TRABAJO VIRTUAL: UN NUEVA ESTRUCTURA LABORAL

Autor: Paula Lorena Hernández

Otros conceptos de economía

23-11-2007

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Este artículo pretende exponer una nueva modalidad de trabajo (trabajo virtual), así como sus ventajas y desventajas de utilizarlo. Se muestra el porque las compañías y los empleados están adoptando cada vez mas esta estructura laboral la cual años atrás era impensable.

Y además establece como el trabajo virtual no es ni para todos los empleados ni empleadores, es necesario analizar que tipo de trabajo se ajusta a estas condiciones y que tipo de administradores son capaces de adoptar esta nueva forma de trabajar.
Por último, se mostrará los beneficios que trae su adopción en la vida diaria de las personas y como ésta ha ayudado a crear un “work/life balance”.

INTRODUCCIÓN
En la actualidad temas como: mejor calidad de vida, flexibilidad laboral, productividad, y minimización de costos se han convertido en variables de decisión sumamente importantes tanto en el ámbito personal como empresarial.

Alrededor de dichos temas se han tejido una serie de teorías que poco a poco han llegado a manos de grandes empresarios, así como a familias que buscan un equilibrio entre trabajo y vida familiar.

Hace algunos años el equilibrio entre la vida familiar y el trabajo no eran tomados en cuenta, ni siquiera se consideraban como variables de alto impacto en la organización, hoy en día la realidad es muy diferente.

Sin embargo, este cambio de mentalidad y los nuevos intereses que han surgido a nivel mundial, han venido acompañados de una revolución tecnológica sin precedentes. (McCarty, Martha, 2005)
Es así, como salieron a la luz términos como trabajadores virtuales, grupos virtuales, trabajo ágil, “teleworkers”, oficinas virtuales, entre otros.
Todos éstos, empezaron a hacerse mas visibles en las organizaciones y a cobrar gran importancia en la estrategia y estructura de negocio.
Para algunos, esta nueva modalidad de trabajo se ve traducida en mayor productividad, en menores costos operativos y administrativos para la compañía y en un mejor balance de vida – trabajo para sus empleados.

Por otro lado, hay quienes piensan que esta nueva tendencia es solo una forma que el empleado busca para “esconderse” del trabajo, pues son muchos los jefes que piensan que para tener buenos resultados es necesario estar ocho horas diarias tras un escritorio, y no manejarlo como lo han hecho durante años se convierte en una situación poco digerible.
Sin embargo, son cada vez mas las compañías que utilizan dichas estructuras. De acuerdo con el articulo How To...Manage The 'Virtual Worker' Phenomenon (2007) en IBM el 42% de sus 330.000 empleados trabajan desde su casa, desde la calle o mientras visitan a un cliente.

Esta nueva estructura laboral ha generado cambios sumamente importantes en los núcleos familiares, pues ahora a las madres trabajadoras se les ha permitido compartir más y mejor tiempo con sus hijos, ya que cuentan con una flexibilidad que les permite manejar su tiempo de una manera mucho más productiva.
En el caso de las compañías, se les ha permitido minimizar sus costos administrativos. Es así como en el articulo How To...Manage The 'Virtual Worker' Phenomenon (2007) muestra que IBM ha logrado ahorrar cien millones de dólares al año en gastos inmobiliarios.

METODOLOGÍA:
La metodología utilizada para realizar este trabajo fue la de obtener de la biblioteca digital del Tecnológico de Monterrey una serie de artículos enlistados al final del mismo. Las bases de datos consultadas son :
EBSCO, BLACKWELL SYNERGY, ESMERALD, PROQUEST, ACM DIGITAL LIBRARY

PROS Y CONTRAS DE LA VIRTUALIDAD

Si bien el concepto de virtualidad se ha ido expandiendo de manera acelerada, y cada vez más empresas han ido acogiendo esta nueva estructura de negocio, existen factores positivos y negativos que vale la pena analizar.

El lugar de trabajo no solo se limita al espacio físico donde se desarrollan ciertas actividades, es claro que la relación que se genera con el resto de compañeros de trabajo es supremamente importante. Gracias a esta interrelación el trabajador conoce más de cerca la cultura organizacional, la cual ayuda a que actúe bajo ciertos parámetros que irán acorde con los objetivos y metas de la empresa a la que pertenece. Ese contacto cara a cara hace que los empleados creen un sentido de pertenencia y se comuniquen, en muchas ocasiones, mejor que por e-mail. (Ali D. Akkirman, Drew L. Harris, 2005)

En algunas situaciones estos empleados no se sienten parte de la organización por la falta de un contacto físico con el resto del equipo. Es por ello, que es necesario que sus jefes estén en contacto con ellos para que se sientan parte importante del grupo al que pertenecen.

Por otro lado, los empleados virtuales solo tienen acceso a documentos digitalizados, y se pierden de información muy valiosa como la que se encuentra en los documentos físicos, la que se puede obtener visitando una planta, hablando con sus empleados, observando la forma como trabajan sus subordinados, etc. Esa información lamentablemente la tecnología no la puede brindar y en muchas ocasiones, a la hora de tomar decisiones, ésta se convierte en pieza clave (Ali D. Akkirman, Drew L. Harris, 2005)

Las personas que de una u otra forma utilizan la virtualidad como parte de su trabajo, se enfrentan a un problema que puede tener consecuencias a futuro. Por un lado cuentan con toda la tecnología necesaria para no “desconectarse” en ningún momento de su trabajo. Los famosos Blackberry, los celulares y los computadores portátiles, hacen que el trabajador se encuentre disponible las veinticuatro horas del día convirtiéndose simplemente en empleados, y olvidándose que tienen una familia, y una vida mas allá del trabajo, es así como, su trabajo se convierte en una situación supremamente demandante y en muchos casos hasta imposible de manejar.
Por ello, es importante diferenciar la vida personal de la vida laboral y no olvidarse de la importancia de tener un espacio de recreo y distracción.

Al analizar la otra cara de la moneda, es importante recalcar los grandes beneficios que trae consigo esta nueva forma de trabajar.
Al hablar de las mujeres trabajadoras, esta herramienta se ha convertido en el salvavidas para su familia.
Trabajar desde su hogar hace que muchas mujeres ahora puedan encontrar un espacio para compartir con sus hijos y brindarles toda la atención necesaria, sobretodo en sus primeros años de vida.

Por otro lado, para las compañías las oficinas virtuales ahora son la mejor herramienta para disminuir costos administrativos, los cuales representan una carga significativa en los gastos operativos de la empresa. Es así como, muchas empresas norteamericanas invierten aproximadamente doscientos cuarenta billones de dólares en espacio físico, un ejemplo de ello es que AT&T ha reducido entre 50 y 100 millones al año al implementar oficinas virtuales para sus empleados (Davenport & Pearlson, 1998).
Sin embargo, es necesario analizar el costo que le va a representar a la empresa la implementación de toda la tecnología necesaria para que su operación sea un éxito.

Otro factor a considerar es la productividad. Si bien es muy difícil mediar la productividad de los empleados es necesario realizar estudios a la hora de tomar una buena decisión. Si las compañías establecen que sus empleados virtuales llegan a ser tan productivos como sus empleados tradicionales, la virtualidad se convierte en una muy buena opción al analizar los costos que podrían reducirse gracias a esta nueva forma de trabajar. Estudios internos realizados por IBM han demostrado que han ganado entre el 15 y 40% de productividad, lo mismo ocurre con USwest en el que se reportó un incremento en la productividad de sus teleworkers de aproximadamente un 40% (Cascio, 2.000).

¿APTO PARA TODOS?

Al analizar los pros y los contras de los trabajos virtuales hay que tener muy presente que no todos los trabajos, ni todos los empleados, ni todos los empleadores se ajustan a un ambiente virtual.

Personas que trabajan en el área de ventas, y mercadeo pueden adaptarse a esta nueva estructura, ya que sus funciones le exigen estar en constantes visitas con sus clientes, investigar a la competencia y las oportunidades que se presenten en el ambiente, dándole al trabajador una flexibilidad que le ayuda a ser mucho mas productivo en sus labores.
Por otro lado, existen dos factores a considerar: confianza que se tenga en el empleado y la habilidad que tenga el trabajador y su jefe para enfrentarse a esta nueva estructura.( Marilyn M. Helms, Farhad M.E. Raiszadeh , 2002)

La confianza se ha convertido en pieza clave en este tipo de situaciones, sin embargo, no hay que olvidar que la confianza es importante en cualquier relación laboral sin importar como se encuentre estructurada. En trabajadores virtuales donde no existe una presencia física como tal, es vital que el empleador se sienta tranquilo y seguro de delegar funciones, porque sabe que estas van a ser acatadas y resueltas de una manera satisfactoria.
MacGregor, 1967, divide a los administradores en dos tipos: 1. Teoría de Administradores X que son aquellos que no confían en sus subordinados. 2.- Teoría de Administradores Y que son aquellos que si confían.
Tomando en cuenta estas dos clasificaciones es necesario que antes de establecerse cualquier relación laboral tanto el jefe como subordinado se sientan cómodos y capaces de iniciar un trabajo en equipo. El jefe debe tener presente el desempeño pasado de su futuro subordinado para poder establecer cierta credibilidad en su desempeño.
Una manera de generar confianza es definiendo de manera apropiada y clara las funciones del trabajador. Entre mas estructuradas estén las funciones es más fácil medir el desempeño del trabajador y por lo tanto, generar confianza o desconfianza basado en datos reales.

Por otro lado, es recomendable que los trabajadores lleven un tiempo en la compañía para que se les pueda brindar esta nueva posibilidad, que cuenten con una estructura tecnológica adecuada, y que se le brinde el entrenamiento necesario. Todo esto para llegar a tener un excelente desempeño.

Como se dijo anteriormente los trabajadores virtuales no están hechos para todos los administradores. Es necesario que culturalmente se deshaga la percepción de que es necesario ver al empleado para saber que si está haciendo su trabajo. En esta nueva modalidad, es importante que los empleadores evalúen a sus trabajadores no por las horas que se encuentran sentados tras un escritorio, sino por el cumplimiento de tareas, “lo importante es la calidad mas que la cantidad”.

CALIDAD DE VIDA

Muchos trabajadores eligen ser trabajadores virtuales ya que buscan mejorar su calidad vida.

En términos generales, la satisfacción laboral es un determinante muy importante a la hora de escoger un trabajo. Los trabajadores virtuales cuentan con una flexibilidad y una comodidad que los hace mas propensos a tener una mayor satisfacción que un empleado que tenga una relación laboral tradicional. Tienen la posibilidad de estar vestidos de una manera más cómoda, de atender alguna situación doméstica (cuidado de sus hijos), y contar con un ambiente físico más cómodo y agradable (Laurence Habib, Tony Cornford , 1996)

Al analizar la salud de los empleados de acuerdo a lo dicho por Pearson (1995) las personas que trabajan desde sus hogares cuentan con una mejor salud, que sus colegas que se encuentran en la oficina. Éstos sufren menos de resfriados y dolores de cabeza, y su tiempo de recuperación es menor.

Por otro lado, existen factores como el “strees” que hacen que un trabajador cuente con una mejor o peor salud. Gracias a la flexibilidad y el poder que tienen en su ambiente laboral, los trabajadores virtuales pueden disminuir su strees de manera considerable, pues éstos se encuentran menos irritables lo que hace que su trabajo y su familia sean llevados de una manera satisfactoria.

Finalmente, uno de los factores más importantes es la posibilidad de estar con su familia sin dejar de trabajar. En la actualidad es necesario que tanto hombres como mujeres tengan que trabajar ya sea por factores económicos o por que es necesario tener una actividad que le brinde a la persona satisfacción e importancia dentro del núcleo familiar; es por ello, que los trabajos virtuales se han convertido en una muy buena opción. Por un lado, se tiene la posibilidad de brindarle cantidad y calidad de tiempo a sus hijos sin dejar de lado sus aspiraciones personales, es por ello que este tipo de trabajos se han vuelto muy comunes en madres que tienen hijos con edades en las que su cuidado es imprescindible.

CONCLUSIONES

Como se ha podido observar la “virtualidad” ha tomado un rol muy importante en un mundo que vive una globalización sin límites. Tanto empresas como empleados se han venido acoplando a estas nuevas situaciones, logrando una productividad y una mejora en la calidad de vida.

Se tenia pensado que esta productividad iba ligada al hecho de que el empleado debía estar en su puesto de trabajo con un horario determinado y en un lugar físico asignado, todas estas formas tradicionales de trabajo, se han ido disolviendo poco a poco y gracias a los avances tecnológicos (como un Blackberry, computadoras portátiles, extranet, teléfonos celulares, entre otros); han hecho que estas nuevas estructuras se empleen cada vez más, generando una mayor productividad.

Por otro lado, no hay que olvidar el impacto que ha tenido un concepto tan utilizado hoy en día como es el “work/life balance” en los empleados y sus familias, pues poco a poco las personas se han concientizado de la importancia de tener control sobre sus propias vidas.

Todos estos beneficios hacen que los empleados se encuentren motivados, sean mas leales, menos controlados, y que exista una mayor retención de capital humano altamente productivo en las empresas. (Marilyn M. Helms, Farhad M.E. Raiszadeh, 2002)

Este impacto también se ha reflejado de manera positiva en las compañías, pues gracias a estas nuevas estructuras se han minimizado costos, se ha llegado a obtener una mayor productividad y ha generado relaciones laborales alrededor del mundo, haciendo que la empresa se enriquezca cada vez más gracias a la diversidad a la que se enfrenta.

Es un hecho, que ante esta nueva situación tanto empresas como empleados tienen nuevos desafíos que cumplir, la pregunta es:

¿Realmente se está preparado para enfrentarse a estas nuevas estructuras laborales?

BIBLIOGRAFIA:
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Paula Lorena Hernández

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