrando un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización, como el instrumento de desarrollo anual en las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan , realizando un plan  operaciones y recursos en la empresa, para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos que se expresa en términos monetarios, simplemente sentarse a planear lo que quieres hacer en el futuro y expresarlo en números cuantificables, para  lograr en un cierto tiempo los objetivos exhibidos y se expresa en términos monetarios.

Conceptos de información que deben considerarse al presupuestar

  • Proveedores.
  • Calidad y precio.
  • Precios de los proveedores.
  • Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos.
  • Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.
  • Compras: Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos, participan el solicitante que fórmula el requerimiento de un bien tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la institución.
  • Ingresos: Entradas por pagos no recuperables, con contraprestación y sin ella; excepto las entradas no obligatorias, no recuperables y no de pago, sin contraprestación recibidas de Gobiernos nacionales o extranjeros e instituciones internacionales. El Ingreso aparece neto de reintegros y otras transacciones de ajuste.
  • Gastos: Acción de gastar (emplear el dinero en algo, deteriorar con el uso). En un sentido económico, se conoce como gasto a la cantidad que se gasta o se ha gastado. El gasto es un concepto de utilidad tanto para las familias como para las empresas o para el gobierno.

Los presupuestos cómo se relacionan con el proceso administrativo

El presupuesto juega un papel fundamental dentro de una organización, por lo que a través del área administrativa se pueden inspeccionar con mayor facilidad las operaciones contables, lo cual permite que cada uno de sus miembros tenga un conocimiento general sobre el balance general, los gastos e ingresos que presenten las ventas y producción de la empresa.

El presupuesto y la contabilidad tienen cierta relación, involucra a un sistema contable donde sirve de base para la preparación de informes presupuestarios; por lo tanto al realizar el control de los resultados obtenidos y registrados por la contabilidad de la empresa, se puede alcanzar un conocimiento general sobre la situación económica de la misma, a través del balance general y el estado de ganancias y pérdidas; información que solicita la administración para conducir las actividades y proyectos de forma efectiva.

A su vez, la contabilidad como instrumento de control interno, contribuye con la recopilación de datos que requiere el presupuesto para evaluar el desempeño de las proyecciones económicas en periodos anteriores. Por lo cual, un sistema contable adecuado garantiza un presupuesto financiero confiable y acertado; de tal manera que la información que proporciona la contabilidad de una organización influye en la toma de decisiones por parte de los ejecutivos que la componen, en relación con las metas a alcanzar.

El presupuesto se realiza de acuerdo a los objetivos que se han fijado, tomando en cuenta los medios planificados para llegar a estos, puede considerarse parte del clásico proceso administrativo que consiste planear actuar y controlar (de forma eficiente) los recursos humanos, técnicos, materiales, etc., con los que cuenta la empresa. Los presupuestos sirven de medio de comunicación de los planes de toda organización, proporcionando las bases que permitirán evaluar la actuación de los distintos segmentos o áreas de actividad de la empresa.

¿Por qué es importante que los presupuestos se basen en los conceptos contenidos en estados financieros?

  1. Nos permite conocer qué tanto gastó, ahorraron, invirtieron, etcétera, lo cual tiende a traducirse en una mejor planeación para el año siguiente.
  2. Al valorar los gastos excesivos en algunas áreas y los beneficios en otras podemos reflexionar y diseñar mejores tácticas para corregir errores y aprovechar aciertos.
  3. A quienes manejan un negocio les permite saber qué tan rentable es, y les facilita la posibilidad de comparar anualmente el rendimiento real de la empresa.
  4. A los usuarios individuales les permite conocer qué tanto gastaron, ahorraron, invirtieron, etcétera, lo cual tiende a traducirse en una mejor planeación para el año siguiente.
  5. Al valorar los gastos excesivos en algunas áreas y los beneficios en otras podemos reflexionar y diseñar mejores tácticas para corregir errores y aprovechar aciertos.
  6. A quienes manejan un negocio les permite saber qué tan rentable es, y les facilita la posibilidad de comparar anualmente el rendimiento real de la empresa.
  7. Se deben guardar estos documentos para poder compararlos entre sí y saber, con números reales, qué año fue mejor. Hay que recordar que la percepción empírica suele ser imprecisa y conduce a errores.
  8. A los acreedores y a los potenciales otorgadores de un financiamiento les puede ayudar a saber cómo están las finanzas del usuario o empresa, para determinar el riesgo de la operación y la capacidad de pago.
  9. Si un estado financiero es bueno, puede ayudar a que se nos otorgue un buen crédito, hipoteca o financiamiento.
  10. Los estados financieros son importantes porque son documentos serios y con validez oficial (siempre y cuando se hagan con alguien con la debida autorización) que permiten tener una idea muy organizada sobre las finanzas.

Presupuesto de operación

Uno de los propósitos primordiales de contar con un presupuesto es que puedas determinar los ingresos que pretendes obtener en tu negocio, así como los gastos que se van a producir. Por lo que es muy importante que dicha información esté bien detallada. Son estimados que en forma directa en proceso tiene que ver con la parte neurológica de la empresa, desde la producción misma, hasta los gastos que resista ofertar el producto o servicio, son componentes de este rubro:

  • Presupuesto de venta (estimados producido y en proceso).
  • Presupuesto de producción (incluye gastos directos e indirectos).
  • Presupuesto de requerimiento de materiales (materia prima, insumos, auto partes etc.).
  • Presupuesto mano de obra (fuerza bruta, calificada y especializada).
  • Presupuesto gasto de fabricación.
  • Presupuesto costo de producción (sin el margen de ganancia).
  • Presupuesto gasto de venta (capacitación, vendedores, publicidad).
  • Presupuesto gasto de administración (requerimiento de todo tipo de mano de obra y distribución del trabajo).

Presupuesto financiero

Es el que se ocupa de la estructura financiera de la empresa, esto es, de la composición y relación que debe existir entre los activos, pasivos y capital. Su objetivo se resume en dos factores liquidez y rentabilidad.

Composición de la estructura financiera:

  • Efectivo en caja y bancos e inversiones temporales.
  • Cuentas por cobrar a clientes.
  • Inversiones permanentes.
  • Deudas a Corto y Largo Plazo.
  • Cuentas por pagar a Proveedores.
  • Gastos e impuestos por pagar.
  • Capital social y utilidades retenidas.

La planeación es la clave para una buena administración. Esto es cierto para las personas físicas, los negocios familiares, las grandes sociedades, los organismos gubernamentales y las organizaciones no lucrativas. Por ejemplo, la mayoría de los estudiantes exitosos que obtiene buenas calificaciones, se financian su educación y obtienen sus títulos debido a que planean su tiempo, su trabajo y su recreación. Estos estudiantes están presupuestando sus escasos recursos para hacer el mejor uso del tiempo, dinero y energía. Asimismo, los dueños y administradores de pequeñas y grandes compañías, sobreviven y crecen aun durante tiempos económicamente difíciles, porque planean y presupuestan sus operaciones y la expansión de sus instalaciones.

Una dinámica de investigación en una clase, dónde requiere las habilidades de cada uno de los integrantes del equipo, demanda un plan de parte cada uno de sus participantes, teniendo presente el entregar en tiempo y forma lo establecido por el docente, como se condiciono con uno de mis grupos de la Universidad Tecnológica de Cancún (GA37), obteniendo a un corto plazo las aportaciones que colaboraron con este resumen de una forma indirecta , la lluvia de ideas que un grupo de alumnos, involucrados a la gastronomía le da más proyección y soporte a una investigación sobre costos y presupuestos en el área de alimentos y bebidas.

El presupuestar requiere de un compromiso de la alta dirección de promover la participación de todos los niveles, un proceso administrativo que organice, provea, aplique y controle los recursos, una estructura de la organización que identifique funciones y responsabilidades, un proceso de control y coordinación de las funciones, de manera permanente, para esto se tiene que tener muy claro los conceptos de los presupuestos y su relación con los estados financieros.

Bibliografía

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Gracia Treviño Jaime. (2013, junio 26). Elaboración y control de presupuestos de alimentos y bebidas. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/elaboracion-y-control-de-presupuestos-de-alimentos-y-bebidas/
Gracia Treviño, Jaime. "Elaboración y control de presupuestos de alimentos y bebidas". GestioPolis. 26 junio 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/elaboracion-y-control-de-presupuestos-de-alimentos-y-bebidas/>.
Gracia Treviño, Jaime. "Elaboración y control de presupuestos de alimentos y bebidas". GestioPolis. junio 26, 2013. Consultado el 6 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/elaboracion-y-control-de-presupuestos-de-alimentos-y-bebidas/.
Gracia Treviño, Jaime. Elaboración y control de presupuestos de alimentos y bebidas [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/elaboracion-y-control-de-presupuestos-de-alimentos-y-bebidas/> [Citado el 6 de Diciembre de 2016].
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