La facturación electrónica llega a pasos de gigante

11-11-2008

La facturación electrónica es el nuevo paso que espera a las empresas en un futuro muy próximo, y a pesar que esta práctica aún no está utilizada de manera extendida en el sector empresarial español, asistiremos a su popularización ya que las grandes compañías deberán comenzar a facturar con ese medio a principios del 2009 cuando facturen a la administración, mientras que esa práctica presumiblemente no se debería extender hasta noviembre 2010 para el resto del tejido empresarial español (cuando este tenga la obligación de facturar de manera electrónica).

¿Cuál podría ser la síntesis de la visión de este asunto?...
¿Cómo se está perfilando?............
Veamos, más o menos:
¿Cómo podemos definir la facturación electrónica?

Es el equivalente de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre un emisor y un receptor por un medio electrónico (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), con una firma digital usando certificados reconocidos.

El anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información define la facturación electrónica “como un documento electrónico que cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigible a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor”.

Hay tres condicionantes para realizar facturas electrónicas:

- Un formato electrónico de factura como EDIFACT, XML, PDF, HTML, DOC, XLS, GIF, JPEG O TXT entre otros.
- Se necesita una transmisión telemática, el documento tiene que salir de un ordenador y ser recogido por otro. (Emisor – receptor.
- La firma electrónica reconocida garantizará la integridad y la autenticidad de ese formato electrónico y la transmisión telemática.

La firma electrónica dará a nuestra factura su validez legal, dando al documento su máxima validez y seguridad, esta firma estará basada en un certificado reconocido que cumple los requisitos establecidos por ley. Es decir, un documento no puede ser modificado después de estar firmado digitalmente. Por último, para que nuestra factura electrónica tenga la misma validez legal que la factura papel, necesitaremos el acuerdo de ambas partes (Emisor – receptor).

Para que una factura electrónica tenga la misma validez que una factura emitida papel, el documento electrónico debería contener los siguientes campos:

- Nº de factura
- Fecha expedición
- Razón social del emisor y receptor
- El nif de ambas partes (emisor – receptor)
- Domicilio fiscal de ambas partes
- Base imponible
- Tipo impositivo
- Cuota tributaria
- La fecha de la prestación del servicio si esta difiere de la fecha de expedición.

Deberemos también añadir otros campos como concepto de la factura (el tipo de servicio prestado o el tipo de mercancías compradas) además recomendablemente de poner la forma de pago, el vencimiento, etc...... Todo esto lo podemos añadir en la plantilla que queremos utilizar para nuestra facturación, es decir tenemos que poner campos obligatorios pero podemos adaptar la factura electrónica a nuestras necesidades y podemos diseñarla, añadiendo los campos que juzgamos necesarios para que tenga la información idónea, según nuestro criterio, para nuestros clientes.

La facturación electrónica, además, impone tanto al expedidor como al destinatario una serie de obligaciones legales.

En el caso del expedidor son las siguientes:

1. La orden 962/2007, del 10 de abril, ha desarrollado una serie de disposición sobre la facturación telemática y la conservación electrónica de facturas, esa información la podemos encontrar en el Real decreto 1496/2003, que podríamos llamar el reglamento de facturación. En este decreto más concretamente en su articulo 2, se habla del consentimiento que se podrá expresar tanto de manera verbal o escrito.

2. La creación de la factura se deberá realizar mediante un aplicación informática, con los contenidos obligatorios como en una factura en papel.

3. Firma electrónica reconocida.

4. Remisión telemática.

5. Conservación de copia o matriz de la factura, se depende guardar las facturas en un fichero que contiene todos los datos reflejados en la misma junto al programa que permitió la creación de las facturas.

6. Contabilización en su registro de IVA.

7. Conservar las facturas durante su periodo de prescripción.

8. El expedidor debe también garantizar la accesibilidad a las facturas emitidas es decir:

- visualización
- búsqueda selectiva
- copia
- descarga en línea y impresión

En el caso del destinatario:

1. La recepción se debe realizar por medio electrónico, el destinatario deberá averiguar los contenidos mínimos exigibles de la factura y que esta sea firmada electrónicamente.

2. Contabilización en el registro de IVA como en el caso del expedidor.

3. Se debe conservar las facturas durante el periodo de prescripción igual que para el expedidor.

4. Se debe gestionar las facturas de tal manera que se garantiza su completa accesibilidad igual que para el expedidor.

Todas esas fases, tanto para el expedidor como para el destinatario se pueden subcontratar a un tercero sin perder su responsabilidad.

Para poder facturar de manera electrónica necesitaremos el consentimiento expreso del destinatario (cliente) por cualquier medio verbal o escrito.

Dos notas más, por una parte el destinatario podrá renunciar a recibir facturas en soporte electrónico en cualquier momento y deberemos respetar ese derecho y por otra deberá estar conforme con el formato de recepción de las facturas emitidas de manera electrónica.

Ventajas de la factura electrónica:

- Ahorro de costes
- Agilidad en la toma de decisión
- Reducción del tiempo de transmisión de documentos
- Optimización de nuestra tesorería,
- Mejora de la eficacia y productividad de la empresa,
- Contabilización automatizada de nuestras facturas
- No hay riesgo de perdidas de documentos

La facturación electrónica nos va a permitir facturar a nuestros clientes dejando de una vez por todas la factura papel, tendremos una información en tiempo real que nos va a permitir tomar las decisiones pertinentes para la buena salud de nuestra compañía, se podrá enviar documentos en un segundo por vía telemática, sabremos en tiempo real nuestros gastos y ingresos, evitaremos perdidas de documentos, un ahorro de tiempo que dará a nuestra empresa una mayor productividad.

Por supuesto que como en cualquier cambio, nos será fácil cambiar las mentalidades de algunos que seguirán pensando que la factura papel es la única válida. Nos faltará entender esa nueva tecnología, acostumbrarnos a algo nuevo que cambia de forma radical todo lo que hemos conocido hasta hora. Para esto tendremos, además, el apoyo de profesionales que nos ayudarán en proporcionarnos los mejores consejos y ayudas para poder implantar la factura electrónica en nuestra empresa y llevarlo de la mejor manera.