El proceso administrativo y sus funciones básicas

El proceso administrativo, implementado de forma sistemática, genera resultados favorables en la gestión de empresas, dicho proceso considera a la administración como la ejecutante de ciertas actividades llamadas funciones administrativas, Planeación, Organización, Dirección y Control.

Se considera proceso porque no se puede desarrollar la organización si no se ha establecido la planificación, no se puede dirigir si anteriormente no se ha planificado y organizado y así sucesivamente hasta que no se podrá controlar si antes no se planifica, organiza y dirige las actividades, tareas, operaciones y acciones.

El proceso administrativo consiste en:

  1. La Planificación
  2. La Organización
  3. La Dirección
  4. El Control

En forma gráfica el proceso administrativo estaría representado así:

El proceso administrativo y sus funciones básicas
El proceso administrativo y sus funciones básicas

A pesar de que la Administración es un proceso, constituye una unidad indisoluble, pues durante su aplicación, cada parte, cada acto, cada etapa se realiza al mismo tiempo y una con la otra están relacionadas mutuamente.

Por lo dicho, el proceso administrativo, es imposible dividirlo, sin embargo con el propósito de estudiar, comprender y aplicar mejor la administración, es necesario separar las funciones que comprende; aunque en la práctica, no siempre es posible separar una función de otra. La clasificación puede hacerse entre mecánica, y dinámica administrativa.

Dentro de la Mecánica Administrativa están incluidas las siguientes funciones:

  • Previsión, especifica ¿Qué puede hacerse?
  • Planificación, especifica ¿Qué se va a hacer?
  • Organización, especifica ¿Cómo se va a hacer?

Dentro de la Dinámica Administrativa se encuentran las siguientes funciones:

  • Integración, especifica ¿Con qué se va a hacer?
  • Control, especifico ¿Cómo se ha realizado?

A continuación una breve video-lección en la que se define el proceso administrativo y se explican sus fases, mecánica y dinámica, así como sus principales características. (Educatina)

Funciones básicas del proceso administrativo

Las funciones básicas del proceso administrativo son planeación, organización, dirección/ejecución y control:

Función de planeación

La primera función del proceso administrativo es la planeación, esta función consiste en definir los objetivos, los recursos necesarios y las actividades que se van a realizar con el fin de poder alcanzar los fines propuestos.

La planificación administrativa, es un proceso de selección de objetivos, alternativas, recursos y medios para alcanzar mayores niveles de desarrollo de un país, institución o empresa de que se trate.

Es crear las condiciones para el desenvolvimiento futuro y coordinado de la empresa, aprovechando los aspectos positivos de su medio ambiente y reduciendo los aspectos negativos. La planificación en síntesis es un proceso de proyección al futuro.

La planificación comprende en la práctica desde el nivel de ideas, pasando por el diseño de objetivos, metas, estrategias, políticas y programas, hasta los procedimientos.

Por lo dicho podemos aseverar que constituye una toma de decisiones, ya que incluye la elección de una entre varias alternativas.


En esta video-lección se presentan las características fundamentales de la primera función básica del proceso administrativo, la planeación. (Educatina)

Función de organización

La segunda función del proceso administrativo es la organización, ésta es la relación que se establece entre los recursos humanos y los recursos económicos que dispone la empresa para alcanzar los objetivos y metas propuestas en el plan.

Organizar, es conjugar los medios a disposición (hombre-técnica capital y otros recursos) para alcanzar la producción.

En una forma mas práctica implica la implementación de una estructura de funciones, vía la determinación de las actividades requeridas para alcanzar las metas de una empresa y de cada una de sus partes; Este agrupamiento de actividades y su asignación respectiva a uno de los miembros de la empresa, la delegación de autoridad para ejecutarlas, la provisión de los medios para la coordinación horizontal y vertical, de las relaciones de información y de autoridad dentro de la estructura orgánica, constituye la función de organización.

Lógicamente hay empresas en que el propietario hace todo, ejecuta todas las funciones, no hay delegación de autoridad.


A través de la siguiente video-lección podrás conocer más acerca de la segunda función básica del proceso administrativo, la organización. (Educatina)

Función de Dirección – Ejecución

Comprende la mística de la subordinación y no de sometimiento. Los subordinados son debidamente orientados y el superior tiene una continua responsabilidad para hacerles conocer sus diferencias y orientarles para el mejor desenvolvimiento y cumplimiento de sus tareas, a la vez para motivarlo a trabajar con celo y confianza. Para esto el superior hará uso de sus métodos específicos, con la tónica de liderazgo.

En otras palabras la función de ejecución, es hacer que los miembros de la organización contribuyan a alcanzar los objetivos, que el gerente o ejecutivo desea que se logre, por que ellos quieren lograrlo; la ejecución significa realizar las actividades establecidas en el plan, bajo la dirección de una autoridad suprema.

Consiste también en orientar y conducir al grupo humano hacia el logro de sus objetivos. En síntesis significa poner en acción o actuar (dirigir el recurso humano)

La gestión significa creación, aporte, imaginación, iniciativa, criterio direccional para tomar decisiones extendiéndolas las ordenes e instrumentos, el director sabrá elegir la ubicación estratégica de sus oficinas para poder dirigir con eficacia


En la video-lección que encuentras a continuación se estudia la tercera función básica del proceso administrativo, la dirección. (Educatina)

Función de Control

El control es la cuarta función del proceso administrativo, éste consiste en la evaluación y corrección de las actividades del que hacer de los subordinados, para asegurarse de lo que se realiza va de acorde a los planes.

Por lo tanto sirve para medir el desempeño en relación con las metas, detecta las desviaciones negativas y plantea las correcciones correspondientes en perspectiva de cumplir con los planes; son bastantes conocidos los instrumentos de control, tal como el presupuesto para gastos controlables, los registros de inspección para verificar y comprobar el objetivo trazado.

En síntesis se trata de una comprobación o verificación de los resultados, contrastados con lo que se planeo previamente.

Antes de finalizar este breve análisis, es importante señalar el papel que juega en cada uno de las funciones administrativas la coordinación, a la cual muchos la consideran como una función separada del administrador. Sin embrago lo más exacto, es considerarla como la esencia de la administración, ya que el logro de la armonía en los esfuerzos individuales encaminados hacia la consecución de las metas del grupo, es el propósito de la Administración.


A continuación una video-lección en la que se aborda la cuarta función básica del proceso administrativo, el control. (Educatina)

Bibliografía

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Ayala Villegas Sabino. (2006, septiembre 7). El proceso administrativo y sus funciones básicas. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/el-proceso-administrativo-y-sus-funciones-basicas/
Ayala Villegas, Sabino. "El proceso administrativo y sus funciones básicas". GestioPolis. 7 septiembre 2006. Web. <http://www.gestiopolis.com/el-proceso-administrativo-y-sus-funciones-basicas/>.
Ayala Villegas, Sabino. "El proceso administrativo y sus funciones básicas". GestioPolis. septiembre 7, 2006. Consultado el 29 de Julio de 2015. http://www.gestiopolis.com/el-proceso-administrativo-y-sus-funciones-basicas/.
Ayala Villegas, Sabino. El proceso administrativo y sus funciones básicas [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/el-proceso-administrativo-y-sus-funciones-basicas/> [Citado el 29 de Julio de 2015].
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