Uno de los aspectos clave dentro de las organizaciones es la generación y preservación del conocimiento. Sin embargo, la alta gerencia puede no identificarlo como tal. Lo cierto es que aquellas empresas que fomentan la creatividad e innovación como un valor son las que logran ejercer su liderazgo irrumpiendo con nuevos productos y servicios, y permanecer en el mercado por más tiempo.
Las empresas que crean y aprenden son más sensibles al entorno y, por lo tanto, tienen un componente mayor de adaptabilidad a los cambios, lo cual las hace proclives a la identificación de nichos en el mercado y de mejoras a los procesos. Es por ello que si los empleados poseen características asociadas con sensibilidad y adaptabilidad, se sientan más identificados con la empresa, lográndose un mayor rendimiento en el personal.
Todo este clima de identificación con la empresa, se potencia si la empresa posee una cultura de innovar y de compartir conocimiento entre los empleados y entre las organizaciones que la conforman. Esto evita que el conocimiento no compartido se vuelva obsoleto y que se pierdan las ventajas competitivas de la empresa.
Para que exista la cultura orientada a fomentar el conocimiento deben estar presentes 3 elementos: Liderazgo, Organización y Gente.
El liderazgo asume como fuente de aprendizaje el riesgo y el fracaso, facilita el desarrollo de su gente y fomenta el liderazgo compartido en el logro de una visión . La Organización debe proveer el clima necesario para innovar, fomentar y compartir conocimiento para ser traducido en planes y acciones, celebrar las ideas exitosas, tolerar la incertidumbre del riesgo y el fracaso. De esta manera la gente sentirá que puede generar ideas y compartirlas, tener facilidad de solicitar y acceder a la información, siendo muy natural la conformación de equipos multidisciplinarios para efectos de complementar las habilidades y competencias. De esta manera existe el clima propicio para generar el conocimiento, identificar las fuentes, realizar búsquedas, organizarlo y ponerlo a disposición de los demás.
Sin embargo, es posible que dentro de una cultura de compartir conocimiento algunos lideres posean paradigmas que limitan su desenvolvimiento y el de su organización, ya que su actuación está basada en la creencia de las parcelas organizacionales, la cuota de poder basado en la tenencia de la información, el mantenimiento de lo «ya» logrado y el cuestionamiento sin apreciar los resultados positivos. Todas estas tendencias pueden limitar el compartir el conocimiento. No obstante si es evidente que dentro de la empresa se fomenta la cultura de compartir conocimiento, pronto estos lideres quedarán fuera del proceso y de la organización.
Otro paradigma frecuente es pensar que la preservación y generación de conocimiento requiere una plataforma tecnológica costosa, lo cual constituye un error grave, ya que ésta no es determinante. Existen empresas que no cuentan con una plataforma compleja para asegurar la preservación del conocimiento, y lo ven reflejado en su gente a través de la documentación de procesos, manuales de procedimientos, archivos de presentaciones, etc. En este caso lo básico es contar con el soporte de los datos, la estructura y la facilidad de acceso para poder interpretar la información y de esta manera, lograr el conocimiento.
El compartir conocimiento se basa en el principio de la colaboración, el cual permite que seamos capaces de generar el entorno para construir y gestionar todo tipo de conocimientos (tácitos, explícitos, internos, externos, etc.). Sólo así las empresas podrán asegurar la sostenibilidad de sus ventajas competitivas y aprenderán a sobrevivir en el mundo de los intangibles y en la era del conocimiento.
Introducir el concepto de que las organizaciones aprendan nos lleva a reflexionar sobre los procesos que surgen y a plantearnos las siguientes inquietudes
• ¿Cómo fomentar el aprendizaje organizacional ?
• ¿Vale la pena fomentarlo?
• ¿Cómo asegurar que se genere valor al negocio?
• ¿Cómo organizarse?
• ¿Qué recursos se requieren?
• ¿Cómo motivar a los empleados a compartir su conocimiento ?
• ¿Cómo definir la estrategia de comunicación?
• ¿Cómo manejar el cambio, en caso de asumir la cultura de compartir conocimiento?
• ¿Cuál es el rol de la gerencia de Recursos Humanos?
Las empresas que lideran el mercado suelen esforzarse por optimar costos y mejorar la productividad, creando el clima propicio para el aprendizaje organizacional e individual; razón por la que fomentan entre sus empleados el identificar mejores prácticas, medir su aplicación, documentar y compartir conocimientos, procedimientos, casos exitosos, etc., Una forma efectiva para lograrlo es a través de lo que se conoce como comunidades de conocimiento o de aprendizaje.
Para que una Comunidad de Conocimiento resulte exitosa será necesario definir su visión, misión, alcance, propuesta de valor, reglas de actuación de los miembros, estrategias de comunicación y las formas de reconocimiento de aportes. Lo más importante es identificar los posibles miembros que la integrarán y los roles que asumirán.
Dentro de estas comunidades, el considerar los errores como fuentes de aprendizaje facilita el clima de confianza entre los miembros que la integran, siendo necesario asumir que:
- El Liderazgo es compartido.
- El conocimiento que se adquiere o ya se tiene se ofrece a la comunidad.
- La ignorancia es válida, al igual que la creatividad y la innovación.
Adicionalmente se requiere que las personas que la integran:
- Muestren interés y respeten lo que piensan, digan y aporten los demás.
- Estén dispuestos a evaluar, aprender y a descubrir las fortalezas en lugar de las debilidades del resto de los miembros.
- Sean flexibles y tengan sentido del humor.
Todas estas características son necesarias para facilitar el arduo trabajo que involucra el identificar una mejor práctica o una oportunidad de desarrollo, el estandarizar un procedimiento o crear un instrumento para optimizar un proceso. Se hace necesario entonces, integrarlas con individuos que sean Ingeniosos, que tengan coraje, sean perseverantes y pacientes para que puedan captar necesidades y expectativas, inspirar y motivar a otros y orientarlos hacia el logro; de esta manera la comunidad podrá lograr resultados, sorprendiendo a sus integrantes y a la propia empresa.
Es conveniente señalar que la comunidad puede estar integrada por miembros permanentes (expertos, con participación activa) que se reúnen periódicamente, evalúan necesidades y trabajan conjuntamente, y miembros de libre afiliación que aprenden y consultan, convirtiendo la comunidad en una fuente de aprendizaje para el nuevo trabajador en la empresa o para aquel que debe asumir un nuevo puesto. A medida que los de libre afiliación participen, la comunidad se irá enriqueciendo, ya que surgen cuestionamientos y nuevas ideas; de allí la importancia de involucrar a los dueños del proceso en estudio, proveedores y clientes.
Otro elemento importante dentro de las comunidades es el establecer la medición de resultados de la gestión, en términos de indicadores, que permitan medir la agregación de valor al negocio de la empresa. Se hace necesario definir informes de avances a distintas audiencias reflejando aspectos novedosos, cambios y ajustes realizados a un proceso en particular, si ese es el caso, y los beneficios en términos de costos o de productividad.
Así mismo, para que los resultados sean implementados en forma exitosa, la divulgación debe estar orientada a todos los involucrados, y se recomienda el uso de talleres, videoconferencias, jornadas, etc., a fin de clarificar y reforzar lo que pudiera llegar a formar parte de los manuales y procedimientos oficiales de la empresa.
Ahora bien, el crear y fomentar la cultura de compartir conocimiento, involucra una serie de esfuerzos que debe acometer la empresa. Un instrumento es el reconocimiento individual y grupal (basado en los aportes) que debe estimular en las organizaciones; este reconocimiento va mas allá de la compensación directa e indirecta que coordina la función de Recursos Humanos y requiere el valorar realmente al individuo como el activo más importante en la empresa.
