El ambiente externo de las organizaciones

Introducción

Durante muchos años las empresas fueron consideradas entidades independientes alejadas de su entorno y los empresarios solo se concentraban en los aspectos internos que las afectaban y que podían controlar, en especial se centraban en el aspecto financiero, ya que buscaban simplemente la maximización de las utilidades. Esto se daba porque anteriormente el ambiente externo de las empresas era estable y hasta cierto punto predecible; un ejemplo de ello es la economía, que era un factor, se podría decir, estable y predecible mediante los estudios pertinentes pero que no generaba preocupaciones por cambios bruscos, al menos a corto plazo.

Pero en las últimas décadas el entorno empresarial tanto interno como externo se ha vuelto más complejo, inestable y poco predecible, además con la aplicación del enfoque sistémico a la administración de las empresas, el análisis del ambiente externo cobra una gran importancia.

¿A que nos referimos con el enfoque sistémico aplicado a la administración de empresas?

El enfoque sistémico, también denominado enfoque de sistemas, explica que los objetos y  fenómenos no pueden ser aislados, es decir tienen que verse como una parte de un todo, como un conjunto de elementos que se encuentran en constante interacción. (Lafuente, 1992)

Partiendo de esto y aplicándola al ámbito empresarial, la teoría de sistemas considera a las empresas como un sistema abierto.

El ambiente externo de las organizaciones

El ambiente externo de las empresas se refiere a las fuerzas e instituciones fuera de la organización que pueden influir en su desempeño, se forma por dos componentes llamados por diferentes autores de diferentes maneras, por ejemplo entorno especifico y general o general y de tareas. En este artículo los llamaremos: Macroentorno y Microentorno. (Robbins, et al., 2005)

Las variables de la empresa que actúan sobre el entorno son múltiples y en varias ocasiones difíciles de prever. Dado que los altos mandos toman decisiones en su actividad normal que influyen sobre el futuro de la empresa, deben procurar comprender lo mejor posible los factores más influyentes y su evolución. (Fernández, 2005)

Microentorno

El Microentorno, también conocido como entorno específico, de acción directa o entorno inmediato, se refiere a los aspectos que están directa y permanentemente relacionados con las empresas e influyen en las operaciones diarias de las mismas. (Fernández, 2005)

Los más importantes e influyentes son: clientes, proveedores, competidores y reguladores, entre otros. A continuación se describirán a grandes rasgos dichos sectores para poder comprender mejor el concepto de microentorno.

Clientes

También se les conoce como compradores, son personas o empresas que adquieren los bienes o servicios que ofrece la organización, se consideran en algunas empresas como la variable más importante ya que sin ellos no habría ventas. Es muy importante tratar de influir en los clientes a través del mercadeo y la divulgación de la información, así como buscar una relación estable con ellos y conocer los cambios en sus preferencias para ofrecerles lo que desean, así no acudirán a los competidores.

Las empresas con gran presencia en el mercado acuden a herramientas como las investigaciones de mercado para estudiar a sus clientes actuales y detectar clientes potenciales, con el fin de mantener o ampliar el nivel de ventas que permitan el crecimiento.

Proveedores

Toda organización compra insumos, ya sea materia prima, servicios, energía, equipo o mano de obra y todo esto lo utiliza para elaborar sus productos o en su caso servicios. Lo que la organización adquiera e introduzca al proceso determina la calidad y precio de su producto final. (Stoner, et al, 2006)

Los proveedores son todas aquellas organizaciones o personas que suministran los insumos necesarios para que una empresa produzca su bien o servicio. Estos insumos o recursos adquiridos, como ya se mencionó, afectan de manera directa la calidad, costo y plazo de entrega para cualquier bien o servicio.

Es importante mantener una buena relación con los proveedores ya que de ellos depende, en cierta parte, la calidad del producto o servicio de la organización y es menos probable que tenga un fallo si la relación empresa – proveedor es estable.

Competencia

Son todas aquellas organizaciones que producen y comercializan bienes o servicios que buscan satisfacer las mismas necesidades del consumidor. (Sánchez, 2010)

Los competidores se pueden presentar en dos formas principalmente, se explican brevemente con un ejemplo (Barrios, 2011):

  • La primera es la organización que produce o fabrica bienes o servicios similares a los de tu empresa. Por ejemplo, citando a las empresas de Coca Cola y Pepsi, son empresas dedicadas a producir una bebida similar y compiten por un mismo mercado.
  • Y las organizaciones distintas que pueden influir en los intereses del cliente para modificar sus intenciones de compra. Un ejemplo pueden ser las nuevas Tabletas que actualmente ya son una amenaza seria para empresas como Toshiba o HP dedicas a la producción de Computadoras Portátiles.

La competencia desencadena una forma diferente de hacer negocios y de abordar el mercado, es importante que la empresa tenga una estrategia fuerte para saber cómo afontarla y siempre estar a la vanguardia de las nuevas herramientas mercadológicas para estar al tanto de los gustos de los clientes.

Reguladores

Los reguladores son elementos que se encargan de controlar, legislar e influyen en las políticas de las organizaciones y otros aspectos. El grupo de reguladores se presenta principalmente de dos maneras:

  • Organismos Reguladores: Son dependencias gubernamentales creadas para proteger al público de ciertas prácticas comerciales o a unas organizaciones de otras. (Da Silva, 2002)
  • Sindicatos o grupos de interés: Son uniones de trabajadores que tienen una influencia importante en las organizaciones, tienen como propósito proteger su área de trabajo.

Otro aspecto que no todos los autores toman en cuenta pero que realmente son importantes e influyen en las actividades internas de la empresa son sus socios estratégicos, organizaciones que trabajan juntas en forma de sociedad para facilitar la venta o distribución de bienes y servicios, a este fenómeno también se le conoce como alianzas estratégicas.

Macroentorno

El macroentorno se refiere a todos aquellos aspectos relacionados con el exterior de la empresa. Estudia elementos que son difíciles o imposibles de controlar por la organización, por lo que se debe tener conocimiento de ellos para aprovecharlos o en su defecto reducir su impacto. Estos pueden ser socio culturales, tecnológicos, económico políticos, legales y globales. (Hitt, 2006)

Socio culturales

Son principalmente aspectos demográficos y culturales.

Los aspectos demográficos abordan edad, nivel educativo, distribución geográfica y densidad de población, describen la composición de la población.

Los aspectos culturales son todas las normas, costumbres y valores de la población en general.

Cada nación tiene un sistema cultural y social que comprende determinadas creencias y valores. (Da Silva, 2002)

Este pensamiento de Da silva nos indica un comportamiento muy común en México ya que muchos empresarios al instalar nuevas plantas, no toman en cuenta que tenemos una cultura diferente y no cualquier herramienta o pensamiento de trabajo se adapta a la sociedad

Otro factor que puede entrar en esta parte es la percepción pública de la organización, ya que esta puede afectar en ventas negativamente o en su caso aumentarlas con la imagen positiva que la empresa genere, Las empresas pueden influir en la opinión pública mediante el uso de los profesionales de relaciones públicas para divulgar información estratégica..

Factores tecnológicos

Comprende el nivel de los avances científicos y tecnológicos en la sociedad, incluyendo la base física (plantas, equipo, servicios) y la base tecnológica de conocimientos. (Rodríguez, 2002)

Los cambios tecnológicos suelen darse directamente en los productos o en los procesos de producción.

Los cambios tecnológicos en los productos son todas aquellas modificaciones que sufre un producto directamente para obtener nuevas características y capacidades, se tienen productos existentes exitosos o productos nuevos.

Por otra parte los cambios tecnológicos en el proceso son las modificaciones en la forma en que se fabrican los productos o la forma de administrar la organización.

Factores económicos

Condiciones y tendencias generales de la economía que pueden ser factores en las actividades de la organización. (Finch, 1996)

Los cambios económicos en el mundo también pueden ser oportunidades o amenazas para las organizaciones; cuando la economía pasa por un buen momento, las empresas aprovechan la creciente demanda de productos o servicios para disponer de recursos que les permitan crecer o expandirse. De lo contrario cuando la economía pasa por una crisis, caso de las recesiones, la demanda disminuye aumentando el desempleo y disminuyendo las utilidades. (Barrios, 2011)

También las organizaciones dependen mucho de las instituciones financieras, como los bancos comerciales o de inversión y compañías de seguros, por esto la economía es un factor que impacta de manera importante a la organización.

Factores político legales

Constituyen un impacto importante en las organizaciones, ya que las regulaciones, leyes y normas delimitan lo que las empresas pueden o no pueden hacer.

Un claro ejemplo de ello es que el gobierno marca diversas regulaciones en el desarrollo del producto, embalaje y transporte, los cuales juegan un papel importante en el costo de los productos o servicios y la capacidad para expandirse a nuevos mercados. Si el gobierno impone nuevas normas sobre cualquier aspecto relacionado con tu producto, podrían aumentar sus costos unitarios y afectar sus márgenes de beneficio.

Por otra parte también influyen las leyes internacionales ya que se crean procesos que la empresa debe seguir para llevar sus productos a los mercados extranjeros y poder expandirse.

Las nuevas leyes encaminadas a la protección del medio ambiente, representan una desventaja para aquellas empresas que contaminan en grandes cantidades, sin embargo, para algunas otras representan una oportunidad de negocio, ya que actualmente gran parte de la industria va enfocada al desarrollo de productos tecnológicos e innovadores que disminuyan el impacto ambiental.

Otras leyes que en muchas ocasiones las organizaciones tratan de disminuir o evadir son los impuestos establecidos por el gobierno federal, así como los salarios y derechos que beneficien a los empleados.

Tipos de cambio

“Los anteriores factores o variables cambian de manera continua y de modo dinámico en forma independiente e interdependiente para crear tres tipos de cambio: Estacional, Cíclico y Estructural”. (Rodríguez, 2002)

Otro aspecto importante que no todos los autores toman en cuenta dentro del entorno Macro entorno son los tipos de cambio que tienen las empresas. (Barrios, 2011)

  • Cambio Estacional. Las empresas se ven afectadas por cambios estacionales los cuales son fáciles de predecir y superar si se encuentran bien preparadas. La industria del vestido es uno de los ejemplos más comunes, debido a que existen ciertas épocas del año en las cuales se oferta ropa dependiendo de la estación del año en la que se encuentren, sea ropa de invierno o ropa deportiva.
  • Cambio Cíclico. Es causado principalmente por el crecimiento o decrecimiento de la economía que a su vez es causada por factores económicos como la inflación, desempleo, tasas de interés, etc. Este tipo de cambio se ve seriamente afectado en empresas maduras de bienes y servicios que ofrecen productos de alto costo como las industrias automotrices, en donde se deben aplicar fuertes estrategias de mercadotecnia para no disminuir su nivel de ventas.
  • Cambio Estructural. Este tipo de cambio se presenta cuando una de las empresas que sirve de soporte o para el desarrollo de otra empresa, se ve impactada por un cambio cíclico o estacional, es decir, la demanda se ve afectada produciendo falta de materia prima a su cliente, generando una reacción en cadena.

Evaluación o análisis del ambiente externo

Perfil estratégico

Para realizar un análisis y evaluación del ambiente externo de la empresa primero se debe realizar un perfil estratégico para saber en dónde estamos posicionados y hacia dónde queremos ir, partimos de determinar nuestra misión, visión, metas, giro, historia etc. Todo esto para saber si realmente lo que tenemos nos está llevando al lugar que queremos como empresa y si no adaptarlo a los objetivos actuales.

El perfil estratégico es una herramienta de diagnóstico para comparar la posición competitiva de las empresas con sus competidores. Es útil cuando se dispone de datos sobre los competidores, con el objeto de establecer la posición competitiva.

El perfil estratégico se elabora identificando los factores críticos, valorando dichos factores en relación con la competencia y representando el resultado en un gráfico, normalmente se realizan matrices de posición estratégica. (Pérez, 1997)

Analisis FODA

El análisis FODA se hace mediante la elaboración de una matriz de doble entrada: en el eje de las ordenadas se ubica el componente externo de la institución (amenazas y oportunidades) y en el eje de las abscisas se ubica el componente interno (debilidades y fortalezas). Identificados estos elementos externos e internos, luego de un análisis de confiabilidad, se pueden establecer unas líneas gruesas de carácter estratégico para la institución”. (Zambrano, 2006)

El contexto de las empresas debe ser analizado continuamente para visualizar con anticipación las oportunidades y amenazas que puedan presentarse. Es recomendable que sean identificadas a tiempo para poder reaccionar en forma eficiente. (Boland, 2007)

Conclusión

Las empresas funcionan como un sistema, esto significa que no se pueden considerar como un ente único, en sus procesos influyen distintos factores que la afectan de manera directa o indirecta, estos factores se encuentran en su entorno interno y externo, el entorno externo está conformado por dos componentes llamados macroentorno y microentorno.

Se logró una clasificación más clara de todos aquellos factores que se consideran ajenos a la organización pero que pueden llegar a impactar de alguna forma a las empresas, ya sea de manera positiva o negativa, en la mayoría de los casos, éstos se pueden aprovechar y manejar, de manera que influyan positivamente.

Tema

METODOLOGÍA SUGERIDA PARA EL ANÁLISIS DEL ENTORNO EXTERNO DE LAS EMPRESAS MEDIANTE EL USO DE LA AUDITORIA ESTRATÉGICA.

Objetivos

  • Realizar un análisis de la situación actual de la empresa
  • Analizar el entorno externo tanto en macro y micro
  • Realizar periódicamente auditorias estratégicas
  • Realizar una metodología mediante herramientas actuales para la realización de las sugerencias
  • Mantener a la organización al día y compitiendo con las mejores empresas del giro

Bibliografía

  • Barrios, R. V. (30 de Noviembre de 2011). Ambiente externo de las organizaciones. Obtenido de Academia: http://www.academia.edu/8790218/Ambiente_externo_de_las_organizaciones_de
  • Boland, L. (2007). Funciones de la administración. Teoría y práctia. Red de editoriales. Universitarias Nacionales.
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  • Finch, J. (1996). Administración. Pearson Educación.
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  • Robbins, Stephen, & Coulter. (2005). Administración (Octava ed.). México: Pearson Educación, México.
  • Rodríguez, J. (2002). Administración de Pequeñas y Mediana Empresas. México: Ed. Thomson.
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  • Stoner, J., Freeman, & Gilbert, D. (2006). Administración (6ta ed.). Pearson, Prentice Hall.
  • Zambrano, A. (2006). Planificación Estratégica. Venezuela: Ed. Universidad Católica Andrés Bello.

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Morales González Jéssica. (2015, septiembre 19). El ambiente externo de las organizaciones. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/el-ambiente-externo-de-las-organizaciones/
Morales González, Jéssica. "El ambiente externo de las organizaciones". GestioPolis. 19 septiembre 2015. Web. <http://www.gestiopolis.com/el-ambiente-externo-de-las-organizaciones/>.
Morales González, Jéssica. "El ambiente externo de las organizaciones". GestioPolis. septiembre 19, 2015. Consultado el 7 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/el-ambiente-externo-de-las-organizaciones/.
Morales González, Jéssica. El ambiente externo de las organizaciones [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/el-ambiente-externo-de-las-organizaciones/> [Citado el 7 de Diciembre de 2016].
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